Si sente parlare molto di diagrammi di flusso di lavoro, ma non si ha idea di cosa siano?
Bene, la confusione finisce qui. ✋
A prima vista, i diagrammi di flusso di lavoro possono sembrare schemi complicati che si è tentati di evitare a tutti i costi. Oppure potreste pensare che ci voglia un tipo particolare di persona per capire i diagrammi di flusso di lavoro.
Ma se si dedicano solo pochi minuti a capire cosa rende i diagrammi di flusso di lavoro così utili per i team e le organizzazioni, è molto probabile che ci si appassioni alla loro creazione.
Se state cercando di aumentare la vostra produttività e di creare più sistemi di flusso di lavoro efficaci per assicurarsi che il vostro team invii il suo lavoro migliore, è bene che mettiate tra i preferiti questa guida.
👉 Leggi questo articolo correlato su I 7 migliori software per il flusso di lavoro (2022 recensioni) per saperne di più.
Immergiamoci in questa storia!
**Che cos'è un diagramma di flusso di lavoro?
Potreste averli sentiti nominare come diagrammi di processo o anche di business mappatura dei processi . In ogni caso, l'idea di fondo è la stessa.
I diagrammi di flusso di lavoro sono concepiti come roadmap visive di un processo. Di solito vengono creati per aiutare i team a delineare e migliorare i processi di lavoro. Ad esempio, un team di risorse umane potrebbe aver bisogno di creare un diagramma di flusso di lavoro per perfezionare la strategia di inserimento dei nuovi dipendenti mentre il Dipartimento di gestione IT potrebbe utilizzare un diagramma di flusso di lavoro per migliorare il processo di selezione dei fornitori.
Il concetto di diagramma di flusso di lavoro è stato creato alla fine del 1800 da Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor. Il motivo? Molto prima software per diagrammi le aziende industriali utilizzavano la scienza della gestione per controllare l'efficienza e assicurarsi che la qualità dei loro prodotti fosse elevata. Come? Creando diagrammi di processo.
Il bello dei diagrammi di processo è che non solo delineano i compiti che compongono un processo (come una lista di cose da fare con un inizio e una fine), ma possono anche aiutare a visualizzare dati, percorsi decisionali e persino le tappe fondamentali di un determinato processo . Fantastico, vero? E la visualizzazione è solo uno dei tanti vantaggi.
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I vantaggi dell'uso dei diagrammi di flusso di lavoro
Ora, parte dell'adozione dei diagrammi di flusso di lavoro consiste nel familiarizzare con tutti i vantaggi che offrono. In sostanza, si tratta di migliorare le cose.
Migliorare la comunicazione del team
Se c'è una cosa che i team devono fare è essere sulla stessa lunghezza d'onda. Hanno anche bisogno di tutta la chiarezza possibile.
I diagrammi di flusso di lavoro sono un modo perfetto per team per collaborare sulla visualizzazione dei sistemi che li aiuteranno a portare il progetto al traguardo. In questo modo i processi sono più veloci e le risorse sprecate sono molto meno. Inoltre, aiuta ad alleviare i fastidiosi colli di bottiglia. ⌛
Scoprire i colli di bottiglia del processo
Sorpresa! Probabilmente avete più colli di bottiglia nei processi e aree problematiche o conflitti nelle vostre strategie che potrebbero essere eliminati. . Ma è difficile capirlo se non avete un layout visivo che vi aiuti a individuare le aree problematiche.
Più colli di bottiglia si scoprono, più si possono creare sistemi efficienti attraverso i quali il team può creare il suo lavoro migliore. E chi non lo vuole?
Documentare i sistemi
Si dice che la storia si ripete se non impariamo da essa. Lo stesso accade quando non si documenta ciò che ha funzionato in passato.
Sia che il vostro team sia un'agenzia digitale che ha a che fare con molte parti mobili e revisioni dei clienti, sia che siate un'azienda di software per autotrasporti che utilizza un sistema ripetibile per l'imbarco dei clienti Strumenti SaaS rapidamente, si vuole documentare ciò che funziona per il proprio team.
I diagrammi del flusso di lavoro sono un modo accessibile per tutti i membri del vostro team di essere aggiornati sui processi e sulle attività aziendali. Per non parlare del fatto che passeranno meno tempo a fare domande e a risolvere la confusione (ehi, succede!).
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Ecco 5 esempi di diagrammi di flusso di lavoro
Non tutti i diagrammi di flusso di lavoro sono uguali. Se vi state chiedendo come sono fatti, ecco una carrellata di alcuni dei più popolari che potete iniziare a usare già da oggi.
