Quando la vostra azienda è bloccata in una situazione di stallo, non bastano le misure di scarso respiro a risolvere il problema. È ora di dare una scossa e di riesaminare i "vecchi metodi" per continuare ad andare avanti.
Ecco che entra in gioco la reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR), un approccio potente che può rivoluzionare le operazioni del vostro team e portare la vostra azienda a nuove vette. Sebbene sia impegnativo e spesso incontrato con resistenza, è un'operazione da fare per ogni azienda che voglia rimanere rilevante e competitiva.
In questa guida, tratteremo tutte le basi di un BPR e forniremo suggerimenti per un esito positivo del piano e dell'implementazione. Continuate a scorrere per saperne di più e ottenere miglioramenti significativi!
Che cos'è il Business Process Reengineering?
La reingegnerizzazione dei processi aziendali è la riprogettazione fondamentale dei flussi di lavoro e dei processi aziendali all'interno di un'organizzazione. Il Business Process Reengineering mira a snellire le operazioni, migliorare i risultati, ridurre i costi e favorire la crescita dei processi aziendali.
Il concetto è stato elaborato da Michael Hammer , professore di informatica al MIT. Nel 1990 ha scritto un famoso articolo per la Harvard Business Review dal titolo "Reengineering Work: Non automatizzare, ma obliterare"
Hammer criticava i manager che usavano la tecnologia per automatizzare un lavoro intrinsecamente inefficiente. Suggerisce invece di ripensare i processi aziendali e di eliminare quelli che non aggiungono valore.
L'articolo ha prompt una tendenza che molte aziende hanno prontamente adottato. Nel 1993, il 60% delle aziende Fortune 500 dichiarava di aver iniziato a implementare la reingegnerizzazione dei processi aziendali o di avere in programma di farlo.
Perché la reingegnerizzazione dei processi aziendali è importante?
Per gestire un esito positivo a livello aziendale, è necessario adattarsi ai continui cambiamenti, tenersi al passo con le ultime tendenze e sforzarsi sempre di migliorare. ⬆️
I processi che hanno funzionato in passato possono diventare obsoleti o ostacolati da sviluppi interni o esterni. In alcuni casi, modificare uno o due passaggi dei processi attuali potrebbe fare al caso vostro, ma ci sono momenti in cui è necessario intervenire in modo radicale per rimettersi in marcia. 🛤️
Reinventare i processi esistenti comporta molti vantaggi, tra cui:
- Aumento della produttività
- Produzione più rapida e di qualità superiore
- Eliminazione di passaggi ridondanti, inefficienti o ripetitivi
- Riduzione dei costi di produttività
- Soddisfazione dei dipendenti e dei personalizzati
- Crescita delle attività aziendali
La reingegnerizzazione dei processi aziendali non è un'impresa facile. Richiede l'investimento di molto tempo, denaro e lavoro richiesto. Anche in questo caso, nessuno può garantire l'esito positivo delle nuove strategie nei nuovi processi aziendali.
Tuttavia, i potenziali benefici a lungo termine del BPR superano di gran lunga i costi e i rischi potenziali associati.
Reingegnerizzazione dei processi aziendali vs. Miglioramento dei processi aziendali
Il Business Process Improvement (BPI) e il BPR hanno lo stesso obiettivo: migliorare i processi aziendali e consentire un esito positivo nel lungo periodo. Da fare, però, con approcci diversi. Miglioramento dei processi consiste nell'identificare i colli di bottiglia e modificare le procedure man mano che si procede. Si possono cambiare alcune regole, passaggi o strumenti, ma i processi aziendali principali rimangono gli stessi.
La reingegnerizzazione dei processi comporta la considerazione di nuove prospettive, la rottura delle convenzioni e la revisione di ogni ingranaggio dei processi attuali e del motore aziendale complessivo. Implica la ricostruzione del processo aziendale dalle fondamenta. In molti casi, ciò comporta l'automazione dei processi aziendali .
