Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni di team in cui la maggior parte dei partecipanti non conosce lo scopo della riunione e gli oratori portano la discussione fuori strada.
Quello che segue è una vera catastrofe.
Il vostro team si ritrova a contare molte ore improduttive a causa di questa "riunione", senza aver raggiunto alcun obiettivo.
Buone notizie!
Un'agenda per le riunioni può aiutarvi a evitare tutto questo ed essere la risposta a tutti i vostri problemi. ✌
Un'agenda di riunione efficace è un piano da condividere con i partecipanti alla riunione. Aiuterà il vostro team a stabilire aspettative chiare su ciò che deve accadere prima, durante e dopo la riunione.
In questo articolo parleremo di cos'è un ordine del giorno di riunione e scopriremo le cinque fasi fondamentali per scriverne uno. Inoltre, esamineremo 16 modelli di agenda di riunione ed esploreremo i motivi per cui l'intero team ha bisogno di un'agenda di riunione.
Se siete più inclini a imparare visivamente, date un'occhiata a questo vlog sugli ordini del giorno delle riunioni!
Iniziamo.
Benefici di un'agenda di riunione efficace
Partecipare a una riunione senza un ordine del giorno è simile a una caccia al tesoro senza una mappa.
L'ordine del giorno di una riunione consente al team di stabilire la cadenza della riunione preparare l'argomento della riunione, assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e mantenere la rotta per raggiungere gli obiettivi.
Agende delle riunioni:
- Danno alla riunione uno scopo chiaro
- **Aiutano a rimanere in carreggiata
- Aiutano a definire le responsabilità
Consiste in un elenco di argomenti, elementi di azione e le attività che si desidera discutere durante la riunione.
Un ordine del giorno semplice potrebbe essere un breve elenco puntato. Agende più dettagliate includono descrizioni per ogni punto all'ordine del giorno, materiale di riferimento e risultati attesi per ogni argomento di discussione.
Gli ordini del giorno formali includono anche informazioni sulla tempistica e sul relatore per ogni punto all'ordine del giorno.
Un esempio di ordine del giorno formale può essere l'ordine del giorno del consiglio comunale di uno Stato. Questi ordini del giorno possono avere una sezione di forum aperto che prevede un tempo per i commenti del pubblico.
Ma gli ordini del giorno delle riunioni formali non sono limitati al governo.
Potete usarli anche per le riunioni della vostra azienda. Dovete solo scegliere l'ordine del giorno più adatto al vostro team.
Ora che sapete cos'è un ordine del giorno di riunione, vediamo come scriverne uno. ✍
Come scrivere l'ordine del giorno di una riunione? 5 passi chiave
Ecco i cinque semplici passi da seguire per creare l'ordine del giorno giusto per il vostro team:
1. Stabilire il tipo di riunione
Non informare il team sul tipo di tipo di riunione a cui partecipano può causare molta confusione.
Immaginate un membro del team che partecipa a una riunione normale per poi scoprire che si tratta della sua riunione di lavoro revisione delle prestazioni .
L'orrore! 😱
Per evitare di prendere le persone alla sprovvista, assicuratevi che tutti sappiate di cosa si tratta durante la riunione.
Le riunioni possono essere di diversi tipi, tra cui:
- Riunione di squadra: detta anche riunione del personale, è un'occasione per il team di discutere di vari aspetti aziendali
- Riunione del consiglio di amministrazione: riunione formale del consiglio di amministrazione dell'organizzazione. In genere si tengono a intervalli regolari per esaminare le prestazioni del team e le questioni politiche
- Sessione esecutiva: tenuta dai membri del consiglio di amministrazione regolarmente prima delle loro riunioni di routine
- Riunione ricorrente: riunione giornaliera, settimanale o mensile che si ripete regolarmente
- Riunione di avvio del progetto : condotta all'inizio di ogni nuovo progetto per informare il team sugli obiettivi, le consegne e le tempistiche del progetto
- Riunione di brainstorming: utilizzata per approfondire una nuova idea con il team in una sessione di brainstorming favorevole
- Riunione di feedback: utilizzata per raccogliere il feedback costruttivo del team sui nuovi progetti e processi
- Riunione agile : una riunione speciale utilizzata per tenere discussioni iper-focalizzate per i team agili per condurre revisioni di sprint, condividere informazioni preziose sul progetto, feedback dei clienti,aggiornamenti sul progetto, ecc.
