Che cos'è la gestione dei processi aziendali? Strategie, modelli ed esempi

Ecco il punto: a ClickUp siamo persone di processo. E anche voi dovreste esserlo! Da fare, perché?

Processi aziendali ben definiti aiutano le organizzazioni a identificare il loro funzionamento. E aiutano anche i leader a capire come gestire le aziende in modo più efficiente .

Ma la più grande bellezza dei processi aziendali sta nella loro capacità di fare leva sul business. Dopo tutto, quale azienda di esito positivo ha una funzione inefficiente? Esatto! Nessuna.

Da fare, allora, è imparare le corde della gestione dei processi - la gestione dei processi aziendali (BPM), per essere specifici. Ecco perché abbiamo preparato questo articolo per voi.

Imparerete cos'è la gestione dei processi aziendali, perché è importante e cosa comporta. Inoltre, apprezzerete i modelli e gli esempi che abbiamo raccolto per voi e i nostri suggerimenti per ottimizzare i vostri processi aziendali con gli strumenti giusti.

Cominciamo subito, in modo da accelerare i vostri processi aziendali il più possibile!

Che cos'è la gestione dei processi?

La gestione dei processi analizza i processi esistenti all'interno di un'organizzazione, definisce e descrive quelli nuovi e controlla l'esecuzione dei processi esistenti e di quelli nuovi per garantire che vengano completati come descritto.

L'obiettivo finale di tutto ciò è il miglioramento, o l'ottimizzazione, dei processi aziendali. Ma cos'è esattamente un processo aziendale?

Un processo aziendale è una sequenza di attività (o passaggi) eseguite da uno o più ruoli per produrre output e quindi raggiungere un obiettivo. E se, per esempio, l'obiettivo è il raggiungimento di un'attività cardine un processo aziendale è una definizione di come passare da un'attività cardine a quella successiva.

Esempi di gestione dei processi

Si può facilmente concludere che la gestione dei processi aziendali è un'attività di espressione del lavoro di squadra poiché può coinvolgere più persone. È il loro lavoro insieme, come team o organizzazione, che dà vita al processo aziendale.

Esempio di gestione dei processi #1: Evasione di un ordine online per le ciambelle

1. Un cliente effettua un ordine online di 100 ciambelle
2. Il responsabile del negozio accetta l'ordine e il cliente può controllare lo stato dell'ordine stesso
3. Ci sono abbastanza ciambelle pronte da confezionare
   • Sì: il personale confeziona le ciambelle
   • No: un dipendente prepara abbastanza ciambelle per evadere l'ordine, mentre un altro le prepara
4. Un dipendente rilascia una ricevuta, confeziona le ciambelle e aggiorna lo stato dell'ordine a Pronto
5. Un dipendente consegna le ciambelle confezionate al corriere
6. Il corriere aggiorna lo stato dell'ordine a Consegnato

Esempio di gestione dei processi #2: Onboarding di un nuovo dipendente

1. Le risorse umane ricevono la lettera di offerta firmata dal candidato
2. Il team HR crea un record del dipendente e lo invia all'IT per la configurazione dell'account
3. Il reparto IT imposta l'accesso a email, computer e password per il nuovo dipendente
4. Le risorse umane programmano una riunione di orientamento e creano un programma di formazione per il nuovo dipendente
5. Il nuovo dipendente partecipa all'orientamento e inizia la formazione
6. Dopo aver completato la formazione, il nuovo dipendente inizia a lavorare sulle attività assegnate con la guida del proprio manager
7. Il manager valuta lo stato del dipendente durante le prime settimane di lavoro e fornisce un feedback alle risorse umane

Esempio di gestione del processo #3: sviluppo del prodotto

1. Un team identifica un'esigenza del cliente o una lacuna nel mercato
2. Il team conduce una ricerca per comprendere l'esigenza/il divario e le potenziali soluzioni
3. Sulla base della ricerca, il team crea un piano di sviluppo del prodotto che include le sequenze, i ruoli e le risorse necessarie
4. Il team progetta il prodotto e crea un prototipo da testare
5. Il prototipo viene testato con i potenziali clienti per raccogliere feedback e apportare miglioramenti
6. Il prodotto finale viene creato e lanciato sul mercato
7. Il team raccoglie e analizza i dati commerciali, il feedback dei clienti e le eventuali modifiche da apportare per i futuri aggiornamenti del prodotto.

