State cercando di diventare un team più efficiente, quindi cosa dovete fare per migliorare?
La mappatura dei processi potrebbe essere lo strumento di cui non sapete ancora di aver bisogno.
Una mappa dei processi rende visibile ciò che accade all'interno di un'azienda, sia che si tratti di operazioni, di come vengono gestiti i progetti, di come il vostro team di lavoro sia in grado di gestire le risorse umane sistemi di approvvigionamento o anche il modo in cui vengono gestiti i ticket di supporto clienti in arrivo.
È un modo infallibile per individuare le inefficienze, le lacune nei processi di pensiero e i colli di bottiglia risolvibili. Ma per creare una mappa dei processi che vi aiuti a migliorare è necessario acquisire familiarità con la mappatura dei processi.
Una volta appresi i simboli di mappatura e le best practice, vi accorgerete di quanto sia facile creare da zero delle pratiche mappe dei processi (o utilizzare un modello già pronto può essere davvero utile!) Allacciate le cinture e fate un'immersione profonda nel mondo della mappatura dei processi.
Che cos'è la Mappa dei processi?
La mappatura dei processi è una rappresentazione visiva di un processo che aiuta a identificarne i componenti più importanti e le potenziali inefficienze. Fornisce una panoramica del processo, delineando la sequenza di eventi, attività e passaggi necessari per raggiungere un determinato risultato.
Le aziende utilizzano questo approccio per identificare i colli di bottiglia nel loro flusso di lavoro e, in ultima analisi, migliorare i risultati. Le mappe di processo dovrebbero essenzialmente funzionare come uno schema di come il team porterà i progetti al traguardo.
6 Esempi di Mappa dei Processi
Le mappe dei processi possono essere utilizzate in diversi modi. Tutto dipende dalla vostra obiettivi del team e la struttura attuale dei processi aziendali. Ma per la maggior parte, esistono sei tipi comuni di mappe dei processi. Vediamo insieme come funzionano.
1. Diagrammi di flusso 
Sfruttate al massimo i vostri flussi di lavoro utilizzando le lavagne online con il modello di diagramma di flusso in app di ClickUp
In questa mappa di processo standard, forme e simboli rappresentano attività ed eventi diversi. La mappatura dei processi dall'inizio alla fine si basa tipicamente sui diagrammi di flusso.
Quando si mappa l'intero processo, i grafici di flusso sono utili strumenti visivi per rappresentare una serie di passaggi. Tra i vari tipi di mappa dei processi, questo chiarisce procedure o sistemi complessi e facilita l'identificazione delle aree da migliorare o ottimizzare.
Inoltre, è possibile utilizzare La funzionalità Lavagne online di ClickUp per favorire la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, in particolare quando si lavora a progetti che richiedono più passaggi o coinvolgono più parti interessate.
2. Diagrammi a corsie
Le corsie in una mappa delle corsie di nuoto rappresenta le responsabilità dei diversi individui o reparti coinvolti nel processo. Diagrammi con corsie sono utili per mappare processi complessi che coinvolgono più reparti.
Utilizzate i diagrammi Modello di diagramma di flusso della corsia di ClickUp per chiarire chi, all'interno del team, è responsabile di ogni passaggio, sia che si tratti di più persone o di interi Teams. Organizzando le informazioni per corsie, i grafici di flusso a corsie facilitano l'individuazione di potenziali colli di bottiglia o ritardi, in modo che possiate migliorare i processi aziendali con una mappa dettagliata dei processi.
3. Mappa delle attività del processo
Come dice il nome, questa mappa fa esattamente quello che dice. La mappa mostra quali attività di un processo hanno il maggiore impatto sui processi aziendali e quali il minore. È utile per determinare quali attività forniscono il miglior ritorno sull'investimento e per affinare il budget di conseguenza nella fase di mappatura dei processi.
