Come automatizzare il flusso di lavoro del CRM: Vantaggi e migliori pratiche

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"Le relazioni sono difficili" era probabilmente il pensiero che ti ronzava in testa dopo la tua prima rottura alle medie. Ora che sei più grande, lo stesso pensiero potrebbe tornarti in mente quando cerchi di costruire e mantenere relazioni con i clienti. 😅

Fortunatamente, al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende può permettersi di accedere a software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e, cosa ancora più importante, creare flussi di lavoro CRM!

Questi flussi di lavoro semplificano e automatizzano una serie di attività di supporto clienti, gestione degli account, attività commerciali e persino attività svolte dai team di marketing, consentendo così ai dipendenti di essere più produttivi e di dedicare le loro energie e il loro lavoro richiesto ad attività diverse da quelle ripetitive.

In questo articolo approfondiremo il concetto di flusso di lavoro CRM e i vantaggi derivanti dall'implementazione di uno strumento di gestione del flusso di lavoro CRM per offrire alla tua azienda e ai tuoi team il vantaggio competitivo necessario per conquistare i clienti e lavorare al meglio.

Quindi, se vuoi ottenere ulteriori informazioni, continua a leggere!

Che cos'è un flusso di lavoro CRM?

Mentre il CRM è una strategia per la gestione delle relazioni con i clienti, un flusso di lavoro CRM rappresenta le azioni relative al CRM eseguite in una sequenza attentamente progettata. Ogni azione all'interno di questa sequenza viene avviata in un sistema CRM solo quando sono state soddisfatte le condizioni impostate e ha lo scopo di avvicinarvi a un obiettivo specifico.

Il vantaggio principale di questo approccio è che consente di avere una panoramica dell'intero processo e quindi di tenerne traccia. In altre parole, con un flusso di lavoro CRM saprete esattamente quali azioni devono essere eseguite per concludere una vendita, ma anche quando potete rimuovere determinate azioni dall'elenco delle cose da fare.

E anche se alcuni flussi di lavoro CRM potrebbero ancora esistere solo sotto forma di diagrammi o grafici, la maggior parte di essi è codificata nel software CRM che funge da base per il completamento efficiente dei processi aziendali.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro CRM?

Finora abbiamo trattato l'aspetto teorico dei flussi di lavoro CRM, ma c'è ancora un altro aspetto da affrontare prima di passare alle spiegazioni e ai passaggi tecnici, ovvero l'automazione dei flussi di lavoro CRM.

Con l'automazione del flusso di lavoro CRM, puoi automatizzare parzialmente o completamente i processi o parti del flusso di lavoro in linea con regole predefinite. Ciò si è dimostrato vantaggioso per aumentare la produttività e l'efficienza, nonché per ridurre la quantità di input umano necessario per completare i processi.

Ottimi esempi di automazione del flusso di lavoro CRM sono rappresentati dall'automazione dei processi commerciali, che in genere consistono in una serie di attività che vanno dalla generazione di lead alla creazione di profili dei clienti e alla comunicazione delle loro esigenze, nonché alla segnalazione occasionale di reclami dei clienti ad altri membri del team commerciale.

Ecco un esempio di flusso di lavoro delineato nelle lavagne online di ClickUp:

Grazie all'automazione del flusso di lavoro CRM, il processo commerciale può passare da una struttura frenetica a una basata su trigger, come quella descritta di seguito:

Quando utilizzare l'automazione del flusso di lavoro

Ora potresti pensare: "Ottimo! Quindi dovrei usare l'automazione del flusso di lavoro ogni volta che ne ho la possibilità, giusto?"

La risposta è: dipende, perché non tutti i processi sono uguali. Dovrai valutare quali processi e team potrebbero trarre vantaggio dall'automazione dei flussi di lavoro e quali no.

L'automazione del flusso di lavoro funziona solo su processi aziendali maturi, non su quelli inefficienti o dispendiosi. Se applicato a un processo aziendale non ottimizzato, questo approccio potrebbe effettivamente causare più danni che benefici.

Quindi, prima di buttarti a capofitto nell'automazione del flusso di lavoro, assicurati che sia la decisione giusta. Se sì, avrai a disposizione modi quasi illimitati per creare e personalizzare flussi di lavoro CRM automatizzati!

I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro CRM

Aumento della produttività e dell'efficienza e riduzione dell'utilizzo delle risorse umane: questi sono i principali vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro CRM. Ma ce ne sono altri? Sì, molti altri!

Come creare flussi di lavoro CRM in 4 semplici passaggi

Ora che abbiamo affrontato gli aspetti più importanti dei flussi di lavoro CRM, è il momento di esaminare i passaggi necessari per crearli.

1. Decidi quali processi CRM necessitano di automazione del flusso di lavoro e inizia a pianificare il tuo flusso di lavoro ideale.

