Declutterare l'area di lavoro digitale può essere un'esperienza che cambia le carte in tavola... quando si hanno gli strumenti e le abitudini giuste per organizzare in modo mirato. Se state rimandando l'organizzazione di centinaia o addirittura migliaia di file, non siete i soli!
L'attività di creare un sistema di archiviazione sostenibile e degno di Pinterest mi sembrava un lavoro di routine. La situazione è cambiata dopo aver portato a termine alcuni semplici progetti di decluttering. Ora mi sento ispirata dalla mia area di lavoro e questo è ciò che voglio per voi!
via GIPHY Potreste essere bloccati nel chiedervi da dove cominciare e nel chiedervi: "Quanto pulito è pulito?" Vi illustrerò otto progetti di decluttering digitale gestibili e come ClickUp può aiutarvi a costruire abitudini organizzative immediate. 🌱
Il percorso verso una mentalità di decluttering digitale
È nostra responsabilità passare regolarmente dalla tecnologia per controllare il nostro benessere. La verità è che questa mentalità "o lo salvi o lo rimpianga" è quella che incoraggia la nostra tendenza all'accumulo digitale, che è il cattivo nel nostro viaggio verso la produttività sul posto di lavoro.
Per tenere sotto controllo l'ingombro dei nostri dispositivi, dobbiamo innanzitutto sapere cosa sta contribuendo all'accumulo.
Desktop del computer
- Cartelle del desktop
- File e documenti
- Spazio di archiviazione cloud
- Cartella di download
- Password e login
- Foto e screenshot
- Applicazioni
- Browser
Applicazioni di lavoro
- Finestra In Arrivo
- Note
- Promemoria
- Canali e messaggi di Slack
- Google Drive
- Documenti vari
- Password e login
- Strumento per il project management
Cellulare/Tablet
- Schermate Home
- Contatti del telefono
- App
- Foto e screenshot
- Librerie musicali
- Messaggi vocali e testi
- App per le note
- Notifiche
La buona notizia è che una volta iniziare a costruire abitudini organizzative la quantità di decluttering da fare diminuirà nel tempo! ✨
Cosa dovete aspettarvi di provare quando iniziate il processo di decluttering dei vostri dispositivi? All'inizio, sopraffatti:
Paramount Pictures via GIPHY A seguire, qualche risata sul viale dei ricordi:
NBCUniversal Syndication Studios via GIPHY Infine, un enorme peso in meno quando il progetto è terminato.
via GIPHY Prima di iniziare, è importante notare che non è necessario seguire questa guida alla lettera per ottenere un flusso di lavoro perfetto. Sentitevi liberi di organizzarvi come fareste normalmente, ma vi incoraggio a sperimentare un po'! 🧠💡
Ecco otto progetti di decluttering digitale da fare per iniziare il vostro viaggio nel decluttering digitale.
8 progetti di decluttering digitale
1️⃣ Cancellare la cartella dei download
Scarichi casuali di PDF e screenshot duplicati: devono sparire! Iniziate a organizzare questa cartella in un elenco e ordinateli per tipo di file per eliminarli facilmente in gruppi. Questo mi aiuta a trovare ed eliminare rapidamente tutte le cartelle PNG, Archivi Zip, GIF e HTML dei miei progetti passati che so che non mi servono più. Una volta completata questa operazione iniziale, passate al resto delle cartelle che richiedono maggiore attenzione. 🔎
Suggerimento: se utilizzate un Mac, selezionate un file (o un gruppo di file) e premete la barra spaziatrice per visualizzare l'anteprima del file. Quindi premere nuovamente la barra spaziatrice per chiudere il file. In questo modo, invece di aprire e chiudere i singoli file, si potrà procedere più rapidamente con il disordine!
via GIPHY
2️⃣ Organizzare Google Drive
Google Drive è simile alla cartella degli scarichi, perché può riempirsi rapidamente di Copia di Copia di Copia di Copia di documenti non funzionanti. Organizzate i vostri file nella vista a griglia o a elenco ed eliminate tutto ciò che non serve a nulla. 🗑
Consiglio #1: Fate un ulteriore passo avanti nell'organizzazione di Google Drive cambiando la pagina iniziale predefinita da My Drive a Priority. Questo vi aiuterà a sentirvi meno sopraffatti, perché quando aprite Google Drive guardate ciò che è importante invece dell'intera libreria.
