10 modelli gratuiti di definizione delle priorità per organizzare le attività del vostro team’
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10 modelli gratuiti di definizione delle priorità per organizzare le attività del vostro team’

Immaginate un incrocio trafficato durante l'ora di punta. Centinaia di auto sono in fila e ogni automobilista ha fretta di arrivare al lavoro in tempo. Senza un'adeguata regolamentazione del traffico, si scatenerebbe il caos più totale. 🚨

La definizione delle priorità affronta problemi simili, ma ora stiamo parlando di scadenze incombenti e clienti esigenti invece che di ingorghi. Fornisce le linee guida per un'organizzazione efficiente quando ci si destreggia contemporaneamente tra molti compiti con diversi livelli di urgenza.

Per padroneggiare il gioco delle priorità, è necessario trovare uno strumento adeguato per questo lavoro. Date un'occhiata all'elenco dei nostri modelli di priorità ClickUp preferiti e scegliete il vostro compagno! Esploreremo ciò che ciascuno di essi porta in tavola e come potete utilizzarli per spingere la produttività .

Cos'è un modello di matrice di priorità?

I modelli di priorità sono quadri precostituiti per aiutarvi a organizzare gli incarichi in base alla loro urgenza e ai livelli di impatto sull'azienda.

Con tutti i compiti ordinati, voi e il vostro team potete lavorare più velocemente e con sicurezza. Sapete esattamente cosa, quando e perché va fatto, in modo che i vostri sforzi siano mirati e allineati con gli obiettivi dell'azienda e del team.

L'utilizzo di un modello di prioritizzazione dei progetti offre molti vantaggi, tra cui:

  • Maggiore concentrazione, efficienza e produttività
  • Miglioramento del processo decisionale strategico
  • Allocazione efficace delle risorse
  • Riduzione dello stress e migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
  • Rispetto delle scadenze e raggiungimento tempestivo degli obiettivi

Come le tecniche di definizione delle priorità, i modelli di priorità sono disponibili in varie forme con diversi criteri di valutazione dei compiti e possono essere utilizzati in vari contesti da persone che occupano posizioni organizzative specifiche.

Cosa rende un buon modello di priorità?

In generale, un modello di priorità efficace dovrebbe soddisfare i seguenti requisiti:

  • Visualizzazione: Ha una struttura chiara e un design accattivante con colori ed elementi attraenti che aiutano a dare vita ai vostri piani
  • Accessibilità: Permette di accedervi e modificarlo da qualsiasi dispositivo, consentendo la pianificazione in movimento
  • Intuitività: Presenta un'interfaccia pulita ed è semplice da usare per tutti i membri del team, nuovi o esperti
  • Flessibilità: Si adatta a diversi tipi di progetti e team e consente di scalare con la crescita dell'azienda
  • Integrazione: Supporta l'integrazione con gli strumenti di gestione dei progetti preferiti, consentendo di ottimizzare il flusso di lavoro
  • Collaborazione: Consente a tutti i membri del team di partecipare alla definizione delle priorità, offrendo funzioni avanzate di condivisione, controllo degli utenti e comunicazione

10 Modelli gratuiti di prioritizzazione dei progetti da utilizzare nel 2024

Un suono priorità dei compiti il piano di lavoro può creare le premesse per il lavoro successivo, in modo che i progetti multipli si svolgano senza intoppi. Se si compie uno sforzo supplementare in anticipo, è possibile risparmiare tempo durante le fasi di produzione più impegnative, prevenendo errori di comunicazione, ritardi, errori e altri contrattempi che erodono la fiducia dei clienti. ⏰

Non sapete come e dove iniziare? Utilizzate uno di questi 10 Modelli ClickUp e ottimizzare il vostro priorità del lavoro lavorare in poco tempo. L'utilizzo è gratuito, quindi potete esplorare diverse opzioni senza alcun vincolo!

1. Modello di matrice di priorità del progetto ClickUp

Modello di matrice di priorità del progetto ClickUp

Il Modello di matrice di priorità ClickUp è un ottimo modo per visualizzare la complessa gerarchia dei compiti da svolgere.

Si tratta di una matrice 3×3 con due assi che rappresentano le variabili Impatto e Sforzo. Un compito può avere un punteggio basso, medio o alto su queste variabili. Le celle sono strategicamente colorate per aiutarvi a valutare a colpo d'occhio la priorità complessiva degli incarichi:

  1. Rosso: Da fare subito
  2. Arancione: Eseguire il prossimo
  3. Verde: Eseguire per ultimo

Per aggiungere contenuti a una lavagna ClickUp, creare una nuova nota adesiva da qualche parte sulla lavagna e descrivere brevemente il compito. Dopo aver valutato l'impatto e il livello di impegno, trascinatela nella cella che meglio rappresenta il suo stato di priorità. È possibile utilizzare l'esatto posizionamento della nota all'interno della cella per introdurre un ulteriore livello di classificazione.

