Come risparmiare tempo: consigli & trucchi utili per aggiungere ore alle vostre giornate

Vi destreggiate tra lavoro, famiglia, amici, faccende domestiche e hobby, cercando di dormire a sufficienza e di trovare il tempo per rilassarvi e distendervi. Siate sinceri: quante volte avete desiderato che la giornata durasse solo un po' di più?

Sebbene non si possa cambiare la durata delle giornate, è possibile padroneggiare le capacità di gestione del tempo e organizzare le giornate per ottenere di più.

In questo articolo parleremo dei migliori consigli su come risparmiare tempo e aumentare la produttività per realizzare tutto ciò che avete in programma senza stress. @marketingbesties Ho trovato il modo migliore per risparmiare tempo e rimanere organizzata anche se sono sommersa di lavoro #produttività#come risparmiare tempo#dailyplanner#pianificatoresettimanale♬ suono originale - YourMarketingFriend

Perché è importante risparmiare tempo?

Tutti hanno 24 ore al giorno. Sta a voi decidere cosa farne: preferite guardare un'intera stagione della vostra serie TV preferita, passare del tempo di qualità con la vostra famiglia o Da fare un lavoro profondo? Se imparate a risparmiare tempo, potete svolgere tutte queste attività in un solo giorno e dormire bene!

Vediamo rapidamente i principali vantaggi del risparmio di tempo:

• Miglioramento della produttività **Da fare in meno tempo se si raggruppano attività simili
• Equilibrio tra lavoro e vita privata: non dovete scegliere tra il tempo da dedicare al lavoro e quello da dedicare a casa: la giornata è abbastanza lunga per entrambi se siete ben organizzati
• Meno stress **Una conseguenza inevitabile di una cattiva gestione del tempo è lo stress. Imparando a risparmiare tempo, vi sentirete molto più rilassati e sarete in grado di completare ogni elemento della vostra agendaelenco Da fare senza pressione o tensione
• Avanzare la concorrenza: in un'impostazione di lavoro, propriogestione del tempo può aiutarvi a lanciare un prodotto o un servizio di qualità superiore più velocemente rispetto alla concorrenza e a conquistare il mercato 🥇

11 consigli di esperti per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza a lavoro e a Home

Volete diventare dei professionisti della gestione del tempo, riuscendo a lavorare al meglio e mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata? I seguenti suggerimenti e trucchi sono modi per risparmiare tempo. 👇

1. Monitoraggio del tempo dedicato alle diverse attività

Prima di affinare le vostre capacità di gestione del tempo, dovete innanzitutto capire cosa occupa effettivamente il vostro tempo. Quanti minuti e quante ore al giorno dedichi a diverse attività e faccende?

Il monitoraggio del tempo che dedicate a specifiche attività durante la giornata vi aiuta ad avere un quadro chiaro del vostro programma giornaliero. Sarete in grado di individuare le attività che richiedono troppo tempo e di capire come essere più efficienti. Inoltre, potrete individuare gli obblighi che richiedono maggiore attenzione.

Esistono diversi modi di monitorare il tempo. Se vi piace scrivere, prendete un foglio di carta e create una tabella delle vostre attività. Poi, monitorate il tempo con l'orologio o il cellulare e scrivete i risultati. Un'altra opzione è quella di utilizzare un un'app per il monitoraggio del tempo .

Qualunque sia la vostra scelta, tenete un registro dettagliato, perché questo è il primo passaggio verso lo sviluppo di una strategia di risparmio di tempo sostenibile.

2. Esplora le strategie di gestione del tempo Strategie di gestione del tempo possono dare una spinta all'efficienza e aiutare a

organizzare il vostro programma per sfruttare ogni minuto.

Una semplice strategia consiste nel ripercorrere la giornata ogni mattina mentre si prende il caffè per creare un'immagine mentale di ciò che si deve fare.

Un'altra strategia di gestione del tempo è l'impostazione degli obiettivi . Naturalmente, gli obiettivi devono essere realistici: guadagnare un milione di dollari in un giorno sembra bello, ma è altamente irraggiungibile. Impostate obiettivi che vi diano un senso di realizzazione e vi motivino ad andare avanti.