4. Mappa del flusso del valore
Le mappe del valore sono note anche come mappatura del flusso di materiali e informazioni. Delineano i passaggi di un processo e le risorse utilizzate in ciascuna fase. Di fatto, le mappe del flusso di valore visualizzano come le informazioni e i materiali si muovono attraverso la mappatura dei processi dall'inizio alla fine.
Utilizzate il Modello di mappa per il flusso di valori ClickUp per massimizzare l'efficienza delle vostre operazioni e analizzare a fondo il vostro stato attuale. Questa mappa del flusso di valori aiuta a sviluppare un piano di implementazione ottimizzato in modo da migliorare i processi e guidare l'organizzazione verso l'esito positivo.
Bonus: date un'occhiata al top 10 modelli di mappatura del flusso di valore per migliorare i processi del team
5. Diagramma di flusso del processo
Questo diagramma rende il processo decisionale più facile. In altre parole, aiuta i team a migliorare perché delinea chiaramente il flusso dei processi per raggiungere i risultati desiderati, il che è ottimo per il project management. Pensate a una Mappa mentale o a una Lavagna online per dettagliare il flusso complessivo.
Con un modello è ancora più facile costruire o aggiornare il flusso dei processi. Utilizzate il modello Modello di lavagna online del flusso di processo ClickUp per visualizzare il vostro flussi di lavoro del progetto e migliorare le procedure di mappatura dei processi.
6. Diagramma SIPOC
Questo diagramma sta per Fornitori, Input, Processi, Output e Clienti. Espone gli elementi chiave di un processo in un modulo grafico facile da digerire. Un diagramma SIPOC è una mappa utile quando si cerca di determinare la portata di un progetto.
Non c'è da sorprendersi, ma ClickUp ha un modello che aiuta a mappare i processi. Il Modello SIPOC di ClickUp utilizza la vista Bacheca per dettagliare facilmente gli aspetti importanti del processo, in modo che sia semplice da analizzare e comprendere.
Come creare una Mappa dei processi
La creazione di una mappa dettagliata dei processi richiede una buona conoscenza delle operazioni aziendali. Abbiamo suddiviso il tutto in alcuni passaggi utili per darvi un vantaggio nella mappatura dei processi.
Passaggio 1: Definire l'ambito del processo
Per prima cosa, selezionate il processo che volete analizzare e assicuratevi che abbia un impatto significativo sulle operazioni aziendali. Occorre anche considerare l'ambito del processo: decidere se analizzare un singolo reparto, processi interfunzionali o persino processi che interessano più sedi.
Per esempio, si potrebbe voler mappare il processo commerciale, concentrandosi sul modo in cui interagisce con i reparti marketing e supporto clienti.
Passaggio 2: Creare un team per la mappatura dei processi
Riunite un team! Più titoli si mettono insieme per creare una mappa coerente dei processi, meglio è. Scegliete le persone che hanno esperienza nelle diverse parti della procedura di mappatura dei processi.
In questo modo ci si assicura di catturare il quadro completo. Inoltre, è anche un modo per ottenere il consenso degli stakeholder. Incoraggiate la comunicazione aperta e la collaborazione all'interno del team. 🤝
Passaggio 3: raccogliere informazioni approfondite
Questo è il momento in cui la gomma colpisce la strada. È il momento di fare ricerche approfondite sul processo. Ciò può comportare colloqui con i dipendenti, l'osservazione del processo in azione e l'esame di documenti rilevanti, come ad esempio procedure operative standard , istruzioni di lavoro e le metriche chiave di prestazione .
Cercate di comprendere chiaramente ogni passaggio del processo, insieme agli input, agli output e alle risorse necessarie per le fasi del processo.
Passaggio 4: Identificare i punti di inizio e fine
Da dove inizia e dove finisce il processo? Assicuratevi che i confini del processo siano cancellati. Stabilite tutte le precondizioni, i trigger e le postcondizioni rilevanti per il processo.
Confrontate visivamente i carichi di lavoro del team e seguite lo stato di avanzamento con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Ad esempio, in un processo di evasione degli ordini, il punto di partenza potrebbe essere la ricezione dell'ordine, mentre il punto di arrivo potrebbe essere la spedizione dell'ordine o la consegna al cliente.
