Un'organizzazione con politiche e procedure chiare promuove una cultura positiva. Tutti conoscono la visione e i valori dell'azienda, che formano il comportamento dei dipendenti.
Le procedure documentate includono un elenco di ciò che è consentito e ciò che è vietato. Un manuale di politiche e procedure ben scritto aiuta l'organizzazione a soddisfare i requisiti legali e normativi. Fornisce istruzioni di lavoro a dipendenti e manager per ottenere i migliori risultati per tutte le parti interessate.
Tuttavia, la stesura di procedure e policy è complessa. Se siete alle prime armi con la stesura di un manuale di procedure, è giusto che abbiate bisogno di aiuto per comunicare le vostre idee e chiarire le vostre idee strategia operativa .
In questa guida completa, condividiamo istruzioni passo passo sulla scrittura delle procedure, modelli per accelerare il processo e suggerimenti e best practice per le procedure scritte.
Cosa significa scrivere procedure?
Le procedure combinano passaggi, linee guida e risorse online che aiutano a svolgere un'attività. Le procedure ben scritte sono una serie di passaggi di routine, con l'ordine in cui devono essere eseguiti.
Includono la visione del gruppo dirigente e forniscono al personale la possibilità di riunire gli obiettivi strategici, creare standard di prestazione e identificare le aree di miglioramento.
Comprendere l'importanza di scrivere le procedure
Le procedure eliminano le incertezze nel completare le attività di routine, assicurando che il personale Da fare svolga correttamente le attività giuste. Questo, a sua volta, aiuta l'azienda a migliorare l'efficienza e a rimanere conforme alle normative.
Anche se nessuna procedura può garantire prestazioni ottimali, esse standardizzano le best practice in tutti i team e migliorano la qualità dei risultati.
Efficienza e produttività
Vi è mai capitato? Avete passato ore a completare un'attività alla perfezione, per poi scoprire che un vostro compagno di squadra l'aveva già fatta in passato e che c'era un modo più semplice.
È qui che le procedure si rivelano utili. Da fare per evitare duplicazioni e regolare la gestione collaborativa delle attività, le procedure scritte in modo efficiente snelliscono i flussi di lavoro e consentono al team di essere più produttivo.
Chiarezza e coerenza
Le procedure scritte chiariscono le aspettative dei dipendenti e riducono al minimo gli errori. L'obiettivo della stesura delle procedure deve essere quello di dettagliare in modo semplice e coerente le modalità di esecuzione di attività specifiche all'interno dell'organizzazione o di un gruppo di lavoro standardizzare i processi .
Formazione e onboarding
I nuovi dipendenti o membri del team possono fare riferimento a tutte le procedure relative a un processo o a un prodotto. Questo accorcia la loro curva di apprendimento e riduce la loro dipendenza dai compagni di squadra. Le procedure fungono anche da preziosa risorsa per il trasferimento delle conoscenze, facilmente accessibile ogni volta che qualcuno non è sicuro di come completare un'attività.
Riduzione del rischio e conformità
Le procedure possono aiutare a identificare e gestire i rischi potenziali, delineando le best practice e le misure di sicurezza. Tutti i settori sono soggetti a leggi e regolamenti specifici per ogni Paese; le procedure garantiscono la conformità delle organizzazioni a tali regolamenti e alle leggi locali.
Per istanza, un produttore di patatine può incorrere in ripercussioni legali e normative se non vengono elencati gli ingredienti dei contenuti, indicando gli eventuali allergeni. L'implementazione di una procedura a prova di bomba, conforme alle normative, può garantire che non si verifichino errori di questo tipo durante il confezionamento e l'etichettatura dei prodotti.
Miglioramento continuo
Aggiornate regolarmente le procedure scritte per garantire che i processi organizzativi si evolvano per rimanere al passo con le mutevoli esigenze aziendali.
Per istanza, durante la pandemia, le aziende di tutto il mondo si sono dovute adattare alla nuova norma del lavoro da remoto, che ha richiesto l'aggiornamento delle politiche e delle procedure per supportare il lavoro dei dipendenti in un'impostazione digitale e ibrida.
Account e responsabilità
Le procedure definiscono i ruoli e le responsabilità dei dipendenti, definendo responsabilità e titolarità.
Per esempio, quando si richiede un rimborso, si presenta la domanda insieme ai documenti di supporto attraverso un portale, la si fa approvare dal manager e infine si chiede all'account di rimborsare l'importo.
In questo modo si garantisce che tali processi vengano implementati senza problemi, identificando le discrepanze e riconducendole al dipendente appropriato, in modo da poterle affrontare efficacemente.