Essendo in visualizzazione Whiteboard, il modello consente libertà e creatività. È possibile aggiungere immagini e video, collegarsi a compiti e documenti e scarabocchiare per esprimere idee al team con un tocco divertente. 💥 Scarica questo modello

2. Modello di matrice di priorità semplice di ClickUp

Modello di matrice di priorità semplice ClickUp

Classificare l'urgenza e l'importanza dei progetti a più alta priorità su una lavagna ClickUp

Se si preferisce rimanere fedeli alla collaudata matrice di priorità di Eisenhower, il modello Modello di matrice di priorità semplice di ClickUp potrebbe essere lo strumento per definire le priorità dei progetti.

Il modello ha una struttura 2×2 e include le variabili Urgenza e Importanza. Come la precedente aggiunta al nostro elenco, è possibile utilizzare il quadro aggiungendo note adesive alle sue quattro celle.

A seconda della loro posizione, i compiti possono essere classificati come:

  1. Alta importanza, alta urgenza: Fare prima
  2. Bassa importanza, alta urgenza: Fare dopo
  3. Alta importanza, bassa urgenza: Fare dopo
  4. Bassa importanza, bassa urgenza: Fare per ultimo

Sapevate che potete usare ClickUp per gestire quasi tutte le operazioni dietro le quinte, non solo la definizione delle priorità?

Trasformate le note adesive in attività con un solo clic e gestitele tutte nella vista Elenco. È possibile valutare le capacità dei dipendenti, assegnare compiti e monitorare i progressi o aggiungere sottocompiti, liste di controllo, allegati e qualsiasi altra cosa che aiuti a completare le attività. Scarica questo modello

3. Modello di matrice di priorità delle azioni ClickUp

Modello di matrice di priorità dell'azione ClickUp

Un'altra matrice 2×2, la Modello di matrice di priorità dell'azione ClickUp consente ai project manager di valutare le attività in base all'impegno richiesto e all'impatto potenziale.

Prima di decidere la loro priorità, elencate tutte le attività nel rettangolo grigio sul lato destro del modello utilizzando note adesive. Sentitevi liberi di cambiare i colori per introdurre informazioni aggiuntive. Ad esempio, il colore può indicare l'assegnatario, il reparto o un altro fattore di valutazione.

È possibile organizzare i compiti in quattro celle diverse, che hanno nomi intelligenti:

  1. Grandi progetti: Alto impatto + alto impegno
  2. Vittorie rapide: Alto impatto + basso impegno
  3. Completamento: Basso impatto + alto sforzo
  4. Compiti senza importanza: Basso impatto + basso sforzo

Come per gli altri modelli di lavagna ClickUp, è possibile personalizzare quasi ogni elemento alla perfezione. Sentitevi liberi di andare dove vi porta la vostra immaginazione con immagini, video, scarabocchi e diagrammi. 🎨 Scarica questo modello

4. Modello di lavagna ClickUp per matrice di priorità 2X2

Modello di lavagna ClickUp 2X2 con matrice delle priorità

Come suggerisce il nome, il modello Modello di lavagna ClickUp 2X2 con matrice di priorità è una matrice standard 2×2 in cui è possibile trascinare le attività.

Nonostante il suo aspetto familiare, il modello ha un approccio unico rispetto alle raccomandazioni precedenti del nostro elenco. Oltre all'Importanza, include la Priorità come una delle variabili. Questo tipo di struttura è utile quando la priorità dell'attività è stata determinata, ma non è in linea con la sua importanza complessiva.

Anche se un'attività può essere etichettata come ad alta priorità, ciò non significa che debba essere la vostra preoccupazione principale. Utilizzate questo modello per capire dove allocare il vostro tempo, considerando il contesto più ampio. Scarica questo modello

5. Modello di lavagna ClickUp per la definizione delle priorità

Modello di lavagna ClickUp per la definizione delle priorità

Il Modello di lavagna per la definizione delle priorità di ClickUp offre un modo colorato e innovativo per gestire compiti, idee e proposte all'interno della vostra organizzazione. 🌈

Sebbene sia simile a una matrice con i suoi due assi, il modello si allontana dalle rigide categorie e introduce un sistema di livelli più flessibile. A seconda della posizione nel diagramma, le attività possono avere i seguenti stati:

  1. Deve essere fatto/fattibile: Altamente realizzabile e altamente significativo
  2. Ottimo da avere/Necessita di revisione: Altamente realizzabile o altamente significativo
  3. Non funzionerà/Impossibile: Difficilmente significativo o difficilmente raggiungibile

Iniziate elencando tutti i vostri compiti come note adesive nella sezione Pool di idee sulla destra. Questo modello di prioritizzazione vi permette di coinvolgere i dipendenti in modo trasversale, assegnando un colore a ciascun reparto. Dopo aver creato l'elenco, valutate la significatività e la realizzabilità dei compiti e spostateli nelle rispettive posizioni.