Passo 5: scomporre i passaggi
Scomporre il processo nei suoi singoli passaggi. Identificate tutte le attività, le decisioni e gli eventi che si verificano dall'inizio alla fine del processo.
Siate il più dettagliati possibile, tenendo conto dei sottoprocessi, delle dipendenze e delle eccezioni che possono verificarsi durante il processo. In questo modo, si crea una mappa dei processi completa che illustra veramente il processo complessità del processo aziendale . 💪
Passo 6: Sequenza dei passaggi e identificazione dei ruoli
Avete i passaggi del processo? Ora è il momento di disporre i passaggi nell'ordine in cui avvengono e di assegnare i ruoli o i reparti responsabili della revisione di ogni passaggio per verificarne l'accuratezza.
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Documentate tutti i passaggi di consegne o i punti di comunicazione tra ruoli o reparti per garantire un flusso di lavoro fluido. Per questo è necessaria la collaborazione.
Il che significa che avrete bisogno di strumenti di collaborazione. Con le lavagne online di ClickUp, i team possono schizzare facilmente le mappe dei processi, etichettare i simboli e condividere le loro mappe con l'intera azienda in modo che tutti siano al corrente.
Passaggio 7: Aggiungere simboli e annotazioni sui processi
Utilizzate simboli e notazioni standard per rappresentare i diversi elementi del processo. La coerenza è la chiave per facilitare la lettura e la comprensione.
Alcuni simboli comuni sono:
- Ovale: Punto iniziale o finale
- Rettangolo: Attività
- Diamante: Punto di decisione
- Freccia: Direzione del flusso
- Cerchio: Punto di connessione o continuazione
Un suggerimento: aggiungete corsie alla vostra mappa dei processi per rappresentare ruoli o reparti. Vi aiuterà a visualizzare la divisione delle responsabilità e le interazioni all'interno del processo.
Passaggio 8: Convalidare la Mappa dei processi
Rivedete la mappa dei processi con il team di mappatura dei processi e con gli altri stakeholder interessati. Si tratta di convalidare l'accuratezza della mappa, per assicurarsi che essa illustri con precisione il processo più aggiornato.
Incoraggiate il feedback e incorporate le modifiche necessarie per perfezionare la mappa. Questo passaggio aiuta a creare una mappa dei processi che sia condivisa da tutti i soggetti coinvolti.
Passaggio 9: Ottimizzare il processo
Analizzare la mappa del processo per identificare le aree di miglioramento, come colli di bottiglia, ridondanze o inefficienze. A questo punto i team possono utilizzare la mappa dei processi per facilitare le discussioni, snellire i flussi di lavoro o automatizzare attività ripetitive.
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I vantaggi della Mappa dei processi per il team
La mappatura dei processi offre diversi vantaggi che aiutano le aziende a migliorare le loro operazioni e a la gestione dei processi elementi chiave.
La mappatura dei processi utilizza le vostre risorse in modo più efficiente
Soprattutto se siete un project manager, dovete assicurarvi che il vostro team ottenga il massimo dalle proprie risorse. Questo significa meno tempo sprecato e più energia indirizzata verso attività orientate al risultato che diano al team il miglior ritorno sull'investimento.
Aspettative poco chiare sono un incubo per tutti i soggetti coinvolti. Il team non sa a cosa mirare e le attività cardine sono più probabili. La mappatura dei processi aiuta a risolvere questo problema livellando le aspettative dei team.
$$$a Un diagramma di flusso del processo migliora la comunicazione e la documentazione del team
Le mappe dei processi assicurano che i team lavorino a partire da un'unica fonte di verità. Questo riduce la confusione, gli errori di comunicazione e le scadenze non rispettate. È fondamentale che i team siano sulla stessa pagina su un aspetto fondamentale come i processi aziendali.
