Hai sentito parlare molto dei diagrammi di flusso di lavoro, ma non hai idea di cosa siano?
Bene, la confusione finisce qui. ✋
A prima vista, i diagrammi di flusso di lavoro potrebbero sembrare schemi complicati che si è tentati di evitare a tutti i costi. Oppure si potrebbe pensare che ci voglia un tipo speciale di persona per capire i diagrammi di flusso di lavoro.
Ma se dedichi solo pochi minuti a scoprire cosa rende i diagrammi di flusso di lavoro così utili per i team e le organizzazioni, è molto probabile che ti appassionerai alla loro creazione.
Se desideri aumentare la tua produttività e creare sistemi di flusso di lavoro più efficaci per garantire che il tuo team dia il meglio del suo lavoro, ti consigliamo di aggiungere questa guida ai tuoi segnalibri.
👉 Leggi questo articolo correlato sui 15 migliori software per il flusso di lavoro (2024 recensioni) per ottenere ulteriori informazioni.
Entriamo nel vivo dell'argomento!
Che cos'è un diagramma di flusso di lavoro?
Forse ne avete sentito parlare come diagrammi di processo o anche come mappatura dei processi aziendali. In ogni caso, l'idea di fondo è la stessa.
I diagrammi di flusso di lavoro sono progettati per essere delle roadmap visive di un processo. Di solito vengono creati per aiutare i team a delineare e migliorare i loro processi di lavoro. Ad esempio, un team delle risorse umane potrebbe aver bisogno di creare un diagramma di flusso di lavoro per perfezionare la propria strategia di inserimento dei nuovi dipendenti, mentre il reparto di gestione IT potrebbe utilizzare un diagramma di flusso di lavoro per migliorare il proprio processo di verifica dei fornitori.
Il concetto di diagramma di flusso di lavoro è stato creato alla fine del 1800 da Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor. Il motivo? Molto prima che esistessero i software per la creazione di diagrammi, le aziende industriali utilizzavano la scienza della gestione per ottimizzare l'efficienza e garantire l'alta qualità della loro produzione. Come? Creando diagrammi di processo.
Il bello dei diagrammi di processo è che non solo delineano le attività che compongono un processo (come un elenco di attività da fare con un inizio e una fine), ma possono anche aiutarti a visualizzare i dati, i percorsi decisionali e persino le attività cardine di un determinato processo. Fantastico, vero? E la visualizzazione è solo uno dei tanti vantaggi.
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I vantaggi dell'utilizzo dei diagrammi di flusso di lavoro
Per poter sfruttare appieno i diagrammi di flusso di lavoro è necessario familiarizzare con tutti i vantaggi che offrono. In sostanza, il loro scopo è quello di promuovere il miglioramento.
Migliora la comunicazione all'interno del team
Se c'è una cosa da fare per i team, è essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Hanno anche bisogno della massima chiarezza possibile.
I diagrammi di flusso di lavoro sono un modo perfetto per i team di collaborare alla visualizzazione dei sistemi che li aiuteranno a portare a termine il loro progetto. Ciò rende i processi più veloci e riduce notevolmente lo spreco di risorse. Aiuta anche ad alleviare fastidiosi colli di bottiglia. ⌛
Scopri i colli di bottiglia dei processi
Sorpresa! Probabilmente ci sono più colli di bottiglia nei processi e aree problematiche o conflitti nelle vostre strategie che potrebbero essere eliminati. Ma è difficile capirlo se non si dispone di un layout visivo che aiuti a individuare le aree problematiche.
Più ostacoli riesci a individuare, più potrai creare sistemi efficienti attraverso i quali il tuo team potrà dare il meglio del suo lavoro. E chi non lo vorrebbe?
Documenta i tuoi sistemi
Si dice che la storia si ripete se non impariamo da essa. Lo stesso vale quando non documentiamo ciò che ha funzionato in passato.
Che il tuo team sia un'agenzia digitale che si occupa di molte parti in movimento e revisioni dei clienti o che tu sia un'azienda di software per autotrasporti che utilizza un sistema ripetibile per integrare rapidamente strumenti SaaS, vorrai documentare ciò che funziona per il tuo team.
I diagrammi di flusso di lavoro sono un modo accessibile per chiunque nel tuo team di mettersi al passo con i processi e le attività aziendali. Per non parlare del fatto che impiegheranno meno tempo a fare domande e a risolvere i dubbi (ehi, succede!).
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Ecco 5 esempi di diagrammi di flusso di lavoro.
