Da fare: secondo l'Istituto di ricerca e di ricerca "Da fare" Oxford English Dictionary la parola deprioritizzazione è stata introdotta per la prima volta come sostantivo negli anni '70? È strano, ma spesso trascuriamo questa parola. Invece, tendiamo a concentrarci sulla prioritizzazione, ritenendo che la creazione di priorità elenchi di cose da fare è la chiave definitiva per ottenere il massimo della produttività.
Tuttavia, in un mondo in cui i professionisti sono alle prese con carichi di lavoro schiaccianti, c'è una verità che non possiamo eludere: non è possibile dare priorità a tutte le attività "importanti" senza privare di priorità quelle che non sono all'altezza.
In questo articolo, approfondiremo 10 tecniche per deprioritizzare efficacemente il carico di lavoro. Vi aiuteranno a migliorare il vostro benessere, raggiungere obiettivi con il minimo lavoro richiesto e, in ultima analisi, con aumentare la produttività complessiva . Buttiamoci! 🤸
Che cos'è la deprioritizzazione?
La deprioritizzazione è un processo attivo di riorganizzazione e rimozione delle attività dal programma. Comporta la riorganizzazione, l'assegnazione o lo scarto delle attività in modo che corrispondano agli obiettivi e alle priorità attuali. 🚩
Quando si deprioritizza, si rivalutano le attività pianificate, iniziate o lavorate e si decide se sono attualmente una priorità. Se la risposta è negativa, è ora di spostare le priorità .
Mentre la definizione delle priorità guida i vostri investimenti immediati di tempo, la deprioritizzazione determina quali attività potete rimandare per un secondo momento.
Vantaggi della deprioritizzazione
Padroneggiare l'arte della deprioritizzazione offre numerosi vantaggi e serve come pietra miliare per aumentare la produttività. I suoi principali benefici includono:
- Maggiore concentrazione: restringendo gli oggetti, potete concentrarvi più chiaramente su ciò che conta veramente, riducendo le distrazioni e le difficoltàmigliorando la concentrazione *Aumento della produttività: Con fiduciastabilire le priorità delle attività permette di ottimizzare il tempo e laallocazione delle risorsecon il risultato di un migliore uso dell'energia
- **Riduzione dello stress: la creazione di un elenco di attività più gestibili può alleviare lo stress eliminando carichi di lavoro eccessivi e consentendo un approccio più equilibrato nell'affrontare le responsabilità
- Senso di realizzazione: Completare regolarmente gli obiettivi prioritari favorisce un senso di realizzazione,aumentando la motivazione e fiducia
- Miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata: evitare l'eccessivo impegno e il sovraccarico di lavoropreviene il burnout e promuove il benessere generale
Come usare la deprioritizzazione per migliorare la produttività
Vi sentite sepolti da una pila di attività, incerti su quali affrontare per prime e quali accantonare? La deprioritizzazione è il vostro cavaliere dall'armatura scintillante!
Ma indovinate un po'? C'è più di un modo per aumentare la produttività con questo metodo. Preparatevi a scoprire 10 tecniche rivoluzionarie per applicare la deprioritizzazione per aumentare la vostra motivazione e lavorare in modo più intelligente. E come bonus, vi presenteremo alcuni strumenti fantastici per illuminare il vostro cammino in questo viaggio epico! 🕯️
1. Utilizzare uno strumento di gestione delle attività Aumenta la produttività dei dipendenti e
gestione efficiente delle attività vanno di pari passo. Una gestione efficace delle attività significa dire addio ai cali di motivazione, all'esaurimento e allo stress che si prova quando si tratta di classificare priorità e obiettivi. Ecco perché avere una solida gestione delle attività strumento di gestione delle attività è un must assoluto! 🙌
Entrare ClickUp -il vostro strumento di gestione delle attività e di strumento di produttività che aiuta a fissare obiettivi, stabilire priorità e monitorare le attività all'interno di un'unica piattaforma! Attività di ClickUp sono il fiore all'occhiello della piattaforma per la collaborazione tra team e padronanza personale delle attività che offre funzionalità/funzione quali:
- Quattro livelli di urgenza
- Elenchi di Da fare
- Modelli di blocco del tempo
- Monitoraggio delle attività cardine per aumentare la motivazione
- Codice colore per una migliore organizzazione
- Impostazione flessibile degli obiettivi
Migliorate la chiarezza dei vostri progetti con tipi di attività personalizzabili e migliorate l'organizzazione delle vostre attività di project management
Avete grandi progetti che vi aspettano? Suddivideteli in pezzi di dimensioni ridotte con le attività secondarie! Volete modificare un gruppo di attività tutte insieme? Il Barra delle azioni in blocco ClickUp vi guarda le spalle.
