Quando la tua attività è bloccata in una routine, misure insufficienti non bastano. È ora di dare una scossa alle cose e riesaminare i "vecchi metodi" per continuare ad andare avanti.
Entra nel mondo della riorganizzazione dei processi aziendali (BPR), un approccio potente in grado di rivoluzionare le operazioni del tuo team e portare la tua azienda a nuovi livelli. Sebbene sia impegnativo e spesso incontri resistenza, è un passo da fare per ogni azienda che voglia rimanere rilevante e competitiva.
In questa guida tratteremo tutte le nozioni di base relative alla BPR e forniremo consigli per una pianificazione e un'implementazione con esito positivo. Continua a scorrere per ottenere ulteriori informazioni e ottenere miglioramenti significativi!✨
Che cos'è la riorganizzazione dei processi aziendali?
La riorganizzazione dei processi aziendali è la riprogettazione fondamentale dei flussi di lavoro e dei processi aziendali all'interno di un'organizzazione. La BPR mira a semplificare le operazioni, migliorare i risultati, ridurre i costi e promuovere la crescita nei processi aziendali.
Il concetto è stato elaborato da Michael Hammer, professore di informatica al MIT. Nel 1990, ha scritto un famoso articolo per Harvard Business Review con il titolo "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate" (Riorganizzare il lavoro: non automatizzare, eliminare).
Hammer ha criticato i manager per aver utilizzato la tecnologia per automatizzare lavori intrinsecamente inefficienti. Ha invece suggerito di ripensare i loro processi aziendali e di eliminare quelli che non aggiungono valore.
L'articolo ha dato il via a una tendenza che molte aziende hanno rapidamente adottato. Nel 1993, il 60% delle aziende Fortune 500 dichiarava di aver iniziato a implementare la riorganizzazione dei processi aziendali o di averne in programma il piano per l'adozione.
Perché la riorganizzazione dei processi aziendali è importante?
Per gestire un business di successo, è necessario adattarsi ai continui cambiamenti, stare al passo con le ultime tendenze e cercare sempre di migliorare. ⬆️
I processi che in passato funzionavano bene possono diventare obsoleti o essere ostacolati da sviluppi interni o esterni. In alcuni casi, basta modificare uno o due passaggi dei processi attuali, ma altre volte è necessario andare fino in fondo e apportare cambiamenti radicali per tornare in carreggiata. 🛤️
Rinnovare i processi esistenti comporta numerosi vantaggi, tra cui:
- Aumento della produttività
- Risultati più rapidi e di qualità superiore
- Eliminazione di passaggi ridondanti, inefficienti o ripetitivi
- Riduzione dei costi di produzione
- Soddisfazione dei dipendenti e dei clienti
- Crescita delle operazioni aziendali
La riorganizzazione dei processi aziendali non è un'impresa facile. Richiede un investimento considerevole in termini di tempo, denaro e lavoro richiesto. Anche in questo caso, nessuno può garantire un esito positivo per le nuove strategie nei tuoi nuovi processi aziendali.
Tuttavia, i potenziali benefici a lungo termine del BPR superano di gran lunga i costi associati e i potenziali rischi.
Riorganizzazione dei processi aziendali vs. Miglioramento dei processi aziendali
Il miglioramento dei processi aziendali (BPI) e la BPR hanno lo stesso obiettivo: migliorare i tuoi processi aziendali e consentire un esito positivo a lungo termine. Tuttavia, mirano a farlo utilizzando approcci diversi.
Il miglioramento dei processi consiste nell'identificare i colli di bottiglia e modificare le procedure man mano che si procede. È possibile modificare alcune regole, passaggi o strumenti, ma i processi aziendali fondamentali rimangono gli stessi.
La riorganizzazione dei processi implica considerare nuove prospettive, rompere le convenzioni e riconsiderare ogni singolo ingranaggio dei tuoi attuali processi e del motore aziendale nel suo complesso. Implica la ricostruzione dei processi aziendali da zero. In molti casi, ciò comporta l'automazione dei processi aziendali.
