Quasi il 60% dei project manager lavora contemporaneamente su due-cinque progetti alla volta.
Garantire lo stesso livello di concentrazione, produttività e qualità dei risultati in tutti i progetti è una superpotenza che i project manager devono possedere. Una performance scadente dei progetti può portare a un enorme spreco di investimenti: il 114%, per l'esattezza.
Fortunatamente, i project manager possono destreggiarsi tra i vari progetti grazie a un sistema solido.
In questo articolo ti forniremo un'idea delle sfide comuni che potresti dover affrontare e delle strategie che ti aiuteranno a lavorare in modo più intelligente, migliorare l'efficienza e gestire più progetti in modo efficace. Ma prima cerchiamo di capire perché il project management efficiente per i progetti multipli è così importante.
Rischi derivanti da una gestione inadeguata di più progetti
L'incapacità di gestire bene più progetti può comportare una serie di rischi che incidono sulle tempistiche, sui budget, sulle prestazioni del team e sul successo dell'organizzazione. Di seguito sono riportati i rischi principali da considerare:
- Scadenze non rispettate: un coordinamento e una definizione delle priorità inadeguati possono causare ritardi in uno o più progetti. Ciò non solo ridurrebbe la fiducia dei clienti, ma potrebbe anche avere potenziali implicazioni finanziarie
- Superamento del budget: un'allocazione inefficiente delle risorse e una mancanza di supervisione possono portare a spese eccessive. Questo non solo riduce la redditività del progetto, ma può anche rendere difficile ottenere finanziamenti futuri o approvazioni di progetti
- Mancanza di chiarezza: una comunicazione inadeguata e priorità poco chiare possono rendere i team incerti su cosa concentrarsi. Ciò può influire sul morale e sulla produttività
- Sovraccarico del team: un portfolio gestito male può sovraccaricare i membri del team distribuendoli in modo eccessivo su molti progetti. Questo aumenta il rischio di errori e può anche causare burnout e logorio nel team.
- Scope creep: una cattiva gestione degli ambiti di progetto in più iniziative può portare a modifiche e aggiunte incontrollate, con conseguente allungamento dei tempi, sforamento dei budget e frustrazione dei membri del team
- Risultati inferiori alle aspettative: la mancanza di concentrazione e le scadenze ravvicinate possono compromettere la qualità. Il mancato rispetto delle aspettative può comportare costi di rielaborazione, per non parlare dell'insoddisfazione dei clienti e di una reputazione negativa
- Riduzione del coinvolgimento degli stakeholder: una comunicazione inefficace e aspettative non soddisfatte nei vari progetti possono mettere a dura prova le relazioni con gli stakeholder e portare alla perdita di future opportunità commerciali
- Bassa visibilità: Un monitoraggio inadeguato del progetto può impedire al team di individuare colli di bottiglia, ritardi, problemi di conformità o eventuali carenze di risorse. Ciò può far deragliare il progetto
- Disallineamento strategico: se pianificati e gestiti in modo inadeguato, i progetti rischiano di non allinearsi agli obiettivi organizzativi, causando uno spreco di risorse
- Aumento dei rischi: senza una gestione proattiva dei rischi, i problemi di un progetto possono aggravarsi e ripercuotersi sugli altri. Ciò aumenta le possibilità di fallimento e i potenziali danni finanziari o reputazionali
- Opportunità perse: una cattiva definizione delle priorità e un'allocazione inadeguata delle risorse possono causare il blocco o il mancato completamento di alcuni progetti
- Perdita di innovazione: i Teams oberati dal dover destreggiarsi tra più progetti potrebbero non avere la capacità di pensare in modo creativo o innovativo
Una gestione efficace di più progetti è fondamentale per mantenere l'efficienza operativa, garantire risultati di qualità e salvaguardare la reputazione e la redditività dell'organizzazione.
Leggi anche: Suggerimenti per la gestione dei progetti di project management per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro
12 strategie per gestire con successo più progetti
Prima di addentrarci nelle strategie che ti mostreranno come gestire più progetti e nello strumento ideale per il project management, ecco un breve video che spiega tutto questo.
1. Utilizza un software di project management
Il 77% dei team di project management con esito positivo utilizza software per gestire progetti e attività. Tuttavia, solo il 46% delle organizzazioni dà priorità a una cultura che valorizza il project management.
Software di project management come ClickUp possono aiutarti a superare molte delle sfide associate alla gestione di più progetti.
ClickUp è uno strumento centralizzato di project management che può ospitare più progetti contemporaneamente e aiutarti a passare senza soluzione di continuità da un'attività all'altra: un vantaggio decisivo quando le cose sfuggono al controllo (come spesso accade, più volte al giorno!).