Soddisfazione del cliente
Immaginate di essere a capo di un team di assistenza clienti che gestisce quotidianamente numerosi problemi e query. Se il vostro team potesse accedere a una guida alle procedure che standardizza il processo di risoluzione dei problemi e delle richieste dei clienti in modo prompt ed efficace, accelererebbe la velocità con cui il team risolve le query e i problemi di supporto comuni.
Facilità di accesso
Troppi manuali e memo sciolti nella vostra organizzazione risulterebbero in un sovraccarico di informazioni. Gli utenti perdono il monitoraggio delle risorse rilevanti o perdono tempo a trovarle quando devono prendere decisioni informate.
Un sistema online aggiornato che permetta agli utenti di accedere e aggiornare i passaggi della procedura è un'ottima opzione per le organizzazioni in rapida crescita, dove le politiche e le procedure si evolvono continuamente.
Come scrivere le procedure
Definire l'ambito e gli obiettivi della procedura
Il primo passaggio nella stesura di una procedura è la definizione degli obiettivi: su quale processo o attività specifica ci si vuole concentrare? Chi utilizzerà questo documento di procedura?
Durante la stesura della procedura, fate un elenco dei deliverable, degli ostacoli, del contesto e dei vincoli.
Allineamento con i processi aziendali
Qualsiasi procedura scritta deve essere in linea con i valori dell'azienda e favorirne la perfetta integrazione nel quadro organizzativo. Coinvolgete i principali stakeholder nella procedura, redigendo la guida al processo passo dopo passo, per garantire che il documento si allinei efficacemente con i processi aziendali complessivi.
Selezione del processo aziendale corretto
Se state scrivendo più procedure, iniziate dalle piccole. Dare priorità alle attività più piccole può aiutare a comprendere le sfumature dei vari processi interni e facilitare la scrittura di procedure efficaci.
Creare strutture procedurali e standard di controllo della versione
Create una struttura standard che semplifichi il processo di scrittura delle procedure. È possibile creare un modello di procedura personalizzato o utilizzare modelli disponibili pubblicamente per mantenere la coerenza, aiutando gli utenti a navigare rapidamente tra i diversi documenti.
Quando create le procedure, assicuratevi che il vostro portale di documentazione abbia il controllo della versione. In questo modo tutti gli stakeholder possono monitorare le modifiche in modo sistematico e garantire l'aggiornamento delle procedure.
Creare una lista di controllo delle procedure operative standard
Durante la creazione di una procedura, includete sempre una lista di controllo della procedura operativa standard (SOP). È possibile utilizzare Software per procedure operative standard e modelli per creare una lista operativa standard come guida visiva per una procedura ben strutturata.
Ad esempio, il vostro reparto risorse umane può utilizzare una lista di controllo SOP che standardizzi i requisiti di qualificazione durante i colloqui con i candidati per un nuovo ruolo.
Utilizzo dell'approccio delle cinque W nella stesura delle procedure
Incorporare le Cinque W - Chi, Cosa, Dove, Quando e Perché - nel processo di scrittura delle procedure migliora la chiarezza e garantisce che non vengano trascurate informazioni critiche.
1. Chi: Immaginate di dover lanciare una nuova pagina web e di dover stabilire la responsabilità individuale per attività specifiche. Un processo strutturato può aiutarvi a definire chiaramente il "Chi", a stabilire la responsabilità di ogni collaboratore e a garantire che il progetto sia completato nei tempi previsti
2. Cosa: Il "Cosa" aiuta a rispondere alla domanda: quale attività o processo deve essere completato? Quando si scrive una procedura, occorre definire chiaramente gli oggetti e dettagliare i passaggi per completare l'attività. Per istanza, un operaio deve sapere quali passaggi seguire per svolgere il suo ruolo nel rispetto delle norme di sicurezza
3. Dove: È essenziale capire dove viene eseguita una procedura, che si tratti di una posizione fisica o di un software. Quando si lavora a un nuovo progetto, creare una cartella dedicata a cui il team possa accedere facilmente. Questo può aiutare a monitorare le prestazioni del team e ad aumentare l'account
- Quando: Durante la stesura di una procedura, fissate delle scadenze per ogni attività cardine, in modo da stabilire degli SLA (Service Level Agreement) e garantire un completamento tempestivo. Le procedure per le buste paga, ad esempio, prevedono un numero prestabilito di passaggi o attività da completare secondo sequenze temporali predefinite.