Ecco un esempio. Gestisci un piccolo servizio di consegna di fast food. Noti che i tempi di attesa stanno aumentando con l'aumentare della domanda e che stai perdendo clienti. Il sistema di gestione manuale degli ordini che una volta funzionava bene ora sta iniziando a crollare e la soddisfazione dei clienti è in calo.
Il BPI suggerirebbe probabilmente di assumere nuovo personale o di trasferire temporaneamente dipendenti da altri reparti per gestire gli ordini quando necessario. Il BPR comporterebbe l'implementazione di un nuovo sistema elettronico di gestione delle consegne che richiede un intervento umano minimo.
La prima soluzione è come spazzare la polvere sotto il tappeto, mentre la seconda impedisce che la polvere si accumuli in primo luogo. 🧹
Riorganizzazione dei processi aziendali vs. Gestione dei processi aziendali
La gestione dei processi è il concetto più ampio dei due. È l'atto di governare gli elementi e le attività di processo per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Mentre la BPR è un'occorrenza occasionale, la BPM avviene senza sosta.
Il BPM e il BPR presentano alcuni elementi simili. Entrambi richiedono di esaminare i processi esistenti e di identificare e risolvere i problemi. Anche l'obiettivo è lo stesso: migliorare la qualità dei prodotti o dei servizi.
Quando implementare una strategia BPR?
Idealmente, dovreste attuare una strategia di BPR il prima possibile. In questo modo, sarà più facile preparare la fase di impostazione per tutto il lavoro futuro e gli sforzi richiesti per l’espansione. Più grande è la vostra azienda, più costoso, difficile e dispendioso in termini di tempo sarà reingegnerizzare i suoi processi.
In realtà, il BPR viene solitamente preso in considerazione quando l'azienda è in fase di stagnazione o registra risultati insoddisfacenti e il lavoro richiesto da BPI fallisce. In questi casi, il momento giusto per implementare una strategia di BPR è adesso.
Se hai perso l'occasione ideale, non disperare. Puoi apportare cambiamenti profondi a un processo aziendale in qualsiasi momento lo ritieni opportuno. Ciò richiederà più lavoro e una pianificazione meticolosa, ma può portare a un esito positivo. Come già detto, i vantaggi a lungo termine ne valgono la pena.
I quattro passaggi della riorganizzazione dei processi aziendali
Il processo di BPR varia a seconda dei casi. In genere prevede quattro passaggi, che illustreremo nella sezione seguente.
Ricorda che uno strumento di project management efficiente come ClickUp può semplificarti il lavoro. Oltre a centralizzare i tuoi dati, offre varie funzionalità/funzioni per una pianificazione e un'esecuzione efficaci dei progetti. Invece di destreggiarti tra più app, puoi eseguire operazioni complesse come la BPR da un'unica piattaforma.
Risparmia tempo utilizzando il modello predefinito di piano di progetto per la riorganizzazione dei processi aziendali di ClickUp. È precaricato con colonne personalizzate e modalità di visualizzazione, ovvero "viste" progettate per aiutarti ad affrontare la riorganizzazione dei processi aziendali con sicurezza.
Inoltre, è gratis! Ora torniamo alle quattro fasi essenziali del processo aziendale.
Passaggio 1: Preparazione e ricerca
Un'impresa complessa come la BPR richiede l'impegno di tutti. 🤝
Dovresti mettere insieme un team competente e motivato che si occuperà del progetto di reingegnerizzazione. La tua task force dedicata alle attività aziendali dovrebbe includere:
- Esperti esterni esperti in BPR
- Un senior manager che prende le decisioni nel team o nell'organizzazione
- Un dipendente esperto che conosce tutti i dettagli del processo
Per capire cosa manca, dovresti esaminare il processo in modo approfondito. Analizza le attività, i partecipanti, gli strumenti e i metodi utilizzati dall'inizio alla fine. Chiedi ai tuoi dipendenti e clienti di completare sondaggi di feedback anonimi e utilizza il modello di piano di progetto per la riorganizzazione dei processi aziendali di ClickUp per raggiungere il tuo obiettivo ancora più rapidamente.