Per le api più impegnate, ClickApps offre oltre 35 opzioni per personalizzare i flussi di lavoro senza dover ricorrere al codice. E come se non bastasse, Automazioni di ClickUp intervengono per eliminare il lavoro più impegnativo. Scegliete tra oltre 100 opzioni già pronte o create le vostre regole di automazione.
Per una configurazione più rapida del flusso di lavoro e la definizione delle priorità delle attività, esplorate la sezione Modello semplice di gestione delle attività di ClickUp . Assicura un monitoraggio efficiente delle attività e degli obiettivi quotidiani attraverso un semplice elenco di cose da fare. 🥅
Visualizzare e gestire rapidamente le Automazioni attive e inattive negli Spazi con gli aggiornamenti e le descrizioni degli utenti
2. Creare un elenco di cose da non fare
La definizione delle priorità può essere l'essenza l'esito positivo dell'esecuzione di un progetto ma la privazione delle priorità è altrettanto importante. Ecco perché creare un elenco di cose da fare può fare miracoli per la vostra produttività!
Supponiamo che vogliate lavorare a un progetto personale, ma che non possiate dedicargli subito l'attenzione che merita. Ecco allora che annotarlo come attività "del mese prossimo" sul vostro elenco Da fare può essere un salvavita. 🦸♂️
ClickUp è come il coltellino svizzero di Elenchi di Da fare online ! Vi aiuta a creare elenchi con funzioni multiple che potete gestire senza sforzo da qualsiasi luogo, dal desktop, dal telefono o dalla scheda del browser. È la soluzione ideale per ricordare le cose da fare e quelle che si possono rimandare.
È possibile personalizzare questi elenchi esattamente come si desidera! Trasformate semplici elenchi in piani attuabili e personalizzateli con:
- Formattazione
- Colori
- Attività collegate
- Assegnatari
Organizzate e deprivate facilmente le attività quotidiane con il modello di elenco giornaliero di ClickUp
Non è nemmeno necessario partire da zero! Il Modello di elenco giornaliero di ClickUp Da fare semplifica il processo di aggiunta e organizzazione delle attività in modo rapido e semplice. Grazie alle varie opzioni per organizzare le attività, impostare le priorità e organizzare i flussi di lavoro è un vero e proprio risparmio di tempo.
3. Impostazione dei livelli di priorità
Per una deprioritizzazione efficace, è fondamentale distinguere le attività che apportano il massimo e il minimo valore all'organizzazione. In questo modo è possibile accantonare le attività meno importanti per un secondo momento e concentrarsi su quelle che avranno un impatto immediato. 🎯
In ClickUp, l'urgenza viene messa in primo piano da una sistema di priorità a quattro livelli progettato per dare forma al vostro processo decisionale:
- Urgente: Necessità di attenzione immediata
- Alta: Attività vitali che richiedono di essere completate rapidamente
- $$$a: Può aspettare un po', ma è importante per la pianificazione strategica e la ricerca
- Basso: Attività a bassa priorità o meno sensibili al tempo
Impostazione rapida della priorità delle attività all'interno di un'attività per comunicare ciò che deve essere preso in considerazione per primo
Assegnare Priorità delle attività tag è un gioco da ragazzi: basta fare clic sull'icona della bandierina e scegliere il livello di urgenza dal menu a discesa. Il sistema a codice colore assicura un rapido riconoscimento: le bandierine rosse indicano le attività urgenti, mentre il grigio chiaro segnala quelle meno cruciali, pronte per essere deprioritizzate. 🏳️
Per concentrare l'attenzione sulle questioni più urgenti, conservate le attività ad alta priorità nella vostra cartella di lavoro Barra di accesso rapido per un facile accesso.