Se vi state chiedendo cosa manca o cosa potrebbe andare diversamente nel processo, siamo orgogliosi di voi! Perché state entrando nello spirito della gestione dei processi aziendali.

Bonus:_ Strumenti di mappatura dei processi_

Perché la gestione dei processi aziendali è importante?

Se prendete sul serio l'efficienza del lavoro - e noi crediamo che lo facciate - dovete dedicarvi alla gestione dei processi aziendali. È così che potrete raggiungere i vostri obiettivi aziendali senza intoppi, più velocemente e con meno risorse.

Senza un'adeguata gestione dei processi aziendali, non tutti sanno chi è responsabile di quali attività in un progetto. Questo diventa ancora più difficile quando all'equazione si aggiungono altri team.

Gli Sprints in ClickUp mantengono i team allineati sulle roadmap di prodotto per una visibilità completa su chi sta facendo cosa

I team hanno assolutamente bisogno di visibilità sul processo in tutte le fasi quando sono coinvolti più gruppi. La gestione dei processi collega tutte le parti in movimento di un'organizzazione per fornire valore ai clienti stakeholder del progetto e, in ultima analisi, l'azienda.

5 Fasi della gestione dei processi

I processi di gestione dei processi che sprecano tempo o risorse inutili sono inefficienti. È necessario renderli efficienti o eliminarli.

Ma c'è un problema: Identificare e migliorare i processi inefficienti è una sfida. Perché si sa che quando un processo è radicato in un'organizzazione, cambiarlo scatena resistenze, per non dire altro. Sfortunatamente, dovete comunque migliorare continuamente i processi della vostra azienda.

Da fare, seguendo il ciclo di vita della gestione dei processi aziendali:

Fase 1: Piano

In questa fase è necessario iniziare ad analizzare la strategia aziendale. Si tratta della direzione che l'organizzazione vuole prendere per raggiungere i propri obiettivi in futuro. Questa conoscenza guiderà l'intero ciclo di vita della gestione dei processi aziendali: è la sua pietra angolare.

Per mettere in atto un piano di gestione dei processi, è necessario innanzitutto:

1. Comprendere gli obiettivi aziendali attuali,gli oggettie la strategia
2. Identificare i processi aziendali esistenti all'interno dell'organizzazione e distinguere tra ciò che è già stato analizzato, definito e descritto e ciò che non lo è stato
3. Scoprire le regole aziendali che governano tutti i processi
4. Scoprire se e dove ogni processo presenta punti deboli, come colli di bottiglia, ridondanze o spese elevate
5. Determinare se ogni processo è in linea con i risultati ottenuti al punto 1

A questo punto, a seconda della dipendenza da questi passaggi, avete alcune opzioni da fare. Potete scegliere tra:

• Progettare edocumento sul processo aziendale i processi esistenti identificati
• Aggiornare o completare i processi che non sono in linea con gli obiettivi, le finalità o la strategia, che non rispettano importanti regole aziendali o che presentano punti deboli e inefficienze

RISCIACQUARE E RIPETERE Suggerimento: Assicuratevi di ripetere la fase di pianificazione dei processi almeno una volta all'anno, perché potrebbero emergere nuovi processi. In questo modo sarete sempre aggiornati sui vostri processi aziendali.

Fase 2: Modello

In questa fase è necessario progettare e rappresentare i processi aziendali, tenendo presente che essi orchestrano le azioni di diversi ruoli, sistemi (non necessariamente sempre tecnologici), informazioni e oggetti (a seconda della vostra attività).

E per progettare intendiamo concettualizzare ogni processo e disegnare letteralmente un flusso di lavoro (o un insieme di flussi di lavoro) per esso. Visivamente, si tratta di diagrammi o diagrammi di flusso, che possono essere integrati in un sistema di gestione avanzato strumenti avanzati per il project management come ClickUp!

Esempio di flusso di lavoro di una campagna email costruito con ClickUp Whiteboards

Se leggete o sentite parlare di gestione del flusso di lavoro questo perché i processi aziendali sono rappresentati da flussi di lavoro (a volte da molti flussi di lavoro). Ma la gestione dei processi aziendali va oltre la creazione e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro, che è il fulcro della gestione dei flussi di lavoro.

Inoltre, bisogna fare attenzione al fatto che spesso i professionisti della gestione dei processi creano diagrammi di flusso di lavoro con il concetto di Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN) .

scopri la nostra migliore selezione di* esempi di flussi di lavoro !

