Come gestire più progetti con esito positivo

Quasi 60% dei project manager lavora contemporaneamente su due o cinque progetti alla volta.

Garantire lo stesso livello di attenzione, produttività e qualità dei risultati tra i vari progetti è un superpotere che i project manager devono avere. Le scarse prestazioni di un progetto possono portare a un colossale spreco di investimenti 114%, per essere precisi.

Per fortuna, i project manager possono destreggiarsi tra i progetti con un sistema solido.

In questo articolo vi daremo un'idea delle sfide comuni che probabilmente dovrete affrontare e delle strategie che vi aiuteranno a lavorare in modo più intelligente, a migliorare l'efficienza e a gestire più progetti. Ma prima cerchiamo di capire perché un project management efficiente per progetti multipli è così vitale.

Rischi posti da un project management inadeguato di progetti multipli

L'incapacità di gestire bene più progetti può comportare un intervallo di rischi che si ripercuotono su Sequenza, budget, prestazioni del team ed esito positivo dell'organizzazione. Di seguito sono elencati i rischi chiave da considerare:

• Scadenze non rispettate: uno scarso coordinamento e una scarsa definizione delle priorità possono risultare in ritardi in uno o più progetti. Questo non solo ridurrebbe la fiducia del cliente, ma avrebbe anche potenziali implicazioni finanziarie
• **Superamento del budget: l'allocazione inefficiente delle risorse e la mancanza di supervisione possono portare a spese eccessive. Da fare non solo per ridurre la redditività del progetto, ma anche per rendere difficile l'ottenimento di finanziamenti o approvazioni future
• Mancanza di chiarezza: Una comunicazione inadeguata e priorità poco chiare possono lasciare i team incerti su cosa concentrarsi. Questo può avere un impatto sul morale e sulla produttività
• Sovraccarico del team: Un portfolio mal gestito può sovraccaricare i membri del team distribuendoli su molti progetti. Questo aumenta il rischio di errori e può anche causare burnout e abbandono del team
• Scope creep: Una gestione inadeguata degli scopi dei progetti su più iniziative può portare a modifiche e aggiunte incontrollate, con conseguente allungamento delle sequenze, dilatazione dei budget e frustrazione dei membri del team
• **Risultati inferiori alle aspettative: la mancanza di concentrazione e le scadenze affrettate possono portare a compromessi sulla qualità. Non riuscire a consegnare quanto previsto può comportare costi di rilavorazione, per non parlare di client insoddisfatti e di una reputazione negativa
• Ridotto coinvolgimento degli stakeholder: Una comunicazione inefficace e aspettative non soddisfatte tra i progetti possono mettere a dura prova le relazioni con gli stakeholder e portare alla perdita di future opportunità aziendali
• **Scarsa visibilità: lo scarso monitoraggio del progetto può rendere il team cieco di fronte a colli di bottiglia, ritardi, problemi di conformità o potenziali carenze di risorse. Questo può portare il progetto fuori rotta
• Disallineamento strategico: Se mal pianificati e gestiti, i progetti rischiano di non allinearsi con gli obiettivi dell'organizzazione e quindi di causare uno spreco di risorse
• **Senza un project management proattivo, i problemi di un progetto possono aggravarsi e aggravarsi in altri. Ciò aumenta le possibilità di fallimento e i potenziali danni finanziari o di reputazione
• **Opportunità mancate: la scarsa definizione delle priorità e l'allocazione delle risorse possono far sì che alcuni progetti si blocchino o rimangano incompiuti
• **Perdita di innovazione: i team sopraffatti dalla gestione di più progetti possono non avere la capacità di pensare in modo creativo o di innovare

Una gestione efficace di più progetti è fondamentale per mantenere l'efficienza operativa, fornire risultati di qualità e salvaguardare la reputazione e la redditività dell'organizzazione.

12 strategie per gestire con esito positivo più progetti

1. Utilizzare un software di project management 77% dei team di project management di successo utilizza un software per gestire progetti e attività. Tuttavia, solo

46% delle organizzazioni dà priorità a una cultura che valorizzi il project management.

Un software di project management come ClickUp può aiutarvi a superare molte delle sfide associate alla gestione di più progetti.

ClickUp è un software centralizzato per la gestione dei progetti strumento di project management che può ospitare più progetti e aiutarvi a passare da un'attività all'altra senza soluzione di continuità: un vantaggio decisivo per quando le cose vanno fuori controllo (come spesso accade, più volte al giorno!). Portfolios in ClickUp sono progettati per semplificare il project management di più progetti. Dalla strategia all'esecuzione, è possibile monitorare i progetti in un unico luogo.

