Il superamento del budget è un fenomeno molto diffuso. E spesso comporta un ritardo nella consegna del progetto. Insieme, questi sono segni di un progetto fallito.
Purtroppo, solo il 43% dei progetti è al riparo da questa epidemia. Vi chiedete perché? È perché la maggior parte dei progetti non dispone di controlli funzionali e ben consolidati.
Fortunatamente, il controllo dei progetti non è scienza missilistica. Continua a leggere perché questo articolo ti spiegherà di cosa si tratta e ti fornirà informazioni utili per implementarlo!
Cosa sono i controlli di progetto per i progetti?
I controlli di progetto sono sistemi e processi utilizzati per gestire l'ambito, i costi, la sequenza, la qualità, le risorse e i rischi di un progetto. Questi strumenti costituiscono la base per un project management efficiente e forniscono supporto al processo decisionale durante l'intero ciclo di vita di un progetto.
L'utilizzo dei processi di controllo dei progetti può aiutare a garantire che i progetti procedano secondo i piani, identificando tempestivamente potenziali problemi e adottando le misure correttive necessarie. Consente inoltre ai manager di misurare le prestazioni rispetto agli obiettivi prefissati e di adottare rapidamente misure correttive quando necessario.
Controllo dei progetti vs. project management: qual è la differenza?
Spesso si presume che il controllo dei progetti e il project management abbiano lo stesso significato e definiscano elementi simili, ma non è così. Prima di tutto, chiariamo questo punto.
Il project management è l'insieme di conoscenze, competenze e tecniche necessarie per portare a termine con successo un progetto. Gestisce sei vincoli principali, come illustrato di seguito.
D'altra parte, il controllo dei progetti è una parte della project management che supervisiona due di questi vincoli: i costi e i tempi del progetto. In sostanza, il controllo dei progetti è una parte della project management che aiuta ad analizzare e ottimizzare i dati del progetto per garantire che questo venga consegnato nei tempi previsti e nel rispetto del budget stabilito.
In parole povere, il controllore del progetto consiglia il manager su problemi relativi a tempi e scadenze. Il manager decide quindi se attuare o meno tali suggerimenti.
Immagina il project manager come il capitano di una nave e il project controller come l'ufficiale di navigazione che indica quanto la nave sia lontana o vicina alla sua destinazione finale. Questo ruolo suggerisce anche il percorso più veloce per raggiungere la destinazione e lascia al capitano la libertà di seguire il suo suggerimento o di ignorarlo.
L'importanza dei controlli di progetto nel project management
Il controllo dei progetti garantisce che tutto proceda secondo i piani e rientri nell'ambito del progetto, dalla fase iniziale di pianificazione fino alla chiusura.
Come colonna portante del project management, i controlli di progetto aiutano a creare un piano di progetto. Nel piano di progetto, i controlli hanno il compito di suggerire programmi ottimali, pianificazione delle spese, allocazione delle risorse, ecc.
Man mano che il progetto entra nella fase di esecuzione, i controlli di progetto informano il project manager sull'andamento del progetto in termini di utilizzo del budget e rispetto dei tempi di consegna. Ciò contribuisce a creare e monitorare i KPI relativi ai costi e alla pianificazione.
Il controllo dei progetti prevede anche la previsione dell'andamento del progetto in termini di budget e tempistiche. E se dovesse verificarsi uno scostamento, individua i problemi e propone soluzioni pratiche per risolverli.
Grazie al controllo dei progetti, avrai anche maggiori possibilità di eliminare i costi eccessivi dal ciclo di vita del tuo progetto. Un rapporto di PWC ha rilevato che la mancanza di un adeguato controllo dei progetti è una delle cause principali dei costi eccessivi.
Detto questo, diamo un rapido sguardo ad alcuni dei fattori che influenzano il controllo dei progetti.
4 fattori che influiscono sul controllo dei progetti
Ecco quattro fattori che possono influenzare il controllo dei vostri progetti.
1. Ambito del progetto
L'ambito del progetto è un documento che indica tutto ciò che è necessario per l'esito positivo del progetto. Il documento definisce le parti interessate al progetto, il livellamento delle risorse, le scadenze, i risultati finali e le limitazioni relative al progetto.
