Quando sentite parlare di "interfunzionalità", cosa vi viene in mente?
È probabile che abbiate pensato a collaborazione o team prima di pensare alla parola disfunzionale. Ma questa è spesso la realtà di molti team interfunzionali.
Perché?
Le ragioni per cui i team interfunzionali hanno difficoltà a funzionare bene sono molteplici. La domanda più interessante, tuttavia, è: Da fare per creare team interfunzionali veramente produttivi, che producano grandi lavori e ottengano risultati? 📈
Questa guida vi spiega come fare. Innanzitutto, è sempre una buona idea iniziare con una definizione solida.
Cosa sono i Teams interfunzionali?
I team interfunzionali sono composti da membri di diversi reparti e aree di competenza che coordinano i lavori richiesti per raggiungere un obiettivo comune.
Esito positivo collaborazione interfunzionale si verifica quando i team mettono insieme prospettive e specialità diverse per creare un approccio globale che consenta di risolvere meglio i problemi, prendere decisioni più intelligenti e eseguire progetti .
Vantaggi dei team interfunzionali
Con i team interfunzionali si ha accesso a risorse aggiuntive che altrimenti non si avrebbero. Più risorse ci sono, migliori sono i risultati. Ma questa è solo la punta dell'iceberg di quanto possano essere preziosi i team interfunzionali. 🧊
Il Harvard Business Review ha sottolineato l'importanza dei team interfunzionali, evidenziando: "I sistemi di capacità più importanti non rientrano ordinatamente in raggruppamenti progettati molti decenni fa. In effetti, gran parte della distinzione in un sistema di capacità potente deriva dalle scintille create quando persone con background, competenze, tecnologie e prospettive diverse costruiscono insieme pratiche e processi"
Considerate i seguenti benefici:
Un aumento della produttività
Funzione trasversale i team possono lavorare più velocemente perché le competenze specialistiche di diversi dipartimenti o aree di specializzazione vengono riunite per lavorare su un unico problema, utilizzando in ultima analisi le loro funzioni. I Teams agiscono come un fattore di stimolo per far emergere le idee in tutti i team interessati.
Velocità di comunicazione
La funzionalità di annotazione di ClickUp consente ai team di assegnare commenti ai file per una collaborazione più rapida
I team interfunzionali tendono a fare più strada di qualsiasi team monofunzionale, grazie alla ricchezza di risorse a cui i team accedono quando ogni membro del team ha competenze in aree tematiche diverse. Inoltre, tenete presente che un team interfunzionale non deve essere enorme. Può essere piccolo ma potente. 🛼
Autonomia per evitare colli di bottiglia
Avete mai visto il meme con il cane che tiene il proprio guinzaglio? In poche parole si tratta di team interfunzionali.
Per come sono strutturati, i team interfunzionali tendono a coltivare molta autonomia, il che significa che non vengono rallentati o bloccati da lunghi processi di approvazione. Ciò significa che gli obiettivi possono essere raggiunti più rapidamente. 💪
Comunicare meglio le idee
Semplificate la comunicazione e spedite i progetti più velocemente con le lavagne online di ClickUp. Brainstorming, piano, strategia e comunicazione con il team in tempo reale
I team interfunzionali aprono il dialogo e aiutano con la collaborazione del team molto più velocemente. Ciò consente una migliore comprensione delle attività, riduce gli errori di comunicazione e, in definitiva, accelera lo stato del team.
Creare lavori di qualità superiore
I team interfunzionali offrono ai singoli l'opportunità di lavorare su attività che richiedono una varietà di competenze e conoscenze. Questo spesso permette loro di affrontare progetti più interessanti e impegnativi di quanto farebbero normalmente.
Leggi: si tende a trovare soluzioni più creative quando si lascia che un team interfunzionale si mescoli e faccia le sue funzioni. 💡
Perché? Perché un team interfunzionale permette di creare una sorta di sandbox innovativa. I team possono sperimentare e giocare con le idee anche se le attività e le responsabilità del progetto ricadono su membri specifici con competenze specifiche.
