I processi prendono vita attraverso i flussi di lavoro. Tuttavia, a volte questi processi sono così complessi o su larga scala che gestirli non è affatto semplice.
Altre volte i project manager non hanno abbastanza esperienza per gestire un mare di attività. Si sentono confusi su cosa devono fare i team e bloccano o prendono decisioni affrettate e poco vantaggiose.
Ecco perché la gestione dei processi e dei progetti è fondamentale e allo stesso tempo piuttosto impegnativa! Fortunatamente, puoi affidarti alla gestione del flusso di lavoro per evitare il caos totale.
Questo blog è il nostro contributo al tuo percorso di gestione del flusso di lavoro. Imparerai cos'è la gestione del flusso di lavoro, quali strumenti ti servono e quali modelli utilizzare per creare flussi di lavoro personalizzati.
Cominciamo!
Che cos'è la gestione del flusso di lavoro?
La gestione del flusso di lavoro è il processo di creazione e ottimizzazione dei flussi di lavoro e aiuta a coordinare il lavoro con l'obiettivo finale di aumentare l'efficienza dei team.
Un flusso di lavoro rappresenta un processo (o parte di esso), ovvero una sequenza di attività. Tali attività vengono svolte da uno o più ruoli per produrre un risultato e raggiungere così un obiettivo, come ad esempio il completamento di un'attività cardine di un progetto.
Visivamente, la gestione del flusso di lavoro assomiglia a un diagramma o a un grafico in termini di metodo di project management. Ma ecco un estratto da una descrizione testuale concisa di un flusso di lavoro:
- Processo: reclutamento dei dipendenti
- Obiettivo: assumere dipendenti che soddisfino un'esigenza specifica
- Attività: creare una descrizione del lavoro, cercare talenti, effettuare il monitoraggio dei candidati, condurre colloqui
Dopo aver creato i flussi di lavoro, ti consigliamo di implementarli con il supporto di un software di gestione dei flussi di lavoro. Esistono vari tipi di software di project management che aiutano ad automatizzare i flussi di lavoro e, di conseguenza, a gestirli più facilmente.
Questo ti consentirà di monitorare le prestazioni dei tuoi processi aziendali. Ma non fraintendere: la gestione del flusso di lavoro e la gestione dei processi aziendali non sono la stessa cosa. Ecco la differenza tra flussi di lavoro e processi aziendali:
- La gestione del flusso di lavoro è una parte della gestione dei processi aziendali. Organizza il comportamento delle persone fornendo loro le istruzioni da seguire per svolgere le attività.
- La gestione dei processi aziendali è un approccio di livello superiore per orchestrare i processi aziendali di un'azienda al fine di migliorare l'efficienza operativa.
Tipi di gestione del flusso di lavoro
I flussi di lavoro appartengono a una delle seguenti categorie:
Flussi di lavoro sequenziali
Come suggerisce il nome, un flusso di lavoro sequenziale è un diagramma con una sequenza di attività. Il processo procede da un'attività all'altra. La caratteristica distintiva di questo flusso di lavoro, tuttavia, è la dipendenza delle attività. Ciò significa che il processo non cambia da un'attività all'altra prima che l'attività corrente sia completata. Quindi, non ci sono passaggi avanti e indietro.
ESEMPIO DI QUESTO FLUSSO DI LAVORO Considera i processi di produzione in linea, perché non consentono al prodotto di tornare alle stazioni precedenti. Funziona come un fiume a senso unico.
Flussi di lavoro delle macchine a stati
Contrariamente ai flussi di lavoro sequenziali, i flussi di lavoro delle macchine a stati possono fluire avanti e indietro. Ruotano attorno al concetto di "stato" anziché a quello di "attività". In altre parole, il processo passa da uno stato all'altro, non da un'attività all'altra. Sono processi guidati dagli eventi, il che significa che avanzano verso uno stato quando si verifica qualcosa, non necessariamente il completamento di un'attività.
ESEMPIO DI QUESTO FLUSSO DI LAVORO Pensa al flusso di lavoro dei social media. Comprende attività di revisione dei contenuti, il cui risultato potrebbe essere l'invio dei contenuti agli autori per eventuali modifiche. Un altro esempio è un flusso di lavoro agile. Ad esempio, un progetto di sviluppo software basato su Scrum richiede l'accettazione del prodotto da parte dell'utente in un determinato momento. E questo potrebbe impedire al processo di andare avanti in quel momento.
Flussi di lavoro basati su regole
Come un processo sequenziale, questo flusso di lavoro lo combina con una serie di regole che determinano l'esecuzione del processo, et voilà! Hai creato un sistema di gestione del flusso di lavoro basato su regole.
Queste regole sono condizioni "se, allora", che hanno il potenziale per diventare flussi di lavoro automatizzati. Esprimono alternative che configurano il flusso del processo. Pertanto, il processo avanza non solo in base al completamento delle attività, ma anche alla selezione delle alternative.