Ecco un esempio.
Ad esempio, se il tuo progetto consiste nella creazione di una scheda da visita digitale, devi identificare il software, le competenze, la tempistica e altre variabili coinvolte. Questo costituirà l'ambito del progetto.
La mancanza di un ambito di progetto definito rende difficile allinearsi con una pianificazione o una stima dei costi. Tuttavia, quando si lavora con un ambito definito, diventa più facile monitorare lo stato del progetto. In questo modo, è possibile verificare facilmente se sarà completato entro la scadenza e nel rispetto del budget.
Date un'occhiata a questi modelli di proposta di budget!
2. Rischi e sfide
Il controllo dei progetti è soggetto a numerosi rischi e sfide. Di solito, classifichiamo questi rischi in due categorie principali.
Il primo è rappresentato dai rischi finanziari, tra cui un aumento imprevisto dei costi dei materiali, un fabbisogno di manodopera superiore al previsto, ecc. Questi rischi possono influire in modo significativo sulla capacità di monitorare accuratamente i progetti o di effettuare previsioni finanziarie.
Gli altri rischi di progetto sono quelli che potrebbero ritardare la consegna del progetto oltre il periodo prestabilito. Alcuni di questi rischi includono il furto di materiali, bug non tracciati o un improvviso calo della popolazione della forza lavoro.
In sostanza, gli esiti imprevisti di questi rischi possono influenzare notevolmente la traiettoria del progetto e, in alcuni casi, impedirti di raggiungere i traguardi della tempistica e degli obiettivi di budget del progetto.
Adottando misure proattive per definire tali rischi nel controllo di progetto e impostando strategie efficaci di gestione dei rischi, è possibile prevenirli o gestirli in modo efficace per garantire la stabilità su tutti i fronti.
Leggi anche: Modelli di ambito di progetto
3. Costo del progetto
Comprendere i costi associati a un progetto è alla base del controllo di progetto. In generale, esistono due tipi di costi per ogni progetto: diretti e indiretti.
- I costi diretti sono collegati a prodotti specifici. Questi includono i costi dei materiali, della manodopera fissa, ecc.
- I costi indiretti sono costi relativi alla gestione del progetto nel suo complesso. Questi costi includono i costi di controllo qualità e le utenze.
Senza comprendere questi costi, è impossibile definire il budget di un progetto.
Inoltre, non sarai in grado di effettuare il monitoraggio della realtà finanziaria del progetto né di fare previsioni accurate. Di conseguenza, il progetto sarà soggetto a sforamenti di budget, indicando un fallimento nel processo di controllo del progetto.
4. Scadenze dei progetti
La scadenza del progetto è la data e l'ora stabilite per completare il progetto. Secondo la rivista di ricerche sui consumatori, questa scadenza determina la rilevanza e l'urgenza percepita di un progetto.
L'assenza di una scadenza significa che non ci sono criteri di completamento per il progetto. Di conseguenza, l'analisi dei dati temporali relativi allo stato del progetto risulterà complessa.
Senza scadenze prestabilite, non è possibile pianificare attività specifiche nel progetto. Inoltre, non sarà possibile impostare le priorità delle attività o controllare altri vincoli relativi al tempo nel flusso di lavoro.
Ora che hai compreso i quattro fattori principali che influenzano il controllo dei progetti, rispondiamo a questa domanda: come puoi gestire correttamente questi fattori e implementarli nel tuo piano di project management?
Non preoccuparti. Ci pensiamo noi.
Come implementare i controlli del progetto nel tuo team
Esistono cinque modi per implementare i controlli del progetto. Grazie a questi, potrai monitorare meglio il tuo progetto e mantenere i risultati finali in linea con gli obiettivi senza superare il budget predefinito.
1. Risorse
Le risorse sono i motori che portano ogni progetto al successo. Esse includono denaro, tempo, membri del team e strumenti di project management come ClickUp e Tara AI.
Nel controllo dei progetti, la tua capacità di gestire queste risorse determina l'efficacia con cui puoi controllare i costi, i materiali e i tempi del progetto.