Utilizzate le ricette di automazione predefinite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi su ciò che conta di più
Ecco un esempio. Gestite un piccolo servizio di consegna di fast-food. Vi accorgete che i tempi di attesa aumentano con l'aumentare della domanda e che state perdendo clienti. Il sistema di gestione manuale degli ordini, che una volta funzionava, sta iniziando a crollare e la soddisfazione dei clienti è in calo.
Il BPI potrebbe suggerire l'assunzione di nuovo personale o il trasferimento temporaneo di dipendenti da altri reparti per gestire gli ordini quando necessario. Il BPR comporterebbe l'implementazione di un nuovo sistema di gestione elettronica delle consegne che richiede un intervento umano minimo.
La prima soluzione è come nascondere la polvere sotto il tappeto, mentre la seconda impedisce che la polvere si accumuli. 🧹
Reingegnerizzazione dei processi aziendali vs. Gestione dei processi aziendali Gestione dei processi è il concetto più ampio dei due. È l'atto di governare gli elementi e le attività del processo per garantire che tutto si svolga senza intoppi. Mentre il BPR è un'occorrenza occasionale, il BPM si svolge senza sosta.
Il BPM e il BPR hanno alcuni elementi simili. Entrambi richiedono di esaminare i processi esistenti e di identificare e risolvere i problemi. Anche l'obiettivo è lo stesso: migliorare la qualità del prodotto o del servizio.
Quando implementare una strategia BPR?
L'ideale sarebbe attuare una strategia di BPR il prima possibile. In questo modo, sarà più facile impostare la fase per tutti i lavori futuri e gli sforzi di scalata. Più grande è l'azienda, più costoso, difficile e lungo sarà il processo di reingegnerizzazione dei processi.
In realtà, il BPR viene di solito affrontato quando l'azienda è in fase di stagnazione o di scarso rendimento, con il fallimento dei lavori richiesti dalla BPI. In questi casi, il momento giusto per implementare una strategia di BPR è adesso.
Se avete perso l'occasione ideale, non disperate. Potete apportare modifiche profonde a un processo aziendale in qualsiasi momento lo riteniate opportuno. Richiederà più lavoro e un piano meticoloso, ma può risultare positivo. Come menzionato, i vantaggi a lungo termine ne valgono la pena.
I quattro passaggi della reingegnerizzazione dei processi aziendali
L'aspetto del processo di BPR varia a seconda dei casi. In genere comporta quattro passaggi, che illustreremo nella sezione seguente.
Si noti che un processo efficiente project management efficiente strumento come ClickUp può semplificare il vostro lavoro. Oltre a centralizzare i vostri dati, offre diverse funzionalità/funzione per un'efficace piano del progetto ed esecuzione. Invece di destreggiarsi tra più app, è possibile gestire operazioni complesse come il BPR da un'unica piattaforma.
Risparmiate tempo utilizzando le applicazioni preconfezionate Modello di piano Business Reengineering per i processi aziendali di ClickUp . Viene fornito con colonne e modalità di visualizzazione personalizzate, ovvero "viste" progettate per aiutarvi ad affrontare il BPR con sicurezza.
È anche gratis! Torniamo ora ai quattro passaggi essenziali del processo aziendale.
Passaggio 1: preparazione e ricerca
Utilizzate il modello di piano Business Reengineering di ClickUp e rendete più gestibile questo laborioso processo
Un'impresa così complessa come il BPR richiede l'impegno di tutti. 🤝
Dovete costituire un team competente e motivato che si occupi del progetto di reingegnerizzazione. La vostra attività sui processi aziendali dovrebbe comprendere:
- Esperti esterni esperti di BPR
- Un gestore del team o dell'organizzazione che ha un ruolo di primo piano
- Un dipendente esperto che conosca i dettagli del processo
Per capire cosa manca, è necessario indagare a fondo sul processo. Analizzate le attività, i partecipanti, gli strumenti e i metodi utilizzati dall'inizio alla fine. Chiedete ai vostri dipendenti e ai vostri clienti di completare sondaggi anonimi e di utilizzare i risultati ottenuti Modello di piano Business Process Reengineering per ClickUp per arrivarci ancora più velocemente.
