Un modello CRM di solito smette di funzionare nel momento in cui una seconda persona inizia a utilizzarlo. Il problema non sono le colonne. Ciò che va storto è la titolarità. I dati diventano disordinati, i follow-up vengono trascurati e il processo commerciale smette di essere condiviso.
Il rapporto 2025 CRM Failure Report di Johnny Grow stima il tasso di fallimento generale dei CRM al 55%. I modelli falliscono su scala minore per gli stessi motivi.
Questa guida illustra 10 modelli CRM gratis per Excel, Fogli Google e ClickUp. Il modello CRM che sceglierai dovrebbe corrispondere al modo in cui si svolge effettivamente il tuo processo commerciale. Se una sola persona gestisce la tua pipeline, un modello di foglio di calcolo dovrebbe andare bene. Se invece più persone devono registrare le chiamate, aggiornare i contatti, assegnare i follow-up e effettuare la reportistica su ciò che sta accadendo, i cinque modelli ClickUp sono pensati proprio per questo.
Un modello CRM è una struttura predefinita per il monitoraggio dei contatti dei clienti, delle trattative, delle conversazioni, dei follow-up e dei titolari. Di solito include campi per nome, azienda, fase della trattativa, valore della trattativa, azione successiva, titolare e note.
Il modello giusto dipende da tre fattori:
Un libero professionista che gestisce 30 potenziali clienti potrebbe aver bisogno solo di un CRM basato su foglio di calcolo. Un team commerciale di cinque persone con una previsione trimestrale del fatturato necessita invece di una maggiore chiarezza in termini di titolarità, fasi e monitoraggio dei follow-up.
Che cos'è un modello CRM?
Un modello CRM è una struttura predefinita per il monitoraggio dei contatti dei clienti, delle trattative, delle conversazioni, dei follow-up e dei titolari. Di solito include campi per nome, azienda, fase della trattativa, valore della trattativa, azione successiva, titolare e note.
Il modello giusto dipende da tre fattori:
- Dimensione del team: il CRM viene aggiornato da una sola persona o da più persone?
- Maturità del processo commerciale: le fasi delle tue trattative sono chiare o sono ancora in evoluzione?
- Esigenze del flusso di lavoro: i record devono solo archiviare informazioni o dovrebbero triggerare attività, promemoria, passaggi di consegne e report?
Un libero professionista che gestisce 30 potenziali clienti potrebbe aver bisogno solo di un CRM basato su foglio di calcolo. Un team commerciale di cinque persone con una previsione trimestrale del fatturato necessita invece di una maggiore chiarezza in termini di titolarità, fasi e monitoraggio dei follow-up.
10 modelli CRM gratis in sintesi
| Modello | Scarica il modello gratis | Ideale per | Funzionalità principali | Formato principale |
|---|---|---|---|---|
| Modello CRM di ClickUp | Scarica il modello gratis | Teams pronti a gestire contatti, trattative, attività e comunicazioni in un unico spazio di lavoro | Account, contatti, trattative, onboarding, automazioni, dashboard | Cartella ClickUp |
| Modello CRM semplice di ClickUp | Scarica il modello gratis | Freelancer e piccoli team che abbandonano i fogli di calcolo | Monitoraggio semplificato dei contatti, vista Bacheca, vista Elenco, monitoraggio dei follow-up | Elenco ClickUp |
| Modello CRM commerciale di ClickUp | Scarica il modello gratis | Team commerciali che gestiscono lead, opportunità e attività dei rappresentanti | Indirizzamento dei lead, fasi delle trattative, dashboard commerciali, reportistica sulla pipeline | Spazio ClickUp |
| Modello di pipeline commerciale di ClickUp | Scarica il modello gratis | Teams che necessitano solo del monitoraggio delle fasi delle trattative | Pipeline Kanban, valore delle trattative, date di chiusura, avvisi sulle trattative inattive | Bacheca/Elenco ClickUp |
| Guida rapida: Modello commerciale e CRM di ClickUp | Scarica il modello gratis | Teams che desiderano un'area di lavoro CRM intuitiva per i principianti | Lead, trattative, account, contatti, wiki del team, configurazione CRM semplice | area di lavoro di ClickUp |
| Modello gratuito di foglio di calcolo CRM di HubSpot | Scarica il modello gratis | Freelancer e piccoli team che effettuano il monitoraggio delle relazioni con i clienti nelle fasi iniziali | Monitoraggio dei contatti, attività commerciali, campi di follow-up, configurazione intuitiva per i principianti | Excel, Fogli Google |
| Modello CRM Pipedrive per Excel | Scarica il modello gratis | Piccoli team che desiderano un CRM basato su Excel da un marchio specializzato in CRM | Struttura dei dati dei clienti, monitoraggio dei lead, organizzazione delle trattative, ottimizzazione del processo commerciale | Excel |
| Modello CRM di Zapier per Fogli Google | Scarica il modello gratis | Teams distribuiti che desiderano un CRM di condivisione su Fogli Google | Dati dei clienti, monitoraggio delle interazioni, convalida dei dati, reportistica tramite dashboard | Fogli Google |
