"Come mai è diventato così tardi così in fretta?"
La famosa citazione del Dr. Seuss era ovvia all'epoca e lo è ancora di più oggi.
I social media vogliono la tua opinione.
Un altro articolo è proprio dietro l'angolo su Internet.
Ogni suono o notifica del tuo telefono richiede la tua attenzione.
In poco tempo, le tue due ore di lavoro ininterrotto in ufficio si ridurranno a 2 minuti.
"Non di nuovo", ti dici. Ma è successo di nuovo. Tutte le strade hanno portato alla procrastinazione e alla distrazione.
C'è ancora speranza per noi?
Ci sono stati periodi nella mia vita in cui il tempo è volato perché ero molto concentrato o impegnato in attività fantastiche e di alta produttività. Altri giorni mi sono sfuggiti completamente.
La gestione del tempo consiste nell'utilizzare il nostro tempo in modo intelligente per terminare i compiti e le attività da fare.
E il tempo scorre indipendentemente da ciò che facciamo con esso. Sta a noi decidere di impiegarlo in modo più produttivo dal punto di vista della produttività.
Dai un'occhiata ai nostri blog sulle tecniche di gestione del tempo e sui consigli per gestirlo al meglio.
Quali sono le strategie essenziali di gestione del tempo che possiamo implementare per recuperare il nostro tempo?
1. Fissate obiettivi giornalieri
Se non sai cosa farai oggi, come puoi arrabbiarti con te stesso quando non riesci a gestire bene il tuo tempo? Parte del problema sono le false aspettative. Se non ti poni alcun obiettivo o non crei nemmeno un elenco di cose da fare, non arrabbiarti con te stesso quando non hai fatto "niente".
Avere un'idea vaga di ciò che deve essere realizzato invece di controllare e creare un elenco di cose da fare è solo un buco nero di improduttività e cattiva gestione del tempo.
In ClickUp, elenchiamo i nostri obiettivi e le attività su cui stiamo lavorando ogni giorno come parte di una riunione quotidiana. Elenchiamo anche ciò su cui abbiamo lavorato il giorno precedente. Non sempre corrispondono perfettamente (e onestamente finiamo per fare più di quanto pensassimo).
2. Svolgi prima le attività più importanti
Un modo per prendere il controllo del tuo tempo è cercare di svolgere prima le attività più impegnative. Altri suggeriscono di "mangiare la rana", ovvero fare prima la cosa che non vorresti fare. Capisco il valore di questo approccio, ma lavorare prima sulla cosa più importante ti libera da quel momento in poi.
Ad essere sincero, io passo dal mangiare la rana al fare prima la cosa più importante. Dipende dal programma e da come si presenta la mia giornata, ma è un buon valore da tenere a mente.
3. Tieni traccia di quanto tempo impieghi per completare un'attività
Una buona gestione del tempo consiste nel sapere quanto tempo richiederà una determinata attività. Per ottimizzare il tuo tempo, devi limitare le distrazioni e monitorare quanto tempo impieghi per fare qualcosa. Come trovare il giusto equilibrio?
Due strategie per raggiungere questo obiettivo:
- Pomodoro: prende il nome da un timer a forma di pomodoro, si lavora in piccoli blocchi di 25 minuti, si fa una breve pausa e poi si fa un altro blocco di 25 minuti. Dopo alcuni di questi, si fa una pausa più lunga. Utilizzare la tecnica Pomodoro è un ottimo modo per rimanere concentrati.
- Monitoraggio del tempo : se utilizzi la tecnica Pomodoro, puoi anche registrare il tempo per annotare quanto tempo richiede una determinata attività. In questo modo, la prossima volta che dovrai svolgere un'attività simile, avrai un'idea più chiara di quanto tempo ti occorrerà.
Dai un'occhiata a questi modelli di registro del tempo!
4. Pianifica il tempo della tua giornata per le tue attività, non solo per le riunioni
La tua giornata può essere piena di riunioni, soprattutto se la tua azienda non è così produttiva ed efficiente come potrebbe essere. È facile dire "sì" alle riunioni. La cosa più difficile è adattare il tuo lavoro a quelle riunioni. Potrebbe essere necessario riservarti del tempo e, sì, anche rifiutare qualche riunione ogni tanto.
