I processi prendono vita attraverso i flussi di lavoro. A volte, però, questi processi sono così intricati o su così larga scala che gestirli non è un gioco da ragazzi.
Altre volte i project manager non hanno l'esperienza necessaria per districarsi in un oceano di attività. Si sentono confusi su ciò che il team deve fare e si bloccano o si avventano nel prendere le decisioni meno favorevoli.
Ecco perché la gestione dei processi e dei progetti è fondamentale e allo stesso tempo impegnativa! Fortunatamente, è possibile affidarsi alla gestione dei flussi di lavoro per evitare il caos assoluto.
Questo blog è la nostra condivisione di un contributo al vostro viaggio di flusso di lavoro gestione. Imparerete cos'è la gestione dei flussi di lavoro, gli strumenti necessari e i modelli per creare flussi di lavoro personalizzati.
Diamoci da fare!
Cos'è la gestione dei flussi di lavoro?
La gestione del flusso di lavoro è il processo di creazione e ottimizzazione dei flussi di lavoro e aiuta a coordinare il lavoro con l'obiettivo finale di aumentare la produttività l'efficienza dei team .
Ora, un flusso di lavoro rappresenta un processo (o una parte di un processo), ovvero una sequenza di attività. Queste attività vengono eseguite da uno o più ruoli per produrre un output e quindi raggiungere un obiettivo, come il raggiungimento di un attività cardine del progetto .
Visivamente, la gestione dei flussi di lavoro assomiglia a un diagramma o a un diagramma di flusso in termini di metodo di project management. Ma ecco un estratto di una descrizione testuale concisa di un flusso di lavoro:
- processo: reclutamento dei dipendenti
- Obiettivo: assumere dipendenti che soddisfino un'esigenza specifica
- Attività: Creare una descrizione del lavoro, trovare talenti,monitorare i candidaticolloqui di lavoro
Dopo aver creato i flussi di lavoro, si consiglia di implementarli con il supporto di software di gestione dei flussi di lavoro . Vari tipi di software per il project management aiuto automazione dei flussi di lavoro e di conseguenza gestirli più facilmente.
Ed è questo che vi permette di monitorare le prestazioni dei vostri processi aziendali. Ma non fraintendete: La gestione dei flussi di lavoro e la gestione dei processi aziendali non sono la stessa cosa. Ecco la differenza tra flussi di lavoro e processi aziendali:
- la gestione dei flussi di lavoro è un sottoinsieme della gestione dei processi aziendali. Organizza il comportamento delle persone stabilendo le istruzioni che devono seguire per eseguire le attività.
- Gestione dei processi aziendali è un approccio di livello superiore per l'orchestrazione dei processi aziendaliprocessi aziendali amigliorare l'efficienza operativa.
Tipi di gestione dei flussi di lavoro
I flussi di lavoro appartengono a una di queste categorie:
Flussi di lavoro sequenziali
Come suggerisce il nome, un flusso di lavoro sequenziale è un diagramma con una sequenza di attività. Il processo procede da un'attività all'altra. La funzionalità/funzione distintiva di questo flusso di lavoro, tuttavia, è la dipendenza dalle attività. Ciò significa che il processo non cambia da un'attività all'altra prima che l'attività corrente sia completata. Quindi, non c'è nessun avanti e indietro.
ESEMPIO DI QUESTO FLUSSO DI LAVORO Consideriamo una linea di produttività processi di produzione perché non permettono al prodotto di tornare alle stazioni precedenti. Il lavoro è come un fiume a senso unico.
Flussi di lavoro con macchina a stati
Contrariamente ai flussi di lavoro sequenziali, i flussi di lavoro con macchine a stati possono fluire avanti e indietro. Ruotano intorno al concetto di "stato" invece che di "attività" In altre parole, il processo passa da uno stato all'altro, non da un'attività all'altra. Sono processi guidati da eventi, il che significa che passano a uno stato quando si verifica qualcosa, non necessariamente il completamento di un'attività.
