Nel dinamico mondo degli affari di oggi, la collaborazione di squadra svolge un ruolo fondamentale nel garantire un esito positivo. Alimenta l'innovazione, favorisce la diversità nella risoluzione dei problemi e incoraggia la condivisione di conoscenze e competenze.
Noi di ClickUp crediamo che il lavoro di squadra non sia solo una questione di collaborazione, ma anche di sfruttamento dei diversi punti di forza di ciascun membro del team per raggiungere obiettivi comuni. In questo blog approfondiremo le sfumature della collaborazione di squadra, esplorandone l'impatto sulla produttività e offrendo spunti per ottimizzare i vostri sforzi collaborativi.
Che siate una start-up o un'organizzazione consolidata, comprendere l'importanza dei team collaborativi può darvi un vantaggio competitivo rispetto ai vostri concorrenti.
Iniziamo!
Che cos'è la collaborazione di squadra?
Una collaborazione di successo si ottiene quando due o più persone lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune. Questo processo richiede un alto livello di comunicazione, fiducia e rispetto tra i membri del team. E quando è terminato nel modo giusto, porta a risultati davvero sorprendenti.
Vantaggi di una collaborazione efficace all'interno del team
Un sondaggio della Queens University ha rilevato che il 75% dei dipendenti ritiene che la collaborazione sia essenziale sul posto di lavoro. Tuttavia, solo il 39% circa dei dipendenti ritiene che la propria azienda non sia sufficientemente collaborativa.
Quando le persone lavorano insieme, c'è una condivisione di idee e le soluzioni vengono trovate più rapidamente. Ciò consente ai team di risolvere i problemi in modo creativo e produrre un lavoro di qualità superiore.
Una collaborazione di esito positivo aiuta anche i membri del tuo team a sentirsi più coinvolti e motivati nel loro lavoro. Se hai mai fatto parte di un team, sai che è più facile motivarsi e concentrarsi su un obiettivo comune.
I vantaggi più significativi che otterrai da una collaborazione efficace all'interno del team includono:
Aumento della produttività
È ovvio, vero? Tuttavia, vale la pena ripeterlo. Quando i membri del team sono in grado di collaborare con meno ostacoli, riescono a svolgere più lavoro in meno tempo. Questo alla fine porta a livelli elevati di produttività per l'intero team.
Comunicazione migliorata
La collaborazione di squadra garantisce che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Qualsiasi disallineamento nel progetto viene gestito rapidamente e si riducono i malintesi che rallentano i risultati.
Maggiore flessibilità
Gli strumenti e i software collaborativi consentono ai membri del team di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, garantendo loro un programma più flessibile per collaborare in modo asincrono o in tempo reale.
Dai un'occhiata a questi strumenti asincroni!
Miglioramento del processo decisionale
A chi non piace prendere decisioni migliori?
Quando i membri del team collaborano in modo più efficace, allineano diversi punti di vista, competenze e dati per prendere decisioni migliori che portano a risultati migliori.
L'elenco dei vantaggi derivanti da una vera collaborazione di squadra è lungo. Tuttavia, un aspetto importante per garantire la collaborazione di squadra è dotare ogni membro del team degli strumenti giusti per avere successo.
Tipi di collaborazione di team
- Collaborazione asincrona : questo tipo di collaborazione di team prevede che i membri lavorino su attività diverse e comunichino in momenti diversi, tramite email, sistemi di chat o altre piattaforme di messaggistica. La collaborazione asincrona può aiutare a ottenere risultati in modo più efficiente, consentendo al contempo una maggiore flessibilità per adattarsi a diversi orari di lavoro.
- Collaborazione sincrona: la collaborazione sincrona si ha quando i membri del team lavorano insieme in tempo reale e comunicano virtualmente dal vivo. Richiede che tutti siano online contemporaneamente per discutere argomenti, condividere idee o completare un progetto. Questo tipo di collaborazione consente un processo decisionale più efficiente e può anche aiutare a costruire relazioni tra i membri del team.
- Collaborazione interfunzionale: la collaborazione interfunzionale prevede che i membri del team provenienti da diverse aree dell'organizzazione lavorino insieme per raggiungere un obiettivo. Questo tipo di collaborazione consente di utilizzare prospettive e competenze diverse, che possono portare a soluzioni più innovative e creative.
- Collaborazione parallela: la collaborazione parallela si ha quando due o più team lavorano su attività correlate ma che richiedono competenze distinte o hanno obiettivi diversi. Questo tipo di collaborazione può aiutare a dividere il carico di lavoro e rendere un'attività più gestibile per i team.
