Se vi destreggiate tra mille attività e il vostro elenco di cose da fare sembra non finire mai, ma vi sentite eternamente occupati, siete davvero produttivi? 🤔
Non è una domanda a trabocchetto!
In realtà, molte persone nel mondo aziendale di oggi descrivono la produttività in modo diverso. Un recente studio ClickUp ha condotto un recente sondaggio su oltre 1.000 lavoratori statunitensi ha chiesto come definiscono la produttività nell'area di lavoro e sono emerse tre risposte:
Dal sondaggio è emerso che il 58% degli intervistati definisce la produttività come il completare tutte le attività, il 51% come il sentirsi realizzati e il 43% come il portare a termine un maggior numero di compiti nel proprio elenco di cose da fare. Che si tratti di progetti grandi e difficili, di problemi con la gestione del tempo o troppe attività amministrative, ci sono molte cose che possono ostacolare la nostra produttività.
Se siete costantemente intrappolati in questo scenario, è ora di migliorare la vostra produttività. Esistono modi per lavorare più velocemente senza bruciarsi. Iniziate subito incorporando le seguenti strategie nella vostra routine quotidiana per snellire il flusso di lavoro e riuscire a fare di più.
Tuffiamoci qui sotto! 🏊
10 modi per lavorare più velocemente e in modo più intelligente per ottenere più cose da fare
Lavorare più velocemente significa trovare semplici scorciatoie o utilizzare piccoli trucchi per riuscire a fare di più in meno tempo. La cosa più importante è adottare i suggerimenti più adatti al proprio flusso di lavoro e ai propri processi. Non esiste un approccio unico per tutti.
Si tratta invece di mettere in pratica buone abitudini di lavoro e capire dove si può perdere tempo o addirittura fare lavori ripetuti. Per questo motivo abbiamo raccolto 10 consigli su come lavorare più velocemente, in modo da risparmiare un po' di banda mentale e utilizzare il tempo a sufficienza durante la giornata.
1. Automatizzate i vostri flussi di lavoro con ClickUp Automazioni
Creare ricette di automazione personalizzate o utilizzare quelle pre-costruite per automatizzare i lavori di routine e semplificare il flusso di lavoro complesso
Sapete cosa c'è di straordinario? L'automazione dei vostri flussi di lavoro personali. Fidatevi di noi, è una cosa che cambia le carte in tavola e un'abilità preziosa sapere come mettere il lavoro su un pilota automatico. Immaginate di risparmiare tempo ed energia per attività ripetitive. E invece di concentrarvi sulle attività che contano davvero, ovvero i lavori creativi e strategici che mettono in risalto il vostro talento.
L'utilizzo di strumenti di automazione si traduce anche in un minor numero di errori, perché si standardizzano il processo e i passaggi per completare il progetto, in modo da ottenere coerenza, precisione e un lavoro di altissimo livello. Chi non vorrebbe una simile tranquillità?
Utilizzate le ricette di automazione predefinite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi su ciò che conta di più Funzionalità/funzione di automazione di ClickUp consente di impostare flussi di lavoro automatizzati per eliminare i lavori ripetitivi in un'unica attività. Ad esempio, è possibile creare un'automazione che assegni le attività ai membri del team in base ai loro ruoli o che sposti un'attività in uno stato diverso quando viene completata.
Quando completate le attività con gli strumenti di automazione, non solo risparmiare tempo ma assicuratevi che i vostri progetti rimangano in carreggiata eliminando tutti i lavori noiosi che possono bloccare i progetti stessi.
2. Utilizzare modelli per garantire coerenza ed efficienza
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/ClickUp-Templates\_Cleanshot.gif Esempio di Centro modelli di ClickUp /$$$img/
Create il vostro modello o utilizzatene uno già pronto dal Centro modelli di ClickUp, quindi salvatelo per riutilizzarlo in progetti futuri
Quando si tratta di lavorare in modo più rapido e intelligente, usate i modelli.
Chi non ama l'idea di partire subito con il piede giusto? Con l'aiuto dei modelli, avrete un solido punto di partenza e potrete immergervi subito nel vostro progetto. Non perdete tempo a chiedervi da dove cominciare. Prendete un modello già pronto, modificatelo in base alle vostre esigenze e partite.
I modelli promuovono anche la coerenza. Non dovrete più preoccuparvi se i vostri documenti o le vostre presentazioni corrispondono allo stile dei vostri lavori precedenti. Con un modello personalizzabile, avrete un aspetto unificato per tutto il lavoro, il che non solo fa risparmiare tempo, ma ha anche un aspetto super professionale.
Sia che si tratti di un documento di modello di struttura di ripartizione del lavoro o un modello di modello di elenco di cose da fare c'è qualcosa che si può usare per mantenere tutti sulla stessa pagina. Lavorate con lo stesso format e utilizzate le stesse linee guida. Scegliete tra Dalla libreria di modelli predefiniti di ClickUp da personalizzare, formattare e modificare in base alle proprie esigenze.