Nella parte superiore della pagina Priorità è presente un carosello di accesso rapido ai singoli file che sono stati aperti di frequente. In fondo alla pagina è dove avviene la vera magia! È possibile creare delle Aree di lavoro per accedere ai file più essenziali o attivi senza spostarli dalla loro posizione originale. 📍
Se non utilizzate quasi mai il pannello dei Suggerimenti nella parte superiore di Google Drive, potete disattivare questa funzionalità/funzione facendo clic sull'icona dell'ingranaggio > Impostazioni > deselezionando Suggerimenti.
3️⃣ Consolidare i segnalibri e le estensioni del browser
I segnalibri e le estensioni dovrebbero aiutarci a sfruttare al meglio la nostra esperienza online. Se questo spazio digitale è sovraffollato, ecco alcuni suggerimenti per semplificarlo:
- **Create cartelle per le raccolte (ispirazioni, account) e singoli collegamenti per i siti che visitate ogni giorno
- **Usate una o due parole per nominare le cartelle e i singoli collegati sulla barra del browser
- Date un'occhiata alla nostra guida suLe migliori estensioni di Chrome per la produttivitàDa fare: abbiamo terminato la ricerca per voi e abbiamo trovato delle estensioni che userete davvero.
- **Eliminate tutte le estensioni che non avete usato da quando le avete scaricate. Non le userete. Fidatevi di me 🤝
Suggerimento: senza esagerare, l'estensione ClickUp per Chrome cambia le carte in tavola. Quando faccio ricerche per il mio prossimo progetto, ogni sessione metto tra i segnalibri 8-12 siti web. Si tratta di una raccolta di fonti di testo, video di YouTube e ispirazione. Invece di impostarli e dimenticarli in una cartella di Chrome, li segnalibro tramite l'estensione ClickUp per Chrome! Si sincronizza con il resto del mio lavoro sul mio account ClickUp, insieme a una nota veloce che ho dato a Future Me sul suo scopo. Se volete trarre un solo insegnamento da questa guida, che sia questo: scaricare l'estensione ClickUp per Chrome ! 🆓
Il pulsante fluttuante di ClickUp consente di accedere rapidamente al blocco note, ai segnalibri, agli screenshot, al monitoraggio del tempo e alla creazione di attività da qualsiasi pagina web
4️⃣ Finestre In Arrivo Vuote
È lecito pensare che ogni persona abbia da tre a cinque account email:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com o Yahoo! Mail da giovane 2. Gmail (perché non era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com o Yahoo! Mail da giovane) 3. Un account per il lavoro 4 & 5. Account con versioni diverse del nostro nome
Universal Television LLC via GIPHY Affrontate per primo un account email, quello personale o quello di lavoro, archiviando, cancellando o chiudendo i messaggi. Se non sapete da dove cominciare, ecco alcune opzioni:
- File di grandi dimensioni
- Email più vecchie di 90 giorni
- Email di promozione e sociali
- Per nome
Suggerimento: Se si utilizza Gmail, accedere alla barra di ricerca e fare clic sull'icona Mostra ricerca opzioni. Trovare tutte le email di dimensioni superiori a 5 MB o 10 MB ed eliminarle o archiviarle.