I portafogli in ClickUp sono progettati per semplificare il project management di più progetti. Dalla strategia all'esecuzione, puoi effettuare il monitoraggio del tuo progetto in un unico posto.
Un'unica fonte di verità significa massima visibilità su colli di bottiglia, rischi, difficoltà di approvvigionamento delle risorse e altro ancora. Con oltre 15 modi diversi di visualizzare il tuo lavoro, dai diagrammi di Gantt alla Sequenza, agli elenchi, alle bacheche e ai calendari, puoi trovare una visualizzazione adatta a tutti.
Inoltre, le dashboard di ClickUp mostrano lo stato in tempo reale, così sarai sempre un passo avanti.
ClickUp per project manager offre funzionalità/funzioni che possono aiutarti a:
- Elaborate una strategia e pianificate
- Visualizza il tuo flusso di lavoro
- Assegna le attività
- Tieni traccia del tempo e gestisci le risorse
- Collabora con il tuo team
- Previsione dei risultati
💡Suggerimento professionale: utilizza i modelli gratuiti di project management di ClickUp e avvia rapidamente la pianificazione di ogni tuo progetto.
2. Concentrati, invece di fare multitasking, per aumentare la produttività
In genere, i project manager gestiscono da tre a quattro progetti contemporaneamente: qual è la loro sfida più grande? Concentrarsi.
Imparare a concentrarsi è più complicato di quanto si pensi. Prova questi suggerimenti per migliorare la tua capacità di concentrazione:
- Rifiuta le attività che non hanno una priorità elevata nell'elenco. Più ti dedichi al multitasking, maggiori sono le possibilità di incorrere in contrattempi.
- Automatizza le tue attività amministrative e le attività ripetitive con ClickUp Brain, il tuo assistente IA sempre pronto, che può creare programmi per te, creare liste di controllo, effettuare modifiche al contenuto e molto altro ancora.
- Implementa il timeboxing, una strategia che consiste nell'allenare consapevolmente la mente a completare un'attività entro un determinato blocco di tempo
- Pratica la consapevolezza e disattiva quelle fastidiose notifiche che possono disturbare la tua concentrazione. Puoi anche utilizzare app di concentrazione per guidare la tua mente e aiutarti a mantenere livelli di concentrazione costanti
3. Assegna le giuste priorità alle attività
Ti ritrovi a lavorare fino a tarda notte senza ottenere grandi risultati? Forse stai dando la priorità a attività di scarso valore che potrebbero consumare il tuo tempo, le tue energie e il lavoro richiesto.
La prioritizzazione delle attività in ClickUp ti consente di impostare le priorità con il minimo lavoro richiesto. Ecco come funziona:
- Scegli tra quattro livelli (bandierine) di priorità: Urgente, Alta, Normale e Bassa
- Ordina le tue attività in base al tempo per vedere quelle più critiche all'interno del tuo flusso di lavoro
- Inserisci gli elementi con priorità elevata nel tuo vassoio delle attività, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- Combina le attività prioritarie con le dipendenze (ad esempio "in attesa di" o "blocco").
- Imposta dei filtri per le date di scadenza e salvali o effettua la condivisione con il team
Puoi anche farlo in modo più efficiente utilizzando modelli di prioritizzazione.
💡Suggerimento professionale: utilizza il modello di matrice delle priorità di ClickUp per classificare le attività in base all'impatto e al lavoro richiesto.
4. Comunicate con chiarezza
Mantenere una linea di comunicazione costante è fondamentale per l'esito positivo di un progetto per molte ragioni:
- Gli stakeholder possono condividere le loro aspettative con i membri del team per allineare meglio il loro lavoro. I clienti possono condividere feedback immediati se qualcosa va storto
- Crea un ciclo di feedback per il tuo team e aiutalo a raggiungere gli obiettivi più rapidamente senza compromettere la qualità
- Organizza riunioni di gruppo per ridefinire le strategie e verificare lo stato dei progetti. Un approccio proattivo può portare a grandi risultati
- Gestisci le aspettative dei clienti in merito ai risultati finali e alle sequenze dei progetti ed evita il temuto "scope creep" (deriva degli obiettivi).
Ma come puoi comunicare con chiarezza? Comunicando dove si svolge il lavoro.
Un ottimo punto di partenza sarebbe investire in uno strumento che dia priorità alla comunicazione, simile a ClickUp Chat:
Le conversazioni sparse su più strumenti portano a confusione ed errori. Con Chat, puoi effettuare la condivisione di aggiornamenti in tempo reale proprio dove si svolge il lavoro e ottenere visibilità tra i team su chi sta lavorando a cosa.
Puoi anche stratificare le tue interazioni con un contesto visivo e migliorare la comprensibilità. Aggiungi link, allegati, file, GIF, immagini, video e qualsiasi cosa possa aiutare a trasmettere il messaggio.
