Le distrazioni e le interruzioni sono la rovina di qualsiasi lavoratore che voglia essere produttivo, almeno così dicono le statistiche.
Il dipendente medio è interrotto ogni 11 minuti . Questa è una grande seccatura, dato che la maggior parte delle persone raggiunge il picco di produttività per solo 2 ore e 53 minuti al giorno . Immaginate come ciò influisca sulla quantità e sulla qualità del vostro lavoro. 🤔
Ecco una rivelazione: Potete fermare il costante bombardamento di interruzioni e recuperare la vostra produttività con un metodo che allinea le attività, massimizza l'efficienza e riduce lo stress. Stiamo parlando del raggruppamento delle attività, che richiede di completare attività simili alla volta. È noto che mette fine al multitasking senza pensieri, riportando la logica al ai vostri piani quotidiani_ ai vostri piani quotidiani .
Ma qual è il segreto della sua efficacia? Scopriamolo!
Che cos'è il batching delle attività?
Il Task Batching è un metodo per organizzare il lavoro raggruppando attività simili da affrontare in una sola volta. Questo approccio può essere molto migliorare la produttività riducendo il tempo trascorso in passaggio da un contesto all'altro cioè il passaggio da un'attività all'altra, non correlata o diversa, nel corso della giornata.
Immaginate un grafico che lavora alla creazione di tre elementi per un progetto: banner per il sito web, logo e grafica per i social media. Invece di passare tutto il giorno da un'attività all'altra, il grafico elabora meticolosamente una serie di attività per approfondire ogni elemento. Durante queste sessioni, il designer si immerge in una concentrazione ininterrotta, facendo emergere il meglio del suo processo creativo grazie a una capacità cognitiva potenziata. 🌸
L'impatto del raggruppamento dei compiti può sembrare sottile nel nostro esempio, ma è più evidente quando si gestiscono responsabilità diverse come la comunicazione con i client, le riunioni del team, le attività amministrative e le attività di ricerca e sviluppo sessioni di brainstorming In questi casi, il raggruppamento delle attività diventa una fonte di sollievo, in quanto si ha un flusso di lavoro concentrato anziché disperso.
Se state facendo un parallelo tra l'accorpamento delle attività e il blocco del tempo, siete sulla strada giusta. Tuttavia, le sfumature tra questi due tecniche di gestione del tempo diventano evidenti quando si considerano esempi specifici e applicazioni pratiche.
Raggruppamento delle attività vs. blocco del tempo
Il raggruppamento delle attività e il blocco del tempo sono entrambi modi sensati per migliorare la produttività, ma hanno funzioni diverse in termini di intento:
- Questa tecnica richiede che le attività correlate vengano raggruppate e portate a termine in una sola volta. L'intento è quello di ridurre le distrazioni e mantenere una singola linea di pensiero per aumentare la produttività
- Blocco del tempo questo approccio consiste nell'assegnare periodi specifici della giornata a determinate attività o tipi di lavoro. L'intento è quello di garantire che i lavori ad alta priorità abbiano sempre spazio nella vostra agenda
Entrambe le tecniche possono essere utilizzate insieme per una pianificazione bilanciata e lavoro in profondità . È possibile raggruppare prima le attività simili e quindi bloccare il tempo nella vostra agenda per affrontarle. In questo modo, ottimizzerete la concentrazione e vi assicurerete che le attività critiche non vengano trascurate.
**ClickUp offre strumenti per implementare entrambe le strategie di produttività nel vostro flusso di lavoro. Sia che vogliate codificare per colore e raggruppare attività simili, sia che vogliate creare un blocco di tempo per attività specifiche, potete eseguire più timer e di monitorare meglio la vostra giornata con questo app per la produttività !
Registra con precisione il tempo dedicato alle attività e ai progetti in ClickUp
Vantaggi del batching delle attività
Se non siete molto propensi a raggruppare le attività, questi quattro vantaggi vi faranno ricredere. 😏
1. Maggiore concentrazione
Uno dei vantaggi più evidenti del raggruppamento delle attività è una capacità cognitiva più nitida nel tempo. Più ci si impegna con questo metodo, più il cervello diventa abile nell'escludere i rumori esterni e nel concentrarsi sulla singola attività che si ha davanti.