Cosa causa più problemi
Cercate i passaggi che causano costantemente ritardi, errori e reclami dei clienti. Assicuratevi di notare anche i passaggi che si sono rivelati vantaggiosi.
Raccogliere input da più parti consente di ottenere un quadro più realistico. Grazie a questa conoscenza, sarà più facile ricostruire il processo e identificare i colli di bottiglia.
Utilizzare la visualizzazione Modulo per raccogliere, analizzare e organizzare i feedback
Raccogliere e gestire i dati è un gioco da ragazzi con ClickUp. Utilizzate Moduli ClickUp per creare sondaggi efficaci, scegliendo tra oltre 10 tipi di campo. Gestite il vostro team BPR in vista Elenco o Bacheca. Aggiungete i loro dettagli di contatto o qualsiasi altra informazione rilevante nelle colonne.
Assegnate attività o sottoattività e create dipendenze per un flusso di lavoro più efficiente. ✔️
Passaggio 2: Mappatura dei processi
Ora che sapete quali parti del processo funzionano e quali no, è il momento di riprogettarlo.
Passo dopo passo, costruite il nuovo flusso di lavoro utilizzando mappatura dei processi . La visualizzazione può aiutare a comprendere meglio i processi complessi e il modo in cui le attività specifiche si influenzano a vicenda.
Disegnate connessioni e collegate gli oggetti per creare roadmap o flussi di lavoro dalle vostre idee insieme al vostro team in ClickUp Whiteboards
Con La lavagna online di ClickUp è possibile creare mappe di processo e diagrammi di flusso accattivanti per illustrare i passaggi della strategia BPR.
Utilizzate forme diverse per indicare il tipo di attività. Ad esempio, le forme a diamante indicano tipicamente i passaggi decisionali. Aggiungete frecce per specificare la direzione e la dipendenza delle attività. Oltre alle forme e alle frecce, sentitevi liberi di aggiungere immagini, video, schede di siti web, documenti o scarabocchi per far capire il vostro punto di vista.
Una volta visualizzato l'intero processo, definite l'inizio e la fine del vostro lavoro richiesto e aggiungete i passaggi intermedi. È possibile trasformare i nodi in attività interattive, usufruendo di funzionalità aggiuntive come liste di controllo, commenti e monitoraggio del tempo.
Con il monitoraggio del tempo in ClickUp è possibile registrare il tempo man mano che si procede o inserirlo manualmente
È possibile specificare la persona o il reparto responsabile aggiungendo rettangoli sullo sfondo per ciascuno di essi e ordinando le attività lungo l'asse verticale in base a chi deve completarle.
Le lavagne online facilitano anche la collaborazione con il team di esperti BPR. È possibile lavorare sulle lavagne mappa del processo insieme in tempo reale e condividere le idee attraverso le note. 💡
Passaggio 3: pianificazione e gestione delle attività
Il passaggio successivo è quello di definire la l'ambito del progetto cioè ideare una strategia di implementazione per dare vita alla mappa dei processi. In primo luogo, impostate l'obiettivo finale e spiegate come si allinea con gli obiettivi dell'azienda.
Successivamente, elencate tutti i passaggi necessari per realizzare il BPR. Considerate se è necessario assumere nuove persone, formare i dipendenti attuali, acquistare nuove attrezzature o aggiornare quelle esistenti.
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Siate il più specifici possibile per evitare malintesi. Non dimenticate di calcolare i costi per consentire un'accurata allocazione del budget .
Alla fine, stabilite le misure dell'esito positivo. Da fare per vedere esattamente quanto è migliorato il flusso di lavoro con il processo di reingegnerizzazione.
Avendo già stabilito gli obiettivi del BPR e le carenze del processo esistente, definire i KPI dovrebbe essere semplice. È anche una buona idea avere una piano di emergenza nel caso in cui il piano A non dovesse funzionare.
Da fare all'interno di Documenti ClickUp . Dalle funzionalità avanzate di formattazione al controllo della versione, ClickUp ha tutto ciò che serve per creare documenti pratici e visivamente accattivanti.
