Quasi 60% dei project manager lavora contemporaneamente su due o cinque progetti alla volta.
Garantire lo stesso livello di attenzione, produttività e qualità dei risultati tra i vari progetti è un superpotere che i project manager devono avere. Le scarse prestazioni dei progetti possono portare a un colossale spreco di investimenti 114%, per essere precisi.
Per fortuna, i project manager possono destreggiarsi tra i progetti con un sistema solido.
Ecco dieci strategie che vi aiuteranno a lavorare in modo più intelligente, a migliorare l'efficienza e a gestire più progetti.
10 Strategie per gestire con esito positivo più progetti
1. Un software di project management è il vostro migliore amico
Mentre 77% dei team di project management con esito positivo utilizza un software per gestire progetti e attività. Solo 46% delle organizzazioni dà priorità a una cultura che valorizzi il project management.
Ma non tutte le speranze sono perse.
È possibile ottenere un cambiamento nella cultura del project management investendo in un software come ClickUp, uno strumento in grado di gestire ogni aspetto di un progetto:
Visualizzazioni ClickUp per pianificare, monitorare e gestire il lavoro
Funzionalità/funzione come ClickUp Mappe mentali, Monitoraggio del tempo in ClickUp e ClickUp Dashboard possono aiutarvi a:
- Strategie e piani
- Visualizzare il flusso di lavoro
- Assegnare le attività
- Monitoraggio del tempo e gestione delle risorse
- Collaborare con il vostro team
- Previsione dei risultati
Pianificare e organizzare progetti, idee o attività esistenti utilizzando le mappe mentali di ClickUp
ClickUp è un sistema centralizzato di mappe mentali strumento di project management centralizzato che può ospitare più progetti e aiutarvi a passare da un'attività all'altra senza soluzione di continuità: un vantaggio decisivo per quando le cose vanno fuori controllo (come spesso accade, più volte al giorno!).
È inoltre possibile accedere gratuitamente a modelli di project management gratuiti e dare il via al vostro piano di progetto con ogni progetto.
2. Una grande concentrazione porta a una grande produttività
In genere, i project manager gestiscono da tre a quattro progetti contemporaneamente e la loro sfida più grande? La concentrazione.
Apprendimento come concentrarsi è più complicato di quanto si pensi. Per allenare il vostro muscolo mentale, dovete innanzitutto analizzare perché la vostra mente sta andando alla deriva.
Una volta capito il perché, provate questi consigli per migliorare le vostre capacità di concentrazione:
- Dite di no alle attività che non rientrano nel vostro elenco di priorità. Più si è multitasking, più aumentano le possibilità di incorrere in contrattempi
- Automazioni per le attività di amministratore e per le attività ripetitive con ClickUp AI Assistant, che può creare programmi per voi, costruire liste di controllo, modificare contenuti e altro ancora
- Implementare il timeboxing, una strategia che consente di allenare consapevolmente la mente a completare un'attività entro un determinato blocco di tempo
- Praticare la consapevolezza e spegnere quelle fastidiose notifiche che possono disturbare la concentrazione. Potete anche utilizzare app per la concentrazione per guidare la vostra mente e aiutarvi a mantenere costanti i livelli di concentrazione
- Delegate e fidatevi dei vostri colleghi e dei vostri diretti collaboratori, invece di controllare ogni piccola attività, ma non siate nemmeno un manager assente
**3. Chiedete: Stai dando la giusta priorità alle attività?
Vi ritrovate a bruciare l'olio di mezzanotte ma non riuscite a fare molto. Colpevole.
Potreste dare priorità ad attività di scarso valore che potrebbero consumare il vostro tempo, la vostra energia e il vostro lavoro richiesto.
La creazione di un elenco di cose da fare e la definizione delle priorità delle attività è un modo per farlo; possiamo suggerire un altro cambiamento?
Modelli di prioritizzazione ClickUp:
Utilizzate il modello della matrice di priorità di ClickUp per valutare le attività in base al loro impatto e al lavoro richiesto
Prima di utilizzare la matrice di prioritizzazione, classificate le attività in base alla priorità utilizzando il modello 4D: Da fare, Deferire (pianificare), Delegare e Cancellare (eliminare).
Per istanza, diciamo che volete che il vostro team sappia cosa Da fare e quando. Gestione delle attività di ClickUp può aiutare a creare una gerarchia delle cose importanti.