4. Limitare l'orario di lavoro
Vi è mai capitato di sovraccaricare la vostra giornata con troppe priorità, lasciandovi senza fiato alla fine della stessa? I motivi sono due: una cattiva gestione del tempo e la mancata definizione delle priorità. ⏳ ClickUp Monitoraggio del tempo del progetto funzionalità/funzione in soccorso! Con la sua estensione gratuita per Chrome, potete monitorare il vostro tempo senza sforzo dal desktop, dal cellulare o dal browser web. Avviate e fermate il tempo su tutti i dispositivi e passate senza problemi da un'attività all'altra utilizzando il timer globale. Aggiungete facilmente il tempo in modo retroattivo o create voci per intervallo di date con il monitoraggio manuale del tempo.
Monitoraggio del tempo nel vostro account ClickUp con un'estensione gratuita per Chrome e panoramica dell'allocazione del tempo
Visualizzate in modo dettagliato il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o per qualsiasi intervallo personalizzato grazie ai fogli di presenza completi. Visualizzate i totali del tempo raggruppati per data e accedete alle singole attività e voci per un'analisi approfondita dell'allocazione del tempo.
Non perdete mai un colpo con ClickUp Promemoria ! Ricevete notifiche via email, desktop o cellulare per essere sempre al passo con le vostre attività. Promemoria personalizzati con:
- Foto
- Memo vocali
- Posizioni sulla mappa
Sfruttate le integrazioni con strumenti come Google Calendar e Outlook, Zoom, Alexa e Microsoft Teams per sincronizzare le notifiche senza problemi tra i vari team.
5. Rivalutare le priorità ogni settimana
Per essere sicuri che le attività in corso ricevano l'attenzione che meritano, è fondamentale rivalutare di frequente le priorità. Da fare ogni giorno, all'inizio o alla fine della giornata. Oppure, impostate il tono della settimana successiva con una revisione il venerdì pomeriggio e modificate le priorità ogni giorno successivo. 🌞
Utilizzate questo modello di matrice delle priorità di ClickUp per identificare le attività critiche in base all'urgenza, all'impatto e all'importanza
Una valutazione delle priorità cancellata e organizzata è il primo passaggio per separare le attività meno urgenti da quelle ad alta priorità. Fortunatamente, la Modello di matrice di priorità di ClickUp offre una matrice **2×2 dotata di variabili Urgenza e Importanza per una perfetta definizione delle priorità.
È sufficiente aggiungere i nomi delle attività a delle note adesive di colore nelle rispettive celle per assegnare le priorità o le deprioritizzazioni in base a queste categorie:
- Alta importanza, alta urgenza: Da fare per prima
- Bassa importanza, alta urgenza: Da fare dopo
- Alta importanza, bassa urgenza: Da fare dopo
- Bassa importanza, bassa urgenza: Da fare per ultimo
6. Deprioritizzare le attività secondarie
Siete indecisi tra la stesura di un documento completo e la analisi finanziaria o di delineare i principali punti finanziari? O forse state pensando di rinnovare completamente l'interfaccia di un software piuttosto che perfezionare una sezione particolare per migliorare l'esperienza dell'utente?
Deprioritizzare non significa sempre rinunciare a un'intera attività: si tratta di riorganizzare parti specifiche all'interno di un'attività o di un progetto. In questo modo, si mantiene ciò che conta di più e si lascia andare il resto. 👋
Un modo semplice per gestire questo aspetto è creare liste di controllo e attività secondarie. Questo vi permette di dare priorità alle attività essenziali e di eliminare le attività secondarie che non aggiungono valore immediato alla vostra azienda.
Creare liste di controllo con attività secondarie annidate per una semplice prioritizzazione e deprioritizzazione in ClickUp
Utilizzare Lista di controllo delle attività di ClickUp a rendere questo processo più fluido . Le voci della lista di controllo possono avere sottovoci che possono essere facilmente organizzate trascinandole e rilasciandole. In questo modo le attività a maggiore priorità rimangono in cima, mentre quelle che si desidera eliminare finiscono in fondo. Inoltre, è possibile assegnare attività, impostare i loro livelli di priorità e le scadenze e tenere traccia dello stato utilizzando i campi personalizzati.