Come accennato in precedenza, non tutti i processi sono automatizzabili, quindi il primo passaggio nel processo di creazione del flusso di lavoro CRM è decidere quali automatizzare. Come regola generale, cerca di evitare di automatizzare i processi che richiedono un contributo umano considerevole, poiché l'automazione è più adatta per le attività ripetitive svolte nelle prime fasi del funnel ( funnel di vendita, funnel di marketing, ecc. ) .

Per aiutarti a prendere questa decisione, ecco un elenco di alcuni processi che vale la pena automatizzare e che potresti voler tenere a mente:

Una volta determinati i processi che desideri automatizzare, è il momento di pianificare il tuo flusso di lavoro per individuare eventuali ostacoli e assicurarti che tutti i passaggi siano coperti. Puoi utilizzare la funzionalità di lavagna online di ClickUp per creare il tuo diagramma di flusso di lavoro da zero oppure utilizzare il modello CRM di ClickUp per aiutarti a mappare i tuoi processi.

Scarica questi modelli

2. Crea e personalizza il tuo CRM

Prima di implementare il tuo flusso di lavoro CRM, devi effettuare una selezione dello strumento CRM in grado di facilitare tale processo e soddisfare le tue esigenze aziendali. Se non lo fai, non raggiungerai il livello di efficienza e produttività che desideri.

Il nostro consiglio per tutti coloro che desiderano creare il CRM perfetto è ClickUp, una potente piattaforma di produttività e un programma software di project management all-in-one gratis. ClickUp offre centinaia di funzionalità avanzate e una piattaforma completamente personalizzabile.

Questo offre ai team di tutte le dimensioni e di tutti i settori la flessibilità necessaria per configurare ClickUp in base alle proprie esigenze. E questo include la creazione di un processo efficace di gestione delle relazioni con i clienti.

Per creare il tuo CRM in ClickUp, basta scegliere la visualizzazione personalizzata che preferisci tra Elenco, Kanban, Vista Tabella o altre visualizzazioni personalizzate disponibili in ClickUp. Quindi crea attività per ciascuno dei tuoi clienti potenziali e attuali, aggiungi campi personalizzati per inserire dettagli importanti su ciascun cliente e stati personalizzati per organizzare e tenere traccia del percorso dei tuoi clienti.

Hai bisogno di un esempio o di aiuto per iniziare? Utilizza i nostri modelli CRM personalizzabili, come il modello CRM semplice di ClickUp, per avere una buona base da cui partire.

Scarica questi modelli

Una volta che inizierai a utilizzare ClickUp per la gestione dei progetti CRM, organizzare e coltivare le relazioni con i clienti diventerà più facile che mai. Ancora più importante, man mano che la tua attività cresce e sviluppa nuove esigenze, potrai adattare ClickUp alle tue crescenti esigenze. Non dovrai ricominciare da capo e non perderai mai più le informazioni sui clienti!

3. Imposta l'automazione del flusso di lavoro per ridurre le attività manuali più frequenti

Hai il piano e hai lo strumento. Ora è il momento di impostare i tuoi flussi di lavoro CRM personalizzati.

Questo processo varia a seconda dello strumento utilizzato. Sebbene non sia possibile trattare tutti gli aspetti che potrebbero essere inclusi in ciascuna serie di istruzioni, ecco un elenco dei passaggi più comuni che devono essere completati:

Tra le attività elencate, la creazione dell'automazione è il passaggio più importante, ecco perché dovrebbe essere eseguita utilizzando uno strumento che semplifica l'automazione delle attività di routine.

ClickUp è dotato di una funzionalità di automazione che consente di impostare il lavoro manuale in modalità automatica, contribuendo così a creare un flusso di lavoro CRM senza soluzione di continuità. Con ClickUp, l'automazione può essere impostata utilizzando azioni e trigger personalizzati.

Il numero di azioni che puoi automatizzare è davvero impressionante: al momento della stesura di questo articolo supera le 50.

Hai la possibilità di creare la tua automazione personalizzata o di utilizzare modelli di automazione personalizzabili composti da trigger e azioni preimpostati che possono essere applicati a qualsiasi spazio, cartella o elenco per risparmiare tempo!

Tutto sommato, l'implementazione di un flusso di lavoro negli strumenti CRM più avanzati non dovrebbe richiedere più di pochi minuti e pochi passaggi. E se alla fine non sei soddisfatto del risultato finale, non preoccuparti, perché tutto è flessibile e può essere modificato in base alle tue esigenze.

Scopri questi strumenti software CRM per Mac!

4. Testate prima i flussi di lavoro per evitare il caos

📣 "Prova 1, 2. Prova, 1, 2, 3... Il flusso di lavoro di tutti funziona bene?" 📣

L'unico modo per ottenere una risposta accurata a questa domanda è eseguire dei test! Una volta implementato il flusso di lavoro CRM, eseguilo per individuare eventuali difetti e valutare l'efficacia di ciascuna automazione.

Altrimenti, corri il rischio di automazioni inutili e confusione all'interno del tuo team.

