Come condurre riunioni agili per i project manager

Se siamo così impegnati nelle riunioni, perché non si riesce a terminare nulla? 🤔

I project manager si pongono spesso questa domanda mentre lottano per condurre riunioni di team produttive.

Un recente studio di McKinsey ha rivelato che oltre 80% dei dirigenti vuole cambiare le strutture delle riunioni per migliorarne l'efficacia.

Tuttavia, per molti di loro, raggiungere questo livello di agilità nelle riunioni rimane un obiettivo difficile. Semplifichiamo questa difficile attività e rendiamola più realizzabile.

In questo articolo vi illustreremo l'arte di condurre riunioni agili.

Continuate a leggere per scoprire cosa significa riunioni agili, i loro componenti e le loro tipologie. Approfondiremo anche come condurre le riunioni Agile, i Da fare e i non fare e le best practice per ottenere risultati aziendali tangibili.

Cosa sono le riunioni Agile?

Le riunioni Agile funzionano con le metodologie Agile per rendere le riunioni più collaborative, produttive e orientate allo scopo. L'idea principale delle riunioni Agile è che il team completi i progetti suddividendoli in parti e lavorando su di essi in tempi brevi, riflettendo, aggiustando e migliorando nel tempo.

Il termine "Agile" è stato inizialmente coniato per lo sviluppo del software. Tuttavia, nel corso degli anni ha guadagnato popolarità come tecnica efficace per migliorare i risultati in altri team e settori.

Le riunioni Agile si svolgono in momenti specifici del ciclo di sprint o del processo di sviluppo. In ogni riunione il team condivide gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, pianifica i passaggi successivi, discute i feedback dei clienti e scambia informazioni critiche sul progetto.

Chi partecipa alle riunioni Agile?

Conoscere chi partecipa alle riunioni di scrum e acquisire familiarità con termini di scrum è essenziale. Nelle riunioni di Agile Scrum, in genere, sono presenti i seguenti partecipanti:

• Scrum master: La persona responsabile della riunione che si assicura che tutti seguano le regole di Agile, che le riunioni siano in linea con i tempi e che lavorino insieme senza problemi
• Teams: Questi individui sono responsabili dell'esecuzione e della realizzazione delle attività del progetto. La loro esperienza e le loro idee sono essenziali in tutte le riunioni Agile
• Product owner: Il visionario che possiede gli obiettivi del progetto. Lavora a stretto contatto con il team per assicurarsi che tutto vada nella giusta direzione
• **Anche se non sono direttamente coinvolti nell'esecuzione del progetto, gli stakeholder sono interessati ai suoi risultati. Possono partecipare alle riunioni per rimanere informati, fornire feedback o prendere decisioni strategiche sul progetto

Esistono diversi tipi di riunioni Agile, poiché Agile non è una struttura rigida, ma un insieme di ideali e principi.

Tipi di riunioni Agile nel Project Management

Nel project management, esistono quattro tipi di riunioni Agile: Sprint planning, Daily scrum o standup, Sprint review e Sprint retrospective. Approfondiamo gli obiettivi di ciascuna riunione e come condurle in modo efficiente.

1. Riunione per la pianificazione dello sprint

Nella riunione di pianificazione dello sprint, voi e il vostro team vi riunite per mappare il piano di lavoro per il prossimo periodo di sviluppo del progetto, lo sprint.

Durante questa riunione, il team elabora gli obiettivi dello sprint che vuole raggiungere e pianifica le strategie, tenendo conto di ciò che vuole l'organizzazione, di quanto tempo potrebbero richiedere le attività e di chi è responsabile di ciascuna attività.

In poche parole, gli obiettivi principali della riunione di pianificazione dello sprint sono:

• Decidere le attività specifiche su cui lavorare in questo sprint, come ad esempio le funzionalità/funzione da sviluppare
• Dividere le attività tra i membri del team e assicurarsi che ognuno conosca le proprie responsabilità

Questa riunione assicura che tutti siano sulla stessa pagina e imposta l'esito positivo del prossimo sprint.

