Guida al decluttering digitale per creare uno spazio di lavoro produttivo

Riordinare la tua area di lavoro digitale può essere un'esperienza rivoluzionaria... quando hai gli strumenti e le abitudini giusti per organizzare in modo mirato. Se hai rimandato l'organizzazione di centinaia o addirittura migliaia di file, non sei il solo!

L'attività di creare un sistema di archiviazione sostenibile e degno di Pinterest mi sembrava un compito arduo. Ma dopo aver realizzato alcuni semplici progetti di decluttering, le cose sono cambiate. Ora la mia area di lavoro mi ispira, ed è proprio quello che desidero per te!

Forse ti stai chiedendo da dove iniziare e ti stai domandando: "Quanto deve essere pulito?" Ti guiderò attraverso otto progetti di decluttering digitale facilmente gestibili e ti spiegherò come ClickUp può aiutarti a sviluppare abitudini organizzative immediate. 🌱

Il percorso verso una mentalità digitale decluttering

È nostra responsabilità allontanarci regolarmente dalla tecnologia per valutare il nostro benessere. La verità è che questa mentalità del "salvalo o te ne pentirai" è ciò che incoraggia la nostra tendenza ad accumulare dati digitali, che è il nemico numero uno nel nostro percorso verso la produttività sul posto di lavoro.

Per tenere sotto controllo i nostri dispositivi ingombri, dobbiamo prima capire cosa contribuisce ad accumularsi.

Desktop del computer

Applicazioni di lavoro

Cellulare/Tablet

La buona notizia è che, una volta che avrai iniziato a sviluppare abitudini organizzative, il tempo da fare per riordinare diminuirà col passare del tempo! ✨

Allora, cosa dovresti aspettarti di provare quando inizi il processo di riordino dei tuoi dispositivi? All'inizio, ti sentirai sopraffatto:

Seguono alcuni ricordi divertenti:

Una volta terminato il progetto, ti sentirai finalmente sollevato da un grande peso.

Prima di iniziare, è importante sottolineare che non è necessario seguire alla lettera questa guida per ottenere un flusso di lavoro perfetto. Sentiti libero di organizzare le cose come faresti normalmente, ma ti incoraggio a sperimentare un po'! 🧠💡

Ecco otto progetti di decluttering digitale da fare per iniziare il tuo percorso di decluttering digitale.

8 progetti di decluttering digitale

1️⃣ Svuota la cartella Download

Scaricare casualmente PDF e screenshot duplicati: devono sparire! Inizia organizzando questa cartella in un elenco e ordinandola per tipo di file, in modo da poterli eliminare facilmente in gruppi. Questo mi aiuta a trovare e cancellare rapidamente tutti i file PNG, gli archivi Zip, i GIF e le cartelle HTML dei miei progetti passati che so di non aver più bisogno. Una volta completata questa pulizia iniziale, passa al resto che richiede un'attenzione particolare. 🔎

Suggerimento: se utilizzi un Mac, seleziona un file (o un gruppo di file) e premi la barra spaziatrice per visualizzarne l'anteprima. Quindi premi nuovamente la barra spaziatrice per chiudere il file. Potrai sbrigare più rapidamente il lavoro invece di aprire e chiudere i singoli file!

2️⃣ Organizza il tuo Google Drive

Google Drive è simile alla cartella Download perché può riempirsi rapidamente di copie di copie di copie di documenti incompleti. Organizza i tuoi file nella vista griglia o vista Elenco ed elimina tutto ciò che non serve. 🗑

Suggerimento n. 1: Migliora l'organizzazione di Google Drive cambiando la tua pagina iniziale predefinita da Il mio Drive a Priorità. In questo modo, quando apri Google Drive, ti sentirai meno sopraffatto perché vedrai solo ciò che è importante invece dell'intera libreria.

Nella parte superiore della pagina Priorità è presente un carosello di accesso rapido ai singoli file che sono stati aperti di frequente. È nella parte inferiore della pagina che avviene la vera magia! Puoi creare Aree di lavoro per accedere ai file più importanti o attivi senza spostarli dalla loro posizione originale. 📍

Suggerimento n. 2: se non usi quasi mai il pannello Suggerimenti nella parte superiore di Google Drive, puoi disattivare questa funzionalità cliccando sull'icona a forma di ingranaggio > Impostazioni > deseleziona Suggerimenti.