ClickUp Docs consente di lavorare in modo più efficiente con la formattazione ricca e i comandi slash
Completate i vostri piani elencando e assegnando tutte le attività e le sottoattività di ClickUp. Aggiungete allegati, liste di controllo e informazioni fondamentali per aiutare gli assegnatari a completare le loro attività.
Utilizzate la vista Carico di lavoro per valutare la capacità e la disponibilità individuale. Visualizzate e gestite il programma e le attività cardine in vista Gantt o Sequenza. ⏱️
Passaggio 4: implementazione
Una volta pronti, iniziare l'esecuzione del piano di reingegnerizzazione dei processi su scala ridotta. Documentate e verificate tutte le attività e valutate lo stato di avanzamento dopo ogni attività cardine. Allo stesso tempo, stabilite una solida controllo del progetto per garantire il rispetto dei costi e delle scadenze.
Se i KPI scelti non mostrano un miglioramento significativo rispetto alla linea di base, tornate alla fase di piano e rivalutate, quindi riprovate. Se i risultati sono favorevoli al nuovo processo, applicarlo gradualmente su scala più ampia.
A posteriori, misurate e raccogliete il feedback delle parti interessate.
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
In ClickUp è possibile impostare degli obiettivi tracciabili e misurare automaticamente lo stato di avanzamento. La piattaforma offre molte altre opportunità di automazione, sia integrate che personalizzate.
In ClickUp potete collaborare con il vostro team in ogni passaggio del processo di reingegnerizzazione. Discutete le questioni nei commenti delle attività o Visualizzazione della chat . Modifica documenti e altri file, visualizza le modifiche in tempo reale e riceve notifiche.
I vostri dipendenti possono anche monitorare il tempo all'interno dell'app, semplificando le procedure di compensazione. 💸
Esempi di reingegnerizzazione dei processi aziendali
Uno dei modi più efficaci per imparare è l'esempio, quindi esploriamo due famosi BPR esiti positivi!
T-Mobile: Telecomunicazioni
**Il problema: Fino al 2015, T-Mobile il supporto clienti telefonico di T-Mobile consiste in agenti che rispondono per primi e in più reparti specializzati in diversi tipi di problemi. Per questo motivo, la risoluzione dei problemi comportava in genere il trasferimento di più chiamate. Il processo richiedeva molto tempo e portava alla frustrazione dei clienti.
La soluzione: Dopo aver analizzato il processo, T-mobile si è resa conto che la soluzione più efficiente sarebbe stata quella di formare gli agenti del supporto clienti per gestire tutte le chiamate dall'inizio alla fine. L'azienda ha riunito team interfunzionali di esperti per condurre la formazione dei rappresentanti. Teams ha anche modificato le pratiche di valutazione degli agenti, passando a un modello basato sulle prestazioni individuali e di team.
Il risultato: Il numero di chiamate per account è stato ridotto del 21% e i costi per chiamata sono diminuiti. La fidelizzazione dei clienti ha raggiunto i massimi storici. Il tasso di turnover dei dipendenti è crollato. T-mobile ha raggiunto un esito positivo mai visto prima.
Honeywell: Tecnologia e ingegneria
**Il problema: Negli anni '90, Honeywell mirava a ridurre il numero di difetti nel processo di costruzione di una delle sue unità in Arizona. L'indagine ha rivelato che i due problemi principali erano la necessità di una maggiore cooperazione tra i team e la mancanza di autorità sulle decisioni che influivano sul loro lavoro.
La soluzione: Honeywell cessò tutte le attività e creò un nuovo sistema di produzione integrato con un sistema completo di controllo della qualità. I dipendenti sono stati sottoposti a un corso di formazione. Sono stati costituiti team multi-specializzati con l'attività di gestione della produttività dall'inizio alla fine. Come T-Mobile, l'azienda ha introdotto un modello di valutazione basato sulla qualità e sulle prestazioni.
Il risultato: Il processo è durato tre anni, ma i risultati parlano da soli. Honeywell ha registrato una diminuzione del 70% dei difetti, una riduzione del 72% della durata ciclo dei pezzi e molti altri vantaggi.
