In questo articolo scopriremo chi sono gli stakeholder di project management i tipi di stakeholder del progetto, gli esempi e il modo in cui analizzarli. Impareremo anche il modo più efficiente per realizzare il project management degli stakeholder.
Tutto ciò che c'è da sapere sugli stakeholder di un progetto. 🔍
Che cos'è uno stakeholder di progetto?
Uno stakeholder di progetto è un individuo, un'organizzazione o un gruppo che prende parte attiva o ha interesse nelle attività del progetto, ha un potenziale impatto sul progetto e ha un'influenza sul progetto stesso progetti e/o l'ambiente del progetto, ed è influenzato dal risultato del progetto o è vicino ad altre persone che possono essere influenzate dal progetto.
In sostanza, gli stakeholder sono persone o gruppi che hanno qualcosa da guadagnare (o da perdere) dal progetto. L'Istituto di Project Management definisce gli stakeholder del progetto come "individui e organizzazioni che sono attivamente coinvolti nel progetto o i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente come risultato del progetto" dell'esecuzione del progetto o l'esito positivo del progetto"
Quindi, se i progetti Da fare vanno bene, gli stakeholder ne trarranno beneficio.
Tuttavia, se il progetto va a rotoli, anche le parti interessate ne trarranno beneficio... 😅
Chi sono gli stakeholder del progetto?
Gli stakeholder possono essere classificati in project management in due tipi: stakeholder interni e esterni.
Questi due tipi di stakeholder nel project management si basano sulla relazione dello stakeholder con l'organizzazione:
Stakeholder interni
Come suggerisce il nome, gli stakeholder interni provengono dall'interno dell'organizzazione o dell'azienda, si concentrano sui rischi del progetto e sono direttamente coinvolti nel processo di progetto. Questi membri del team aziendale di solito possiedono una profonda conoscenza del loro pubblico, dei clienti e dell'azienda e sono spesso considerati un'autorità, ricoprendo spesso posizioni di leadership di alto livello che lavorano direttamente con i diversi livelli operativi per raggiungere i risultati desiderati.
In qualità di project manager, ecco alcuni dei più comuni interlocutori interni con cui potreste avere a che fare:
- Sponsor del progetto
- Investitore del progetto
- Responsabile del progetto
- Membri del team di progetto
Soggetti interessati esterni
Gli stakeholder esterni, invece, non appartengono alla vostra organizzazione o azienda. Questi stakeholder del project management sono esterni, come i clienti o gli utenti finali. In altre parole, è vostra responsabilità gestire la comunicazione con gli stakeholder essenziali e i clienti esterni, mantenendo private le informazioni critiche fino a quando non è essenziale definirle a tutte le parti.
Riunire le aspettative dei diversi tipi di stakeholder influenti, dare loro visibilità e tenere informati i diversi stakeholder è la metà di un piano di gestione degli stakeholder. Ma come project manager, dovete prima essere in grado di dare un nome a questi stakeholder e di comprendere le esigenze degli sponsor del progetto. La cosa più importante da ricordare è comunicare con chiarezza l'ambito del progetto e le sue caratteristiche gestire le aspettative degli stakeholder e talvolta lunghi elenchi di richieste da parte della leadership.
è fantastico. Ma chi sono gli stakeholder di un progetto? In qualità di project manager, è importante identificare gli stakeholder del progetto fin dall'inizio e rimanere concentrati sull'esecuzione del progetto. I responsabili delle risorse, i responsabili delle funzioni e altri membri del project management possono essere più concentrati sulla fase del progetto e sulla pianificazione del ciclo di vita del progetto, mentre gli stakeholder di supporto trattano tutti i membri del team del progetto come se fossero sullo stesso piano e amano essere aggiornati sullo stato del progetto e sul feedback dei clienti.
Ecco alcuni dei più comuni interlocutori esterni:
- Venditore
- Fornitore
- Cliente
- Subappaltatori
Come Da fare l'analisi degli stakeholder? Analisi degli stakeholder o, come alcuni la chiamano, la mappatura degli stakeholder, è IMPORTANTE perché:
- Costruisce la fiducia con le parti interessate
- Forma lapiani di progetto e mantiene la trasparenza* Aumenta le probabilità che il vostroesito positivo del progetto Il percorso migliore per ottenere l'esito positivo del progetto consiste nel definire chiaramente le aspettative del progetto agli stakeholder rilevanti, nell'identificare i rischi e nel fornire un feedback per gestire gli stakeholder del progetto e le loro
Costruire un team forte che contenga le parti interessate chiave del progetto è l'unico modo per avere successo in un progetto.
Esempio di diagramma di contesto per l'analisi degli stakeholder:
Fonte: pmi.org Inoltre, identificare i modelli di coinvolgimento degli stakeholder vi aiuterà a evitare l'influenza negativa degli stakeholder in futuro. Gli stakeholder di grande interesse e influenza, i titolari e i gestori del team potrebbero avere programmi nascosti o semplicemente non essere sulla stessa pagina di voi e del vostro team.