Non tutti i diagrammi di flusso di lavoro sono uguali. Se ti stai chiedendo come sono fatti, ecco una panoramica di alcuni dei più popolari che puoi iniziare a utilizzare, beh, già da oggi.
1. Diagramma a corsie
Immaginate una corsia di una piscina. Poi immaginate uno schema con le attività e contrassegnate i membri del team responsabili di tali attività in una configurazione verticale. Questo è ciò che si chiama diagramma a corsie.
Si tratta di un diagramma di flusso di lavoro utile quando si cerca di individuare i conflitti tra le attività. È anche un modo efficace per responsabilizzare i membri del team e stabilire la titolarità delle attività chiave in un determinato processo.
2. Diagramma della sequenza
Questo diagramma è esattamente ciò che sembra: mappa visivamente una sequenza di eventi in ordine cronologico. I diagrammi di Sequenza aiutano ad avere una panoramica più accurata dell'ambito di un processo.
Questo strumento può aiutarti a capire dove va a finire il tuo tempo e dove lo sprechi maggiormente. I processi che consumano molte risorse, compreso il tempo, possono trarre vantaggio dall'uso di un diagramma di sequenza. Questo diagramma può essere utile ai direttori del project management e dei processi di magazzino.
3. Diagramma di flusso di lavoro agile
Questo diagramma consente di visualizzare l'intero processo necessario per creare un prodotto o un servizio. È uno dei migliori diagrammi per garantire una visibilità elevata per ogni parte del processo. Inoltre, evidenzia chi nel team è assegnato a ciascuna attività.
I diagrammi agili sono ideali per i progetti più complessi. I team di ingegneri o i coordinatori di eventi possono utilizzare i diagrammi agili per rimanere snelli e altamente efficienti mentre organizzano i team e rispettano le scadenze.
Bonus: software per diagrammi UML!
4. Diagramma del flusso di lavoro del processo
È possibile utilizzare il diagramma del flusso di lavoro del processo per illustrare la relazione tra le attività che compongono un processo. È ottimo per standardizzare un processo che si utilizza spesso. Ad esempio, se si lavora nelle risorse umane e si ha bisogno di documentare il processo di assunzione e inserimento dei nuovi dipendenti. Un diagramma potrebbe essere uno dei modi migliori per organizzarlo e ottimizzarlo.
Il diagramma del flusso di lavoro del processo è semplice, il che lo rende perfetto per guidare il processo decisionale e migliorare un sistema già consolidato.
5. Diagramma del flusso di lavoro dei dati
Un diagramma del flusso di lavoro dei dati funziona al meglio quando si cerca di visualizzare il flusso dei dati in un processo, invece di limitarsi a elencare le attività necessarie per completarlo dall'inizio alla fine.
Da dove provengono i dati? Dove finiranno una volta completata una determinata attività? In che modo un dato può entrare in conflitto con un processo decisionale? Sono tutte domande a cui sarà più facile rispondere una volta mappato un diagramma dei dati.
I diagrammi dei dati sono ottimi anche per delineare il flusso dei dati all'interno dei team e per verificare se ci saranno conflitti nell'elaborazione dei dati con i team adiacenti. È un ottimo modo per mappare un sistema che già utilizzi, in modo da renderlo più efficiente.
👉 Dai un'occhiata alla nostra guida Esempi e modelli di diagrammi!
Come creare il tuo primo diagramma di flusso di lavoro
Sebbene sia possibile utilizzare il tradizionale metodo analogico della buona vecchia carta e penna per creare i diagrammi del flusso di lavoro, ecco un consiglio: evitatelo. È molto meglio utilizzare uno strumento digitale per creare i diagrammi.
Sono condivisibili, facilmente modificabili e puoi salvarli sul tuo laptop per sempre. La funzionalità lavagna online di ClickUp ti offre una tela su cui puoi facilmente iniziare a creare e condividere i tuoi diagrammi di flusso di lavoro.
1. Familiarizza con i simboli dei diagrammi e dei grafici del flusso di lavoro
I diagrammi di flusso di lavoro hanno una logica e una ragione d'essere. In altre parole, sono costruiti con forme standardizzate a cui è assegnato un significato, in modo che tutti coloro che leggono un diagramma di flusso di lavoro siano sulla stessa pagina. Ecco una breve panoramica:
- Freccia/linea: vengono utilizzate per indicare sia la direzione che il flusso del diagramma. Sono anche utilizzate come simboli di connessione che uniscono determinate forme/attività. ➡️
- Parallelogramma: è possibile utilizzarli per mostrare esattamente dove i nuovi dati entrano in un processo. 📒
- Diamante: questa forma viene utilizzata per indicare una decisione nel flusso di lavoro necessaria per effettuare il passaggio alla fase successiva. 🔶
- Rettangolo: è possibile utilizzare un rettangolo per simboleggiare un singolo passaggio in un diagramma di flusso di lavoro 🟪
- Cilindro: vuoi aggiungere dati al tuo flusso di lavoro? Ecco a cosa serve un cilindro. 🔋
- Ovale: indica l'inizio e la fine di un flusso di lavoro. 🏉
Ora che avete familiarità con i simboli del flusso di lavoro, ecco come scegliere il diagramma giusto.
