Il superamento del budget è un'epidemia. E spesso si accompagna a ritardi nella consegna del progetto. Insieme, questi sono segni di un progetto fallito.
Purtroppo, solo il 43% dei progetti sono al riparo da questa epidemia. Vi chiedete perché? Perché la maggior parte dei progetti non ha controlli funzionali e consolidati.
Fortunatamente, il controllo dei progetti non è una scienza missilistica. Continuate a leggere, perché questo articolo vi spiega di cosa si tratta e quali sono le informazioni utili per implementarlo!
Che cosa sono i controlli di progetto?
I controlli di progetto sono sistemi e processi utilizzati per gestire l'ambito, i costi, la sequenza temporale, la qualità, le risorse e i rischi di un progetto. Questi strumenti forniscono le basi per un project management efficiente e supportano il processo decisionale durante l'intero ciclo di vita di un progetto.
L'uso dei processi di controllo del progetto può aiutare a garantire che i progetti rimangano in carreggiata, identificando i potenziali problemi nelle fasi iniziali e adottando le azioni correttive necessarie. Inoltre, consente ai manager di misurare le prestazioni rispetto agli obiettivi prefissati e di adottare rapidamente le azioni correttive necessarie.
Controllo dei progetti e project management: Qual è la differenza?
Spesso si ritiene che i controlli di progetto e il project management abbiano lo stesso significato e definiscano elementi di progetto simili, ma non è così Prima di ogni altra cosa, chiariamo questo punto. Project management è l'insieme di conoscenze, competenze e tecniche per realizzare un progetto con esito positivo. Gestisce sei aspetti primari vincoli del progetto come mostrato di seguito.
Vincoli del progetto
D'altra parte, i controlli di progetto sono un sottoinsieme del project management che supervisiona due di questi vincoli: i costi e i tempi del progetto. In sostanza, i controlli di progetto sono una parte del project management che aiuta ad analizzare e ottimizzare i dati di progetto per garantire che il progetto venga consegnato in tempo e nel rispetto del budget stabilito.
In parole povere, il controllore di progetto consiglia il manager sui problemi legati ai tempi e alle scadenze e poi il manager decide se implementare o meno questi suggerimenti.
Pensate al project manager come al capitano di una nave e al project controller come all'ufficiale di navigazione che dice quanto la nave è lontana o vicina alla destinazione finale. Questo ruolo suggerisce anche la rotta più veloce per raggiungere la destinazione e lascia al capitano la possibilità di seguire il suo suggerimento o di trascurarlo.
L'importanza del controllo del progetto nel project management
I controlli del progetto assicurano che tutto rimanga in linea e all'interno del progetto progetto dal progetto iniziale piano del progetto fase di chiusura del progetto.
Come spina dorsale del project management, i controlli di progetto aiutano a creare un piano di progetto. Nel piano del progetto, i controlli sono responsabili di suggerire programmi ottimali, pianificazione delle spese, l'allocazione delle risorse , ecc.
Impostare le attività ricorrenti per snellire il lavoro scegliendo l'agenda delle riunioni e visualizzandola in anteprima nel calendario di ClickUp
Quando il progetto passa alla fase di esecuzione, i controlli di progetto informano il project manager sull'andamento del progetto per quanto riguarda l'utilizzo del budget e la consegna nei tempi previsti. Questo aiuta a creare e monitorare i KPI relativi ai costi e ai tempi.
I controlli di progetto inoltre prevedono dove sta andando il progetto in termini di budget e di tempo. E se c'è uno scostamento, il sistema individua questi problemi e propone modi pratici per risolverli.
Con i controlli di progetto, avete anche maggiori possibilità di eliminare gli sforamenti dei costi dal ciclo di vita del progetto. Una reportistica di PWC ha rilevato che la mancanza di controlli adeguati sul progetto è una delle principali cause di superamento dei costi.
Detto questo, diamo una rapida occhiata ad alcuni dei fattori che influenzano il controllo dei progetti.
4 Fattori che influenzano il controllo dei progetti
Ecco quattro fattori che possono influenzare i controlli del progetto.
1. Ambito del progetto
Il progetto è un documento che indica tutto ciò che è necessario per l'esito positivo del progetto. Il documento definisce gli stakeholder del progetto, il livellamento delle risorse , scadenze, materiali da consegnare e limiti relativi al progetto.
Ecco un esempio.
