I migliori software di gestione delle attività nel 2026: confronto tra 10 strumenti

Secondo un rapporto sulla giornata lavorativa senza fine, un lavoratore riceve in media 117 email e 153 messaggi su Teams al giorno. Una buona parte di questi messaggi contiene un’attività da svolgere. I software di gestione delle attività servono proprio a individuarle prima che vadano perse.

Ogni attività ha due destinatari. Chi la svolge deve poterla registrare in pochi secondi e vedere cosa è in scadenza oggi. Chi la attende deve sapere chi ne è responsabile e quando sarà completata. Quando un team acquista uno strumento pensato esclusivamente per il secondo destinatario, chi svolge il lavoro tiene un elenco privato a parte. Chiamiamolo “elenco ombra”. La bacheca ufficiale diventa obsoleta e le riunioni di aggiornamento colmano il vuoto.

Questa guida classifica 10 strumenti di gestione delle attività in base alla tipologia di utenti a cui si rivolgono: piattaforme per team, app personali e quei pochi che cercano di soddisfare entrambe le esigenze. Per ogni strumento, la domanda è la stessa: chi svolge il lavoro inserirà qui le proprie attività o continuerà a tenere un elenco parallelo?

❗️La sequenza di Planner richiede un piano a pagamento. Quella di monday.com diventa costosa man mano che la tua attività cresce.

Se stai cercando di aggirare le limitazioni della visualizzazione a Sequenza in Planner, Monday sembra essere la soluzione. Tuttavia, i team che su Monday hanno superato le 15 persone si sono trovati di fronte allo stesso ostacolo. Questa lista di controllo per la migrazione illustra il passaggio che funziona davvero. 👇🏼

Panoramica sui software di gestione delle attività

Che cos’è un software di gestione delle attività?

Per software di gestione delle attività si intende una categoria di strumenti in cui l’elemento centrale è l’attività: qualcosa che puoi creare, assegnare a te stesso o a un collega, a cui puoi attribuire una data di scadenza e di cui puoi effettuare il monitoraggio dello stato fino a quando è terminata. Promemoria, attività ricorrenti e la possibilità di visualizzare le prossime scadenze sono le funzionalità minime. Tutto il resto è un valore aggiunto.

All’interno di questa categoria esistono due tipi di prodotti. Le app per la gestione delle attività personali, come Todoist, TickTick e Things 3, sono progettate intorno all’elenco di una singola persona e alla rapidità con cui è possibile inserirvi un’idea. Gli strumenti per la gestione delle attività di gruppo, come Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira e Wrike, sono invece incentrati su progetti condivisi, titolari e stato di avanzamento. La “lista ombra” si forma proprio nello spazio che separa questi due tipi di prodotti. Un’app personale è veloce nel registrare le informazioni, ma il team non può vederle, mentre uno strumento di squadra è visibile a tutti ma lento nel registrare le informazioni. Alcune piattaforme, tra cui ClickUp, cercano di offrire a ogni persona una visione personale delle attività presenti nei progetti di squadra.

È proprio nell’ambito dei progetti condivisi che gli strumenti per la gestione delle attività iniziano a sovrapporsi alle categorie più ampie di software di project management, pur rispondendo a domande diverse. Un gestore di attività risponde alle domande “cosa devo fare dopo?” e “è stato terminato?”. Una piattaforma di project management aggiunge le domande correlate: quali attività hanno una dipendenza da altre, chi ha la capacità necessaria e se l’intero progetto verrà completato in tempo. La differenza tra project management e gestione delle attività è importante al momento della scelta, perché uno strumento di project management può sembrare troppo complesso a chi ha semplicemente bisogno di un elenco.

Come abbiamo selezionato i 10: Uno strumento è idoneo se il suo oggetto principale è consentire di creare, assegnare, datare e effettuare il monitoraggio di un'attività fino a quando è terminata. Deve inoltre disporre di promemoria, attività ricorrenti e prezzi pubblicati o un piano Free permanente. Gli strumenti che non sono stati selezionati, inclusi gli spazi di lavoro incentrati sui documenti come Notion, sono riportati nella sezione “da tenere d’occhio” alla fine dell’articolo.

Perché nei team finiscono per crearsi degli elenchi “ombra”?

Si crea un elenco “ombra” quando aggiungere un’attività al software di gestione delle attività del team richiede più tempo che annotarla altrove. Le persone scelgono sempre l’opzione più veloce. L’attività finisce così per essere presente in due posti, ma solo uno dei due rimane aggiornato.

