Documentazione per il project management sono risorse non negoziabili che influenzano direttamente il risultato finale di un progetto. Per ottenere un alto tasso di successo, il piano di progetto funge da tabella di marcia affidabile ed efficace su cui i team fanno affidamento durante l'intero ciclo di vita del progetto, dall'avvio al completamento. 📍
Questa guida contiene le risorse necessarie per avviare un progetto sulla strada giusta. Vi illustreremo i passaggi per costruire piani di progetto efficaci, ottimizzare le risorse e coordinare i lavori richiesti.
Sappiamo che siete un'ape indaffarata, quindi ecco una risorsa per avviare subito il processo di pianificazione del progetto: Il Modello di piano di progetto di ClickUp . Le viste Elenco e Bacheca sono già impostate con i campi dei requisiti chiave, quindi non resta che aggiungere le attività del progetto!
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Pianificate i vostri progetti con sicurezza e assicuratevi che tutto sia sempre organizzato e monitorato
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Scarica questo modello
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Vedi di più_ modelli di roadmap di progetto !
Prima di tuffarci, spieghiamo cos'è un piano di progetto. Perché la porta girevole della documentazione di progetto rende tutto caotico..
Ok, se siamo onesti, ci piace un po' di caos. Ma solo se l'organizzazione viene prima del caos. 😊
Cos'è un piano di progetto?
Il piano di progetto è un documento vivente che fornisce una chiara comprensione degli oggetti del progetto, in modo che le parti interessate possano allineare i loro lavori richiesti verso un obiettivo collettivo Definisce la l'ambito del progetto specificando ciò che è incluso e ciò che non lo è, per evitare l'estensione del progetto e rispettare i traguardi prefissati.
Al meglio, fornisce ai membri del team il contesto per dedicare il loro tempo alle cose giuste, tra cui:
- Valutazione dei rischi e strategie di mitigazione
- Responsabilità individuali e del team
- Strategie di gestione delle risorse
- Dipendenze delle attività
- Attività cardine
Documentate l'ambito del progetto, il team di progetto e le chiavi di interesse costruendo un piano personalizzato di esecuzione del progetto
$$$a Vantaggi della stesura di un piano di progetto
Un piano di progetto ben preparato non serve solo come tabella di marcia per la realizzazione di un progetto l'esecuzione del progetto ma comporta anche diversi vantaggi che contribuiscono all'esito positivo del progetto nel suo complesso. Migliore gestione del rischio : Un piano di progetto scritto con cura fornisce spazio per l'identificazione dei rischi e le strategie di mitigazione fin dall'inizio. Visualizzando i rischi in anticipo, è possibile definire misure proattive per affrontarli efficacemente e ridurre al minimo il loro impatto sull'esito del progetto.
Maggiore efficienza del team: Un progetto delinea i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team, favorendo la chiarezza su ciò che ci si aspetta esattamente da loro. Questo non solo aumenta la produttività individuale, ma rende anche il team più coeso ed efficiente.
Allocazione efficace delle risorse e controllo dei costi: Con un piano di progetto concreto a portata di mano, i project management possono ottimizzare l'allocazione delle risorse riducendo al minimo gli sprechi e assicurando che i costi rimangano entro i limiti del budget. Serve come punto di riferimento per la gestione finanziaria, consentendo ai manager di monitorare e controllare efficacemente le spese.
Elevata soddisfazione del cliente: Un piano di progetto struttura il percorso verso i risultati desiderati, migliorando così la qualità dei prodotti finali. Quando i client ricevono risultati di valore entro i tempi stabiliti, è più probabile che siano soddisfatti, il che porta a una maggiore soddisfazione del cliente
Come creare un piano di progetto in 5 passaggi
Dalla creazione di un progetto cancellato oggetti alla costruzione della Sequenza, ci addentreremo in approfondimenti pratici e best practice per guidarvi nella stesura dei piani di progetto.
