Sei un project manager emergente? O forse sei un direttore esperto con decine di progetti di esito positivo alle spalle?
In ogni caso, è bene ripassare le migliori pratiche di project management. Dopo tutto, è difficile valutare l’esito positivo del tuo progetto se non hai obiettivi chiari e misurabili.
Potrebbe sembrare un passaggio in più, ma definire gli obiettivi del progetto prima di iniziare a lavorare è il modo migliore per risparmiare tempo e seccature lungo il percorso, e forse anche qualche soldo. 💸
In questa guida approfondiremo gli obiettivi di project management, perché sono così utili e come stabilire obiettivi efficaci che consentano al tuo team di raggiungere il traguardo.
Cosa sono gli obiettivi del progetto?
Gli obiettivi di progetto sono un tipo di obiettivo specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e limitato nel tempo (SMART). Il loro scopo è definire ciò che il tuo progetto realizzerà prima di iniziare a lavorare.
Considera gli obiettivi SMART come una sorta di tabella di marcia che guida il tuo team attraverso il ciclo di vita del progetto. Fungono anche da dichiarazione di intenti che mantiene tutti concentrati sull'attività e allineati con l'ambito del progetto. (Perché l'ultima cosa di cui hai bisogno è uno scostamento dall'ambito previsto).
La differenza principale tra obiettivi e traguardi è che gli obiettivi sono più concreti e specifici. Ad esempio, un obiettivo potrebbe essere "Voglio aumentare il fatturato". Un obiettivo invece sarebbe "Il team di marketing aumenterà le fonti di riferimento dai social media del 10% entro la fine del secondo trimestre". Vedi la differenza?
Esistono infiniti modi per scrivere gli obiettivi di un progetto. In definitiva, l'obiettivo che scrivi si riduce allo scopo del progetto. Potresti creare obiettivi aziendali per:
- Migliorare l'esperienza dell'utente
- Lancio di un nuovo prodotto
- Successo finanziario
- Lancio delle funzionalità
La maggior parte dei progetti avrà più obiettivi, quindi è una buona idea monitorare i tuoi obiettivi di gestione del progetto utilizzando un software per obiettivi e risultati chiave (OKR) o app per il monitoraggio degli obiettivi. Questi strumenti ti aiuteranno a mantenere la concentrazione mentre ti destreggi tra diversi membri del team, attività e progetti. 🤹
Vantaggi dell'impostazione degli obiettivi di progetto
Definire gli obiettivi del progetto aiuta a fissare gli obiettivi fin dall'inizio. Potrai quindi guardare indietro al progetto e dimostrare, spesso con dati concreti, che il progetto ha avuto un esito positivo. Oppure, se così non fosse, potrai individuare con precisione quanto sei stato lontano dai risultati desiderati. 🎯
L'impostazione degli obiettivi del progetto può aiutarti in molti modi, ma questi sono i vantaggi principali:
- Crea un piano di progetto solido: in qualità di team leader, spetta a te sviluppare gli obiettivi di project management. Con gli obiettivi SMART a disposizione, potrai creare un ottimo piano di progetto che consentirà di rispettare i tempi e il budget complessivi.
- Crea la documentazione: gli obiettivi del progetto forniscono una traccia cartacea indispensabile per produrre la documentazione del progetto per i tuoi superiori man mano che il progetto avanza. La documentazione ti aiuterà anche a progettare progetti migliori in futuro.
- Misurate le vostre prestazioni: "Abbiamo fatto un buon lavoro?" è una domanda che tiene svegli la notte i project manager. Fortunatamente, gli obiettivi del progetto rendono abbastanza chiaro se avete lavorato bene o se dovete cambiare qualcosa.
- Fai un lavoro che conta: hai mai realizzato qualcosa che la tua azienda non ha utilizzato? È una grande perdita di tempo. Gli obiettivi del progetto assicurano che i risultati finali siano in linea con gli obiettivi aziendali. Ad esempio, se la tua organizzazione vuole aumentare i ricavi dell'e-commerce provenienti dagli acquirenti internazionali, ma il tuo team di marketing si concentra sulle vendite commerciali nazionali, si tratta di un disallineamento che non piacerà molto al tuo amministratore delegato.