Immagina un team di marketing composto da cinque persone che gestisce le campagne su una bacheca condivisa. La designer riceve tre richieste al giorno su Slack. Aprire la bacheca, trovare il progetto giusto e compilare quattro campi richiede un minuto, quindi decide invece di digitare le richieste nell’app Note del suo telefono. La sua scheda sulla bacheca riporta la dicitura “In corso” per nove giorni. Il responsabile del marketing organizza una riunione di aggiornamento per capire cosa sta succedendo, e la riunione diventa il vero e proprio sistema di monitoraggio.

Questo modello emerge anche nelle recensioni. Su G2, un project manager descrive l’utilizzo di TickTick come un sistema personale per tenere in ordine le piccole attività tra progetti paralleli. Non si tratta di un difetto di TickTick, né dello strumento di collaborazione. È semplicemente qualcuno che si è creato il livello di registrazione che il software del proprio team non gli forniva.

Hai tre soluzioni concrete:

Se il tuo elenco è il punto di partenza, questi esempi di elenchi da fare mostrano come le persone organizzano la propria vita personale.

Cosa dovresti cercare in un software di gestione delle attività?

Lo strumento giusto ti permette di aggiungere più velocemente un'attività al tuo elenco. Dovrebbe inoltre garantire la visibilità al tuo team, senza creare copie aggiuntive. Infine, il suo piano Free dovrebbe adattarsi alle dimensioni del tuo team. Questi sei criteri distinguono i 10 strumenti presenti in questo elenco.

I migliori software di gestione delle attività nel 2026

La scelta del miglior software di gestione delle attività dipende dal ruolo che ricopri. I primi sette strumenti sono pensati per i team, a partire da quello che offre anche a ogni persona una vista personale. Gli ultimi tre sono app personali.

1. ClickUp (Ideale per gestire contemporaneamente le viste personali e di team sulla stessa attività)

ClickUp offre a ogni utente una visione personalizzata del proprio lavoro, mantenendola collegata ai progetti del team. La pagina “Le mie attività” raccoglie le attività che ti sono state assegnate, i tuoi promemoria, i commenti a te indirizzati e un elenco personale per le cose da fare che non appartengono ancora a un progetto.

Un manager può aggiungere attività al LineUp di un collega, ovvero un elenco ordinato per priorità delle cose da portare a termine per prime che compare sulla pagina di quella persona. Il Planner ti permette di trascinare le attività nelle fasce orarie accanto agli eventi del tuo Calendario.

Torniamo alla designer di cui parlavamo prima. In pochi secondi aggiunge una richiesta di Slack all’elenco personale. Quando il responsabile del marketing la sposta nell’elenco delle campagne, si tratta sempre della stessa attività, quindi lo stato, i commenti e la data di scadenza rimangono tutti nello stesso posto. Grazie alla funzione “Attività in più elenchi”, può anche rimanere nella coda del team di progettazione senza che ne venga creata una seconda copia.

ClickUp Brain risponde alle domande relative alle attività presenti nell’area di lavoro di ClickUp e può creare o aggiornare le attività in base a un prompt. Ai Super Agent di ClickUp è possibile assegnare attività e effettuare menzioni come i compagni di squadra; inoltre, possono individuare le attività che non vengono aggiornate da un po’ di tempo.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Il punto debole: la flessibilità di ClickUp comporta anche un costo di configurazione. Spazi, cartelle, elenchi, campi personalizzati e viste offrono a un team molte modalità per organizzare il lavoro, e i team che provengono da uno strumento monofunzionale, come una semplice app per le cose da fare, hanno bisogno di tempo per decidere la struttura.

Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp

Una recensione di un utente recita:

Apprezzo la coerenza, la struttura e la visibilità delle attività in ClickUp, oltre alla facilità con cui posso vedere chi è responsabile di cosa. Lo uso per strutturare le descrizioni delle attività con contesto, risultati attesi, risorse e scadenze, e per monitorare la titolarità, la responsabilità e la consegna dei progetti. Adoro i modelli, i documenti, i moduli e le automazioni per standardizzare i processi e ridurre le attività amministrative ripetitive. ClickUp mi aiuta a tenere traccia del mio lavoro e delle date di scadenza, a seguire lo stato delle attività e gli ostacoli, e a ridurre il carico mentale e il rischio che il lavoro vada perso durante i passaggi di consegne. La configurazione iniziale è stata piuttosto semplice.

2. Asana (Ideale per team interfunzionali che operano secondo regole precise)

La gestione delle attività di Asana si basa su regole: una volta che un team ha concordato come deve procedere il lavoro, i trigger e le azioni mantengono le attività aggiornate senza che nessuno debba occuparsene. Ogni piano a pagamento include regole illimitate e ogni utente ha a disposizione “Le mie attività”, un elenco personale di tutto ciò che gli è stato assegnato in tutti i progetti. Un’attività può anche essere associata a più progetti, quindi un’attività di revisione legale può trovarsi sia nella coda del lancio del prodotto che in quella del team legale con un unico set di commenti.