In pratica, ecco la versione iper-caffeinata di come creare un piano di progetto a prova di fallimento nel 2023. 🏆
Passaggio 1: specificare le consegne e i risultati finali attesi del progetto
Non tutte le richieste in coda devono essere progetti su larga scala. Dando la priorità ai progetti giusti, i team possono massimizzare le possibilità di esito positivo e ottimizzare i risultati l'utilizzo delle risorse per ottenere i migliori risultati possibili.
**Quando gli stakeholder vedono la rilevanza e l'allineamento di un progetto con i KPI dell'organizzazione, sono più inclini a partecipare attivamente, a fornire le risorse necessarie e a sostenere l'esito positivo del progetto. (Per saperne di più stakeholder del progetto nel prossimo passaggio)!
**I clienti o gli utenti finali possono avere preferenze, aspettative o livelli di competenza diversi e la comprensione delle loro caratteristiche consente al team del progetto di creare prodotti che soddisfino efficacemente le loro esigenze specifiche.
Esistono requisiti, modelli o linee guida specifici per i deliverable? Questa domanda a monte fa risparmiare tempo a tutti, fornendo un quadro strutturato o un punto di partenza, in modo che il team del progetto possa concentrarsi sul contenuto e sugli aspetti di valore aggiunto dei deliverable, anziché dedicare un lavoro inutile alla formattazione o alla presentazione.
Raccogliere gli obiettivi e i dettagli del progetto con un Modulo ClickUp
Ora che siete preparati con il modulo del progetto e obiettivi, è il momento di iniziare a redigere il piano del progetto. 📃
A seconda della dipendenza che si preferisce metodologia di project management il formato del piano di progetto varia. Documenti, tabelle e grafici Gantt sono alcune delle opzioni più diffuse. Finché fornisce una descrizione chiara di ogni elemento di un piano di progetto, siete sulla strada giusta!
Ecco cosa dovreste avere finora:
- Titolo del progetto: Cancellate il nome o il titolo per catturare l'essenza del progetto. Se si utilizza un acronimo, fornire il termine completo
- Descrizione del progetto: Scrivere una descrizione concisa dello scopo, degli oggetti e dell'ambito del progetto
- Gestore del team: Identificare il gestore del team responsabile della supervisione del progetto ed elencare i membri chiave del team (ad esteam di marketing)
- Date di inizio, fine e consegna del progetto: Distinguere tra il completamento delle attività interne al progetto e la consegna dei risultati finali agli stakeholder
- Oggetti del progetto: Indicare gli obiettivi e i risultati specifici del progetto. Contestualizzare l'impatto del progetto sugli obiettivi dell'organizzazioneKPI eOKR Scoprire_ strumenti per il piano del progetto per supportare qualsiasi tipo di flusso di lavoro!
Sincronizzazione delle riunioni da altri strumenti di lavoro con ClickUp per gestire l'intera giornata nella visualizzazione Calendario
Passaggio 2: Identificare le parti interessate chiave e stimare le spese di budget
Gli stakeholder del progetto comprendono persone o gruppi che hanno un impatto diretto o un interesse personale nei risultati del progetto. Questa sezione del piano del progetto dovrebbe includere gli approcci per la comunicazione, il coinvolgimento e la partecipazione degli stakeholder. 🧑💻
Tra questi possono esserci gli sponsor del progetto, gli utenti finali, i client, i membri chiave del progetto e l'account.
Sì, i partner contabili sono stakeholder. Ecco perché:
Un piccolo progetto di design per un'agenzia può costare poche migliaia di dollari, mentre un grande progetto di infrastruttura per una multinazionale può comportare milioni di dollari.
In tempi recenti di condizioni di mercato mutevoli, è più importante che mai fornire agli stakeholder un'idea delle spese relative a risorse, attrezzature, materiali e qualsiasi altro costo rilevante. Il piano include anche processi per il monitoraggio e la gestione dei costi durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Questo ci porta alla prossima risorsa per la produttività da tenere sotto controllo. C'è un modo più veloce per evitare di costruire un foglio di calcolo di bilancio riga per riga ogni venerdì pomeriggio: Dare trasparenza insieme utilizzo del budget del progetto dove il lavoro sta avvenendo.