Dopo aver eliminato il disordine, è il momento di organizzarsi! Con alcune tecniche, è possibile iniziare a sviluppare le capacità di gestione delle email e del tempo e dedicare più tempo alla propria giornata. Ecco come fare:
1. Evitate di usare una struttura di cartelle a più livelli per archiviare le email Alla fine inizierete ad aggiungere altre sottocartelle che creeranno più disordine. Si rischia di perdere tempo a modificare il sistema ogni due mesi per adattarlo alle nuove attività, ai progetti e alla corrispondenza in arrivo. Utilizzate invece categorie ed etichette per le email e spostatele dalla finestra In arrivo. Quando dovete cercare un'email specifica, cercatela semplicemente in base al tag o al nome della categoria.
2. **Prima di ClickUp, una giornata di lavoro "normale" per me significava arrivare alla finestra In arrivo zero. Ogni due ore andavo alle riunioni, ma poi tornavo alla finestra In arrivo. Verso la fine della giornata, intorno alle 15.00, iniziavo le mie attività vere e proprie, ma a quel punto il mio cervello era fritto per aver scrutato le email tutto il giorno. Questo non è possibile per tutti, ma se ci si allena a controllare le email un paio di volte al giorno, è possibile costruire blocchi di tempo nella vostra giornata per fare le cose terminate.
- Usate le funzionalità del vostro provider di email per ottimizzare la vostra produttività Scorciatoie, categorie, tag, regole, etichette, tutto! Vale la pena di imparare e implementare queste funzionalità/funzione perché consentono di risparmiare tempo e cervello, due risorse importanti di cui si ha bisogno ogni giorno.
Se siete interessati ad Outlook o a Gmail suggerimenti per la produttività fatecelo sapere nei commenti qui sotto!
5️⃣ Caricare foto e screenshot sul cloud
Risparmiate spazio sul vostro dispositivo spostando le foto su uno spazio di archiviazione cloud come iCloud o Google Photos. Per le foto che volete tenere sul telefono, esaminate la libreria e cancellate i duplicati, le immagini di meme divertenti e gli screenshot con allarme accidentale.
Suggerimento: Google Foto ha una funzionalità/funzione che categorizza le foto e i video di grandi dimensioni, le foto sfocate, gli screenshot e altre app per rivedere ed eliminare rapidamente questi file. Se si dispone di un dispositivo Apple, è possibile filtrare per tipo di supporto.
6️⃣ Pulire i feed sociali
I vostri social media danno valore alla vostra vita? Da fare per educare, ispirare o farvi sentire in connessione con persone positive? Questo potrebbe essere il progetto di decluttering più importante di questo elenco perché tutti possono farlo. C'è un intero mondo libero dai social media che vi aspetta per passare del tempo a fare cose per voi stessi o con altre persone.
Warner Bros. Pictures via GIPHY Se per voi fare pulizia significa disattivare i vostri account per qualche settimana o mese, la decisione spetta a voi! Ma se vi sembra esagerato, un semplice decluttering ogni mese o giù di lì inizierà a giovare alla vostra salute mentale:
- Eliminate le persone, gli account e i marchi che non vi forniscono alcun valore
- Mettete "Mi piace" e seguite le persone e i marchi che vi piacciono di più, in modo che l'algoritmo vi proponga contenuti simili
- Eliminare account e gruppi irrilevanti di fasi della vita passate (vecchie comunità di quartiere, campus universitari)
Se gestite account sui social media per la vostra azienda, prendete in considerazione l'utilizzo di una piattaforma unificata finestra In Arrivo . Con tale strumento, potrete risparmiare tempo che di solito si dedica a passare da una scheda all'altra, da un account all'altro e da un dispositivo all'altro, evitando di cedere alle numerose distrazioni.