Le regole sono fondamentali quando il ritardo di un'attività comporta lo slittamento di quella successiva. Una piccola impresa di ristrutturazioni, ad esempio, può impostare una regola in modo che, quando una dipendenza subisce un ritardo, tutte le date di scadenza a valle si spostino di conseguenza, evitando che l’imbianchino si presenti in un cantiere non ancora pronto. È questo il tipo di operazioni a catena che i team operativi, di marketing e delle agenzie gestiscono ogni settimana, ed è qui che Asana si colloca perfettamente a metà strada tra una semplice bacheca e una suite di gestione progetti più complessa.

L'IA di Asana è disponibile sotto forma di "AI Teammates" e "Asana Dash", con cinque richieste al mese per utente nei piani a pagamento e un limite mensile per account che aumenta in base al piano.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

I limiti: il piano Free di Asana è pensato per una o due persone, quindi un team non può testare a lungo i progetti condivisi senza pagare. Il passaggio dal piano Starter a quello Advanced è anche quello che sblocca le funzionalità relative a obiettivi, portfolio e Correzione di bozze. I team che desiderano applicare la struttura di Asana a un intero reparto dovrebbero optare per il piano Advanced sin dal primo giorno. Se stai valutando questa soluzione rispetto allo strumento di Microsoft, questo confronto tra Microsoft Planner e Asana analizza i pro e i contro.

Cosa dicono gli utenti reali di Asana

Una recensione di un utente recita:

Sono uno sviluppatore web freelance con circa tre clienti alla volta, e gran parte della mia settimana era dedicata a rispondere alla stessa email: “Ehi, come va?”. Ora ogni cliente ha il proprio progetto su Asana e io lo aggiungo come ospite, così vede solo le proprie attività e nient’altro. Può vedere cosa è stato fatto e cosa c’è da fare, e può lasciare commenti direttamente sull’attività. Il mese scorso una cliente ha detto di non aver mai approvato una modifica alla homepage. Ho aperto l’attività e il suo commento «sembra a posto, procedi» era proprio lì con la data, e la conversazione si è conclusa in circa un minuto.

3. monday.com (Ideale per i team che desiderano creare le proprie bacheche)

monday.com considera la gestione delle attività come qualcosa da costruire. Una bacheca è una tabella di elementi, e sei tu a decidere quali colonne includere: stato, titolare, data, priorità, budget, un link o un file. Questo la rende particolarmente adatta ai team operativi, alle risorse umane e ai team di assistenza clienti, le cui “attività” hanno caratteristiche diverse rispetto a quelle di un team di sviluppo software, poiché la bacheca può adattarsi al processo invece che il contrario.

Ogni elemento può essere suddiviso in sottoelementi e le bacheche possono essere collegate tra loro, in modo che una richiesta del client su una bacheca possa rimandare al lavoro di consegna su un’altra. Quando il processo di un team cambia, è possibile aggiungere o sostituire una colonna, lasciando il resto della bacheca invariato. La nostra recensione completa di monday.com copre la piattaforma nella sua interezza.

L'IA di monday.com è integrata nella bacheca. Sidekick, l'assistente sensibile al contesto, risponde alle domande relative al tuo lavoro. Le colonne basate sull'IA compilano, classificano o riassumono i dati relativi a ogni elemento, mentre un team di agenti basati sull'IA gestisce autonomamente le attività di routine.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Ogni piano a pagamento include un contingente mensile di crediti IA, a partire da 1.000 nel piano Basic. Le funzioni di presa appunti durante le riunioni e le colonne IA sono disponibili a partire dal piano Standard.

Valutazioni

I limiti: l’automazione è limitata a seconda del piano. Il piano Standard include 250 azioni di automazione e 250 azioni di integrazione al mese, che un team molto impegnato può esaurire rapidamente, mentre il passaggio a 25.000 azioni è disponibile con il piano Pro. I team che intendono automatizzare la maggior parte dei cambiamenti di stato dovrebbero optare per il piano Pro piuttosto che per quello Standard. I team con un forte orientamento ingegneristico che lo confrontano con un issue tracker possono leggere questo confronto tra monday.com e Jira.

Cosa dicono gli utenti reali su monday.com

Una recensione di un utente recita:

In qualità di responsabile della visibilità a livello di programma su più progetti attivi e in fase di sviluppo, monday.com mi ha permesso di suddividere il lavoro in attività e tenere traccia delle scadenze in un unico posto con molta più facilità, invece di dover destreggiarmi tra fogli di calcolo sparsi o presentazioni sullo stato di avanzamento. Il layout visivo della bacheca mi permette di vedere a colpo d’occhio a che punto è ogni progetto, e la possibilità di passare dalla visualizzazione della Sequenza o della vista Gantt a quella a livello di attività è particolarmente utile a seconda che debba effettuare la reportistica alla dirigenza o gestire l’esecuzione quotidiana con il team. È anche abbastanza flessibile da consentire di personalizzare le bacheche in base ai diversi tipi di progetto, senza che i nuovi membri del team debbano affrontare una curva di apprendimento troppo ripida.

