10 consigli su come lavorare più velocemente e ottenere risultati con ClickUp

Se stai destreggiandoti tra mille attività e il tuo elenco di cose da fare sembra infinito, ma ti senti eternamente occupato, sei davvero produttivo? 🤔

Non è una domanda trabocchetto! In realtà, molte persone nel mondo aziendale di oggi descrivono la produttività in modo diverso.

Se ti ritrovi costantemente intrappolato in questa situazione e insegui l'"attività successiva", è ora di migliorare la tua produttività (senza prendere scorciatoie). Esistono modi per lavorare più velocemente senza esaurirti.

Inizia subito incorporando le seguenti strategie nella tua routine quotidiana per ottimizzare il tuo flusso di lavoro e ottenere maggiori risultati. Tratteremo alcuni consigli per migliorare la qualità del lavoro, impostare un programma di lavoro efficiente, ridurre il tempo dedicato alle attività e aumentare la velocità di lavoro complessiva. Cominciamo! 🎢

10 modi per lavorare in modo più rapido e intelligente e ottenere maggiori risultati

Lavorare più velocemente significa trovare semplici scorciatoie o utilizzare piccoli trucchi per fare di più in meno tempo. La cosa più importante è adottare i consigli che funzionano meglio per il tuo flusso di lavoro e il tuo processo.

L'unica regola? Non esiste un approccio valido per tutti. Si tratta invece di mettere in pratica buone abitudini di lavoro e imparare dove potresti sprecare tempo o addirittura svolgere lavori ripetitivi.

Ecco perché abbiamo raccolto 10 consigli su come lavorare più velocemente, in modo da risparmiare parte delle tue energie mentali e ottenere di più con meno sforzo!

1. Automatizza i tuoi flussi di lavoro

Sai cosa è fantastico? Automatizzare i tuoi flussi di lavoro personali. Fidati di noi, è una svolta rivoluzionaria e una competenza preziosa saper come mettere il lavoro in pilota automatico. Immagina di risparmiare tutto quel tempo e quell'energia su attività ripetitive. E invece, ti concentri su compiti diversi che contano davvero: il lavoro creativo e strategico che mette davvero in mostra il tuo talento.

L'uso di strumenti di automazione comporta anche una riduzione degli errori, poiché consente di standardizzare il processo e i passaggi necessari per completare il progetto, garantendo così coerenza, accuratezza e risultati eccellenti. Chi non vorrebbe godere di tanta tranquillità?

Quando completi le attività con strumenti di automazione, non solo risparmi tempo, ma garantisci anche che i tuoi progetti procedano secondo i piani, eliminando tutto il lavoro noioso che può rallentarli.

🌈 In primo piano: la funzionalità di automazione di ClickUp ti consente di impostare flussi di lavoro automatizzati per eliminare il lavoro ripetitivo in un'unica attività. Ad esempio, puoi creare un'automazione che assegna le attività ai membri del team in base ai loro ruoli o sposta un'attività in uno stato diverso quando viene contrassegnata come completata.

E non è tutto! Gli Autopilot Agents di ClickUp sono i tuoi compagni di squadra basati sull'IA che possono automatizzare per te i lavori complessi o ripetitivi.

Utilizza agenti predefiniti o personalizzati per gestire attività quali la creazione di azioni da intraprendere a partire dagli appunti delle riunioni, la riepilogazione dei documenti o la valutazione dei moduli inviati: perfetti per flussi di lavoro che richiedono intelligenza e monitoraggio continuo, non solo semplici trigger.

2. Crea modelli per alcune parti del tuo lavoro per garantire coerenza ed efficienza

Quando si tratta di lavorare in modo più veloce e intelligente, usa i modelli!

A chi non piace l'idea di partire in quarta? Con l'aiuto dei modelli, avrai un solido punto di partenza, così potrai immergerti subito nel tuo progetto. Non perdere tempo a chiederti da dove iniziare. Prendi invece un modello già pronto, modificalo in base alle tue esigenze e sei pronto per partire.

I modelli favoriscono anche la coerenza. Non dovrai più preoccuparti che i tuoi documenti o le tue presentazioni siano in linea con lo stile dei tuoi lavori precedenti. Con un modello personalizzabile, avrai un aspetto uniforme su tutta la linea, che non solo ti farà risparmiare tempo, ma ti darà anche un'immagine estremamente professionale.