1. Diagramma a corsia di nuoto
via Vivian Tej/ClickUp
Immaginate una corsia di nuoto in una piscina. Poi immaginate una sagoma con i compiti e l'etichettatura dei membri del team responsabili di tali compiti, in verticale. Questo è ciò che si chiama un diagramma a corsia di nuoto .
È un diagramma di flusso di lavoro utile quando si cerca di individuare i punti in cui le attività sono in conflitto tra loro. È anche un modo solido per responsabilizzare i membri del team e stabilire la proprietà dei compiti chiave in un determinato processo.
2. Diagramma della linea temporale
via Vivian Tej/ClickUp
Questo diagramma è esattamente come sembra: traccia una sequenza di eventi in ordine sparso. I diagrammi temporali aiutano ad avere una visione più precisa della portata di un processo.
Possono aiutarvi a capire dove va il vostro tempo e dove state perdendo più tempo. I processi che consumano molte risorse, compreso il tempo, possono trarre vantaggio dall'uso di un diagramma temporale. I project manager e i direttori delle operazioni di magazzino possono trovare utile questo diagramma.
3. Diagramma del flusso di lavoro agile
via Vivian Tej/ClickUp
Questo diagramma consente di visualizzare l'intero processo necessario per creare un prodotto o un servizio. È uno dei diagrammi migliori per rendere ben visibile ogni parte del processo. Inoltre, evidenzia chi, all'interno del team, è assegnato a ciascun compito.
I diagrammi Agile sono ideali per i progetti più complessi. I team di ingegneri o i coordinatori di eventi possono utilizzare i diagrammi agili per rimanere snelli e altamente efficienti nell'organizzazione dei team e nel rispetto delle scadenze.
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4. Diagramma del flusso di lavoro del processo
via Vivian Tej/ClickUp
Il diagramma del flusso di lavoro del processo può essere utilizzato per illustrare la relazione tra le attività che compongono un processo. È ottimo per standardizzare un processo che si utilizza spesso. Ad esempio, se lavorate nel settore delle risorse umane e dovete documentare il processo di assunzione e di onboarding. Un diagramma potrebbe essere uno dei modi migliori per organizzarlo e ottimizzarlo.
Il diagramma del flusso di lavoro del processo è semplice, il che lo rende un diagramma perfetto per guidare il processo decisionale e migliorare un sistema già consolidato.
5. Diagramma del flusso di lavoro dei dati
via Vivian Tej/ClickUp
Un diagramma del flusso di lavoro dei dati funziona meglio quando si cerca di visualizzare il flusso dei dati in un processo, invece di elencare semplicemente le attività necessarie per completarlo dall'inizio alla fine.
Da dove provengono i dati? Dove andranno una volta completata un'attività specifica? In che modo un punto di dati è in conflitto con un punto decisionale? Sono tutte domande a cui sarà più facile rispondere una volta tracciato un diagramma dei dati.
I diagrammi dei dati sono ottimi anche per delineare il flusso dei dati all'interno dei team e per stabilire se ci saranno elaborazioni di dati in conflitto con i team adiacenti. È un ottimo modo per mappare un sistema già in uso, in modo da renderlo più efficiente.
👉 Date un'occhiata al nostro Esempi di diagrammi e modelli di guida !
Come creare il primo diagramma del flusso di lavoro
Sebbene sia possibile utilizzare il tradizionale metodo analogico di carta e penna per creare i diagrammi del flusso di lavoro, vi diamo un consiglio: evitatelo. È molto meglio utilizzare uno strumento digitale per creare i diagrammi.
Sono condivisibili, facilmente modificabili e si possono archiviare sul portatile fino alla fine dei tempi. La funzione Whiteboard di ClickUp offre un canva su cui è possibile iniziare facilmente a creare e condividere i diagrammi del flusso di lavoro.
1. Familiarizzare con i simboli dei diagrammi di flusso di lavoro
I diagrammi di flusso di lavoro hanno un senso e una ragione. In altre parole, sono costruiti con forme standardizzate a cui viene assegnato un significato, in modo che chiunque legga un diagramma di workflow sia sulla stessa pagina. Ecco un breve riassunto:
- Frecce/linee: Sono utilizzate per indicare sia la direzione che il flusso del diagramma. Vengono utilizzati anche come simboli di collegamento per unire determinate forme/compiti. ➡️
- **Si possono usare per indicare esattamente il punto in cui i nuovi dati entrano in un processo. 📒
- **Questa forma viene utilizzata per indicare una decisione nel flusso di lavoro, necessaria per passare alla fase successiva. 🔶
- Rettangolo: È possibile utilizzare un rettangolo per simboleggiare una singola fase in un diagramma di flusso di lavoro 🟪
- Cilindro: Volete aggiungere dati al vostro flusso di lavoro? Ecco a cosa serve un cilindro. 🔋
- Ovale: Contrassegnano l'inizio e la fine di un flusso di lavoro. 🏉
Ora che conoscete i simboli del flusso di lavoro, ecco come scegliere il diagramma giusto.