| Modello gratis per la pipeline commerciale di OnePageCRM | Scarica il modello gratis | Teams commerciali incentrati sull'andamento delle trattative e sulle fasi della pipeline | Monitoraggio delle fasi, stato delle trattative, visibilità della pipeline, nozioni di base sulle previsioni | Excel, Fogli Google |
| Modello CRM gratis per la pipeline commerciale | Scarica il modello gratis | Piccole imprese che necessitano di un foglio di lavoro CRM più completo | Contatti, account, lead, opportunità, dashboard, preventivi, fatture | Excel, Fogli Google |
Spiegazione dei 10 modelli CRM gratis
Alcuni dei modelli riportati di seguito sono semplici strumenti di monitoraggio dei contatti. Altri sono aree di lavoro dedicate alle vendite con fasi, titolari, dashboard e follow-up automatizzati. Inizia con il modello più semplice in grado di gestire il tuo attuale processo di vendita. Passare troppo presto a un CRM complesso crea lavoro superfluo. Rimanere troppo a lungo su un foglio di calcolo comporta follow-up mancati, titolarità poco chiara e record obsoleti.
1. Modello CRM di ClickUp
Il modello CRM di ClickUp è pensato per i team che hanno superato la fase dei fogli di calcolo. Riunisce contatti, trattative, attività e lavoro con i clienti in un unico spazio di lavoro, così le attività commerciali non sono più sparse tra schede, documenti e thread di Slack.
La differenza fondamentale rispetto a un foglio di calcolo è l'azione. Un record di trattativa può collegarsi a attività, titolari, automazioni, dashboard, fasi di onboarding e deliverable per il cliente. Quando una trattativa passa a una fase successiva, il follow-up successivo può diventare un'attività invece che una nota che qualcuno deve ricordarsi.
Caso d'uso: il tuo team tiene traccia dei lead su Fogli Google, delle attività di onboarding su Asana, delle note sui clienti su Documenti Google e degli aggiornamenti sulle trattative su Slack. Nessuno ha una visione d'insieme. Usa questo modello per riunire tutto in un unico posto, in modo da avere un'unica fonte di verità condivisa. Usalo per gestire contatti, account, trattative, titolari e follow-up su ClickUp, poi usa le dashboard per vedere le trattative in stallo, il lavoro in ritardo e l'attività della pipeline.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Tieni traccia del valore dell'affare, della fase, della fonte del lead, delle informazioni di contatto, del livello dell'account e del titolare con i campi personalizzati di ClickUp
- Sposta le trattative tra le fasi della pipeline nella vista Bacheca
- Mantieni una visualizzazione in stile foglio di calcolo con la vista Tabella mentre aggiungi titolari, promemoria, automazioni e report
- Attiva attività di follow-up, avvisi ai titolari e passaggi di onboarding con le automazioni di ClickUp
- Visualizza il valore della pipeline, le trattative per rappresentante e l'attività dei clienti con i dashboard di ClickUp
- Collega le trattative a attività, documenti, passaggi di onboarding e deliverable per i clienti
Ideale per: team che desiderano gestire contatti, trattative, attività, follow-up e reportistica in un unico spazio di lavoro.
Da evitare se: hai bisogno di sequenze di email integrate, lead scoring o reportistica più approfondita sui ricavi come quella offerta da Salesforce o HubSpot.
2. Modello CRM semplice di ClickUp
Il modello Simple CRM di ClickUp si colloca a metà strada tra un foglio di calcolo disordinato e un CRM completo. Tiene traccia di clienti, trattative, follow-up, titolari e fasi in un unico elenco di ClickUp.
Hai comunque la titolarità delle attività e le viste di ClickUp. Salti le gerarchie degli account, i flussi di lavoro di onboarding e i report commerciali più complessi. Questo compromesso lo rende utile per un semplice monitoraggio delle relazioni.
Caso d'uso: sei un designer freelance con 15 potenziali clienti, 10 clienti attivi e alcuni clienti passati che potrebbero tornare nel prossimo trimestre. Un CRM completo sarebbe eccessivo. Usa questo modello per tenere traccia di ogni contatto, data di follow-up, valore dell'affare e passaggio successivo in un unico Elenco.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Memorizza i dettagli di base per ogni cliente e potenziale cliente
- Tieni traccia di lead, opportunità, trattative chiuse, trattative perse e potenziali clienti non qualificati
- Ordina i contatti per titolare, fase, valore o data del prossimo follow-up nella vista Elenco
- Visualizza la tua pipeline per fase nella vista Bacheca
- Trasforma i follow-up dei clienti in attività con i titolari
Ideale per: liberi professionisti, consulenti e team molto piccoli che desiderano un CRM leggero all'interno di ClickUp.