Secondo il defunto neuroscienziato Clifford Nass il cervello umano è programmato per resistere alla richiamo delle sirene del multitasking . Se sentite che la vostra concentrazione e creatività stanno diminuendo, abbracciate a braccia aperte il potere del single-tasking. 🤗
2. Migliorare la gestione del tempo
Spesso, gestire efficacemente il proprio tempo può essere un aspetto impegnativo del lavoro, soprattutto se si cambia spesso contesto. Ma con le attività raggruppate sarà molto più facile ridurre il tempo perso per passare da un'attività all'altra, raggruppando le attività correlate. ⏰
Il processo di raggruppamento fornisce una struttura chiara alla vostra giornata, in modo da non lasciarvi mai col dubbio su cosa affrontare dopo: avete un piano stabilito e lo rispettate. Pensate al tempo che risparmiereste se rispondeste a tutte le email ricevute in una sola volta invece che sporadicamente durante la giornata.
Questo migliora la gestione del tempo libera ore da destinare ad attività più innovative o addirittura a tempi morti.
3. Riduzione della procrastinazione e dell'indecisione
La procrastinazione, il silenzioso sabotatore della produttività, prospera all'ombra dell'indecisione e delle scadenze mancate. Siamo stati tutti lì, intrappolati nella sua rete, a guardare il nostro elenco di attività incompiute che si allunga mentre rimandiamo l'inevitabile. Eppure, c'è una speranza all'orizzonte. 🌅
Raggruppando le attività in lotti, si snellisce la routine, riducendo al minimo i tempi di attesa decisionale di decisioni. Questa è una benedizione per la gestione di progetti di grandi dimensioni, in cui i manager spesso si sentono svuotati a causa di stanchezza da decisione .
4. Stress ridotto
Il batching delle attività è un faro di organizzazione nel caos del lavoro moderno ed è un balsamo lenitivo per chi ha problemi di stress e di energia. Se il lavoro è soggetto a stress fisico e mentale, come mal di testa e irritabilità, troverete sollievo nell'armonia strutturata offerta da questo metodo. 😌
Inoltre, la trasformazione di un elenco di cose da fare in lotti di attività gestibili porta con sé un'ondata di fiducia. Man mano che si procede con questi segmenti di lavoro, la gioia di completare le attività diventa una motivazione naturale, che permette di rispettare i tempi e di migliorare l'esperienza di lavoro complessiva.
Come fare attività: 5 passaggi per progettare un flusso di lavoro concentrato
Ora che conoscete bene l'essenza del raggruppamento delle attività e avete una chiara comprensione dei suoi notevoli vantaggi, il passaggio successivo è quello di praticare. Abbiamo raccolto i cinque passaggi standard del processo di raggruppamento delle attività e vi mostreremo anche come implementare ogni passaggio usando ClickUp .
Passaggio 1: Creare un elenco completo di cose da fare
Avete una settimana piena di attività, grandi e piccole. Con il raggruppamento delle attività, è possibile creare un programma flessibile che copra tutto, dal lavoro profondo di alto livello al lavoro quotidiano di basso valore. Ma c'è un problema: prima bisogna creare l'elenco delle cose da fare. ✅
Per iniziare il batching, dovete trovare del tempo libero per fare ordine. Visualizzate la sequenza delle vostre prodotti da consegnare e annotarlo senza pensarci troppo per arricchire il proprio elenco di cose da fare.
Bisogna essere super meticolosi per non perdere le attività più piccole. Buone notizie Attività sono disponibili su ogni piano ClickUp per rendere il tutto più semplice. Ecco come creare un elenco di attività principale sulla piattaforma:
- Navigate nella barra laterale della vostra area di lavoro di ClickUp e passate il mouse sullo spazio o sulla cartella in cui desiderate creare il vostro Elenco
- Fare clic sull'icona ""più""
- Scegliere Elenco dalle opzioni
- Assegnare un nome all'elenco
- Fare clic su _Crea elenco
Ed ecco che un nuovo elenco è pronto a partire!