Visualizzate la vostra settimana in un colpo d'occhio e definite le priorità delle vostre attività quotidiane con il modello di lista di controllo settimanale di ClickUp
Se la creazione di una lista di controllo da zero vi sembra scoraggiante, provate con il modello Modello di lista di controllo settimanale di ClickUp . È perfetto per i principianti e organizza le vostre attività quotidiane in base agli stati personalizzati. È possibile vedere facilmente quali attività sono:
- Annullati
- Completato
- In Corso
- Da fare
È anche possibile personalizzare questi stati, ad esempio aggiungendo uno stato "Da fare" per una più semplice deprioritizzazione. Inoltre, potete monitorare i livelli di priorità, le date di scadenza e persino il vostro umore per evitare di esaurirvi. 🔥
7. Visualizzate la vostra disponibilità
Quando gestire più progetti spesso inseriamo le attività senza controllare la loro priorità. Il risultato è quello di affrontare dieci attività che avrebbero potuto aspettare, tralasciando quelle più importanti. Visualizzare la propria disponibilità è la chiave. 🔑
Sfruttare il Vista Carico di lavoro di ClickUp per vedere il carico di lavoro di ciascun membro del team per l'arco di tempo scelto. Questo aiuta a individuare i membri sovraccarichi, consentendo di pianificare meglio la forza lavoro e la condivisione delle risorse.
Utilizzate la vista Carico di lavoro insieme alla Sequenza per visualizzare senza sforzo il vostro programma in ClickUp
Nel frattempo, la vista Calendario visualizzato semplifica la pianificazione delle attività con funzionalità/funzione quali:
- Drag-and-drop per una facile organizzazione
- Campi personalizzati per personalizzare la pianificazione in base al giorno, alla settimana o al mese
- Tag con codice colore per monitorare lo stato di avanzamento ed evitare scontri tra le priorità ⚔️
Utilizzate la Vista Sequenza per una rapida panoramica delle attività su una singola riga o la Vista Gantt per una pianificazione dettagliata di progetti e team. Entrambi offrono prospettive diverse per gestire il tempo, gestire le attività in modo efficiente e assicurarsi che le attività ad alta priorità vengano portate a termine.
8. Eliminare le distrazioni
Incorporare la deprioritizzazione nella vostra routine significa essere proattivi con il vostro tempo e carico di lavoro. Ecco perché il blocco del tempo è la soluzione perfetta: permette di di creare un calendario sul calendario per le attività più importanti. In questo modo, mostrerete al vostro team quando siete disponibili e proteggerete la vostra agenda dall'essere troppo piena e sovraccarica. 😩
Il blocco del tempo divide la giornata in "blocchi" di tempo gestibili, ciascuno dedicato a un'attività specifica. A differenza di un semplice elenco di cose da fare, il blocco del tempo assegna tempi specifici per completare determinate attività.
Fortunatamente, ClickUp ha un tesoro di modelli di blocco del tempo e funzionalità/funzione per aumentare il vostro gioco di deprivazione.
Iniziate con l'impostazione del vostro elenco di attività -ordina le attività quotidiane in tre categorie: da fare, In corso e Completato. È possibile ignorare le date di scadenza e gli assegnatari se l'elenco è solo per voi.
Aggiungere altre colonne per monitoraggio delle attività in base a fattori quali:
- Il momento della giornata - mattina, pomeriggio, sera - e la quantità di tempo che ogni attività richiede
- La quantità di tempo richiesta da ogni attività
- Quando si ha intenzione di terminare il lavoro
Il ClickUp Blocco della programmazione Il modello vi aiuta a organizzare il vostro programma deprioritizzando le attività nei giorni di maggiore attività
L'utilizzo di modelli già pronti per il blocco giornaliero, settimanale o mensile può fare la differenza e farvi risparmiare molto tempo. Date un'occhiata al Modello di blocco degli orari di ClickUp progettato per la padronanza dei calendari e per la deprioritizzazione delle attività.
Suddivide ordinatamente le attività in categorie personali, lavoro, cura di sé e riunioni, rendendo l'organizzazione un gioco da ragazzi. Inoltre, è possibile personalizzarlo con campi personalizzati per mantenere le informazioni coerenti.