Utilizzo di ClickUp Docs per documentare l'ambito del progetto e altri dettagli importanti e condividerli facilmente con il team
Ad istanza, se il progetto prevede la creazione di una scheda aziendale digitale, è necessario identificare il software e le competenze, sequenza e le altre variabili coinvolte. Questo comporrà l'ambito del progetto .
La mancanza di $$$a determinazione dell'ambito del progetto rende difficile l'allineamento con una tabella di marcia o una stima dei costi. Ma quando si lavora con un ambito definito, diventa più facile monitorare lo stato del progetto. In questo modo, si può facilmente capire se il progetto sarà completato entro la scadenza e nel rispetto del budget.
Controllate questi esempi *Modelli di proposta di budget* !
2. Rischi e sfide
I controlli dei progetti sono soggetti a molti rischi e sfide. Di solito, classifichiamo questi rischi sotto due ombrelli.
Il primo è quello dei rischi finanziari, tra cui un aumento imprevisto dei costi dei materiali, un fabbisogno di manodopera superiore al previsto, ecc. Questi rischi possono influire in modo significativo sulla capacità di monitorare i progetti accuratamente o fare previsioni finanziarie.
Gli altri rischi del progetto sono quelli che potrebbero incollare la consegna del progetto oltre il periodo prestabilito. Alcuni di questi rischi includono materiali rubati, bug non rintracciati o un improvviso calo della popolazione di lavoratori.
In sostanza, gli esiti imprevisti di questi rischi possono influenzare notevolmente la traiettoria del progetto e, in alcuni casi, impedirvi di riunire gli obiettivi prefissati sequenza del progetto e i traguardi di budget.
Adottando misure proattive per definire questi rischi nel controllo del progetto e impostando strategie efficaci di project management, è possibile prevenirli o gestirli efficacemente per garantire la stabilità su tutti i fronti.
3. Costo del progetto
La comprensione dei costi associati a un progetto è il fondamento del controllo dei progetti. In generale, per ogni progetto esistono due tipi di costi: diretti e indiretti.
- i costi diretti si collegano a particolari prodotti. Comprendono i costi dei materiali, della manodopera fissa, ecc.
- i costi indiretti sono costi legati alla gestione del progetto in generale. Questi costi comprendono i costi di controllo della qualità e le utenze.
Senza la comprensione di questi costi, la definizione di un'azienda è un'operazione di costruzione il budget di un progetto è impossibile.
Utilizzate i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere valori monetari a ogni attività e mantenere sempre visibile il budget del progetto
Inoltre, non sarete in grado di monitorare le realtà finanziarie del progetto o di fare previsioni accurate. Di conseguenza, il progetto sarà soggetto a sforamenti del budget, il che indica un fallimento nel processo di controllo del progetto.
4. Scadenze del progetto
La scadenza del progetto è il tempo e la data decisi per completare il progetto. In base alla rivista di ricerca sui consumatori questa scadenza determina la rilevanza e l'urgenza percepita di un progetto.
L'assenza di una scadenza significa che non ci sono criteri per completare il progetto. Per questo motivo, l'analisi dei dati temporali relativi allo stato del progetto sarà una sfida.
Utilizzare la vista Gantt in ClickUp per pianificare le attività , seguire lo stato di avanzamento del progetto, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
**Inoltre, non sarà possibile impostare le priorità delle attività o controllare altri vincoli legati al tempo nel flusso di lavoro.
Ora che avete compreso i quattro fattori principali che influenzano il controllo dei progetti, rispondiamo a questa domanda: Da fare in modo che questi fattori siano corretti e che il controllo dei progetti sia efficace? implementarli nel piano di project management ?
Non preoccupatevi. Ci pensiamo noi.
Come implementare il controllo dei progetti in tutto il team
Esistono cinque modi per implementare i controlli di progetto. Con questi metodi, potrete monitorare meglio il progetto e mantenere i risultati ottenuti senza superare il budget predefinito.
1. Risorse
Le risorse sono i fattori che portano ogni progetto all'esito positivo. Esse comprendono denaro, tempo, membri del team e strumenti di project management come ClickUp e Tara IA .
Nel controllo dei progetti, **la buona gestione di queste risorse determina l'efficacia del controllo dei costi, dei materiali e dei tempi del progetto
Durante il l'avvio del progetto fase, stima dei costi e pianificazione estesa delle risorse può aiutarvi a intraprendere il progetto senza superare il budget. Questi processi indicano quali risorse sono disponibili e come utilizzarle in modo ottimale.
