Immaginate un mondo in cui tempo e risorse sono illimitati. Potreste perseguire infinite possibilità, affrontare progetti ambiziosi, guidare l'innovazione e Da fare tutto questo senza stress. 🙌
Purtroppo le cose non funzionano così. In un ambiente aziendale frenetico, avete sempre a che fare con qualche tipo di vincolo. Dovete imparare a a stabilire le priorità di lavoro per prosperare nonostante le continue battute d'arresto e gli ostacoli.
Questo articolo si propone di riassumere le informazioni chiave sulla gestione delle priorità. Imparerete a sviluppare un processo efficace di gestione delle priorità e a utilizzarlo per aumentare la vostra produttività.
Che cos'è la gestione delle priorità?
La gestione delle priorità o prioritizzazione è un metodo di organizzazione del lavoro per affrontare prima le attività più importanti e urgenti. 🥇
La pratica consiste nel valutare le obiettivi e finalità utilizzando queste informazioni per creare una gerarchia di attività e decidendo quali completare immediatamente. È un'abilità che può essere utile sia nel project management formale che nella vita quotidiana.
Quando dare priorità ai progetti e attività, vi preparate a eseguire il lavoro che vi aspetta nel modo più efficiente. L'obiettivo è quello di riunire i vostri progetti e le vostre attività attività cardine del progetto e le scadenze e prepararsi all'esito positivo. 🏆
Perché la gestione delle priorità è importante?
L'esistenza di un processo di gestione delle priorità è il modo in cui i team si concentrano su attività vecchie o nuove, regolano le risorse e identificano le priorità più importanti tra i progetti ad alto valore. Altri vantaggi importanti sono:
- Utilizza al meglio la giornata: Dal momento che sapete esattamente cosa dovete fare ogni giorno, potete dedicarvi al lavoro e alle attività specifiche senza esitazione per ottenere il massimo dalle vostre ore di produttività
- Migliora la qualità del lavoro: Invece di tentare di completare tutto con un'attenzione dispersiva, il team si concentra su poche attività critiche alla volta, riducendo errori e ritardi
- Assicura un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: La definizione delle priorità delle attività consente al team di avere più tempo per il tempo libero e per altre attività personali
- Allinea gli obiettivi personali, del team e aziendali: È facile trascurare il quadro generale quando si è sopraffatti dalle proprie priorità mentre si gestiscono e si allineano agli oggetti dell'azienda: un solido processo di gestione delle priorità previene queste difficoltà
- Riduce lo stress e l'ansia legati al lavoro: L'assegnazione di un lavoro significativo consente ai dipendenti di affrontare i loro incarichi con più fiducia e meno pressione
- Facilita la flessibilità: Con un sistema di assegnazione delle priorità adeguato, è possibile adattarsi ai cambiamenti in corso senza deragliare
- Consente una gestione efficace delle risorse: Sapere cosa ha la precedenza vi permette diallocare le risorse al limite in modo più efficiente quando si delegano attività al team
La vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce informazioni sulle metriche del progetto per essere sempre un passo avanti
Come implementare un sistema di gestione delle priorità per il vostro team
Seguite questi sei consigli per creare e lanciare una strategia di gestione delle priorità di successo:
- Definire gli obiettivi: Servono come criterio principale per la definizione delle priorità. Determinate obiettivi e traguardi a breve, medio e lungo termine, in modo da poter elaborare piani dettagliati per raggiungerli tutti
- Iniziare con una panoramica: Create un elenco principale di attività da fare. Mentre li valutate e li assegnate, suddividete i vostri elenchi di cose da fare in priorità mensili, settimanali e giornaliere
- Valutare il costo/lavoro richiesto e la ricompensa: Confrontate il costo o il lavoro richiesto per completare le attività con il valore che esse apportano. Se possibile, seguite la regola di Pareto: date priorità al 20% del lavoro che porta a un impatto dell'80%
- Considerare le capacità e i punti di forza del team: Per assegnare il lavoro in modo realistico, è necessario identificare le capacità di ciascun membro del team, le abitudini di produttività, la difficoltà delle attività e i livelli di rischio per gestire in modo efficiente gli oggetti
- Delegare le attività: Riservate le attività critiche e complesse ai dirigenti, ma non caricate troppo sulle loro spalle. Assegnate lavori di minore impatto ai dipendenti con meno esperienza e consentite loro di sviluppare le proprie capacità, crescere e avere la possibilità di avere successo in qualcosa di nuovo
- Essere flessibili: Non si può creare una gerarchia di attività e chiudere la giornata. Dovete organizzare, valutare e prepararvi ad adattarvi ai continui cambiamenti del vostro processo
Impostazione delle priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare
Da fare tutto questo lavoro manualmente sarebbe straziante. Per fortuna, le app come ClickUp aiutano a stabilire le priorità delle attività e a sviluppare un sistema di gestione delle priorità solido e flessibile.
Come ClickUp rivoluziona la gestione delle priorità ClickUp è un sistema all-in-one
software per il project management che permette di affrontare tutti gli aspetti della prioritizzazione delle attività, dal brainstorming iniziale all'esecuzione. Con oltre 10 schemi (visualizzazioni) e centinaia di funzionalità/funzioni e opzioni personalizzate, è possibile adattarlo a vari contesti.