ClickUp per pianificare, monitorare e gestire il lavoro su più progetti

Un'unica fonte di verità significa visibilità assoluta su colli di bottiglia, rischi, problemi di risorse e altro ancora. Con oltre 15 modi diversi di visualizzare il lavoro, dai grafici di Gantt alle Sequenze, agli Elenchi, alle Bacheche e ai Calendari, è possibile trovare una vista che vada bene per tutti.

Inoltre, ClickUp Dashboard per visualizzare lo stato di avanzamento in tempo reale, in modo da essere sempre un passo avanti. ClickUp per i project manager offre funzionalità/funzione che possono aiutare a:

• Strategizzare e pianificare
• Visualizzare il flusso di lavoro
• Assegnare le attività
• Monitorare il tempo e gestire le risorse
• Collaborare con il vostro team
• Previsione dei risultati

💡Pro Tip: Usate ClickUp per la gestione delle attività modelli gratuiti per il project management e dare il via al vostro piano di progetto con ogni progetto.

2. Concentrarsi, invece di fare multitasking, per la produttività

In genere, i project manager gestiscono da tre a quattro progetti contemporaneamente e la loro sfida più grande? Concentrarsi.

Apprendimento come concentrarsi è più complicato di quanto si pensi. Provate questi suggerimenti per migliorare le vostre capacità di concentrazione:

• Dite di no alle attività che non rientrano nel vostro elenco di priorità. Più si lavora in multitasking, più aumentano le possibilità di incorrere in contrattempi
• Automazioni per le attività di amministratore e per le attività ripetitive conClickUp Brainil vostro assistente IA sempre pronto, in grado di creare programmi per voi, costruire liste di controllo, modificare contenuti e molto altro ancora
• Implementare il timeboxing, una strategia che consente di allenare consapevolmente la mente a completare un'attività entro un determinato blocco di tempo
• Praticare la mindfulness e spegnere quelle fastidiose notifiche che possono disturbare la concentrazione. Potete anche utilizzareapp per la concentrazione per guidare la vostra mente e aiutarvi a mantenere costanti i livelli di concentrazione

3. Dare le giuste priorità alle attività

Vi ritrovate a fare le ore piccole ma non riuscite a fare molto? Forse state dando priorità ad attività di scarso valore che stanno consumando il vostro tempo, la vostra energia e il vostro lavoro richiesto. Priorità delle attività di ClickUp consente di impostare le priorità con il minimo lavoro richiesto. Ecco come funziona:

• Scegliete tra quattro livelli (flag) di priorità: Urgente, Alta, Normale e Bassa
• Ordinare le attività in base al tempo per vedere le attività più critiche all'interno del flusso di lavoro
• Scaricate gli elementi ad alta priorità nella barra degli accessi rapidi, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Combinare le attività prioritarie con le dipendenze. (come "in attesa" o "in blocco")
• Impostare filtri per le date di scadenza e salvarle o condividerle con il team

Da fare in modo più efficiente anche utilizzando i modelli di prioritizzazione .

💡Pro Tip: Usare il pulsante Modello di matrice di priorità ClickUp per classificare le attività in base all'impatto e al lavoro richiesto.

4. Comunicare con chiarezza

Mantenere una linea di comunicazione costante è fondamentale per l'esito positivo del progetto per molte ragioni:

• Gli stakeholder possono condividere le loro aspettative con i membri del team per allineare meglio il loro lavoro. I clienti possono condividere un feedback immediato se le cose vanno male
• Creare un circuito di feedback per il team e aiutarlo a raggiungere gli obiettivi più velocemente senza compromettere la qualità
• Conducete riunioni del team per ridefinire le strategie e rivedere lo stato del progetto. Un approccio proattivo è molto importante
• Gestite le aspettative e le sequenze del client e prevenite il temuto scope creep

Ma come comunicare con chiarezza? Comunicando dove si sta svolgendo il lavoro.

Un ottimo punto di partenza sarebbe quello di investire in uno strumento che dia priorità alla comunicazione, simile a ClickUp Chattare :

Mantenete tutti i vostri lavori e le vostre conversazioni in un unico posto con ClickUp Chat

Conversazioni sparse su più strumenti generano confusione ed errori. Con la chat, potete condividere gli aggiornamenti in tempo reale proprio dove si svolge il lavoro e ottenere visibilità da parte di tutti i team su chi sta lavorando.

Potete anche arricchire le vostre interazioni con un contesto visivo e migliorare la comprensibilità. Aggiungete collegamenti, allegati, file, GIF, immagini, video e tutto ciò che serve per trasmettere il messaggio.

Aggiungete chiunque alle vostre conversazioni di lavoro con le menzioni @ e assegnate i commenti ai singoli membri e mantenete il messaggio elementi di azione in movimento.