2. Scegliere il diagramma in base all'obiettivo finale
La scelta del diagramma di flusso di lavoro giusto per voi inizia con l'obiettivo finale in mente. Ad esempio, decidete se volete:
- Visualizzare un nuovo processo per un progetto imminente
- Eseguire unanalisi del flusso di lavoro per identificare le inefficienze di un vecchio sistema
- Ottimizzare l'utilizzo di tutte le risorse in un processo
- Definire le aspettative del team per un flusso di lavoro specifico e migliorare le modalità di comunicazione
- Scomporre un processo molto complesso con una tonnellata di compiti, punti decisionali e dati diversi
Poi ogni attività può essere tracciata con un diverso tipo di flusso di lavoro. Supponiamo che si tratti di uno studio di architettura che ha bisogno di ottimizzare il processo di l'inserimento di nuovi clienti . Creare un diagramma di mappatura dei processi (si veda il nostro elenco precedente) potrebbe essere utile.
Ora avete scelto il diagramma del flusso di lavoro che fa per voi. Ma non potete crearne uno senza avere a disposizione gli strumenti giusti. 🛠️
3. Iscrivetevi a ClickUp (la funzione lavagna è gratuita!) 👀 🙌 🙌
Se state cercando uno dei modi più semplici per iniziare a creare il vostro diagramma del flusso di lavoro, non cercate altro che ClickUp .
E' Funzione lavagna ha tutti gli strumenti necessari per creare flussi di lavoro su cui il team può collaborare e condividere in base alle proprie esigenze.
Una volta effettuata l'iscrizione, è sufficiente andare su + View, scorrere verso il basso e cliccare su Whiteboard.
Si aprirà una bella lavagna pulita in cui si potrà iniziare a delineare il diagramma desiderato.
via Vivian Tej/ClickUp
4. Creare una bozza di lavagna e invitare i membri del team
Non è necessario creare il diagramma del flusso di lavoro da soli! Potete invitare i membri del vostro team a collaborare e a partecipare al processo.
Per farlo, andate su Impostazione spazio, quindi fate clic su Condivisione e autorizzazioni e potrete aggiungere membri al vostro spazio. Una volta aggiunti i membri del team, è possibile iniziare a lavorare sul diagramma in tempo reale.
Ognuno di voi potrà vedere i cursori degli altri mentre create forme e collegate compiti.
Un ponte senza soluzione di continuità tra l'ideazione e l'esecuzione grazie alla creazione di attività ClickUp direttamente dalle lavagne
5. Create il vostro diagramma di flusso di lavoro con lo strumento forma
Da questo momento in poi, la lavagna è la vostra ostrica. Potete creare tutti i diagrammi di flusso di lavoro di cui avete bisogno e salvarli, condividerli, mostrarli in una presentazione o modificarli in qualsiasi momento.
È possibile creare intuitivamente forme, collegarle man mano e utilizzare la funzione Testo per etichettare ciascuna di esse in modo appropriato. È anche possibile caricare le proprie forme e immagini uniche attraverso lo strumento di caricamento delle immagini.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus:_ Esempi di flusso di lavoro per la gestione dei progetti !
Creare sistemi fantastici con i diagrammi di flusso di lavoro
Anche se questo non è un elenco di tutti i possibili diagrammi di flusso di lavoro che si possono usare, è un solido trampolino di lancio nel mondo dei diagrammi di flusso di lavoro.
Utilizzatelo per guidarvi nel vostro prossimo sessione di brainstorming o riunione di gruppo.
I diagrammi di flusso di lavoro mettono voi e il vostro team al comando, garantendo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Sono un modo affidabile per migliorare la comunicazione, i colli di bottiglia dei processi e documentare in modo efficiente i sistemi.
Per iniziare a leggere tutti i vantaggi di un diagramma di flusso di lavoro, è necessario scegliere il migliore in base al vostro obiettivo finale. Una volta pronti a comporre il vostro diagramma, iniziate a utilizzare gratuitamente la funzione Whiteboard di ClickUp!