<strong>Gestione dei deliverable di progetto con modelli ed esempi</strong>

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Oggigiorno i team usano il termine "risultati finali del progetto" con estrema facilità. A volte è difficile capire cosa intendono il client o i membri del team interno quando utilizzano questo termine.

Ed è ancora più difficile mettersi d'accordo se non si dispone di un processo chiaramente definito per determinare e gestire i risultati finali del progetto. Senza un project management strategico, secondo il Project Management Institute il 67% in più dei progetti fallisce completamente.

Non c'è da stupirsi che il tuo project manager probabilmente si senta male ogni volta che qualcuno aggiunge un altro risultato atteso a un progetto già mal pianificato.

Non temere! Siamo qui per aiutarti!

Ti aiuteremo a scoprire come fornire costantemente valore ai tuoi clienti, dare priorità alle attività per la gestione dell'ambito e ottimizzare la distribuzione delle risorse.

Questa guida spiega come allineare i team interni ed esterni sui risultati finali del progetto, in modo da soddisfare i clienti, aumentare l'efficienza dei team e mantenere i margini di profitto in attivo.

Cosa sono i risultati finali di un progetto?

I risultati finali del progetto sono le singole attività che completano l'ambito totale di un progetto e contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Proprio come Roma non è stata costruita in un giorno, non è possibile completare i progetti senza contribuire con il proprio apporto. Questo è ciò che sono i risultati finali del progetto: gli elementi costitutivi del tuo piano di progetto.

Tipi di risultati attesi del progetto

I tipi di risultati finali sono determinati dalla funzione e dal team responsabile della loro realizzazione. Ad esempio:

Interno vs. esterno

I risultati finali non sono solo per i clienti. Sono anche un modo per aiutare i tuoi team interni a rimanere in linea con gli obiettivi.

Ad esempio, un risultato interno potrebbe essere una bozza di blog che un autore di contenuti invia al tuo team di modifica. Un risultato esterno sarebbe la bozza finale del blog che l'autore di contenuti presenta al client.

Processo vs. prodotto

I risultati del processo sono attività procedurali che aiutano a portare avanti il progetto (ad esempio, la lista di controllo per l'audit del marchio). D'altra parte, i risultati del prodotto soddisfano le specifiche dei servizi descritti nell'ambito del progetto (ad esempio, la guida al branding completata).

Grande vs. piccolo

È fondamentale suddividere i risultati in base alle loro dimensioni o al loro impatto sullo stato di avanzamento del progetto, in modo da poter stimare con precisione i carichi di lavoro e stabilire le priorità nell'allocazione delle risorse. Ad esempio, un risultato importante per un progetto di sviluppo di un sito web sarebbe il completamento del database del catalogo prodotti.

D'altra parte, un piccolo risultato potrebbe essere la creazione di modelli per le singole pagine dei prodotti.

Tangibile vs. intangibile

Alcuni elementi del progetto non richiedono un passaggio di consegne fisico. Tuttavia, queste risorse sono comunque essenziali per un esito positivo del progetto. Ciò si riferisce ai risultati tangibili del progetto.

Ad esempio, il trasferimento di conoscenze sotto forma di un programma di formazione e inserimento dei clienti è fondamentale per l'esito positivo di un progetto. Tuttavia, potrebbe non includere la consegna fisica di documenti.

I risultati tangibili sono parti di un progetto che hanno forma e sostanza. Ad esempio, un risultato tangibile potrebbe essere un manuale di formazione.

Esempi di risultati attesi per diversi team del progetto

I risultati finali del progetto variano a seconda del team. Per darti un'idea più chiara dei risultati finali del progetto, ecco quattro esempi di risultati finali di team:

Team di marketing:

Team di progettazione:

Team di prodotto:

Teams HR:

Cosa non sono i risultati finali del progetto?

In ogni sacchetto di caramelle della parata, ci sono probabilmente almeno un paio di pezzi che si mascherano da caramelle (sto guardando te, Tootsie Rolls). Allo stesso modo, a volte le persone hanno difficoltà a distinguere tra i risultati finali del progetto e altre parti del progetto, come ad esempio:

Questi aspetti sono parti importanti di un progetto, ma non sono solo risultati finali.

