Come definire obiettivi di progetto efficaci (con esempi)

Siete un project manager emergente? O forse siete un direttore esperto con decine di progetti di esito positivo all'attivo?

In ogni caso, è bene rispolverare le best practice del project management. Dopo tutto, è difficile valutare l'esito positivo del progetto se non si hanno le idee chiare, oggetti chiari e misurabili in atto.

Potrebbe sembrare un passaggio in più, ma la definizione di gli oggetti del progetto prima di iniziare a lavorare è il modo migliore per risparmiare tempo e seccature, e forse anche qualche soldo. 💸

In questa guida approfondiremo gli obiettivi del project management, i motivi per cui sono così utili e come impostare obiettivi efficaci che portino il team al traguardo.

Quali sono gli oggetti del progetto?

Gli obiettivi del progetto sono un tipo di obiettivo specifico, misurabile, realizzabile, pertinente e limitato nel tempo (SMART). Il loro scopo è quello di definire ciò che il progetto realizzerà prima di iniziare a lavorare.

Gli obiettivi SMART del progetto sono una sorta di tabella di marcia che accompagna il team nel ciclo di vita del progetto. Inoltre, agiscono come una dichiarazione di visione che mantiene tutti in attività e allineati con gli obiettivi del progetto scopo del progetto . (Perché l'ultima cosa di cui si ha bisogno è insinuazione del campo di applicazione .)

Il più grande differenza tra gli oggetti e gli obiettivi è che gli oggetti sono più concreti e specifici. Per esempio, un obiettivo potrebbe essere del tipo "Voglio aumentare le entrate" Ma un oggetto potrebbe essere: "Il team di marketing aumenterà le fonti di riferimento dai social media del 10% entro la fine del secondo trimestre" Vedete la differenza?

Organizzare gli obiettivi per reparto in un elenco ClickUp

Ci sono infiniti modi per scrivere gli oggetti di un progetto. In definitiva, l'oggetto da scrivere dipende dallo scopo del progetto. Si possono creare obiettivi aziendali per:

• Migliorare l'esperienza dell'utente
• Lanciare un nuovo prodotto
• Esito positivo della gestione finanziaria
• Lancio di funzionalità/funzione

La maggior parte dei progetti avrà più oggetti, quindi è una buona idea monitorare i vostri obiettivi con l'uso di software per obiettivi e risultati chiave (OKR) o app per il monitoraggio degli obiettivi . Questi strumenti vi permetteranno di tenere la testa a posto mentre vi destreggiate tra diversi membri del team, attività e progetti. 🤹

Aggiungete documenti, attività di ClickUp e altro ancora su una lavagna online per costruire visivamente un percorso chiaro verso l'esito positivo del progetto, dall'inizio alla consegna

Vantaggi dell'impostazione degli oggetti del progetto

L'impostazione degli oggetti del progetto aiuta a fissare gli obiettivi fin dall'inizio. In seguito, potrete guardare indietro al progetto e dimostrare, spesso con dati concreti, che il progetto ha avuto un esito positivo. Oppure, se non lo è stato, si può individuare quanto ci si è allontanati dai risultati desiderati. 🎯

L'impostazione degli oggetti del progetto può aiutarvi in molti modi, ma i vantaggi maggiori sono questi:

• Fare un piano di progetto solido: In qualità di leader del team, spetta a voi sviluppare gli obiettivi del project management. Con gli obiettivi SMART in mano, creerete un grande piano di gestione del progettopiano del progetto che consente di mantenere il progetto complessivo nei tempi e nel budget previsti
• Creare la documentazione: Gli oggetti del progetto forniscono una traccia cartacea necessaria per produrre un'analisi del progettodocumentazione del progetto per i vostri capi durante lo stato di avanzamento del progetto. La documentazione vi aiuterà anche a progettare progetti migliori in futuro
• Misurare le vostre prestazioni: "Abbiamo fatto un buon lavoro?" è una domanda che tiene svegli i PM la notte. Fortunatamente, gli oggetti del progetto rendono abbastanza chiaro se avete fatto bene o se dovete cambiare qualcosa
• Da fare per il lavoro che conta: Avete mai costruito qualcosa che la vostra azienda non ha usato? È una grande perdita di tempo. Gli oggetti del progetto assicurano che il vostroi risultati del progetto siano in linea con gli obiettivi aziendali. Ad esempio, se la vostra organizzazione vuole aumentare le entrate dell'e-commerce da parte degli acquirenti internazionali, ma il vostro team di marketing si concentra sulle vendite nazionali, il vostro amministratore delegato non sarà molto entusiasta di questa mancata corrispondenza

