Potrebbe sembrare che gennaio sia il mese in cui si concentra tutta l'attenzione sulla definizione degli obiettivi, nell'entusiasmo di un nuovo anno. Tuttavia, molti di noi che lavorano hanno la fortuna di rivivere questa emozione tre volte in più all'inizio di ogni trimestre fiscale. 🎉
Certo, sulla carta può sembrare un po' ansiogeno, ma c'è qualcun altro che ama segretamente pianificare i propri nuovi obiettivi?
Se hai risposto sì a questa domanda, allora siamo entrambi dello stesso tipo di strani. 🥲💜
Impostare nuovi obiettivi può essere un'esperienza molto gratificante. C'è qualcosa nell'impostazione e nel raggiungimento degli obiettivi che sembra intrinsecamente naturale e semplicemente bello.
Inoltre, per avere successo in carriere in continua innovazione, come quella del project management, è necessario anche un mix di obiettivi personali e professionali.
Qui abbiamo raccolto gli strumenti e i suggerimenti necessari per definire e perseguire i tuoi prossimi obiettivi di project management. Inoltre, troverai obiettivi dettagliati specifici per i project manager per iniziare il trimestre con il piede giusto e un paio di modelli utili!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Gli obiettivi di project management forniscono una direzione, mantengono i team allineati e guidano l'esito positivo dei progetti.
- L'impostazione degli obiettivi SMART garantisce che essi siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, per una maggiore chiarezza ed efficacia nell'esecuzione.
- I tipi di obiettivi di project management includono ambito, tempi, costi, qualità, rischi e gestione delle parti interessate, in modo da coprire tutte le aree chiave.
- Una definizione chiara degli obiettivi aiuta i team a rimanere concentrati, migliorare la collaborazione e effettuare il monitoraggio dei progressi in modo efficace.
- Allineare gli obiettivi con quelli aziendali garantisce che i progetti contribuiscano al successo complessivo dell'azienda.
- Le sfide più comuni includono obiettivi poco chiari, aspettative irrealistiche e mancanza di monitoraggio, ma possono essere superate con le giuste strategie.
- ClickUp aiuta i team a definire, monitorare e raggiungere gli obiettivi di progetto con funzionalità quali Obiettivi, Dashboard e modelli personalizzati.
- L'utilizzo degli strumenti per la definizione degli obiettivi di ClickUp garantisce che i team rimangano organizzati e con una alta produttività durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Perché dovresti fissare obiettivi e traguardi di project management?
Insomma, hai la tua roadmap del progetto. Dovrebbe bastare, no? Non proprio.
La tua tabella di marcia può tracciare il percorso verso il lancio di un progetto con esito positivo, ma sono i traguardi intermedi a fare la vera differenza, soprattutto quando si tratta dei tuoi obiettivi di sviluppo professionale.
Prima di addentrarci nell'argomento, è necessario fare una piccola precisazione. In questo post, useremo i termini "obiettivi" e "scopi" in modo intercambiabile. Forse in passato avete dato definizioni diverse a questi termini, ma nel contesto di questo articolo sono sinonimi.
Uff, meno male che ci siamo tolti questo pensiero. Ora passiamo alle cose interessanti. 🤓
Il project management è entusiasmante perché è vario e consente ai project manager di imparare qualcosa di nuovo quasi ogni giorno. Fissare degli obiettivi ti aiuta a stare al passo con le tendenze in evoluzione e, in ultima analisi, a fornire un prodotto che farà piangere di gioia i tuoi stakeholder.
Poiché fissare degli obiettivi nella gestione dei progetti è un ottimo modo per migliorare la qualità dei tuoi progetti, è anche un ottimo modo per migliorare te stesso! Allineando i tuoi obiettivi di project management con la direzione generale della tua azienda, ti impegni a garantire il successo del tuo futuro.
Oltre a migliorare te stesso, pianificare gli obiettivi chiave che desideri raggiungere in ogni progetto imminente è un ottimo modo per rimanere motivato, distinguerti, misurare la tua crescita e prepararti per il futuro. Ma non è tutto!