Cosa causa la maggior parte dei problemi
Individua i passaggi che causano costantemente ritardi, errori e reclami da parte dei clienti. Assicurati di prendere nota anche dei passaggi che si sono dimostrati vantaggiosi.
Raccogliere input da più parti ti consente di ottenere un quadro più realistico. Grazie a queste informazioni, ti sarà più facile ricostruire il processo e identificare i colli di bottiglia.
Con ClickUp, raccogliere e gestire i dati è un gioco da ragazzi. Usa i moduli ClickUp per creare sondaggi di feedback efficaci, scegliendo tra oltre 10 tipi di campi. Gestisci il tuo team BPR nella vista Elenco o Bacheca. Aggiungi i loro dettagli di contatto o qualsiasi altra informazione rilevante nelle colonne.
Assegna attività o attività secondarie e crea dipendenze per un flusso di lavoro più efficiente. ✔️
Passaggio 2: Mappatura dei processi
Ora che sai quali parti del processo funzionano e quali no, è il momento di riprogettarlo.
Passo dopo passo, crea il nuovo flusso di lavoro utilizzando la mappatura dei processi. Potresti scoprire che la visualizzazione ti aiuta a comprendere meglio i processi complessi e come le attività specifiche si influenzano a vicenda.
Con la lavagna online di ClickUp puoi creare mappe di processo e diagrammi di flusso accattivanti per illustrare i passaggi della tua strategia di BPR.
Utilizza forme diverse per indicare il tipo di attività. Ad esempio, le forme a rombo indicano in genere i passaggi decisionali. Aggiungi frecce per specificare la direzione e le dipendenze delle attività. Oltre alle forme e alle frecce, puoi aggiungere immagini, video, schede di siti web, documenti o scarabocchi per esprimere il tuo concetto.
Una volta visualizzato l'intero processo, definisci l'inizio e la fine del tuo lavoro richiesto per il BPR e aggiungi i passaggi intermedi. Puoi trasformare i nodi in attività interattive, usufruendo di funzionalità aggiuntive come liste di controllo, commenti e monitoraggio del tempo.
Puoi anche specificare la persona o il reparto responsabile aggiungendo dei rettangoli allo sfondo per ciascuno e ordinando le attività lungo l'asse verticale in base a chi deve completarle.
Le lavagne online facilitano anche la collaborazione con il tuo team di esperti BPR. Potete lavorare insieme sulla mappa dei processi in tempo reale e condividere idee tramite note. 💡
Passaggio 3: Pianificazione e gestione delle attività
Il passaggio successivo è definire l'ambito del progetto, ovvero elaborare una strategia di implementazione per dare vita alla mappa dei processi. Innanzitutto, stabilisci il tuo obiettivo finale e spiega in che modo è in linea con gli obiettivi dell'azienda.
Successivamente, elabora un elenco di tutti i passaggi necessari per realizzare la BPR. Valuta se è necessario assumere nuovo personale, formare i dipendenti attuali, acquistare nuove attrezzature o aggiornare quelle esistenti.
Sii il più specifico possibile per evitare malintesi. Non dimenticare di calcolare i costi per consentire un'allocazione accurata del budget.
Infine, determina i parametri di misurazione dell'esito positivo. In questo modo potrai vedere esattamente quanto è migliorato il flusso di lavoro grazie al processo di reingegnerizzazione.
Poiché hai già stabilito gli obiettivi della BPR e le carenze del processo esistente, definire i KPI dovrebbe essere semplice. È anche una buona idea avere un piano di emergenza nel caso in cui il piano A non funzioni.
Puoi fare tutto questo con ClickUp Docs. Dalle funzionalità di formattazione avanzate al controllo delle versioni, ClickUp ha tutto ciò che ti serve per creare documenti pratici e visivamente accattivanti.