Impostate le vostre metriche e raggiungetele con ClickUp

Se il vostro orario di lavoro è flessibile, un modo efficace per risparmiare tempo è capire quando siete più produttivi e programmare il vostro lavoro in base a questo periodo. Alcune persone sono nottambule, mentre altre danno il meglio di sé la mattina presto... Scoprite il vostro ritmo (se non lo conoscete già) e create un programma che si allinei.

Non c'è un giusto o uno sbagliato quando si tratta di strategie di gestione del tempo. Esaminate il vostro stile di lavoro e i problemi che spesso vi affliggono, sia che si tratti di procrastinazione , mancanza di attenzione o altro, e adottate una strategia che vi aiuti a eliminarla.

3. Imparare a stabilire le priorità

La definizione delle priorità è spesso la chiave per risparmiare tempo. Imparare a stabilire le priorità aiuta ad avere successo nel lavoro e a ridurre lo stress, prendere decisioni informate e raggiungere gli obiettivi.

Il primo passaggio della definizione delle priorità è l'elenco di tutte le attività. Questo include sia le attività quotidiane che quelle programmate per settimane o mesi. Poi si deve determinare la loro importanza in base a:

1. Urgenza
2. Impatto
3. Scadenze

La tecnica "mangia la rana" dà priorità alle attività più complesse e che richiedono tempo. In questo modo, si eliminano le cose più impegnative e si può utilizzare il tempo rimanente per altre attività. Questo tecnica di definizione delle priorità vi dà un senso di realizzazione al mattino presto, mantenendo la vostra motivazione per tutto il giorno.

Avete creato un elenco delle vostre attività ordinate per priorità e siete pronti a eliminarle una per una. Ma i dirigenti hanno aggiunto alcune attività urgenti al vostro elenco. Da fare ora? Non lasciatevi turbare da questa situazione: le emergenze impreviste sono, purtroppo, un fattore da tenere in considerazione nel vostro programma. Respirate, riorganizzate il vostro elenco per far fronte alle attività in più e fate il vostro lavoro alla grande!

4. Creare sequenze di lavoro

I project manager hanno uno strumento prezioso che li aiuta a monitorare lo stato di avanzamento e a mantenere la rotta giusta sequenza dei progetti . Esse visualizzano attività cardine in un periodo specifico, rendendo semplice il monitoraggio delle sequenze e delle dipendenze delle attività.

Un modo efficace per risparmiare tempo è pensare alla propria vita come a un progetto. Create una Sequenza unica per guidare le vostre prossime mosse e spingervi verso i vostri obiettivi. La creazione di sequenze temporali può essere perfetta per:

1. Organizzare il tempo
2. Definire le priorità
3. Piano efficiente

Inoltre, sapere cosa vi aspetta riduce lo stress e l'ansia e migliora le vostre capacità di gestione del tempo. Soprattutto, seguire una Sequenza vi dà una chiara panoramica dei vostri stati: tracciate il percorso verso i vostri obiettivi, monitorate il vostro esito positivo e utilizzate le informazioni per miglioramento personale . 🤓

Confrontate visivamente i carichi di lavoro del team e seguite lo stato di avanzamento con la vista Carico di lavoro di ClickUp

5. Programmare le pause

Può sembrare controintuitivo. In che modo le pause possono aiutarvi a risparmiare tempo?

Non siete una macchina: avete bisogno di pause per mantenere la produttività ed evitare il burnout. Naturalmente, questo non significa che dobbiate fare una pausa ogni cinque minuti. Imparate invece a sfruttarle al meglio per tornare al lavoro riposati e pronti a conquistare la giornata.

Programmare le pause può fare miracoli per costruire una sana routine ed evitare la stanchezza e la perdita di motivazione. Si possono usare tecniche popolari come il Pomodoro per organizzare i periodi di lavoro e di pausa. Il Pomodoro suddivide il lavoro in intervalli:

• Si lavora per 25 minuti
• Poi si fa una pausa di cinque minuti

Potete adattare i periodi di lavoro e di pausa alle vostre produttività e trovare gli intervalli che vi fanno sentire più produttivi e concentrati.