Durante la fase di avvio del progetto, la stima dei costi e un piano approfondito delle risorse possono aiutarti ad avviare il progetto senza superare il budget. Questi processi ti indicano quali risorse sono disponibili e come utilizzarle in modo ottimale.
Inoltre, man mano che il progetto avanza, è necessario avere un'idea chiara di come effettuare il monitoraggio di queste risorse. Effettuate una stima della variazione dei costi per monitorare l'utilizzo delle risorse finanziarie. Questa stima vi aiuta a determinare l'attuale performance finanziaria del progetto.
Naturalmente, vorrai anche assicurarti che il team del progetto lavori in modo efficace. Pertanto, è essenziale gestire il loro carico di lavoro e garantire che nessuno sia sovraccarico.
Con l'aiuto di uno strumento di gestione del team come ClickUp, puoi vedere il carico di lavoro del tuo team e individuare i membri specifici che sono sovraccarichi di lavoro o che non stanno lavorando al massimo delle loro capacità.
Grazie a queste informazioni, potrai comprendere meglio come delegare le attività e gestire in modo efficace le tue risorse umane.
2. Pianificazione del progetto
Monitorare e analizzare costantemente le tempistiche dei tuoi progetti ti aiuta a capire lo stato di avanzamento rispetto alla sequenza prestabilita. Puoi ottenere questi dati dal tuo strumento di project management o di pianificazione degli sprint se stai gestendo il tuo progetto attraverso sprint iterativi.
Ecco un esempio di calendario di rilascio di un progetto nella vista Calendario di ClickUp.
Come mostrato sopra, avrai una visione chiara delle scadenze, delle attività e di altre aree chiave correlate. Inoltre, queste informazioni rendono più facile impostare indicatori chiave di prestazione e attività cardine per valutare il tuo stato.
Ricordate di tenere aggiornati i vostri stakeholder sullo stato di avanzamento del progetto. Se il progetto dovesse deviare dal piano originale, potrete identificarne facilmente le cause e proporre soluzioni adeguate.
Ora sapete come effettuare il monitoraggio delle tempistiche dei progetti. Ma come si possono creare tempistiche efficaci? È qui che entrano in gioco i grafici di Gantt. Questi grafici consentono di definire le tempistiche, monitorare le dipendenze e stabilire le priorità delle attività, come mostrato di seguito.
Una volta integrati questi concetti nel tuo flusso di lavoro, potrai iniziare a scrivere una lettera d'addio alle scadenze non rispettate.
3. Analisi dei rischi
L'analisi dei rischi è necessaria per identificare i colli di bottiglia e i rischi che possono compromettere i tempi e il budget di consegna del tuo progetto.
Per analizzare correttamente i rischi, è necessario identificare i rischi più comuni attribuibili al proprio progetto, cosa che si può fare facilmente con l'aiuto di un'analisi SWOT. Come di menzione nella sezione precedente, la maggior parte dei rischi rientra tipicamente nell'ambito finanziario e delle prestazioni del progetto. Ne sono esempi i ritardi nei programmi, i ritardi nella comunicazione, le violazioni dei dati, ecc.
Dopo averli identificati, utilizza uno strumento di gestione dei rischi come ClickUp per classificarli e stabilirne la priorità.
ClickUp offre centinaia di funzionalità/funzioni che ti aiutano a creare un registro dei rischi per effettuare il monitoraggio di eventuali rischi potenziali e adottare misure preventive prima ancora che si verifichino.
Ecco un esempio:
E se vuoi vedere come si presenta un buon registro dei rischi, utilizza il modello di cartella del registro dei rischi di ClickUp per aiutarti a configurarlo!
Una volta stabilite le priorità di questi rischi con il registro dei rischi, diventa più facile gestirli di conseguenza.
4. Modifica il processo di controllo
A volte, gli stakeholder tendono ad aggiungere ulteriori risultati finali al progetto o a posticipare le scadenze. Questo è il cosiddetto "scope creep". Lo scope creep può causare ritardi nelle tempistiche e superamento dei costi.