Aggiungi chiunque alle tue conversazioni di lavoro con menzioni, assegna commenti ai singoli membri e mantieni attive le azioni da intraprendere.
💡Suggerimento professionale: adotta strumenti di comunicazione e modelli per risparmiare tempo e lavoro richiesto
5. Imposta un limite al cambio di contesto
Nel tuo tentativo di gestire più progetti e aumentare la produttività, il "cambio di contesto" può ostacolarti.
Spesso confuso con il multitasking, il cambio di contesto è il minore dei due mali. Con il cambio di contesto, si passa da un'app all'altra e si avviano nuove attività, lasciando quelle precedenti a metà.
Purtroppo, i suoi effetti negativi vanno oltre la produttività. Uno studio dell'Università della California, Irvine, ha riportato che solo 20 minuti di interruzioni ripetute possono causare maggiore stress, pressione e frustrazione nel lavoro.
Quindi, come gestisci il cambio di contesto?
Sostituisci tutte le tue app e i tuoi strumenti disparati con *una sola piattaforma, consentendo al tuo team di accedere a tutto con un semplice clic.
ClickUp, ad esempio, riunisce tutte le tue attività, conversazioni e progetti in un'unica piattaforma intuitiva. Dalla gestione del lavoro alla comunicazione, fino alla collaborazione, tutto avviene in un unico spazio condiviso.
Inoltre, ClickUp supporta oltre 1000 integrazioni di app di terze parti, consentendoti di implementare un'unica soluzione a livello aziendale che racchiude tutti i tuoi strumenti preferiti. E liberi il team dal cambio inconscio di contesto.
6. Quando le priorità cambiano, sii flessibile
Il tuo team di progetto non è in grado di effettuare il monitoraggio delle priorità in evoluzione? L'incapacità di adattarsi alle esigenze della situazione è una grave lacuna per i project manager.
Questo accade soprattutto quando si utilizzano più elenchi di cose da fare e fogli di calcolo per il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto.
Le due grandi soluzioni?
- Implementa un processo di controllo delle modifiche: questo ti consentirà di gestire le richieste di modifiche al progetto. Se uno stakeholder richiede una modifica a un progetto, potrai visualizzarla immediatamente nella pianificazione del progetto. Puoi anche sfruttare questo processo per consentire agli stakeholder di approvare/rifiutare le richieste di modifica come ritengono opportuno.
- Condividi una fonte centrale di informazioni: utilizza uno strumento per effettuare il monitoraggio delle richieste di modifica dei progetti e assicurati che questo strumento sia disponibile per i membri del team sia offline che online.
Quando i membri del tuo team hanno visibilità in tempo reale sulla capacità del team e sullo stato delle attività, possono cambiare marcia e lavorare in modo efficiente. Inoltre, potrai anche controllare il team quando le cose si fanno difficili.
7. Bilancia il carico di lavoro del tuo team
Distribuire equamente il carico di lavoro del tuo team favorisce la crescita aziendale e il benessere dei dipendenti.
Sovraccaricare un dipendente con più attività porterà, nel migliore dei casi, a un lavoro incompleto e, nel peggiore dei casi, a un lavoro di scarsa qualità. Anche sottoutilizzare i dipendenti può renderli demotivati e stressati.
Non sorprende che gli Stati Uniti spendano 300 miliardi di dollari ogni anno per giorni di lavoro persi e problemi di salute derivanti dallo stress legato al lavoro.
Conclusione: in entrambi gli scenari, l'organizzazione rischia di subire una perdita.
Trovare il giusto equilibrio può migliorare il morale del team e garantire il corretto svolgimento del progetto.
Le piattaforme di gestione delle risorse di progetto come ClickUp comprendono quanto sia fondamentale una corretta gestione del carico di lavoro per i progetti.
Per garantire che tutti abbiano un carico di lavoro equilibrato, è necessario avere una visibilità completa su tutte le attività, le persone e i progetti coinvolti. La vista Carico di lavoro di ClickUp rende tutto questo possibile. Visualizza il foglio delle attività e il Calendario di ciascun membro e controlla chi sta lavorando a cosa.
In base allo stato del tuo progetto, puoi personalizzare la visualizzazione, monitorare il livello di lavoro richiesto dall'attività, riadattare la capacità del tuo team e lavorare senza interruzioni o ritardi.
8. Stabilisci obiettivi chiari, misurabili e raggiungibili per ogni progetto
L'impostazione degli obiettivi e dei KPI è fondamentale per misurare i progressi dei dipendenti. Ma l'impostazione degli obiettivi ha conseguenze più profonde e psicologiche.
Forbes sostiene che le persone che hanno un'immagine chiara dei propri obiettivi hanno una probabilità da 1,2 a 1,4 volte maggiore di raggiungerli.