💡Pro Tip: Adottare strumenti di comunicazione e modelli per risparmiare tempo e lavoro richiesto

5. Limitare il cambio di contesto

Nel tentativo di gestire più progetti e aumentare la produttività, il "cambio di contesto" può essere d'intralcio.

Spesso confuso con il multitasking, il context switching è il male minore. Con il cambio di contesto si passa da un'app all'altra e si iniziano nuove attività, lasciando a metà quelle più vecchie.

Purtroppo, i suoi effetti negativi vanno oltre la produttività. Uno studio condotto dall'associazione University of California, Irvine, ha riportato che solo 20 minuti di interruzioni ripetute possono causare un aumento dello stress, della pressione e della frustrazione sul lavoro.

Da fare, quindi, per gestire il cambio di contesto?

Sostituite tutte le app e gli strumenti più disparati con una_piattaforma, consentendo al team di accedere a tutto a portata di mano.

ClickUp, ad esempio, riunisce tutte le attività, le conversazioni e i progetti in un'unica piattaforma di facile utilizzo. Dalla gestione del lavoro alla comunicazione e alla collaborazione, tutto avviene in un unico spazio di condivisione.

Inoltre, ClickUp supporta 1000 integrazioni di app di terze parti consentendovi di implementare un'unica soluzione per tutta l'organizzazione che ospita i vostri strumenti preferiti. E liberate il team dal cambio di contesto inconsapevole.

6. Quando le priorità cambiano, siate flessibili

Il vostro team non è in grado di monitorare i cambiamenti di priorità? L'incapacità di cambiare direzione in base alla situazione è una carenza significativa per i project manager.

Ciò accade soprattutto quando si utilizzano più elenchi di cose da fare e fogli di calcolo per monitorare lo stato del progetto.

Le due grandi soluzioni?

• Implementare un processo di controllo delle modifiche: Questo vi permetterà di gestire le richieste di modifiche al progetto. Se uno stakeholder richiede una modifica a un progetto, è possibile visualizzarla istantaneamente nella pianificazione del progetto. Potete anche sfruttare questo processo per consentire agli stakeholder di approvare/negare le richieste di modifica come ritengono opportuno.
• Condivisione di una fonte centrale di verità: Utilizzate uno strumento per monitorare le richieste di modifica del progetto e assicuratevi che questo strumento sia disponibile per i membri del team, sia offline che online.

Quando i membri del team hanno visibilità sulla larghezza di banda e sullo stato delle attività in tempo reale, possono cambiare marcia e lavorare in modo efficiente. Inoltre, sarete in grado di controllare il team quando le cose si fanno difficili.

7. Bilanciare il carico di lavoro del team

La distribuzione uniforme del carico di lavoro del team promuove la crescita aziendale e il benessere dei dipendenti.

Se si sovraccarica un dipendente di attività, si otterrà un lavoro incompleto nel migliore dei casi e di scarsa qualità nel peggiore. Anche il sottoutilizzo dei dipendenti può renderli demotivati e stressati.

Non sorprende che gli Stati Uniti spendano 300 miliardi di dollari ogni anno per le giornate di lavoro perse e per i problemi di salute derivanti dallo stress da lavoro.

**In entrambi gli scenari, l'organizzazione ha da perdere.

Trovare il punto di forza può aumentare il morale del team e far sì che il progetto proceda senza intoppi.

Le piattaforme di project management come ClickUp capiscono quanto sia cruciale un corretto gestione del carico di lavoro è quella dei progetti.

Per garantire a tutti un carico di lavoro uniforme, è necessaria una visibilità completa delle persone, dei progetti e delle attività coinvolte. La vista Carico di lavoro di ClickUp rende tutto ciò possibile. Potete vedere il foglio delle attività e il calendario di ogni membro e verificare chi sta lavorando su cosa.

Ordinate le attività per stato e per assegnatari e comprendete i carichi di lavoro settimanali con ClickUp

In base allo stato di avanzamento del progetto, è possibile personalizzare la visualizzazione, monitorare il livello di lavoro richiesto, regolare la capacità del team e lavorare senza interruzioni o ritardi.

8. Impostazione di obiettivi chiari, misurabili e raggiungibili per ogni progetto

L'impostazione di obiettivi e KPI è fondamentale per misurare lo stato dei dipendenti. Ma l'impostazione degli obiettivi ha effetti più profondi e psicologici.

Forbes sostiene che le persone che immaginano vividamente i loro obiettivi sono 1.da 2 a 1,4 volte più probabilità di realizzarli.

Quindi, quando iniziate a visualizzare gli obiettivi come parte integrante della creazione di una struttura piano del progetto, sarete in una posizione migliore per raggiungerli.