Che si tratti di un modello di struttura di suddivisione del lavoro o di un modello di elenco di cose da fare, c'è qualcosa che potresti usare per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Stai lavorando con lo stesso formato e utilizzando le stesse linee guida. Scegli dalla libreria di modelli predefiniti di ClickUp per personalizzare, formattare e modificare in base alle tue esigenze.

Se sei pronto a mettere tutto nero su bianco, usa questo modello di calendario con elenco delle attività da fare di ClickUp per tenere sotto controllo il tuo elenco di attività! 👇🏼

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3. Stabilisci obiettivi SMART e effettua il monitoraggio regolare dello stato

In un sondaggio condotto da ClickUp su oltre 1.000 lavoratori statunitensi, ai quali è stato chiesto come definiscono la produttività nell'area di lavoro, tre risposte hanno spiccato su tutte:

Che si tratti di grandi progetti, problemi di gestione del tempo o troppe attività amministrative, ci sono molte cose che possono impedirci di sentirci veramente produttivi. Ecco perché abbiamo bisogno di obiettivi invece che di un elenco di attività da fare!

Piuttosto che spuntare gli elementi da un elenco, un obiettivo ci aiuta a concentrarci sui risultati, in modo da dare la priorità al lavoro di alto valore rispetto a quello che richiede solo impegno.

Se hai bisogno di aiuto per distinguere le attività importanti da quelle non importanti, in modo da sapere a cosa dare la priorità, prendi in considerazione il formato degli obiettivi SMART. Si tratta di un acronimo che sta per Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Raggiungibile), Relevant (Rilevante) e Time-bound (Limitato nel tempo).

Invece di fissare obiettivi vaghi come "Voglio risparmiare tempo sul lavoro" o "Voglio essere più produttiva", le ragazze SMART forniscono una chiara tabella di marcia per il successo, in modo da sapere esattamente cosa si sta cercando di ottenere:

Utilizzando la funzionalità Obiettivi di ClickUp, puoi creare obiettivi SMART e suddividerli in traguardi più piccoli e gestibili, organizzandoli in modo da poterli consultare facilmente. Attraverso il monitoraggio e l'organizzazione dei tuoi progressi all'interno della piattaforma, rimarrai concentrato e motivato vedendo che ti avvicini ai tuoi obiettivi molto più rapidamente.

Un utente di Reddit sostiene che preparare l'ambiente di lavoro sia altrettanto importante!

La tua produttività dipende da ciò che ti circonda. Elimina quindi il maggior numero possibile di potenziali distrazioni. Metti il telefono in un'altra stanza: una sola notifica può farti perdere il filo del discorso per un massimo di 15 minuti. Prepara il caffè prima di sederti al lavoro. Assicurati di stare al caldo: il freddo può distrarre il tuo processo mentale, facendoti pensare al fatto che hai freddo. Usa cuffie con cancellazione del rumore.

4. Utilizza le funzionalità di time blocking sul tuo Calendario

Il time blocking è una tecnica semplice ma potente che può fare miracoli per il tempo che dedichi a progetti o attività specifici. Questa abitudine che aumenta la produttività consiste nel programmare periodi di tempo dedicati, in incrementi di un'ora o mezz'ora, per attività specifiche.

Ecco perché è così fantastico. Innanzitutto, il time blocking ti aiuta a mantenere una concentrazione estrema. Dedicando specifici blocchi di tempo alle attività, è meno probabile che tu abbia difficoltà a concentrarti a causa di email, telefonate o quei tentatori avvisi dei social media sul tuo cellulare.

Inoltre, con un lasso di tempo prestabilito, lavorerai naturalmente in modo più efficiente per completare l'attività entro il tempo assegnato. È come darti una mini scadenza per ogni attività, e sappiamo tutti come le scadenze possano spronarci, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'attività semplice o di un grande progetto.