Finalizza i tuoi piani elencando e assegnando tutte le attività e le attività secondarie in ClickUp. Aggiungi allegati, liste di controllo e informazioni cruciali per aiutare gli assegnatari a completare i loro compiti.
Utilizza la vista Carico di lavoro per valutare la capacità e la disponibilità individuali. Visualizza e gestisci la pianificazione e le attività cardine nella vista Gantt o Sequenza. ⏱️
Passaggio 4: Implementazione
Una volta pronti, iniziate ad attuare il piano di reingegnerizzazione dei processi su piccola scala. Documentate e controllate tutte le attività e valutate lo stato dopo ogni attività cardine. Allo stesso tempo, stabilite solidi controlli del progetto per garantire il rispetto dei costi e delle tempistiche.
Se i KPI che hai scelto non mostrano un miglioramento significativo rispetto al valore di riferimento, torna alla fase di pianificazione e rivaluta, quindi riprova. Se i risultati favoriscono il nuovo processo, applicalo gradualmente su scala più ampia.
A posteriori, misura e raccogli il feedback degli stakeholder.
In ClickUp puoi impostare obiettivi tracciabili e misurare automaticamente lo stato man mano che procedi. La piattaforma offre molte altre opportunità di automazione, sia integrate che personalizzate.
Puoi collaborare con il tuo team in ClickUp in ogni passaggio del processo di reingegnerizzazione. Discuti le questioni nei commenti alle attività o nella vista Chat. Modifica documenti e altri file, visualizza le modifiche in tempo reale e ricevi notifiche relative.
I tuoi dipendenti possono anche effettuare il monitoraggio del tempo all'interno dell'app, semplificando le procedure di retribuzione. 💸
Esempi di reingegnerizzazione dei processi aziendali
Uno dei modi più efficaci per imparare è attraverso gli esempi, quindi esploriamo due famose storie di successo relative al BPR!
T-Mobile: Telecomunicazioni
Il problema: fino al 2015, il supporto clienti telefonico di T-Mobile era composto da operatori di prima risposta e diversi reparti specializzati in diversi tipi di problemi. Di conseguenza, la risoluzione dei problemi richiedeva in genere diversi trasferimenti di chiamata. Il processo richiedeva molto tempo e causava frustrazione nei clienti.
La soluzione: dopo aver analizzato il processo, T-mobile ha capito che la soluzione più efficiente sarebbe stata quella di formare i propri agenti del supporto clienti per gestire tutte le chiamate dall'inizio alla fine. L'azienda ha creato team interfunzionali di esperti per condurre la formazione dei rappresentanti. T-mobile ha anche modificato le proprie pratiche di valutazione degli agenti, passando a un modello basato sulle prestazioni individuali e di squadra.
Il risultato: il numero di chiamate per account è stato ridotto del 21% e i costi per chiamata sono diminuiti. La fidelizzazione dei clienti ha raggiunto livelli senza precedenti. Il tasso di turnover dei dipendenti è crollato. T-mobile ha ottenuto un esito positivo.
Honeywell: tecnologia e ingegneria
Il problema: negli anni '90, Honeywell mirava a ridurre il numero di difetti nel processo di costruzione in una delle sue unità in Arizona. Da un'indagine è emerso che i due problemi principali erano la necessità di una maggiore cooperazione tra i team e la mancanza di autorità sulle decisioni che influivano sul loro lavoro.
La soluzione: Honeywell ha interrotto tutte le operazioni e ha creato un nuovo sistema di produzione integrato con un sistema di controllo qualità completo. I dipendenti hanno seguito una formazione. Sono stati costituiti team con competenze multidisciplinari incaricati di svolgere l'attività di produzione dei prodotti dall'inizio alla fine. Come T-Mobile, l'azienda ha introdotto un modello di valutazione basato sulla qualità e sulle prestazioni.
Il risultato: il processo ha richiesto tre anni, ma i risultati parlano da soli. Honeywell ha registrato una diminuzione del 70% dei difetti, una riduzione del 72% della durata ciclo delle parti e molti altri vantaggi correlati.