Offre visualizzazioni ricche di dati, come le Bacheche Kanban e i Grafici Gantt, che forniscono una panoramica di alto livello delle attività a colpo d'occhio:
Ordinare le attività in modo semplice e veloce e creare visualizzazioni a cascata con un solo clic per essere sempre all'avanguardia e dare priorità alle cose importanti
Il Priorità dell'attività di ClickUp consente di assegnare le priorità alle attività senza errori. Ecco come funziona:
- Scegliete tra quattro livelli (flag) di priorità: Urgente, Alta, Normale e Bassa
- Ordinare le attività in base al tempo per vedere le attività più critiche all'interno del flusso di lavoro
- Scaricate gli elementi ad alta priorità nella barra degli accessi rapidi, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- Combinare le attività prioritarie con le dipendenze. (come "in attesa" o "in blocco")
- Impostare filtri per le date di scadenza e salvarle o condividerle con il team
4. Comunicare con chiarezza
Mantenere una linea di comunicazione costante è fondamentale per l'esito positivo del progetto per molte ragioni:
- Gli stakeholder possono condividere le loro aspettative con i membri del team per allineare meglio il loro lavoro. I clienti possono condividere un feedback immediato se le cose vanno male
- Creare un circuito di feedback per il team e aiutarlo a raggiungere gli obiettivi più velocemente senza compromettere la qualità
- Conducete riunioni del team per ridefinire le strategie e rivedere lo stato del progetto. Un approccio proattivo è molto importante
- Gestite le aspettative e le sequenze del client e prevenite il temuto scope creep
Ma come comunicare con chiarezza? Comunicando dove si sta svolgendo il lavoro.
Un ottimo punto di partenza sarebbe quello di investire in uno strumento che dia priorità alla comunicazione, simile a ClickUp Chattare :
Portate la vostra comunicazione sotto un unico tetto con ClickUp Chattare
Conversazioni sparse su più strumenti generano confusione ed errori. Considerando quanto usiamo le app di messaggistica nella nostra vita personale, allo stesso modo, le chat sul posto di lavoro non sarebbero le più comode?
È possibile condividere gli aggiornamenti in tempo reale e ottenere visibilità da parte di tutti i team su chi sta lavorando.
Potete anche arricchire le vostre interazioni con un contesto visivo e migliorare la comprensibilità. Aggiungete collegamenti, allegati, file, GIF, immagini, video e tutto ciò che serve a trasmettere il messaggio.
Condivisione di embed, collegati, allegati e altro ancora
Come su Instagram o Facebook, potete aggiungere chiunque alle vostre conversazioni di lavoro con le menzioni @. Non dovrete più perdere tempo a inviare email o a telefonare per avvisare i membri del team.
Inoltre, è possibile assegnare i commenti ai singoli membri e mantenere la elementi di azione in movimento. Il membro del team riceverà una notifica immediata e potrà iniziare a lavorare sull'attività senza perdere tempo.
Sì, la comunicazione è da tempo una soft skill indispensabile per i project manager. Ma è giunto il momento di guardare al "come" comunicare bene.
5. Limitare il cambio di contesto
Il passaggio da un'app all'altra e da una piattaforma all'altra è una perdita di tempo.
Nel tentativo di gestire più progetti e aumentare la produttività, la "commutazione di contesto" può ostacolarvi.
Spesso viene confuso con il multitasking, commutazione di contesto è il male minore. Si passa da un'app all'altra e si avviano nuove attività, lasciando a metà quelle più vecchie.
Purtroppo, i suoi effetti negativi vanno oltre la produttività. Uno studio condotto dall'associazione University of California, Irvine, ha riportato che solo 20 minuti di interruzioni ripetute possono causare un aumento dello stress, della pressione e della frustrazione sul lavoro.
Da fare, quindi, per gestire il cambio di contesto?
Lo si affronta in due modi:
1. Inserite tutte le app e gli strumenti in un'unica piattaforma, consentendo al team di accedere a tutto ciò che è a portata di mano.
ClickUp, ad esempio, supporta oltre 1000 integrazioni di app di terze parti consentendo di implementare un'unica soluzione per tutta l'organizzazione che ospita i vostri strumenti preferiti. Inoltre, si elimina il team di cambio di contesto inconsapevole.
2. Utilizzare Visualizzazioni ClickUp per tenere tutti i vostri lavori in un unico posto, la vostra sacra casa della produttività personale.