4. Trello (Ideale per piccoli team che desiderano utilizzare subito una bacheca Kanban)

Trello è il modo più veloce per riunire un team su una bacheca condivisa. Le schede si spostano da sinistra a destra tra gli elenchi, ed è praticamente tutto ciò che un nuovo utente deve imparare. È la forma classica di gestione visiva delle attività ed è adatta a piccole agenzie, gruppi di studenti, redazioni e chiunque svolga un lavoro articolato in tre o quattro fasi.

Anche Trello prende sul serio la "lista ombra". La sua Finestra In arrivo è uno spazio personale che raccoglie le attività da svolgere provenienti da e-mail, Slack e Microsoft Teams prima che tu le smisti sulle bacheche, ed è inclusa nel piano Free. Planner, la vista calendario di Trello, mostra le schede pianificate accanto ai tuoi eventi. In questo modo, un responsabile di team può inoltrare un’email di un client, inserirla nella finestra In arrivo e trascinarla sulla bacheca giusta durante la sessione di pianificazione del lunedì. I modelli predefiniti di bacheche Kanban sono utili se preferisci non creare gli elenchi da solo.

L'IA è inclusa nella versione Standard. La funzione Quick Capture, basata sull'IA, trasforma email e messaggi in schede, mentre l'IA di Trello aiuta a redigere, correggere e sviluppare idee per le descrizioni e i commenti delle schede.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Punti deboli: Trello non offre una funzionalità nativa per collegare le schede che dipendono l’una dall’altra, quindi una scheda in ritardo non fa avanzare quelle che dipendono da essa. Inoltre, una bacheca di grandi dimensioni diventa difficile da leggere come Sequenza. I team possono integrare i Power-Up, e questa guida ai diagrammi di Gantt in Trello illustra le soluzioni alternative.

Cosa dicono gli utenti reali su Trello

Una recensione di un utente recita:

Mi piace Trello perché la sua interfaccia utente (UI) e la sua esperienza utente (UX), pulite e intuitive, semplificano l’organizzazione delle attività e dei progetti. Le sue integrazioni con altri strumenti di produttività mi aiutano a collegare il mio flusso di lavoro e la piattaforma funziona in modo affidabile per le attività quotidiane. Il prezzo offre un buon ritorno sull’investimento (ROI) per i team che necessitano di una gestione flessibile dei progetti. È facile inserire nuovi utenti e le risorse di supporto disponibili sono utili. Le funzionalità di IA di Trello rendono inoltre più semplice riepilogare le informazioni, organizzare il lavoro e risparmiare tempo.

5. Microsoft Planner (Ideale per i team che utilizzano già Microsoft 365 e Teams)

Microsoft Planner è il gestore delle attività che molti team utilizzano già. È incluso in Microsoft 365, funziona all’interno di Microsoft Teams e sul web, e le sue visualizzazioni personalizzate, “La mia giornata”, “Le mie attività” e “Assegnate a me”, raccolgono il lavoro dai piani condivisi. Anche le attività assegnate nelle note delle riunioni e in Microsoft Loop vengono visualizzate lì, il che colma in parte il divario della “lista ombra” per i team il cui lavoro ha inizio nelle riunioni di Teams.

La versione base include le visualizzazioni Griglia, Bacheca, Calendario e Grafici, liste di controllo, etichette e modelli di piano personalizzati. Quando il lavoro supera tali limiti, il Piano 1 di Planner aggiunge sottoattività, backlog e sprint, dipendenze tra le attività, obiettivi, attività cardine e la visualizzazione Sequenza. Questi modelli di Microsoft Planner mostrano come sono strutturati i piani.

L'IA di Planner, il Planner Agent, richiede una licenza Microsoft 365 Copilot al costo di 30 $ al mese per utente. Grazie a questa licenza, è possibile assegnare attività di routine all'agente, generare rapporti sullo stato di avanzamento e trasformare un obiettivo in un elenco di attività basato sul piano. Gli utenti che non dispongono di Copilot possono comunque collaborare al piano, ma non possono interagire con l'agente.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Punti deboli: le funzionalità di Planner sono suddivise tra le diverse licenze. La vista Sequenza, la vista Persone, gli obiettivi e le dipendenze richiedono il Piano 1, mentre Planner Agent richiede Copilot. In un team misto, gli utenti con la versione base non possono visualizzare le stesse viste dello stesso piano come gli altri, quindi il piano smette di essere l’unico punto di riferimento per tutti. I team che necessitano di una pianificazione in stile Gantt possono verificare innanzitutto come funzionano i diagrammi di Gantt in Microsoft Planner.