C'è un altro motivo (piuttosto serio!) per cui dovreste investire un po' di tempo in più negli obiettivi di project management. 😳
I project manager stanno inoltre affrontando nuove sfide con l'aumento del lavoro da remoto e del freelance. Obiettivi chiari e SMART sono ancora più importanti per stare al passo con i potenziali cambiamenti che potrebbero verificarsi in futuro.
I team più capaci di affrontare il cambiamento sono quelli più disposti a cambiare rotta e a definire gli obiettivi chiave del proprio progetto sin dall'inizio.
Fortunatamente, ClickUp ha ciò che fa al caso tuo. 🙂
Gli ingredienti di un ottimo obiettivo di project management
Noi di ClickUp siamo grandi fan degli obiettivi SMART, e gli obiettivi di project management più efficaci condividono questa qualità!
Un breve riassunto: gli obiettivi SMART dovrebbero essere la stella polare del tuo percorso di definizione degli obiettivi. Sono definiti come specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e basati sul tempo.
- Nello specifico, il tuo obiettivo risponderà alle domande cosa, chi, quando, dove, perché e quale coinvolte in un piano d'azione dettagliato.
- Avrete a disposizione una serie definita di metriche per misurare i progressi e conoscere le competenze o gli strumenti necessari per raggiungerli.
- Il tuo obiettivo sarà anche rilevante per te! Ciò significa che sarà in linea con il tuo sviluppo professionale o con i tuoi obiettivi personali a lungo termine.
- Infine, ma non meno importante, è limitato nel tempo con una scadenza per eliminare qualsiasi abitudine di procrastinazione.
Gli obiettivi SMART di project management possono essere a breve o a lungo termine, e molti obiettivi a lungo termine possono essere suddivisi in attività cardine più gestibili lungo il percorso.
Condivideremo esempi di entrambi e tutto ciò che sta in mezzo! Compresi alcuni extra abitudini di lavoro salutari che possono avere un grande impatto sul tuo percorso verso il raggiungimento di nuovi traguardi.
8 obiettivi consigliati per i project manager
Questo elenco combina obiettivi a breve e lungo termine, ma si tratta di obiettivi che puoi fissare ripetutamente. Con ogni nuovo progetto, utilizza la stessa logica SMART per misurare i tuoi progressi su un periodo di tempo prolungato, utilizzando questi obiettivi come base di riferimento.
Inoltre, puoi lavorare su tutti questi obiettivi in tandem! L'ordine dell'elenco è stato pensato in modo che ogni obiettivo si basi su quello precedente, ma se sei un project manager esperto, sentiti libero di saltare da uno all'altro a tuo piacimento. 🚀
1. Migliorare la comunicazione e la collaborazione
Potrebbe trattarsi di un obiettivo a breve termine, ma è destinato a durare nel tempo. Anche se non avessimo suggerito di migliorare la comunicazione e la collaborazione come priorità assoluta, questo obiettivo avrebbe comunque un posto nel tuo gruppo, perché una buona comunicazione richiede un lavoro costante!
Ora, se ti stai chiedendo: ma se dovrò sempre svolgere del lavoro sulla comunicazione, allora l'obiettivo non è vincolato al tempo e quindi non è SMART?
No. È ancora SMART.
Sii chiaro e ponderato nel definire il concetto di "miglioramento" in questo ambito, ripensando ai progetti passati o alle sfide recenti. Riesci ora a risalire alle cause alla base dei malintesi?
Forse questo deriva dall'eccesso di canali di comunicazione. Ad esempio, Susan ama le email, ma Jimmy preferisce Slack, e tu preferiresti rimandare la questione fino a quando tutti potranno discuterne su Zoom lunedì.
Spero sinceramente che non sia questa la tua situazione attuale. 👀
Suggerimento professionale: identifica i punti critici e inizia a elaborare una soluzione scritta che il team del progetto possa seguire e consultare.
Il modello di report della matrice di comunicazione di ClickUp aiuta te e il tuo team a:
- Elimina i lavori richiesti superflui e semplifica i processi per ottenere la massima efficienza.
- Mappa visivamente chi parla con chi e con quale frequenza
- Identifica potenziali lacune comunicative per assicurarti che tutti siano informati.
Ora il tuo team sa quando, dove e come comunicare tra loro.