- Riunione Scrum: utilizza un'agenda di riunioni scrum che può includere la pianificazione dello sprint, gli standup giornalieri, il perfezionamento del product backlog, le revisioni dello sprint, ecc.
- Riunione retrospettiva: tenuta dopo il completamento del progetto per discutere ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene
- **Riunione di onboarding : aiutare i nuovi assunti a comprendere le aspettative professionali nel loro ambiente di lavoro
- riunioni di comitato *: aiutare un sottogruppo di membri del team a formare un comitato per svolgere una funzione speciale.
2. Indicare l'obiettivo della riunione
quali sono i motivi principali per cui si tiene una riunione con il team?
volete aggiornarli su un progetto? Volete le loro opinioni su qualcosa?
Dichiarare chiaramente l'obiettivo della riunione consente al team di sapere cosa sta per succedere. Per lo meno, sapranno se è il caso di portare con sé una relazione sul progetto o una birra alla riunione.
3. Identificare argomenti specifici per la riunione
Una volta definito l'obiettivo della riunione, fate un elenco degli argomenti di discussione che volete che il vostro team affronti.
Vi sveliamo il nostro segreto per rendere le riunioni più coinvolgenti.
Assicuratevi di scegliere argomenti di discussione che riguardano tutti i partecipanti alla riunione.
In questo modo, tutti i membri del team saranno disposti a partecipare al discorso.
Correlato: La nostra guida remota a_
**Il galateo delle riunioni virtuali_
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4. Assegnare il tempo necessario per discutere ogni argomento
Le riunioni sono costose e possono essere difficili da organizzare. Sono produttive solo quando riescono a utilizzare il tempo in modo efficace.
Ecco perché è importante assegnare una certa quantità di tempo per discutere ogni argomento della riunione. In questo modo non si finirà per allontanarsi e spendere tutto il tempo disponibile su un singolo argomento.
L'uso di un ordine del giorno di consenso è un altro trucco per risparmiare tempo nelle riunioni. Un ordine del giorno di consenso raggruppa gli argomenti di discussione ricorrenti in un unico punto dell'ordine del giorno che può essere facilmente cancellato.
Questi accorgimenti faranno in modo che le vostre riunioni non diventino una perdita di tempo e un intasamento del calendario. 👀
5. Includere un elenco di documenti necessari
Supponiamo che si tenga una riunione con il vostro progetto, con i suoi stakeholder .
Un modo per rendere la riunione più produttiva è quello di condividere tutti i documenti del progetto attraverso gli ordini del giorno delle riunioni del team prima della riunione.
Pensate a questo come a una delle attività di prelettura che il vostro insegnante vi chiedeva di fare a scuola. questa pratica crea il giusto contesto per tutti i partecipanti alla riunione e li autorizza a contribuire al discorso.
Ora che sapete cosa fare, vediamo alcuni esempi di ordini del giorno di riunioni per capire come si svolgono questi passaggi.
Bonus:_
**Modelli di agenda della conferenza_
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Come usare l'AI per gli ordini del giorno delle riunioni
L'intelligenza artificiale (AI) può semplificare notevolmente la gestione delle riunioni, trasformando ogni incontro in un'esperienza efficiente e produttiva. Integrando l'intelligenza artificiale con strumenti di gestione dei progetti come ClickUp Brain i team possono sfruttare l'automazione per gestire le attività di routine e migliorare la produttività delle riunioni. Ecco come l'intelligenza artificiale può aiutare:
- Agende di riunione alimentate dall'IA: L'intelligenza artificiale di ClickUp è in grado di redigere agende di riunione personalizzate in base ai ruoli dei partecipanti, alle note di riunioni precedenti e alle esigenze dei progetti in corso. Analizzando le note e gli obiettivi delle riunioni precedenti, l'intelligenza artificiale può aiutare a garantire che ogni riunione copra tutti i punti critici senza perdere un colpo.