5. Perché: Infine, capire perché la procedura viene documentata. Quali sono gli obiettivi? La comprensione del "perché" trasformerà un documento arido in una necessità organizzativa essenziale
Documentazione e distribuzione delle procedure
Creazione di una procedura
Assicuratevi che i seguenti elementi facciano parte della procedura quando la scrivete per la vostra organizzazione.
| Creazione di procedure: Elementi e best practice | |
|---|---|
| Elementi | Titolo della pagina Titolo della procedura Numero di identificazione Data di pubblicazione Nome, ruolo e dipartimento a cui si applica la procedura Nomi e firme degli stakeholder che l'hanno preparata e approvata |
| Tabella dei contenuti (se si tratta di un documento di grandi dimensioni) | |
| Descrivere l'ambito e lo scopo della procedura e i suoi limiti Includere regolamenti, standard, ruoli, responsabilità, output e input Coprire i possibili ostacoli, le informazioni sulla sicurezza e gli scenari "what-if" Chiarire gli acronimi e i sinonimi utilizzati Aggiungere gli avvisi per la salute e la sicurezza Una sezione di risoluzione dei problemi che descriva in dettaglio ciò che può andare storto e tutto ciò che può interferire con il risultato finale | |
| Best Practices | Scrivere con voce attiva Utilizzare un linguaggio semplice in modo che i lettori trovino ciò di cui hanno bisogno, comprendano e utilizzino ciò che hanno trovato Eliminare le informazioni ridondanti e superflue Essere concisi nel linguaggio della politica |
Un modello per creare le procedure
Documentare, approvare e rivedere le procedure
Dopo la stesura della procedura, i passaggi successivi sono:
- **Documentate lo scopo, l'ambito, gli oggetti, gli individui e i dipartimenti responsabili della creazione e dell'attuazione della politica
- Approvazione: Includere le persone responsabili dell'approvazione della politica/procedura con le loro informazioni di contatto
- Revisione e aggiornamento delle politiche: Rivedere le politiche frequentemente (una volta al trimestre), aggiornarle per allinearle ai mutevoli requisiti e alle esigenze organizzative e comunicare le modifiche ai reparti e agli stakeholder coinvolti
Utilizzare ClickUp per scrivere le procedure e implementarle
Se avete difficoltà a redigere una procedura efficace, ecco cosa potete fare: raccogliere tutte le informazioni pertinenti, comprese le istruzioni, i documenti di supporto e le risorse online.
Utilizzate strumenti per la mappatura dei processi come ClickUp come unica fonte di verità per redigere le politiche, implementare i processi e i flussi di lavoro e renderli accessibili a tutti.
Sfruttare l'interfaccia intuitiva Documenti ClickUp offre la possibilità di organizzare tutte le informazioni raccolte e di creare un documento strutturato. È possibile aggiornare il documento ogni volta che lo si desidera, aggiungere tutte le pagine necessarie, includere elementi aggiuntivi come presentazioni e tabelle e incorporare collegamenti web.
Utilizzate ClickUp Docs per creare splendidi documenti, wiki e altro ancora, quindi collegateli ai flussi di lavoro per realizzare idee con il vostro team
Condividete questo documento con le parti interessate e i membri del team per la revisione e l'implementazione della procedura. Attività di ClickUp consentono di assegnare compiti ai membri del team, di taggare i colleghi per ottenere un feedback o una revisione e di impostare la Sequenza per il completamento delle attività. ClickUp Brain sarà il vostro assistente di scrittura IA, aiutandovi a scrivere politiche e procedure complesse in modo preciso.
Una volta creata la prima bozza, invitate le parti interessate a rivedere, perfezionare e finalizzare la procedura su ClickUp Dashboard centralizzando i vostri lavori richiesti.
Formazione e raccolta di feedback
Familiarizzare i membri del team con una procedura per garantirne l'effettiva attuazione. Se necessario, utilizzate la gamification per assicurarvi che comprendano la procedura.
Incoraggiate il vostro team a fornire un feedback, identificando le aree da migliorare e perfezionare. Utilizzate questo feedback per perfezionare le procedure e migliorare continuamente i flussi di lavoro.
Modelli per la stesura di procedure e policy
Avere accesso a modelli già pronti accelera il processo di scrittura di procedure e politiche. ClickUp offre un intervallo di modelli per soddisfare le diverse esigenze procedurali:
1. Modello di processo e procedura
Modello di Processo e procedure di ClickUp offre un quadro strutturato per la documentazione e la gestione dei processi, rendendolo lo strumento ideale per la stesura di procedure e policy.
Questo modello precostituito modello di documentazione del processo comprende istruzioni passo passo per definire ruoli e responsabilità, impostare linee guida e documentare le metriche critiche di monitoraggio delle prestazioni.
I campi personalizzati di ClickUp consentono di aggiungere attributi personalizzati come campi a livello di problema, percentuali di completamento e dettagli sull'approvatore per memorizzare informazioni vitali sulle procedure.
Utilizzando il modello di processi e procedure di ClickUp, più team possono stabilire protocolli cancellati, facilitare la collaborazione e migliorare la produttività.