Durante la gestione del team, guida la conversazione incoraggiando una comunicazione aperta e la collaborazione tra i membri. Soprattutto nel caso di team di progetto remoti, assicurati che nessuno si senta isolato. Adotta una politica di "porte aperte" quando si tratta di affrontare domande, esigenze e feedback.
Consiglio da esperto di project management: se vuoi incoraggiare il team a interagire e promuovere la condivisione di nuove idee, assicurati di essere disposto anche tu ad ascoltare.
📮ClickUp Insight: l'83% dei knowledge worker si affida principalmente alle email e alle chat per la comunicazione all'interno del team.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, la comunicazione frammentata, che comporta messaggi sparsi su più canali, ostacola la produttività. Per evitare inutili passaggi da una piattaforma all'altra e comunicazioni isolate, prova ClickUp , l'app completa per il lavoro*.
2. Migliorare la produttività e le prestazioni
Questo obiettivo di project management funge anche da obiettivo a breve e lungo termine!
Il modo in cui implementerete questo obiettivo dipenderà dalle pratiche attuali della vostra azienda, ma alla fine tutto si riduce a come misurate la produttività e le prestazioni.
Ripensa ai progetti, alle attività, alle attività cardine e alle tempistiche passati: stai rispettando costantemente le scadenze? E se no, riesci a individuare la causa delle potenziali aree di scarso rendimento?
A volte gli ostacoli e i blocchi sono completamente fuori dal tuo controllo, ma condurre una verifica completa del carico di lavoro del tuo team e del ritmo dei tuoi progetti non è mai una cattiva idea. Potrebbe portare alla luce nuovi aspetti da migliorare che prima non avevi notato.
Suggerimento professionale: investite in uno strumento di produttività in grado di gestire il monitoraggio del tempo, la reportistica in tempo reale, le scadenze e i flussi di lavoro del team!
Utilizza questi modelli di valutazione delle prestazioni!
Ad esempio... 👀
Le funzionalità flessibili di monitoraggio del tempo di ClickUp ti aiutano a concentrarti sul tuo lavoro con un timer globale, durate stimate e report che suddividono il tempo dedicato a ciascuna attività. Inoltre, con l'estensione Chrome di ClickUp, puoi persino monitorare il tempo che trascorri al di fuori di ClickUp e ottenere un quadro completo del tuo carico di lavoro da qualsiasi punto del web.
Puoi poi migliorare ulteriormente la gestione del tempo con l'esclusiva vista Carico di lavoro di ClickUp, che ti consente di confrontare la durata stimata per le tue attività con il tempo a tua disposizione nella settimana.
Questo è un ottimo modo per aiutarti a strutturare le tue giornate e assicurarti che tutti sappiano su cosa lavorare.
3. Raggiungere gli obiettivi del progetto entro i limiti prestabiliti
Sebbene possa essere entusiasmante fissare nuovi obiettivi, assicurati di non perdere mai di vista il quadro generale! L'obiettivo, l'ambito, i tempi, la qualità e il budget del tuo progetto devono essere rispettati.
Consegnare i progetti entro i tempi e il budget stabiliti sono i due requisiti più importanti per un project manager. Il mancato rispetto delle scadenze, i ritardi e il superamento del budget non solo influiscono sulla tua reputazione come project manager, ma possono anche avere un impatto sulla redditività del tuo prodotto e, in ultima analisi, sulla tua azienda.
Suggerimento professionale: software come ClickUp ti forniscono gli strumenti necessari per rimanere in linea con i tuoi obiettivi. Le dashboard di ClickUp forniscono aggiornamenti in tempo reale per assicurarti di non perdere mai di vista ciò che sta succedendo.
Considera le dashboard di ClickUp come la tua base di alto livello per lo sviluppo di sprint, il livellamento delle risorse e il monitoraggio dei progressi. Ma la cosa davvero interessante delle dashboard è che puoi crearne una praticamente per qualsiasi scenario. Ottieni istantaneamente i progressi in base a obiettivi, attività cardine, attività, tempo, attività e altro ancora.
Con oltre 50 schede personalizzate per la visualizzazione dei tuoi successi, i dashboard di ClickUp sono uno strumento eccellente per le presentazioni agli stakeholder.
Bonus: KPI per il project management!
4. Siate proattivi per mitigare i rischi in anticipo
In altre parole, abbiate sempre un piano di emergenza.