ESEMPIO DI QUESTO FLUSSO DI LAVORO Immagina di preparare un piatto in un food truck, tenendo conto che il cliente può scegliere la carne, la salsa e i condimenti che desidera.
Trova alcuni esempi di flusso di lavoro in questo blog e scopri quali strumenti di gestione del flusso di lavoro potrebbero funzionare meglio per te!
Perché la gestione del flusso di lavoro è importante?
Sai già che la gestione del flusso di lavoro aumenta l'efficienza dei team. Ma se dovessimo creare un elenco dei vantaggi della gestione dei flussi di lavoro, ecco cosa troveresti:
Processi semplificati
Rappresentando, o modellando, i processi con i flussi di lavoro, sarai in grado di individuare:
- Attività superflue da eliminare
- Attività ripetibili che devi ridurre a un'unica attività
Altrimenti, sprecheranno il tempo e il lavoro richiesto dal tuo team e, in ultima analisi, la tua produttività.
Ecco perché non puoi permetterti inutili perdite di tempo dovute a processi ripetitivi. La gestione del flusso di lavoro è ottimale quando si semplifica il processo o si implementa l'automazione del flusso di lavoro.
Riduzione del lavoro manuale e degli errori umani
Con i processi manuali, specialmente quelli gestiti in un foglio di calcolo, tutto viene costantemente aggiornato con ampio margine di errore o duplicazione delle voci. Una corretta gestione del flusso di lavoro prospera evitando le perdite di tempo!
Il miglior processo di gestione del flusso di lavoro si ottiene con flussi di lavoro automatizzati. Invece di utilizzare fogli di calcolo, tieni automaticamente sotto controllo le attività dei tuoi team attraverso trigger di automazione del flusso di lavoro per assegnare una persona, modificare la priorità o lasciare un commento, eliminando i processi manuali.
Maggiore trasparenza e responsabilità
Se c'è una cosa che il software di gestione del flusso di lavoro offre è una grande quantità di dati sui processi. Questo è fantastico per conoscere lo stato delle attività dei tuoi team, in modo da vedere chi è indietro, chi è in linea con i tempi previsti e chi lavorerà su cosa nel tuo flusso di lavoro.
Grazie ai dati di processo sopra riportati, il manager è in grado di verificare lo stato di avanzamento del lavoro del proprio team. E con queste informazioni, il manager può identificare eventuali ostacoli nel flusso di lavoro.
Inoltre, poiché ogni attività ha degli assegnatari, il tuo sistema di gestione del flusso di lavoro consente al project manager di rendere ogni membro del team responsabile dei propri risultati.
Comunicazione efficace
Grazie alla visibilità sul lavoro di tutti, i membri del team comprendono meglio e più rapidamente le reciproche preoccupazioni. E questo è un passaggio importante verso una comunicazione efficace e una gestione efficiente del flusso di lavoro.
Inoltre, i membri del team non si sentono ansiosi riguardo a ciò che devono fare dopo quando possono vederlo in uno strumento di project management. Evita che il tuo team debba indovinare quali sono le attività successive o i bug da risolvere. Gli incarichi sono nel sistema di gestione del flusso di lavoro, dove possono essere controllati.
Facile scalabilità e maggiore disponibilità delle risorse
Immagina un processo generico di inserimento dei dipendenti automatizzato con un sistema di gestione del flusso di lavoro. Ogni volta che un nuovo assunto completa un'attività di inserimento, il sistema lo guida automaticamente all'attività successiva del processo.
Ora, immagina quanto sarebbe complicato per il project manager farlo manualmente con ogni nuovo assunto. E immagina cosa succederebbe se l'azienda assumesse decine di dipendenti ogni mese. Ecco come la gestione del flusso di lavoro supporta la scalabilità.
Inoltre, nei flussi di lavoro automatizzati, le attività non dipendono interamente da alcun individuo. Ad esempio, il project manager non deve affidarsi al responsabile delle risorse umane per l'inserimento di ciascun dipendente. Sarà invece il software di automazione del flusso di lavoro a svolgere questo compito, liberando il personale e altre risorse per attività che dipendono effettivamente dal loro contributo.
5 consigli per la gestione del flusso di lavoro
Se dovessimo effettuare la condivisione dei nostri segreti per la gestione dei flussi di lavoro, questi sarebbero quelli che ti sveleremmo:
1. Utilizza un software di gestione del flusso di lavoro
I sistemi di gestione del flusso di lavoro aiutano ad automatizzare e gestire più flussi di lavoro senza sforzo. Ma ci sono così tante app per il flusso di lavoro disponibili che devi sapere cosa cercare in uno strumento di questo tipo. Ecco perché abbiamo creato per te questo elenco di funzionalità indispensabili:
- Automazione del flusso di lavoro: eseguire automaticamente le attività ripetitive, perché altrimenti che senso avrebbe implementare flussi di lavoro con un software? Esempio: inviare un promemoria automatico a un assegnatario quando la data di scadenza di un'attività si sta avvicinando.