7️⃣ Disporre le schermate Home
Eliminate le note e le applicazioni inutili, quindi organizzate ciò che rimane. A seconda di come si preferisce organizzare le applicazioni, ecco alcuni suggerimenti per la struttura:
1. Organizzare per tipo di cartella. Raggruppate le applicazioni in base al loro scopo (produttività, social media, lavoro, fotografia, viaggi)
2. Considerate il modo in cui tenete il telefono o il tablet. Mantenete le app a cui avete bisogno di accedere rapidamente posizionandole intorno ai bordi dello schermo
3. Evidenziate le vostre applicazioni più usate o essenziali. Limita la visualizzazione delle pagine della schermata iniziale senza doverle cercare
8️⃣ Ottimizzare lo strumento di project management
Se utilizzate uno strumento di gestione dei progetti strumento di project management per la scuola o per il lavoro, è probabile che abbiate un tesoro di informazioni e note sparse in tutti gli angoli del software. Non c'è problema! Tutti noi sperimentiamo questa disorganizzazione perché ci muoviamo costantemente verso ciò che è nuovo e successivo. Ci diciamo: "Da fare più tardi". 🤷♀️
Iniziate il processo di decluttering cancellando il dashboard di casa e incollando i lavori passati:
1. Chiudere le attività in sospeso
2. Archiviare la corrispondenza
3. Archiviare i documenti importanti (fatture, progetti) 4. Eliminare le reportistiche obsolete
**La chiave per un progetto di successo (e senza stress) è seguire un sistema scalabile e affidabile. Se si dispone di un sistema ben strutturato, è possibile strumento di project management o di organizzazione , sfruttate le funzionalità/funzione disponibili e organizzate il vostro lavoro.
Ecco a voi otto progetti per raggiungere la libertà dal disordine!
via GIPHY Pronti per un decluttering e un'organizzazione di livello superiore? Ecco ClickUp, un'area di lavoro personalizzabile e all-in-one per semplificare il lavoro e ottenere di più da fare. 👋
Come usare un account Free di ClickUp per creare abitudini organizzative istantanee
Non è mai troppo presto per iniziare a organizzare i file per migliorare la produttività! Invece di aspettare che il disordine si accumuli, dedicatevi ogni mese a riordinare i vostri dispositivi. È qui che ClickUp riunisce tutto:
Impostare un appuntamento mensile attività ricorrenti in ClickUp **Impegnatevi una volta al mese in un programma di pulizia digitale con liste di controllo, in modo da sapere esattamente cosa Da fare quando arriva il momento
Risparmiare spazio sui vostri dispositivi utilizzando Promemoria di ClickUp **Spostare screenshot, note e file relativi al progetto nell'area di lavoro di ClickUp, in modo da non perdere nulla
Accedere alle funzionalità/funzione chiave di ClickUp dall'esterno della piattaforma e su qualsiasi dispositivo. Eliminare l'onere di passare da un sistema all'altro di app per rimanere organizzati e terminare il lavoro
Utilizzare l'estensione ClickUp per Chrome durante la navigazione in Internet. Davvero, è un gioco che cambia le carte in tavola!
Se non conoscete ClickUp, date un'occhiata a questa facile lezione del corso di ClickUp University per creare con sicurezza la vostra attività di decluttering digitale! ⬇️
Un pensiero d'addio
Cosa potreste fare con del tempo in più nella vostra giornata? Imparare una nuova abilità? Stare con le persone che amate? Fare un pisolino?
Indipendentemente dalla vostra risposta, possiamo essere tutti d'accordo su una certezza: creare abitudini positive e sostenibili ci permette di essere ispirati, produttivi e sicuri di noi stessi. Non abbiamo bisogno dei sistemi più avanzati o di una configurazione estetica perfetta per motivarci temporaneamente a fare le cose.
Potete realizzare tutti i progetti di decluttering di questo articolo anche senza di essi. Procedete con calma e ricordate che Da fare ora, col tempo sarete meno sopraffatti. 😌 🖥 📱 Iscriviti alla nostra newsletter mensile per ricevere direttamente nella tua finestra In arrivo ulteriori consigli e tendenze per la creazione dei migliori flussi di lavoro._