L'organizzazione della scrivania è sempre stata difficile per molti di noi che lavorano da casa o in ufficio.
Ad esempio, quando ero giornalista, accumulavo vecchi giornali, pagine stampate e bozze di layout su tutta la mia grande scrivania e sul tavolo da riunione.
Il mio metodo preferito era quello di impilare tutti i fogli, gli opuscoli e le vecchie note in un archivio accanto alla scrivania e poi non guardarli per molto tempo.
Buona fortuna nella ricerca del mio elenco delle cose da fare o di un file all'improvviso.
Ecco la buona notizia: c'è un modo migliore per tenere in ordine la tua scrivania (15, per la precisione)!
Ecco i nostri 15 consigli e trucchi per organizzare la scrivania, che ti aiuteranno a tenere sotto controllo il lavoro e a trovare qualsiasi cosa in un attimo.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Il disordine sulla scrivania è un problema molto diffuso che influisce negativamente sulla produttività e sulla lucidità mentale, sia che si lavori da casa che in ufficio.
- Un'area di lavoro ben organizzata, sia fisica che digitale, è fondamentale per mantenere la concentrazione, ridurre lo stress e massimizzare l'efficienza.
- Tenere sulla scrivania solo gli elementi necessari e assicurarsi che ci sia ampio spazio libero consente di consultare immediatamente i documenti e riduce il disordine.
- Codifica i file con colori diversi, raggruppa gli elementi simili e utilizza strumenti digitali come ClickUp per la gestione delle attività e l'organizzazione, in modo da semplificare i flussi di lavoro.
- Limitare gli elementi personali, controllare le notifiche ed evitare un uso eccessivo di post-it aiuta a mantenere la concentrazione e a prevenire il disordine mentale.
- Una pulizia regolare e una rivalutazione dei sistemi organizzativi sono essenziali per evitare l'accumulo di disordine e garantire un'efficacia continua.
- Utilizza armadi o spazi di archiviazione per riporre gli elementi non necessari e nascondi i cavi elettrici per creare un'area di lavoro visivamente pulita e sicura.
- Trovare il giusto equilibrio tra l'organizzazione fisica della scrivania e l'uso di strumenti digitali efficaci migliora la produttività complessiva, creando un ambiente di lavoro efficiente e senza intoppi.
15 idee e consigli per organizzare la scrivania
1. Mantieni lo spazio sulla scrivania libero
Mantieni l'area immediatamente adiacente al computer libera da qualsiasi ingombro. In questo modo, potrai esaminare immediatamente documenti o carte senza dover liberare spazio sulla scrivania o nell'ufficio.
E non tenere le cose qui troppo a lungo.
Rivedi, modifica, approva e procedi.
Un po' come un flusso di lavoro Kanban!
Questo è un altro ambito in cui le app per l'organizzazione e i software di project management sono risorse preziose. In molti strumenti come ClickUp, puoi rivedere e allegare documenti direttamente lì, mantenendo organizzato anche il tuo spazio digitale.
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2. Tieni il tuo computer desktop davanti a te
Tenere il tuo desktop o portatile davanti a te ti aiuta a rimanere concentrato.
Tuttavia, dovrebbe anche essere comoda, quindi assicurati che il monitor sia posizionato in modo tale da poterti sedere di fronte con la schiena dritta. Lasciati abbastanza spazio, circa 45 cm davanti a te.
E i cavi del computer?
Tienili dietro la scrivania e prova a usare delle fascette per cavi per tenere in ordine i cavi e i caricabatterie.
Se vuoi, puoi anche usare un organizer per desktop.
3. Metti gli oggetti che usi più spesso vicino alla tua mano dominante
Avere gli elementi che usi più spesso a portata di mano può aiutarti a evitare movimenti inutili che potrebbero causare disagio o affaticamento. Ad esempio, allungarti ripetutamente per prendere un elemento dall'altra parte della scrivania può causare dolore alle spalle e al collo nel tempo, con conseguente riduzione della produttività e disagio.
Suggerimento rapido: sfrutta lo spazio sulle pareti. Se non hai molto spazio di archiviazione nel tuo ufficio o hai una scrivania piccola, la soluzione potrebbe essere una mensola sospesa. Tuttavia, se non hai spazio libero sulle pareti, acquista un vassoio da scrivania impilabile.