Account
Un team interfunzionale ha un maggiore senso di titolarità, poiché ogni reparto svolge un ruolo importante per l'esito positivo del progetto. Questo porta a una maggiore responsabilità, che si traduce in un vantaggio netto per la crescita, l'impostazione degli obiettivi e l'organizzazione più ampia. 💸
Economico
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
I team interfunzionali riducono i costi grazie alla riduzione del tempo e delle risorse necessarie per completare progetti e attività. Informazioni su il 70% dei leader che raggiungono costantemente i propri traguardi di ottimizzazione dei costi lavora con team interfunzionali, contro il 40% che non lo fa.
Quali sono i tipi di team interfunzionali?
Se potete costruirlo, è probabile che ci sia un team interfunzionale che vi aiuterà a farlo terminare. Ecco un elenco dei team interfunzionali più comuni che vale la pena conoscere. 🛠️
- Teams focalizzati: Questi team vengono riuniti temporaneamente per concentrarsi su un'attività o un progetto specifico e di solito si sciolgono una volta completata l'attività o il progetto
- Teams funzionali: Questo tipo di team è composto da esperti di discipline specifiche che lavorano insieme per risolvere i problemi o le difficoltà di un'aziendasviluppare progetti nell'ambito della loro area di competenza
- Teams esecutivi: prendere decisioni chiave sulla direzione, gli obiettivi e la strategia generale di un'azienda trae vantaggio dal formattare team esecutivi
- Attività: Le attività interfunzionali sono solitamente formate per risolvere problemi o per trovare soluzioni a problemi specifici
- Squadre di consulenza: quando è necessario offrire una consulenza e una visione completa su determinate aree relative all'organizzazione, si forma un team di consulenza a collaborazione interfunzionale
- Teams congiunti: Questo avviene quando membri di organizzazioni ed enti diversi si uniscono per raggiungere un obiettivo comune
- Teams a matrice: Questi team sono composti da membri provenienti da diverse organizzazioni ed entidipartimenti che collaborano su un progetto o un'attività e riferiscono ai responsabili dei rispettivi reparti
Come costruire un team interfunzionale di esito positivo
1. Creare una visione chiara
È importante stabilire una visione e uno scopo chiari per il progetto, in modo che tutti capiscano a cosa stanno lavorando. Indipendentemente da quale sia la vostra visione, è necessario organizzarla, gestirla e conservarla da qualche parte.
ClickUp vi aiuta in questo senso a costruire il vostro centro di controllo della missione . In questo modo i project manager stabiliscono la loro visione in tutta la sua grandezza. Dopotutto, le idee sono tali solo se non vengono messe a lavoro e scomposte in sprint fattibili .
Riunite tutto il vostro lavoro in una panoramica di alto livello con i Dashboard
ClickUp lavora in modo ottimale sia per le esigenze più elementari che per le richieste dei team più performanti. Con Bacheca e calendario visualizzati i team vengono informati sulle scadenze e sulle date, oltre che su una panoramica dell'esecuzione del progetto. Documenti ClickUp vengono condivisi, le modifiche vengono salvate in tempo reale e lo stato di avanzamento è altamente visivo.
Necessità di un'attività o di una dipendenze del progetto ? ClickUp fornisce una personalizzazione totale anche di questo aspetto.
2. Stabilire ruoli e obiettivi chiave
Prima di iniziare il progetto, è importante assegnare ruoli e obiettivi a ciascun membro del team. In questo modo è più facile per il team coordinarsi e rimanere sulla stessa pagina. Gli obiettivi traggono vantaggio dall'assegnazione di ruoli e attività cardine chiaramente cancellati.
Visualizzare le attività cardine del progetto con la vista Gantt in ClickUp
Con ClickUp, l'impostazione e il monitoraggio di attività cardine del progetto diventa una seconda natura. ClickUp consente a un team agile interfunzionale di trasformare un'attività in una milestone. È possibile filtrare anche in base ad esse, nel caso in cui si voglia vedere una roadmap di tutte le attività cardine completate dal team.