2. Scegliete il diagramma in base al vostro obiettivo finale
La scelta del diagramma di flusso di lavoro più adatto alle vostre esigenze inizia con l'obiettivo finale in mente. Ad esempio, decidete se volete:
- Visualizza un nuovo processo per un progetto imminente
- Esegui un'analisi del flusso di lavoro per identificare le inefficienze di un vecchio sistema
- Ottimizza il modo in cui utilizzi tutte le tue risorse durante un processo
- Definisci le aspettative del team per un flusso di lavoro specifico e migliora la comunicazione.
- Scomponi un processo altamente complesso con una miriade di attività diverse, punti decisionali e dati.
Ogni attività può quindi essere pianificata con un diverso tipo di flusso di lavoro. Supponiamo che tu sia uno studio di architettura che ha bisogno di ottimizzare il processo di acquisizione di nuovi clienti. Potrebbe essere opportuno creare un diagramma di mappatura dei processi (vedi il nostro elenco sopra).
Ora avete scelto il diagramma di flusso di lavoro più adatto alle vostre esigenze. Tuttavia, non potete crearne uno senza gli strumenti giusti a vostra disposizione. 🛠️
3. Iscriviti a ClickUp (la sua funzionalità di lavagna online è gratis!) 👀 🙌
Se stai cercando uno dei modi più semplici per iniziare a creare il tuo diagramma di flusso di lavoro, ClickUp è la soluzione che fa per te.
La funzionalità di lavagna online offre tutti gli strumenti necessari per creare flussi di lavoro su cui il tuo team può collaborare e per la condivisione in base alle proprie esigenze.
Una volta effettuata la registrazione, basta andare su + Visualizza, scorrere verso il basso e cliccare su Lavagna online.
Ti troverai davanti una bella lavagna pulita dove potrai iniziare a delineare il diagramma che preferisci.
4. Crea una bozza sulla lavagna online e invita i membri del tuo team
Non devi creare il tuo diagramma di flusso di lavoro da solo! Puoi invitare i membri del tuo team a collaborare e partecipare al processo.
Per farlo, vai su Impostazioni spazio, quindi clicca su Condivisione e autorizzazioni e potrai aggiungere membri al tuo spazio. Una volta inseriti i membri del tuo team, potrai iniziare a lavorare sul tuo diagramma in tempo reale.
Ognuno di voi potrà vedere il cursore degli altri mentre create forme e effettuate le connessioni delle attività.
5. Crea il tuo diagramma di flusso di lavoro con lo strumento forma
Da questo momento in poi, la lavagna online è a vostra completa disposizione. Potete creare tutti i diagrammi di flusso di lavoro di cui avete bisogno e salvarli, effettuare la condivisione, mostrarli in una presentazione o modificarli ogni volta che lo desiderate.
È possibile creare forme in modo intuitivo, effettuare connessioni man mano che si procede e utilizzare la funzionalità Testo per applicare etichette appropriate. È anche possibile caricare forme e immagini personalizzate tramite lo strumento di caricamento immagini.
Bonus: Esempi di flussi di lavoro per il project management!
Crea sistemi straordinari con i diagrammi di flusso di lavoro
Sebbene non si tratti di un elenco completo di tutti i possibili diagrammi di flusso di lavoro che potresti utilizzare, è un solido punto di partenza per avvicinarti al mondo dei diagrammi di flusso di lavoro.
Usala come guida per la tua prossima sessione di brainstorming o riunione di team.
I diagrammi di flusso di lavoro mettono te e il tuo team al comando, assicurando che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Si tratta di un modo affidabile per migliorare la comunicazione, risolvere i colli di bottiglia nei processi e documentare in modo efficiente i vostri sistemi.
Per iniziare a scoprire tutti i vantaggi di un diagramma di flusso di lavoro, basta scegliere quello più adatto al proprio obiettivo finale. Una volta pronti a mettere insieme il diagramma, iniziate a utilizzare gratis la funzionalità lavagna online di ClickUp qui!