Prova le email inviate dal tuo flusso di lavoro CRM

All'interno del tuo flusso di lavoro CRM, le e-mail sono destinate ad assumere un ruolo importante in quanto sono una parte fondamentale del CRM stesso. Utilizzando ClickUp come strumento di project management e CRM, potrai inviare e ricevere e-mail direttamente dalle attività di ClickUp utilizzando la funzionalità ClickApp Email.

Ma prima di inviare le e-mail, assicurati di testarle con strumenti come Mailtrap, una piattaforma di consegna e-mail che consente agli utenti di testare, inviare e controllare le proprie e-mail. ☝️

Con Email Testing di Mailtrap, puoi visualizzare in anteprima le e-mail, analizzarne il contenuto alla ricerca di spam, convalidarne l'HTML/CSS e molto altro ancora. Inoltre, poiché Email Testing di Mailtrap funziona secondo il principio dell'utilizzo di caselle di posta virtuali, crea un ambiente sicuro che non comporta alcun rischio di inviare spam agli utenti con e-mail di prova.

Bonus: alternative alle email!

Per iniziare a testare le tue email del flusso di lavoro CRM con Mailtrap Email Testing, devi semplicemente creare un account Mailtrap e utilizzare l'indirizzo email dedicato della tua casella di posta virtuale come indirizzo del destinatario.

Una volta cliccato su "Invia", l'email dovrebbe arrivare nella finestra In arrivo virtuale in breve tempo, dove potrai procedere con l'ispezione e il debug.

Best practice da tenere a mente per il flusso di lavoro CRM

I flussi di lavoro CRM efficaci non sono il risultato di un semplice copia-incolla. Per la loro creazione, è necessario un approccio specifico per la tua attività e l'adesione alle best practice. ✅

Di seguito abbiamo delineato alcune delle best practice che, a nostro avviso, renderanno l'intero processo un po' meno scoraggiante e aumenteranno le possibilità che il tuo flusso di lavoro CRM sia facile da usare, ti faccia risparmiare tempo e ti aiuti a guadagnare di più.

Scopri cosa cercare in uno strumento CRM 👀

Abbiamo parlato della selezione degli strumenti CRM nella sezione "Come creare un flusso di lavoro CRM" di questo articolo, quindi a questo punto dovresti essere consapevole di quanto sia importante scegliere lo strumento giusto.

Ma poiché comprendiamo che sapere cosa cercare in uno strumento CRM potrebbe essere una sfida per molti, date tutte le opzioni disponibili, abbiamo compilato un elenco di funzionalità/funzioni degli strumenti CRM che facilitano la creazione di buoni flussi di lavoro:

Naturalmente, puoi aggiungere altre funzionalità all'elenco sopra riportato e renderlo il più completo possibile per aiutarti nella tua ricerca di soluzioni CRM efficienti.

Ricorda, sul mercato esistono infinite opzioni e, se hai le idee chiare su ciò di cui hai bisogno, non dovresti avere difficoltà a distinguere quelle valide da quelle meno valide.

Integra app di terze parti 🤝

Niente migliora l'efficienza del flusso di lavoro quanto l'integrazione di app di terze parti con il tuo strumento CRM.

A seconda dello strumento che utilizzi, insieme alle integrazioni di app di terze parti, potresti anche avere accesso ad API e webhook, che effettuano la sincronizzazione delle informazioni tra i sistemi.

Non esitare a effettuare la connessione tra questi dispositivi e il tuo sistema per consentire a te e al tuo team di svolgere il lavoro con il minor numero possibile di distrazioni.

Verifica regolarmente l'efficacia del tuo flusso di lavoro 🔎

Indipendentemente da quanto perfetto potesse essere un flusso di lavoro al momento della sua creazione, a causa dei cambiamenti aziendali e persino di mercato, sarà necessario aggiornarlo nel corso del tempo. Per trovare il momento giusto per apportare gli aggiornamenti necessari, è indispensabile eseguire regolarmente controlli del flusso di lavoro.

Durante gli audit, presta attenzione a tutto, dai dettagli più piccoli a quelli più importanti, individua i colli di bottiglia e chiedi al tuo team come funziona il flusso di lavoro.

Flussi di lavoro CRM efficienti iniziano con gli strumenti giusti e l'aiuto dell'automazione

Creare un flusso di lavoro può sembrare complicato, ma fidati di noi quando ti diciamo che implementare flussi di lavoro CRM varrà il tempo e il lavoro richiesto, poiché ti consentirà di ottenere il massimo dalle tue relazioni con i clienti.

Come ultimo consiglio, i tuoi flussi di lavoro CRM saranno e dovranno essere unici, proprio come la tua attività. Quindi ora sta a te capire quali sono le esigenze della tua attività e implementare flussi di lavoro che soddisfino tali esigenze utilizzando uno strumento CRM come ClickUp. 😊

Autore ospite:

Dzenana Kajtaz è una Technical Content Writer presso Mailtrap con anni di esperienza come scrittrice, editor e content marketer. È specializzata in argomenti legati alla tecnologia, ma ama anche creare contenuti divertenti e coinvolgenti per altri settori di nicchia.