ESEMPIO DI FLUSSO DI LAVORO Pensate a un flusso di lavoro flusso di lavoro sui social media . Contiene attività di revisione dei contenuti il cui risultato potrebbe essere l'invio di contenuti agli autori per le modifiche. Un altro esempio è un flusso di lavoro agile . Per istanza, un software basato su Scrum progetto di sviluppo software basato su Scrum richiede l'accettazione del prodotto da parte dell'utente a un certo punto. E questo potrebbe impedire al processo di andare avanti in quel momento.
Flussi di lavoro basati su regole
Come un processo sequenziale, questo flusso di lavoro si combina con una serie di regole che dettano l'esecuzione del processo, et voilà! Avete creato un sistema di gestione dei flussi di lavoro guidato dalle regole.
Queste regole sono condizioni "se, allora", che hanno il potenziale di essere flussi di lavoro automatizzati. Esprimono alternative che configurano il flusso del processo. Pertanto, il processo avanza non solo completando le attività, ma anche selezionando le alternative.
ESEMPIO DI FLUSSO DI LAVORO Pensate a come preparereste un piatto in un food truck, considerando che il cliente può scegliere la carne, la salsa e il condimento che desidera.
Trovare qualche esempi di flussi di lavoro in questo blog_ e vedere quali sono i migliori strumenti di gestione del flusso di lavoro che potrebbero funzionare meglio per voi!
Perché la gestione dei flussi di lavoro è importante?
Sapete già che la gestione dei flussi di lavoro aumenta l'efficienza dei team. Ma se dovessimo suddividere i vantaggi della gestione dei flussi di lavoro, il nostro elenco sarebbe questo:
Processi semplificati
Rappresentando o modellando i processi con i flussi di lavoro, si è in grado di individuare:
- attività non necessarie che devono essere eliminate
- compiti ripetibili che devono essere ridotti a un'unica attività
Altrimenti, sprecheranno il tempo e il lavoro richiesto dal team e, in ultima analisi, la produttività.
Ecco perché non potete permettervi di fare un inutile avanti e indietro creando processi ripetitivi. La gestione dei flussi di lavoro è ottimale quando snellire il processo o implementare automazioni del flusso di lavoro .
Riduzione del lavoro manuale e dell'errore umano
Con i processi manuali, in particolare quelli tenuti in un foglio di calcolo, tutto viene costantemente aggiornato, con ampio spazio per errori o voci duplicate. Una corretta gestione del flusso di lavoro si ottiene evitando le perdite di tempo!
Il miglior processo di gestione del flusso di lavoro si risolve con flussi di lavoro automatizzati. Invece di utilizzare i fogli di calcolo, è possibile seguire automaticamente le attività dei team grazie ai trigger di automazione del flusso di lavoro per assegnare una persona, modificare la priorità o lasciare un commento, eliminando i processi manuali.
Trigger automaticamente i risultati quando avviene un'azione come "quando cambia lo stato", un modello viene applicato a un'attività in modo da non perdere informazioni durante i passaggi di consegne ai client
Migliore trasparenza e account
Una cosa che il software di gestione dei flussi di lavoro mette a disposizione è un gran numero di dati sui processi. È fantastico per voi conoscere lo stato delle attività dei vostri team, in modo da vedere chi è indietro, chi è al passo o chi lavorerà su cosa nel vostro flusso di lavoro.
Con i dati di processo di cui sopra, il gestore è in grado di controllare lo stato di avanzamento del lavoro del suo team. Grazie a queste informazioni, il manager può identificare eventuali blocchi nel flusso di lavoro.
Inoltre, poiché ogni attività ha degli assegnatari, il sistema di workflow management consente al gestore del team di ritenere ogni membro responsabile delle proprie consegne.
La vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce informazioni sulle metriche del progetto per essere sempre un passo avanti
Comunicazione efficace
Con la visibilità sul lavoro di tutti, i membri del team capiscono meglio e più velocemente le preoccupazioni degli altri. E questo è un grande passaggio verso una comunicazione efficace e la gestione del flusso di lavoro.
Inoltre, i membri del team non si sentono ansiosi di sapere Da fare quando possono vederlo in uno strumento di project management. Evita che il team si faccia delle congetture sulle attività successive o sui bug da risolvere. Le attività assegnate sono presenti nel sistema di gestione del flusso di lavoro e possono essere controllate.