Cosa dicono gli utenti reali su Microsoft Planner

Una recensione di un utente recita:

Quello che mi piace di più è quanto sia facile organizzare il lavoro con questo strumento. Lo uso per tenere traccia delle attività, assegnare compiti, impostare date di scadenza e monitorare i progressi senza che tutto sembri complicato. La vista Bacheca è intuitiva, quindi posso vedere rapidamente cosa è in sospeso, cosa è in corso e cosa è già completato. Poiché fa parte di Microsoft 365, si integra perfettamente con Teams e le altre app Microsoft che uso ogni giorno. Questo è molto comodo, poiché non devo passare da uno strumento all’altro solo per controllare le attività e gli aggiornamenti. Nel complesso, è uno strumento affidabile per mantenere organizzati i piccoli progetti e il lavoro quotidiano. Aiuta il team a rimanere allineato e sulla stessa lunghezza d’onda senza aggiungere inutili complessità.

6. Jira (Ideale per i team di sviluppo software che gestiscono i problemi attraverso flussi di lavoro predefiniti)

Jira gestisce le attività come "problemi" che seguono un flusso di lavoro definito dal team e può imporre il rispetto di tale flusso. È possibile impedire che un ticket passi direttamente dallo stato "Aperto" a "Terminato", costringendolo così a passare prima attraverso gli stati "Sviluppo completato" e "Controllo qualità". Per i team di ingegneri, proprio questa imposizione è il punto fondamentale: la bacheca riflette ciò che è realmente accaduto al codice, non ciò che qualcuno si è ricordato di aggiornare.

Per gli ingegneri, ciò elimina anche il motivo di tenere un elenco privato. La bacheca dello sprint mostra a ciascuno quali attività gli sono state assegnate nello sprint in corso, e un problema non può essere considerato completato finché non ha superato ogni passaggio. I team che lavorano con gli sprint possono gestire l'intero ciclo in Jira, e questa guida alla gestione di un ciclo di sprint ne illustra il ritmo.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Le funzionalità Rovo Search, Chat e Agents sono incluse in tutti i piani a pagamento, con un credito mensile di 25 crediti IA per utente nel piano Standard e di 70 nel piano Premium. Il piano Free, per un massimo di 10 utenti, non include Rovo.

Valutazioni

Dove fallisce: Jira è pensato per i team che ragionano in termini di ticket e flussi di lavoro. I team di marketing, risorse umane o operazioni spesso trovano che la configurazione, le autorizzazioni e le schermate dedicate ai ticket siano più complesse di quanto richiesto dal loro lavoro, quindi effettuano il monitoraggio delle proprie attività altrove e la bacheca degli ingegneri mostra solo metà del progetto. Se i tuoi ingegneri lo adorano e tutti gli altri lo evitano, vale la pena dare un’occhiata a queste alternative a Jira; inoltre , il confronto tra Linear e Jira illustra l’opzione più snella per i team di prodotto.

Cosa dicono gli utenti reali su Jira

Una recensione di un utente recita:

Jira è molto flessibile. Posso configurare bacheche Scrum o Kanban, suddividere il lavoro in epic e attività e personalizzare i flussi di lavoro in base alle modalità operative del nostro team. Le dashboard e i report sugli Sprint facilitano il monitoraggio dei progressi, mentre le integrazioni con Confluence, Slack e GitHub consentono di mantenere tutto collegato ai ticket in un unico posto.

7. Wrike (Ideale per i team che gestiscono un flusso costante di richieste e revisioni)

Wrike è pensato per i team che utilizzano le attività per tenere traccia delle richieste: studi creativi, reparti di marketing e gruppi di servizi professionali. Il lavoro viene suddiviso in attività con assegnatari, file e scadenze, e i team possono visualizzarlo su una bacheca Kanban, una tabella in stile foglio di calcolo o un grafico di Gantt interattivo. Il ciclo di feedback è il punto di forza di Wrike: editor e revisori possono rivolgere domande a un collega specifico direttamente all’interno dell’attività, anziché in una discussione separata.

Immagina un team di design interno composto da 12 persone. Le richieste arrivano, vengono trasformate in un modello standard di attività su Business, passano attraverso la fase di revisione e vengono aggregate in una dashboard condivisa che il direttore marketing controlla il venerdì. Questa è la forma in cui Wrike gestisce bene le richieste, ed è scalabile: il piano Business copre da 5 a 200 utenti. Una recensione dettagliata di Wrike illustra l’insieme più ampio di funzionalità.

