Si sente parlare molto di diagrammi di flusso di lavoro, ma non si ha idea di cosa siano?
Bene, la confusione finisce qui. ✋
A prima vista, i diagrammi di flusso di lavoro possono sembrare schemi complicati che si è tentati di evitare a tutti i costi. Oppure potreste pensare che ci voglia un tipo particolare di persona per capire i diagrammi di flusso.
Ma se si dedicano solo pochi minuti a capire cosa rende i diagrammi di flusso di lavoro così utili per i team e le organizzazioni, è molto probabile che ci si appassioni alla loro creazione.
Se state cercando di aumentare la vostra produttività e di creare più efficaci sistemi di flusso di lavoro per assicurarvi che il vostro team invii il suo lavoro migliore, vi consigliamo di mettere tra i segnalibri questa guida.
👉 Leggi questo articolo correlato su I 15 migliori software per il flusso di lavoro (2024 recensioni) per saperne di più.
Immergiamoci in esso!
Che cos'è un diagramma del flusso di lavoro?
Potreste averli sentiti nominare come diagrammi di processo o anche aziendali mappa dei processi . In ogni caso, l'idea di fondo è la stessa.
I diagrammi di flusso di lavoro sono concepiti come roadmap visive di un processo. Di solito vengono creati per aiutare i team a delineare e migliorare i processi di lavoro. Ad esempio, un team di risorse umane potrebbe aver bisogno di creare un diagramma di flusso di lavoro per perfezionare la strategia di inserimento dei nuovi dipendenti mentre il Dipartimento di gestione IT potrebbe utilizzare un diagramma di flusso di lavoro per migliorare il processo di selezione dei fornitori.
Il concetto di diagramma di flusso di lavoro è stato creato alla fine del 1800 da Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor. Il motivo? Molto prima il software del diagramma le aziende industriali utilizzavano la scienza della gestione per controllare l'efficienza e assicurarsi che la qualità dei loro prodotti fosse elevata. Come? Creando diagrammi di processo.
Il bello dei diagrammi di processo è che non solo delineano le attività che compongono un processo (come un elenco di cose da fare con un inizio e una fine), ma possono anche aiutare a visualizzare dati, percorsi decisionali e persino le attività cardine di un dato processo . Fantastico, vero? E la visualizzazione è solo uno dei tanti vantaggi.
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I vantaggi dell'uso dei diagrammi di flusso di lavoro
Ora, parte dell'adozione dei diagrammi di flusso di lavoro consiste nel familiarizzare con tutti i vantaggi che offrono. In sostanza, si tratta di migliorare le cose.
Migliorare la comunicazione del team
Se c'è una cosa che i team devono fare è essere sulla stessa pagina. Hanno anche bisogno di tutta la chiarezza possibile.
I diagrammi del flusso di lavoro sono un modo perfetto per teams per collaborare sulla visualizzazione dei sistemi che li aiuteranno a portare il progetto al traguardo. In questo modo i processi sono più veloci e le risorse sprecate sono molto meno. Inoltre, aiuta ad alleviare i fastidiosi colli di bottiglia. ⌛
Scoprire i colli di bottiglia del processo
Sorpresa! Probabilmente avete più colli di bottiglia nei processi e aree problematiche o conflitti nelle vostre strategie che potrebbero essere eliminati. . Ma è difficile capirlo se non avete un layout visivo che vi aiuti a individuare le aree problematiche.
Più colli di bottiglia si scoprono, più si possono creare sistemi efficienti attraverso i quali il team può creare il suo lavoro migliore. E chi non lo vuole?
Documentare i sistemi
Si dice che la storia si ripete se non impariamo da essa. Lo stesso accade quando non si documenta ciò che ha funzionato in passato.
Sia che il vostro team sia un'agenzia digitale che ha a che fare con molte parti mobili e revisioni da parte dei client, sia che siate un'azienda di software per autotrasporti che utilizza un sistema ripetibile per l'imbarco dei clienti Strumenti SaaS rapidamente, si vuole documentare ciò che funziona per il proprio team.
I diagrammi dei flussi di lavoro sono un modo accessibile a tutti i membri del team per conoscere i processi e le attività aziendali. Per non parlare del fatto che passeranno meno tempo a fare domande e a lavorare sulla confusione (ehi, succede!).
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Ecco 5 esempi di diagrammi di flusso di lavoro
Non tutti i diagrammi di flusso di lavoro sono uguali. Se vi state chiedendo come sono fatti, ecco una carrellata di alcuni dei più popolari che potete iniziare a usare già da oggi.
