L'organizzazione della scrivania è sempre stata difficile per molti di noi che lavorano da casa o in ufficio.
Ad esempio, quando ero giornalista, accatastavo vecchi giornali, pagine stampate e layout su tutta la mia grande scrivania e sulla tabella delle conferenze.
Il mio metodo preferito era quello di impilare tutta la carta, le brochure e le vecchie note in uno schedario accanto alla mia scrivania e poi non guardarle per molto tempo.
buona fortuna nel trovare il mio elenco di cose da fare o nel trovare un file in un momento di preavviso
Ecco la buona notizia: c'è un modo migliore per tenere organizzata la vostra scrivania (15 per la precisione)!
Ecco i nostri 15 consigli e trucchi per l'organizzazione della scrivania, che vi aiuteranno a non perdere il controllo del lavoro e a trovare qualsiasi cosa all'istante.
Cominciamo.
15 idee e suggerimenti per l'organizzazione della scrivania
1. Mantenere uno spazio aperto sulla scrivania
Mantenete l'area immediatamente vicina al computer libera da qualsiasi ingombro. In questo modo è possibile rivedere subito i documenti senza cancellare lo spazio della scrivania o dell'ufficio.
E non tenete le cose qui troppo a lungo.
Rivedeteli, modificateli, approvateli e spostateli.
Una sorta di flusso di lavoro Kanban!
Questa è un'altra area in cui app per l'organizzazione e i software di project management sono ottime risorse da avere. In molti strumenti, come ClickUp, è possibile rivedere e allegare i documenti, mantenere il vostro spazio digitale organizzato anche.
Siete interessati a provare un flusso di lavoro in stile Kanban? Date un'occhiata a Modello di Bacheca Kanban semplice di ClickUp !
Mettete tutte le attività, le scadenze e i dettagli del progetto in un unico posto con il modello Simple Gantt Chart di ClickUp
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2. Tenete il vostro computer desktop di fronte a voi
Tenere il computer fisso o portatile davanti a sé aiuta a rimanere concentrati.
Tuttavia, deve anche essere comodo, quindi assicuratevi che il monitor sia posizionato in modo da potervi sedere di fronte con la schiena dritta. Lasciatevi uno spazio sufficiente, circa un metro e mezzo di fronte a voi.
e i cavi del computer?
Teneteli dietro la scrivania e provate le fascette per computer per tenere a bada cavi e caricabatterie.
Se volete, potete anche montare un organizer per il desktop.
3. Mettete gli oggetti che usate di più vicino alla vostra mano dominante
Avere vicino gli elementi che si usano più di frequente può aiutare a evitare movimenti inutili che possono causare disagio o affaticamento. Per istanza, prendere ripetutamente un elemento dall'altra parte della scrivania può causare nel tempo dolori alle spalle e al collo, con conseguente riduzione della produttività e del disagio.
Suggerimento rapido: Sfruttate gli spazi a parete. Se non avete molto spazio di archiviazione in ufficio o una scrivania piccola, la soluzione potrebbe essere uno scaffale galleggiante. Tuttavia, se non avete spazio libero a parete, acquistate una barra di accesso rapido per la scrivania.
4. Tenete sulla scrivania solo ciò che vi serve
Tenere sulla scrivania solo il necessario è un ottimo modo per rimanere organizzati e produttivi. Un'area di lavoro ingombra può distrarre e rendere difficile concentrarsi sull'attività da svolgere. Tenendo a portata di mano solo gli elementi essenziali, creerete un'area di lavoro più pulita e snella che vi permetterà di concentrarvi meglio.
5. Codice colore per i file
Sì, tenete le cose urgenti ed essenziali.
Ma potete fare un passaggio in più e separarle in sezioni diverse con portadocumenti, organizer o classificatori di colore. 📂
Diciamo:
- Il rosso è per il marketing
- Il verde è per il commerciale
- Il blu è per la creatività/design
- Il giallo è per la reportistica, e così via.
In questo modo, riconoscerete rapidamente un colore quando avrete bisogno di un elemento particolare.
Applicate lo stesso livello di coordinamento dei colori al vostro ufficio virtuale con ClickUp! Provate a utilizzare Modello di matrice di priorità di ClickUp per organizzare le attività con colori e priorità diverse.
Utilizzate questo modello di matrice delle priorità di ClickUp per identificare le attività critiche in base all'urgenza, all'impatto e all'importanza
Scarica questo modello
6. Raggruppare elementi simili
A meno che non siate un artista che usa colori acrilici, pennelli e molte altre cose, probabilmente tutte le vostre forniture per ufficio possono stare in un solo cassetto.
Tenete un cassetto solo per le forniture da ufficio multifunzionali.
Non c'è problema se le forbici vanno lì, insieme al note appiccicose , elementi fissati e il nastro Washi preferito.
Ora potete usare gli altri cassetti per altre cose, come quei fili che non avete mai dimenticato di buttare via o magari anche un cassetto dedicato al cibo spazzatura. 😉
In ClickUp è possibile incorporare il raggruppamento anche nel proprio ufficio virtuale!
Utilizzate il nostro Gerarchia organizzata dei progetti per raggruppare attività correlate e mettere le cose al loro posto.
bonus: Software per il piano degli spazi !
7. Abbandonare le note adesive
siete la persona che tappezza l'intero monitor con _appunti appiccicosi _e poi chiama tutto "importante"?
Per quanto riguarda le idee per l'organizzazione dell'ufficio, probabilmente questa non è la strada migliore da percorrere.
Non solo una di quelle note potrebbe cadere e finire nel cestino, ma anche appuntare così tanti appunti sul monitor ha un aspetto pacchiano e disordinato.