3. Fornire supporto
Mentre i team comunicano, discutono durante le sessioni di brainstorming e mettono a punto le strategie, assicuratevi di fornire un ampio supporto. In funzione degli strumenti che utilizzate e del modo in cui li utilizzate.
Costruite il vostro processo di assistenza con lo strumento delle mappe mentali di ClickUp per visualizzare l'intero flusso di lavoro
Assicuratevi che i vostri processi di assistenza siano ben documentati. Fortunatamente, è possibile utilizzare Mappa Mentale per collegare facilmente i punti e visualizzare un flusso di lavoro completo per il vostro processo di assistenza.
Inoltre, Lo strumento di chat integrato in ClickUp consente di non dover cambiare contesto quando si lavora con il proprio team. È sufficiente avviare una chat all'interno della piattaforma per comunicare con tutti i membri del team.
Sono piccole cose come questa che fanno una grande differenza quando si è in trincea a gestire le attività, e attività cardine o in esecuzione riunioni agili .
4. Incoraggiare la collaborazione e la creatività
Incoraggiare i membri del team a collaborare condividere nuove idee e pensare fuori dagli schemi per la risoluzione dei problemi. È qui che software per lavagna online come ClickUp Lavagne online lustro.
Il rilevamento della collaborazione consente ai team di lavorare e modificare contemporaneamente nelle lavagne online di ClickUp
Essendo una sandbox creativa costruita per il brainstorming, difficilmente vorrete utilizzare altri strumenti nelle fasi iniziali di realizzazione di un progetto. I team collaborano in tempo reale , salvare concetti, disegnare diagrammi esplicativi e utilizzare le funzionalità di rilevamento della collaborazione per evitare lavori duplicati o ripetitivi!
5. Riconoscere e premiare i risultati ottenuti
Riconoscete e premiate i membri individualmente e il gruppo di lavoro team collettivamente per i loro risultati . Questo aiuterà a promuovere un senso di responsabilità e titolarità sul progetto.
Il problema è che ci sono molte organizzazioni che non documentano e non forniscono una spiegazione chiara di come i provider saranno ricompensati o riconosciuti per il loro lavoro. L'utilizzo di ClickUp Docs consente di centralizzare i documenti operativi e organizzativi in un unico luogo, in modo che i team possano cercare facilmente le informazioni critiche.
Centralizzate le informazioni e le risorse sulla cultura aziendale in un unico spazio grazie a questo modello di ClickUp Docs
Inoltre, non è necessario partire da zero. Utilizzate il Modello di cultura aziendale di ClickUp per documentare tutto ciò che volete dal vostro team e come lo ricompenserete. Una volta che i team sanno che saranno riconosciuti, vorranno sempre dare un piccolo extra al lavoro.
Esempi di sfide per team interfunzionali con modelli
Quando si lavora in modo interfunzionale, è inevitabile che si creino delle lacune di conoscenza. Quando i team non hanno chiarezza di ruoli e/o formazione, la collaborazione è inefficiente e la produttività diminuisce.
Ma questa non è l'unica sfida che un team interfunzionale deve affrontare quotidianamente. Molte di esse riguardano l'organizzazione e gli stili di comunicazione. Eccone alcune.
Ruoli e responsabilità poco chiari
Con una varietà di ruoli e responsabilità, è difficile per i team determinare chi è responsabile di cosa. A meno che non ci sia un flusso di lavoro predeterminato dalla leadership che stabilisce come un team interfunzionale dovrà funzionare - insieme alla centralizzazione intenzionale di tale responsabilità - i team sono destinati a rimanere bloccati con ruoli e responsabilità poco chiari.
Visualizzate facilmente la struttura e il layout dei vostri team con questo semplice modello di organigramma per lavagna online
Utilizzate invece un modello precostituito per iniziare a lavorare in anticipo sul vostro grafico organizzativo in modo che tutti sappiano esattamente chi è responsabile di cosa.