- Riassunto intelligente: Post-riunione,L'intelligenza artificiale può condensare ore di appunti di discussione in riassunti sintetici e praticabili. Questa funzione consente ai partecipanti di ottenere rapidamente il succo della riunione e di rivedere i punti che potrebbero essersi persi, assicurando che tutti siano allineati e informati.
- Creazione immediata di azioni: L'intelligenza artificiale di ClickUp è in grado di identificare potenziali attività dalle note e di creare automaticamente voci d'azione in ClickUp. Questa transizione senza soluzione di continuità dalla discussione all'esecuzione significa che le attività di follow-up sono chiare, vincolate al tempo e con minori probabilità di essere trascurate o dimenticate.
L'integrazione dell'intelligenza artificiale nei processi di riunione non solo fa risparmiare tempo, ma migliora anche la qualità delle riunioni. Aiuta a mantenere la concentrazione, a monitorare i progressi rispetto agli obiettivi e a promuovere una cultura della responsabilità, automatizzando aspetti di routine ma cruciali della gestione delle riunioni.
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Esempi di agenda per riunioni di squadra
Ecco un paio di semplici esempi di ordini del giorno di riunioni come riferimento:
Riunione del team di progettazione
Data: 02/07/24
Ora: 09:00 am - 09:45 am
Partecipanti all'incontro: @SpongeBob, @Patrick, @Mr.Krabs, @Squidward
**Scopo dell'incontro
- Sviluppare una nuova pagina web per le testimonianze dei prodotti
Agenda
a. Prima della riunione:
- Ogni partecipante deve prendere visione del documento sulle testimonianze dei prodotti
b. Argomenti di discussione:
- Rivedere il documento sulle testimonianze dei prodotti (10 min)
- Discutete i contenuti che volete includere nella pagina web (10 min, @Nome)
- Presentare esempi di design per la pagina web (15 min, @Nome)
- Condividere i suggerimenti e votare sul sitosito web (10 min)
c. Punti d'azione:
- Creare un calendario per i progetti da realizzare - @SpongeBob
- Condividere la prima versione del design della pagina web - @Patrick
- Pianificazione ecreare un itinerario per un secondo incontro per finalizzare il progetto - @Mr.Krabs
**Riunione settimanale del team vendite
Data: 14/04/24
Ora: 02:00 pm - 02:45 pm
Partecipanti all'incontro: @Alice, @Bob, @Charlie, @Dana
**Scopo dell'incontro
- Valutare le prestazioni di vendita settimanali e discutere le strategie di miglioramento
**Agenda
a. Prima della riunione:
- Ogni partecipante deve aggiornare il CRM con i dati di vendita più recenti
b. Argomenti di discussione:
- Esaminare i dati e le tendenze delle vendite settimanali (15 min.)
- Discutere gli ostacoli nele le soluzioni (10 min, @Alice)
- Brainstorming sulle strategie per la prossima campagna di vendita (10 min, @Bob)
- Stabilire gli obiettivi per la prossima settimana (10 min)
c. Punti d'azione:
- Compilare un rapporto sulle metriche di vendita settimanali - @Charlie
- Redigere un piano preliminare per la campagna di vendita - @Dana
- Organizzare una sessione di formazione sul nuovo software di vendita - @Alice
**Riunione mensile di pianificazione HR
Data: 21/04/24
Ora: 11:00 - 12:00
Partecipanti all'incontro: @Emma, @Liam, @Noah, @Olivia
**Scopo dell'incontro
- Pianificare le attività HR per il mese successivo e aggiornare sulle iniziative in corso per i dipendenti
Agenda
a. Prima della riunione:
- Esaminareil feedback dei dipendenti del mese precedente
b. Argomenti di discussione:
- Analizzare i risultati del sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti (20 min.)