L'intelligenza artificiale di Wrike è strutturata su più livelli. Il piano Team include AI Essentials: modifica dei contenuti, riepiloghi dei commenti, IA per le bacheche, prioritizzazione della posta in arrivo sui dispositivi mobili e regole di automazione scritte in linguaggio semplice. Wrike Copilot e gli agenti IA sono disponibili a partire dal piano Business, che include un pacchetto iniziale di azioni AI Elite, mentre i livelli superiori ne aggiungono altre.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Punti deboli: Wrike vende postazioni in pacchetti anziché singolarmente: pacchetti da cinque a 30 postazioni, da 10 postazioni per un numero di utenti compreso tra 30 e 100, e da 25 postazioni per un numero di utenti superiore. Il piano Team arriva fino a 15 utenti, quindi un team in crescita si trova a dover cambiare piano e passare a un pacchetto di postazioni più ampio più o meno nello stesso momento. I team che lo stanno confrontando con uno strumento incentrato sulla pianificazione possono leggere l’articolo Microsoft Project vs. Wrike.

Cosa dicono gli utenti reali su Wrike

Una recensione di un utente recita:

Wrike è particolarmente utile per mantenere il lavoro sui progetti strutturato e con visibilità. Utilizzo regolarmente l’assegnazione delle attività, le date di scadenza, gli aggiornamenti di stato e le viste di progetto per comprendere le priorità e effettuare il monitoraggio dei progressi. Avere tutte queste informazioni in un unico posto semplifica il coordinamento, specialmente quando più persone collaborano allo stesso progetto.

8. Todoist (Ideale per chi registra le attività digitando una frase)

Todoist è la soluzione più efficace in questo elenco per risolvere il problema dell’inserimento dei dati. La sua funzione “Aggiunta rapida” legge una frase ed estrae data, ora, ricorrenza, progetto e priorità. È proprio grazie a questa velocità che l’app viene utilizzata in combinazione con uno strumento di collaborazione di gruppo e che compare così spesso come componente personale di una configurazione a due strumenti.

Il piano gratuito "Beginner" include cinque progetti personali, tre filtri di visualizzazione, layout a bacheca e a elenco, oltre a promemoria automatici per le attività con data e ora. Il piano Pro aggiunge 300 progetti personali, un layout a calendario, la durata delle attività, il time-blocking, le scadenze, i promemoria personalizzati e la cronologia completa delle attività. Un libero professionista, ad esempio, può gestire il lavoro per i clienti e le faccende domestiche in progetti separati e riservare del tempo dedicato alla concentrazione sul calendario. Questa guida al time-blocking si abbina perfettamente a tale configurazione, mentre l’articolo “Notion vs. Todoist” illustra l’alternativa incentrata sui documenti.

L'IA di Todoist si concentra sull'acquisizione delle attività. Ramble trasforma il parlato in attività e Task Capture Assist legge testi, immagini e documenti, con 10 sessioni al mese nel piano Beginner e uso illimitato nei piani a pagamento. Il piano Pro aggiunge Todoist Assist per l'automazione delle attività ripetitive e Email Assist, che trasforma le email inoltrate in attività.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Dove si limita: le funzionalità di collaborazione di Todoist sono limitate finché non si passa al piano Business. Con qualsiasi piano è possibile condividere un progetto personale con un massimo di cinque persone, e un team gratuito ha a disposizione fino a cinque progetti di gruppo, ma per accedere all’area di lavoro completa del team, con un massimo di 500 progetti, ruoli e cartelle, è necessario il piano Business. Un reparto che necessita di titolari, stato condiviso e reportistica trasversale ai progetti finirà per superarlo. Per un confronto tra la pianificazione basata sull’IA e lo stesso lavoro personale, consulta Motion vs. Todoist.

Cosa dicono gli utenti reali su Todoist

Una recensione di un utente recita:

Apprezzo molto la semplicità e la facilità d’uso di Todoist. Creare attività, impostare le date di scadenza e organizzare il mio elenco delle cose da fare quotidiana è un’operazione rapida e intuitiva. Mi aiuta a rimanere organizzato e a non perdere di vista gli obiettivi, senza che la gestione delle attività risulti complicata o opprimente.

9. TickTick (Ideale per la pianificazione personale grazie al Calendario e al timer di concentrazione integrati)

TickTick riunisce in un unico strumento le funzionalità che solitamente sono distribuite su tre app diverse: un elenco delle attività, un calendario e un timer per la concentrazione. Le attività possono essere classificate secondo la matrice di Eisenhower nei quadranti “urgente” e “importante”, inserite nel calendario e gestite con un timer Pomodoro che monitora il tempo di concentrazione dedicato a ciascuna attività.

Questo insieme di caratteristiche rende TickTick la soluzione ideale per una “lista ombra” mirata: uno strumento di pianificazione privato che affianca quello del team invece di sostituirlo. Un manager può inserire le note delle riunioni all’interno di ogni attività e controllare il calendario per individuare i giorni in cui il lavoro si accumula, mentre lo stato del team rimane visibile sulla bacheca condivisa.

