Che cos'è uno stakeholder di progetto & come gestirlo

In questo articolo scopriremo chi sono gli stakeholder nel project management, i tipi di stakeholder di progetto, alcuni esempi e come analizzarli. Impareremo anche il modo più efficiente per gestire gli stakeholder di progetto.

Bene, scopriamo tutto ciò che c'è da sapere sugli stakeholder del progetto. 🔍

Che cos'è uno stakeholder di progetto?

Uno stakeholder di progetto è un individuo, un'organizzazione o un gruppo che partecipa attivamente o ha un interesse per le attività del progetto, ha un potenziale impatto sui risultati del progetto e/o sull'ambiente del progetto ed è influenzato dall'esito del progetto o è vicino ad altri che potrebbero essere influenzati dal progetto.

In sostanza, gli stakeholder sono persone o gruppi che hanno qualcosa da guadagnare (o da perdere) dal progetto. Il Project Management Institute definisce uno stakeholder di progetto come "individui e organizzazioni che sono attivamente coinvolti nel progetto, o i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente come risultato dell'esecuzione o del completamento con esito positivo del progetto ".

Quindi, se i progetti hanno successo, anche gli stakeholder ne trarranno vantaggio.

Tuttavia, se il progetto va male, anche gli stakeholder ne risentono... 😅

Chi sono gli stakeholder di un progetto?

È possibile classificare gli stakeholder nel project management in due tipi: stakeholder interni ed esterni.

Questi due tipi di stakeholder nel project management si basano sulla relazione degli stakeholder con l'organizzazione:

Stakeholder interni

Come suggerisce il nome, uno stakeholder interno proviene dall'interno dell'organizzazione o dell'azienda. Si concentrano sui rischi del progetto e sono direttamente coinvolti in tutto il processo. Questi membri del team aziendale di solito possiedono una profonda conoscenza del loro pubblico, dei clienti e dell'azienda e sono spesso visti come un'autorità, ricoprendo spesso posizioni di leadership di alto livello che lavorano direttamente con diversi livelli operativi per ottenere i risultati desiderati.

In qualità di project manager, ecco alcuni dei più comuni stakeholder interni con cui potresti avere a che fare:

Stakeholder esterni

Gli stakeholder esterni, invece, non appartengono alla tua organizzazione o alla tua azienda. Questi stakeholder della project management sono esterni, come i clienti o gli utenti finali. In altre parole, è tua responsabilità gestire la comunicazione con gli stakeholder essenziali e i clienti esterni, mantenendo riservate le informazioni critiche fino a quando non è necessario renderle note a tutte le parti.

Soddisfare le aspettative dei diversi tipi di stakeholder influenti, dare loro visibilità e tenere informati i diversi stakeholder è metà del piano di gestione degli stakeholder. Ma come project manager, devi prima essere in grado di identificare questi stakeholder e comprendere anche le esigenze degli sponsor del progetto. La cosa più importante da ricordare è comunicare chiaramente l'ambito del progetto e gestire le aspettative degli stakeholder e, a volte, i lunghi elenchi di richieste da parte della leadership.

Ottimo. Ma chi sono gli stakeholder di un progetto? In qualità di project manager, è importante identificare gli stakeholder del progetto fin dall'inizio e rimanere concentrati sull'esecuzione del progetto. I responsabili delle risorse, i responsabili funzionali e altri membri del top management potrebbero essere più concentrati sulla fase del progetto e sulla pianificazione del ciclo di vita del progetto, mentre gli stakeholder di supporto trattano tutti i membri del team di progetto come se fossero allo stesso livello e amano rimanere aggiornati sui progressi del progetto e sul feedback dei clienti.

Ecco alcuni dei più comuni stakeholder esterni:

Cosa fare per l'analisi degli stakeholder?

L'analisi degli stakeholder, o come alcuni la chiamano, la mappatura degli stakeholder, è IMPORTANTE perché:

Il modo migliore per garantire l'esito positivo di un progetto è definire chiaramente le aspettative del progetto agli stakeholder interessati, identificare i rischi e fornire feedback per gestire gli stakeholder del progetto e le loro

Costruire un team forte che includa gli stakeholder chiave del progetto è l'unico modo per avere successo in un progetto.

Esempio di diagramma contestuale dell'analisi degli stakeholder:

Inoltre, identificare i modelli di coinvolgimento degli stakeholder ti aiuterà a evitare influenze negative da parte loro in futuro. Gli stakeholder, i titolari e altri manager di altri team e/o altri reparti con un elevato interesse e una forte influenza potrebbero avere secondi fini o semplicemente non essere sulla stessa lunghezza d'onda tua e del tuo team.