- Aggiornamento sullo stato degli attuali sforzi di reclutamento (15 min, @Emma)
- Pianificazione dei dipendentiattività di coinvolgimento dei dipendenti per il prossimo mese (15 min, @Noah)
- Discutere gli aggiornamenti delle politiche HR (10 min)
c. Punti d'azione:
- Implementare le modifiche in base al feedback dei dipendenti - @Liam
- Finalizzare il programma e il processo di reclutamento - @Olivia
- Preparare il programma delle prossime attività di coinvolgimento - @Emma
Questi esempi dovrebbero darvi un'idea di come progettare l'agenda delle riunioni. Per aiutarvi ulteriormente, diamo un'occhiata ad alcuni modelli di ordine del giorno di riunioni tra i più popolari strumenti per riunioni online .
16 Modelli di ordine del giorno per riunioni di squadra
Ecco 16 modelli di ordine del giorno per riunioni che potete utilizzare per creare il vostro prossimo ordine del giorno:
1. Modello di agenda per riunione settimanale 1 a 1 di ClickUp
Tenete tutti gli ordini del giorno, i punti d'azione e i feedback in un unico posto organizzato con questo modello di riunione settimanale a tu per tu di ClickUp
Incontri individuali sono la vostra occasione per entrare in contatto e allinearvi con le persone che gestite nel modo più efficace possibile. Modello di riunione 1:1 di ClickUp consente di organizzare tutti gli ordini del giorno, su misura per ogni singolo individuo, in un unico luogo. Scarica questo modello
2. Modello di ordine del giorno per riunione di squadra a mani libere di ClickUp
Modello di riunione di tutte le mani di ClickUp
aiuta a mantenere aperta la comunicazione in tutta l'azienda e garantisce che tutti siano allineati e aggiornati sugli obiettivi individuali e di gruppo.
Riunioni a tutto campo
danno spazio alla condivisione di informazioni, dagli aggiornamenti agli annunci sulle agende future, e incoraggiano la collaborazione e l'allineamento di tutto il team.
Scarica questo modello
3. Modello di ordine del giorno per riunioni Scrum di ClickUp
Questo modello di agenda per riunioni scrum di ClickUp renderà le riunioni quotidiane un gioco da ragazzi. Le riunioni quotidiane sullo stato delle attività dei progetti aiutano a garantire che il team sia consapevole dei progressi compiuti. Scarica questo modello
4. Modello di agenda per note di riunione di ClickUp
Modello di agenda in stile note di riunione di ClickUp
è il luogo ideale per conservare tutti gli appunti di una riunione, i punti chiave e le azioni da intraprendere.
Scarica questo modello
5. Progetto
modello post mortem da ClickUp
I progetti non vanno sempre secondo i piani. Utilizzate questo modello di post-mortem del progetto di ClickUp per fissare nuovi obiettivi e mantenere il team nella giusta direzione. Scaricate questo modello
6. Modello di verbale di riunione di ClickUp
Questa collaborazione verbale della riunione è un documento ClickUp progettato per fornire la traccia perfetta per un riassunto di riunione di successo. Modello di verbale di riunione di ClickUp include pagine precostituite per l'organizzazione dei team, appunti di riunioni individuali e le istruzioni per ottenere il massimo dalla vostra riunione con questo modello!