Utilizzate strumenti gratis come Campi personalizzati in ClickUp per classificare le risorse delle attività del progetto, come appaltatori, software di project management e acquisti una tantum. (Ad esempio, l'acquisto di una licenza per una canzone nel video di un marchio)
Tutto questo non richiede un lavoro richiesto e, soprattutto, catene di email da parte vostra. Con ClickUp, tutte le attività e le risorse del progetto sono registrate in un unico posto. menzionate uno stakeholder per l'approvazione dell'acquisto, caricate l'immagine di una ricevuta e aggiornate il campo personalizzato per riflettere la quantità di fondi rimasti. 💰
Quando i campi personalizzati vengono aggiornati, gli osservatori delle attività (compresi i partner dell'account) ricevono una notifica delle modifiche. Hanno la comodità di consultare la traccia digitale ogni volta che ne hanno bisogno!
Aggiungere assegnatari multipli, delegare commenti e creare calcoli utilizzando i campi personalizzati delle attività di ClickUp
Ora che gli stakeholder del progetto e il budget sono stati aggiunti al piano del progetto, passiamo al passaggio successivo!
Passaggio 3: Creare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
A struttura di scomposizione del lavoro (WBS) rappresenta l'ambito del progetto suddividendolo in attività del team e individuali.
Partendo dal deliverable più importante del progetto, la WBS lo suddivide in modo progressivo in pacchetti di lavoro più piccoli e in attività secondarie. Ogni pacchetto di lavoro rappresenta un'attività distinta da assegnare, programmare e monitorare. La suddivisione gerarchica continua finché i pacchetti di lavoro non raggiungono un livello tale da poter essere facilmente compresi ed eseguiti. 🤩
La WBS è un processo collaborativo. Mettetevi in connessione con i membri chiave del team di progetto per completare ciò che manca ai requisiti e ai deliverable del progetto. In qualità di project manager, l'attenzione è rivolta al progetto nel suo complesso, compresi i seguenti aspetti il piano strategico , programmazione del progetto , la definizione del budget e la comunicazione con le parti interessate.
Ecco uno schema generale del formato della WBS, se volete costruire un semplice modello di piano di progetto:
tabella che descrive i quattro livelli di una struttura di ripartizione del lavoro | Livello | Descrizione | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Livello 1: Obiettivi del progetto | L'obiettivo generale del progetto | Livello 2: Major Deliverables | Un risultato specifico, misurabile e tangibile che viene prodotto o raggiunto nell'ambito di un progetto | Livello 3: Pacchetti di lavoro | Attività distinte, gestibili e assegnabili a individui o team. Definire l'ambito e le dipendenze di ciascun pacchetto di lavoro | Livello 4: Attività secondarie | Fornisce attività più dettagliate e specifiche, rendendo più facile la stima del lavoro richiesto, l'assegnazione delle responsabilità e il monitoraggio dello stato
Il team del progetto è l'esperto in materia nei propri campi. Le loro prospettive sulla durata di un'attività e su ciò di cui hanno bisogno gli altri membri del team per completare il loro lavoro sono preziose per l'esito positivo del progetto.
Le lavagne online sono un'ottima opzione per una sessione di brainstorming a distanza o di persona. Grazie alla modifica in tempo reale, è un modo non intimidatorio per incoraggiare la partecipazione di tutti. Aggiungete alla vostra prossima sessione di piano del progetto il Modello di struttura di ripartizione del lavoro di ClickUp . Uno strumento facile da usare per i principianti, con una ricca modifica del testo, funzionalità/funzione di incorporamento e attività realizzabili! 🎯
Impostazione dei passaggi del piano di progetto per organizzare le attività di un documento ClickUp
Quando la WBS è a buon punto, è pronta per essere aggiunta alla Sequenza del progetto.
Bonus:_ Struttura di ripartizione del lavoro !
Passaggio 4: Aggiungere le attività cardine in una pianificazione dettagliata del progetto
La pianificazione verrà aggiornata settimanalmente o mensilmente man mano che il progetto procede. Per tenere il passo con i cambiamenti e, soprattutto, per comunicarli, l'uso di strumenti intuitivi come i grafici Gantt, le tavole Kanban e le Sequenze renderà meno noiosa la gestione dei cambiamenti in corso.
