Vi capita mai di pensare che l'elenco delle cose da fare del vostro team per un client sia una pila di elementi fissati per il bowling?
Solo che non avete alcun talento da giocoliere e vi siete già bruciati una sopracciglia? Se questo scenario è verosimile, avete bisogno di una nuova strategia di gestione del carico di lavoro.
La gestione del carico di lavoro è la supercolla che tiene insieme i processi aziendali.
Senza di essa, la vostra pila di scartoffie sembrerebbe alta come l'Everest. Il vostro progetti sarebbero disorganizzati come la camera da letto di un adolescente. E l'elenco delle attività dei vostri dipendenti sarebbe infinito come il loro feed sui social media!
Ma cos'è esattamente la gestione del carico di lavoro? E Da fare per iniziare a implementarla nella vostra azienda?
In questo articolo parleremo di cos'è, di come funziona e dei migliori metodi di gestione del carico di lavoro strumento per la gestione del carico di lavoro per aiutarvi a implementarlo. Prendete l'estintore e lasciate cadere gli elementi fissati: cominciamo!
Che cos'è la gestione del carico di lavoro?
La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro del team in ordine alla massima produttività. Potrebbe essere un'idea semplice, ma non lasciatevi ingannare. Se trascurata, può effettivamente aumentare il carico di lavoro esistente.
Di fatto, una 2021 Biblioteca Nazionale di Medicina ha dimostrato che i dipendenti sono meno soddisfatti quando pensano di avere un carico di lavoro eccessivo. Questo porta a una minore produttività e a maggiori valutazioni di burnout e turnover.
Il risultato?
Un'efficace gestione del carico di lavoro è un affare di grande importanza!
Perché la gestione del carico di lavoro è importante?
Quando si gestisce correttamente il carico di lavoro del team, accadono alcune cose meravigliose:
- Vedrete aumentarelavoro di squadra e collaborazione all'interno della vostra organizzazione
- I membri del team consegneranno lavori di alta qualità rispettando le scadenze
- I dipendenti saranno produttivi e allo stesso tempo soddisfatti del loro lavoro e delle loro responsabilità
Sembra un sogno, vero? Vediamo ora come portare nel mondo reale una gestione efficace del carico di lavoro.
7 passaggi per gestire efficacemente i carichi di lavoro
Il Carico di lavoro è un po' come piantare "fagioli magici" all'interno della vostra organizzazione.
All'inizio si potrebbe incontrare una certa resistenza. Ma con il tempo, i membri del team (e, per estensione, i clienti) potranno trarre enormi benefici dalla "pianta di fagioli" della gestione dei carichi di lavoro.
Ecco una guida di passaggio per ottimizzare il processo di assegnazione del carico di lavoro.
1. Utilizzare uno strumento di gestione del carico di lavoro
I diversi team della vostra agenzia potrebbero utilizzare impostazioni di lavoro completamente diverse. Questo rende l'assegnazione di un'attività o di un progetto specifico ai membri del team più difficile del necessario.
Inoltre, tutti i dati aziendali saranno sparsi in tonnellate di app o, peggio, persi in un mare di email. Questo fa sì che il team perda tempo prezioso nel monitoraggio del tempo necessario per i dati o le richieste dei client, il che significa che ogni progetto richiederà più tempo del dovuto per essere terminato.
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La soluzione? Prima di iniziare, iscrivete tutti i vostri team in un unico sistema di gestione del flusso di lavoro sistema operativo di lavoro (sistema operativo). Funge da centro dati per tutti i processi aziendali e da strumento unico per gestire il carico di lavoro dei dipendenti.
Per prima cosa, parliamo dell'elefante nella stanza: forse siamo di parte, ma pensiamo che sia molto più facile Da fare la gestione del carico di lavoro con l'app giusta, come ad esempio ClickUp . E se state già utilizzando qualcun altro, sarete sorpresi dalla facilità con cui potrete importare tutte le vostre attività di progetto attuali sulla nostra piattaforma.
Importa facilmente il tuo lavoro da piattaforme precedenti strumenti di project management direttamente in ClickUp
VIENI DA NOI Bonus ClickUp: ClickUp semplifica enormemente la navigazione tra le attività di progetti multipli e le attività secondarie di diversi client. Date un'occhiata al guida rapida per gestire il carico di lavoro del vostro team in pochissimo tempo! Inoltre, se state già utilizzando strumenti di project management esistenti come Basecamp , Trello, o Asana clickUp consente di importare dati da qualsiasi strumento in un solo minuto!
2. Valutare le attività e le capacità del team Piano delle capacità è la base di una gestione efficace del carico di lavoro. Si tratta del processo di determinazione del tempo e delle risorse necessarie per completare un progetto e, da fare bene, è necessario allineare le attività richieste con le capacità del team.
Date un'occhiata a questi esempi *Strumenti per il piano di capacità* & *Modelli di piano di capacità* !
Vediamo come impostare un sistema agile di gestione del carico di lavoro per il vostro team.
Creare una stima delle attività e della durata stimata per ogni progetto
Iniziate a elencare tutti i processi aziendali di cui si occupa il vostro team in un determinato progetto. Poi suddivideteli per creando attività gestibili di ClickUp . Se un'attività sembra complicata, dividetela in attività più piccole attività cardine del progetto .
Aggiungere il monitoraggio del tempo e le stime della durata stimata alle attività di ClickUp
Assicuratevi di elencare tutte le attività, anche quelle più banali. Questo può includere attività di amministratore come la gestione della finestra In arrivo, la documentazione dei processi e persino la corsa quotidiana al caffè!
Può sembrare una sciocchezza, ma tralasciare le attività più comuni che occupano il tempo di lavoro quotidiano è un errore comune nella gestione del tempo. È molto meglio prevedere del tempo per quelle corse al caffè piuttosto che essere sempre in ritardo di 15 minuti sulla tabella di marcia.
Ma non è l'unica cosa che dovete stimare: dovete anche capire quanto tempo dovrebbe impiegare idealmente ogni attività. Da fare in diversi modi:
- Stimare in base alle informazioni contenute nel file di attivitàpiano del progetto* Utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo o di project management
- Basare il tempo di esecuzione di ogni attività su esperienze precedenti
Monitoraggio del tempo stimato senza lasciare il browser grazie all'estensione per Chrome di ClickUp
Se non siete sicuri di quanto tempo dovrebbe richiedere un'attività o di quanto tempo è stato impiegato storicamente, utilizzate L'estensione di ClickUp per Chrome per monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività.
Valutare le capacità personali di ogni dipendente
La produttività del team è fondamentale.
E quando si pensa a gestione delle risorse non si tratta solo di distribuire un numero uguale di attività ai dipendenti. Ogni individuo ha uno stile di lavoro e competenze diverse. Alcuni riescono a destreggiarsi tra più attività tecniche, altri no.
Bonus:_ **Strumenti di gestione delle risorse e diagnostica e risolvi i tuoi problemi di produttività oggi stesso!