All'interno di un'attività di ClickUp, è possibile creare e organizzare facilmente liste di controllo dettagliate con gruppi di voci della lista di controllo che possono anche essere assegnate ad altri utenti
Che siate pianificatori nottambuli o mattinieri, tenete aggiornato l'elenco ogni giorno. Il modo più rapido per creare un elenco di cose da fare è usare l'opzione Modello di elenco giornaliero da fare di ClickUp . È stato creato per la semplicità, fornendo tutti gli strumenti necessari per identificare rapidamente le attività a portata di mano. Grazie alle integrazioni e alle notifiche integrate, non perderete nemmeno un colpo. 🎼
Passaggio 2: categorizzare e ordinare le attività correlate
Dopo aver creato l'elenco delle cose da fare, è il momento di immergersi nel cuore del batching delle attività, categorizzando e ordinando i compiti. 🫀
Il primo passaggio prevede il raggruppamento di attività simili Si può trattare di attività semplici o complesse che:
- Richiedono le stesse risorse
- Fanno parte dello stesso progetto
- Hanno un processo di consegna o una natura simile
Ad istanza, raggruppate tutte le attività di email per evitare continue interruzioni o categorizzate le attività di brainstorming e ordinatele in un unico lotto. È inoltre possibile sfruttare la funzione di ClickUp Generatore di elenchi di attività per l'IA per organizzare l'elenco in modo efficiente.
Migliorate la chiarezza dei vostri progetti con tipi di attività personalizzabili e migliorate l'organizzazione delle vostre attività di project management
Il raggruppamento delle attività funziona meglio quando è possibile rivedere i lotti in un unico posto. La vista Elenco di ClickUp è uno strumento utile per monitorare le attività in batch. Consente di ordinare l'elenco in base a:
- Data di inizio : Prepararsi per le prossime attività
- Data di scadenza : Tenere visualizzate le scadenze
- Stime di durata stimata : Valuta le attività in base al loro peso
- Tempo registrato : Identificare le attività che consumano più tempo
- Assegnatari : Ordinamento in base al numero o al nome degli assegnatari
- Campi personalizzati : Creare campi di attività unici per valori, budget, numeri di contatto e altro ancora
A questo punto, è possibile identificare anche i campi ripetitivi che possono essere automatizzate con Automazioni ClickUp .
Passaggio 3: Impostazione delle priorità delle attività
Potreste voler ordinare i lotti di attività in base alla loro priorità o al momento della giornata in cui si ha maggiore produttività.
La soluzione? Quattro bandiere con codice colore all'interno di Priorità delle attività di ClickUp -È tutto ciò di cui avete bisogno per comunicare senza sforzo i livelli di urgenza e di importanza delle attività a voi o al vostro team. Raggruppate le attività in base ai seguenti tag:
- Urgente: Identifica le attività ad alto valore che sono più critiche per il vostro lavoro o progetto. Si tratta di attività "in cima alla catena di priorità" che richiedono la vostra attenzione immediata 🔴
- Alto: Considerate le attività che, pur non essendo urgenti, sono comunque importanti per i vostri obiettivi a lungo termine, per cui dovrebbero essere terminate al più presto 🟡 Accelerate*: sono attività che richiedono un'attenzione immediata
- Normale: Dedicate del tempo nella vostra giornata lavorativa ad altre attività con priorità normale, ma non affrontatele immediatamente. Da fare quando si vuole 🔵
- Basso: Le attività di basso valore non sono né urgenti né particolarmente importanti e possono essere affrontate nel tempo libero o delegate
Impostazione rapida della priorità delle attività all'interno di un'attività per comunicare ciò che deve essere preso in considerazione per primo
Assumete il controllo posizionando gli elementi di lavoro ad alta priorità nella vostra cartella di lavoro Barra di accesso rapido per garantire che siano sempre in primo piano quando ne avete bisogno.
Passaggio 4: bloccare il tempo a disposizione
Spesso, dopo aver stabilito le priorità, è fondamentale bloccare tempi specifici sul calendario per suddividere diverse attività in una settimana o in un mese e assegnare date di scadenza realistiche per evitare di mancare le scadenze. Sì, stiamo tornando a parlare di blocco del tempo e sì, ClickUp può aiutarvi in questo senso.