Da evitare se: gestisci più trattative per account o hai bisogno di separare account, contatti e attività di onboarding. Utilizza invece il modello CRM completo di ClickUp (al primo posto in questo elenco).
3. Modello CRM commerciale di ClickUp
Il modello CRM per le vendite di ClickUp è pensato per i responsabili commerciali che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio di lead, opportunità, fasi delle trattative, attività dei rappresentanti e trattative in stallo prima delle revisioni della pipeline.
Funziona al meglio quando il processo di vendita è già definito e il team ha bisogno di una maggiore visibilità su cosa è cambiato, quali trattative stanno andando a monte e dove i rappresentanti hanno bisogno di supporto.
Caso d'uso: gestisci un team di vendita composto da cinque persone. Le trattative passano attraverso le fasi di individuazione, demo, proposta, negoziazione e chiusura. Hai bisogno di vedere l'attività di ogni rappresentante, il passaggio successivo per ogni trattativa, la probabilità di chiusura e le variazioni settimanali della pipeline. Usa questo modello per monitorare il lavoro di vendita come attività, spostare le trattative tra le fasi e rivedere i dashboard prima di ogni riunione sulla pipeline.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Gestisci i potenziali clienti dal primo contatto alla chiusura
- Tieni traccia di ogni trattativa in base alla fase commerciale
- Aggiungi valore, probabilità, data di chiusura, titolare, priorità e motivo della perdita
- Tieni traccia delle conversazioni, dei follow-up e dei passaggi successivi
- Esamina il valore della pipeline, il tasso di successo, il ciclo delle trattative e le prestazioni dei rappresentanti nelle dashboard
- Usa ClickUp Brain per riepilogare le modifiche alla pipeline, contrassegnare le trattative inattive e redigere messaggi di follow-up dal contesto della trattativa
Ideale per: team di vendita che necessitano di numeri sulla pipeline, visibilità sui rappresentanti e un vero e proprio sistema di follow-up.
Da saltare se: hai solo bisogno di un elenco clienti di base. Il modello CRM semplice (n. 2 in questa lista) sarà più veloce da configurare.
4. Modello di pipeline commerciale di ClickUp
Utilizza il modello "Sales Pipeline" di ClickUp quando ogni trattativa richiede una fase, un titolare, un valore e una data di chiusura ben definiti. Ogni attività rappresenta una trattativa e il flusso di lavoro si concentra sullo spostamento delle trattative tra le varie fasi.
Questo modello funziona al meglio quando lo spazio di archiviazione dei contatti non è il problema principale. La domanda principale è: a che punto è ogni trattativa in questo momento?
Caso d'uso: il tuo team ha 40 opportunità attive e un processo di vendita ben definito. Non hai ancora bisogno di una complessità a livello di account. Hai bisogno di una bacheca visiva che mostri quali trattative sono nuove, qualificate, in fase di proposta, in negoziazione e chiuse. Usa questo modello per trascinare le trattative tra le fasi, monitorarne il valore, assegnare i titolari e individuare le opportunità inattive.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Sposta le trattative attraverso le fasi nella vista Bacheca
- Tieni traccia del valore dell'affare, della data di chiusura, del titolare, della fase e della priorità
- Scopri quali trattative stanno per concludersi
- Contrassegna le trattative che sono rimaste troppo a lungo in una fase
- Esamina l'andamento delle trattative nel ciclo commerciale
Ideale per: team che desiderano uno strumento mirato per il monitoraggio delle fasi delle trattative senza un database CRM completo.
Da evitare se: hai bisogno di gestire contatti, aziende, onboarding o cronologia dei messaggi dei clienti. Utilizza invece il modello CRM di ClickUp (n. 1).
5. Guida rapida: modello Commerciale e CRM di ClickUp
Il modello "Quick Start: Sales & CRM" di ClickUp offre ai nuovi utenti di ClickUp una struttura già pronta per lead, trattative, account, contatti e documentazione commerciale.
È la soluzione ideale quando il tuo processo commerciale è già definito, ma il sistema che lo circonda è ancora in fase di sviluppo.
