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Il punto è questo: noi di ClickUp siamo persone orientate ai processi. E anche tu dovresti esserlo! Sai perché?
Processi aziendali ben definiti aiutano le organizzazioni a identificare il proprio modo di operare. Inoltre, aiutano i leader a capire come gestire le aziende in modo più efficiente.
Ma la bellezza più grande dei processi aziendali risiede nella loro capacità di potenziare le attività commerciali. Dopo tutto, quale azienda di successo ha un funzionamento inefficiente? Esatto! Nessuna.
Quindi tutto ciò che devi fare è imparare i fondamenti della gestione dei processi, in particolare della gestione dei processi aziendali (BPM). Ed è per questo che abbiamo creato questo articolo per te.
Imparerai cos'è la gestione dei processi aziendali, perché è importante e cosa comporta. Ti piaceranno i modelli e gli esempi che abbiamo raccolto per te e i nostri suggerimenti per ottimizzare i tuoi processi aziendali con gli strumenti giusti.
Iniziamo subito, così potrai velocizzare i tuoi processi aziendali il prima possibile!
Che cos'è la gestione dei processi?
La gestione dei processi analizza i processi esistenti all'interno di un'organizzazione, ne definisce e descrive di nuovi e controlla l'esecuzione sia dei processi esistenti che di quelli nuovi per garantire che siano completati come descritto.
E l'obiettivo finale di tutto ciò è migliorare, ovvero ottimizzare, i processi aziendali. Ma cos'è esattamente un processo aziendale?
Un processo aziendale è una sequenza di attività (o passaggi) eseguite da uno o più ruoli per produrre un risultato e quindi raggiungere un obiettivo. E se, ad esempio, l'obiettivo è raggiungere un traguardo, allora un processo aziendale è una definizione di come passare da un traguardo al successivo.
Esempi di gestione dei processi
È facile concludere che la gestione dei processi aziendali sia espressione del lavoro di squadra, poiché può coinvolgere più persone. Ed è proprio il loro lavoro insieme, come team o organizzazione, a dare vita al processo aziendale.
Esempio di gestione dei processi n. 1: evadere un ordine online di ciambelle
- Un cliente effettua un ordine online per 100 ciambelle
- Il responsabile del negozio accetta l'ordine e il cliente può controllarne lo stato.
- Ci sono abbastanza ciambelle pronte da confezionare? Sì: il tuo staff confeziona le ciambelle. No: un dipendente prepara abbastanza ciambelle per soddisfare l'ordine, mentre un altro le prepara.
- Sì: il tuo staff impacchetta le ciambelle
- No: un dipendente prepara un numero sufficiente di ciambelle per evadere l'ordine, mentre un altro le prepara.
- Un dipendente emette una ricevuta, imballa le ciambelle e aggiorna lo stato dell'ordine su Pronto.
- Un dipendente consegna le ciambelle confezionate al corriere
- Il corriere aggiorna lo stato dell'ordine a Consegnato.
- Sì: il tuo staff confeziona le ciambelle
- No: un dipendente prepara un numero sufficiente di ciambelle per evadere l'ordine, mentre un altro le prepara.
Esempio di gestione dei processi n. 2: inserimento di un nuovo dipendente
- L'ufficio Risorse umane riceve la lettera di offerta firmata dal candidato.
- Il team delle risorse umane crea un record del dipendente e lo invia al reparto IT per la configurazione dell'account.
- Il reparto IT configura l'accesso all'email, al computer e alla password per il nuovo dipendente.
- L'ufficio Risorse umane organizza una riunione di orientamento e crea un programma di formazione per il nuovo dipendente.
- Il nuovo dipendente partecipa all'orientamento e inizia la formazione
- Dopo aver completato la formazione, il nuovo dipendente inizia a lavorare sulle attività assegnate con la guida del proprio responsabile.
- Il manager valuta lo stato del dipendente durante le prime settimane e fornisce un feedback alle risorse umane.
Esempio di gestione dei processi n. 3: sviluppo dei prodotti
- Un team identifica un'esigenza del cliente o una lacuna nel mercato
- Il team conduce ricerche per comprendere le esigenze/le lacune e le potenziali soluzioni.
- Sulla base delle ricerche, il team crea un piano di sviluppo del prodotto che include tempistiche, ruoli e risorse necessarie.