Il Pomodoro non funziona per voi? Non preoccupatevi! Osservate i vostri livelli di energia e motivazione nel corso della giornata e programmate le vostre pause in base ad essi. Fate una breve pausa per rinfrescarvi ogni volta che avvertite un calo di produttività. Ricordatevi di fare almeno una pausa più lunga per un pasto abbondante.

6. Imparare a delegare

Completare ogni attività del vostro elenco di cose da fare dà un senso di gratificazione e vi mantiene motivati. Ma questo non vuol dire che dobbiate fare più di quanto possiate masticare. Troppe responsabilità possono portare a combustione, stress e ansia e impediscono di vedere la famiglia e gli amici. Queste sono tutte indicazioni che indicano che è arrivato il momento di delegare il lavoro.

La delega è un'abilità con cui molti professionisti, soprattutto quelli in posizione dirigenziale, hanno difficoltà. Alcuni temono di perdere il controllo o non si fidano abbastanza del proprio team, mentre altri la vedono come un segno di debolezza e incompetenza.

È vero che addestrare il team a svolgere attività specifiche può richiedere un po' di tempo, ma ne vale assolutamente la pena: si creerà un ambiente di lavoro positivo e di supporto e ci si sentirà più rilassati.

Per essere chiari, quando parliamo di delegare, non intendiamo scaricare l'intero carico di lavoro sugli altri. Un'equa distribuzione del carico di lavoro, la collaborazione, la fiducia e la comunicazione aperta sono essenziali per una corretta delega delle attività.

E non stiamo parlando solo di lavoro. Imparare a delegare è un'abilità vitale anche nella vita privata. Condividete il carico con i membri della vostra famiglia, risparmierete tempo e vi sentirete apprezzati. 🥰

Delegate facilmente il lavoro assegnando le attività direttamente al team o menzionandole in un commento per trasformare i vostri pensieri in elementi d'azione

7. Pianificare in anticipo

Vivere la propria vita un passaggio alla volta sembra entusiasmante, ma spesso non è pratico. Nella maggior parte dei casi, bilanciare il lavoro e la vita privata può sembrare di camminare su una corda tesa e, se si vuole godere del tanto necessario tempo libero, è necessario pianificare in anticipo.

Questo non significa che si debba pianificare ogni ora di ogni singolo giorno. Ma dovreste avere almeno una generale panoramica delle vostre faccende e dei vostri doveri. Questo vi permette di prepararvi in anticipo (sia fisicamente che mentalmente) e forse anche di raggruppare attività simili e prendere due piccioni con una fava.

Supponiamo che martedì prossimo abbiate una visita medica alle 17. Il medico è dall'altra parte della città, quindi dovete partire presto per arrivare in orario. Il vostro negozio preferito è vicino allo studio medico, quindi potete andare a fare la spesa subito dopo l'appuntamento. Farete un elenco della spesa prima di uscire di casa per risparmiare tempo al negozio e prendere esattamente quello che vi serve. 🛒

Siete riusciti a cancellare due attività importanti dal vostro elenco e a risparmiarvi il secondo viaggio attraverso la città e il girovagare per i negozi senza avere un'idea chiara di ciò che dovete comprare.

8. Utilizzare i modelli

I modelli sono il massimo per risparmiare tempo. Sono dei layout preconfezionati che aiutano a completare le attività e le faccende in modo molto più rapido.

Supponiamo che il vostro lavoro consista nell'aiutare le startup a scrivere piani aziendali a prova di bomba. Non creerete un nuovo piano aziendale da zero per ogni client che vi ingaggia. Utilizzerete invece un modello di business plan modello di piano aziendale con sezioni predefinite che potete adattare a settori specifici e alle esigenze dei client. In questo modo risparmierete tempo, ridurrete al minimo i rischi di errore e consegnerete costantemente un lavoro di qualità. ✅

Non iniziate il vostro lavoro da zero: scegliete le opzioni preconfezionate dal Centro modelli o costruite il vostro modello che il vostro team potrà utilizzare

Potete trovare modelli per qualsiasi cosa, da gestione del tempo e piano giornaliero alla creazione elenchi di oggetti da raccogliere , alberi genealogici e piani per i pasti . L'aspetto positivo dei modelli è la personalizzabilità, che consente di adattarli alle proprie esigenze e preferenze e di massimizzarne la funzione.