Inoltre, allo stato attuale del progetto, è necessario avere un'idea chiara di come tenere traccia di queste risorse. Conducete una stima della varianza dei costi per monitorare il corretto utilizzo delle risorse monetarie. Questa stima aiuta a conoscere l'attuale performance finanziaria del progetto.
Naturalmente, volete anche assicurarvi che il team del progetto lavori in modo efficace. È quindi essenziale gestire il loro carico di lavoro e garantire che nessuno venga sopraffatto.
Con l'aiuto di uno strumento di gestione del team come ClickUp, potete vedere il carico di lavoro del vostro team e individuare i membri specifici che sono sovraccarichi di lavoro o che non lavorano al massimo delle loro capacità.
La vista Riquadro consente di visualizzare i lavori del team, i risultati ottenuti e la capacità di lavoro
Grazie a questa visione, potrete comprendere meglio come delegare le attività e gestire efficacemente le risorse umane.
2. Programma del progetto
Monitoraggio e analisi costanti del progetto progetti aiuta a capire se si sta procedendo lungo la Sequenza predefinita. Questi dati possono essere ricavati dal project management o dal strumento per la pianificazione degli sprint se il progetto viene gestito attraverso sprint iterativi.
Ecco un esempio di calendario del progetto di release in Visualizzazione del calendario di ClickUp .
Organizzate i progetti, pianificate le sequenze temporali e visualizzate il lavoro del vostro team su un calendario flessibile che mantiene tutti sulla stessa pagina
Come mostrato sopra, avrete una visione chiara delle scadenze, delle attività e di altre aree chiave. Inoltre, queste informazioni rendono più facile l'impostazione di indicatori di prestazione chiave e di attività cardine per valutare lo stato di avanzamento.
Ricordate di mantenere gli stakeholder in sincronizzazione con lo stato del progetto. Se il progetto si discosta dal piano originale, potete identificare facilmente le cause e proporre le soluzioni necessarie.
Ora sapete come monitorare le scadenze dei progetti. Ma come si possono creare programmi efficaci? È qui che entrano in gioco i grafici di Gantt. Questi grafici permettono di definire le pianificazioni, di monitorare le dipendenze e di di dare priorità alle attività come mostrato di seguito.
Pianificate progetti, gestite le dipendenze e date priorità alle attività con la vista Gantt di ClickUp
Quando integrerete queste informazioni nel vostro flusso di lavoro, potrete iniziare a scrivere una lettera d'addio alle scadenze mancate.
3. Analisi del rischio Analisi del rischio è necessaria per identificare i colli di bottiglia e i rischi che possono far deragliare i tempi di consegna e il budget del progetto.
Per analizzare correttamente i rischi, è necessario individuare i rischi più comuni attribuibili al progetto, cosa che si può fare facilmente con l'aiuto di una Analisi SWOT . Come menzionato nella sezione precedente, la maggior parte dei rischi rientra tipicamente nelle prestazioni finanziarie e di progetto. Ne sono un esempio i ritardi nei programmi, i ritardi nelle comunicazioni, le violazioni dei dati, ecc.
Dopo averli identificati, è necessario utilizzare un metodo di strumento di gestione del rischio come ClickUp per classificare e dare priorità a questi rischi.
ClickUp offre centinaia di funzionalità/funzione che vi aiutano a a creare un registro dei rischi per monitorare facilmente i potenziali rischi e adottare misure preventive prima ancora che si verifichino.
Ecco un esempio:
Mantenete i rischi del progetto visibili, organizzati e in primo piano nella vista Elenco di ClickUp (via writer: Tam Pham)
Se volete vedere com'è fatto un buon registro dei rischi, utilizzate il menu Modello di cartella del registro dei rischi di ClickUp per aiutarvi nell'impostazione!
Gestite i vostri progetti ed evitate i rischi con il modello di cartella del registro dei rischi di ClickUp
Una volta classificati i rischi con il registro dei rischi, sarà più facile gestirli di conseguenza. Scaricate il modello di Registro dei rischi da ClickUp
4. Modificare il processo di controllo
A volte gli stakeholder tendono a includere nel progetto ulteriori deliverable o a posticipare le scadenze. Questo è lo scope creep. Lo scope creep può risultare in ritardi nella Sequenza e in un eccesso di costi.
Ma fortunatamente c'è un modo per evitare questo fenomeno: il processo di controllo delle modifiche.
Il processo di controllo delle modifiche è una misura proattiva che vi prepara a potenziali modifiche dell'ambito del progetto Con questo processo, potete valutare le modifiche per vedere se sono necessarie o meno.