Sfide e soluzioni comuni per la reingegnerizzazione dei processi aziendali
La reingegnerizzazione dei processi aziendali è in genere un processo lungo ed elaborato, quindi può comportare molti problemi. Di seguito ne affronteremo alcuni:
Mancanza di supporto
Quando un manager avvia un cambiamento, spesso incontra la resistenza dei superiori. Convincerli ad accettare l'idea può essere difficile, anche se il proponente è un esperto del processo in questione.
Capire a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter riallocare facilmente le risorse
Inoltre, ricevere il supporto dei superiori e dei titolari è una cosa, ma far sì che i dipendenti in trincea li attuino è un altro paio di maniche. 🐟
Anche se i fondi non sono un problema, cambiare un modello esistente e familiare potrebbe esserlo.
Soluzioni potenziali:
- Raccogliere quante più prove possibili per dimostrare che la vostra azienda trarrà beneficio dal BPR
- Offrire incentivi per la partecipazione
- Essere pazienti e persistenti
- Implementare i cambiamenti in modo graduale per rendere la transizione più agevole
Preparazione inadeguata
Molte cose possono andare storte nella fase di preparazione.
Ad esempio, se il team di esperti è di parte, può spingere un programma che non è necessariamente il migliore per l'azienda. Troppe persone nel team possono causare confusione, mentre un numero insufficiente di membri potrebbe non essere in grado di tenere il passo. Anche la mancanza di conoscenze o di motivazione può essere problematica.
Un altro ostacolo comune è l'impropria analisi delle cause. Senza capire la vera causa delle inefficienze di un processo, potreste essere condannati a ripeterle.
Soluzioni potenziali:
- Non affrettare il processo di preparazione
- Costituire un team di professionisti multi-specializzati
- Raccogliere feedback da più punti di vista e incoraggiare la trasparenza
Vincoli di risorse
La mancanza di risorse è probabilmente il problema più comune del BPR e può ostacolarne seriamente lo stato. Che si tratti di tempo, denaro o forza lavoro, è necessario tagliare qualche angolo per realizzare il cambiamento.
Questo è possibile solo se tutti sono d'accordo e se i preparativi vengono fatti con largo anticipo.
Monitoraggio e controllo delle attività, delle risorse e dello stato di avanzamento del progetto nella visualizzazione ClickUp Dashboard
Soluzioni potenziali:
- Cancellare la quantità di tempo e di lavoro richiesto per il BPR
- Concentrarsi sui benefici che il nuovo processo dovrebbe apportare
- Iniziare a pianificare per tempo
- Migliorare l'organizzazione egestione del tempo competenze
Attuazione irregolare
Quindi, siete arrivati alla fase di implementazione. Evviva! 🎉
La strada non è ancora cancellata. Dovete ancora applicare il nuovo processo in modo che sia efficace. Se lo applicate in modo inadeguato e incoerente, non avrà successo.
Un altro punto da notare è che il BPR non è un evento unico. È un processo di miglioramento continuo e approfondito. Se non si misura l'efficacia della strategia di reingegnerizzazione dei processi aziendali, chi può dire che sia migliore di quella precedente?
I KPI potrebbero mostrare che alcune parti del nuovo approccio non sono ottimali e devono essere rivalutate.
Soluzioni potenziali:
- Accettare che il lavoro non è finito una volta implementato il nuovo processo
- Iniziare in piccolo e implementare i cambiamenti un po' alla volta
- Testare e misurare continuamente
- Supervisionare l'adattamento e fornire un supporto supplementare, se necessario
Rompere gli schemi e raggiungere nuovi livelli di efficienza con il BPR
Riprogettando radicalmente i flussi di lavoro, è possibile snellire le operazioni, ridurre i costi e favorire la crescita. Anche se impegnativo, i potenziali benefici a lungo termine del BPR lo rendono un'impresa utile per qualsiasi azienda che voglia essere all'avanguardia in un panorama aziendale dinamico.
Fuori il vecchio, dentro il nuovo! Date alla vostra organizzazione una boccata d'aria fresca con la reingegnerizzazione dei processi aziendali. 🛫