4. Tieni sulla scrivania solo ciò che ti serve
Tenere sulla scrivania solo ciò che ti serve è un ottimo modo per rimanere organizzato e aumentare la propria produttività. Una zona di lavoro disordinata può distrarre e rendere difficile concentrarsi sull’attività da svolgere. Tenendo a portata di mano solo gli elementi essenziali, creerai una zona di lavoro più pulita e ordinata che ti consentirà di concentrarti meglio.
5. Assegna un codice di colore ai tuoi file
Sì, conserva le cose urgenti ed essenziali.
Ma puoi fare un passaggio in più e separarli in diverse sezioni con raccoglitori colorati, organizer per documenti o classificatori. 📂
Diciamo:
- Il rosso è per il marketing
- Il verde è per il commerciale
- Il blu è per la creatività/il design
- Il giallo è per la reportistica, e così via.
In questo modo, riconoscerai rapidamente un colore quando avrai bisogno di un elemento particolare.
Applica lo stesso livello di coordinamento dei colori al tuo ufficio virtuale con ClickUp! Prova a utilizzare il modello Priority Matrix di ClickUp per organizzare le tue attività con colori e priorità diversi.
💡 Suggerimento da esperto: chiedi a ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, di aiutarti a codificare con colori diversi le attività relative all'organizzazione. 👇🏼
6. Raggruppa gli elementi simili
A meno che tu non sia un artista che utilizza colori acrilici, pennelli e molti altri materiali, tutti i tuoi articoli da ufficio possono probabilmente stare in un unico cassetto.
Tieni solo un cassetto dell'ufficio per i tuoi articoli da ufficio multifunzionali.
E va bene se ci metti anche le forbici, insieme ai post-it, alle puntine da disegno e al tuo nastro Washi preferito.
Ora puoi usare gli altri cassetti per altre cose, come quei cavi che non hai mai dimenticato di buttare via o magari anche un cassetto dedicato al cibo spazzatura. 😉
In ClickUp, puoi incorporare il raggruppamento anche nel tuo ufficio virtuale!
Utilizza la nostra gerarchia di progetti organizzata per raggruppare le attività correlate e riporre ogni cosa al proprio posto.
Bonus: software per la pianificazione degli spazi!
7. Elimina le note adesive
Sei il tipo di persona che riempie il monitor di post-it e poi definisce tutto "importante"?
Per quanto riguarda le idee per organizzare l'ufficio, probabilmente non è la strada migliore da seguire.
Non solo una nota potrebbe cadere e finire nel cestino, ma appendere così tante note sul monitor dà un'impressione di cattivo gusto e disordine.
Sarebbe meglio ricevere le notifiche nella tua piattaforma di project management o di produttività, dove sarebbero al sicuro dai pericoli dell'aspirapolvere dell'ufficio.
Conserva le note solo per le attività più urgenti o per quell'ultima idea folle che non vuoi dimenticare durante la pausa pranzo.
Ricorda, i post-it servono solo per i promemoria urgenti. Non sono un elenco di cose da fare.
📮ClickUp Insight: il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio delle azioni da intraprendere, con il risultato di mancata presa di decisioni e ritardi nell'esecuzione.
Che tu stia inviando note di follow-up o utilizzando fogli di calcolo, il processo è spesso disorganizzato e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione fluida delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
Vuoi scoprire altre opzioni per l'organizzazione dell'ufficio? Dai un'occhiata ai 30 migliori strumenti che ti aiuteranno immediatamente .
8. Limita gli elementi personali
Limitare gli elementi personali come foto e soprammobili sulla scrivania può essere incredibilmente utile per mantenere l'ordine e la produttività. Anche se può essere allettante decorare il tuo spazio di lavoro con elementi personali, un disordine eccessivo può diventare rapidamente una distrazione e compromettere la funzionalità della tua scrivania.
9. Controlla le tue notifiche
Il sovraccarico di notifiche è un problema reale. Anche se riguarda solo il mondo digitale, può comunque influire sul tuo stato d'animo quando sei alla scrivania.
Se riponi il cellulare in un cassetto o lo metti da parte in un supporto per telefono, non sarai così distratto.
In alternativa, opta per strumenti come ClickUp che ti consentono di personalizzare le tue notifiche!
Le notifiche intelligenti ti consentono di decidere quali azioni trigger le notifiche. Che si tratti di un nuovo commento, di un'attività creata o di un cambiamento di stato, ClickUp può inviare notifiche per qualsiasi cosa tu desideri.