Fase 3: Esecuzione

Per implementare i processi aziendali progettati in precedenza, è necessario utilizzare un sistema di Strumento BPM . Ecco i due passaggi fondamentali che vi consigliamo di seguire quando eseguite i processi con lo strumento scelto:

1. Testare ogni processo di nuova concezione con alcuni partecipanti di un singolo team o reparto
2. Consentire gradualmente al resto dell'organizzazione di adottare il processo

Questo approccio cauto all'esecuzione del processo ridurrà al minimo l'impatto di eventuali difetti di progettazione.

Fase 4: Monitoraggio

I processi aziendali sono in esecuzione? Bene. Allora bisogna analizzarli per capire come funzionano esattamente.

Il monitoraggio dei processi vi aiuta a identificare i colli di bottiglia, le attività ripetitive e altri problemi da risolvere. A un livello più profondo, monitorare un processo corrente significa esaminare a fondo ogni sua parte. Automazioni dei processi aziendali elimina il lavoro manuale di queste attività ripetitive.

Automazioni per attività ripetitive in pochi clic con una delle centinaia di programmi di ClickUp automazioni dei flussi di lavoro modelli

L'obiettivo è individuare le parti che lavorano bene e quelle che devono essere migliorate (e il tipo di miglioramento necessario). Analizzare il vostro cliente o onboarding del cliente è un modo efficace per determinare come la sua esecuzione possa influire sui livelli di coinvolgimento dei clienti.

Potreste anche scoprire che qualcosa non va nel processo, analizzando i dati di log degli eventi dai sistemi informativi coinvolti nell'onboarding. Si tratta di un approccio guidato dai dati per comprendere le prestazioni del processo.

E potrebbe consentire di scoprire automaticamente nuovi processi dai dati di analisi dei processi. Ma Da fare per analizzare i processi? Con uno strumento di monitoraggio dei processi aziendali.

Proprio come il referto di un'analisi del sangue, questo strumento valuta lo stato di salute dei processi. Ad istanza, potrebbe valutare la soddisfazione dei clienti, durata ciclo , ricavi, produttività e molte altre metriche.

Tuttavia, come un check-up sanitario, è necessario ripeterlo ogni poche settimane o mesi. Altrimenti, potreste accorgervi delle inefficienze dei vostri processi solo quando è troppo tardi per evitare fallimenti (con tutti i costi e gli svantaggi che ne conseguono).

Garantire automazioni dei processi aziendali gli strumenti di automazione dei processi aziendali vengono utilizzati per ridurre il tempo necessario a Da fare nel lavoro quotidiano. Il vostro piano di gestione dei processi necessita di attenzione in spazi specifici, più di altri.

Fase 5: Ottimizzare

La fase di ottimizzazione, o fase di controllo, consiste nel mettere a punto i processi aziendali da migliorare. È così che li si mantiene efficienti e si raggiungono gli obiettivi aziendali e il piano generale di gestione dei processi.

Alcuni esempi di gestione dei processi di ottimizzazione dei processi possono essere i seguenti:

• Eliminazione di attività o processi ridondanti
• Automazioni dei flussi di lavoro
• Migliorare la comunicazione tra i partecipanti ai processi con un'adeguatastrumenti aziendali appropriati E non dimenticate di monitorare i processi che avete ottimizzato! Dopo tutto, si tratta di un ciclo.

Modelli di gestione dei processi per iniziare ora

Torniamo all'idea che è possibile ottimizzare i processi aziendali snellendo i flussi di lavoro. E che si possono ottimizzare i flussi di lavoro con l'automazione.

I modelli di gestione dei processi sono una delle basi dell'automazione dei flussi di lavoro. I tre modelli che seguono sono quelli che vi consigliamo di esaminare quando vi avvicinate per la prima volta alla gestione dei flussi di lavoro.

1. Modello di lavagna online per il processo PDCA di ClickUp

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-PDCA-Process-Template.png Modello di lavagna online del processo PDCA di ClickUp /%img/

Suddividete facilmente tutte le vostre attività in quattro fasi: Pianificare, Da fare, Controllare e Agire

Se vi occupate di gestione della qualità, conoscete già il ciclo Da fare, pianificare, controllare e agire (PDCA) miglioramento continuo ciclo. Ma questo Modello di lavagna online PDCA di ClickUp porterà il vostro piano di gestione dei processi PDCA a un livello completamente diverso.