È preferibile inserire le notifiche nel project management o nel piattaforma di produttività dove sarebbero al sicuro dai pericoli del vuoto dell'ufficio.
Conservate le note adesive solo per le attività più urgenti o per l'ultima idea folle che non volete dimenticare a pranzo.
Ricordate che le note adesive servono solo per le promemoria urgenti. Non sono $$$a elenco di Da fare .
Volete saperne di più_ organizzazione dell'ufficio opzioni? Consultate il sito 30 migliori strumenti per aiutarvi immediatamente .
8. Limitare gli elementi personali
Limitare gli elementi personali come foto e soprammobili sulla scrivania può essere incredibilmente utile per rimanere organizzati e produttivi. Anche se può essere allettante decorare l'area di lavoro con elementi personali, un eccesso di disordine può diventare rapidamente una distrazione e togliere funzione alla scrivania.
9. Controllare le notifiche Sovraccarico delle notifiche è una cosa reale. Anche se si verifica solo a livello digitale, può comunque influenzare la vostra mentalità alla scrivania.
Se mettete il cellulare in un cassetto o in un supporto laterale, non sarete così distratti.
In alternativa, optate per strumenti come ClickUp che vi permettono di di personalizzare le vostre notifiche !
Le notifiche intelligenti vi permettono di decidere che tipo di azioni fanno scattare le notifiche. Che si tratti di un nuovo commento, di un'attività creata o di un cambiamento di stato, ClickUp può inviare notifiche per qualsiasi cosa vogliate.
10. Conserva sulla scrivania solo i documenti rilevanti e urgenti
Ricordate che ho iniziato questo articolo parlando di tutta quella carta?
Quanta di quella carta era necessaria?
Quanto era estremamente urgente?
Non tutto, questo è certo.
Una volta esaminato un documento, avrei dovuto buttarlo via o archiviarlo per conservarlo a lungo termine.
Sognate un ufficio senza carta? Date un'occhiata a questi documenti_ 11 consigli per trasformarlo in realtà .
11. Usate i vostri libri o portateli a Home
In un posto in cui lavoravo, avevamo un club del libro in cui i membri del team leggevano libri diversi ogni mese e poi li condividevano.
Ci scambiavamo spesso i libri e ne ho anche portati alcuni da Home.
In teoria era fantastico, finché non ho iniziato ad accatastarli su uno scaffale. 📚
Li usavo come riferimento solo occasionalmente e non abbastanza frequentemente da tenerli con me.
Se non volete separarvi dai vostri libri, procuratevi una libreria o una scaffalatura invece di spargerli sulla scrivania.
Vi sentite creativi? Provate a realizzare dei fermalibri fai da te per tenere i libri al loro posto.
12. Pulire prima di partire
Un'ottima abitudine è quella di pulire l'area di lavoro prima di partire.
Cercate di pulire ogni giorno, in modo da ricominciare da capo il giorno dopo. Ogni settimana o mese, inoltre, riordinate l'intera area di lavoro o l'ufficio di casa.
Per quanto riguarda lo spazio della vostra scrivania virtuale in ClickUp, potete essere altrettanto produttivi! Assicuratevi di cancellare le notifiche nel vostro spazio di lavoro Finestra In Arrivo prima di firmare.
In questo modo potrete ricominciare da capo ogni giorno!
13. Creare un programma per la rivalutazione Programmare il tempo nella vostra giornata per togliere quelle note adesive ormai prive di significato e ripensare a come state effettivamente utilizzando il vostro sistema.
A Attività ricorrente per promemoria è perfetto per questo!
È anche possibile Modello di calendario di ClickUp per programmare gli eventi e tenere traccia di tutto.
Traccia le attività settimanali su un Calendario ClickUp
Scarica questo modello
14. Trasferite il disordine in un armadio organizzato
Le aree di lavoro disordinate possono causare distrazioni, stress e calo della produttività. Spostando gli elementi superflui dalla scrivania a un armadio o a uno spazio di archiviazione, creerete un'area di lavoro più pulita e concentrata che vi aiuterà a mantenere l'attività e a fare di più.
Potreste scoprire che il semplice fatto di avere uno spazio designato per riporre gli elementi vi aiuterà a sentirvi meno sopraffatti dal disordine, portando a un maggiore senso di calma e controllo nel vostro ambiente di lavoro.
15. Nascondere i cavi elettrici
Nascondere i cavi elettrici è una strategia utile per mantenere l'organizzazione alla scrivania e aumentare la produttività. I cavi e i fili elettrici esposti possono creare un'area di lavoro visivamente disordinata, causando distrazioni e un senso di disorganizzazione.
Inoltre, avere cavi aggrovigliati ed esposti può rappresentare un rischio per la sicurezza, in quanto aumenta la probabilità di inciampare o aggrovigliarsi.
Scopri come l'organizzazione della scrivania può massimizzare la produttività
Potete usare queste idee organizzative per rimanere concentrati e produttivi ed evitare una scrivania e una mente disordinate.
Per non parlare del fatto che l'organizzazione della scrivania influisce sulla vostra capacità di contribuire al lavoro. L'ambiente di lavoro ha un effetto a cascata sui progetti, sulle attività e sulla collaborazione del team.
E quando si è liberi dal disordine, si è liberi di creare.
Vi aiuta a eliminare le distrazioni e a creare un ambiente ideale per la scrittura, a lavorare alla prossima grande idea o a costruire qualcosa di nuovo.
Pulire la scrivania può essere la cosa migliore da fare. Che siate studenti o professionisti, utilizzate questi consigli per migliorare la vostra organizzazione
Così un giorno, quando vi troverete a annoiati al lavoro assicuratevi di pulire la vostra scrivania!