- Il team progetta il prodotto e crea un prototipo da testare.
- Il prototipo viene testato con potenziali clienti per raccogliere feedback e apportare miglioramenti.
- Il prodotto finale viene creato e lanciato sul mercato.
- Il team raccoglie e analizza i dati relativi alle vendite, al feedback dei clienti e alle modifiche necessarie da apportare per i futuri aggiornamenti dei prodotti.
Se ti stai chiedendo cosa manca o cosa potrebbe essere migliorato nel processo, siamo orgogliosi di te! Perché stai entrando in sintonia con lo spirito della gestione dei processi aziendali.
Bonus: strumenti per la mappatura dei processi
Perché la gestione dei processi aziendali è importante?
Se prendi sul serio l'efficienza lavorativa, come crediamo che tu faccia, devi interessarti alla gestione dei processi aziendali. È così che raggiungerai i tuoi obiettivi aziendali in modo fluido, più veloce e con meno risorse.
Senza un'adeguata gestione dei processi aziendali, non tutti sanno chi è responsabile di quali attività in un progetto. La situazione diventa ancora più complessa quando si aggiungono altri team all'equazione.
Quando sono coinvolti più gruppi, i team hanno assolutamente bisogno di visibilità sul processo in tutte le sue fasi. Il project management collega tutte le parti in movimento di un'organizzazione per fornire valore agli stakeholder del progetto e, in ultima analisi, all'azienda.
Le 5 fasi della gestione dei processi
I processi di gestione dei processi che comportano uno spreco di tempo o risorse inutili sono inefficienti. È necessario renderli efficienti o eliminarli.
Ma c'è un problema: identificare e migliorare i processi inefficienti è difficile. Perché sai bene che quando un processo è radicato in un'organizzazione, cambiarlo triggera resistenza, per non dire altro. Purtroppo, devi comunque migliorare continuamente i processi nella tua azienda.
Da fare: segui il ciclo di vita della gestione dei processi aziendali:
Fase 1: Piano
In questa fase, devi iniziare analizzando la strategia aziendale. Si tratta della direzione che la tua organizzazione vuole intraprendere per raggiungere i propri obiettivi futuri. Questa conoscenza guiderà l'intero ciclo di vita della gestione dei processi aziendali: è il suo fondamento.
Per mettere in atto un piano di gestione dei processi, devi prima:
- Comprendere gli attuali obiettivi aziendali, gli obiettivi e la strategia dell'azienda
- Identifica i processi aziendali esistenti all'interno dell'organizzazione e distingue tra ciò che è già stato analizzato, definito e descritto e ciò che non lo è stato.
- Scopri le regole aziendali che regolano tutti questi processi.
- Scopri se e dove ogni processo presenta punti deboli, come colli di bottiglia, ridondanze o spese elevate.
- Verifica se ogni processo è in linea con i risultati ottenuti al punto 1.
Quindi, a seconda delle informazioni che otterrai da questi passaggi, avrai diverse opzioni su cosa fare next. Puoi:
- Progettazione e processi aziendali documentano i processi esistenti identificati
- Aggiorna o completa i processi che non sono in linea con i tuoi obiettivi, le tue finalità o la tua strategia, che non rispettano regole aziendali importanti o che presentano punti deboli e inefficienze.
RISCIACQUARE E RIPETERE Consiglio da esperti: assicurati di ripetere la fase di pianificazione dei processi almeno una volta all'anno, perché potrebbero emergere nuovi processi. In questo modo sarai sempre aggiornato sui tuoi processi aziendali.
Fase 2: Modello
Durante questa fase, devi progettare e rappresentare i processi aziendali, tenendo presente che essi coordinano le azioni di diversi ruoli, sistemi (non necessariamente sempre tecnologici), informazioni e oggetti (a seconda della tua attività).
E per progettare intendiamo concettualizzare ogni processo e disegnare letteralmente un flusso di lavoro (o una serie di flussi di lavoro) per esso. Visivamente, si tratta di diagrammi o diagrammi di flusso, che possono essere integrati in strumenti avanzati di project management come ClickUp!