Il time blocking è ottimo anche per ridurre l'affaticamento decisionale. Tutto ciò che ti serve è uno strumento che ti aiuti ad implementarlo senza intoppi, e ClickUp Calendario fa proprio questo! Può:

✅ Raggruppa le tue riunioni, le attività assegnate, i blocchi di concentrazione (praticamente tutti gli eventi in programma) in un'unica vista integrata✅ Aiutati a classificare le attività in priorità, arretrati e scaduti, rendendo più chiaro ciò che dovresti privilegiare in qualsiasi momento✅ Pianifica automaticamente i blocchi di tempo in base al tuo flusso di lavoro ✅ Impara dal tuo stile di lavoro nel tempo e fornisci suggerimenti di pianificazione più intelligenti✅ Unifica la disponibilità del team in un'unica vista in modo da sapere chi sta lavorando a cosa e chi è disponibile

Ecco perché i team si affidano al calendario di ClickUp per implementare il time blocking e pianificare blocchi dedicati per attività specifiche. Inoltre, i modelli di time blocking di ClickUp possono integrare il tuo calendario con altri strumenti come Google Calendar o Outlook. Questi modelli ti aiutano a mantenere la concentrazione, ridurre al minimo le distrazioni e assicurarti di dedicare tempo sufficiente a ciascuna attività.

5. Sfrutta la potenza dell'IA

L'IA non è solo uno strumento, ma rappresenta un cambiamento nel modo in cui concepiamo la produttività. Sgravandoci da attività cognitive come l'ordinamento delle informazioni, il riconoscimento di modelli, la compilazione di report o la generazione di testi e immagini, l'IA ci consente di lavorare in modo più rapido e intelligente.

L'unico problema? Non è veramente integrato nei tuoi flussi di lavoro quotidiani, il che potrebbe costringerti a continuare a copiare e incollare elementi da una scheda all'altra. A meno che tu non utilizzi l'IA di ClickUp! ClickUp Brain è integrato direttamente nell'area di lavoro di ClickUp e può aiutarti a ottenere:

6. Suddividi le attività in parti più piccole con attività secondarie e liste di controllo

Quando affronti un progetto di grandi dimensioni o un obiettivo ambizioso, una delle sfide più grandi è sapere da dove iniziare. Il lavoro può sembrare opprimente, non perché è troppo difficile, ma perché non è strutturato in modo chiaro.

Uno dei modi più efficaci per superare questo ostacolo è suddividere il progetto in parti più piccole e gestibili utilizzando un metodo chiamato Action Layering . Questo approccio ti aiuta a passare da intenzioni vaghe a attività concrete e più gestibili, rendendo più facile agire e misurare lo stato del progetto.

🎯 Inizia definendo l'obiettivo finale: che aspetto ha l'esito positivo? Sii specifico su ciò che stai cercando di ottenere. 🎯 Suddividi l'obiettivo in 3-5 parti più grandi o attività cardine che rappresentano le fasi principali del lavoro. Queste attività cardine fungono da roadmap di alto livello🎯 Immergiti in ogni fase ed elenca le attività secondarie che devono essere completate. Ogni attività secondaria dovrebbe essere un passaggio chiaramente definito e realizzabile che può essere terminato in 30-60 minuti🎯 Una volta che hai il tuo elenco, assegna una priorità e ordina le attività: determina quali hanno una dipendenza da altre, cosa può essere fatto in parallelo e cosa dovrebbe venire prima🎯 Infine, assegna le attività e fissa delle scadenze per rendere il piano realizzabile e vincolato nel tempo.

Con ClickUp Tasks, suddividere il lavoro è semplice. Inizia creando un'attività per ogni attività cardine del tuo progetto, quindi aggiungi delle attività secondarie per definire i passaggi più piccoli e concreti necessari per completare ciascuna di esse. Se necessario, puoi nidificare ulteriormente le attività secondarie per flussi di lavoro complessi.

7. Dai priorità al tuo carico di lavoro

Dare priorità? È l'antitesi del lavoro frenetico. Ed è proprio ciò di cui hai bisogno per ottenere quel leggero vantaggio. Il tuo alleato in questo processo? Il modello di Eisenhower!

Ti aiuta a stabilire le priorità delle attività dividendole in:

Con un approccio mirato come questo, potrai assicurarti di non limitarti a reagire alle attività più urgenti, ma di dedicare effettivamente il tuo tempo ad attività in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine, la tua produttività e il tuo benessere.

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8. Limita le distrazioni con il tempo dedicato alla concentrazione

In media, i dipendenti vengono distratti ogni 11 minuti e possono impiegare fino a 25 minuti per ritrovare la concentrazione dopo un'interruzione.