Trasformate i vostri appunti di riunione in una newsletter con_
**Modelli di newsletter_
7. Modello di riunione di brainstorming retrospettiva di sprint di ClickUp
Risparmiate tempo e ottenete preziose informazioni con questo semplice modello di retrospettiva di sprint . Che si tratti di una riunione del team agile o di una riunione di gestione del progetto, questo modello vi aiuterà a costruire un quadro cristallino di ciò che è andato bene, di ciò che non è andato bene e di cosa cambiare in futuro. Scarica questo modello
8. Modello di ordine del giorno per riunioni di squadra by Meeting Booster
L'obiettivo principale delle riunioni di team è condividere informazioni importanti con i membri del team, allinearsi sugli obiettivi ed eliminare eventuali ostacoli. Questo modello di agenda per riunioni di team aiuta il team a rimanere concentrato sugli obiettivi della riunione. Scaricate questo modello
9. Modello di ordine del giorno della riunione del consiglio di amministrazione by Template Lab
Le riunioni del Consiglio di amministrazione tendono a protrarsi nel tempo. Utilizzare un modello di calendario per la prossima riunione del consiglio di amministrazione, utilizzando questa agenda per riunioni del consiglio di amministrazione per rimanere in carreggiata e concludere la riunione in tempo. Scaricate questo modello
10. Modello di ordine del giorno della riunione di avvio del progetto by Docket
È importante stabilire il tono di un nuovo progetto fin dall'inizio. Utilizzate questo modello di agenda per la riunione di avvio del progetto per facilitare un lancio di successo! Scaricate questo modello
11. Modello di cruscotto per riunioni di ClickUp
Utilizzare questo Modello di cruscotto per riunioni ClickUp come agenda per la prossima riunione. Questo modello consente di visualizzare facilmente lo stato dei diversi compiti durante una riunione. Scarica questo modello
12. Modello di agenda per riunione di brainstorming di Owl Labs
Questo ordine del giorno per riunioni di brainstorming creativo è un ottimo modo per mantenere le riunioni di brainstorming in linea con i tempi di settimana in settimana. Questo modello semplifica la gestione della riunione e la concentrazione sul brainstorming. Scaricate questo modello
13. Modello di verbale di riunione del consiglio di amministrazione di ClickUp
Creare la struttura con questo Modello di verbale di riunione del Consiglio di amministrazione di ClickUp . Registrate e contrassegnate i partecipanti, organizzate i punti all'ordine del giorno e prendete appunti dettagliati per ogni ordine del giorno. Scarica questo modello
14. Modello di ordine del giorno per riunioni HR da Dove
Dipartimenti HR
hanno molte cose da tenere sotto controllo. Questo
Modello di agenda per riunioni HR
vi consentirà di riunire il vostro team delle risorse umane per un incontro produttivo che non sia complicato o stressante.
Scaricate questo modello
15. Modello di agenda per riunioni di marketing di Hugo
Utilizzate questa agenda di riunioni di marketing per riunire il vostro dipartimento di marketing per celebrare i successi, allinearsi sugli obiettivi e identificare i blocchi del progetto. Scaricate questo modello
16. Modello di ordine del giorno per riunioni di gestione del progetto di Hypercontext
Questo modello di agenda per riunioni di gestione del progetto vi aiuterà a identificare obiettivi, rischi e scadenze per il vostro prossimo progetto di squadra. Scaricate questo modello
Chi trae vantaggio dall'uso di un'agenda di riunione?
Quando si tratta di pianificare una riunione, la creazione di un'agenda accurata e ben organizzata è fondamentale per garantire che la riunione si svolga senza intoppi e raggiunga i suoi obiettivi. Ecco alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'uso di un'agenda per riunioni:
- **I project manager devono spesso condurre riunioni di gruppo e un ordine del giorno ben pianificato li aiuta a rimanere in carreggiata, a trattare tutti gli argomenti necessari e a mantenere la riunione concentrata.
- **Gli ordini del giorno delle riunioni sono utili anche per i team di leadership, come i consigli direttivi o i team di gestione. Possono aiutare a garantire che gli argomenti importanti siano discussi, che le decisioni siano prese in modo efficiente e che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda gli obiettivi e le strategie aziendali.
Eliminare lo stress dalla vita lavorativa con l'agenda delle riunioni di squadra
Un'agenda di riunione efficace fa sì che la collaborazione del team sembra una passeggiata.
E quando la collaborazione diventa facile, il vostro team può concentrarsi sull'aumento della produttività e sul flusso creativo.
Con l'aiuto di uno strumento di gestione dei progetti come ClickUp, scrivere ordini del giorno efficaci e gestire le riunioni sono più facili che mai!
ClickUp vi permette di documentare ogni riunione, gestire gli ordini del giorno, annotare verbali di riunione efficaci assegnare i commenti al vostro team e molto altro ancora.
pronti a vedere il vostro team che fa del lavoro di squadra il suo fiore all'occhiello e a raggiungere tutti i suoi obiettivi? Ottenete ClickUp gratuitamente oggi stesso e dite addio ai disastri delle riunioni. 👋