Che sia positiva o negativa, è fondamentale che facciate tutto il possibile per assicurarvi di comunicare idee, linee guida, informazioni panoramiche e che gli investitori e i principali stakeholder siano soddisfatti delle Sequenze del progetto, dei processi e della collaborazione dei membri del team.
Suddividiamo l'analisi degli stakeholder in tre passaggi:
1. Identificare i potenziali stakeholder
Il primo passaggio è l'identificazione degli stakeholder.
Dovete identificare gli stakeholder interni ed esterni.
E lo capiamo. A volte è piuttosto ovvio.
Naturalmente, lo SPOC del client e i membri del team del progetto sono parti interessate chiave.
Ma c'è dell'altro nella storia?
Per questo, avrete bisogno del vostro carta del progetto e altri importanti documenti del progetto . Prima dell'inizio del progetto, è necessario creare una carta del progetto e presentarla a tutti gli stakeholder. È necessario informare le parti interessate di tutti i rischi potenziali, compresi i fattori ambientali, che possono influire sull'esito del progetto.
L'identificazione di alcuni stakeholder difficili può richiedere ore di sessioni di brainstorming e di revisione della documentazione.
I dati raccolti da questi elementi dovrebbero aiutarvi a elencare tutti gli stakeholder.
È possibile iniziare questa analisi utilizzando la produttività e la valutazione più alta al mondo strumenti per il project management del mondo; lasciate che vi mostriamo come!
Dire ciao a ClickUp .
È possibile utilizzare Documenti ClickUp per creare il vostro elenco di stakeholder con modifica Rich text, inclusi banner, intestazioni, font, ecc... qualsiasi cosa di interesse!
I documenti sono organizzati per categoria: Tutti, Assegnati a me, Condivisi e Privati
Utilizzate le funzioni avanzate di catalogazione e wiki di Docs per accedere a tutti i documenti del progetto. Cercate per parola o frase e trovate i nomi di tutte le parti interessate!
La parte migliore è che potete dividere l'intero '_processo di identificazione delle parti interessate ' tra i membri del vostro team di progetto.
Tutti voi potete continuare a identificare le parti interessate, aggiungerle al documento in tempo reale e creare un registro delle parti interessate del progetto.
Il registro degli stakeholder del progetto conterrà tutti i nomi, i ruoli, il potere e gli interessi dei diversi stakeholder. Collaborazione del team , ftw!
2. Sapere come dare priorità agli stakeholder come project manager
Il Project Management Institute (PMI) afferma che "per essere classificato come stakeholder, la persona o il gruppo deve avere un certo interesse o livello di influenza che può avere un impatto sul progetto"
Non tutti gli stakeholder identificati sono uguali in un progetto.
Alcuni sono più importanti per la loro influenza.
Il secondo passaggio consiste quindi nel definire le priorità degli stakeholder.
Ecco alcune domande per aiutare il team del progetto a distinguere gli stakeholder primari da quelli secondari:
- Da fare: condividono la vostra visione sugli oggetti principali del progetto?
- Possono contribuire in modo significativo alla vostra capacità in termini di moduli, informazioni, portata del progetto, ecc
- Sono molto difficili o impossibili da sostituire?
Se la risposta a queste domande è "sì", allora si tratta di uno stakeholder primario.
L'elenco degli stakeholder primari e secondari dovrebbe aiutarvi a creare un elenco di stakeholder primari e secondari mappa mentale degli stakeholder .
Per questo, avrete bisogno di Mappe mentali di ClickUp .
Create tutti i nodi che volete per i punti di riferimento nelle mappe mentali di ClickUp
Schizzate i vostri stakeholder usando la modalità Bianco per visualizzare tutte le persone che possono influenzare il vostro progetto o le loro connessioni.
3. Coinvolgere gli stakeholder
Ora che conoscete tutti gli stakeholder importanti e a chi dare la priorità, è il momento di coinvolgere gli stakeholder.
A differenza dei passaggi precedenti, il coinvolgimento degli stakeholder è un processo continuo durante tutto il progetto. È necessario identificare le aspettative degli stakeholder e rispondere alle loro preoccupazioni.
ClickUp è qui per tenervi la mano in ogni passaggio.
Come gestire gli stakeholder di un progetto
Gestire le aspettative degli stakeholder significa soprattutto renderli felici.
Hanno bisogno di informazioni attraverso una comunicazione trasparente con gli stakeholder.
E noi vi aiuteremo a a costruire un processo di gestione degli stakeholder intorno a questo.
1. Mostrare il piano del progetto
Pensate allo stakeholder come a un ospite del vostro ristorante.
da cosa nasce la prima cosa da fare? Mostrategli cosa c'è nel menu di oggi.
Allo stesso modo, la gestione degli stakeholder dovrebbe iniziare con il mostrare loro il vostro piano del progetto che contiene il vostro:
- Obiettivi del progetto
- Oggetti del progetto
- Sequenza del progetto
- Dipendenze
- Risorse
Lo speciale di oggi? Comunicazione!