Il modello consente di indicare quanto si è impegnati impostando lo stato di disponibilità come:
- Libero: Sei disponibile a Da fare l'attività
- Parzialmente occupato: Da fare ma disponibile per chiamate/chattare
- Occupato: Non sei disponibile
Questo permette di comprendere meglio i propri impegni e di cancellare o delegare attività in periodi in cui si ha già abbastanza da fare. 🍽️
9. Comunicate con il vostro team
Se state lottando per decidere quali attività privare di priorità per far posto a lavori ad alta priorità, il vostro team potrebbe avere delle intuizioni preziose. Con diverse menti che lavorano insieme, le possibilità sono quasi infinite.
ClickUp accetta una collaborazione efficace super seriamente e offre una piattaforma consolidata dotata di tutti gli strumenti necessari per una comunicazione di team senza soluzione di continuità !
Immaginate uno scenario in cui tutte le vostre attività si sentano improvvisamente ugualmente urgenti durante la rivalutazione settimanale. Lavagne online ClickUp passano a te, permettendoti di condividere la tua tela digitale con l'intero team per brainstorming collaborativo . 🧠
Collabora in modo creativo con tutto il team utilizzando le lavagne online di ClickUp
La flessibilità e le opzioni di personalizzazione di questo strumento rendono la mappatura delle potenziali soluzioni un vero e proprio divertimento! È possibile risolvere i problemi in modo creativo con grafici, diagrammi e forme a colori e condividere le idee utilizzando note adesive, commenti, documenti, file multimediali e collegamenti.
Avete bisogno di aiuto immediato? Documenti di ClickUp vi guarda le spalle con collaborazione in tempo reale funzionalità/funzione! I team possono modificare collettivamente i documenti, assegnare elementi d'azione, taggare i membri nei commenti e trasformare rapidamente i testi in attività, garantendo organizzazione ed efficienza.
Utilizzare Documenti per la modifica collaborativa in tempo reale, i commenti e i tag in ClickUp
ClickUp è una piattaforma all-in-one, che elimina la necessità di passare da una piattaforma all'altra dashboard per il project management e app di messaggistica. Il Visualizzazione della chat consente la comunicazione istantanea e mantiene le discussioni specifiche dell'attività in un thread unificato, in modo che tutti siano connessi e coinvolti. 💬
10. Pensare al quadro generale
Facendo un passaggio e visualizzando una panoramica del progetto, è possibile fare luce su gestione del tempo e produttività aiutandovi a deprioritizzare in modo più efficace.
Entrare ClickUp Dashboard -Una visualizzazione completa dell'intero progetto! Approfondite il carico di lavoro del vostro team, sia attraverso i punti di scrum che le attività assegnate. È il vostro hub per le discussioni su:
- Prioritizzazione e deprioritizzazione
- Monitoraggio degli stati di avanzamento
- Valutazione delle prestazioni del team
Ottenete una panoramica a 360 gradi del vostro progetto utilizzando le dashboard per valutare lo stato di ClickUp
Scegliete tra oltre 50 schede per progettare la dashboard dei vostri sogni. Visualizzate il vostro stato con lo stile che preferite: utilizzate grafici a torta, a linee o a barre.
Tracciate le prestazioni del team rispetto a un traguardo stabilito e confrontate i progetti utilizzando grafici Burnup e Burndown. Condividete il dashboard nella vostra area di lavoro o visualizzatelo a schermo intero in ufficio per le discussioni del team sulle priorità delle attività. 🖥️
Padroneggiare l'arte della deprioritizzazione con ClickUp
Quando preparate il vostro elenco settimanale delle attività, non dimenticate il potere della deprioritizzazione insieme all'impostazione delle priorità. Queste 10 tecniche efficaci di deprioritizzazione possono aumentare il rendimento del lavoro mantenere la motivazione e dare priorità al proprio benessere! Iniziate gratis con ClickUp e accedi a una suite di strumenti di deprioritizzazione! Con più di 1.000 modelli predefiniti , elenchi di attività, monitoraggio delle date di scadenza e la perfetta collaborazione del team, l'esito positivo è a portata di clic. 🏆