Creazione e monitoraggio degli obiettivi in ClickUp

Tipi di oggetti del progetto

I progetti non hanno una dimensione unica e anche gli oggetti del progetto non dovrebbero esserlo. A seconda del progetto, potrebbe essere necessario creare un obiettivo che riguardi una o più di queste categorie:

• Obiettivi di qualità : Questo obiettivo del progetto riguarda la qualità. Impostate un oggetto incentrato su benchmark, metriche o determinati standard. Potrebbe trattarsi della valutazione del servizio clienti o della frequenza di rimbalzo del sito web
• obiettivi finanziari: I traguardi finanziari fanno girare il mondo. Questi tipi di oggetti di progetto pongono l'accento sulla redditività e sull'efficienza dei costi. Questo è anche un buon modo per monitorare i budget del progetto
• Obiettivi temporali: Se avete più progetti in arretrato, dovete completare tutto nel più breve tempo possibile. Gli obiettivi temporali possono aiutare a gestire meglio le tempistiche dei progetti, ma possono anche monitorare le attività cardine del progetto
• Obiettivi di processo: Con gli obiettivi di processo, il team lavora per migliorare un determinato flusso di lavoro o trovare nuovi modi per aumentare l'efficienza. Questo è un oggetto molto comune per i team di sviluppo web che seguono una metodologia Agile
• Obiettivi di apprendimento: Volete migliorare le competenze del team? Monitorate le loro capacità con gli oggetti di apprendimento. Questi misurano i livelli di certificazione e di conoscenza del team
• Obiettivi di performance: Sono i traguardi del progetto, come la velocità o l'efficienza. Utilizzate gli obiettivi di performance per monitorare gli indicatori di performance del team, del progetto o del prodotto
• Obiettivi di conformità: Nessuno vuole ricevere una lettera dall'ufficio legale. Gli obiettivi di conformità mantengono la vostra azienda al traguardo di soddisfare determinati standard legali o di settore

Gestione di diversi gruppi di obiettivi di conformità in un'unica vista Elenco di ClickUp

A seconda del progetto, potrebbe essere necessario creare un oggetto ibrido. Ad esempio, è necessario migliorare il processo di preventivazione e risparmiare tempo (un obiettivo combinato di processo e tempo).

Siete liberi di personalizzare quanto volete, purché troviate gli oggetti chiari e utili.

Come non scrivere gli oggetti del progetto

Sappiamo che siete impegnati. Ma l'oggetto degli obiettivi del progetto è quello di mettere il team sulla stessa pagina. Se scrivete obiettivi vaghi e poco utili per il gusto di spuntare rapidamente una casella, non aiuterete il vostro team a scrivere obiettivi di progetto SMART.

Ecco alcuni esempi di obiettivi di progetto non utili:

• "Realizzare un prodotto migliore " Da cosa deriva "migliore"? È più sicuro? Più economico? Da fare per sapere se il prodotto è "migliore" di quello attuale?
• "Aumentare la soddisfazione dei clienti " Non siamo arrabbiati con questo oggetto del progetto, ma non è comunque molto utile. Specificate dove volete aumentare la soddisfazione dei clienti, di quanto dovete aumentarla e entro quanto tempo
• Migliorare le prestazioni del team " Da fare: cosa significa "prestazioni"? Specificate di quale team state parlando, quali sono le metriche di performance che contano di più, quanto vi aspettate che queste metriche migliorino e con quale sequenza temporale

Sebbene un oggetto come "Completare il progetto in tempo" suoni bene in teoria, non è molto utile.