Disegnate connessioni e collegate gli oggetti per creare roadmap o flussi di lavoro dalle vostre idee insieme al vostro team in ClickUp Whiteboards
Facile scalabilità e maggiore disponibilità di risorse
Immaginate un generico processo di onboarding dei dipendenti automatizzato con un sistema di gestione dei flussi di lavoro. Ogni volta che un nuovo assunto completa un'attività di onboarding, il sistema lo guida automaticamente all'attività successiva del processo.
Ora, immaginate che grattacapo sarebbe per il project manager Da fare manualmente con ogni nuovo assunto. E immaginate cosa succederebbe se l'azienda dovesse fare l'onboarding di decine di dipendenti ogni mese. Ecco come la gestione dei flussi di lavoro supporta la scalabilità.
Inoltre, nei flussi di lavoro automatizzati, le attività non dipendono completamente da un singolo individuo. Per istanza, il project management non deve fare affidamento sul proprio responsabile delle risorse umane per l'onboarding di ogni dipendente. Al contrario, il flusso di lavoro software per l'automazione del flusso di lavoro da fare, liberando il personale e le altre risorse per attività che dipendono dal loro contributo.
Il software per i flussi di lavoro di ClickUp semplifica il project management per la gestione di quantità massicce di attività ripetitive
5 Suggerimenti per la gestione del flusso di lavoro
Se dovessimo condividere con voi i nostri segreti per la gestione dei flussi di lavoro, questi sarebbero quelli che condivideremmo:
1. Utilizzare un software di gestione dei flussi di lavoro
I sistemi di gestione dei flussi di lavoro aiutano ad automatizzare e gestire più flussi di lavoro senza sforzo. Ma ci sono così tanti app per il flusso di lavoro che dovete sapere cosa cercare in uno strumento per il flusso di lavoro. Ecco perché abbiamo messo insieme per voi questo elenco di funzionalità/funzione indispensabili:
- Automazione del flusso di lavoro: per eseguire attività ripetitive in modo automatico, perché a cosa servirebbe implementare i flussi di lavoro con un software diverso da questo? Esempio: ricordare automaticamente a un assegnatario la data di scadenza di un'attività
- Monitoraggio delle scadenze: per controllarele consegne del progetto ed eseguire azioni sulle date di scadenza, come filtrare le attività in base alla loro data di scadenza o trascinare e rilasciare le attività in una timeline per regolare le scadenze
- Gestione delle prestazioni: per monitorare la produttività del team eefficienza dei processi. E questo è possibile grazie a reportistica e dati di processo, come le attività completate o il numero totale di attività lavorate per membro del team
- Stati personalizzati delle attività: che potete creare e configurare in base alle vostre esigenze. Per istanza, lo stato "Collaudo" non ha senso in un'operazione di gestione del flusso di lavoro di assunzioni, ma ha perfettamente senso insviluppo software.
- Integrazioni: per gestire il lavoro su diverse piattaforme, come ad esempio software di terze parti per la comunicazione,condivisione di file e spazio di archiviazionegestione delle scadenze,monitoraggio del tempoe videoconferenze. Esempio: ospitare una teleconferenza da uno strumento di gestione del flusso di lavoro per discutere i dettagli del progetto conteam remoti
Utilizzare la vista Gantt in ClickUp per pianificare le attività tenere il passo con lo stato di avanzamento del progetto, gestire le scadenze e i colli di bottiglia
Check out_ ClickUp , il nostro strumento di project management che eccelle nell'automazione dei flussi di lavoro!
2. Impiegare modelli di attività e flussi di lavoro
Immaginate quanto sarebbe noioso e inefficiente creare e assegnare sempre la stessa attività. È invece necessario selezionare un software di gestione dei flussi di lavoro che consenta di:
- Creare un'attività a partire da un modello
- Caricare un'attività da un modello
- Aggiungere passaggi a un'attività da un modello
- Salvare un'attività come modello (o creare i propri modelli di attività)
Ma non è tutto quello che dovete fare con i modelli nel software di gestione dei flussi di lavoro. Dovete avere la possibilità di creare il vostro modello di flusso di lavoro. Ecco un esempio di
Modello di grafico del flusso di processo di ClickUp.