La visualizzazione temporale di ClickUp è ottima per questo, perché puoi programmare le tue attività con precisione oraria senza che queste debbano necessariamente apparire sul tuo Calendario.
5. Dai priorità al tuo lavoro e al tuo elenco di cose da fare
Quando crei un elenco di attività da fare o controlli cosa fare dopo nel tuo sistema di project management, è importante stabilire delle priorità. Ciò significa non solo definire cosa fare prima come più importante, ma anche dare priorità al resto delle tue attività.
Esiste un intero sistema per decidere come dare priorità al tuo lavoro, ma un punto chiave è pensare a cosa è importante rispetto a cosa è urgente. Non sempre sono la stessa cosa. Fare questa distinzione ti farà risparmiare molto tempo.
6. Pianifica di dare il meglio del tuo lavoro nel momento migliore.
Penso che questo punto venga spesso trascurato. Ognuno di noi ha ritmi diversi nella propria giornata. Alcuni sono mattinieri, altri nottambuli, e il pomeriggio è un momento difficile per tutti (scherzo). Ecco alcuni consigli per aiutarti a farlo: rispetta un programma.
Se conosci i tuoi ritmi, pianifica i lavori più difficili per i tuoi momenti di massima produttività. Potrebbe essere il momento di mangiare la rana.
7. Esercita il lavoro in modo approfondito, non a metà.
Il deep work consiste nel riservare del tempo nella tua agenda per concentrarti sul lavoro. Questo tempo non è necessariamente dedicato alle attività più urgenti, ma alla pianificazione strategica.
Gli esempi possono essere lo sviluppo di un nuovo piano Business o di un programma di marketing o la pianificazione delle principali funzionalità/funzioni per il prossimo trimestre.
Il ricercatore sulla produttività James Clear definisce qualsiasi lavoro intralciato da messaggi di testo, controllo delle email e social media come "lavoro a metà". Eliminare il lavoro a metà dalla tua routine ti aiuta a risparmiare tempo nel lungo periodo perché ti concentri sulle attività da fare.
8. Organizza la tua area di lavoro in modo da avere tutto ciò che ti serve
Avere una scrivania e un'area di lavoro organizzati ti consentirà di avere gli strumenti necessari a portata di mano. Cercare materiali extra, cercare una chiavetta USB o cercare post-it sono distrazioni che interrompono la tua concentrazione.
Inoltre, anche organizzare la tua area di lavoro digitale è importante. Utilizzare strumenti funzionali per la gestione del tempo è un'ottima tecnica di time management, poiché ti consente di automatizzare promemoria, notifiche e dare priorità alle tue attività.
9. Valuta le tue prestazioni rispetto a tali obiettivi
È la fine della giornata e come hai gestito il tuo tempo? Se hai creato un elenco di attività da fare, ti sei concentrato sulle attività da svolgere e hai utilizzato il monitoraggio del tempo, dovresti sapere quanto bene hai gestito il tuo tempo.
E indovina un po'? Non preoccuparti se non hai fatto tutto alla perfezione. Col tempo svilupperai abitudini migliori e imparerai a lavorare in modo più efficiente.
10. Crea un ottimo team
I colleghi possono essere una benedizione, ma anche una maledizione.
Se fai parte di un team che ti ritiene responsabile e vuole che tu faccia un lavoro eccellente, allora raggiungerai quel livello.
I colleghi eccellenti possono aiutarti a raggiungere un livello superiore e questo potrebbe tradursi anche in un miglioramento delle tue strategie di gestione del tempo.
Conclusione
Le strategie efficaci di gestione del tempo non nascono per caso.
Richiedono lavoro e dedizione. È una vera e propria abilità.
Le strategie di gestione del tempo sono come un albero. Iniziano con un seme, poi mettono radici e infine sbocciano in un'abitudine e uno stile di vita completi.
Questo è il tuo obiettivo. Tenendo presente questo, potrai migliorare la tua produttività e fare di più con il tuo tempo rispetto al passato.
Una volta acquisite queste abitudini, potrai fissare obiettivi migliori a lungo termine. Il tempo dedicato a queste abitudini ti ripagherà.
Saprai meglio cosa puoi realizzare e non sarai frustrato da obiettivi irrealistici. Le strategie di gestione del tempo ottimizzano non solo il tuo tempo per oggi, ma anche quello futuro.