Ma prima è necessario creare un piano di progetto. Il grafico Gantt di ClickUp è perfetto per il piano dei progetti e richiede solo tre semplici passaggi per essere creato.
- Fare clic sul segno + in qualsiasi spazio, elenco o cartella
- Selezionate Gantt
- Dare un nome
Ecco fatto. Avete ottenuto un bellissimo grafico Gantt.
Rimpiazzare le date di inizio e di scadenza di tutte le attività contenute
2. Impostare un piano di comunicazione per allineare, chiarire e creare un esito positivo e positivo in cui tutti possano collaborare come team.
Per le parti chiave del progetto, il project management si basa su aggiornamenti tempestivi.
È necessario tenere informati tutti i gruppi e le persone interessate, e questo richiede un piano di comunicazione.
Sarà tramite email? riunioni di avvio , videoconferenze e banane?
Come in Visualizzazione della chat di ClickUp . Potete parlare di tutto e di più senza lasciare la vostra piattaforma di project management.
non è comodo?
Non dovrete perdere tempo a passare da un'app all'altra o da una scheda all'altra per comunicare.
Aggiungere Ospiti (stakeholder esterni) alle vostre chat e decidere se possono creare o meno una visualizzazione della chat.
La chat non fa per voi?
Ospitate e partecipate alle riunioni di Zoom direttamente da ClickUp, grazie alla funzione Integrazione con Zoom .
Avvio di una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp
E se siete tra coloro che non riescono a separarsi dalle email, abbiamo una soluzione anche per voi.
È possibile inviare e ricevere email direttamente da ClickUp usando ClickApp Email .
A proposito di email, se dovete inviare documenti legali o contratti che necessitano di modifiche, non dovrete cercare altrove.
Le nostre funzionalità di bozze offrono Annotazione in PDF anche.
3. Condivisione della distribuzione del carico di lavoro
La condivisione della distribuzione del carico di lavoro è una parte importante del vostro piano di gestione degli stakeholder, perché mostra loro:
- Gli obiettivi del progetto possono essere raggiunti
- Che sapete cosa state facendo
- Che avete le risorse giuste
Allora mostrate ai vostri stakeholder con cosa state lavorando Vista Carico di lavoro .
E voilà!
Gli stakeholder non saranno più lasciati all'oscuro.
Inoltre, potrete richiedere più tempo, risorse o competenze in base alla distribuzione del carico di lavoro.
4. Permettete alla leadership e alle parti interessate chiave di visualizzare le responsabilità e di ottenere informazioni
a chi non piace vedere l'ago della bilancia muoversi? I leader del progetto e gli altri soggetti coinvolti saranno sempre interessati allo stato di avanzamento di un progetto e soprattutto a partecipare al suo esito positivo.
Gli stakeholder del progetto vogliono sapere Da fare e quanto manca al traguardo. E cosa c'è di meglio di un dashboard di progetto per dare a voi e ai vostri stakeholder una visione dello stato di avanzamento del progetto.
Il primo passaggio è quello di provare a ClickUp Dashboard invece.
Utilizzate widget personalizzabili per costruire il vostro centro di controllo della missione in ClickUp Dashboard
Per aggiungere approfondimenti sul progetto alla vostra dashboard, potete aggiungere widget come:
- Sprint
- Monitoraggio del tempo
- Priorità
- Personalizzato
- Stati
E molto altro ancora!
I widget Sprint di ClickUp vi offrono questi utili vantaggi grafici per il project management per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto:
- Grafico della velocità : visualizza il tasso di completamento delle attività del progetto e determina la capacità di lavoro per gli sprint futuri
- Diagramma di flusso cumulativo : visualizza lo stato di avanzamento delle attività nel tempo e individua i colli di bottiglia
- Grafico di burnup : visualizza il lavoro completato e il lavoro totale del progetto
- Grafico Burndown : monitoraggio della quantità di lavoro rimasto e del tempo rimanente per Da fare
Per gli stakeholder interni, condividere l'accesso alla visualizzazione o alla modifica usando Autorizzazioni .
Rispondete alla chiamata.
Per gli stakeholder esterni, è sempre possibile esportare i dati dal proprio sito web Dashboard Widget in diversi formati, tra cui PDF, JPEG, CSV, ecc.
Gestione completa degli stakeholder sotto un unico tetto
L'influenza degli stakeholder può determinare l'esito del progetto. Può anche avere un'influenza positiva o negativa sulle relazioni con gli stakeholder.
Ecco quanto possono essere potenti.
È necessario soddisfare le esigenze degli stakeholder, tenerli informati e tenere conto degli altri attori chiave di tutte le organizzazioni.
E l'unico modo per fare tutto questo è una solida strategia di gestione degli stakeholder e un potente strumento di project management.
È qui che entra in gioco ClickUp.
È uno strumento all-in-one per la gestione delle attività del progetto, l'assegnazione delle stesse, il monitoraggio del tempo e persino la gestione degli stakeholder del progetto! Ottenete gratis ClickUp oggi stesso in modo che voi e i vostri stakeholder possiate produrre un progetto dall'esito positivo dopo l'altro!