È inoltre possibile personalizzare la visualizzazione del flusso di lavoro, il monitoraggio dei progetti e la gestione delle attività attraverso tre visualizzazioni: Elenco, Calendario e Bacheca:
Visualizzate le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp per personalizzare il flusso di lavoro in base alle vostre esigenze
Una visualizzazione a volo d'uccello di tutti i progetti può farvi risparmiare tempo e lavoro che altrimenti verrebbero spesi per gestire più file e chiudere le schede del browser.
6. Quando le priorità cambiano, siate flessibili
Il vostro team non è in grado di monitorare i cambiamenti di priorità? L'incapacità di cambiare direzione in base alla situazione è una carenza significativa per i project manager.
E questo accade soprattutto quando si utilizzano più elenchi di cose da fare e fogli di calcolo per tenere traccia di ciò che accade nei vari progetti.
Non siete in grado di riprogrammare le risorse in tempo. Questo può far deragliare i progetti in corso e creare ritardi.
Le due grandi soluzioni?
1. Implementare un processo di controllo delle modifiche Questo vi permetterà di gestire le richieste di modifiche al progetto. Se uno stakeholder richiede una modifica a un progetto, è possibile visualizzarla immediatamente nella pianificazione del progetto. Potete anche sfruttare questo processo per consentire agli stakeholder di approvare/negare le richieste di modifica come ritengono opportuno.
2. Condivisione di una fonte centrale di verità: Utilizzate uno strumento per monitorare le richieste di modifica del progetto e assicuratevi che questo strumento sia disponibile per i membri del team, sia offline che online.
Quando i membri del team hanno visibilità sulla larghezza di banda e sullo stato delle attività in tempo reale, possono cambiare marcia e lavorare in modo efficiente. Inoltre, sarete in grado di controllare il team quando le cose si fanno difficili.
7. Un carico di lavoro equilibrato porta a un team più felice (e produttivo)
La distribuzione uniforme del carico di lavoro del team promuove la crescita aziendale e il benessere dei dipendenti.
Se si sovraccarica un dipendente di attività, si otterrà un lavoro incompleto nel migliore dei casi e di scarsa qualità nel peggiore.
Anche il sottoutilizzo dei dipendenti può renderli demotivati e stressati. Non sorprende che gli USA spendano 300 miliardi di dollari ogni anno per le giornate di lavoro perse e per i problemi di salute derivanti dallo stress da lavoro.
**In entrambi gli scenari, l'organizzazione ha da perdere.
Trovare il punto di forza può aumentare il morale del team e far sì che il progetto proceda senza intoppi.
Ma come? Comprendere l'impatto di gestione del carico di lavoro sulla gestione dei dati.
Quando si gestiscono più progetti e team, i dati sono destinati a fluire attraverso canali intersecanti. È necessario gestire il carico di lavoro in modo adeguato per mantenere il monitoraggio dei dati.
Ecco come si presenta un tipico processo di gestione del carico di lavoro:
- Iniziate allineando le attività alle persone giuste, assicurando che tutti abbiano un carico di lavoro uniforme. È necessaria una visibilità completa delle persone, dei progetti e delle attività coinvolte
- Analizzare le capacità, le competenze e l'esperienza del team per garantire la puntualità, il rispetto del budget e la qualità prevista
- Successivamente, dovrete digitalizzare il processo di distribuzione "intelligente" del carico di lavoro. Per istanza, ClickUp Vista Carico di Lavoro consente di vedere il foglio delle attività e il calendario di ciascun membro e di verificare chi sta lavorando su cosa:
Ordinate le attività per stato e per assegnatari e comprendete i carichi di lavoro settimanali in questa vista Carico di lavoro
In base allo stato di avanzamento del progetto, è possibile personalizzare la visualizzazione, monitorare il livello di lavoro richiesto dall'attività, regolare la capacità del team e lavorare senza interruzioni o ritardi.
8. Quando si pianificano i progetti, si deve pensare all'intero portfolio
Quando la pianificazione dei progetti non è coordinata, i dipendenti spesso vanno in overbooking o vengono bloccati per le date sbagliate.
Per rendere la pianificazione dei progetti a prova di errore, è necessario avere visibilità sul carico di lavoro del team per l'intero anno (e non solo per le settimane che precedono la scadenza del progetto).
Supponiamo che stiate lanciando due micrositi. Sfortunatamente, il primo lancio viene ritardato a causa di problemi di produttività e inizia a entrare in conflitto con il lancio del secondo microsito.
Se il vostro programma di progetto non riflette questo ritardo, finirete per sovraccaricare le risorse e il progetto subirà un ritardo.