💡 Consiglio da esperto: valuta la possibilità di automatizzare alcune attività di routine per avere più tempo a disposizione. Scopri come. 👇🏼
10. Tieni sulla scrivania solo i documenti rilevanti e urgenti
Ricordi come ho iniziato questo articolo parlando di tutta quella carta?
Quanto di tutto ciò era necessario?
Quanto era estremamente urgente?
Non tutto, questo è certo.
Una volta esaminato un documento, avrei dovuto buttarlo via o archiviarlo per conservarlo più a lungo.
Sogni un ufficio senza carta? Dai un'occhiata a questi 11 consigli per trasformarlo in realtà.
11. Usa i tuoi libri o portali a casa
In un posto in cui ho lavorato, avevamo un club del libro in cui i membri del team leggevano libri diversi ogni mese e poi li condividevano.
Ci scambiavamo spesso dei libri e io ne portavo anche alcuni da Home.
In teoria era fantastico, finché non ho iniziato ad accumularli su uno scaffale. 📚
Li ho usati solo occasionalmente come riferimento e non abbastanza spesso da tenerli a portata di mano.
Se non vuoi separarti dai tuoi libri, procurati una libreria o uno scaffale dove riporli, invece di lasciarli sparsi sulla scrivania.
Ti senti creativo? Prova a realizzare dei fermalibri fai da te per tenere i libri al loro posto.
12. Pulisci prima di andare via
Una buona abitudine è quella di ripulire l'area di lavoro prima di andare via.
Cerca di pulire ogni giorno, così potrai ricominciare da capo il giorno successivo. E riordina l'intera area di lavoro o l'ufficio di casa ogni settimana o ogni mese.
Per quanto riguarda il tuo spazio di lavoro virtuale in ClickUp, puoi essere altrettanto produttivo! Assicurati di cancellare le notifiche nella tua finestra In arrivo prima di disconnetterti.
In questo modo potrai iniziare ogni giornata con slancio!
13. Crea un programma per rivalutare
Riservate un po' di tempo durante la giornata per togliere quelle note ormai inutili e ripensate a come state effettivamente utilizzando il vostro sistema.
Un'attività ricorrente per fornire un promemoria è perfetta per questo scopo!
Puoi anche utilizzare il modello di calendario di ClickUp per pianificare i tuoi eventi e tenere traccia di tutto.
14. Sposta il disordine in un armadio ben organizzato
Le aree di lavoro disordinate possono causare distrazioni, stress e una diminuzione della produttività. Rimuovendo gli elementi non necessari dalla scrivania e riponendoli in un armadio o in uno spazio di archiviazione, creerai un'area di lavoro più pulita e più concentrata che ti aiuterà a rimanere concentrato sull'attività e a ottenere maggiori risultati.
Potresti scoprire che il semplice fatto di avere uno spazio dedicato alla conservazione degli elementi ti aiuta a sentirti meno sopraffatto dal disordine, portando a un maggiore senso di calma e controllo nel tuo ambiente di lavoro.
15. Nascondi i cavi elettrici
Nascondere i cavi elettrici è una strategia utile per mantenere la scrivania in ordine e aumentare la produttività. I cavi e i fili esposti possono creare un'area di lavoro visivamente disordinata, causando distrazioni e una sensazione di disorganizzazione.
Inoltre, avere cavi aggrovigliati e esposti può rappresentare un rischio per la sicurezza, poiché aumenta la probabilità di inciampare o di impigliarsi.
Scopri come l'organizzazione della scrivania può massimizzare la tua produttività
Puoi utilizzare queste idee organizzative per rimanere concentrato, con una buona produttività ed evitare che la scrivania e la mente siano disordinate.
Inoltre, l'organizzazione della scrivania influisce sulla tua capacità di dare il meglio sul lavoro. L'ambiente di lavoro ha un effetto a cascata sui tuoi progetti, sulle tue attività e sulla collaborazione con il tuo team.
E quando sarai libero dal disordine, sarai libero di creare.
Ti aiuteranno a eliminare le distrazioni e a creare un ambiente ideale per scrivere, lavorare alla tua prossima grande idea o costruire qualcosa di nuovo.
Pulire la scrivania può essere la cosa migliore che tu possa fare. Che tu sia uno studente o un professionista, usa questi consigli per migliorare il tuo livello.
Quindi, un giorno, quando ti sentirai annoiato al lavoro, assicurati di pulire la tua scrivania!