Sfide comuni nella riorganizzazione dei processi aziendali + soluzioni
La riorganizzazione dei processi aziendali è in genere un processo lungo e complesso, che può comportare molti problemi. Di seguito ne affronteremo alcuni:
Mancanza di supporto
Quando un manager avvia un cambiamento, spesso incontra resistenza da parte dei superiori. Convincere questi ultimi ad accettare l'idea può essere difficile, anche se chi la propone è un esperto del processo in questione.
Inoltre, ricevere l'assistenza dei superiori e dei titolari è una cosa, ma convincere i dipendenti sul campo ad attuarli è tutta un'altra storia. 🐟
Anche se i fondi non sono un problema, cambiare un modello esistente e familiare potrebbe esserlo.
Possibili soluzioni:
- Raccogli tutte le prove possibili per dimostrare che la tua azienda trarrà vantaggio dalla BPR.
- Offri incentivi per la partecipazione
- Sii paziente e perseverante
- Implementa i cambiamenti in modo incrementale per rendere la transizione più agevole.
Preparazione inadeguata
Molte cose possono andare storte nella fase di preparazione.
Ad esempio, se il team di esperti è di parte, potrebbe promuovere un programma che non è necessariamente il migliore per l'azienda. Un numero eccessivo di persone nel team può causare confusione, mentre un numero insufficiente di membri potrebbe non essere in grado di stare al passo. Anche la mancanza di conoscenze o motivazione può essere problematica.
Un altro ostacolo comune è l'analisi impropria delle cause. Senza comprendere la vera causa delle inefficienze in un processo, potreste essere destinati a ripeterle.
Possibili soluzioni:
- Non affrettare il processo di preparazione
- Crea un team di professionisti con competenze diversificate
- Raccogli feedback da più prospettive e incoraggia la trasparenza.
Limiti delle risorse
La mancanza di risorse è probabilmente il problema più comune nella riorganizzazione dei processi aziendali e può ostacolarne gravemente lo stato. Che si tratti di tempo, denaro o forza lavoro, è necessario fare dei tagli per realizzare il cambiamento.
Questo è possibile solo se tutti sono coinvolti e i preparativi vengono effettuati con largo anticipo.
Possibili soluzioni:
- Siate chiari riguardo al tempo e al lavoro richiesto per la BPR.
- Concentrati sui vantaggi che il nuovo processo dovrebbe apportare.
- Inizia a pianificare per tempo
- Migliora le tue capacità organizzative e di gestione del tempo.
Implementazione irregolare
Bene, sei arrivato alla fase di implementazione. Evviva! 🎉
Non è ancora tutto risolto. Devi ancora implementare il nuovo processo in modo coerente. Se lo applichi in modo inadeguato e incoerente, non avrà successo.
Un altro punto da tenere presente è che la BPR non è un evento una tantum. Si tratta di un processo di miglioramento continuo e approfondito. Se non misuri l'efficacia della tua strategia di reingegnerizzazione dei processi aziendali, chi può dire che sia migliore di quella precedente?
I KPI potrebbero indicare che alcune parti del nuovo approccio non sono ottimali e devono essere rivalutate.
Possibili soluzioni:
- Accetta il fatto che il lavoro non finisce una volta implementato il nuovo processo.
- Inizia in piccolo e implementa i cambiamenti un po' alla volta.
- Testate e misurate costantemente
- Supervisiona l'adattamento e fornisci ulteriore assistenza dove necessario.
Rompete gli schemi e raggiungete nuovi livelli di efficienza con il BPR
Riprogettando radicalmente i flussi di lavoro, puoi semplificare le operazioni, ridurre i costi e promuovere la crescita. Sebbene impegnativo, i potenziali vantaggi a lungo termine della BPR lo rendono uno sforzo utile per qualsiasi azienda che desideri rimanere all'avanguardia in un panorama aziendale dinamico.
Via il vecchio, spazio al nuovo! Dai una ventata di aria fresca alla tua organizzazione abbracciando la riorganizzazione dei processi aziendali. 🛫