Caso d'uso: stai organizzando le vendite per una piccola startup. I lead provengono da segnalazioni, demo, contenuti e attività di outbound. Le note sui clienti sono sparse in diversi documenti. Il tuo processo commerciale è per lo più nella testa delle persone. Usa questo modello per creare uno spazio di lavoro condiviso per le vendite con lead, trattative, account, contatti e un wiki del team.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Acquisisci e ordina i potenziali clienti in arrivo
- Fai avanzare le opportunità attraverso un processo di vendita chiaro
- Conserva i dettagli dei clienti a livello aziendale nei record degli account
- Effettua il monitoraggio degli acquirenti, dei sostenitori e di altri contatti in ogni trattativa
- Documenta le regole di qualificazione, i messaggi, le note di passaggio di consegne e i dettagli del processo commerciale in un wiki di team
- Inizia con un'area di lavoro dedicata alle vendite già pronta, invece di creare ogni elenco da zero
Ideale per: team che desiderano una configurazione CRM veloce e intuitiva all'interno di ClickUp.
Da evitare se: hai già un processo di vendita consolidato e hai bisogno di reportistica più approfondita, automazioni o gestione della pipeline. Il modello CRM per le vendite (n. 3) o il modello CRM completo (n. 1) saranno più adatti alle tue esigenze.
6. Modello gratuito di foglio di calcolo CRM di HubSpot
Il modello gratuito di foglio di calcolo CRM di HubSpot funziona bene quando il tuo problema principale è la dispersione dei dati dei contatti. Offre ai piccoli team una struttura sufficiente per i contatti, le attività commerciali e i follow-up senza richiedere una configurazione CRM completa.
Caso d'uso: Sei un consulente freelance con 40 clienti attivi e passati. Hai bisogno di un unico posto dove tenere i dettagli di contatto, l'ultima conversazione, la data del prossimo follow-up, lo stato dell'affare e le note. Aggiungi ogni contatto, ordina per data del prossimo follow-up ogni lunedì e usa il foglio come un semplice strumento di monitoraggio dei follow-up.
Una regola empirica utile: quando i rappresentanti dimenticano di registrare le chiamate, le trattative vengono conteggiate due volte o la revisione della pipeline richiede 45 minuti, il foglio di calcolo non è più sufficiente.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Salva nomi, aziende, email, numeri di telefono e note
- Effettua il monitoraggio della situazione di ogni cliente o potenziale cliente
- Tieni sotto controllo la visibilità dei follow-up imminenti
- Utilizza il modello in Excel o Fogli Google
- Scopri quali campi, fasi e abitudini di follow-up sono importanti prima di acquistare un software CRM
Ideale per: liberi professionisti, fondatori che operano in proprio e piccoli team che effettuano il monitoraggio delle loro prime relazioni con i clienti in Excel o Fogli Google.
Non utilizzarlo se: hai già più rappresentanti, più titolari delle trattative o una pipeline di vendita ben definita. Questo modello ti aiuta a organizzarti, ma non è pensato per gestire un processo commerciale completo.
7. Modello CRM Pipedrive per Excel
Il modello CRM Pipedrive per Excel è utile per i team che desiderano un CRM in Excel fornito da un'azienda di software commerciale. Offre una struttura più chiara per i dati dei clienti, i lead e le trattative rispetto a una cartella di lavoro vuota.
Caso d'uso: gestisci una piccola agenzia B2B e il sistema di tracciamento dei lead del fondatore è diventato disordinato. Alcune trattative hanno date di chiusura. Alcune hanno note. Alcune hanno solo nomi e email. Usa questo modello per assegnare a ogni lead gli stessi campi, le stesse fasi e le stesse note relative alla trattativa.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Organizza le informazioni sui potenziali clienti e sui clienti in Excel
- Il monitoraggio dei lead prima che diventino opportunità
- Raggruppa le opportunità commerciali per una revisione più semplice
- Sostituisci i fogli di calcolo improvvisati con campi e fasi standardizzati
- Continua a utilizzare Excel come strumento CRM principale, migliorandone al contempo la struttura
Ideale per: piccoli team che utilizzano già Microsoft Excel e desiderano un modello di foglio di calcolo basato su un processo di vendita reale.
Da evitare se: il tuo team ha bisogno di effettuare modifiche contemporaneamente. Excel funziona meglio quando c'è un unico titolare chiaro. Se più persone devono aggiornare i record insieme, Fogli Google o ClickUp saranno più chiari.
8. Modello CRM di Zapier per Fogli Google
Il modello CRM di Zapier per Fogli Google è l'ideale quando il tuo team ha bisogno di un CRM condiviso in Fogli Google. Copre i dati dei clienti, il monitoraggio delle interazioni, la convalida dei dati e i dashboard di base.