Se hai letto o sentito parlare di gestione del flusso di lavoro, è perché i processi aziendali sono rappresentati con flussi di lavoro (a volte, molti flussi di lavoro). Ma la gestione dei processi aziendali è molto più che la creazione e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro, che è l'obiettivo principale della gestione del flusso di lavoro.
Inoltre, tieni presente che spesso i professionisti della gestione dei processi creano diagrammi di flusso di lavoro con il Business Process Model and Notation (BPMN).
Dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori esempi di flussi di lavoro !
Fase 3: Esecuzione
Per implementare i processi aziendali che hai progettato in precedenza, devi utilizzare uno strumento BPM. Ecco i due passaggi fondamentali che ti consigliamo di seguire quando esegui i processi con lo strumento che hai scelto:
- Testa ogni nuovo processo progettato con alcuni partecipanti di un singolo team o reparto.
- Consenti gradualmente al resto della tua organizzazione di adottare il processo.
Questo approccio prudente all'esecuzione dei processi ridurrà al minimo l'impatto di eventuali difetti di progettazione.
Fase 4: Monitoraggio
I tuoi processi aziendali funzionano? Bene. Allora devi analizzarli per vedere esattamente come funzionano.
Il monitoraggio dei processi ti aiuta a identificare i colli di bottiglia, le attività ripetitive e altri problemi che devi risolvere. A un livello più profondo, monitorare un processo attuale significa esaminarne accuratamente ogni singola parte. L'automazione dei processi aziendali elimina il lavoro manuale di queste attività ripetitive.
L'obiettivo è individuare quali parti funzionano bene e quali necessitano di miglioramenti (oltre al tipo di miglioramento necessario). Analizzare il processo di onboarding dei tuoi clienti è un modo efficace per determinare in che modo la sua esecuzione potrebbe influire sui livelli di coinvolgimento dei clienti.
Inoltre, analizzando i dati dei registri degli eventi dei sistemi informativi coinvolti nell'onboarding, potresti ottenere indicazioni che qualcosa non funziona correttamente nel processo. Si tratterebbe di un approccio basato sui dati per comprendere le prestazioni del processo.
Inoltre, potrebbe consentirti di individuare automaticamente nuovi processi dai dati di analisi dei processi. Ma come si analizzano effettivamente i processi? Con uno strumento di monitoraggio dei processi aziendali.
Proprio come un referto delle analisi del sangue, questo strumento valuta lo stato di salute dei tuoi processi. Ad esempio, può valutare la soddisfazione dei clienti, la durata ciclo, i ricavi, la produttività e molte altre metriche.
Tuttavia, proprio come una visita medica, è necessario ripeterlo ogni poche settimane o mesi. Altrimenti, potresti renderti conto delle inefficienze dei tuoi processi solo quando è troppo tardi per evitare errori (con tutti i costi e gli svantaggi associati).
Assicurati che gli strumenti di automazione dei processi aziendali vengano utilizzati per ridurre il tempo necessario per svolgere il tuo lavoro quotidiano. Il tuo intero piano di gestione dei processi richiede attenzione in spazi specifici, più che in altri.
Fase 5: Ottimizzazione
La fase di ottimizzazione, o fase di controllo, consiste nel mettere a punto i processi aziendali che necessitano di miglioramenti. In questo modo è possibile mantenerli efficienti e raggiungere gli obiettivi aziendali e il piano generale di gestione dei processi.
Alcuni esempi di ottimizzazione della gestione dei processi potrebbero includere:
- Elimina le attività o i processi ridondanti
- Automatizza i flussi di lavoro
- Migliora la comunicazione tra gli attori coinvolti nel processo con strumenti aziendali adeguati.
E non dimenticare di monitorare i processi che hai ottimizzato! Dopotutto, si tratta di un ciclo.
Modelli di gestione dei processi per iniziare subito
Torniamo all'idea che è possibile ottimizzare i processi aziendali semplificando i flussi di lavoro. E che i flussi di lavoro si semplificano con l'automazione.
I modelli di gestione dei processi sono uno dei fondamenti dell'automazione del flusso di lavoro. I tre modelli riportati di seguito sono quelli che ti consigliamo di prendere in considerazione quando ti avvicini per la prima volta alla gestione del flusso di lavoro.