Se necessario, è possibile eseguire il drill-down identificando quelle che possono essere consentite senza incidere sull'ambito del progetto o sulla Sequenza.
Pianificare, implementare e monitorare con successo tutti i cambiamenti necessari all'interno dell'azienda con la Modello di gestione del cambiamento da ClickUp
Inoltre, se queste modifiche non influiscono sulla Sequenza o sull'ambito, è possibile integrare una modello di piano di gestione dei cambiamenti nel flusso di lavoro. In questo modo è possibile pianificare, monitorare e implementare facilmente i cambiamenti.
Con un processo di controllo delle modifiche, è possibile mantenere i membri del team in sincronizzazione con ogni cambiamento. Questo li fa sentire coinvolti e informati. In questo modo, possono gestire le modifiche in modo efficace. Scarica il modello di piano di gestione del cambiamento
5. Monitoraggio delle prestazioni
Il monitoraggio delle prestazioni aiuta a gestire l'esito positivo del progetto. Per monitorare le prestazioni, è necessario disporre di KPI SMART. Questi KPI spaziano dal ROI e dalle ore fatturate alla consegna puntuale e al monitoraggio delle spese rispetto alla linea di base.
I KPI SMART soddisfano i criteri indicati di seguito.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/S.png Obiettivi SMART /$$$img/
via ClickUp
Non è necessario aspettare il termine del progetto per stabilire se l'esito è positivo o meno. Queste metriche di progetto sono uno strumento di controllo efficace che vi aiuta a misurare lo stato di avanzamento e a capire se siete ancora sulla strada giusta.
Gestire il controllo del progetto con una struttura di ripartizione del lavoro?
Per utilizzare la WBS in modo efficace, è necessario inserire l'obiettivo generale che si vuole raggiungere diciamo che si vuole creare un corso. Questo è l'obiettivo generale. Quindi, dividete questo progetto in parti e fasi gestibili come l'ideazione, la scrittura, la correzione di bozze, la pubblicazione, ecc.
Tutto ciò che è rappresentato nel vostro WBS deve presentare solo ciò che serve per completare l'obiettivo. **Non sono necessarie attività estranee o non correlate
Inserite quindi queste attività nel grafico della WBS a diversi livelli, dagli account di controllo ai pacchetti di lavoro, come mostrato di seguito.
Esempio di struttura di ripartizione del lavoro basata sui deliverable via workbreakdownstructure.com È possibile creare il proprio struttura di scomposizione del lavoro in ClickUp da zero o semplicemente utilizzare il file Modello di struttura di ripartizione del lavoro di ClickUp per creare qualcosa di simile.
Create, visualizzate e gestite facilmente la vostra Struttura di ripartizione del lavoro nella visualizzazione Whiteboard di ClickUp (via writer: Tam Pham)
Con questa struttura, potete monitorare facilmente le vostre attività e vedere quanto siete allineati con i tempi di consegna e l'utilizzo ottimale del budget. Scaricate il modello di Struttura di ripartizione del lavoro di ClickUp
Gestire il controllo dei progetti con ClickUp!
I controlli di progetto sono necessari per gestire i progetti e garantire una consegna puntuale. Inoltre, comporta vantaggi quali l'allocazione ottimale delle risorse, la prevenzione di sforamenti di budget, la qualità dei prodotti e la pianificazione ottimale.
Tuttavia, è necessario prendere in considerazione fattori come le scadenze, i costi, l'ambito e i rischi del progetto, per evitare che i controlli di progetto vadano a rotoli.
Le buone pratiche di controllo del progetto prevedono la gestione delle risorse, il monitoraggio e l'analisi dei programmi del progetto e l'analisi coerente dei rischi. Inoltre, monitorate le vostre prestazioni con i KPI e prestate attenzione al processo di controllo delle modifiche per evitare lo scope creep. Infine, integrate la struttura di ripartizione del lavoro nel vostro flusso di lavoro.
Seguite questa guida definitiva al controllo dei progetti e utilizzate strumenti come ClickUp e Tara A Per aiutarvi a realizzare progetti sempre puntuali e nel rispetto del budget. Provate gratis ClickUp oggi stesso! Scrittore ospite:_
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/%img/ Tam Pham è il Business Operations Manager di Tara IA. Tara è una piattaforma per la distribuzione di prodotti progettata per aiutare i team di ingegneri a ottenere intuizioni sullo sviluppo, migliorare le prestazioni e consegnare con prevedibilità.