Utilizzate la lavagna online di ClickUp per costruire, collegare, assegnare attività o lasciare commenti nel vostro flusso di lavoro
È una modello di diagramma di flusso contenente gli elementi grafici necessari per rappresentare qualsiasi processo. Sul lato destro, si può vedere un processo di assunzione. Si noti il flusso del processo da una corsia all'altra . Ciascuna corsia simboleggia un intervento e le sue responsabilità nel processo.
Scaricare il modello
3. Impostazione delle dipendenze del progetto
Un software per la gestione dei flussi di lavoro non è efficiente senza dipendenze del progetto . Per istanza, le attività possono dipendere l'una dall'altra e dai documenti. Assicuratevi che lo strumento selezionato sia in grado di collegare tra loro attività in qualche modo collegate.
Altrimenti, non sarete in grado di collegare gli ordini ai clienti o ai documenti reportistica sui bug agli utenti. Il software di gestione dei flussi di lavoro deve definire l'ordine corretto tra le attività. Le dipendenze della gestione dei flussi di lavoro includono:
- Dipendenze di attesa: indicano le attività che devono essere completate prima dell'avvio di quella corrente
- Dipendenze di blocco: per le attività che non possono essere avviate se non viene completata quella corrente
- Dipendenze di collegamento: per connettere attività collegate tra loro ma che non dipendono l'una dall'altra
Riprogrammazione dipendenze per visualizzare l'impatto delle modifiche della data di scadenza sulle attività nella vista Gantt di ClickUp
4. Controllare lo stato di avanzamento con un grafico di Gantt
Per seguire con precisione lo stato di avanzamento dei sistemi di gestione del flusso di lavoro, non c'è niente di meglio di un buon vecchio grafico Gantt. Si tratta di uno strumento che mostra visivamente il piano di produzione in un diagramma di sequenza del progetto . Ed è così versatile che si può fare tutto questo con una Vista Gantt all'interno del vostro software di gestione del flusso di lavoro:
- Programmare le attività e riprogrammarle automaticamente con il drag and drop
- Collegare le attività attraverso le dipendenze
- Ordinare epriorità delle attività* Evidenziare potenziali colli di bottiglia nel flusso di lavoro
- Ottenere le percentuali di stato di avanzamento
5. Supportare il piano degli sprint
Create un backlog dettagliato con questo semplice modello di Agile Scrum e iniziate subito a lavorare
Quest'ultimo suggerimento evidenzia un modello di flusso di lavoro che potrebbe tornarvi utile. Stiamo parlando del modello Modello di gestione di ClickUp Agile Scrum . I software di gestione del flusso di lavoro che includono un modello di questo tipo sono un passo avanti rispetto agli altri.
Perché state iniziando il vostro piano di primavera creare sprint da un modello è un peso in meno. Inoltre, poiché il grafico Gantt è una vista del flusso di lavoro, contiene dati del flusso di lavoro stesso, come le attività.
Ecco perché è importante utilizzare il miglior software di gestione dei flussi di lavoro con viste Gantt personalizzate, facili da leggere e modificare.
Scaricate questo modello
Modelli per la gestione dei flussi di lavoro
- Modello di mappe mentali di ClickUp
- Modelli di flussi di lavoro
- Modelli di roadmap del progetto
- Modelli di flusso di lavoro agile
Far lavorare per voi la gestione dei flussi di lavoro
La gestione del flusso di lavoro è molto efficace per il team per raggiungere livelli di produttività pazzeschi. Ma senza un software per i flussi di lavoro, i processi di project management per le attività, le risorse del team e le disponibilità attuali diventano ancora più difficili.
Se si utilizza il giusto strumento di gestione dei flussi di lavoro, il project management diventa molto più facile. Per fortuna, ClickUp offre un'infinità di personalizzazioni e modelli di automazione per rendere la gestione del flusso di lavoro ancora più semplice.
Visualizzate attività, progetti e flussi di lavoro nel modo più adatto a voi con le oltre 15 visualizzazioni personalizzabili di ClickUp
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Volete prendere la postazione di guida?
Create oggi stesso la vostra area di lavoro in ClickUp in modo assolutamente gratuito ! Importate le attività da altri software di project management o di gestione dei flussi di lavoro per avere un'idea più precisa di come ClickUp possa essere personalizzato a vostro piacimento.