- Collaborazione ibrida: la collaborazione ibrida combina elementi della collaborazione asincrona e sincrona, consentendo ai team di lavorare insieme in tempo reale, ma lasciando ai membri la libertà di gestire i propri programmi. Si tratta di un approccio efficace quando i team devono collaborare su determinate attività, ma hanno anche bisogno di flessibilità in termini di tempo.
- Collaborazione offline: la collaborazione offline si ha quando i team lavorano insieme senza l'uso della tecnologia, affidandosi invece a riunioni fisiche e workshop per sviluppare idee e trovare soluzioni. Questo tipo di collaborazione può aiutare a creare un'esperienza collettiva di squadra, favorendo al contempo relazioni solide tra i membri.
10 strategie per la collaborazione in team
1. Utilizza un software per la collaborazione in team
Per fare davvero un salto di qualità, avrai bisogno di uno strumento di collaborazione di prim'ordine. Fortunatamente, ClickUp è lo strumento che fa al caso tuo. Dai un'occhiata a queste risorse e funzionalità/funzioni per gestire il lavoro di squadra.
Per iniziare, dai un'occhiata a questo pratico tutorial introduttivo che ti spiegherà tutto ciò che devi sapere su ClickUp.
Ecco una breve panoramica delle principali funzionalità di collaborazione di ClickUp:
- Gerarchia : il modo in cui crei i tuoi spazi, le cartelle e gli elenchi è il primo passaggio per migliorare la collaborazione del team.
- Progetti ed elenchi: altre piattaforme non offrono l'organizzazione necessaria per lavorare al meglio. Certo, all'inizio tutto sembra funzionare bene, ma con l'aumentare delle attività da svolgere, la situazione sfugge al controllo. Progetti ed elenchi ti offrono maggiore flessibilità e controllo su come svolgere il tuo lavoro.
- Liste di controllo e modelli: non tralasciare mai nessun passaggio di un'attività e portale a termine uno dopo l'altro. Questo metodo funziona bene per le attività che prevedono più passaggi e che devono essere svolti da diverse persone del tuo team. Puoi anche salvare le liste di controllo come modelli da riutilizzare più volte.
- Assegnatari multipli: Collaborare significa lavorare insieme! E a volte ci vuole più di una persona per portare a termine un compito. Con ClickUp, puoi sempre assegnare un'attività a più di una persona e persino assegnare commenti.
- Blocco note ClickUp: annota promemoria e elementi da intraprendere che desideri condividere con gli altri in un secondo momento.
2. Crea team interfunzionali
Tradizionalmente, la maggior parte dei team adotta un approccio di tipo "catena di montaggio", in cui ogni lavoratore contribuisce alle attività assegnate nella linea di produzione.
Ma c'è un altro modo: combina membri del team con competenze, talenti e interessi diversi, in modo che possano lavorare insieme per creare un prodotto più rapidamente.
Il bello dei team interfunzionali è che possono affrontare un problema specifico con maggiore efficienza e meno passaggi intermedi. Aggiungete l'automazione e funzionalità come il monitoraggio degli obiettivi in ClickUp e sarete pronti per partire.
3. Concentrati sull'efficienza del team
Cosa rende efficiente un team? Che tu pensi che sia tutta una questione di cultura o di impostazione degli obiettivi, ecco alcuni modi rapidi per migliorare l'efficacia del tuo team:
- Invia una nota di incoraggiamento se qualcosa non sta andando secondo il piano.
- Sottolinea ciò che funziona bene invece di limitarti a sottolineare i fallimenti del team.
- Organizza una sessione di brainstorming per risolvere quel problema fastidioso.
- Utilizza il tuo strumento di project management
- Chiedi feedback ai tuoi team leader
- Fissate obiettivi personali e lavorativi chiari
4. Organizza riunioni mirate
Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni che non sembravano valerne la pena e che non sembravano avere fine. In realtà, potreste anche non sapere quale fosse lo scopo della riunione.
Questo accade più spesso di quanto vorremmo, minando il morale e l'energia del team. In breve: non spegnete l'energia del vostro team con chiacchiere inutili. Ottimizzate le vostre riunioni.
Risorse correlate:
5. Dai priorità all'ispirazione del team
Anche se un giorno il tuo team potrebbe essere entusiasta di portare a termine le attività dell'elenco e ricevere il feedback dei propri manager, il giorno dopo potrebbe presentarsi al lavoro senza alcuna motivazione.
Cosa puoi fare? Valuta l'utilizzo della gamification come strumento per mantenere alta la motivazione dei membri del team. Ad esempio, assegna punti karma ai membri del team che possono accumulare e riscattare per ottenere premi interessanti.
Se vuoi andare oltre, trova modi creativi per incoraggiare il riposo e ridurre il burnout. Il tuo team ti ringrazierà e sarà più preparato a collaborare nel lungo periodo.