Come condurre efficacemente una riunione di pianificazione dello sprint

Per condurre una riunione di pianificazione dello sprint con esito positivo, ecco cosa bisogna fare:

• Breve: Non sovraccaricare il programma principale (pianificazione) con discussioni non necessarie. Mantenere i verbali della riunione concisi e al punto
• Preparare: Aggiornare il backlog del prodotto e confermare la disponibilità del team per garantire un'esecuzione senza intoppi nella fase iniziale del piano
• Impostazione dell'agenda: Delineare chiaramente gli oggetti e dare priorità agli argomenti di discussione. Anche in questo caso, la riunione sarà breve, diretta e facilmente digeribile
• Definite l'obiettivo dello sprint: Lavorate insieme per definire un obiettivo di sprint chiaro e veloce che riassuma il vostro scopo. Siate realistici nel decidere gli obiettivi di sprint per evitare il burnout e il mancato rispetto delle scadenze
• **Dividete gli obiettivi in attività realizzabili e stimate la durata e il lavoro richiesto per completare ciascuna attività. Considerate la capacità del team e la velocità di esecuzione incollata per assicurarvi di non sovraccaricarlo
• Chiarire i dubbi: Incoraggiare una comunicazione aperta e affrontare prontamente i dubbi
• **Riepilogare/riassumere ciò che è stato deciso, assicurarsi che tutti siano d'accordo con l'obiettivo dello sprint e concludere le cose con una nota positiva

Risultato: Alla fine della riunione, avrete un piano d'azione chiaro per lo sprint successivo.

2. Riunione giornaliera di scrum o standUp

La riunione quotidiana di scrum o standup è una breve riunione condotta regolarmente durante la Sequenza. Questo processo di scrum è di solito la riunione Agile più breve e più frequente di tutti e quattro i tipi di riunione.

Il suo scopo è quello di far discutere al team di scrum lo stato di avanzamento delle attività, identificare eventuali blocchi e assicurarsi che tutti siano sulla buona strada. Durante gli StandUp, a ogni membro del team viene chiesto di rispondere a tre domande:

• cosa hanno fatto ieri?
• cosa Da fare oggi?
• ci sono ostacoli che prevedono?

Lo scrum master facilita la riunione giornaliera di standup, nota i problemi sollevati e fornisce soluzioni in seguito. Nel complesso, lo standup giornaliero assicura trasparenza, collaborazione e allineamento all'interno del team.

Come gestire in modo efficiente le riunioni quotidiane di scrum

Vediamo alcuni suggerimenti per gestire senza problemi le riunioni giornaliere di scrum, assicurando che il team rimanga organizzato e motivato:

• Impostare un orario e un luogo coerenti: Mantenere la riunione breve, intorno ai 15 minuti, per rimanere concentrati e ottenere più cose da fare. È meglio scegliere la stessa ora e lo stesso luogo ogni giorno, in modo che tutti sappiano quando e dove riunirsi
• Programma strutturato: Attenersi al piano durante la riunione, concentrandosi sulle tre domande e attività chiave. Evitare di andare fuori tema con discussioni non correlate
• Partecipazione: Coinvolgere il team nella riunione per migliorare la collaborazione e l'account
• Risoluzione dei problemi: Affrontate immediatamente qualsiasi problema o blocco emerso dalla riunione. Trovate le soluzioni e assegnate le azioni necessarie
• Follower continuo: Registrare i punti cruciali e gli elementi d'azione della riunione. Follow up con i partecipanti sulle attività da completare entro la fine della giornata

Risultato: La conduzione costante di riunioni di scrum quotidiane e il monitoraggio dei risultati del team contribuiranno a identificare e risolvere potenziali blocchi.

3. Revisione dello sprint

La riunione di revisione dello sprint è una riunione di scrum in cui il team di sviluppo dimostra il lavoro completato durante lo sprint agli stakeholder, come i titolari del prodotto, i project manager o gli investitori.

La revisione dello sprint avviene tipicamente alla fine di ogni sprint. Idealmente, la presentazione e la revisione del prodotto dovrebbero durare da una a due ore, lasciando tempo sufficiente per le presentazioni e le sessioni di feedback.

Come rendere più efficaci le riunioni di revisione dello sprint

Per rendere più efficace una riunione di sprint review, considerare quanto segue:

• Pratica e preparazione: Assicurarsi che il team leader sia ben preparato per la sprint review, anche facendo pratica con una finta demo per comunicare efficacemente il valore aziendale del progetto
• Comprendere gli obiettivi: Riconoscere che la sprint review consiste nel fornire una demo e nel raccogliere feedback e spunti dagli stakeholder per migliorare l'offerta del prodotto
• Seguire una riunione strutturata: Seguire un programma strutturato che includa la revisione dei risultati dello sprint, la discussione e la dimostrazione del lavoro completato, l'aggiornamento dello stato del progetto e la collaborazione sui prossimi passaggi
• Coinvolgere attivamente gli stakeholder: Incoraggiare la partecipazione attiva di tutti gli stakeholder per garantire che le loro intuizioni siano ascoltate e incorporate nei futuri sviluppi del prodotto
• Utilizzare il feedback: Utilizzare il feedback acquisito durante la revisione per adattare il backlog del prodotto e migliorare continuamente i risultati del progetto

Risultato: La riunione di revisione dello sprint è un'opportunità per controllare le capacità del team, raccogliere feedback, discutere le modifiche necessarie e pianificare i passaggi successivi.

