Cambio di contesto: quanto costa al team il cambio di attività?

Nell'era del multitasking, tutte le trucchi per la produttività che aumentano l'efficienza sul lavoro sono fondamentali. Per molte ragioni!

Vi capita di cambiare piattaforma per completare attività diverse nel corso della giornata? Si tratta del cosiddetto "context switching".

Le aziende devono essere scalabili e la salute mentale dei lavoratori è al primo posto. Non c'è spazio per arrivare alla fine della giornata lavorativa sentendosi produttivi e mentalmente esausti, senza aver completato nessuna attività di priorità. Ed è proprio questa una delle conseguenze del cambio di contesto selvaggio.

Il cambio di contesto è un problema costoso per le organizzazioni. È intrinseco al luogo di lavoro moderno e uccide la produttività. Ma è possibile ridurre il suo impatto negativo sul benessere e sulla qualità dei risultati del lavoro.

Seguiteci per scoprire cosa comporta il cambio di attività, quanto costa e da cosa si può fare.

Che cos'è il cambio di contesto?

Il cambio di contesto è l'esito positivo del passaggio di attenzione tra più attività diverse e non correlate nel corso della giornata lavorativa.

Per istanza, mentre si prepara una diapositiva per una presentazione, si controllano anche le email. Poi si passa ad analizzare un report commerciale settimanale prima di interromperlo per rispondere ai messaggi istantanei. E potremmo continuare! Gli scienziati del MIT dicono il cambio di attività è un blocco della nostra vita quotidiana. La capacità umana di passare da un'attività all'altra è immensa e il nostro cervello è cablato per la flessibilità cognitiva.

Questo significa che siamo in grado di passare da un contesto all'altro a cui si applicano regole e piani d'azione diversi. E questo perché teniamo innatamente a mente le informazioni relative a un contesto mentre siamo in un altro.

Purtroppo, la flessibilità cognitiva ha un prezzo: il "costo del passaggio" Inoltre, il cambio di contesto è una parte inevitabile del lavoro aziendale.

Qual è il costo del cambio di contesto?

Il costo effettivo della commutazione di contesto può variare in dipendenza di fattori quali il sistema operativo specifico, l'architettura hardware e il numero di processi da commutare. Diversi studi ed esperimenti hanno fornito stime sui costi della commutazione di contesto, con intervalli che vanno da pochi secondi a decine di microsecondi.

• Secondo una revisione della letteratura diStephen Monsellun frequente passaggio da un'attività all'altra danneggia le prestazioni e aumenta gli errori subito dopo ogni passaggio.
• IlAmericanoan P ha riepilogato i risultati di diverse ricerche sul costo del cambio di contesto. Hanno spiegato che il cervello umano (la memoria di lavoro) non è stato progettato per il passaggio intensivo da un'attività all'altra. Ecco perché la produttività diminuisce quando il passaggio da un'attività all'altra aumenta, soprattutto in termini di complessità.
• David Meyer ha chiarito che i lavoratori che cambiano continuamente attività perdono la concentrazione solo per decine di minuti ogni volta. Il risultato è che sono meno efficienti del 20-40%.
• La ricerca mostra daQatalogo e dall'Ellis Idea Lab della Cornell University che i dipendenti:
  
  • Passano 36 minuti a cambiare strumenti e app ogni giorno
  • Impiegano, in media, nove minuti e mezzo per riorganizzarsi
  • Si sentono il 43% più stanchi
  • Sono meno produttivi del 45%

Certo, in apparenza non si compromette molto quando si passa da un'attività all'altra. Ma Da fare tutto il giorno è un altro livello. E per tornare più tempo di concentrazione e il lavoro profondo, i team sono sempre alla ricerca di modi per combattere il cambio di contesto, in modo che una singola attività non venga percepita come un ulteriore fardello.

È interessante notare che gli sviluppatori di software non si sentono improduttivi quando cambiano contesto. Uno studio condotto da André N. Meyer ha affermato che questi professionisti cambiano attività in media 13 volte all'ora. Tuttavia, gli sviluppatori si percepiscono meno produttivi solo in alcune circostanze specifiche. Per istanza, discutere per mezz'ora di un argomento non correlato con un compagno di squadra è una di queste circostanze.

D'altra parte, scrivere un messaggio istantaneo mentre si attende il completamento di una build non fa sentire gli sviluppatori meno produttivi. In questo specifico scenario, sono meno concentrati sull'attività in corso quando ne iniziano una nuova.

Infine, Sophie Leroy ha spiegato che i lavoratori devono smettere di pensare a un'attività per poterla svolgere bene dopo essere passati a un'altra. La ricercatrice ha anche concluso che questo scenario è improbabile se la prima attività è incompiuta e non c'è pressione temporale per finirla o per quella successiva.

Commutazione di contesto vs Multitasking

il context switching e il multitasking sono due approcci diversi alla gestione di più attività. Il cambio di contesto comporta un rapido passaggio da un'attività all'altra, interrompendo spesso il flusso di lavoro e richiedendo uno sforzo mentale per ricentrarsi. Può portare a una riduzione della produttività e a un aumento degli errori.