1. Modello di lavagna online per il processo PDCA di ClickUp
Se ti occupi di gestione della qualità, conosci già il ciclo PDCA (plan, do, check, act, ovvero pianifica, esegui, controlla, agisci) o ciclo di miglioramento continuo. Ma questo modello di lavagna online PDCA di ClickUp porterà il tuo piano di gestione dei processi PDCA a un livello completamente nuovo.
Usalo per classificare le attività nelle quattro fasi del ciclo PDCA. Potrebbe sembrare sciocco farlo con un modello invece che con carta e penna, ma fidati di noi.
Questo modello di lavagna online utilizza un software di gestione dei processi aziendali e non si limita a suddividere le attività in passaggi più piccoli. La lavagna PDCA supporta l'esecuzione dei processi PDCA per una migliore gestione dei progetti.
2. Modello di documento sui processi aziendali di ClickUp
Con il modello di documento di processo di ClickUp, documentare i processi aziendali è diventato molto più semplice. Utilizza il modello per documentare le procedure operative standard (SOP), come i passaggi per richiedere un periodo di ferie per il miglioramento dei processi.
Perché una cosa è definire le attività nel tuo flusso di lavoro, un'altra è sapere esattamente cosa fare per completare le attività.
Per ulteriori informazioni, prova questi modelli di documenti di processo!
3. Modello di processi e procedure aziendali ClickUp
Una volta che la tua azienda avrà iniziato a eseguire i processi aziendali con il software BPM, utilizza questo modello di processi e procedure di ClickUp per ottenere una panoramica dei tuoi processi interni:
- Ottenere dettagli sul miglioramento dei processi attraverso date di scadenza, priorità, tassi di completamento e numero di attività completate (con i processi raggruppati, ad esempio, per reparto)
- Le attività che richiedono la creazione di documenti e la fase in cui tali documenti vengono
- Come i processi fluiscono l'uno nell'altro attraverso un sistema di project management
Bonus: software per la procedura operativa standard!
Ottimizza la gestione dei processi utilizzando un software di gestione dei processi aziendali
Una suite BPM, composta da numerose opzioni software BPM, ti aiuta a implementare tutte le fasi della gestione dei processi aziendali. Quindi, prima di concludere, ti illustriamo alcuni punti di forza del BPM e degli strumenti di project management (come ClickUp).
- Essi automatizzano i flussi di lavoro: danno vita a tutti i processi aziendali di un'azienda ed eliminano il lavoro manuale e ripetitivo con automazioni predefinite e personalizzate.
- Supportano la collaborazione: chiariscono le procedure senza perdere il contesto del processo o le email che sembrano un ago in un pagliaio. Gli strumenti BPM consentono ai membri del team di commentare le attività e allegare file a tali attività. Consentono persino di convertire i commenti in attività!
- Offrono report: forniscono dati completi e affidabili sui processi, che consentono di verificare se i processi sono stati progettati in modo efficace. Questi report analizzano le prestazioni di un team, consentendo di verificarne la produttività in un determinato periodo di tempo.
Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
Le cinque fasi della gestione dei processi aziendali sono passaggi necessari verso l'automazione. Gli strumenti BPM come ClickUp ti aiutano ad automatizzare le attività e i flussi di lavoro, motivo per cui vogliamo sottolineare qui i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali:
- Efficienza in termini di tempo e costi: le automazioni delle attività ripetitive consentono di risparmiare tempo e denaro, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti.
- Maggiore coerenza e accuratezza: le automazioni riducono gli errori umani, garantendo una maggiore coerenza e accuratezza nei processi. Ciò si traduce anche in una maggiore soddisfazione dei clienti.
- Processi semplificati: l'automazione dei processi aziendali aiuta a semplificare i processi, eliminando passaggi superflui e semplificando le procedure.
- Informazioni sui dati in tempo reale: grazie alle automazioni, puoi raccogliere informazioni sui dati in tempo reale che ti aiutano a prendere decisioni aziendali più informate.
Di solito è possibile personalizzare i report con widget che informano sulle attività completate, sul numero di attività svolte, sui membri con attività incomplete, sulla durata stimata, sul tempo monitorato e su molte altre misure.
Prova ClickUp e scrivici per dirci cosa ne pensi. Non vediamo l'ora di sapere dove ti porterà la gestione dei processi aziendali!