6. Stabilisci delle regole per migliorare le prestazioni del team
Di quali standard ha bisogno il tuo team per creare una cultura collaborativa migliore?
Quali regole di ingaggio dovrebbe adottare la tua leadership con i tuoi dipendenti? Le norme di team sono solo la prima serie di standard di comportamento sul posto di lavoro.
Elimina le incertezze su ciò che serve per portare avanti i progetti tra tutti i membri del team quando le cose non vanno come previsto.
7. Utilizza il giusto mix di strumenti di collaborazione di squadra
Non perdetevi i tantissimi fantastici strumenti software progettati appositamente per rendere il lavoro più veloce e facile.
Per iniziare, questo elenco di strumenti di collaborazione ti sarà di grande aiuto. È ricco di tutto ciò di cui un team collaborativo potrebbe aver bisogno. Anche se il tuo team è già all'avanguardia, troverai sicuramente qualcosa che ti sarà utile.
Vuoi ancora di più? Dai un'occhiata a questi strumenti digitali e analogici per organizzarti al meglio.
Bonus: i migliori film sul lavoro di squadra
8. Aggiungi modelli riutilizzabili al tuo flusso di lavoro
Se chiedi al tuo team di svolgere attività simili ogni giorno, ogni settimana o ogni mese, è il momento di archiviare i dettagli, le informazioni e le liste di controllo in un modello riutilizzabile. Fortunatamente, esiste un modello ClickUp per ogni tipo di utilizzo!
Porta i tuoi modelli a un livello superiore e collega le tue attività con date di scadenza ricorrenti: riceverai anche un promemoria. Senza dubbio, i modelli consentono di risparmiare tempo e evitano al tuo team l'inevitabile carico di lavoro che deriva dalla collaborazione.
9. Migliora la comunicazione all'interno del tuo team
Non è mai una cattiva idea essere preparati con modi per comunicare in modo più efficace con il tuo team.
Senza implementare strategie di comunicazione più efficaci, dovrai inevitabilmente affrontare problemi che si ripercuoteranno su altre aree di lavoro:
- Mancato rispetto delle scadenze
- Trascurare le attività
- Chiedere più tempo
- Chiedere un permesso
Valuta la possibilità di organizzare riunioni regolari con il tuo team, sia collettive che individuali. È un modo per rimanere informato su ciò che accade sia dal punto di vista individuale che di gruppo.
10. Abbattete i vostri silos più grandi
I silos sono il principale ostacolo per un team collaborativo.
A meno che non vogliate incoraggiare decisioni sbagliate, ridurre la visibilità dei progetti e rendere il lavoro più difficile del necessario, abbattere i silos nella collaborazione tra i team è fondamentale per garantire una produttività sostenibile.
Ecco cosa puoi fare:
- Stabilisci obiettivi condivisi e rendili ben visibili a tutti i membri del tuo team.
- Modelli di processi e sistemi utilizzati costantemente
- Promuovi la responsabilità all'interno del team attraverso la condivisione dei progressi e dei dati.
- Unifica tutti i dati e la cronologia dei tuoi progetti in un'unica piattaforma accessibile.
- Promuovi la visibilità con strumenti orientati al gruppo
Strumenti per la collaborazione in team
Il primo passaggio per creare un ambiente di lavoro collaborativo? Assicurati di disporre degli strumenti di collaborazione adeguati.
Ecco alcuni strumenti indispensabili:
Strumento di project management collaborativo: uno strumento di project management come ClickUp aiuta il tuo team a tenere traccia delle attività, delle scadenze e dello stato dei progetti, centralizzando tutto ciò di cui ha bisogno per portare avanti un progetto.
Strumento di chat di gruppo: gli strumenti di chat come Slack sono essenziali per mantenere i singoli membri del team in contatto e facilitare la comunicazione. Tuttavia, un team leader può anche utilizzare le funzionalità di chat integrate che molti strumenti come ClickUp mettono a disposizione.
Strumento di condivisione file: uno strumento di condivisione file come Google Drive consente a tutto il tuo team di condividere documenti, immagini e altri file importanti in modo rapido e semplice. Ecco perché ClickUp Docs è una funzionalità straordinaria per centralizzare i documenti, assegnare attività a tali documenti e condividerli facilmente con i membri del tuo team.
Strumento di videoconferenza: uno strumento di videoconferenza come Zoom consente al tuo team di rimanere in contatto anche quando lavora da remoto e in fusi orari diversi.
Lavagna online: la lavagna ClickUp fornisce ai team tutti gli strumenti di collaborazione visiva necessari per il brainstorming, il perfezionamento dei progetti e lo sviluppo delle idee migliori.