Come scegliere i risultati finali del progetto per il tuo team

Ora che sai quali sono i risultati attesi interni ed esterni del tuo progetto, potresti chiederti come scegliere i risultati attesi per un determinato progetto.

Innanzitutto, non esiste un numero prestabilito di risultati finali del progetto; il numero di risultati finali dipende dai requisiti del progetto, dalla sequenza, dal budget e dai termini concordati. Tuttavia, questi elementi devono essere sottoposti alla gerarchia del progetto (nota anche come struttura di suddivisione del lavoro o WBS ) prima di passare all'identificazione dei risultati finali del progetto.

Questo aiuterà il tuo team interno a mantenere la continuità del flusso di lavoro tra i vari progetti.

Per capire quali sono i risultati attesi dal progetto del tuo cliente, suddividi l'incarico in attività più piccole. Inizia chiedendoti quali sono gli obiettivi del progetto e in che modo il tuo prodotto contribuisce al loro raggiungimento.

Quindi, individua quali attività di ClickUp devono essere svolte per fornire quel prodotto o servizio e raggiungere l'obiettivo del progetto. Queste attività sono i risultati finali del tuo progetto.

Supponiamo che un cliente coinvolga il tuo team in una campagna di marketing su Instagram. Attraverso le conversazioni con il cliente, concordi che l'ambito del lavoro includerà 10 post statici e reel per raggiungere gli obiettivi della campagna.

Per i tuoi copywriter, designer e produttori video, ci saranno 10 immagini statiche, didascalie e videoclip. Queste suddivisioni dei risultati finali del progetto offrono a te e al tuo team una chiara visione del lavoro da svolgere, aiutandovi ad allocare le risorse, a rimanere entro i limiti di budget e a consegnare in tempo.

Passaggi per gestire i risultati finali del progetto

Se hai lavorato con dei clienti, sai bene che spesso si presentano attività casuali. Infatti, secondo la Rebel's Guide to Project Management, il 59% dei project manager dichiara di gestire da due a cinque progetti contemporaneamente.

Quindi, come gestite voi o il vostro project manager i risultati finali del progetto quando dovete destreggiarvi tra più progetti di clienti contemporaneamente? Stabilite fin dall'inizio priorità chiare e titolari delle attività e delegate il lavoro più impegnativo all'IA.

1. Stabilisci l'ambito del lavoro e ottieni l'accordo scritto di tutte le parti interessate.

Non lasciare il tuo progetto al caso. Inizia ogni progetto delineandone i requisiti con il client durante la riunione iniziale. Determina il tipo di progetto, la priorità, le ore utilizzabili e il budget di ciascuna attività.

Una volta determinati i risultati attesi del progetto, è fondamentale che gli stakeholder interni ed esterni concordino su di essi e firmino un accordo aziendale scritto (noto anche come carta del progetto).

Questo documento costituisce una fonte di verità centrale in caso di controversie lungo il percorso e unisce te e il tuo cliente verso un obiettivo comune. Il documento di avvio del progetto delinea le aspettative e le autorizzazioni e delega le responsabilità agli stakeholder interni ed esterni.

Firmare un accordo non significa che i tuoi progetti non possano evolversi; ti consente semplicemente di rivedere l'ambito di lavoro del progetto e proteggere il tuo team dal sovraccarico di lavoro e dalla sottopagatura.

2. Determina la capacità del team e effettua la distribuzione del lavoro di conseguenza

Distribuisci il carico di lavoro in base alle competenze del tuo team e alla disponibilità individuale. Monitora su cosa stanno lavorando i team e i singoli individui, le esigenze di ciascun risultato atteso dal progetto e le priorità del team per distribuire gli incarichi in modo uniforme.

Più facile a dirsi che a farsi quando sei sommerso da più progetti! Ma con la vista Carico di lavoro di ClickUp, è facile come aprire la tua dashboard.

ClickUp ti semplifica la vita tramite il monitoraggio del carico di lavoro in base a metriche di produzione specifiche del tuo team, anziché a misurazioni generiche della produttività. Le funzionalità di ClickUp relative al carico di lavoro sono completamente personalizzabili e includono campi personalizzati, in modo da poter monitorare il carico di lavoro del team nel modo più adatto alle dinamiche del team e ai risultati finali del processo.