Che siano positivi o negativi, è fondamentale fare tutto il possibile per garantire che le idee, le linee guida e le informazioni panoramiche vengano comunicate e che gli investitori e gli stakeholder chiave siano soddisfatti delle sequenze, dei processi e della collaborazione dei membri del team.

Suddividiamo l'analisi degli stakeholder in tre passaggi:

1. Identifica i potenziali stakeholder

Il primo passaggio è l'identificazione degli stakeholder.

Devi identificare sia gli stakeholder interni che quelli esterni.

E lo capiamo. A volte è piuttosto ovvio.

Naturalmente, il tuo cliente SPOC e i membri del team di progetto sono stakeholder chiave.

Ma c'è dell'altro?

Per farlo, avrai bisogno della carta del progetto e di altri documenti importanti relativi al progetto. Prima dell'inizio del progetto, è necessario creare una carta del progetto e presentarla a tutti gli stakeholder. È necessario informare gli stakeholder più importanti di eventuali rischi potenziali, inclusi i fattori ambientali, che potrebbero influire sul risultato del progetto.

Identificare alcuni stakeholder difficili può richiedere ore di sessioni di brainstorming e revisione della documentazione.

I dati raccolti da questi elementi dovrebbero aiutarti a creare un elenco di tutti i tuoi stakeholder.

Puoi iniziare questa analisi utilizzando gli strumenti di produttività e project management più valutati al mondo; ti mostriamo come!

Ti presentiamo ClickUp.

Puoi utilizzare ClickUp Docs per creare il tuo elenco di stakeholder con la modifica del testo avanzata, inclusi banner, intestazioni, font, ecc. Tutto ciò che ti interessa!

I documenti sono organizzati per categoria: Tutti, Assegnati a me, Condivisi e Privati.

Utilizza le funzioni avanzate di catalogazione e wiki di Docs per accedere a tutta la documentazione relativa al progetto. Effettua una ricerca per parola o frase e trova i nomi di tutti i tuoi stakeholder!

La parte migliore è che puoi dividere l'intero "processo di identificazione degli stakeholder" tra i membri del tuo team del progetto.

Tutti voi potete continuare a identificare gli stakeholder, aggiungerli al documento Docs in tempo reale e creare un registro degli stakeholder del progetto.

Il registro degli stakeholder del progetto conterrà tutti i nomi, i ruoli, i poteri e gli interessi dei diversi stakeholder.

Team collaboration, ftw!

2. Come stabilire le priorità degli stakeholder in qualità di project manager

Il Project Management Institute (PMI) afferma che "per essere classificato come stakeholder, una persona o un gruppo deve avere un interesse o un livello di influenza tale da poter influire sul progetto".

Non tutti gli stakeholder identificati hanno lo stesso peso in un progetto.

Alcuni sono più importanti di altri a causa della loro influenza.

Il secondo passaggio è quindi quello di stabilire le priorità dei tuoi stakeholder.

Ecco alcune domande che aiuteranno il tuo team di progetto a distinguere gli stakeholder primari da quelli secondari:

Se la risposta a queste domande è "sì", allora si tratta di uno stakeholder primario.

Il tuo elenco di stakeholder primari e secondari dovrebbe aiutarti a creare una mappa mentale degli stakeholder.

Per farlo, avrai bisogno delle mappe mentali di ClickUp.

Crea tutti i nodi che desideri come punti di riferimento nelle mappe mentali di ClickUp.

Disegna i tuoi stakeholder utilizzando la modalità Blank per visualizzare tutte le persone che possono influenzare il tuo progetto o come sono in connessione tra loro.

3. Coinvolgi gli stakeholder

Ora che conosci tutti gli stakeholder importanti e sai a chi dare la priorità, è il momento di coinvolgerli.

A differenza dei passaggi precedenti, il coinvolgimento degli stakeholder è un processo continuo che dura per tutta la durata del progetto. È necessario identificare le aspettative degli stakeholder e rispondere alle loro preoccupazioni.

E ClickUp è qui per accompagnarti in ogni passaggio del percorso.

Come gestire gli stakeholder di un progetto

Gestire le aspettative degli stakeholder significa soprattutto renderli soddisfatti.

Hanno bisogno di informazioni attraverso una comunicazione trasparente con gli stakeholder.

Ti aiuteremo a costruire un processo di gestione degli stakeholder basato su questi principi.

1. Mostra loro il tuo piano del progetto

Pensa agli stakeholder come a degli ospiti nel tuo ristorante.