4. Riunione retrospettiva dello sprint

La riunione retrospettiva dello sprint si tiene dopo la revisione dello sprint per riflettere sulle prestazioni del team durante lo sprint.

Guidata dallo Scrum master, questa riunione prevede discussioni su ciò che è andato bene, sulle aree problematiche e sulle attività che avrebbero potuto essere migliorate. La sessione mira a valutare lo sprint precedente e a stabilire elementi di azione per migliorare la collaborazione e l'efficacia negli sprint futuri.

I partecipanti comprendono il team di sviluppo e lo Scrum master e la durata varia in genere da 45 minuti a tre ore, a seconda della dipendenza dallo sprint.

Come rendere più produttive le riunioni retrospettive dello sprint

Ecco alcuni modi pratici per migliorare la produttività delle riunioni retrospettive di sprint:

• Fissare un'agenda chiara: Definire gli argomenti in anticipo per mantenere la riunione focalizzata ed evitare che si trascini inutilmente
• Iniziare con un tono positivo: Iniziare la sessione con una nota positiva. Mostrate i risultati ottenuti prima di immergervi nelle aree di miglioramento. Incoraggiate i membri del team a concentrarsi sulla risoluzione dei problemi piuttosto che a colpevolizzarsi a vicenda
• **Utilizzare tecniche strutturate: implementare tecniche e format strutturati, come la retrospettiva Mountain Climber, che fornisce al team un quadro simbolico per riflettere sullo sprint come un'escursione in montagna, identificando gli ostacoli, i rischi, i fattori favorevoli e le fonti di aiuto. Altroesempi di retrospettiva di sprint includono Mad Sad Glad, Starfish, Sailboat e altri

I Da fare e i Non fare nelle riunioni Agile

Considerate questi Da fare e da non fare per condurre una riunione Agile efficace:

I 5 principali consigli per la conduzione di riunioni Agile

Vediamo alcuni suggerimenti e best practice per condurre riunioni Agile:

1. Usate ClickUp per pianificare e condurre le vostre riunioni Agile

Trasformate le vostre riunioni Agile con ClickUp -Uno strumento dinamico per aumentare la collaborazione e l'efficienza.

Utilizzo Agile Project Management di ClickUp per gestire il team, pianificare, organizzare ed eseguire riunioni Agile: sprint planning, standup giornalieri o sessioni retrospettive.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-48.gif Strumenti di project management agile di ClickUp /$$$img/

Migliorate la collaborazione e la produttività del team con gli Agile Project Management Tools di ClickUp

ClickUp ha funzionalità/funzione intuitive e Modelli agili personalizzati per le metodologie Agile come Scrum o Kanban. Vi aiutano a organizzare il lavoro, a monitorare lo stato e a collaborare efficacemente con il vostro team.

ClickUp garantisce che le riunioni Agile siano produttive, mirate e funzionali, consentendo ai team di raggiungere facilmente gli obiettivi prefissati.

Approfondiamo le funzionalità/funzione di ClickUp che aiutano a condurre le riunioni Agile senza problemi.

Riunioni di ClickUp

Sfruttare Riunioni ClickUp da fare tutto quello che serve per le riunioni Agile in un unico posto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/08/ClickUp-Meetings-Elenco-1400x887.png Elenco delle riunioni ClickUp /$$$img/

Creare un elenco di attività per organizzare tutte le riunioni e le cerimonie di sprint agile in ClickUp

Ecco come funziona:

• Area di lavoro centralizzata: Prendete note, pianificate l'agenda delle riunioni e impostate le attività per il vostro team, tutto in un unico punto
• Modifiche facili: Per far risaltare i punti critici, utilizzate gli strumenti di modifica di ClickUp. Evidenziate i punti chiave o organizzate le note nel modo che preferite
• Commenti assegnati: Assegnate attività ai membri del team dalla sezione commenti. Create elementi d'azione e monitorateli fino a quando non vengono portati a termine senza lasciare la sezione dei commenti
• Lista di controllo: Tenete traccia di ciò che dovete discutere nelle vostre riunioni con la funzionalità/funzione di ClickUp. Elencate tutti gli argomenti che volete trattare e spuntateli man mano che procedete
• Comandi slash: Da fare più velocemente durante le riunioni con i comandi slash. Digitate '/' in qualsiasi casella di testo ed eseguite più azioni con un clic
• Attività ricorrenti: Impostare i programmi delle riunioni una volta sola e utilizzarli ripetutamente. È un modo semplice per far sì che le riunioni si svolgano senza intoppi

ClickUp Brain

Non passate ore a pianificare programmi di riunioni, a prendere note e ad assegnare attività.