Alcuni team potrebbero preferire misurare il carico di lavoro in punti dello sprint, mentre altri potrebbero misurarlo in volume di attività o durate stimate. L'utilizzo di uno strumento centralizzato di project management è fondamentale per una gestione efficiente del team, indipendentemente dal modo in cui la tua organizzazione misura il carico di lavoro del team.

Ad esempio, il 93% dei dipendenti di STANLEY Security ha affermato che il passaggio a ClickUp li ha aiutati a organizzare e dare priorità al proprio lavoro in modo più efficace. Inoltre, il 72% dei dipendenti ha segnalato una riduzione del sovraccarico di lavoro e dello stress.

3. Automatizza le attività più impegnative per concentrarti maggiormente sulle attività critiche

È facile che la qualità del progetto ne risenta quando si è sommersi dal lavoro amministrativo relativo ai clienti e dalle comunicazioni con il team. La buona notizia è che le automazioni possono sollevarti da questo carico di lavoro.

In ClickUp, i team possono utilizzare i tag per avvisare automaticamente gli altri quando i risultati interni o esterni sono pronti e garantire il progresso degli obiettivi del progetto. I tag di automazione lasciano anche una chiara traccia di controllo con collegamenti diretti ai risultati, riducendo la necessità di continue richieste di aggiornamenti sul progetto.

Le aziende che utilizzano ClickUp ci dicono che grazie al nostro strumento hanno più spazio per concentrarsi sulle attività di alto livello. Infatti, lo stesso studio di STANLEY Security ha rilevato che l'86% dei dipendenti ha dedicato più tempo alle attività critiche di alto livello grazie all'automazione di ClickUp e l'80% ha riscontrato un miglioramento nel lavoro di squadra.

L'impatto delle automazioni non si limita alle testimonianze dei dipendenti. Un rapporto di McKinsey ha scoperto che due terzi delle aziende vedono molteplici vantaggi nei flussi di lavoro automatizzati, tra cui, ma non solo, il miglioramento della qualità dei prodotti, la riduzione dei costi e l'aumento della soddisfazione dei clienti.

4. Mitiga i problemi del progetto prima che abbiano un impatto sui risultati finali

Un project manager efficiente anticipa e mitiga i problemi prima che questi abbiano un impatto sui risultati del progetto. Tuttavia, questo approccio proattivo è quasi impossibile se non si dispone degli strumenti adeguati.

ClickUp risolve questo problema fornendo una visione completa dello stato del progetto in tempo reale con un solo clic. Un project manager può tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto attraverso diverse metriche per mitigare i ritardi prima che il suo team manchi le attività cardine del programma del progetto o superi il budget.

Quando puoi vedere a colpo d'occhio se un progetto sta andando nella direzione sbagliata, ClickUp ti consente di intervenire facilmente con un piano di mediazione per l'ambito del progetto prima che sfugga al tuo controllo. Infatti, puoi anche controllare lo stato dei progetti in base al budget rimanente, alle ore rimanenti, allo stato e molto altro ancora.

7 modelli di risultati attesi del progetto per iniziare

Vuoi gestire tutte le attività del tuo progetto più rapidamente? Abbiamo tutto ciò che ti serve per definire l'ambito del tuo progetto.

Utilizza uno (o più!) dei nostri sette modelli chiave di risultati finali del progetto per vedere ClickUp in azione. Utilizzi già un'altra piattaforma?

Va bene così!

Abbiamo semplificato l'importazione dei tuoi progetti e delle tue attività in ClickUp, quindi scegli il modello o i modelli più adatti alle tue esigenze e preparati a non guardarti più indietro!

1. Modello di project management con budget ClickUp

Hai bisogno di una vista dettagliata delle tue attività per tipo di progetto, stato, assegnatario, percentuale di completamento o budget residuo? Ti piacerà il modello di project management con budget ClickUp, facile da usare.

Inizia con alcune attività e attività secondarie predefinite per vedere come gestire il budget del tuo progetto in base alle attività in ClickUp.