1. Diagramma a corsie
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Immaginate una corsia di nuoto in una piscina. Poi immaginate una sagoma con le attività e i tag dei membri del team responsabili di tali attività, in una configurazione verticale. Questo è ciò che si chiama una diagramma a corsie .
È un diagramma di flusso di lavoro utile quando si cerca di individuare le attività in conflitto tra loro. È anche un modo solido per responsabilizzare i membri del team e stabilire la titolarità delle attività chiave di un determinato processo.
2. Diagramma di Sequenza
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Questo diagramma è esattamente come sembra: mappa una sequenza di eventi in ordine sparso. I diagrammi di Sequenza aiutano ad avere una panoramica più accurata della portata di un processo.
Possono aiutarvi a capire dove va il vostro tempo e dove state perdendo più tempo. I processi che consumano molte risorse, compreso il tempo, possono trarre beneficio dall'uso di un diagramma di Sequenza. I project manager e i direttori delle operazioni di magazzino possono trovare utile questo diagramma.
3. Diagramma del flusso di lavoro agile
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Questo diagramma consente di visualizzare l'intero processo necessario per creare un prodotto o un servizio. È uno dei diagrammi migliori per dare visibilità a ogni parte del processo. Inoltre, evidenzia chi nel team è assegnato a ciascuna attività.
I diagrammi Agile sono i migliori per i progetti più complessi. I team di ingegneri o i coordinatori di eventi possono usare i diagrammi agili per rimanere snelli e altamente efficienti nell'organizzare i team e rispettare le scadenze.
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4. Diagramma del flusso di lavoro del processo
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Il diagramma del flusso di lavoro del processo può essere utilizzato per illustrare le relazioni tra le attività che compongono un processo. È ottimo per standardizzare un processo che si utilizza spesso. Ad esempio, se lavorate nel settore delle risorse umane e dovete documentare il processo di assunzione e di onboarding. Un diagramma potrebbe essere uno dei modi migliori per organizzarlo e ottimizzarlo.
Il diagramma del flusso di lavoro del processo è semplice, il che lo rende il diagramma perfetto per guidare il processo decisionale e migliorare un sistema già consolidato.
5. Diagramma del flusso di lavoro dei dati
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Un diagramma del flusso di lavoro dei dati funziona meglio quando si cerca di visualizzare il flusso dei dati in un processo, anziché limitarsi a elencare le attività necessarie per completarlo dall'inizio alla fine.
Da dove provengono i dati? Dove andranno quando una specifica attività sarà completata? Da dove dipende il conflitto tra un punto di dati e un punto decisionale? Sono tutte domande a cui sarà più facile rispondere una volta mappato un diagramma dei dati.
I diagrammi dei dati sono ottimi anche per delineare il flusso dei dati all'interno dei team e per stabilire se ci saranno elaborazioni di dati in conflitto con i team adiacenti. È un ottimo modo per mappare un sistema già in uso in modo da renderlo più efficiente.
👉 Date un'occhiata al nostro Guida agli esempi e ai modelli di diagrammi !
Come creare il primo diagramma del flusso di lavoro
Sebbene sia possibile utilizzare il tradizionale metodo analogico di carta e penna per creare i diagrammi del flusso di lavoro, vi diamo un consiglio: evitatelo. È molto meglio utilizzare uno strumento digitale per creare i diagrammi.
Sono condivisibili, facilmente modificabili e si possono archiviare sul portatile fino alla fine dei tempi. La funzionalità online di ClickUp per la lavagna offre un Canva su cui è possibile iniziare facilmente a creare e condividere i diagrammi dei flussi di lavoro.
1. Familiarizzare con i simboli dei diagrammi e dei grafici dei flussi di lavoro
I diagrammi di flusso di lavoro hanno un senso e una ragione. In altre parole, sono costruiti con forme standardizzate a cui viene assegnato un significato, in modo che chiunque legga un diagramma di flusso di lavoro sia sulla stessa pagina. Ecco un breve riassunto:
- Frecce/linee: Sono utilizzate per indicare la direzione e il flusso del diagramma. Vengono utilizzati anche come simboli di connessione tra determinate forme/attività. ➡️
- Parallelogramma: Si possono usare per mostrare esattamente il punto in cui i nuovi dati entrano in un processo. 📒
- **Questa forma viene utilizzata per indicare una decisione nel flusso di lavoro, necessaria per passare al passaggio successivo. 🔶
- Rettangolo: Si può usare un rettangolo per simboleggiare un singolo passaggio in un diagramma di flusso di lavoro 🟪
- Cilindro: Volete aggiungere dati al vostro flusso di lavoro? Ecco a cosa serve un cilindro. 🔋
- Ovale: Contrassegnano l'inizio e la fine di un flusso di lavoro. 🏉
Ora che conoscete i simboli del flusso di lavoro, ecco come scegliere il diagramma giusto.