Il multitasking, invece, prevede la gestione di più attività contemporaneamente. Da fare con dando priorità alle attività e assegnare il tempo necessario per ciascuno di essi. Se da un lato il multitasking consente uno stato parallelo, dall'altro può portare a un'attenzione divisa e a una minore efficienza. La scelta tra il cambio di contesto e il multitasking dipende dalla natura delle attività e dalle preferenze individuali in termini di produttività e concentrazione.

Tipi di commutazione di contesto e come combatterli

Ora che sapete cos'è il context switching, vediamo come si presenta nella vita reale.

Interruzioni frequenti

C'è un'enorme differenza tra il cambio di contesto avviato da voi o da qualcun altro. In quest'ultimo caso, non avete il controllo del flusso di lavoro, né tanto meno avete stabilito una gestione del processo approccio. Una nuova attività può essere una sfida seria se qualcuno lavora su più progetti. Può seriamente compromettere un flusso di lavoro.

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Prendiamo l'esempio del supporto IT. Cosa succede se si definisce che ogni manager deve aprire un ticket di assistenza per il team IT per concedere l'accesso all'app ai nuovi assunti? Esatto! Meno manager interromperanno il team IT con questo tipo di richiesta.

Soluzione per il cambio di contesto: Creare regole e procedure

Definite quindi una regola con le tempistiche del team IT per i ticket di concessione dell'accesso alle app. In tale regola, stabilire, ad istanza, che i manager devono creare le richieste 30 giorni prima della data di ammissione del dipendente. Infine, create un elenco Da fare con i passaggi per concedere l'accesso a diverse app. E specificare le variazioni di questa procedura per ruoli diversi.

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Impegni non necessari

Ci siamo passati tutti: cercando di navigare in un Calendario pieno di videochiamate che non dovevano avvenire. La nostra memoria di lavoro non può sopportare più di tanto e un cambio di contesto non necessario può farci deragliare.

Pensateci bene: la riunione è facoltativa per il vostro ruolo? Se sì, saltatela. Altrimenti, Da fare, avete bisogno di un input faccia a faccia con qualcuno in quella riunione? E se è così, sareste in grado di portare avanti il vostro lavoro se non aveste ricevuto l'input in quel momento?

Se la risposta è "no", Da fare per vedere dal vivo le reazioni delle persone al vostro input? Da fare per superare i loro oggetti? O prevedete che ci saranno molte discussioni?

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Soluzione per il cambio di contesto: Definire gli orari degli appuntamenti

Il nostro consiglio è di definire gli orari degli appuntamenti. Ma bisogna essere selezionati prima di accettare la prossima richiesta di riunione. E se dovete assolutamente partecipare a più riunioni, tenete conto della loro priorità e programmatele nel giorno e nell'ora appropriati.

A breve, riprogrammate o rifiutate le riunioni che aumentano inutilmente il prezzo del cambio di contesto. Inoltre, riservate del tempo per le attività che dovete fare da soli o regolarmente e rifiutate le riunioni programmate per quelle ore. Questa programmazione autodisciplina vi aiuterà a organizzare il vostro lavoro visualizzando il calendario.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/ClickUp_calendario.png Visualizzazione del calendario di ClickUp /$$$img/

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Tecnologie diverse

Se controllate costantemente le email, i messaggi istantanei e le notifiche push sui dispositivi mobili, state cambiando troppo contesto. Una reportistica di Adobe ha rivelato che i dipendenti vengono interrotti quasi 14 volte al giorno da email, strumenti di collaborazione, strumenti di messaggistica istantanea e notifiche dei social media.

Soluzione per il cambio di contesto: Dedicare tempo a strumenti specifici

Forse non è possibile eliminare il flusso costante di email, messaggi e notifiche. Ma potete certamente controllare il modo in cui influenzano il vostro lavoro.

Scegliere la data di inizio di un'attività per non essere distratti da attività aperte e non organizzate

Prenotate degli orari per controllare e rispondere alle richieste in arrivo, evitando di Da fare al di fuori di questi orari. Dedicate slot diversi a strumenti, app o dispositivi mobili specifici, come lo smartphone. E configurate questi slot in modo da ridurre i costi del cambio di contesto senza compromettere la tempestività della comunicazione.

Attività non eseguite

Se vi ritrovate spesso a intervallare attività correlate con altre, dovete cominciare a il batching loro. Questo è un modo fantastico per evitare inutili cambi di contesto.

Soluzione per il cambio di contesto: Attività correlate al batch

Il batching delle attività consiste nel raggruppare attività correlate per ridurre al minimo il costo del cambio di contesto. In fin dei conti, il cambio di contesto consiste nell'alternare attività non correlate tra loro e nell'avere il strumenti per il project management per aiutarvi.

Mostrare le relazioni tra una singola attività e le attività cardine nella vista Gantt in ClickUp

Per istanza, l'analisi delle recensioni dei clienti e dei report del servizio clienti sono attività di sviluppo del prodotto. Se si sta facendo un brainstorming sulla roadmap del prodotto, ha senso raggruppare queste attività importanti.