Gli oggetti del progetto dovrebbero seguire l'acronimo SMART per creare obiettivi chiari. In questo modo, voi (e il vostro team) saprete esattamente a cosa state puntando.

Per esempio, l'oggetto SMART del progetto "completare il progetto in tempo" potrebbe essere:

• Specifico: Indica il progetto specifico, soprattutto se gestisci più progetti contemporaneamente (sei fortunato)
• Misurabile : Impostazione di una metrica quantificabile con una percentuale o un'altra metrica calcolabile
• Raggiungibile: Non si può girare unpiano marketing aziendale in un giorno, quindi scegliete un obiettivo ragionevolmente raggiungibile
• Rilevante: Personalizzare l'obiettivo in modo specifico per il progetto
• Temporale: Impostazione di una data di scadenza certa

Oggetti del progetto cancellati esempi da seguire

A questo punto, sapete cosa non dovete fare. Siete liberi di scrivere gli obiettivi del progetto come volete, ma la maggior parte dei project manager li scrive come "dichiarazioni di obiettivi"

Seguendo la struttura SMART, convertiamo alcuni obiettivi di progetto non proprio utili in obiettivi perseguibili:

• "Realizzare un prodotto migliore" diventa "Aumentare la potenza del generatore del 5% in tempo per il lancio del prodotto nel quarto trimestre"
• "Aumentare la soddisfazione dei clienti" diventa "Aumentare il nostro Net Promoter Scores (NPS) del 20% per i clienti del settore alimentare e delle bevande"
• "Migliorare le prestazioni del team" diventa "Formare il team sulle competenze gestionali per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti del 45% nei prossimi due anni"

Vedete la differenza?

Questi nuovi oggetti sono molto più chiari. È facile guardarli alla fine del progetto e stabilire se l'obiettivo è stato raggiunto o meno. Si tratta di un oggetto chiaro rispetto a un'affermazione inconsistente come "Facciamo più soldi"

Ecco altri esempi di obiettivi di progetto, se siete in cerca di ispirazione:

• "Aumentare il traffico web del 20% nel prossimo trimestre con una strategia di marketing di contenuto"
• "Ridurre i tempi di risposta del servizio clienti del 30% nei prossimi sei mesi con un nuovo CRM"
• "Ridurre i costi di produttività del 15% nel prossimo anno fiscale automatizzando il processo di rendering dei prodotti"
• "Aumentare le vendite del 10% nel prossimo trimestre, mirando alle nostre nuove personas di clienti con una campagna di social media marketing"
• "Impostazione diun nuovo software gratuito di project management" entro la fine dell'anno per ridurre i tempi di completamento dei progetti del 25%"
• "Aumentare la dimensione del nostro elenco di newsletter del 30% in sei mesi aggiungendo un pulsante di opt-in alla pagina di pagamento dell'e-commerce"

Visualizzazione e tracciamento delle consegne del progetto su una vista ClickUp Bacheca

Come impostare e tracciare gli oggetti del progetto

Ok, avete imparato le basi per scrivere gli oggetti del progetto. Avete fatto tutto questo lavoro per scriverli. Ora è il momento di renderli il più possibile attuabili e percepibili.

Seguite questi consigli per monitorare gli oggetti del progetto in modo da rimanere sempre in cima ai vostri obiettivi. 🏆

Allinearsi con obiettivi organizzativi più ampi

Prima di impostare gli obiettivi, parlatene con la direzione generale o con altri importanti esponenti della vostra azienda project management obiettivi. Chiedete loro quali sono gli obiettivi dell'organizzazione per l'anno in corso.

Anche se si tratta di un obiettivo generico come "risparmiare denaro", questo vi dà una direzione chiara su cui lavorare. Ad esempio, non è questo il momento di fissare obiettivi come "Aumentare le spese di marketing del 50%"

Quando si conoscono gli obiettivi più ampi dell'organizzazione, si scelgono gli oggetti del progetto che sono più pertinenti al progetto stesso.