Con ClickUp Brain clickUp Brain è un assistente AI che semplifica il processo di riunione, dalla creazione del programma al riepilogare/riassumere le note. È l'assistente IA definitivo per migliorare le riunioni Agile.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image.gif ClickUp AI /$$$img/

Gestite le riunioni con ClickUp AI e generate email di riprogrammazione delle riunioni senza errori

• Pianificazione dell'agenda: ClickUp Brain pianifica le riunioni analizzando le riunioni passate e suggerendo argomenti basati sulle priorità del team e sulle discussioni precedenti
• Creazione dell'agenda delle riunioni: Generazione automatica di un'agenda strutturata basata su argomenti e attività identificati durante la pianificazione dell'agenda
• **ClickUp Brain riepiloga automaticamente gli elementi chiave e le azioni discusse durante le riunioni. Estrae le informazioni essenziali dalle note delle riunioni e le presenta in un formato conciso

Visualizzazione del calendario di ClickUp

Mantenete i vostri progetti in carreggiata e il vostro team allineato con il calendario Visualizzazione del calendario di ClickUp .

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Visualizzate e gestite le riunioni rinviate attraverso il Calendario di ClickUp

Ecco come funziona:

• Visualizzazione: Gestite facilmente le sequenze temporali e visualizzate il programma del vostro team per giorno, settimana o mese, per seguire i progetti ad alto livello o per approfondire i dettagli delle attività. Configurate il vostro calendario per visualizzare solo le attività rilevanti per il programma della riunione del giorno e condividetelo con chiunque sia coinvolto
• Organizzare: Pianificate senza problemi attività o eventi con la funzionalità di trascinamento e rilascio. Grazie alle opzioni di ordinamento delle attività per stato, priorità, assegnatario e altro ancora, è possibile gestire in modo efficiente il proprio lavoro direttamente dalla visualizzazione del Calendario
• Integrazioni: Sincronizzazione di Google Calendar con ClickUp per gestire il lavoro e le riunioni senza soluzione di continuità. Avviate le riunioni Agile direttamente dalla vista Calendario e visualizzate tutte le attività di ClickUp insieme agli eventi di Google Calendar grazie alla sincronizzazione a due vie

Promemoria ClickUp ClickUp Promemoria sono come il vostro assistente personale per le riunioni Agile, che tiene voi e il vostro team al corrente di tutto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Reminders.gif Promemoria di ClickUp /$$$img/

Rimanete organizzati e concentrati sulle vostre attività con ClickUp

Ecco come vi semplificano la vita:

• Gestione delle agende: Mantenete le riunioni in ordine utilizzando le promemoria per creare e condividere le agende in anticipo. Inoltre, i membri del team possono aggiungere gli argomenti che desiderano trattare
• Gestione del tempo: Niente più partenze in ritardo! Impostate delle promemoria per informare tutti sulle riunioni imminenti e sull'orario di inizio. Perfetto per mantenere tutti in orario, soprattutto se il team ha diversi fusi orari
• Follow-up delle attività: Mantenete lo slancio dopo la riunione impostando promemoria per controllare gli elementi d'azione e le attività discusse. È un ottimo modo per mantenere l'account di tutti e per andare avanti

2. Rimanere concentrati durante le riunioni Agile

Rimanere concentrati durante riunioni di progetto è fondamentale per garantire un uso efficiente del tempo, discussioni produttive e allineamento agli obiettivi del progetto. Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno:

• Utilizzare ausili visivi: Usare strumenti come lavagne o lavagne digitali per mantenere il team visivamente impegnato e concentrato
• Minimizzare le distrazioni: Incoraggiare i partecipanti a spegnere le notifiche e a concentrarsi esclusivamente sulla riunione
• Usare tecniche come il parcheggio: Reindirizzare le discussioni fuori tema in uno spazio designato per considerazioni future, preservando l'attenzione sugli elementi all'ordine del giorno attuali

Bonus:_

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3. Aderire a un flusso disciplinato durante le riunioni Agile

Mantenere un flusso disciplinato durante le riunioni Agile è come attenersi a una tabella di marcia: mantiene tutti sullo stesso percorso. Rimanendo organizzati e concentrati, Teams Agile sfruttano al meglio il tempo trascorso insieme, favorendo un migliore lavoro di squadra e raggiungendo gli obiettivi in modo più efficace.