In parole povere, il batching delle attività corrisponde a Da fare un'attività correlata dopo l'altra. E per quanto riguarda le soluzioni di supporto, App per il Pomodoro sono piuttosto efficaci nell'aiutare i dipendenti a definire e mantenere l'attenzione su un'attività o su molte attività simili.

Tieni facilmente traccia del tuo tempo e dei tuoi impegni con il modello di blocco degli orari di ClickUp Blocco del tempo è un'altra strategia efficace che funziona bloccando il tempo sulla vostra agenda per raggruppare attività simili in modo da avere un tempo di lavoro più produttivo. Scaricare questo modello ClickUp ha modelli di blocco del tempo per aiutarvi a evitare il costo del cambio di contesto, raggruppando le attività!_

Attività back-to-back

Da fare: avete la sensazione di non avere tempo per respirare tra le varie attività? Allora dovete tamponare le attività nel corso della giornata.

Soluzione per il cambio di contesto: Fare delle pause

Per quanto possa sembrare controintuitivo, fare brevi pause tra le varie attività (riunioni comprese) aumenta la concentrazione e la produttività. Un ottimo modo per non dimenticarlo è configurare il calendario in modo che la durata predefinita dell'evento escluda il tempo di pausa.

Altri 10 modi per evitare il cambio di contesto

1. **Riconoscere quando si passa da un'attività all'altra e stabilire le priorità di conseguenza.
2. Impostare le priorità: Determinare le attività più importanti e concentrarsi su di esse per prime.
3. Bloccate il tempo per le vostre attività: assegnate blocchi di tempo dedicati a compiti specifici per mantenere la concentrazione.
4. Creare un ambiente privo di distrazioni: Riducete al minimo il rumore, il disordine e le interruzioni nella vostra area di lavoro.
5. Gestire in modo proattivo l'email: Controllare l'email solo in momenti specifici per evitare continue interruzioni.
6. **Utilizzare tecniche di gestione del tempo: provare metodi come la Tecnica del Pomodoro per rimanere concentrati su un'attività alla volta.
7. Minimizzare le interruzioni da parte dei colleghi: Stabilire dei limiti e comunicare il proprio bisogno di tempo di lavoro ininterrotto.
8. **Consolidare le riunioni ricorrenti: programmare le riunioni insieme per ridurre al minimo le interruzioni del lavoro profondo.
9. Stabilire un orario per i messaggi non urgenti: Stabilire orari specifici per rispondere alle notifiche e ai messaggi.
10. **Identificare ed eliminare le distrazioni, registrare i video dei processi e implementare sistemi per ridurre al minimo il passaggio da un contesto all'altro.

Esempio di commutazione di contesto

Vi raccontiamo la storia di Pharmacy Mentor e di come li abbiamo aiutati a ridurre il cambio di contesto con ClickUp. Farmacia Mentor i dipendenti erano sovraccarichi di email e seguivano pratiche di project management incoerenti. Di conseguenza, la gestione delle operazioni con i client era un'impresa ardua.

Come se ciò non fosse già abbastanza doloroso, l'armatura di app utilizzate generava continui cambi di contesto. Inevitabilmente, il costo di ogni cambio di contesto era elevato e la produttività ne risentiva.

Il consolidamento degli strumenti di project management di Pharmacy Mentor ha aumentato i livelli di collaborazione in tutta l'azienda. Invece di affidarsi separatamente a Less Annoying CRM, Trello, Documenti Google e uno strumento di lavagna online, hanno adottato ClickUp. Ora collaborano all'interno dei ticket invece di fare riunioni interminabili, email e messaggi istantanei, in modo attivo per combattere il cambio di contesto.

Collaborate con i client o i team interni in modo più efficace con lavagne online virtuali per stimolare l'innovazione

E così, ClickUp è diventata la piattaforma unica di Pharmacy Mentor per la collaborazione, la comunicazione e il project management degli account client. Questo ha permesso di gestire i clienti in modo più efficiente e di offrire una migliore esperienza ai clienti, senza tutte le diverse app.

Con Integrazioni ClickUp pharmacy Mentor ha raddoppiato la produttività. Inoltre, grazie alle automazioni e alle promemoria di ClickUp, hanno ridotto i lavori doppi.

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Gestire più attività e ridurre il cambio di contesto con ClickUp

Da fare, se si è terminato di pagare il prezzo per il cambio di contesto, è necessario considerare il consolidamento degli strumenti. ClickUp ha un elenco completo di integrazioni native per questo scopo. La gestione di più attività può essere impegnativa, ma non è detto che lo sia.

Riducete il passaggio da un contesto all'altro con l'aiuto di ClickUp per il project management e la gestione dei progetti gestione delle attività funzionalità/funzione. Volete vedere come ClickUp può ridurre ulteriormente l'inutile passaggio da un contesto all'altro e far risparmiare al vostro team una marea di tempo?

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