Silos di dati
I silos di dati si verificano quando i diversi reparti lavorano in modo indipendente e non condividono i dati, ancor più se utilizzano piattaforme SaaS completamente diverse per gestirli.
È probabile che lo stack tecnologico utilizzato dal team commerciale sia diverso da quello utilizzato per la gestione dei dati che i team di branding e design utilizzano . E allora? La centralizzazione del carico di lavoro dall'inizio alla fine è la chiave. 🔑
Un team interfunzionale ha bisogno di un'unica fonte di verità da cui lavorare. In questo modo le attività vengono organizzate e assegnate, gli aggiornamenti sono gli stessi e accessibili a tutti i membri del team di marketing o altrove e tutti lavorano secondo le stesse linee guida.
Connettete i team di tutta l'organizzazione con questo modello dettagliato Gestione del team Modello di piano
Se avete bisogno di riunire i team in un unico spazio, perché non lavorare su un modello personalizzato per garantire che tutti e tutti i team siano tenuti in considerazione? Semplificate il lavoro di un team interfunzionale con visibilità dei progetti e degli stati, in modo che i team commerciali e di marketing possano collaborare meglio.
Scarsa allocazione delle risorse
Una varietà di risorse, materiali, tecnologie e dollari richiede un'allocazione adeguata in un progetto dall'inizio alla fine. Senza gli strumenti e i sistemi adeguati, una cattiva allocazione delle risorse non fa altro che creare un collo di bottiglia nel cammino dei team interfunzionali verso il traguardo.
Affinché un team interfunzionale possa lavorare con successo, è necessario che siano cancellati gli oggetti, i ruoli e le sequenze. Senza questi elementi, i membri del team potrebbero non sapere cosa ci si aspetta da loro e quando.
Utilizzate il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia dei materiali, della manodopera e così via dell'organizzazione per ogni progetto
Non sovrautilizzate o sottoutilizzate i membri del vostro team tirando a indovinare chi può lavorare su cosa. Individuate le risorse disponibili e utilizzate questo modello per monitorare, gestire e regolare la disponibilità delle risorse in un'unica posizione centrale.
Combattere i flussi di lavoro del team
Certo, ci sono risorse da gestire e attività da assegnare, ma i problemi di flusso di lavoro tendono ad emergere quando i team interfunzionali lavorano insieme. L'approccio al lavoro di un team potrebbe non essere adatto a un altro, e questi compromessi devono essere fatti da entrambe le parti.
Le differenze nella terminologia e nei flussi di lavoro rendono molto più difficile per un team interfunzionale collaborare in modo produttivo. Se si dovesse riassumere la sfida numero uno per un team interfunzionale, si ridurrebbe a un disallineamento.
È praticamente il fulcro di molti problemi esistenti. Ciò significa che per creare un team interfunzionale di successo è necessario affrontare il problema dell'allineamento del flusso di lavoro.
Utilizzate questo modello per stabilire i processi nella vostra organizzazione, evidenziando come le attività si allineano e potenzialmente fluiscono in altri team
Per allineare tutti i team è necessario creare un elenco di processi e procedure. Per fortuna, questo modello gratuito di processi e procedure semplifica la delega e la determinazione dei flussi di lavoro dei team o, per lo meno, documenta il funzionamento di ciascuno di essi, in modo che non ci sia più confusione tra i vari reparti.
Da fare in modo trasversale alle funzioni con la potenza di ClickUp
La piattaforma intuitiva e personalizzabile di ClickUp consente ai Teams di impostare aree di lavoro e attività con un semplice pulsante e di assegnare le attività ai membri del team con facilità.
Fornisce inoltre solide funzionalità di reportistica, consentendo ai membri del team di ottenere rapidamente informazioni sullo stato delle attività e dei progetti. Con ClickUp, i team condividono file e commenti in tempo reale, ottenendo un accesso immediato agli ultimi aggiornamenti e consentendo ai team di lavorare da qualsiasi luogo.