2. Scegliere il diagramma in base all'obiettivo finale
La scelta del diagramma di flusso di lavoro giusto per voi inizia tenendo presente l'obiettivo finale. Ad esempio, decidete se volete:
- Visualizzare un nuovo processo per un progetto imminente
- Eseguire un processo dianalisi del flusso di lavoro per identificare le inefficienze di un vecchio sistema
- Ottimizzare l'utilizzo di tutte le risorse durante il processo
- Impostare le aspettative del team per uno specifico flusso di lavoro e migliorare il modo in cui si comunica
- Scomporre un processo molto complesso con una tonnellata di attività, punti decisionali e dati diversi
Ogni attività può essere mappata con un diverso tipo di flusso di lavoro. Supponiamo che si tratti di uno studio di architettura che ha bisogno di ottimizzare il processo di di inserimento di nuovi client . Creazione di una mappa dei processi (vedi elenco precedente) potrebbe essere d'ordine.
Ora avete scelto il diagramma del flusso di lavoro che fa per voi. Ma non potete crearne uno senza avere a disposizione gli strumenti giusti. 🛠️
3. Iscrivetevi a ClickUp (la sua funzionalità/funzione di lavagna online è gratis!) 👀 🙌
Se state cercando uno dei modi più semplici per iniziare a creare il vostro diagramma di flusso di lavoro, non cercate altro che ClickUp .
E' Funzionalità della lavagna online ha tutti gli strumenti necessari per creare flussi di lavoro su cui il team può collaborare e condividere in base alle proprie esigenze.
Una volta effettuata l'iscrizione, è sufficiente accedere a +Visualizzazioni, scorrere verso il basso e fare clic su Lavagna online
Si riunirà una bella lavagna pulita dove si potrà iniziare a delineare il diagramma prescelto.
Scoprire la lavagna online di ClickUp
4. Create una bozza di lavagna online e invitate i membri del vostro team
Non è necessario creare il diagramma del flusso di lavoro da soli! È possibile invitare i membri del team a collaborare e a partecipare al processo.
Da fare, andare su Impostazione dello spazio, quindi fare clic su Condivisione e autorizzazioni e sarà possibile aggiungere membri al proprio spazio. Una volta aggiunti i membri del team, è possibile iniziare a lavorare sul diagramma in tempo reale.
Ognuno di voi potrà vedere i cursori degli altri mentre create forme e connettete attività.
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Passaggio dall'ideazione all'esecuzione senza soluzione di continuità grazie alla creazione di attività di ClickUp direttamente dalle lavagne online
5. Creare il diagramma del flusso di lavoro con lo strumento forma
Da questo momento in poi, la lavagna online è la vostra ostrica. Potete creare tutti i diagrammi di flusso di lavoro di cui avete bisogno e salvarli, condividerli, mostrarli in una presentazione o modificarli in qualsiasi momento.
È possibile creare forme in modo intuitivo, collegarle man mano e utilizzare la funzionalità Testo per etichettare ciascuna di esse in modo appropriato. È anche possibile caricare le proprie forme e immagini uniche attraverso lo strumento di caricamento delle immagini.
via Vivian Tej/ClickUp
Bonus:_ Esempi di flusso di lavoro per la gestione dei progetti !
Creare sistemi fantastici con i diagrammi dei flussi di lavoro
Anche se questo non è un elenco di tutti i possibili diagrammi di flusso di lavoro che si possono usare, è un solido passaggio nel mondo dei diagrammi di flusso di lavoro.
Utilizzatelo per guidarvi nel vostro prossimo sessione di brainstorming o riunione di team.
I diagrammi di flusso di lavoro mettono voi e il vostro team al timone, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.
Sono un modo affidabile per migliorare la comunicazione, i colli di bottiglia dei processi e documentare in modo efficiente i sistemi.
Per iniziare a leggere tutti i vantaggi di un diagramma di flusso di lavoro, è necessario scegliere il migliore in base al vostro obiettivo finale. Una volta pronti a comporre il vostro diagramma, iniziate a utilizzare gratis la funzionalità Lavagna online di ClickUp!