Queste continue distrazioni si sommano rapidamente, influenzando la produttività e rallentando i progressi. Il costo reale non è solo il tempo, ma anche l'energia mentale persa durante ogni distrazione. Quindi, come puoi rimanere concentrato ed evitare il multitasking?

9. Delega le attività in modo efficace

Sappiamo tutti che delegare è fondamentale per terminare le attività, ma non è sempre facile. Il trucco sta nell'assegnare attività che corrispondono ai punti di forza del tuo team.

Invece di limitarti a trasmettere le informazioni, chiarisci ciò che desideri, stabilisci aspettative realistiche e assicurati che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo. Strumenti come le app di gestione delle attività possono aiutarti a rimanere aggiornato senza essere invadente, mentre rapidi controlli possono mantenere tutto sotto controllo.

Quando deleghi nel modo giusto, liberi tempo per attività più importanti e aiuti il tuo team a sentirsi più sicuro e capace. Ecco cosa dice il COO di ClickUp, Gaurav Agarwal, riguardo alla delega!

La domanda è: "È questo l'uso con il maggiore valore che posso fare del mio tempo limitato?" Lasciar andare è difficile. Vedere qualcuno impiegare più tempo di te per fare qualcosa che tu potresti fare rapidamente è doloroso. Ma è l'unica strada per raggiungere una vera crescita.

Ecco un esempio. Recentemente ho cambiato il modo in cui preparo i contenuti della mia revisione trimestrale dell'attività: In precedenza: impiegavo 20 ore per raccogliere personalmente i dati, formulare una storia e creare le diapositive Ora: il mio team impiega 30 ore e io ne impiego 5 Il totale è ora di 35 ore contro le 20 di prima. Sembra inefficiente, vero?

Tuttavia, questo approccio:

Mi fa risparmiare 15 ore di tempo che posso dedicare a lavori di maggior valore.

Produce un risultato finale migliore di quello che potrei ottenere da solo.

Consente al mio team di sviluppare una comprensione più approfondita dell'attività aziendale

La prossima volta che lo faremo, le 35 ore totali diventeranno 25 ore. Questo è il paradosso della produttività del ridimensionamento: ciò che sembra una riduzione dell'efficienza a livello unitario crea in realtà guadagni esponenziali a livello di sistema.

10. Rivedi le tue abitudini di lavoro con le funzionalità di reportistica

Hai mai notato come un'attività che pensi richiederà solo un'ora si protragga in qualche modo per tutto il pomeriggio? È la legge di Parkinson all'opera . Il principio afferma che "il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per la sua completazione" ed è qualcosa che molti di noi sperimentano in prima persona.

Il punto chiave da ricordare è che più tempo ti concedi per completare un compito, più tempo ci vorrà, indipendentemente dal fatto che richieda effettivamente tutto quel tempo.

La soluzione? Fare un passo indietro per esaminare come impieghi il tuo tempo può aiutarti a individuare le tendenze, riconoscere quando ti distrai e capire cosa funziona (e cosa no). Si tratta di capire dove puoi migliorare, in modo da non essere solo impegnato, ma anche di alto livello dal punto di vista della produttività.

La cosa bella è che non devi fare nulla di troppo complicato. Inizia semplicemente prestando attenzione a quanto tempo dedichi alle attività, rivedendo i tuoi obiettivi o anche riflettendo alla fine della settimana. Gli strumenti di produttività di ClickUp consentono di generare reportistica dettagliata per ottenere informazioni preziose sulle tue abitudini di lavoro. Utilizza i dashboard senza codice di ClickUp per creare facilmente uno spazio personalizzato in cui puoi monitorare tutte le tue metriche chiave e il tempo monitorato.

Come portare a termine più lavoro e battere i tuoi limiti di tempo

Integrando questi 10 consigli nella tua routine quotidiana, sarai sulla buona strada per lavorare più velocemente e ottenere maggiori risultati.

La chiave è essere disciplinati e adattare continuamente le tue strategie per ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Raggruppa attività simili per lavorare in batch o pianifica blocchi sul tuo Calendario per evitare di perdere tempo in attività non importanti.

Con gli strumenti e la mentalità giusti, noterai miglioramenti significativi nella tua efficienza, che ti porteranno a un esito positivo nella tua vita personale e professionale. Allora, sei pronto a potenziare la tua produttività?

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