Ecco alcune cose da fare per mantenere un flusso efficiente durante le riunioni Agile:

• Stabilire il ritmo delle riunioni: Definire un format strutturato per le riunioni, compresi orari di inizio e fine coerenti, per creare un flusso prevedibile
• Utilizzare framework decisionali: Impiegare framework come il voto romano o il pugno di cinque per snellire il processo decisionale e far avanzare le discussioni
• Condurre retrospettive di periodo: Fare una pausa per riflettere sull'efficacia della riunione e regolare i processi di riunione come necessario per mantenere un flusso disciplinato

4. Importanza della preparazione per le riunioni Agile

La preparazione alle riunioni Agile imposta la fase delle discussioni produttive e del processo decisionale informato. Seguite questi passaggi per preparare il team alle riunioni Agile:

• Incoraggiare la ricerca pre-riunione: Esortare i partecipanti a familiarizzare con gli argomenti della riunione in anticipo. In questo modo, possono contribuire in modo più efficace alle discussioni, offrendo intuizioni, suggerimenti e soluzioni informate basate sulla loro comprensione degli argomenti della riunione
• Fornire materiale pre-riunione: Distribuire in anticipo documenti o risorse rilevanti per facilitare una preparazione completa e snellire le discussioni della riunione
• Promuovere una cultura dell'account: Enfatizzare la responsabilità individuale per la preparazione delle riunioni. Delegare la preparazione favorisce un senso di responsabilità tra i membri del team, in quanto i singoli sono responsabili di completare le attività assegnate prima della riunione

5. Evitare di perdere ore di produttività nelle riunioni Agile

Nelle riunioni Agile, l'importanza di evitare la perdita di ore di produttività non può essere sopravvalutata. Ogni minuto sprecato equivale a un'opportunità persa di avanzare verso gli obiettivi e le consegne del progetto.

Utilizzate queste strategie per mantenere voi e il vostro team in carreggiata durante le riunioni del progetto:

• Pianificare attentamente il programma: Assegnare il tempo agli elementi dell'agenda in base all'importanza e alla complessità per dare priorità alle discussioni in modo efficace
• Ottimizzare la durata della riunione: Mantenere le riunioni il più brevi possibile pur consentendo una discussione significativa, evitando inutili perdite di tempo
• Incoraggiare la partecipazione attiva: Creare un ambiente di supporto in cui tutte le voci siano ascoltate, assicurando che ogni partecipante abbia l'opportunità di contribuire in modo significativo alle discussioni della riunione

Mantenere le riunioni agili con ClickUp

La padronanza delle riunioni Agile è fondamentale per i gestori del team che vogliono migliorare la collaborazione e la produttività.

Implementando i suggerimenti e le strategie discusse in questo articolo, i team possono ottimizzare la comunicazione e ottenere un esito positivo scrum project management .

Inoltre, ClickUp ottimizza il project management offrendo flussi di lavoro personalizzabili, strumenti di collaborazione in tempo reale e funzionalità di reportistica complete in un'unica piattaforma intuitiva.

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Frequenze comuni

**1. Quali sono le quattro riunioni di Agile?

Nelle metodologie di sviluppo Agile, ci sono quattro riunioni chiave, spesso indicate come "eventi Scrum" all'interno del framework Scrum. Queste riunioni sono fondamentali per mantenere tutti sulla stessa pagina, per lavorare insieme senza problemi e per fare progressi costanti.

Sono:

• Sprint Planning,
• Standup giornaliero,
• Sprint Review, e
• Sprint Retrospettive

**2. Quali sono le quattro riunioni di Scrum?

Scrum prevede quattro riunioni cruciali che aiutano i team a comunicare e collaborare meglio.

• La riunione Sprint Planning dà inizio a ogni sprint, delineando le attività per il periodo successivo
• gli StandUp giornalieri si svolgono quotidianamente, consentendo brevi aggiornamenti sullo stato e sui piani
• A metà sprint, la Sprint Review mette in mostra i lavori completati, raccogliendo il feedback degli stakeholder
• La Sprint Retrospective, alla fine dello sprint, riflette sul processo, identifica i miglioramenti e si adatta all'iterazione successiva

**3. Quali sono le quattro cerimonie di Agile?

Il framework Agile prevede quattro cerimonie: Sprint Planning, Daily StandUp, Sprint Review e Sprint Retrospective, che migliorano la comunicazione, la collaborazione e l'iterazione dei team di sviluppo.