3. Impostazione di obiettivi SMART e monitoraggio dello stato in ClickUp
La vista Riquadro consente di visualizzare i lavori del team, i risultati ottenuti e la capacità di lavoro
Se avete bisogno di aiuto per delineare le vostre attività non importanti e quelle importanti, in modo da sapere che cosa ha bisogno di priorità considerare la possibilità di seguire la procedura di Obiettivi SMART formattare. È un acronimo che sta per Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound.
Invece di impostare obiettivi vaghi come "voglio risparmiare tempo sul lavoro" o "voglio essere più produttivo", gli SMART forniscono una chiara tabella di marcia verso l'esito positivo, in modo da sapere esattamente cosa si sta cercando di ottenere:
- Specifico: L'obiettivo deve essere ben definito e chiaro, in modo che non ci siano ambiguità su ciò che si vuole ottenere
- Misurabile: Monitorare lo stato e sapere quando si è raggiunto l'obiettivo
- Realizzabile: Impostare traguardi realistici che si possono effettivamente raggiungere e allineare gli obiettivi pertinenti con i valori generali e gli obiettivi a lungo termine
- Temporalmente vincolanti: Impostare una scadenza per l'obiettivo e dare un senso di urgenza e motivazione per Da fare
Memorizzare e classificare in modo ordinato obiettivi simili in cartelle di ClickUp
Utilizzando Funzionalità obiettivi di ClickUp è possibile creare obiettivi SMART, suddividerli in traguardi più piccoli e gestibili e organizzarli per un facile accesso. Monitorando e organizzando i vostri stati all'interno della piattaforma, potrete rimanere concentrati e motivati e vedrete che vi avvicinerete molto più velocemente ai vostri obiettivi.
4. Utilizzate le funzionalità/funzione di blocco del calendario
Organizzate i progetti, pianificate le sequenze temporali e visualizzate il lavoro del vostro team su un calendario flessibile che tiene tutti sulla stessa pagina
Il blocco del tempo è una tecnica di base ma potente che può fare miracoli per il tempo assegnato a progetti o attività specifiche. Questo abitudine che aumenta la produttività consiste nel programmare periodi di tempo dedicati - che si tratti di incrementi di un'ora o di mezz'ora - per attività specifiche. Questo tecnica di gestione del tempo è un vero e proprio cambio di rotta quando si tratta di riuscire a fare di più in meno tempo.
Ecco perché è così fantastica. Innanzitutto, il blocco del tempo aiuta a mantenere la concentrazione al laser. Dedicando blocchi di tempo specifici alle attività, si ha meno probabilità di di avere problemi di concentrazione su email, telefonate o allettanti avvisi di social media sul cellulare.
Inoltre, con un calendario prestabilito, lavorerete in modo più efficiente per completare l'attività entro il tempo stabilito. È come darsi una mini scadenza per ogni attività, e sappiamo tutti che le scadenze possono accendere un fuoco sotto di noi, sia che si tratti di un semplice compito che di un grande progetto.
Tenete traccia delle riunioni o degli eventi attuali, passati e futuri con il modello di blocco degli orari di ClickUp
Il blocco del tempo è fantastico anche per ridurre la fatica delle decisioni. È per questo che i team si affidano a La visualizzazione del Calendario di ClickUp per implementare il blocco del tempo e programmare blocchi dedicati ad attività specifiche. Inoltre, Modelli di blocco della pianificazione di ClickUp possono integrare il calendario con altri strumenti come Google Calendar o Outlook. Questi modelli aiutano a mantenere la concentrazione, a ridurre al minimo le distrazioni e a garantire l'assegnazione di tempo sufficiente per ogni attività.
5. Sfruttare la potenza di ClickUp AI
Le funzioni di ClickUp AI consentono ai team di marketing di produrre rapidamente documenti importanti come un caso di studio
Supponiamo che stiate redigendo un articolo all'interno della dashboard di ClickUp e abbiate bisogno di alcune idee su come iniziare un'introduzione, e subito! Con L'intelligenza artificiale integrata di ClickUp è possibile passare al setaccio il lungo elenco di idee che genera per voi una volta che l'avete prompt.
Con la funzionalità/funzione integrata è possibile generare bozze, migliorare una bozza esistente o fare brainstorming per un'attività. ⏰
L'intelligenza artificiale è il futuro: è il passaggio successivo all'automazione delle attività. Incorporarla nel vostro flusso di lavoro ClickUp ha il potenziale di farvi risparmiare un sacco di tempo una volta che l'avrete inserita nel vostro flusso di lavoro esistente.
Per saperne di più Strumenti di IA per il project management ? Dai un'occhiata a queste alternative di Copy IA & Strumenti di IA per il marketing
6. Suddividete le attività in parti più piccole con sottoattività e liste di controllo
Create elenchi di cose da fare chiari e multifunzionali per gestire facilmente le vostre idee e lavorare da qualsiasi luogo, in modo da non dimenticare più nulla
In ClickUp è possibile suddividere attività di grandi dimensioni in attività secondarie più piccole e gestibili o creare liste di controllo all'interno delle attività. In questo modo è possibile monitorare più facilmente lo stato di avanzamento ed è soddisfacente spuntare gli elementi che si completano.