Ecco alcuni suggerimenti che potete seguire per programmare i vostri progetti tenendo presente l'intera portata:
- Distribuire le date di inizio e fine del progetto per le persone che lavorano a più progetti contemporaneamente
- Pianificare le dipendenze dei progetti: ad esempio, Da fare per finire la progettazione del sito web prima di scrivere i contenuti?
- Consolidate le attività duplicate tra i progetti per terminare il lavoro più velocemente. Per istanza, se dovete acquistare immagini di repertorio per i vostri materiali commerciali e di marketing, Da fare insieme
- Quando impostate le date di scadenza, lavorate a ritroso per capire quanto tempo occorrerà per completare ogni attività
9. Impostare obiettivi chiari, misurabili e raggiungibili per ogni progetto
L'impostazione di obiettivi e KPI è fondamentale per misurare lo stato dei dipendenti. Ma l'impostazione degli obiettivi ha effetti più profondi e psicologici.
Forbes sostiene che le persone che immaginano vividamente i propri obiettivi sono 1.da 2 a 1,4 volte più probabilità di realizzarli.
Quindi, quando si iniziano a visualizzare gli obiettivi come un'attività più strutturata piano del progetto, si troverà in una posizione migliore per raggiungerli.
Nel contesto aziendale, gli obiettivi assumono il modulo di attività cardine. I project manager esperti adottano il seguente processo di impostazione degli obiettivi:
- In primo luogo, lavorano all'impostazione degli obiettivi gli oggetti del progetto* Poi, si concentrano sulla suddivisione dei progetti in attività più piccole e gestibili
- Successivamente, assegnano le attività ai membri del team appropriati
- Infine, impostano obiettivi misurabili, realistici e chiari
Ma non fermatevi qui. Utilizzate l'automazione a vostro vantaggio con
Obiettivi di ClickUp:
Utilizzate le attività di ClickUp per monitorare lo stato con traguardi numerici, monetari, vero/falso e attività
ClickUp Obiettivi è ideale per organizzare tutti i vostri obiettivi (cicli di sprint, scorecard settimanali dei dipendenti, OKR e così via) in cartelle facili da usare.
È possibile creare traguardi in diversi formati: numero, vero/falso, attività, denaro, descrizioni, ecc.
Inoltre, non dovrete preoccuparvi di tenere sotto controllo lo stato del progetto. Lo strumento se ne occupa al posto vostro.
10. Salvate i vostri flussi di lavoro ricorrenti e risparmiate tempo prezioso
Ogni volta che iniziate un nuovo progetto, ricostruite costantemente gli stessi flussi di lavoro?
Immaginate questo: Avete appena lavorato a un'email trimestrale sul lancio di nuovi prodotti. Dopo un paio di settimane, è arrivato il momento di iniziare a lavorare su un nuovo progetto i materiali da consegnare per il nuovo trimestre.
Ma aspettate.
Lo strumento di progettazione che stavate utilizzando è stato dismesso. Dovrete utilizzare una nuova versione e ripartire da zero. Ma il problema è che non ricordate i componenti dell'email precedente.
Non è una mossa intelligente, dal punto di vista della produttività. Potreste perdere dei componenti critici e i vostri abbonati potrebbero ricevere un'email di qualità inferiore.
Da fare per evitare questa situazione nel prossimo trimestre? Che ne dite di modellare il vostro flusso di lavoro e di usarlo così com'è nel prossimo trimestre?
All'inizio del nuovo trimestre, potete iniziare con il modello personalizzato che avete creato.
Questo accelererà il vostro processo di lavoro ed eviterà le lacune del flusso di lavoro.
Suggerimento: Aggiornate regolarmente i vostri modelli con approfondimenti e best practice per garantire una consegna di qualità.
Gestire più progetti facilmente con ClickUp
Qual è il dilemma più comune dei project manager? Come gestire più progetti senza perdere la ragione.
È comprensibile. I project manager hanno un lavoro molto impegnativo.
In qualità di project manager, spesso ci si ritrova immersi nelle consegne da consegnare ieri. Potreste anche dover affrontare client molto pressanti e un team sovraccarico di lavoro. E non dimentichiamo di mantenere le aspettative degli stakeholder e l'aumento del budget del progetto.
Da fare per un progetto è già abbastanza difficile.
Immaginate cosa succede quando si aggiungono più progetti: può portare al burnout e all'infelicità dei dipendenti.
Una struttura robusta software per il project management come ClickUp è lo strumento giusto per questo lavoro. Ulteriori informazioni sulla gestione di progetti multipli con questo video esplicativo .