La pagina dei prezzi di TickTick elenca le funzionalità/funzioni IA nel confronto tra i piani, ma non le descrive; pertanto, in questo caso, considera l’IA come un fattore secondario nella tua decisione.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Il piano Free include nove elenchi da 99 attività ciascuno, visualizzazioni a elenco e Kanban, date in linguaggio naturale, promemoria e cinque abitudini. Il piano Premium aumenta il numero di elenchi a 299, ciascuno con 999 attività, e aggiunge visualizzazioni multiple del calendario, una visualizzazione di Sequenza, la durata delle attività, promemoria via email e statistiche complete.

Valutazioni

Dove non è all'altezza: la funzione di condivisione di TickTick è pensata per poche persone, non per un team. Un elenco condiviso può includere due membri nel piano Free e 29 in quello Premium, il che è sufficiente per una famiglia o un piccolo progetto, ma non per un reparto. Usalo come sistema personale e gestisci lo stato del team su una piattaforma pensata appositamente per i team.

Cosa dicono gli utenti reali su TickTick

Una recensione di un utente recita:

È facile da usare e da imparare: basta iniziare subito a creare attività. Apprezzo molto la possibilità di creare attività secondarie, e tutto sembra veloce e fluido quando clicco e apro le varie schermate. Inoltre, è gratis!

10. Things 3 (Ideale per gli utenti Apple che desiderano un elenco da acquistare una volta sola)

Things 3, sviluppato da Cultured Code, è un’app per la gestione delle attività personali disponibile per Mac, iPhone, Apple Watch, iPad e Vision Pro. È stato progettato per aiutare una singola persona a pianificare la giornata, gestire i progetti e lavorare per raggiungere i propri obiettivi, e ha vinto due volte l’Apple Design Award. In una categoria in cui prevalgono le sottoscrizioni mensili, Things prevede un acquisto una tantum per ciascuna piattaforma.

L’app è progettata attorno a un tranquillo elenco giornaliero. Raccogli le attività nella finestra In arrivo, scegli quali inserire nella sezione “Oggi” e archivia il resto in progetti e aree. Le attività possono arrivare da altre app tramite il foglio di condivisione, da Promemoria di Apple o tramite comando vocale con Siri, così puoi registrarle ovunque compaiano. Non è integrata alcuna IA, il che è l’ideale per chiunque desideri un elenco che non sia d’intralcio.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

I limiti: Things 3 funziona solo su dispositivi Apple ed è pensato per un singolo utente. Non esiste una versione per Windows, Android o web, né è possibile condividere progetti; pertanto, non può essere il sistema su cui lavora un team che utilizza dispositivi diversi. Qualsiasi informazione che un membro del team debba consultare deve essere copiata manualmente nello strumento del team.

Cosa dicono gli utenti reali di Things 3

Una recensione di un utente recita:

Come ho già detto, per uso personale utilizzo Things, integrandolo con Note e Calendario di Apple (tramite scorciatoie). Per l’uso aziendale, Todoist è più adatto per la condivisione delle attività, l’inserimento di commenti e l’aggiunta di allegati. Inoltre, è già integrato con Google Calendar. Ma Things è perfetto per l’uso personale o per attività in proprio (ad esempio, i liberi professionisti).

Altri strumenti di gestione delle attività da tenere d’occhio

Notion (a partire da 12 $/utente/mese) gestisce le attività come righe di un database all’interno delle pagine, il che lo rende adatto ai team che desiderano avere documenti e attività in un unico posto. Poiché il suo oggetto principale è una pagina, non ha superato il test di inclusione in questo elenco, e i team con un carico di lavoro elevato finiscono per creare autonomamente il proprio sistema di gestione delle attività.

Basecamp (a partire da 15 $/utente/mese) riunisce attività da svolgere, bacheche e condivisione con i clienti in un unico spazio di progetto, cosa che le agenzie apprezzano per la visibilità offerta ai clienti. L’unico neo è la personalizzazione: chi ha recensito il prodotto sottolinea che è meno configurabile rispetto alla maggior parte degli strumenti qui presenti.

Any.do (a partire da 4,99 $/utente/mese) è un'agenda personale con integrazione del Calendario e promemoria intelligenti su tutti i dispositivi. Il punto debole è la profondità: gestisce bene la pianificazione quotidiana, ma offre una struttura di lavoro di gruppo molto più limitata rispetto agli strumenti per team sopra citati.

Come scegliere il software di gestione delle attività più adatto alle tue esigenze?