Grafici di Gantt
Offrono una rappresentazione visiva del programma del progetto, consentendo ai project manager di monitorare facilmente le dipendenze delle attività, le durate e le attività cardine. Quando sono necessari aggiornamenti, possono modificare rapidamente il grafico, riorganizzando le attività o regolando la Sequenza con una semplice azione di trascinamento.
Bacheca Kanban
Forniscono una visualizzazione semplificata del flusso di lavoro, consentendo ai project manager di visualizzare le attività in varie fasi di completamento. Quando si verificano cambiamenti, possono facilmente spostare le attività su colonne diverse, riflettendo lo stato di avanzamento e le priorità aggiornate.
Sequenza di progetti
Visualizza una chiara cronologia degli eventi, delle scadenze e delle attività cardine del progetto. Ciò consente agli stakeholder di essere informati sulle date importanti e assicura che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda lo stato del progetto.
Consultate la nostra guida creare una Sequenza del progetto ! È ricco di altri modelli ed esempi che vi aiuteranno a costruire una potente visualizzazione del progetto. 🎨
Bonus:_ **Software di pianificazione della costruzione !
Siamo arrivati al passaggio finale del processo di pianificazione del progetto!
Passaggio 5: Impostare le aspettative per la comunicazione
Seguire lo stato delle attività e rispondere alle email di stato una tantum sottraggono molto tempo ed energia alla settimana di lavoro di un project manager.
È probabile che tutti lavorino su più progetti contemporaneamente. Per questo motivo, a volte le risposte ai DM vengono rimandate fino alla fine della giornata. Oppure si perde nel vuoto per giorni.
Le reportistiche sullo stato sono essenziali per il processo decisionale. Forniscono una registrazione digitale delle attività del progetto, delle decisioni prese e dei risultati, che possono essere utili per riferimenti futuri, verifiche o lezioni apprese.
CONSIGLIO PRO Utilizzare ClickUp AI per riepilogare/riassumere i thread di commenti e vedere rapidamente i punti principali di un lungo thread o di un commento! Dopo che il contenuto è stato generato, è possibile provare a ottenere una risposta dell'IA leggermente diversa, copiare il testo, chiudere la finestra modale di riepilogare/riassumere o dire all'IA cosa fare dopo.
Ottenere un riepilogo del thread dei commenti o di un singolo commento con ClickUp AI
Sostituite le lunghe catene di email con attività di ClickUp per le vostre relazioni sullo stato. Con un'unica attività di ClickUp, tutti gli aggiornamenti settimanali vengono archiviati in un unico posto. Questo semplice passaggio alla comunicazione basata sulle attività elimina la necessità di effettuare ricerche su più app. 🔍
Tuttavia, se il vostro team si affida a piattaforme di messaggistica come Slack per gli aggiornamenti urgenti e la risoluzione dei problemi in tempo reale, utilizzate la funzione Integrazione di Slack con ClickUp . Trasforma i messaggi in attività e commenti dall'app Slack e invia notifiche sulle attività ai canali Slack di vostra scelta!
Prendete comunicazione del progetto un passaggio in più, fornendo una reportistica sullo stato del progetto modello da seguire in modo che tutti gli aggiornamenti siano organizzati e uniformi per le parti interessate:
- Risultati del team: Elenco delle attività cardine o completate durante la settimana
- Stato attuale: Fornire una panoramica dello stato di avanzamento del progetto e di eventuali sfide o colli di bottiglia affrontati
- Attività e scadenze imminenti: Notare tutte le scadenze importanti che si avvicinano nella settimana successiva
- Attività a rischio: Evidenziate eventuali problemi orischi identificati e il loro potenziale impatto
- Aggiornamenti delle risorse: Menzioni di eventuali cambiamenti o aggiornamenti relativi all'allocazione delle risorse
- Passi successivi: Riepilogare i prossimi passaggi immediati e le priorità
- Assistenza necessaria: Specificare il supporto o l'assistenza richiesti dai membri del team o dalle parti interessate
Bonus: create un'attività di ClickUp "Coordinamento", che funga da canale principale dove i team possono aspettarsi gli ultimi aggiornamenti da parte vostra!