3️⃣ Unifica i segnalibri e le estensioni del browser

I segnalibri e le estensioni dovrebbero aiutarci a ottenere il massimo dalla nostra esperienza online. Se quest'area del tuo spazio digitale è sovraffollata, ecco alcuni suggerimenti per semplificarla:

Suggerimento: senza esagerare, l'estensione ClickUp per Chrome è una vera rivoluzione. Quando faccio ricerche per il mio prossimo progetto, aggiungo ai segnalibri tra gli 8 e i 12 siti web per ogni sessione. Si tratta di una raccolta di fonti di testo, video di YouTube e ispirazioni. Invece di salvarli in una cartella di Chrome e dimenticarmene, li aggiungo ai segnalibri tramite l'estensione ClickUp per Chrome! Si sincronizza con il mio account ClickUp insieme al resto del mio lavoro e a una breve nota che ho lasciato al me stesso del futuro sul suo scopo. Se dovessi prendere in considerazione solo una cosa di questa guida, che sia questa: scarica l'estensione ClickUp per Chrome! 🆓

4️⃣ Svuota le caselle di posta elettronica

È lecito supporre che ogni persona abbia da tre a cinque account di email:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com o Yahoo! Mail da quando eri giovane 2. Gmail (perché non era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com o Yahoo! Mail da quando eri giovane) 3. Un account di lavoro 4 e 5. Account con versioni diverse del nostro nome

Affronta prima un account di email, quello personale o quello di lavoro, archiviando, eliminando o salvando i messaggi. Se non sai da dove iniziare, ecco alcune opzioni:

Suggerimento: se utilizzi Gmail, vai alla barra di ricerca e clicca sull'icona Mostra opzioni di ricerca. Trova tutte le email più grandi di 5 MB o 10 MB ed eliminale o archiviale.

Dopo aver eliminato il disordine, è il momento di organizzare! Con alcune tecniche, puoi iniziare a sviluppare competenze nella gestione delle email e del tempo e dedicare più tempo alla tua giornata. Ecco come:

1. Evita di utilizzare una struttura di cartelle a più livelli per archiviare le e-mail. Alla fine, inizierai ad aggiungere altre sottocartelle che creeranno ulteriore disordine. Perderai tempo a modificare il tuo sistema ogni due mesi per adattarlo alle nuove attività, ai nuovi progetti e alla nuova corrispondenza in arrivo. Utilizza invece categorie ed etichette per le e-mail e spostale dalla tua finestra In arrivo. Quando devi cercare un'email specifica, ti basterà cercare per tag o nome della categoria.

2. Crea una routine per le email. Prima di ClickUp, una giornata lavorativa "normale" per me consisteva nell'azzerare la posta in arrivo. Ogni due ore partecipavo a delle riunioni, ma poi tornavo alla mia casella di posta. Verso la fine della giornata, intorno alle 15:00, iniziavo a svolgere le mie attività effettive, ma a quel punto il mio cervello era ormai esausto dopo aver smistato e-mail tutto il giorno. Questo non è possibile per tutti, ma se ti alleni a controllare le e-mail un paio di volte al giorno, puoi creare dei blocchi di tempo nella tua giornata per terminare le attività.

3. Utilizza le funzionalità del tuo provider di email per ottimizzare la tua produttività. Scorciatoie, categorie, tag, regole, etichette, tutto! Il lavoro richiesto per imparare e implementare queste funzionalità è valido perché ti fanno risparmiare energie mentali e tempo, due risorse importanti di cui hai bisogno ogni giorno.

Se hai interesse per i consigli sulla produttività di Outlook o Gmail, faccelo sapere nei commenti qui sotto!

5️⃣ Carica foto e screenshot sul cloud

Risparmia spazio sul tuo dispositivo spostando le foto su un'archiviazione cloud come iCloud o Google Foto. Per le foto che desideri conservare sul telefono, sfoglia la tua libreria ed elimina eventuali duplicati, immagini di meme divertenti e screenshot accidentali della sveglia.

Suggerimento: Google Foto ha una funzionalità che classifica foto e video di grandi dimensioni, foto sfocate, screenshot e altre app per rivedere e eliminare rapidamente tali file. Se hai un dispositivo Apple, puoi filtrare per tipo di file multimediale.

6️⃣ Pulisci i feed dei social media

I social media aggiungono valore alla tua vita? Ti istruiscono, ti ispirano o ti fanno sentire in contatto con persone positive? Questo potrebbe essere il progetto di decluttering più importante di questo elenco perché tutti possono farlo. C'è un intero mondo senza social media che ti aspetta per dedicarti a te stesso o alle persone che ami.