2. Modello di procedure operative standard
Le procedure operative standard sono fondamentali per le aziende: possono fornire istruzioni dettagliate, garantire l'allineamento verso obiettivi comuni, ridurre gli errori e favorire un ambiente di lavoro organizzato. Modello di procedura operativa standard (SOP) di ClickUp offre un quadro completo per aiutarvi a gestire efficacemente la vostra forza lavoro. Modelli di procedure operative standard semplificano questo processo, fornendo un dashboard unificato che elenca best practice, policy, flussi di lavoro e liste di controllo delle attività.
Utilizzo di stati, campi e visualizzazioni personalizzati, progetto funzionalità/funzione di gestione e ClickUp Brain il modello di ClickUp consente di creare procedure operative standard credibili che fungono da fonte di conoscenza olistica per l'intera organizzazione.
Per utilizzare questo modello di piano operativo in modo efficace, iniziate con un brainstorming delle attività e con la descrizione dettagliata dei vari processi. Coinvolgete i principali stakeholder nei processi di feedback, test e perfezionamento per garantire che il documento della procedura operativa standard sia regolarmente aggiornato. La piattaforma ClickUp facilita la collaborazione, la creazione di procedure e il monitoraggio dello stato per offrire un'analisi della produttività.
Utilizzate la procedura operativa standard di ClickUp per stabilire e mantenere processi efficienti e migliorare le prestazioni operative della vostra organizzazione.
3. Modello di procedura
Modello di procedura di ClickUp
offre un approccio semplificato alla creazione e alla gestione di procedure ben definite per qualsiasi
reportistica di progetto
o attività. Il modello delinea chiaramente i flussi dei processi, definisce gli obiettivi e fornisce istruzioni passo dopo passo, eliminando le congetture e garantendo la coerenza tra tutte le operazioni e il personale.
Il modello include stati, campi, visualizzazioni e altre funzionalità di project management personalizzabili che guidano l'utente nell'identificazione delle attività, nella determinazione dell'ambito, nella raccolta di informazioni e nella creazione, revisione e revisione di un documento di procedura.
Con questo modello è possibile definire obiettivi, delineare passaggi, assegnare attività, collaborare con le parti interessate, impostare notifiche, organizzare riunioni e monitorare lo stato.
Scrivere una procedura è facile con i giusti processi, strumenti e modelli
Se state lottando contro le inefficienze della vostra organizzazione, iniziate a esaminare le vostre procedure.
Esistono e vengono seguite dal team? In caso contrario, implementate gli strumenti e i modelli giusti per creare procedure efficaci in tutta l'organizzazione.
ClickUp è uno strumento facile da usare per redigere e gestire le procedure. Registratevi gratis su ClickUp per creare procedure, collaborare con le parti interessate e garantire che tutti funzionino in modo efficiente.
Domande frequenti (FAQ)
1. Qual è un esempio di procedura?
Una procedura è un insieme di istruzioni con passaggi che guidano le persone attraverso un'attività o un processo specifico.
Per istanza, una "Procedura di elaborazione degli ordini di acquisto" prevede i passaggi per creare, approvare ed elaborare gli ordini di acquisto gestiti da un'azienda. Questa procedura specifica chi avvia gli ordini di acquisto all'interno dell'organizzazione e dettaglia il flusso di lavoro complessivo di approvazione come parte di un processo standardizzato.
2. Da fare per creare una procedura: un approccio per passaggi
Ecco una guida per la creazione di una procedura passo dopo passo:
- Passaggio 1: Definire l'ambito della procedura, cancellando gli obiettivi che si intende raggiungere
- Identificare le parti interessate chiave e specificare i loro ruoli per stabilire l'account
- Fase 3: fornire istruzioni dettagliate sui passaggi e le azioni da completare per eseguire la procedura
- Passaggio 4: specificare la posizione fisica o digitale in cui la procedura viene archiviata e implementata
- Fase 5: Definire una Sequenza dedicata per ogni passaggio menzionato nella procedura
- Passaggio 6: comunicare perché e come la procedura è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione
- Passaggio 7: creare un documento di procedura completo e rivederlo e aggiornarlo regolarmente
3. Che cos'è una procedura a passaggi?
Una procedura passo-passo è un insieme dettagliato e sequenziale di impostazioni che guida le persone attraverso un'attività o un processo specifico. Scompone un'attività complessa in componenti gestibili e comprensibili, e ogni passaggio è realizzato con cura per garantire chiarezza e coerenza.
Include chi è responsabile di ogni passaggio, quali azioni devono essere intraprese, dove si svolgono le attività, quando devono essere completate e perché sono essenziali. Una volta documentati, questi passaggi formano una procedura standardizzata che promuove l'efficienza dell'organizzazione.