Inizia dall’elenco “ombra” che il tuo team ha già a disposizione. Chiedi alla persona che gestisce il maggior numero di attività al di fuori dello strumento ufficiale da dove provengano tali attività e perché non vengano inserite. La sua risposta ti indicherà quale delle tre configurazioni descritte in precedenza è più adatta al tuo team.

La velocità è solitamente parte della risposta. L’analisi condotta da Capterra su un anno di recensioni relative alla gestione delle attività colloca le prestazioni lente del sistema in cima all’elenco delle sfide più comuni, e uno strumento lento è il modo più rapido per spingere le attività in un’app per appunti.

Prima di passare a un altro strumento, gestisci un progetto reale con il nuovo strumento per due settimane insieme a tutto il team, compresa la persona che attualmente tiene l’elenco secondario. Se alla fine della seconda settimana quella persona continua a scrivere le attività altrove, il processo di acquisizione è troppo lento, indipendentemente da ciò che dice l’elenco delle funzionalità.

Metti ogni attività in un posto visibile a tutto il team

L’errore più costoso è acquistare uno strumento progettato per il monitoraggio e aspettarsi che la registrazione avvenga da sola. Quando aggiungere un’attività richiede più tempo che scriverla a mano, l’elenco nascosto ritorna, la bacheca diventa obsoleta e le riunioni di aggiornamento riprendono il controllo del monitoraggio.

Qualunque strumento tu scelga, valutalo in base a come si svolgono le riunioni. Quando la Bacheca è aggiornata, chi è in attesa di un’attività può vedere chi ne è responsabile e quando sarà completata senza doverlo chiedere. Quando le riunioni si moltiplicano, significa che le attività sono gestite altrove.

ClickUp è stato progettato proprio per risolvere questo problema. L’elenco personale, il blocco note e le attività dalla Chat offrono a ciascuno uno spazio immediato dove inserire il proprio lavoro, e ciascuna di queste attività è la stessa che il team monitora nei propri progetti. La pagina “Le mie attività” e LineUp mostrano a ciascuno cosa portare a termine per primo, e i Super Agenti possono segnalare le attività che non vengono aggiornate da un po’, prima ancora che qualcuno debba organizzare una riunione per scoprirlo.

Domande frequenti sui migliori software di gestione delle attività

Qual è la migliore app gratis per la gestione delle attività?

La scelta della migliore app gratuita per la gestione delle attività dipende dalle dimensioni del team. Per un team, il piano Free Forever di ClickUp include attività illimitate e un numero illimitato di membri, mentre il piano Free di Trello copre fino a 10 collaboratori per ogni area di lavoro. Per una sola persona, il piano gratuito “Beginner” di Todoist include cinque progetti personali con promemoria, mentre il piano gratuito di TickTick include nove elenchi con un calendario e un timer Pomodoro.

Office 365 dispone di un gestore delle attività?

Sì. Microsoft Planner è incluso in Microsoft 365 ed è disponibile su Microsoft Teams e sul web, con le visualizzazioni "La mia giornata", "Le mie attività", "Bacheca", "Griglia", "Calendario" e "Grafici". La visualizzazione "Sequenza", la visualizzazione "Persone", gli obiettivi e le dipendenze richiedono il piano Planner 1 al costo di 10 $ al mese per utente con fatturazione annuale, mentre Planner Agent richiede una licenza Microsoft 365 Copilot.

Quali sono i migliori strumenti di IA per la gestione delle attività?

L’IA più potente per la gestione delle attività si basa sui tuoi dati reali relativi alle attività. Agli Super Agent di ClickUp è possibile assegnare attività e taggarli con @, Asana include un contingente mensile di richieste IA nei piani a pagamento con richieste aggiuntive al costo di 0,50 $ ciascuna, monday.com include crediti IA mensili nei piani a pagamento e Ramble di Todoist trasforma il parlato in attività. Verifica come ogni strumento gestisce l’IA, poiché crediti, richieste e licenze separate incidono sul prezzo effettivo.

Qual è il miglior software di gestione delle attività per le piccole imprese?

Per una piccola impresa, il miglior software di gestione delle attività è quello il cui piano gratuito o base copra l’intero team. ClickUp, Trello e Jira offrono piani gratuiti adatti a più di due persone, mentre il piano gratuito di Wrike non ha limiti di utenti ma limita le attività attive a 200. I piani gratuiti di Asana e monday.com si fermano a due.

Qual è una buona app per la gestione delle attività personali?

Todoist, TickTick e Things 3 sono le migliori app per la gestione delle attività personali. Todoist è la più veloce per inserire le attività in linguaggio semplice, TickTick offre un calendario, un tracker delle abitudini e un timer Pomodoro, mentre Things 3 è un acquisto una tantum per i dispositivi Apple. Se le tue attività personali devono essere visibili anche nei progetti di gruppo, una piattaforma come ClickUp ti permette di gestire entrambe le cose nella stessa attività.