Quindi, quando inizi a visualizzare gli obiettivi come parte integrante della creazione del tuo piano di progetto strutturato , sarai in una posizione migliore per raggiungerli.
Nel contesto aziendale, gli obiettivi assumono la forma di attività cardine. I project manager esperti adottano il seguente processo di definizione degli obiettivi:
- In primo luogo, lavorano alla definizione degli obiettivi del progetto
- Quindi, si concentrano sulla suddivisione dei progetti in attività più piccole e più gestibili
- Successivamente, assegnano le attività ai membri del team appropriati
- Infine, hanno fissato obiettivi misurabili, realistici e chiari
💡Suggerimento professionale: ClickUp Obiettivi è ottimo per organizzare tutti i tuoi obiettivi (pensa ai cicli sprint, alle schede di valutazione settimanali dei dipendenti, agli OKR, ecc. ) in cartelle facili da usare. Puoi creare traguardi in diversi formati: numerici, vero/falso, attività, monetari, descrizioni, ecc. Inoltre, non devi preoccuparti di tenere sotto controllo lo stato del tuo progetto. Lo strumento può farlo al posto tuo.
9. Delega in modo efficace
Non puoi gestire ogni attività da solo, e una corretta delega responsabilizza i membri del team. Se non sei sicuro di come delegare compiti e responsabilità per il tuo progetto, ecco alcuni passaggi che puoi seguire:
- Valuta i punti di forza e le capacità di ciascun membro del team
- Assegna le attività in base alle competenze, alle capacità e al carico di lavoro di ciascun membro del team
- Abbiate fiducia nel vostro team e concentratevi sull'offrire una guida piuttosto che sul micro-management
- Adotta sistemi e processi solidi che favoriscano la responsabilità
💡Suggerimento professionale: il software di gestione delle attività semplifica l'assegnazione delle attività e il monitoraggio dello stato per tutta la durata del progetto
10. Crea modelli per i flussi di lavoro ricorrenti e risparmia tempo prezioso
Ti ritrovi a ricostruire costantemente gli stessi flussi di lavoro ogni volta che inizia un nuovo progetto?
Questo non è l'uso più produttivo del tuo tempo. Se tutti i tuoi progetti hanno spesso una serie comune di risultati o processi, crea i tuoi modelli per i flussi di lavoro e i processi che utilizzi più spesso.
Questo ti consentirà di accelerare il tuo lavoro ed evitare interruzioni nel flusso di lavoro.
💡Suggerimento professionale: aggiorna regolarmente i tuoi modelli con approfondimenti e best practice per garantire risultati di qualità.
11. Mantieni l'ordine con la documentazione
La gestione di più progetti può richiedere molto impegno. Molti processi, flussi di lavoro, team e programmi. Tieni tutto sotto controllo con una documentazione strutturata dei progetti.
Una documentazione accurata e aggiornata previene la confusione e mantiene i progetti in linea con gli obiettivi.
Mantieni una documentazione separata ma standardizzata per ogni progetto (ad esempio, requisiti, sequenze, registri dei rischi) e utilizza strumenti di gestione dei documenti per garantire l'accessibilità a tutte le parti interessate.
💡Suggerimento professionale: genera la documentazione del progetto con ClickUp Brain e effettua la condivisione in modo sicuro utilizzando ClickUp Docs
12. Anticipa e gestisci i rischi
Il modo migliore per gestire più progetti insieme in modo efficiente è prepararsi bene. Uno degli aspetti fondamentali di questa preparazione è pianificare in anticipo i rischi. Un software di gestione dei rischi come ClickUp può essere d'aiuto.
I progetti sovrapposti moltiplicano il potenziale di rischi e interruzioni. Inoltre, i ritardi in un progetto possono avere un effetto a catena sugli altri. Pertanto:
- Effettua una valutazione dei rischi per ogni progetto e documenta i piani di emergenza
- Identifica le interdipendenze tra i progetti e allinea i programmi di conseguenza
- Esamina regolarmente i rischi durante gli aggiornamenti del progetto e affronta tempestivamente i potenziali problemi
💡Suggerimento professionale: i modelli di valutazione dei rischi possono eliminare le congetture dalla stima dei rischi
Gestisci facilmente più progetti con ClickUp
Qual è il dilemma più comune che devono affrontare i project manager? Come gestire più progetti contemporaneamente senza perdere la sanità mentale.
È comprensibile. I project manager hanno un lavoro difficile da svolgere.
In qualità di project manager, potresti trovarti spesso sommerso da consegne che avrebbero dovuto essere completate ieri. Potresti anche dover gestire clienti esigenti e un team oberato di lavoro. E non dimentichiamo di soddisfare le aspettative degli stakeholder con budget di progetto limitati.
Un software di project management affidabile come ClickUp è lo strumento giusto per questo lavoro.
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