Qual è la prima cosa da fare? Mostrare loro cosa c'è nel menu di oggi.

Allo stesso modo, la gestione degli stakeholder dovrebbe iniziare con la presentazione del tuo piano di progetto che contiene:

La specialità del giorno? La comunicazione!

Ma prima devi creare un piano per il progetto.

Il diagramma di Gantt di ClickUp è perfetto per la pianificazione dei progetti e richiede solo tre semplici passaggi per essere creato.

Ecco fatto. Ora hai un bellissimo grafico Gantt.

Rimappa tutte le date di inizio e di scadenza delle attività contenute

2. Imposta un piano di comunicazione per allineare, chiarire e creare un ambiente positivo e di esito positivo in cui tutti possano collaborare come una squadra.

Per gli stakeholder chiave, il project management ruota tutto attorno agli aggiornamenti tempestivi.

È necessario tenere informati tutti i gruppi e i singoli stakeholder, e ciò richiede un piano di comunicazione.

Sarà tramite email, riunioni iniziali, videoconferenze e videochiamate?

Come nella Chat View di ClickUp. Puoi parlare di qualsiasi cosa senza uscire dalla tua piattaforma di project management.

Non è comodo?

Non dovrai più perdere tempo a passare da un'app all'altra o da una scheda all'altra per comunicare.

Aggiungi ospiti (stakeholder esterni) alle tue chat e decidi se possono creare una vista chat o meno.

Chattare non fa per te?

Organizza e partecipa alle riunioni Zoom direttamente da ClickUp, grazie all'integrazione con Zoom.

Avvia una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp

E se sei una di quelle persone che non riescono a separarsi dalle email, abbiamo una soluzione anche per te.

Puoi inviare e ricevere email direttamente da ClickUp utilizzando ClickApp Email.

A proposito di email, se devi inviare documenti legali o contratti che richiedono alcune modifiche, non dovrai cercare altrove.

Le nostre funzionalità di correzione di bozze offrono anche l'annotazione dei PDF.

3. Condividi la distribuzione del tuo carico di lavoro

La condivisione della distribuzione del carico di lavoro è una parte importante del tuo piano di gestione degli stakeholder perché mostra loro:

Mostra poi ai tuoi stakeholder su cosa stai lavorando con la vista Carico di lavoro.

Et voilà!

Gli stakeholder non saranno più lasciati all'oscuro.

Inoltre, potrai richiedere più tempo, risorse o competenze in base alla distribuzione del tuo carico di lavoro.

4. Consenti alla leadership e agli stakeholder chiave di visualizzare le responsabilità e ottenere informazioni approfondite

A chi non piace vedere lo stato del progetto? I responsabili di progetto e gli altri stakeholder coinvolti saranno sempre interessati all'avanzamento di un progetto e, in particolare, a partecipare al suo completamento con esito positivo.

Gli stakeholder del tuo progetto vogliono sapere come sta andando il progetto e quanto manca al traguardo. E cosa c'è di meglio di un dashboard di progetto per fornire a te e ai tuoi stakeholder una panoramica sullo stato di avanzamento del progetto?

Il primo passaggio è provare invece ClickUp dashboard .

Usa widget personalizzabili per creare il tuo centro di controllo missione nelle dashboard di ClickUp.

Per inserire informazioni dettagliate sul progetto nella tua dashboard, puoi aggiungere widget come:

E molto altro ancora!

I widget Sprint di ClickUp ti offrono questi utili grafici di project management per visualizzare lo stato di avanzamento del tuo progetto:

Per gli stakeholder interni, condividi l'accesso per visualizzare o effettuare una modifica utilizzando le autorizzazioni.

Decidi tu.

Per gli stakeholder esterni, puoi sempre esportare i dati dai widget delle tue dashboard in diversi formati, tra cui PDF, JPEG, CSV, ecc.

Gestione completa degli stakeholder sotto lo stesso tetto

L'influenza degli stakeholder può determinare il successo o il fallimento del tuo progetto. Ciò può anche avere un'influenza positiva o negativa sulle relazioni con gli stakeholder.

Ecco quanto possono essere potenti.

Devi soddisfare le esigenze degli stakeholder, tenerli informati e tenere conto degli altri attori chiave in tutte le organizzazioni.

L'unico modo da fare è con una solida strategia di gestione degli stakeholder e un potente strumento di project management.

È qui che entra in gioco ClickUp.

Si tratta di uno strumento completo per gestire le attività di progetto, assegnarle, effettuare il monitoraggio del tempo e persino gestire gli stakeholder del progetto!

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