Rimanere indietro con un progetto a volte può essere fuori dal tuo controllo e alla fine capita a tutti. Mantieni un vantaggio competitivo e affermati come leader proattivo mettendo in atto un processo che ti consenta di andare avanti quando le cose non vanno come vorresti.
Suggerimento professionale: i diagrammi di Gantt in ClickUp possono evidenziare ostacoli e dipendenze, consentendoti di affrontarli in anticipo!
Il modello Gantt semplificato di ClickUp ti consente di impostare rapidamente il monitoraggio del tuo progetto e delle scadenze.
Avere dei piani di emergenza può aiutarti a rimanere in carreggiata, anche in caso di qualche intoppo.
Discuti con il team i rischi, gli ostacoli e i risultati che potresti incontrare nella roadmap del tuo progetto. Apporta le modifiche necessarie nella fase di pianificazione per stare al passo e evitare potenziali insidie.
Per la pianificazione di progetti con obiettivi a lungo termine, conserva un documento di valutazione dei rischi, un modello o un'attività per rivedere come sono stati gestiti i rischi nei progetti recenti e trarne insegnamenti per il futuro.
Suggerimento professionale: acquisire familiarità con gli strumenti di gestione dei rischi e i modelli di registro dei rischi.
5. Acquisisci una comprensione strategica degli obiettivi aziendali e implementa iniziative simili
L'implementazione di questo obiettivo a lungo termine può aiutarti a realizzare progetti di grande impatto e a svolgere un ruolo più importante nei successi dell'azienda nel lungo periodo. Consideralo un segnale per uscire dalla tua solita bolla e creare iniziative che contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi più ampi dell'azienda!
Conoscere gli obiettivi generali della tua azienda e perché sono importanti può aiutarti a orientare i tuoi obiettivi di project management e a prendere decisioni più strategiche in merito ai tuoi progetti.
È stato riscontrato che il 30% dei benefici previsti da un'azienda derivano dall'implementazione di un nuovo progetto e circa il 70% di tali benefici derivano dall'attuazione di un processo che attribuisce responsabilità alle persone e dall'adozione di un sistema che rende noti i benefici a lungo termine di un progetto.
In sostanza, questo vi aiuterà a capire in che modo l'esito positivo del vostro progetto influisce sull'azienda nel suo complesso.
6. Gestire le aspettative degli stakeholder
Gli stakeholder sono il sistema di supporto della tua organizzazione; potresti persino considerarli come gli sponsor del tuo progetto.
In qualità di project manager, ti verrà chiesto di tenerli informati sul progetto ad ogni attività cardine e di incorporare il loro feedback perché, che tu ci creda o no, anche loro hanno i propri obiettivi personali! Per raggiungere questo obiettivo, dovrai aumentare la trasparenza sullo stato del tuo progetto, la visibilità sugli sforzi del team e mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda il prima possibile.
Ti consigliamo di iniziare con un modello di revisione! Includi un riepilogo del quadro generale, gli aggiornamenti dall'ultima revisione, eventuali domande, esigenze aggiuntive, ecc. Anche disporre di uno strumento di project management (come ClickUp!) con la possibilità di creare dashboard e ottenere immediatamente informazioni aggiornate sul tuo progetto ti sarà di grande aiuto.
Oltre alla trasparenza, ti consigliamo anche di creare un processo standardizzato per ricevere l'approvazione, il feedback e le comunicazioni dei tuoi stakeholder. 🙂
Suggerimento professionale: il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp semplifica la gestione degli stakeholder e garantisce un esito positivo per il progetto. Aiuta i team a valutare il potere, l'influenza e l'interesse degli stakeholder, aprendo la strada a una comunicazione e una collaborazione efficaci.
7. Migliora le tue competenze e certificazioni, amplia le tue conoscenze in materia di gestione dei progetti
Un ottimo modo per rimanere all'avanguardia nel tuo settore è ricordare che non si è mai terminati di imparare!
Circa il 51% delle organizzazioni richiede ora ai project manager di possedere una certificazione in project management.