Caso d'uso: sei un team remoto di tre persone che gestisce i lead in entrata provenienti da segnalazioni, LinkedIn e moduli del sito web. Tutti hanno bisogno degli stessi dati dei clienti senza doversi scambiare file via e-mail. Usa questo modello per tenere traccia dei contatti, registrare chiamate ed e-mail e rivedere l'attività in un foglio di calcolo condiviso.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Archivia i dati dei clienti e dei potenziali clienti in Fogli Google
- Registra chiamate, email, riunioni e follow-up
- Usa la convalida dei dati per mantenere i campi puliti
- Crea una semplice dashboard CRM dai dati del foglio di calcolo
- Una volta definito il tuo processo, collega Fogli Google a moduli, strumenti di email e promemoria di follow-up tramite Zapier
Ideale per: team che lavorano da remoto e desiderano un CRM con condivisione dei dati su Fogli Google con report di base e monitoraggio delle interazioni.
Da evitare se: hai bisogno di autorizzazioni a livello di record, titolarità delle attività commerciali o movimenti della pipeline che si eseguono in modo autonomo. Fogli Google sono ottimi per la condivisione, ma richiedono comunque qualcuno che garantisca la correttezza del processo.
9. Modello gratis per la pipeline commerciale di OnePageCRM
Il modello gratuito di pipeline di vendita di OnePageCRM è utile quando le fasi della pipeline sono più importanti di un database clienti completo. Tiene traccia di un processo di vendita chiaro in Excel o Fogli Google.
Caso d'uso: Il tuo team utilizza cinque fasi: Nuovo Lead, Qualificato, Proposta inviata, Negoziazione e Chiuso. L'archiviazione dei contatti non è il problema. Il problema è che nessuno sa dire quali trattative siano in fase di stallo. Usa questo modello per aggiungere ogni trattativa, impostarne la fase, aggiungere il valore della trattativa e rivedere la pipeline settimanalmente.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Mappa le trattative attraverso un processo di vendita chiaro
- Monitora la posizione di ogni opportunità
- Scopri quali fasi sono troppo piene o troppo vuote
- Stima il fatturato derivante dalle opportunità attive
- Lavora in Excel o Fogli Google
Ideale per: team commerciali che ragionano in termini di fasi della pipeline e hanno bisogno di un modo semplice per effettuare il monitoraggio dell'andamento delle trattative.
Da evitare se: hai bisogno di un database clienti completo. Questo modello gestisce bene le opportunità, ma non è progettato per gestire ogni contatto, account e conversazione.
10. Modello CRM gratis per la pipeline commerciale
Il modello gratuito "Pipeline CRM" per la gestione delle vendite è l'opzione in formato foglio di calcolo più completa di questo elenco. Copre contatti, account, lead, opportunità, preventivi, fatture e dashboard in schede separate.
Caso d'uso: gestisci le attività commerciali per una piccola azienda di servizi e hai bisogno di contattare, gestire account, lead, opportunità, preventivi e fatture in un unico foglio di lavoro. Un foglio CRM di base sembra troppo limitato. Una piattaforma CRM a pagamento sembra troppo complessa. Usa questo modello per gestire ogni tipo di record in una scheda separata senza dover ricominciare da zero.
Perché utilizzare questo modello CRM?
- Archivia i dettagli dei singoli potenziali clienti e clienti personalizzati
- Tieni separati i dati aziendali dai contatti
- Tieni traccia dei lead in fase iniziale prima che diventino opportunità
- Gestisci le trattative qualificate attraverso la pipeline
- Visualizza le opportunità attive per fase, valore e data di chiusura prevista
- Utilizza i dashboard integrati per esaminare l'attività commerciale
- Tieni preventivi e fatture a portata di mano insieme ai dati del CRM
Ideale per: piccole imprese che desiderano un CRM più avanzato su Excel o Fogli Google senza dover ancora pagare per un software CRM completo.
Da evitare se: desideri qualcosa di leggero. Una cartella di lavoro con più schede è più di quanto serva alla maggior parte dei team se tutto ciò che vogliono è un elenco di contatti o un semplice strumento per monitorare la pipeline.
Quale modello CRM dovresti usare per primo?
| Se hai bisogno di... | Inizia con questo modello |
|---|---|
| Raggruppa contatti, trattative, attività e reportistica in un unico spazio di lavoro | Modello CRM di ClickUp |
| Configura un CRM leggero per un piccolo team | Modello CRM semplice di ClickUp |
| Gestisci i lead commerciali, le opportunità e l'attività dei rappresentanti | Modello CRM commerciale di ClickUp |
| Concentrati esclusivamente sull'avanzamento delle fasi della pipeline | Modello di pipeline commerciale di ClickUp |
| Crea un'area di lavoro dedicata alle attività commerciali a misura di principiante in ClickUp | Guida rapida: Modello commerciale e CRM di ClickUp |
| Effettua il monitoraggio dei tuoi primi clienti in un semplice foglio di lavoro | Modello gratuito di foglio di calcolo CRM di HubSpot |
| Crea un CRM in Excel da una fonte nativa CRM | Modello CRM Pipedrive per Excel |
| Condividi un CRM su Fogli Google con un team | Modello CRM di Zapier per Fogli Google |
| Tieni traccia dell'andamento delle trattative attraverso le fasi commerciali | Modello gratis per la pipeline commerciale di OnePageCRM |
| Gestisci una cartella di lavoro CRM in formato foglio di calcolo più completa | Modello CRM gratis per la pipeline commerciale |
Quando è meglio utilizzare un modello CRM di ClickUp rispetto a un modello CRM su foglio di calcolo?