Se per te ripulire significa disattivare i tuoi account per alcune settimane o mesi, la scelta spetta solo a te! Ma se ti sembra una misura estrema, un semplice riordino ogni mese circa inizierà a giovare alla tua salute mentale:

Se gestisci gli account social media per la tua azienda, valuta l'utilizzo di una casella di posta social unificata. Con uno strumento di questo tipo, risparmierai il tempo che di solito dedichi al passaggio da una scheda all'altra, da un account all'altro e da un dispositivo all'altro, evitando di cedere alle numerose distrazioni.

7️⃣ Organizza le schermate Home

Elimina tutte le note e le applicazioni inutili, quindi organizza ciò che rimane. A seconda di come preferisci organizzare le tue applicazioni, ecco alcuni suggerimenti sulla struttura:

1. Organizza per tipo di cartella. Raggruppa le applicazioni in base al loro scopo (produttività, social media, lavoro, fotografia, viaggi)

2. Considera come tieni il tuo telefono o tablet. Mantieni le app a cui devi accedere rapidamente posizionandole ai bordi dello schermo.

3. Evidenzia le app più utilizzate o essenziali. Limita ciò che viene visualizzato sulle pagine della schermata iniziale senza dover effettuare ricerche.

8️⃣ Ottimizza il tuo strumento di project management

Se utilizzi uno strumento di project management per la scuola o il lavoro, è probabile che tu abbia un tesoro di informazioni e note sparsi in ogni angolo del software. Non preoccuparti! Tutti noi sperimentiamo questa disorganizzazione perché siamo costantemente proiettati verso ciò che è nuovo e futuro. Ci diciamo: "Bah, lo farò più tardi. " 🤷‍♀️

Inizia il processo di decluttering ripulendo la tua dashboard domestica e archiviando i lavori passati:

1. Chiudi le attività in sospeso

2. Archivia la corrispondenza

3. Archivia i documenti importanti (fatture, brief del progetto)

4. Elimina i report obsoleti

Suggerimento: la chiave per progetti di successo (e senza stress) è seguire un sistema scalabile e affidabile. Se disponi di uno strumento di project management o di organizzazione completo, sfrutta le funzionalità/funzioni disponibili e organizza il tuo lavoro.

Ecco fatto: otto progetti per liberarti dal disordine!

Sei pronto per un livello superiore di riordino e organizzazione? Scopri ClickUp, uno spazio di lavoro personalizzabile e completo per semplificare il lavoro e ottenere maggiori risultati. 👋

Come utilizzare un account ClickUp gratis per sviluppare abitudini organizzative immediate

Non è mai troppo presto per iniziare a organizzare i tuoi file e migliorare la tua produttività! Invece di aspettare che il disordine si accumuli, dedica ogni mese un po' di tempo alla riorganizzazione dei tuoi dispositivi. È qui che ClickUp fa la differenza:

1. Imposta un'attività ricorrente mensile in ClickUp per ripulire le tue aree di lavoro digitali. Impegnati a seguire un programma di pulizia digitale una volta al mese con delle liste di controllo, così quando arriverà il momento saprai esattamente cosa fare.

2. Risparmia spazio sui tuoi dispositivi utilizzando i promemoria e le attività di ClickUp. Sposta screenshot, note e file relativi al progetto nell'area di lavoro di ClickUp in modo che nulla vada perso.

3. Accedi alle funzionalità chiave di ClickUp dall'esterno della piattaforma su qualsiasi dispositivo. Elimina il fastidio di dover passare da un'app all'altra per organizzarti e portare a termine il lavoro.

4. Usa l'estensione ClickUp per Chrome mentre navighi in Internet. Davvero, ti cambierà la vita!

Se sei nuovo su ClickUp, dai un'occhiata a questa semplice lezione del corso della ClickUp University per creare con sicurezza la tua attività di decluttering digitale! ⬇️

Un pensiero finale

Cosa potresti fare con il tempo libero in più a tua disposizione? Imparare una nuova abilità? Stare con le persone che ami? Fare un pisolino?

Indipendentemente dalla tua risposta, possiamo tutti concordare su una certezza: creare abitudini positive e sostenibili ci permette di essere ispirati, con una buona dose di produttività e sicuri di noi stessi. Non abbiamo bisogno dei sistemi più avanzati o della configurazione perfetta che ci motiverà temporaneamente a portare a termine le cose da fare.

Puoi realizzare tutti i progetti di decluttering descritti in questo articolo senza di essi. Procedi con calma e ricorda che, svolgendo questo lavoro ora, col tempo ti sentirai meno sopraffatto. 😌 🖥 📱

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