Utilizzate la selezione di programmi gratis della piattaforma gestione delle attività e modelli di blocco del tempo . Ad esempio, il template Modello di calendario di ClickUp 24 ore è ottimo per il blocco giornaliero del tempo. Sono disponibili anche opzioni per il piano settimanale e mensile.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-24-Hours-Schedule-Template-1400x793.png Modello di pianificazione delle 24 ore di ClickUp /$$$img/
Utilizzate questo modello per assegnare a tutte le vostre attività una fascia oraria dedicata nel vostro Calendario di ClickUp
Per avviare il blocco del tempo su ClickUp, sottolineate gli orari di inizio e di scadenza delle attività fino all'ultimo minuto. Questo significa che potrete lanciare quelle attività sul Visualizzazione del calendario e vederli comparire nel vostro Home e notifiche schermi.
Volete avviare un'attività in un determinato giorno a un'ora specifica? Facile! Potete digitarlo come in una chat casuale: $$$a alle 17.00
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Calendar-View.gif Visualizzazione del calendario di ClickUp /$$$img/
Utilizzate la visualizzazione Calendario per tenere traccia delle date di scadenza, attivare promemoria per non perdere mai una scadenza e gestire facilmente i progetti con ClickUp
Se i vostri lavori sono molto sensibili alle scadenze, vi consigliamo di utilizzare la vista Calendario Modello per le scadenze di ClickUp per organizzare, stabilire le priorità e visualizzare le scadenze con maggiore controllo.
Passaggio 5: tenere traccia di attività simili
Abbiamo già menzionato la visualizzazione del Calendario, e questo è solo un modo per monitorare le proprie attività . È possibile usufruire di altre visualizzazioni su ClickUp come:
- Vista Gantt : Immaginatela come una mappa del progetto. È possibile pianificare, gestire le risorse e individuare attività cardine e ostacoli
- Sequenza: visualizzare la mappa del progetto : Consideratela come la Sequenza delle attività, con un layout ordinato per raggruppare attività simili
Avete flussi di attività complessi? Provate a impostare Dipendenze delle attività all'interno di ClickUp per garantire che le attività più grandi e più piccole vengano terminate nel giusto ordine.
Visualizzate i carichi di lavoro del team con la vista Carico di lavoro per monitorare lo stato e regolare le date di scadenza delle attività
Alla fine di ogni lotto, prendetevi del tempo per rivedere il lavoro monitorato. In questo modo è possibile valutare la propria efficienza e apportare le modifiche necessarie per i lotti futuri.
Suggerimenti per rispettare la routine del batching delle attività
La coerenza è la chiave quando gestione delle attività . Anche se all'inizio può sembrare impegnativo, attenetevi alla routine e presto diventerà una seconda natura. Ecco alcuni consigli per andare avanti:
- Designare orari specifici per il batching: Il batching delle attività richiede di per sé un piano intensivo. L'impostazione di orari precisi per la creazione di una routine impedirà di procrastinare le attività
- Limitare le distrazioni: Ridurre al minimo le interruzioni e le distrazioni durante le sessioni di batching. Spegnete le notifiche non necessarie e create un ambiente di lavoro focalizzato in cui poche cosevi rallentino3. Fare delle pause: Fate delle brevi pause tra le sessioni di batching. Questo aiuta a riallineare il cervello e previene il burnout
- Usare promemoria: Assegnate delle stime di durata stimata all'insieme di attività in un batch e impostate promemoria e scadenze per rimanere in linea con i tempi
- Riflettere e aggiustare: Valutate regolarmente la vostra routine di raggruppamento delle attività. Se alcune attività o tempi non funzionano bene, siate aperti a modificare e perfezionare il vostro approccio
Lettura bonus: Imparare la Tecnica del Pomodoro per la gestione del tempo, che favorisce il batching qui !
Lottizzare con ClickUp
Diventare più produttivi è un'avventura continua. Anche quando avete provato molti modi per Da fare, è normale che abbiate voglia di arrendervi. Ma il fatto è che ogni nuovo metodo provato è come una piccola spinta, che aiuta voi e il vostro cervello ad abituarsi a nuovi terreni.
Quando si tratta di terminare le cose, avere il software giusto è la chiave. Considerate di iscriversi a strumenti gratuiti come ClickUp . Il suo pacchetto di funzionalità/funzione per la produttività vi aiuterà a praticare religiosamente il raggruppamento delle attività.
Dopo tutto, il tempo è il bene più prezioso che avete. Non sprecatelo: raggruppatelo! ✊