Utilizza un foglio di calcolo finché una sola persona gestisce la pipeline e il numero di record rimane gestibile. Quando più persone aggiornano i contatti, assegnano follow-up o controllano lo stato della pipeline, passa a un modello di area di lavoro con titolari, promemoria e reportistica in tempo reale.
Un modello CRM di ClickUp è particolarmente utile quando più persone devono aggiornare i record, le trattative necessitano di titolari e follow-up, i dashboard richiedono dati in tempo reale, le trattative inattive necessitano di promemoria o il lavoro con il cliente prosegue dopo la vendita.
Utilizza questa suddivisione:
- Scegli un CRM basato su foglio di calcolo quando il tuo CRM è principalmente un archivio.
- Scegli un modello CRM per ClickUp quando il tuo CRM deve assegnare lavoro, trigger follow-up e mostrare l'attività della pipeline in tempo reale.
In una recensione di ClickUp su G2, un utente verificato di una piccola impresa ha descritto il cambiamento in questo modo:
La possibilità di avere una panoramica completa di tutta la mia attività in un unico spazio di lavoro. Posso tenere traccia di tutti i progetti in corso su più marchi, monitorare le mie finanze, seguire gli obiettivi a lungo termine e gestire i potenziali clienti tramite un CRM integrato, il tutto senza dover cambiare strumento. Una volta che tutto è configurato correttamente, diventa un vero e proprio Centro di comando per un professionista creativo che lavora in proprio.
La possibilità di avere una panoramica completa di tutta la mia attività in un unico spazio di lavoro. Posso tenere traccia di tutti i progetti in corso su più marchi, monitorare le mie finanze, seguire gli obiettivi a lungo termine e gestire i potenziali clienti tramite un CRM integrato, il tutto senza dover cambiare strumento. Una volta che tutto è configurato correttamente, diventa un vero e proprio Centro di comando per un professionista creativo che lavora in proprio.
Questa è la vera differenza. Il CRM risiede proprio dove si svolge il resto del lavoro, invece di trovarsi in un file separato che qualcuno deve ricordarsi di aprire.
Perché la maggior parte dei modelli CRM fallisce nel primo trimestre
La maggior parte dei fallimenti dei CRM non deriva dalla mancanza di funzionalità/funzioni. Inizia quando un team implementa un sistema ma continua a aggirarlo.
L'implementazione da parte di Hershey nel 1999 di Siebel CRM, SAP e Manugistics dimostra come questo problema abbia un impatto sui colossi aziendali. L'azienda ha accelerato un importante progetto di sistemi in vista del Y2K e lo ha reso operativo prima della corsa all'acquisto di dolciumi per Halloween. Come documentato da CIO Magazine, Hershey non è riuscita a evadere 100 milioni di dollari di ordini per Kisses e Jolly Ranchers durante uno dei suoi periodi di vendita più importanti.
La lezione vale anche per i team più piccoli: un nuovo sistema cambia il modo di lavorare delle persone. Se il flusso di lavoro che lo circonda rimane poco chiaro, il CRM si trasforma in una semplice rubrica.
Bill Band, analista di entità presso Forrester Research, ha descritto chiaramente questo modello:
Molte aziende, dopo aver implementato una soluzione software CRM online, danno immediatamente per scontato che i loro livelli commerciali ed efficienza aumenteranno. Continuano a gestire le loro operazioni aziendali come al solito, aspettando di vedere cosa succede. Dopo alcuni mesi, quando i risultati attesi non si concretizzano, il CRM viene liquidato come un fallimento. Finisce per essere trascurato o diventa una rubrica troppo glorificata.
Molte aziende, dopo aver implementato una soluzione software CRM online, danno immediatamente per scontato che i loro livelli commerciali ed efficienza aumenteranno. Continuano a gestire le loro operazioni aziendali come al solito, aspettando di vedere cosa succede. Dopo alcuni mesi, quando i risultati attesi non si concretizzano, il CRM viene liquidato come un fallimento. Finisce per essere trascurato o diventa una rubrica troppo glorificata.