2. Modello ClickUp Getting Things Done

Quali risultati del progetto sono in attesa, pronti per essere realizzati, programmati o delegati? Il modello ClickUp Getting Things Done (GTD), basato sul sistema GTD di David Allen, consente di organizzare tutti i progetti e le attività registrandoli e suddividendoli in elementi di lavoro attuabili.

Questo modello semplifica:

3. Modello di matrice di impatto e lavoro richiesto ClickUp

Collabora tra i team e assicurati l'allineamento prima di iniziare un progetto, considerando il valore e il rischio dell'attività in questo modello di elenco ClickUp. Il modello ClickUp Impact Effort Matrix funziona come un elenco visivo per mostrare il livello di "giurisdizione" necessario per procedere con l'attività prima di poter completare un progetto.

La vista Elenco di ClickUp consente ai team di collaborare creando campi personalizzati e impostazioni di priorità per semplificare il flusso di lavoro, indipendentemente dal fatto che si tratti di risultati esterni o interni.

4. Modello di carta del progetto ClickUp

Il modello di carta del progetto di ClickUp è la soluzione semplice per documentare tutto ciò di cui hai bisogno per il tuo progetto dall'inizio alla fine. In questo documento ClickUp, puoi gestire facilmente l'ambito del progetto con la possibilità di:

5. Modello ClickUp PMO Teams

Cerchi una semplice introduzione alla gestione dei progetti all'interno di una piattaforma di gestione delle attività? Utilizza il modello PMO Team di ClickUp per visualizzare le tue attività suddivise in fasi insieme alle date di scadenza, ai livelli di priorità, ai team e ai collaboratori assegnati e al budget del progetto.

Con questo modello, puoi muoverti rapidamente attraverso il processo di project management con:

6. Modello di carico di lavoro dei dipendenti ClickUp

Se desideri velocizzare il processo di monitoraggio dei carichi di lavoro dei dipendenti, il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp è il punto di partenza perfetto. Questo modello ti aiuterà ad aggiungere membri del team, assegnare progetti, aggiungere durate stimate, utilizzare il volume delle attività o monitorare i punti dello sprint per sapere chi sta lavorando su cosa.

Le nostre funzionalità di gestione del carico di lavoro consentono ai responsabili di gestire le risorse e i carichi di lavoro del team, in modo da poter pianificare facilmente nuovi progetti e assegnare attività o progetti in base alla capacità del team. Ora avrai una visione d'insieme dei singoli collaboratori, così saprai esattamente quanto lavoro è stato effettivamente assegnato.

7. Modello di lavagna online per la suddivisione del lavoro ClickUp

Ottieni una visione d'insieme con questo modello ClickUp Whiteboard per assicurarti che tutto proceda senza intoppi. L'utilizzo del modello Work Breakdown di ClickUp ti aiuta al monitoraggio dei risultati attesi esterni o interni per ogni fase e fase del team coinvolto.

Uno dei migliori passaggi iniziali che puoi compiere per sviluppare un progetto più ampio in ClickUp è suddividere l'ambito complessivo in risultati finali più piccoli.

Bonus: software WBS

Gestisci in modo efficace i risultati finali del progetto con ClickUp

ClickUp è l'unica app che sostituisce tutte le altre. Attività, documenti, chat e altro ancora sono riuniti in un unico software di project management con oltre 1.000 integrazioni, in modo da poter gestire in modo efficace i risultati finali del progetto.

La possibilità per ogni team di collaborare in un unico sistema crea una trasparenza senza pari in tutta l'organizzazione, consentendo un'esecuzione più efficiente dei progetti. Consenti al tuo team di identificare rapidamente la capacità, pianificare i progetti complessivi in modo più accurato e, in ultima analisi, promuovere i risultati del progetto invece di limitarti al monitoraggio.

Non dovrai più vivere nella paura dei rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori per i tuoi clienti. Prova l'emozione di gestire i risultati finali del progetto invece di essere gestito da essi.

Scegli tra una miriade di modelli di project management nella nostra libreria e inizia oggi stesso a utilizzare ClickUp per gestire i risultati finali del tuo progetto!