Utilizzatelo per categorizzare le attività nelle quattro fasi del ciclo PDCA. Potrebbe sembrare stupido Da fare con un modello invece che con carta e penna, ma fidatevi di noi.

Questo modello di lavagna online utilizza software di gestione dei processi aziendali da fare più che suddividere le attività in passaggi più piccoli. La lavagna online supporta l'esecuzione dei processi PDCA per un migliore project management.

Scarica il modello PDCA

2. Modello di documento dei processi aziendali ClickUp

Utilizzate questo documento di ClickUp Docs per documentare le procedure operative standard, i processi di richiesta di ferie e altro ancora

Con Modello di documento di processo di ClickUp documentare i processi aziendali è diventato molto più semplice. Utilizzate il modello per documentare le procedure operative standard (SOP) come ad esempio i passaggi per la richiesta di ferie per il miglioramento dei processi.

Una cosa è definire le attività del flusso di lavoro, un'altra cosa è sapere esattamente Da fare per completare l'attività.

Per saperne di più, provate questi modelli di documenti di processo !

Scarica il modello dei processi aziendali

3. Modello di Processi e procedure aziendali ClickUp

Evidenzia le attività necessarie per creare un documento di processo vivente

Una volta che la vostra azienda avrà iniziato a eseguire i processi aziendali con il software BPM, utilizzate questo modello di processi e procedure di ClickUp per ottenere una panoramica dei processi interni:

• Ottenere dettagli sul miglioramento dei processi attraverso le date di scadenza, le priorità, le percentuali di completamento e il numero di attività completate (con i processi raggruppati, ad istanza, per dipartimento)
• Le attività che richiedono la creazione di documenti e la fase in cui si trovano tali documenti
• Come i processi fluiranno l'uno nell'altro attraverso un sistema di project management

Scaricate il modello dei processi e delle procedure

Bonus:_ Software SPO_ !

Ottimizzare la gestione dei processi con il software di gestione dei processi aziendali

Una suite BPM, composta da molte opzioni di software BPM, vi aiuta a implementare tutte le fasi della gestione dei processi aziendali. Prima di andare avanti, vi illustriamo alcuni punti di forza degli strumenti BPM e di project management (come ClickUp).

Visualizzate attività, progetti e flussi di lavoro nel modo più adatto a voi con le oltre 15 visualizzazioni personalizzabili di ClickUp

• **Automazione dei flussi di lavoro: Danno vita a tutti i processi aziendali ed eliminano i lavori manuali e ripetitivi con automazioni predefinite e personalizzate.
• Supportano la collaborazione: Chiariscono le procedure senza perdere il contesto del processo o le email come un ago in un pagliaio. Gli strumenti BPM consentono ai membri del team di commentare le attività e di allegare file a tali attività. Permettono anche di convertire i commenti in attività!
• Offrono reportistica: Forniscono dati completi sui processi su cui si può fare affidamento per verificare se i processi sono stati progettati in modo efficace. Questi report suddividono le prestazioni di un team, consentendo di verificarne la produttività in un determinato periodo.

Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Le cinque fasi della gestione dei processi aziendali sono passaggi necessari per l'automazione. Gli strumenti BPM come ClickUp aiutano ad automatizzare le attività e i flussi di lavoro, ed è per questo che vogliamo sottolineare i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali:

• Efficienza in termini di tempo e di costi: L'automazione delle attività ripetitive consente di risparmiare tempo e denaro, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti.
• Maggiore coerenza e accuratezza: L'automazione riduce l'errore umano e risulta in una maggiore coerenza e accuratezza dei processi. Questo porta anche a una maggiore soddisfazione dei clienti.
• Processi semplificati: L'automazione dei processi aziendali aiuta a snellire i processi, eliminando passaggi inutili e semplificando le procedure.
• Approfondimenti sui dati in tempo reale: Con i processi di automazione, è possibile raccogliere dati in tempo reale che possono aiutare a prendere decisioni aziendali più informate.

Di solito è possibile personalizzare la reportistica con widget che informano sulle attività completate, sul numero di attività lavorate, sui membri con attività non completate, sulla durata stimata, sul tempo monitorato e su molte altre misure. Provate ClickUp e fateci sapere cosa ne pensate. Non vediamo l'ora di sapere dove volete arrivare con la gestione dei processi aziendali!