Inoltre, è possibile assegnare attività secondarie diverse ai membri del team, promuovendo la collaborazione e la distribuzione efficiente delle attività. Se si aggiunge un po' di automazione al mix, non si può dire con quanta efficienza si possano svolgere le attività, completare i progetti e apportare gli aggiornamenti necessari.
7. Date priorità al carico di lavoro utilizzando campi personalizzati e priorità
Trovate numeri precisi all'istante utilizzando formule semplici o avanzate nei campi personalizzati di ClickUp
A volte si desidera avere un maggiore controllo sulla propria dashboard di produttività. Per questo c'è Campi personalizzati di ClickUp che consente di aggiungere ulteriori informazioni alle attività o di impostare livelli di priorità più granulari.
I campi personalizzati di ClickUp, altamente personalizzabili, consentono di creare facilmente formule, dettagliare le priorità, visualizzare e assegnare attività e molto altro ancora. I campi personalizzati sono ideali per la creazione di dashboard di grandi dimensioni, quando si ha bisogno di una visione a volo d'uccello di tutto, senza dover entrare nel merito.
Ad esempio. assegnare le priorità alle attività utilizzando la funzionalità/funzione Priorità che consente di assegnare le attività a priorità Urgente, Alta, Normale o Bassa. Affrontare prima le attività ad alta priorità garantisce lo stato degli obiettivi più importanti.
8. Limitare le distrazioni con la Modalità Focus
Utilizzate la vista Focus Mode di ClickUp Documenti per eliminare le distrazioni della barra laterale e lavorare in un semplice spazio bianco
La modalità Focus di ClickUp aiuta a rimanere in zona riducendo al minimo le distrazioni mentre si lavora a un'attività specifica. Quando si attiva la Modalità Focus, viene richiesto di impostare un timer per la durata del lavoro senza interruzioni.
La modalità nasconde le informazioni non necessarie, permettendovi di concentrarvi sull'attività da svolgere. Inoltre, è possibile integrare ClickUp con i blocchi dei siti web o utilizzare il suo sistema integrato software di monitoraggio del tempo integrato a misurare la produttività .
Questo è particolarmente utile quando si sta cercando di elaborare contenuti scritti, promemoria, blog, email, guide e qualsiasi altra cosa che debba essere scritta Documenti di ClickUp .
9. Delegate le attività in modo efficace con le funzionalità/funzione del team
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che è necessario per avviare la vostra prossima collaborazione
Le solide funzionalità di ClickUp per la collaborazione in team consentono di delegare facilmente le attività e condividere le informazioni con i colleghi nelle visualizzazioni Whiteboard. Perché Da fare tutto da soli quando non è necessario?
Assegnate le attività ai membri del team in base alle loro competenze, aggiungete commenti alle attività per ottenere chiarimenti o utilizzate la funzionalità/funzione di chattare per comunicare senza problemi all'interno della piattaforma. In questo modo si evita di passare continuamente da una parte all'altra. 🤓
Per non parlare del fatto che è un modo fantastico per rimanere concentrati, perché non si è costretti a cambiare continuamente contesto. Delegando le attività, potete concentrarvi sulle vostre attività più importanti priorità e gestire il carico di lavoro in modo più efficace. Consultate la nostra guida sull'esternalizzazione dei progetti!
10. Esaminate le vostre abitudini di lavoro con le funzionalità/funzione di reportistica
Riunite tutto il vostro lavoro in una panoramica di alto livello con i Dashboard
Chi dice che la reportistica e l'analisi sono solo per il project management e i numeri? ClickUp strumenti per la produttività consentono una reportistica dettagliata per ottenere informazioni preziose sulle vostre abitudini di lavoro.
Utilizzate funzionalità come il monitoraggio del tempo, la vista Riquadro e i grafici di velocità per identificare le tendenze, individuare i colli di bottiglia e scoprire le aree di miglioramento. Il bello è che tutto questo può avvenire all'interno della vostra dashboard, che è anche altamente personalizzabile.
Tutte le informazioni, le automazioni, i report, le note e le attività rimangono in un unico luogo. Centralizzare tutti i documenti, le attività e le promemoria più importanti non solo fa risparmiare tempo, ma facilita anche il lavoro.
Il monitoraggio regolare dei report salvati automaticamente vi aiuterà a perfezionare le vostre strategie, a rimanere in carreggiata e, in definitiva, a lavorare più velocemente.
Come Da fare di più in meno tempo
Integrando questi 10 consigli nella vostra routine quotidiana e utilizzando la potenza di ClickUp, sarete sulla buona strada per lavorare più velocemente e da fare. La chiave è essere disciplinati e adattate continuamente le vostre strategie per ottimizzare il flusso di lavoro. Raggruppate attività simili per lavorare in gruppi o programmate blocchi sul calendario per evitare di perdere tempo con attività non importanti.
Con gli strumenti e la mentalità giusti, vedrete miglioramenti significativi nella vostra efficienza, con conseguente esito positivo nella vostra vita personale e professionale.
Siete pronti a incrementare la vostra produttività con ClickUp?