Passare dall'invio di un commento ai compagni interni all'azienda all'invio di un'email a chiunque non faccia parte di ClickUp
Esempi di piani di progetto
I diversi reparti possono avere flussi di lavoro e requisiti unici, per cui sono necessari diversi tipi di piani di progetto. Ecco alcuni esempi di piani di progetto per iniziare:
1. Esempio di piano di progetto per il team di marketing
Obiettivi: Aumentare il traffico del sito web del 30% nel primo trimestre.
Ruoli e responsabilità: Il responsabile SEO conduce la ricerca di parole chiave e l'ottimizzazione dei contenuti; il responsabile dei social media si occupa della promozione; il responsabile del marketing via email imposta le campagne di drip via email; l'analista di marketing tiene traccia dei progressi e ne riferisce.
Budget: 10.000 dollari per software, creazione di contenuti, promozione e analisi.
Risultati: post del blog ottimizzati per la SEO, campagne sui social media, newsletter via email e un report analitico dettagliato.
Programma: 3 mesi, con controlli settimanali.
Piano di comunicazione: Riunioni settimanali per aggiornamenti e reportistica di fine mese; riunioni ad hoc se necessario; tutte le comunicazioni documentate in ClickUp.
2. Esempio di piano di progetto per il team di prodotto
Obiettivi: Sviluppare una nuova funzionalità/funzione per l'app entro sei mesi.
Ruoli e responsabilità: Il responsabile del prodotto definisce i requisiti della funzionalità/funzione; il designer elabora l'interfaccia; lo sviluppatore realizza la funzionalità; il tester QA controlla i difetti; il feedback viene monitorato dagli analisti di prodotto.
Budget: 50.000 dollari per ricerca, progettazione, sviluppo, test e lancio.
Risultati: Una funzione dell'app nuova, testata e completamente funzionale.
Programma: 6 mesi, con revisioni in sprint bisettimanali.
Piano di comunicazione: Standup giornalieri per gli aggiornamenti; riunioni bisettimanali di revisione dello sprint; Riunioni ad hoc, se necessario tutte le comunicazioni sono documentate in ClickUp.
3. Esempio di piano di progetto del team di progettazione
Obiettivi: Riprogettare il sito web dell'azienda per migliorare l'esperienza dell'utente e aumentare le conversioni in quattro mesi.
Ruoli e responsabilità: Il ricercatore UX conduce ricerche sugli utenti; il designer UI crea mockup; lo sviluppatore Front-end codifica il progetto; l'analista della qualità esegue test UX; il project manager supervisiona tutte le operazioni.
Budget: 20.000 dollari per ricerca, progettazione, sviluppo, test e implementazione.
Risultati: Un sito web completamente reattivo, testato e funzionante che offre un'esperienza utente superiore.
Programma: 4 mesi, con iterazioni mensili.
Piano di comunicazione: Riunioni settimanali per gli aggiornamenti; riunioni mensili di revisione; Riunioni ad hoc se necessario; tutte le comunicazioni sono documentate in ClickUp.
Ricordate che questi sono solo esempi e che il vostro piano di progetto effettivo potrebbe variare in base a molti fattori, come la portata del progetto, la dimensione del team e altre esigenze specifiche.
Gestire il team con i piani di progetto
ClickUp vi toglie dal carico di lavoro le attività di amministrazione e vi permette di fare quello che sapete fare meglio. Siete in grado di gestire ogni singola richiesta o domanda che vi arriva, ma non dovreste essere costretti a farlo. Il vostro team ha bisogno di voi nel vostro aspetto più attuale, per guidare il progetto verso l'esito positivo. Creare un'area di lavoro di ClickUp gratis e invitate i membri del team a sperimentare una migliore pianificazione dei progetti. Se avete bisogno di supporto per la creazione di flussi di lavoro per progetti, siamo a vostra disposizione con un messaggio. Buon piano! ✍️