9. Creazione di un'area di lavoro designata

Per molti il lavoro da remoto è una benedizione. Non è necessario vestirsi e recarsi in ufficio ogni mattina e si può trascorrere del tempo con la propria famiglia.

Tuttavia, lavorare da remoto può essere un'arma a doppio taglio. Molti dipendenti che lavorano da remoto da casa hanno problemi di distrazione o di incapacità di mantenere la concentrazione, che li porta a lavorare più a lungo del dovuto.

Lavorare dal proprio letto può sembrare favoloso nei film, ma la realtà è diversa. Il cervello non può entrare in modalità lavoro se associa il letto al sonno e al relax.

Ecco perché è necessario uno spazio destinato al lavoro. Idealmente, si tratta di un luogo in cui ci si può concentrare e a cui si può accedere:

• Una stanza separata nella vostra Home
• Una scrivania
• Una sedia confortevole
• Un computer portatile
• Qualsiasi altra attrezzatura necessaria per il lavoro 🖥️

Naturalmente, non tutti hanno il lusso di avere una stanza separata. Se vivete in un piccolo appartamento, procuratevi una di quelle scrivanie per computer portatili che potete riporre una volta terminato il lavoro.

Qualunque sia la soluzione scelta, dovreste essere in grado di stabilire dei limiti chiari e di "staccare" dal lavoro alla fine di ogni giornata. In questo modo il vostro cervello assocerà l'area di lavoro alla produttività e alla concentrazione, aumentando così la vostra efficienza e aiutandovi a risparmiare tempo.

10. Ridurre i social media

I social media sono divertenti, eccitanti e rilassanti. Ma sono anche una enorme fonte di distrazione e può influire sulla nostra produttività ed efficienza. Le notifiche costanti e la paura di perdersi (FOMO) possono far precipitare la concentrazione e distogliere l'attenzione dal lavoro. 📱

Lo stesso vale per la vita privata: vi sarà capitato di vedere famiglie o gruppi di amici seduti al ristorante che fissano il telefono invece di parlare. Avete mai rimandato l'inizio di una faccenda perché vi siete imbattuti in qualcosa di interessante su Instagram o TikTok? Scommettiamo che la risposta è sì.

Alcuni semplici consigli possono aiutarvi a ridurre il consumo di social media e a concentrarvi sulle vostre attività e faccende:

1. **Se siete distratti dal numero di notifiche, provate a disabilitarle ogni volta che lavorate
2. Attivare la modalità aereo: Un'altra opzione è quella di attivare la modalità aereo sul telefono per eliminare le distrazioni. Naturalmente, questa strategia non è adatta a chi ha bisogno di fare e ricevere chiamate mentre lavora
3. Impostare un limite di tempo: Molte app per i social media hanno impostazioni per limitare l'uso giornaliero, e questo può aiutare a creare un sano equilibrio tra lo scroll e il lavoro

11. Utilizzare uno strumento di project management

Siamo fortunati a vivere nell'era digitale, dove numerose app possono aiutarvi a essere più efficienti e produttivi. Ci sono app per il monitoraggio del tempo, app per il Pomodoro, piattaforme di pianificazione, strumenti di collaborazione e organizzazione e molte altre risorse che possono fare miracoli per le vostre capacità di gestione del tempo. Si possono installare app separate per:

• Monitoraggio del tempo
• Comunicare con il proprio team
• Organizzaregli orari di lavoro e Sequenze
• Definire le priorità delle attività
• Creare elenchi di Da fare

Ma questo triggera un altro problema: il continuo passaggio da un'app all'altra può rallentare l'attività e disturbare la concentrazione. Per fortuna c'è una soluzione unica, che si chiama ClickUp !

Come piattaforma unica per la produttività, ClickUp offre tutti i trucchi del libro del risparmio di tempo per trasformarvi in un guru dell'organizzazione! Vediamo cosa rende la piattaforma un'opzione fantastica per tutti coloro che vogliono aggiungere qualche ora alle loro giornate.