Tipi di obiettivi di progetto
I progetti non sono tutti uguali, e nemmeno i tuoi obiettivi dovrebbero esserlo. A seconda del tuo progetto, potresti dover creare un obiettivo che tocchi una o più di queste categorie:
- Obiettivi di qualità: questo obiettivo del progetto riguarda esclusivamente la qualità. Stabilisci un obiettivo incentrato su parametri di riferimento, metriche o determinati standard. Potrebbe trattarsi dei tassi di soddisfazione del servizio clienti o dei tassi di rimbalzo del sito web.
- Obiettivi finanziari: Gli obiettivi finanziari fanno girare il mondo. Questo tipo di obiettivi di progetto pone l'accento sulla redditività e sull'efficienza dei costi. È anche un buon modo per effettuare il monitoraggio dei budget dei progetti.
- Obiettivi temporali: se hai più progetti in arretrato, devi completarli tutti il più rapidamente possibile. Gli obiettivi temporali possono aiutarti a gestire meglio i tempi dei progetti, ma possono anche effettuare il monitoraggio delle attività cardine dei progetti.
- Obiettivi di processo: con gli obiettivi di processo, il team lavora insieme per migliorare un determinato flusso di lavoro o trovare nuovi modi per aumentare l'efficienza. Si tratta di un obiettivo molto comune per i team di sviluppo web che seguono una metodologia Agile.
- Obiettivi di apprendimento: vuoi migliorare le competenze del tuo team? Effettua il monitoraggio delle loro capacità con gli obiettivi di apprendimento. Questi misurano i livelli di certificazione e conoscenza del tuo team.
- Obiettivi di rendimento: si tratta dei risultati attesi dal progetto, come la velocità o l'efficienza. Utilizza gli obiettivi di rendimento per effettuare il monitoraggio degli indicatori di rendimento del tuo team, del progetto o del prodotto.
- Obiettivi di conformità: nessuno vuole ricevere una lettera dall'ufficio legale. Gli obiettivi di conformità mantengono la tua azienda in linea con determinati standard industriali o legali come traguardo.
A seconda del progetto, potrebbe essere necessario creare un obiettivo di progetto ibrido. Ad esempio, potrebbe essere necessario migliorare il processo di preventivazione e risparmiare tempo (un obiettivo combinato di processo e tempo).
Sei libero di personalizzare quanto desideri, purché gli obiettivi siano chiari e utili.
Come non scrivere gli obiettivi del progetto
Sappiamo che sei molto impegnato. Ma lo scopo degli obiettivi di progetto è quello di mettere il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda. Se scrivi obiettivi vaghi e inutili solo per spuntare rapidamente una casella, questo non aiuterà il tuo team a scrivere obiettivi di progetto SMART.
Ecco alcuni esempi di obiettivi di progetto inutili:
- "Realizza un prodotto migliore". Cosa significa "migliore"? Più sicuro? Più economico? Come fai a sapere se il prodotto è "migliore" di quello che hai adesso?
- "Aumentare la soddisfazione dei clienti. " Non siamo contrari a questo obiettivo di progetto, ma non è comunque molto utile. Specificate dove volete aumentare la soddisfazione dei clienti, di quanto deve aumentare e entro quando.
- "Migliorare le prestazioni del team". Cosa significa per te "prestazioni"? Specifica di quale team stai parlando, quali sono le metriche di prestazione più importanti, quanto ti aspetti che queste metriche migliorino e in quale Sequenza.
Sebbene un obiettivo come "Completare il progetto in tempo" sembri valido in teoria, non è molto utile.
Gli obiettivi del progetto dovrebbero seguire l'acronimo SMART per creare obiettivi chiari. In questo modo, tu (e il tuo team) saprete esattamente cosa state cercando di ottenere.
Ad esempio, l'obiettivo SMART "completare il progetto in tempo" potrebbe essere:
- Specifico: Indica il nome specifico del progetto, soprattutto se gestisci più progetti contemporaneamente (beato te!).
- Misurabile: definisci una metricà quantificabile con una percentuale o un altro parametro calcolabile
- Raggiungibile: non è possibile stravolgere il piano di marketing dell’azienda in un giorno, quindi scegli un obiettivo ragionevolmente raggiungibile.