Create splendidi documenti, programmi di riunione, wiki e altro ancora, quindi collegateli ai flussi di lavoro ed eseguite le idee con il vostro team
Creazione di uno documento di processo che vive in un unico dashboard e che è facilmente condivisibile, lascia poco spazio a errori e opportunità mancate nella creazione della mappatura dei processi. Processi e flussi di lavoro si evolvono nel tempo quando arrivano nuovi dati, una nuova persona si unisce al team o si devono affrontare nuovi progetti.
Si consideri che documentare i processi incollati aiutare nella creazione di nuovi processi. Una mappa dettagliata dei processi può anche aiutare i dipendenti a comprendere i loro ruoli e le loro responsabilità.
Devono vedere come le loro attività si inseriscono nel quadro generale e capire come il loro lavoro contribuisce al processo complessivo. La mappatura dei processi è un modo proattivo per migliorare la comunicazione del team tra i vari reparti, compresi i partner esterni o i clienti.
Lavorare con flussi di lavoro più agili
La mappatura dei processi consente alle aziende di diventare più agili, identificando le aree in cui è possibile applicare rapidamente le modifiche.
Con una chiara comprensione del processo, le aziende individuano le aree in cui snellire le operazioni, automatizzare le attività o addirittura esternalizzare alcune attività . Rispondere in modo più efficace alle mutevoli condizioni del mercato o alle esigenze dei clienti diventa molto più facile. ⚙️
Best practice per la mappatura dei processi
Considerate alcuni suggerimenti che miglioreranno le vostre prossime iniziative di mappatura dei processi:
- **Prima di iniziare, identificate gli obiettivi specifici che volete raggiungere con la vostra mappatura dei processi. Questo aiuta a mantenere la concentrazione su ciò che è importante e a ottenere miglioramenti significativi.
- Utilizzare diversi livelli di granularità: Create mappe dei processi con diversi livelli di dettaglio per adattarle a diversi destinatari. Mappe di alto livello per il piano strategico e altro ancoramappature dettagliate per i miglioramenti operativi assicuratevi di rispondere a tutte le esigenze del vostro team.
- Non abbiate paura di incorporare dati: Migliorate la vostra mappa dei processi aggiungendo dati rilevanti! Prendete in considerazione l'aggiunta di metriche sulle prestazioni del processo, sulla durata ciclo o sull'utilizzo delle risorse. In questo modo è possibileun processo decisionale informato e mette in evidenza le aree che potrebbero richiedere maggiore attenzione.
- Integrare la documentazione del processo: Collegate la mappa dei processi alla documentazione esistente, come le procedure operative standard o le istruzioni di lavoro. Questo crea un'unica fonte di verità per il team e semplifica le modifiche future alla gestione dei processi.
- Catturare i criteri decisionali: Quando si mappano i punti di decisione, includere i criteri utilizzati per prendere le decisioni. È un modo per stabilire la coerenza e chiarire le motivazioni alla base di ogni scelta.
- Visualizzare*interazioni interfunzionali*: Utilizzate corsie o altre tecniche visive per rappresentare le interazioni tra ruoli o reparti. In questo modo si evidenziano i potenziali punti di attrito e si incoraggia la collaborazione.
Ottimizzare i flussi di lavoro con le mappe di processo
Creando una rappresentazione visiva di un processo, le aziende possono identificare potenziali inefficienze, ridurre gli errori e migliorare la qualità. L'utilizzo di una piattaforma come ClickUp aiuta il lavoro richiesto di mappatura dei processi grazie a modelli, lavagne online interattive e anche la Mappa mentale per elaborare tutto per il vostro team.
Creare una mappa dei processi che migliori le operazioni e aiuti i team a visualizzare le aree di miglioramento è semplice. La vostra mappa dei processi non deve essere eccessivamente complicata e nemmeno il software che utilizzate per crearla.
Grazie a questa guida dettagliata, sarete ben preparati a creare una mappa dei processi completa che aiuti il vostro team a comprendere, analizzare e ottimizzare le operazioni aziendali cruciali.