Ricordate di aggiornare la legenda a sinistra per aiutare gli altri a muoversi più facilmente nel diagramma ! 🧭 Scarica questo modello

6. Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp

Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp

Ci stiamo allontanando dal semplice priorità dei progetti matrice ad una struttura più completa e interattiva. Il Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp fornisce tutti gli strumenti necessari per aumentare la produttività e raggiungere in modo efficiente gli obiettivi giornalieri del team. 📅

Con questo modello, potete:

  • Centralizzare tutti i dati per renderli facilmente accessibili a tutti
  • Organizzare i compiti e tenere traccia del loro avanzamento
  • Pianificare e assegnare i compiti e avere una visione olistica della tempistica del progetto

La prima cosa da fare è definire l'obiettivo di fascia alta. È possibile farlo nella piccola tabella in cima alla vista Elenco del modello. Quindi, definire le attività e le sottoattività per ogni reparto. Utilizzate le colonne sul lato destro per impostare la scadenza, indicare la complessità dell'attività o introdurre un campo personalizzato con altre informazioni rilevanti.

Se siete amanti delle lavagne Kanban, potreste trovare più comodo organizzare le attività nella vista Lavagna. Qualunque sia il layout, sentitevi liberi di personalizzare i raggruppamenti, i filtri e altri elementi per adattare il modello alle esigenze del vostro team.

Grazie alla visualizzazione Timeline, è possibile gestire il tempo . Definendo le dipendenze dei compiti, si garantisce che i compiti seguano sempre l'ordine più logico ed efficiente, anche in caso di frequenti riprogrammazioni. Scarica questo modello

7. Modello di piano d'azione SMART di ClickUp

Modello di piano d'azione SMART ClickUp

Il Modello di piano d'azione SMART di ClickUp vi dà l'opportunità di analizzare i vostri obiettivi in profondità. Potete specificare i mezzi per raggiungerli e misurare il successo. 📐

Dato che probabilmente avete lavorato con Word, Google Docs o un programma simile, questo modello dovrebbe farvi suonare qualche campanello! 🔔

Scrivete i vostri pensieri nelle apposite caselle di testo, eliminate i banner e il gioco è fatto.

Iniziate con la definizione del vostro obiettivo finale. Nella sezione successiva, affrontate gli aspetti specifici del vostro piano d'azione, seguendo il principio SMART:

  1. Specifico: Cosa dovete fare per raggiungere l'obiettivo? Chi sono gli altri responsabili e quali sono i loro compiti?
  2. Misurabile: Quali metriche utilizzerete per monitorare i progressi e determinare il successo dei vostri sforzi? Ci sono delle tappe fondamentali da raggiungere?
  3. Realizzabile: Come pensate di raggiungere l'obiettivo? Di quali strumenti avete bisogno? Quali sono le competenze o le conoscenze che dovete approfondire?
  4. Rilevante: Perché questo obiettivo è importante? Come si inserisce nel quadro generale e negli obiettivi dell'azienda?
  5. Temporalmente vincolante: Ci sono scadenze prestabilite da rispettare? In caso contrario, quanto tempo pensate di avere a disposizione per raggiungere il vostro obiettivo?

Nella tabella Follow-Through alla fine, fate un resoconto dei vostri progressi dopo gli intervalli di tempo prestabiliti. Evidenziate i principali risultati, le carenze e le aree che necessitano di ulteriore supporto. Scaricate questo modello

8. Modello di Backlog e Sprint di ClickUp

Modello di Backlog e Sprint di ClickUp

Responsabili di team di sviluppo software, ascoltate: questo modello è per voi! Il Modello di Backlog e Sprint di ClickUp è un modello completo strumento di produttività basato sulle metodologie Scrum e Agile.

Occupa un intero spazio ClickUp e offre varie visualizzazioni e funzionalità, consentendo di gestire l'intero processo da un'unica applicazione. Potrebbe essere difficile per i principianti, ma il documento didattico incluso dovrebbe fornire una guida sufficiente.