- Rilevante: Personalizza l'obiettivo in modo specifico per il progetto
- Tempistiche definite: stabilisci una data di scadenza precisa
Esempi di obiettivi di progetto chiaramente definiti da seguire
A questo punto, sai cosa non fare. Sei libero di scrivere gli obiettivi del progetto come preferisci, ma la maggior parte dei project manager li scrive come "dichiarazioni di obiettivi".
Seguendo il modello SMART, convertiamo alcuni obiettivi di progetto poco utili in obiettivi realizzabili:
- "Realizzare un prodotto migliore" diventa "Aumentare la potenza del generatore del 5% in tempo per il lancio del prodotto nel quarto trimestre".
- "Aumentare la soddisfazione dei clienti" diventa "Aumentare il nostro Net Promoter Score (NPS) del 20% per i clienti del settore alimentare e delle bevande".
- "Migliorare le prestazioni del team" diventa "Formare il team sulle competenze gestionali per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti del 45% nei prossimi due anni".
Vedi la differenza?
Questi nuovi obiettivi sono molto più chiari. È facile ripensarci alla fine del progetto e determinare se hai raggiunto o meno il tuo obiettivo. Si tratta di un obiettivo chiaro rispetto a un'affermazione vaga come "Facciamo più soldi".
Ecco alcuni altri esempi di obiettivi di progetto, se sei alla ricerca di ispirazione:
- "Aumentare il traffico web del 20% nel prossimo trimestre con una strategia di content marketing mirata".
- "Ridurre i tempi di risposta del servizio clienti del 30% nei prossimi sei mesi con un nuovo CRM".
- "Ridurre i costi di produzione del 15% nel prossimo anno fiscale tramite l'automazione del processo di rendering dei prodotti".
- "Aumentare le vendite del 10% nel prossimo trimestre rivolgendosi ai nostri nuovi clienti target con una campagna di social media marketing".
- "Configurare un nuovo software gratuito per il project management entro la fine dell'anno per ridurre i tempi di completamento dei progetti del 25%".
- "Aumentare della dimensione dell'elenco degli iscritti alla nostra newsletter del 30% in sei mesi aggiungendo un pulsante di adesione alla pagina di checkout dell'e-commerce".
Come definire e effettuare il monitoraggio degli obiettivi di progetto
Ok, hai imparato le basi per scrivere obiettivi di progetto eccellenti. Hai dedicato tutto questo lavoro alla loro stesura. Ora è il momento di renderli il più possibile attuabili e visibili.
Segui questi consigli per il monitoraggio degli obiettivi del tuo progetto, in modo da rimanere sempre al passo con i tuoi obiettivi. 🏆
Allineati agli obiettivi organizzativi più ampi
Prima di definire gli obiettivi di project management, parlate con i dirigenti o con altre figure di spicco della vostra azienda. Chiedete loro quali sono gli obiettivi dell'organizzazione per l'anno in corso.
Anche se si tratta di un obiettivo generico come "risparmiare denaro", questo ti fornisce una direzione chiara su cui lavorare. Ad esempio, questo non è il momento di fissare obiettivi come "Aumentare la spesa di marketing del 50%".
Quando conosci gli obiettivi generali della tua organizzazione, puoi scegliere quelli più rilevanti per il progetto in questione.
Inoltre, è molto più facile ottenere il consenso degli stakeholder del progetto quando puoi dimostrare che i tuoi obiettivi sono in linea con gli obiettivi annuali della tua organizzazione.
Utilizza i modelli per risparmiare tempo
Non hai tempo per definire i tuoi obiettivi di progetto? Non preoccuparti. Sappiamo bene che definire questi obiettivi richiede tempo, e a volte è tempo che non hai a disposizione.
Quando è il momento cruciale, usa dei modelli per i tuoi OKR e obiettivi. Dovrai personalizzarli, ma solo la formattazione ti farà risparmiare diverse ore al mese.
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Definisci gli obiettivi come team
Chi dice che devi fare tutto da solo? Attingi alle competenze dei membri del tuo team per definire insieme gli obiettivi del progetto.
Due teste sono meglio di una e la collaborazione di squadra può fare una grande differenza. Unendo le vostre capacità intellettuali è possibile pensare a obiettivi più grandi e migliori che altrimenti non avreste preso in considerazione.
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Sappiamo che non hai tempo per tormentare il tuo team con richieste di aggiornamenti sul progetto.
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