ClickUp Monitoraggio del tempo per progetti

Visualizzate il tempo tracciato tra le attività e le posizioni dell'attività per avere una visione semplificata dello stato complessivo del team

Con il ClickUp Monitoraggio del tempo dei progetti è possibile registrare il tempo investito in attività e compiti in pochi clic.

ClickUp lavora senza problemi su dispositivi desktop e mobili e sui browser (come un Estensione per Chrome ) ed è compatibile con i principali sistemi operativi. Ciò significa che i dati si sincronizzano automaticamente, consentendo di avviare e fermare l'ora su dispositivi diversi. È anche possibile modificare l'ora in modo retroattivo per garantire che i dati siano accurati al 100%. 📑

ClickUp porta il monitoraggio del tempo a un altro livello, consentendo di aggiungere note alle voci. Questo semplifica la collaborazione del team e consente di fornire ulteriori dettagli che possono essere utili per riferimenti futuri.

Un'altra opzione che vi piacerà è l'aggiunta di etichette alle voci, per evitare di perdere tempo a cercare voci specifiche.

ClickUp Stime di durata stimata

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Visualizza e monitora facilmente le stime di durata stimate per le attività di ClickUp, per una migliore gestione delle risorse

Pianificare ora fa risparmiare tempo in futuro. Sapete su cosa concentrarvi e potete tenere gli occhi puntati sul premio, che sia il completamento positivo di un progetto o una casa pulita. 🏆

ClickUp vi permette di "migliorare il vostro piano" con un'opzione unica.. ClickUp Durata Stimata .

È possibile impostare stime di durata per attività e sottoattività e confrontare il tempo previsto con quello effettivo. In questo modo è possibile avere un quadro chiaro di come adattare i programmi e gestire i carichi di lavoro in futuro, per massimizzare il potenziale del team senza sovraccaricarlo. Con questa funzionalità/funzione di ClickUp è possibile:

• Usare la Vista Carico di lavoro per osservare la capacità del vostro team
• Sfruttare le informazioni per prendere decisioni di pianificazione informate
• Programmare stime trascinando e rilasciando un'attività nella visualizzazione Calendario
• Utilizzare la vista Riquadro per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento

Le stime della durata stimata di ClickUp vi aiutano a vedere i dettagli e a concentrarvi sul quadro generale. Controllate se siete sulla strada giusta per rispettare le scadenze e gli obiettivi e create reportistica per esaminare le durate stimate e pianificare il futuro.

Opzioni di gestione delle attività di ClickUp

Utilizzate ClickUp per gestire le attività e pianificare le riunioni, collaborando in modo efficiente con il vostro team

Una gestione efficiente delle attività aumenta la produttività e consente di di lavorare più velocemente senza attacchi di panico. ClickUp vi supporta nel vostro percorso di risparmio di tempo e di maggiore efficienza con il suo opzioni di gestione delle attività di prim'ordine :

• Creare attività senza sforzo
• Aggiungere più assegnatari
• Fornire maggiori dettagli su di loro utilizzando i fileCampi personalizzati Visualizzate il vostro lavoro in 10+ visualizzazioni ClickUp creare etichette, impostare priorità, personalizzare le attività relazioni e dipendenze e semplificare la collaborazione. È possibile anche impostare attività ricorrenti per snellire i lavori di routine e risparmiare ancora più tempo. ✨

Le opzioni di gestione delle attività di ClickUp possono essere utilizzate per vari scopi legati al lavoro, come l'organizzazione del team, l'impostazione degli obiettivi e il monitoraggio degli stati. Da fare anche per gestire le faccende domestiche, gli elenchi della spesa e gli orari.

Come risparmiare tempo: usare ClickUp

L'arsenale di potenti armi per risparmiare tempo di ClickUp può aiutarvi a riorganizzare la vostra vita lavorativa e privata, a creare routine e a gestire le attività con facilità.

La piattaforma è l'intero pacchetto: dite addio ai salti tra le varie app che vi rubano tempo e date il benvenuto a funzionalità/funzione che faranno schizzare alle stelle le vostre capacità di pianificazione e organizzazione. Iscrivetevi a ClickUp e inizia a risparmiare tempo oggi stesso! ⌛