Nel contesto aziendale, gli obiettivi assumono il modulo di attività cardine. I project manager esperti adottano il seguente processo di impostazione degli obiettivi:

• In primo luogo, lavorano all'impostazione degli obiettivigli oggetti del progetto
  • Poi, si concentrano sulla suddivisione dei progetti in attività più piccole e gestibili
• Successivamente, assegnano le attività ai membri del team più appropriati
• Infine, impostano obiettivi misurabili, realistici e chiari

💡Pro Tip: Obiettivi ClickUp è ottimo per organizzare tutti gli obiettivi (cicli di sprint, scorecard settimanali dei dipendenti, OKR, ecc.) in cartelle facili da usare. È possibile creare traguardi in diversi formati: numero, vero/falso, attività, denaro, descrizioni, ecc. Inoltre, non dovrete preoccuparvi di tenere sotto controllo lo stato del progetto. Lo strumento se ne occupa al posto vostro.

Con ClickUp Obiettivi è possibile cancellare e tenere traccia di obiettivi chiari senza alcuno sforzo, per favorire l'esito positivo del team

9. Delegare in modo efficace

Non è possibile gestire tutte le attività da soli, e una delega adeguata dà potere ai membri del team. Se non siete sicuri di come delegare le responsabilità del vostro progetto, ecco alcuni passaggi da seguire:

• Valutare i punti di forza e le capacità di ciascun membro del team
• Assegnare le attività in base alle competenze, alle capacità e al carico di lavoro di ciascun membro del team
• Fidatevi del vostro team e concentratevi nel fornire indicazioni piuttosto che nel fare da micromanager
• Adottare sistemi e processi solidi che creino un'assunzione di responsabilità

💡Pro Tip: Software per la gestione delle attività facilita l'assegnazione delle attività e il monitoraggio dello stato per tutta la durata del progetto

10. Modellizzate i flussi di lavoro ricorrenti e risparmiate tempo prezioso

Ogni volta che iniziate un nuovo progetto, dovete sempre rifare gli stessi flussi di lavoro?

Questo non è l'uso più produttivo del vostro tempo. Se i vostri progetti hanno spesso un insieme comune di progetti da consegnare o processi, create i vostri modelli per i flussi di lavoro e i processi più comuni.

Questo accelererà il vostro lavoro ed eviterà le lacune del flusso di lavoro.

💡Pro Tip: Aggiornate regolarmente i vostri modelli con approfondimenti e best practice per garantire una consegna di qualità.

11. Rimanere organizzati con la documentazione

La gestione di più progetti può richiedere molto. Molti processi, flussi di lavoro, team e programmi. Tenete tutto sotto controllo con una documentazione strutturata documentazione del progetto .

Una documentazione accurata e aggiornata evita la confusione e mantiene i progetti in carreggiata.

Mantenere una documentazione separata ma standardizzata per ogni progetto (ad esempio, requisiti, Sequenza, registro dei rischi) e utilizzare strumenti di project management per garantire l'accessibilità a tutti gli stakeholder.

Generate idee, roadmap di prodotto, brief di prodotto, automatizzate la documentazione, le procedure operative standard e molto altro con ClickUp Brain

💡Pro Tip: Generate la documentazione del progetto con ClickUp Brain e condividetela in modo sicuro utilizzando il programma di lavoro di ClickUp Brain ClickUp Documenti

12. Anticipare e gestire i rischi

Il modo migliore per gestire più progetti insieme in modo efficiente è prepararsi bene. Uno degli aspetti critici di questa preparazione è il piano per i rischi. Software di gestione dei rischi come ClickUp può essere d'aiuto.

La sovrapposizione di progetti moltiplica il potenziale di rischi e interruzioni. Inoltre, i ritardi in un progetto possono avere un effetto a catena sugli altri. Per questo motivo:

• Eseguire una valutazione dei rischi per ogni progetto e documentare i piani di emergenza
• Identificare le interdipendenze tra i progetti e allineare i programmi di conseguenza
• Rivedere regolarmente i rischi durante gli aggiornamenti del progetto e affrontare tempestivamente i potenziali problemi

💡Pro Tip: Modelli di valutazione del rischio possono eliminare le congetture dalla stima dei rischi

Gestire facilmente più progetti con ClickUp

Qual è il dilemma più comune dei project manager? Come gestire più progetti senza perdere la ragione.

È comprensibile. I project manager hanno un lavoro molto impegnativo.

In qualità di project manager, spesso ci si ritrova immersi nelle consegne da consegnare ieri. Potreste anche dover affrontare client molto pressanti e un team sovraccarico di lavoro. E non dimentichiamo di mantenere le aspettative degli stakeholder in un contesto di budget ristretti per i progetti.

Una robusta software per il project management come ClickUp è lo strumento giusto per questo lavoro. Iscrivetevi gratis oggi stesso e toglietevi il fastidio di gestire più progetti.