- Monitoraggio delle scadenze: per controllare i risultati finali del progetto ed eseguire azioni nelle date di scadenza, come filtrare le attività in base alla data di consegna o trascinare e rilasciare le attività in una Sequenza per modificare le scadenze.
- Gestione delle prestazioni: per monitorare la produttività del tuo team e l'efficienza dei processi. Ciò è possibile grazie a report e dati di processo, come le attività completate o il numero totale di attività svolte dai membri del team.
- Stati delle attività personalizzati: puoi crearli e configurarli in base alle tue esigenze. Ad esempio, lo stato "Test" non ha senso in un'operazione di gestione del flusso di lavoro di assunzione, ma è perfettamente sensato nello sviluppo di software.
- Integrazioni: per gestire il lavoro su varie piattaforme, come software di terze parti per la comunicazione, la condivisione e lo spazio di archiviazione di file, la gestione dei programmi, il monitoraggio del tempo e le videoconferenze. Esempio: ospita una teleconferenza da uno strumento di gestione del flusso di lavoro per discutere i dettagli del progetto con i team remoti.
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2. Utilizza modelli di attività e flussi di lavoro
Immagina quanto sarebbe noioso e inefficiente creare e assegnare lo stesso compito più e più volte. Devi invece scegliere un software di gestione del flusso di lavoro che ti consenta di:
- Crea un'attività da un modello
- Carica un'attività da un modello
- Aggiungi passaggi a un'attività da un modello
- Salva un'attività come modello (o crea i tuoi modelli di attività)
Ma non è tutto ciò che dovrai fare con i modelli nel software di gestione del flusso di lavoro. Devi avere la possibilità di creare il tuo modello di flusso di lavoro. Ecco un esempio del modello di diagramma di flusso di processo di ClickUp.
Si tratta di un modello di diagramma di flusso contenente gli elementi grafici necessari per rappresentare qualsiasi processo. Sul lato destro è possibile vedere un processo di assunzione. Notate come il processo fluisce da una corsia all'altra. Ogni corsia simboleggia un interveniente e le sue responsabilità nel processo.
3. Imposta le dipendenze del progetto
Il software di gestione del flusso di lavoro non è efficiente senza le dipendenze di progetto. Ad esempio, le attività potrebbero dipendere l'una dall'altra e dai documenti. Assicurati che lo strumento che scegli possa collegare in qualche modo le attività correlate.
Altrimenti, non sarai in grado di collegare gli ordini ai clienti o i rapporti sui bug agli utenti. Il tuo software di gestione del flusso di lavoro deve definire il corretto ordine tra le attività. Le dipendenze della gestione del flusso di lavoro includono:
- Dipendenze in attesa: indicano le attività che devono essere completate prima che quella corrente possa essere avviata.
- Dipendenze bloccanti: per le attività che non possono essere avviate finché quella corrente non è stata completata.
- Dipendenze di collegamento: per collegare attività correlate tra loro ma non dipendenti l'una dall'altra.
4. Controlla lo stato con un diagramma di Gantt
Per tenere traccia con precisione dei progressi dei sistemi di gestione del flusso di lavoro, non c'è niente di meglio di un buon vecchio diagramma di Gantt. Si tratta di uno strumento che mostra visivamente il tuo piano di prodotto in una sequenza di progetto. Ed è così versatile che puoi fare tutto questo con una vista diagramma di Gantt all'interno del tuo software di gestione del flusso di lavoro come:
- Pianifica le attività e riprogrammale automaticamente con il drag and drop.
- Collega le attività tramite dipendenze
- Ordina e assegna priorità alle attività
- Evidenzia i potenziali colli di bottiglia nel flusso di lavoro
- Ottieni le percentuali di stato
5. Offri supporto per la pianificazione dello sprint
Quest'ultimo consiglio mette in evidenza un modello di flusso di lavoro che potrebbe tornarti utile. Stiamo parlando del modello ClickUp Agile Scrum Management. E un software di gestione del flusso di lavoro che include un modello di questo tipo è un passo avanti rispetto agli altri.
Poiché stai iniziando le tue riunioni di pianificazione primaverile creando sprint da un modello, ti sentirai sollevato da un peso. Inoltre, poiché il diagramma di Gantt è una rappresentazione del flusso di lavoro, contiene dati provenienti dal flusso di lavoro stesso, come ad esempio le attività.
Ecco perché è importante utilizzare il miglior software di gestione del flusso di lavoro con viste Gantt personalizzate facili da leggere e modificare.
Modelli bonus per la gestione del flusso di lavoro
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La gestione del flusso di lavoro è estremamente efficace per consentire al tuo team di raggiungere livelli di produttività incredibili. Tuttavia, senza un software dedicato, i processi di project management relativi alle attività, alle risorse del team e alle disponibilità attuali diventano ancora più difficili.
Se utilizzi lo strumento giusto per la gestione del flusso di lavoro, il project management diventa molto più semplice. Fortunatamente, ClickUp offre tantissime personalizzazioni e modelli di automazione per semplificare al massimo la gestione del flusso di lavoro.
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