Il modello è dotato di diverse viste, tra cui:

  • Elenco epico per un'ampia panoramica di tutte le storie dell'utente
  • Elenco delle priorità del backlog per aiutare a organizzare le storie utente e i bug
  • Elenco degli sprint e Standup Board giornaliero per la pianificazione a lungo termine
  • Nuovo modulo di richiesta Epic per raccogliere il feedback degli utenti
  • Viste Calendario, Timeline e Carico di lavoro per la pianificazione
  • Documenti di retrospettiva per riassumere e ottenere input dai team

Quando si tratta di gestione delle priorità l'elenco delle priorità del Backlog offre molte colonne personalizzate per aiutare a valutare le attività. È possibile assegnare punti Sprint, utilizzare il metodo di ordinamento MoSCoW, assegnare un'etichetta di priorità o introdurre i propri criteri di progetto. Scaricate questo modello

9. Modello ClickUp Avvio-Stop-Continua

Modello ClickUp Start-Stop-Continue

Template ClickUp Start-Stop-Continua

Migliorate i risultati con il ClickUp Start-Stop-Continue Template e riflettete su quali attività iniziare, terminare o continuare per ottenere i migliori risultati

Di tanto in tanto, è necessario rivalutare i flussi di lavoro per identificare le aree di miglioramento. Dopo tutto, l'ordine di lavoro non ha molta importanza se i processi sono obsoleti e inefficaci.

Il Template ClickUp Avvio-Stop-Continua fornisce un quadro per ottimizzare i processi all'interno del team o dell'organizzazione. Si tratta di un altro modello Whiteboard, quindi le opzioni di personalizzazione sono elevate.

Per prima cosa, bisogna stabilire l'obiettivo primario, cioè ciò che si desidera ottenere. Ad esempio, potrebbe essere il miglioramento del servizio clienti o la semplificazione del processo di onboarding.

Creare un elenco di attività coinvolte in questo processo utilizzando dei foglietti adesivi. Discutendo con i vostri colleghi o con gli stakeholder, decidete a quale categoria appartiene ogni compito:

  1. Inizio: Attività che non state facendo ma che dovreste fare
  2. Fermare: Attività inefficaci che occupano molto tempo ma che portano poco valore all'azienda
  3. Continuare: Attività che hanno dimostrato di avere un impatto e che dovrebbero rimanere nel processo

Trascinare e rilasciare le note che simboleggiano le attività nelle posizioni appropriate. È possibile trasformare i piani in azioni creando attività nella vista Elenco, sbloccando molte altre funzionalità. Assicuratevi di valutare e aggiornare nuovamente il processo dopo un certo periodo per garantirne la pertinenza. Scarica questo modello

10. Modello ClickUp di documento semplice per i compiti da svolgere

Modello semplice di ordine del giorno di ClickUp

In alcuni casi, la soluzione più semplice è quella più efficace. Il Modello semplice per i documenti da consegnare di ClickUp ne è un esempio perfetto. Offre un modo semplice per gestire le attività senza inutili complessità o distrazioni.

Utilizzate la vista Elenco come elenco principale delle attività. Per impostazione predefinita, le colonne mostrano il destinatario, la data di scadenza, il tag di priorità, i commenti e altro ancora. La colonna Stato presenta un menu a discesa con categorie personalizzabili.

È possibile personalizzare anche le colonne, scegliendo tra 20 opzioni di campo, tra cui:

  • Testo
  • Data
  • Barra di avanzamento
  • Casella di controllo
  • Valutazione
  • Formula

Espandete le informazioni aggiungendo sottoattività, liste di controllo e allegati. Non esitate a esplorare altre viste, come Board e Gantt, e a giocare con i filtri per trovare la variante di visualizzazione ottimale. Scarica questo modello

Modelli di priorità assoluta: Una panoramica

Non siete sicuri di quale modello provare? Consultate la seguente tabella per un riepilogo di tutte le opzioni:

Aumentate la vostra produttività con i modelli di priorità

Un solido sistema di definizione delle priorità aumenta le prestazioni del team, consentendo di ottenere risultati più rapidi e di qualità superiore. Inoltre, getta le basi per il lavoro futuro, consentendo una pianificazione efficiente a medio e lungo termine. Compito per compito, progetto per progetto, il vostro team può diventare uno dei migliori dell'azienda.

Utilizzando uno di questi fantastici modelli di priorità, potrete **avere un vantaggio e raggiungere i vostri obiettivi di produttività in pochissimo tempo! Crea un account gratuito