Fissate l'obiettivo di migliorare continuamente le vostre competenze attraverso certificazioni, formazione e aggiornamenti sulle tendenze del settore e sugli strumenti di project management. Ciò può migliorare la vostra efficacia come project manager. Imparare dai progetti passati e applicare tali conoscenze alle iniziative future è fondamentale per il successo a lungo termine.
Esistono tantissimi corsi che ti consentono di imparare al tuo ritmo e nei limiti del tempo a tua disposizione. Inoltre, questo è un ottimo modo per dimostrare che prendi l'iniziativa di innovare e ti assumi la responsabilità di migliorare.
Date un'occhiata a questi modelli per la definizione degli obiettivi!
8. Massimizza il tuo contributo
Si tratta di un obiettivo a lungo termine, soprattutto perché richiede tempo, tentativi ed errori e abilità per imparare a dare il massimo nel ruolo che ricopri attualmente senza esaurirti completamente.
Espandi il tuo impatto passo dopo passo e pensa oltre le tue attuali responsabilità. Potresti iniziare a interessarti maggiormente alla formazione dei nuovi membri del team e alla loro fidelizzazione! Oppure potresti collaborare con la direzione per creare nuovi obiettivi di squadra, ricercare i tuoi concorrenti o esaminare i vecchi rapporti sulle prestazioni per creare nuove strategie di miglioramento.
Suggerimento professionale: il modello di percorso professionale di ClickUp è progettato per aiutarti a visualizzare e effettuare il monitoraggio della tua progressione di carriera.
Obiettivi di project management che potrebbero non essere SMART ma sono comunque intelligenti
Sebbene questi tre obiettivi di project management possano non essere SMART come definiti in precedenza in questo post, sono ottime abitudini da tenere a mente e vi porteranno lontano sulla strada della leadership!
1. Lavora sulle tue competenze trasversali
È importante essere una risorsa a tutto tondo. È necessario possedere un mix equilibrato di conoscenze tecniche, conoscenze aziendali e competenze pratiche su come comunicare con il proprio team, i clienti, gli stakeholder, ecc. Ciò riguarda anche le capacità di negoziazione e la capacità di portare a termine le cose senza bruciare i ponti.
Questo può aiutarti a evitare conflitti e promuovere una cultura del lavoro collaborativa e funzionale!
2. Bilancia gli obiettivi strategici con le esigenze dei dipendenti
Ricorda: prima di tutto sii umano.
Abbiamo fatto una menzione sul fatto che uno degli obiettivi principali di un buon project manager è quello di rispettare il budget del progetto, il che significa anche garantire che la tua azienda non debba assumere continuamente nuovi dipendenti. 👀
Senza il team, non avrai né un progetto né un prodotto. La soddisfazione dei dipendenti è importante per mantenere il team coinvolto nel progetto, perché tenere conto delle loro esigenze non è solo nell'interesse dei dipendenti, ma anche nel miglior interesse del prodotto.
Comunicate in modo trasparente con il vostro team e organizzate regolarmente sessioni individuali per normalizzare il feedback e creare una relazione tra voi e i membri del vostro team. Mostrate interesse per i loro obiettivi e organizzate riunioni di revisione per aiutarli a celebrare i traguardi raggiunti, individuando al contempo le aree di crescita.
Date un'occhiata a questi modelli di proposta di budget!
3. Dai l'esempio
Se intendi rendere il tuo team responsabile delle proprie azioni, devi assumerti anche tu la responsabilità delle tue!
Nei momenti difficili, prova a chiederti che tipo di leader vorresti avere se i ruoli fossero invertiti. Cerca di non lasciare che i sentimenti personali o le influenze esterne cambino la tua percezione di una serie di eventi e ricordati di guardare ogni situazione da tutti i punti di vista per valutare il tipo di leader necessario in quel momento.
Sapere quando delegare, quando intervenire e quando è meglio limitarsi ad ascoltare.
Sei pronto!
La magia di questi obiettivi di project management è che puoi continuare ad applicarli ad ogni nuovo progetto o all'inizio di ogni trimestre fiscale.
Ricorda: investire nel miglioramento della qualità dei tuoi progetti significa anche investire in te stesso.
Il cielo è il limite, ma in caso di dubbio, pensa SMART. E quando sei pronto a portare i tuoi obiettivi di project management a un livello superiore, crea un account ClickUp gratis. 🥳