Collaborazione in loco vs collaborazione remota per i team
Collaborazione in loco tra i membri del team
La collaborazione in loco è diversa dalla collaborazione a distanza, anche se l'obiettivo finale è lo stesso. Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a migliorare le tue sessioni di collaborazione in loco.
Elimina gli ostacoli
Se l'obiettivo è una collaborazione di squadra straordinaria, non potrai andare molto lontano senza prima dedicare del tempo all'eliminazione di eventuali ostacoli che potrebbero intralciarti. Ciò significa che devi fornire al tuo team il miglior software di collaborazione di squadra, in modo che i membri possano connettersi, effettuare delle modifiche, porre domande e registrare idee.
Ad esempio, le funzionalità/funzioni che eliminano gli ostacoli in uno strumento collaborativo come ClickUp includono:
- Strumenti integrati per la creazione di documenti per mappare processi e sequenze
- Promemoria automatici per garantire che i team comunichino secondo i tempi previsti
- Funzionalità di monitoraggio del tempo per ottenere una panoramica di alto livello su come viene impiegato il tempo del tuo team.
- Strumenti personalizzati per la creazione di moduli per la raccolta e l'organizzazione delle idee
Crea una cultura collaborativa
Per promuovere un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nel lavorare insieme e condividere idee è necessario dare il tono giusto. Un modo per farlo è organizzare riunioni di gruppo regolari in cui tutti siano incoraggiati a partecipare dai dirigenti.
Puoi anche creare un canale di chat di team dove le persone possono porre domande e condividere idee liberamente nel tempo libero.
Bonus: attività di team building!
Rafforzate la comunicazione aperta
Questo significa creare un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nell'esprimere opinioni iniziali, idee, obiezioni e dubbi su qualsiasi argomento che necessiti di discussione.
Chat, documenti, assegnazione dei ruoli, attività, cronologia delle modifiche e moduli contribuiscono a garantire un processo di comunicazione continuo.
Collaborazione tra team remoti
La collaborazione in loco era il modo tradizionale per portare avanti i progetti e prendere decisioni migliori. Ma oggi il lavoro da remoto è la nuova normalità per molti team.
Ecco perché è importante trovare modi affidabili per consentire ai team remoti di comunicare in modo altrettanto efficace come se fossero in ufficio a scambiarsi idee faccia a faccia.
Ecco come incoraggiare i membri del team a collaborare in modo produttivo.
Metti tutti i membri del team al passo con i tempi
Quando tutti sono consapevoli degli obiettivi del team, è più probabile che rimangano allineati e raggiungano le attività cardine nei tempi previsti. Assicuratevi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda organizzando riunioni di team regolari (ovviamente virtuali) e mantenendo una comunicazione aperta.
Promuovi la trasparenza
Incoraggia la trasparenza creando un "water cooler" virtuale dove i membri del team possono chiacchierare in modo informale. Oppure organizza incontri regolari in cui tutti possono condividere ciò su cui stanno lavorando tramite una chat Zoom dal vivo.
In questo caso, la cadenza è importante. Anche se non è necessario sommergere il tuo team con una miriade di riunioni su Zoom, puoi programmare una riunione ricorrente ogni poche settimane in cui i team possano effettuare la condivisione di feedback costruttivi.
Centralizza, centralizza, centralizza
Le risorse dei team isolate sono il peggio. Le informazioni vanno perse nel caos e la visibilità è introvabile. Ma esistono numerosi ottimi strumenti, come ClickUp, che aiutano i team remoti a mantenere la connessione e a centralizzare sia gli strumenti che le risorse di cui hanno bisogno per eseguire i progetti.
Incoraggia l'interazione sociale
Solo perché il tuo team lavora da remoto non significa che i suoi membri non possano socializzare tra loro. Anzi, l'interazione sociale può essere un ottimo modo per incoraggiare la collaborazione.
Organizza happy hour o pause caffè virtuali, oppure crea un club del libro virtuale in cui i membri del team possano discutere delle loro letture.
Festeggiate insieme gli esiti positivi
Quando il tuo team raggiunge un obiettivo, assicurati di festeggiare insieme. Questo aiuterà i membri del team a sentirsi parte di un gruppo coeso e li incoraggerà a lavorare insieme per raggiungere il successo futuro.
Ulteriori informazioni su altri modi per costruire un lavoro di squadra efficace!
ClickUp: il miglior strumento per i team collaborativi
Chiunque abbia detto che una collaborazione di squadra di successo è difficile probabilmente non ha letto questa guida. Scherzo, più o meno. Ma il verdetto è chiaro: la collaborazione di squadra è possibile e può essere produttiva. Ancora di più quando si hanno gli strumenti giusti a disposizione.
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