Inoltre, è molto più facile ottenere progetto di stakeholder quando si può dimostrare che gli oggetti sono correlati agli obiettivi annuali dell'organizzazione, si può ottenere il consenso degli stakeholder.

Usate i modelli per risparmiare tempo

Non avete tempo per impostare i vostri oggetti di progetto? Niente paura. Ci rendiamo conto che ci vuole tempo per definire gli oggetti, e a volte si tratta di tempo extra che non si ha a disposizione.

Quando è il momento di stringere i tempi, utilizzate modelli per i vostri OKR e oggetti . Dovranno essere personalizzati, ma il solo fatto di formattare i modelli consente di risparmiare diverse ore al mese.

Provate il Modello di OKR e Obiettivi dell'azienda ClickUp per creare una struttura organizzativa che rifletta la visione e i valori della vostra azienda, il tutto in un unico posto!

Costruite una gerarchia di obiettivi per il team, il reparto e l'azienda con il modello di obiettivi e OKR aziendali di ClickUp

Impostazione degli oggetti come team

Chi ha detto che dovete affrontare tutto il lavoro da soli? Sfruttate le competenze dei membri del team per fissare insieme gli oggetti del progetto.

Due teste sono meglio di una e la collaborazione del team può fare una grande differenza. Unendo le vostre capacità cerebrali è possibile pensare a obiettivi più grandi e migliori che altrimenti non avreste mai considerato.

Monitorate i vostri KPI con ClickUp Obiettivi

Avete creato fantastici oggetti per il progetto, ma da dove fate dipendere il vostro team dal loro raggiungimento? Entrate Obiettivi ClickUp .

Con ClickUp Obiettivi è possibile definire gli obiettivi dei progetti e monitorarli in modo efficiente, affiancandoli alle attività e ai flussi di lavoro. Invece di passare da uno strumento all'altro e da una piattaforma all'altra, tutto ciò di cui avete bisogno è in un unico posto.

Un vero e proprio risparmio di tempo. ⏱️

Gli Obiettivi di ClickUp rendono le vostre Sequenze e i vostri Traguardi chiari come una campana. Impostate diversi tipi di traguardi per:

• Obiettivi numerici
• Obiettivi monetari
• Obiettivi vero/falso
• Attività

Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato

Avete bisogno di convertire un'attività in un obiettivo? Da fare in ClickUp con un semplice clic: non dovrete più fare la doppia voce.

Il sistema di cartelle degli Obiettivi organizza e monitora gli obiettivi tutti gli obiettivi del progetto in un'unica dashboard . È anche possibile assegnare gli obiettivi a determinati team e persone per responsabilizzare tutti.

Sappiamo che non avete tempo per assillare il vostro team con aggiornamenti sui progetti.

Basta assegnare una scadenza ai vostri Obiettivi e ClickUp vi invierà aggiornamenti sullo stato di avanzamento tramite scorecard settimanali. Grazie al monitoraggio automatico, non dovrete chiedervi quale sia lo stato di ognuno. Al contrario, il team si concentra maggiormente sul lavoro vero e proprio e non sulle reportistiche.

Memorizzare e categorizzare in modo ordinato obiettivi simili in cartelle di obiettivi in ClickUp

Mettere il pilota automatico all'esito positivo del progetto

Gli oggetti del progetto sono indispensabili per qualsiasi progetto strategico. Il lavoro di squadra e i modelli vi porteranno lontano. Ma quando avete bisogno di portare il vostro lavoro e le strategie di alto livello nella stessa piattaforma, scegliete ClickUp.

ClickUp inietta una dose di sanità mentale nei processi di project management per rendere il vostro lavoro, come dire, divertente.

Ma non credeteci sulla parola. Iscrivetevi a ClickUp per snellire il processo e iniziare a impostare gli oggetti del progetto.