Fortunatamente, esiste un modo per prevenire lo scope creep: il processo di controllo delle modifiche.
Il processo di controllo delle modifiche è una misura proattiva che ti prepara a potenziali cambiamenti nell'ambito del progetto. Con questo processo, puoi valutare le modifiche per vedere se sono necessarie o meno.
Se necessario, puoi eseguire il drill-down identificando gli elementi che puoi consentire senza influire sull'ambito del progetto o sulla Sequenza di consegna.
Inoltre, se queste modifiche non influiscono sulla Sequenza o sull'ambito, puoi integrare un modello di piano di gestione delle modifiche nel tuo flusso di lavoro. In questo modo, potrai pianificare, monitorare e implementare facilmente tali modifiche.
Grazie a un processo di controllo delle modifiche, potrai mantenere i membri del tuo team in sincronia con ogni cambiamento. In questo modo si sentiranno coinvolti e informati, e saranno in grado di gestire le modifiche in modo efficace.
5. Monitorare le prestazioni
Il monitoraggio delle prestazioni è ciò che ti aiuta a gestire l'esito positivo del tuo progetto. Per monitorare le prestazioni, è necessario disporre di KPI SMART. Questi KPI vanno dal ROI e dalle ore fatturate alla consegna puntuale e al monitoraggio delle spese in relazione alla linea di base.
Gli indicatori KPI SMART soddisfano i criteri riportati di seguito.
Non è necessario attendere la conclusione del progetto per determinare l’esito positivo o negativo. Queste metriche di progetto costituiscono uno strumento efficace di controllo che consente di misurare lo stato dei lavori e verificare se si è ancora sulla strada giusta.
Gestire il controllo dei progetti con una struttura di suddivisione del lavoro?
Per utilizzare efficacemente la WBS, devi inserire l'obiettivo generale che desideri raggiungere. Supponiamo che tu voglia creare un corso. Questo è l'obiettivo generale. Quindi, dividi questo progetto in parti e fasi gestibili come ideazione, scrittura, correzione di bozze, pubblicazione, ecc.
Tutto ciò che è rappresentato nella vostra WBS deve contenere solo ciò che è necessario per completare il vostro obiettivo. Non sono necessarie attività estranee o non correlate.
Quindi inserisci queste attività nel grafico WBS a diversi livelli, dai conti di controllo ai pacchetti di lavoro, come mostrato di seguito.
Puoi creare la tua struttura di suddivisione del lavoro in ClickUp partendo da zero o semplicemente utilizzare il modello di struttura di suddivisione del lavoro ClickUp riportato di seguito per creare qualcosa di simile.
Con questa struttura, potrai monitorare facilmente le tue attività e verificare il tuo grado di allineamento rispetto alla consegna puntuale e all'utilizzo ottimale del budget.
Gestisci il controllo dei progetti con ClickUp!
Il controllo dei progetti è necessario per gestire i vostri progetti e garantire la consegna puntuale. Offre inoltre vantaggi quali l'allocazione ottimale delle risorse, la prevenzione dei superamenti di budget, risultati di alta qualità e una pianificazione ottimale.
Tuttavia, è necessario considerare fattori quali scadenze, costi, portata e rischi del progetto, in modo da non compromettere il controllo dei progetti.
Le buone pratiche di controllo dei progetti comprendono la gestione delle risorse, il monitoraggio e l'analisi delle tempistiche dei progetti e lo svolgimento di un'analisi dei rischi coerente. Inoltre, monitorate le vostre prestazioni con i KPI e prestate attenzione al processo di controllo delle modifiche per evitare lo scope creep. Infine, integrate la struttura di suddivisione del lavoro nel vostro flusso di lavoro.
Segui questa guida definitiva al controllo dei progetti e utilizza strumenti come ClickUp e Tara A I per aiutarti a consegnare i progetti in modo coerente, nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Autore ospite:
Tam Pham è Business Operations Manager presso Tara AI. Tara è una piattaforma di consegna dei prodotti progettata per aiutare i team di ingegneri ad acquisire informazioni sullo sviluppo, migliorare le prestazioni e garantire la prevedibilità delle consegne.