I rappresentanti commerciali descrivono la stessa situazione dal fronte. In un thread su r/sales, un responsabile di zona che copre circa 1.100 negozi ha descritto il passaggio dalle note di Excel a un CRM che in realtà ha rallentato il lavoro:
Mi ci vogliono 10 secondi solo per arrivare alla pagina iniziale e, quando cerco cose che sono CHIARAMENTE presenti nel nostro sistema, non vengono visualizzate immediatamente.
Mi ci vogliono 10 secondi solo per arrivare alla pagina iniziale e, quando cerco cose che sono CHIARAMENTE presenti nel nostro sistema, non vengono visualizzate immediatamente.
Un altro utente su r/CRMSoftware l'ha detto in modo ancora più chiaro: i titolari di piccole imprese spesso si trovano in difficoltà “perché cercano di impostarlo come un sistema aziendale troppo presto”. All'inizio, le fasi semplici e le abitudini costanti contano più delle funzionalità/funzioni.
Tre modalità di fallimento si ripetono continuamente:
- Il modello è un elenco, non un flusso di lavoro Un rappresentante aggiunge un contatto e compila i campi, ma poi non succede nulla. Non c'è un'attività di follow-up, un avviso di trattativa inattiva o un collegamento tra il contatto e l'azione successiva
- Le definizioni delle fasi variano: il termine "qualificato" assume significati diversi a seconda dei rappresentanti. Entro il secondo mese, il numero dei dati della pipeline smette di corrispondere alla realtà e le previsioni diventano mere congetture
- Nessuno si occupa della pulizia dei dati I record vengono duplicati. I campi di testo libero si moltiplicano. "Chiuso vinto", "vinto" e "VINTO" compromettono i filtri e la reportistica. Il team si fida meno del CRM, lo aggiorna meno e il ciclo continua
I modelli CRM funzionano quando le abitudini che li circondano sono chiare: un titolare per ogni trattativa, definizioni condivise delle fasi, un'azione successiva per ogni opportunità e una revisione settimanale.
Un sondaggio di ClickUp ha rilevato che il 92% dei knowledge worker rischia di perdere decisioni importanti tra chat, email e fogli di calcolo. I follow-up CRM comportano lo stesso rischio: se un rappresentante segnala un lead su Slack ma nessuno crea un'attività, il passaggio successivo va perso.
È qui che i modelli CRM nativi dell'area di lavoro tornano utili. In ClickUp, i team possono convertire messaggi di chat, commenti alle attività, documenti e e-mail in attività tracciabili, in modo che i follow-up abbiano un responsabile e una data di scadenza.
Per una guida più approfondita, guarda come gli errori di configurazione del CRM trasformano sistemi utili in elenchi di contatti obsoleti:
Per una guida più approfondita, guarda come gli errori di configurazione del CRM trasformano sistemi utili in elenchi di contatti obsoleti:
Come si fa a rendere efficace un modello CRM?
I modelli CRM falliscono per motivi prevedibili: fasi poco chiare, record obsoleti, follow-up mancati e scarsa titolarità. Queste soluzioni funzionano sia che tu utilizzi Excel, Fogli Google o ClickUp.
1. Imposta le fasi della trattativa prima di aprire il modello
La maggior parte dei modelli viene fornita con fasi generiche. Rinomale in modo che corrispondano al tuo effettivo processo commerciale prima che il team inizi a utilizzare il modello.
Un modello che rispecchia il tuo processo commerciale viene utilizzato. Un modello che costringe il tuo team a seguire il processo di qualcun altro viene abbandonato rapidamente.
2. Aggiungi un campo "Azione successiva" a ogni trattativa
Il campo più utile in assoluto in qualsiasi modello CRM è "Azione successiva" con una data di scadenza.
Senza di esso, il tuo CRM è un registro di ciò che è successo. Con esso, il tuo CRM è un elenco di ciò che devi fare oggi.
3. Stabilisci una frequenza settimanale per la revisione della pipeline
Un modello CRM rimane accurato solo se qualcuno lo controlla. Riservati del tempo ogni settimana per aggiornare le fasi della pipeline, eliminare le trattative ormai chiuse e verificare le azioni successive.
Il valore della pipeline, il tasso di successo, il ciclo medio delle trattative e i tassi di conversione hanno importanza solo se i dati su cui si basano sono aggiornati.
4. Usa gli elenchi a discesa per ogni campo di categoria
I campi di testo libero rendono i report disordinati. "Chiuso", "Chiuso vinto", "Vinto" e "Chiuso" potrebbero significare la stessa cosa per una persona, ma compromettono filtri, formule e dashboard.
Utilizza la convalida dei dati in Excel o Fogli Google. Utilizza i campi personalizzati di ClickUp con le impostazioni predefinite all'interno di ClickUp.
5. Elimina i campi che non utilizzerai
Ogni campo nel tuo modello CRM dovrebbe supportare una decisione o un'azione. Se raccogli il dato "Settore", ma non lo utilizzi mai per ordinare, creare reportistica o stabilire priorità, elimina il campo.
Un CRM pulito è meglio di uno disordinato.
6. Esegui l'automazione dei follow-up
Inizia con un'automazione.
In ClickUp, crea un'attività di follow-up quando un affare passa a una fase successiva o avvisa il titolare quando la data di scadenza è scaduta.
Nei fogli di calcolo, usa la formattazione condizionale per segnalare i contatti inattivi, i follow-up scaduti e le trattative di alto valore che stanno perdendo slancio.
7. Pianifica in anticipo il tuo piano di migrazione
I modelli di CRM su foglio di calcolo sono solitamente un punto di partenza. Prima di raggiungere qualche centinaio di record, decidi come procedere: rimanere sul foglio di calcolo, passare a ClickUp o acquistare un software CRM dedicato.
Non aspettare che il foglio di calcolo si riempia di duplicati, formule errate e trattative chiuse. La migrazione diventa più difficile una volta che i dati sono disordinati.
Crea un modello CRM che il tuo team continuerà a utilizzare
Un modello CRM è efficace quando aiuta il tuo team a rispondere rapidamente a quattro domande:
- A chi ci rivolgiamo?
- In quale fase si trova la relazione?
- Cosa bisogna fare ora?
- Chi è responsabile del prossimo passaggio?
I modelli di foglio di calcolo possono rispondere a queste domande per i team più semplici. I modelli di ClickUp rispondono a queste domande tramite la connessione dei record CRM con attività, titolari, dashboard, documenti e Messaggi.
Usa un foglio di calcolo quando il tuo CRM serve principalmente come registro. Usa ClickUp quando il tuo CRM deve gestire il lavoro che ne consegue.
Crea il tuo CRM in ClickUp. Inizia gratis.
Domande frequenti sui modelli CRM
1. Qual è la differenza tra un modello CRM e uno strumento CRM?
Un modello CRM è una struttura predefinita per il monitoraggio dei contatti, delle trattative, dei follow-up e delle note sui clienti. Può essere ospitato in un foglio di calcolo, in un'area di lavoro di ClickUp o in una cartella di lavoro.
Uno strumento CRM è un software dedicato con funzionalità avanzate come il monitoraggio delle email, il lead scoring, l'automazione e la reportistica sui ricavi. I modelli consentono di iniziare più rapidamente. Gli strumenti CRM sono più efficaci quando il tuo processo è maturo.
2. Ho bisogno di un CRM se ho solo pochi clienti?
Se hai solo pochi clienti, potrebbe non servirti uno strumento CRM completo. Di solito basta un semplice modello CRM per effettuare il monitoraggio dei dettagli di contatto, delle ultime conversazioni, dei prossimi follow-up e delle opportunità aperte.
Passa a un CRM più strutturato quando inizi a perdere i follow-up, a effettuare la condivisione degli account con i colleghi o a gestire più trattative contemporaneamente.
3. Cosa dovrebbe includere un modello CRM?
Come minimo, un modello CRM dovrebbe includere nome del contatto, azienda, email, numero di telefono, fonte del lead, fase dell'affare, valore dell'affare, azione successiva, data dell'azione successiva e titolare.
Qualsiasi cosa al di là di questi campi dovrebbe supportare una decisione specifica. Il monitoraggio del "settore" è uno spreco se non lo si utilizza mai per filtrare, dare priorità o effettuare la reportistica. Il campo più trascurato è "Azione successiva" con una data di scadenza, perché trasforma il CRM da un semplice registro a un sistema di follow-up.
4. Come posso creare il mio modello CRM da zero?
Inizia con un unico foglio e aggiungi queste colonne: Contatto, Azienda, Fase, Valore, Azione successiva, Data dell'azione successiva, Titolare, Note. Usa l'elenco a discesa per Fase e Titolare. Ordina per Data dell'azione successiva come vista per impostazione predefinita. Aggiungi un blocco di revisione settimanale sul tuo Calendario.
5. Qual è la differenza tra un modello CRM e un modello di pipeline commerciale?
Un modello CRM tiene traccia dell'intera relazione con il cliente: contatti, account, ogni interazione e lavoro post-vendita. Un modello di pipeline di vendita tiene traccia solo delle trattative attraverso le fasi. Se hai bisogno di sapere esattamente con chi stai parlando, ti serve un CRM. Se hai solo bisogno di conoscere lo stato di ogni trattativa in questo momento, allora un modello di pipeline è più veloce e semplice.