Nella sezione seguente, vi mostreremo cosa rende ClickUp un lavoro eccellente strumento di prioritizzazione e come usufruire del suo potenziale passaggio per passaggio. 🔓
1. Impostazione e visualizzazione di obiettivi di alto livello
Utilizzate le lavagne online di ClickUp con oggetti, attività, relazioni e stickies per collaborare visivamente con il vostro team
Prima di occuparsi delle singole attività, fate un passaggio indietro e ricordate il quadro generale. Questo vi aiuterà a non perdere la rotta verso gli obiettivi più importanti. 🛣️
Tenendo presente l'obiettivo superiore, rivalutate la rilevanza e l'impatto di ogni attività. In questo modo, potrete assicurarvi di investire il vostro tempo e le vostre energie in attività in linea con la vostra strategia a lungo termine.
Utilizzate ClickUp per sviluppare e visualizzare strategie, roadmap e flussi di lavoro. La piattaforma Visualizzazione della lavagna online offre una tela bianca e vari strumenti per dare vita alle proprie idee. È possibile partire da zero o utilizzare uno dei tanti modelli di lavagna online predefiniti.
Nella visualizzazione Lavagna online è possibile:
- Creare flussi di lavoro per identificare eventuali problemi di dipendenza o colli di bottiglia
- Scrivere e modificare testi o assegnare commenti o attività
- Aggiungere forme, note adesive e collegamenti tra di esse
- Incorporare immagini, video, schede di siti Web eDocumenti
Pianificate e organizzate progetti, idee o attività esistenti in ClickUp per ottenere uno schema visivo di ultima generazione
ClickUp presenta anche funzionalità/funzioni Vista Mappa Mentale che consente di creare diagrammi gerarchici accattivanti. Utilizzatela per definire diversi livelli di priorità e le relazioni tra le attività.
Scegliete tra mappe basate sui nodi e mappe basate sulle attività, con attività interattive al posto dei nodi.
2. Creare un elenco principale di tutte le attività
Con ClickUp è possibile tenere sotto controllo tutte le attività e le informazioni necessarie per completarle
Compilate un elenco principale delle attività per capire l'entità del lavoro che state affrontando. Successivamente, iniziate a suddividerlo in sezioni più gestibili, ciascuna con scadenze definite.
La Vista Elenco di ClickUp è lo strumento ideale per questo scopo. Fornisce una riepilogo di tutte le attività, le attività secondarie e le loro dipendenze. Riorganizzarli è facile grazie alla funzione drag-and-drop. 👆
Le colonne degli elenchi mostrano tutte le informazioni necessarie per decidere l'importanza di un'attività. È possibile personalizzarle, scegliendo tra oltre 20 tipi di campi tra cui:
- Elenco a discesa
- Valutazione
- Casella di controllo
- Etichetta
- Formula
- Barra di avanzamento
È la visualizzazione più flessibile di ClickUp, che consente di giocare con diverse opzioni di organizzazione. Una volta terminato l'ordinamento delle attività, è possibile raggrupparle o filtrarle in base alla priorità per individuare quelle più urgenti.
È possibile utilizzare la barra Agile Bacheca per una presentazione più semplificata di tutte le attività. Questo aiuta a mettere in atto il processo di gestione delle priorità con una visualizzazione chiara della Bacheca.
Nella maggior parte delle attività di ClickUp, è possibile fare clic su un'attività per aprire la barra di accesso rapido, che rivela informazioni e opzioni aggiuntive. Voi e il vostro team potete, tra le altre attività, aggiungere commenti, allegare file e visualizzare il registro delle modifiche.
Visualizza più progetti su un singolo grafico Gantt in ClickUp
Il Viste Gantt e Sequenza consentono di concentrarsi sulla gestione del tempo. La Sequenza fornisce una vista a volo d'uccello del programma su una singola linea, mentre il grafico Gantt è bidimensionale e consente di entrare nel vivo dei progetti.
La visualizzazione Calendario consente di programmare eventi come sprint e riunioni individuali un gioco da ragazzi. Basta trascinare le attività nei rispettivi slot e il gioco è fatto.
3. Valutare e assegnare le attività
Dopo aver considerato l'urgenza, l'impatto o qualsiasi altro fattore rilevante delle attività, è possibile aggiungere le informazioni alle colonne della Vista Elenco. Classificare le attività, introdurre un sistema di punteggio con formule e calcolare i costi.
Per assegnare un tag di priorità a un'attività, fare clic sull'icona della bandierina e scegliere l'opzione appropriata dal menu a discesa. Le etichette vanno da Bassa a Urgente e sono colorate per facilitare la distinzione.
Con la Vista Carico di lavoro di ClickUp è possibile visualizzare la quantità di lavoro assegnata ai singoli e ai team
Una volta deciso quali attività devono essere assegnate per prime, è il momento di delegarle. Da fare con facilità e precisione utilizzando la vista Vista Carico di lavoro di ClickUp !
Stimare il livello di lavoro richiesto per completare un'attività. Definite e visualizzate la capacità media di ciascun membro del team per garantire che abbia sempre qualcosa su cui lavorare, ma che non sia sovraccarico di lavoro. Osservando i colori, si può capire quanto lavoro ha a disposizione ogni persona. 🍽️
Una volta assegnata l'attività, questa verrà distribuita in modo uniforme sulla timeline dedicata, in base alla data di scadenza precedentemente impostata.
La visualizzazione è altamente personalizzabile. È possibile modificare qualsiasi cosa, dai filtri e dalla sequenza temporale visualizzata (giorno, settimana, mese) ai singoli elementi e ai colori.
4. Traccia lo stato di avanzamento e collaborazione
Man mano che completate le vostre attività, la barra dello stato di avanzamento nella Vista Elenco si aggiorna per darvi informazioni in tempo reale. È possibile modificare lo stato dell'attività e aggiungere categorie personalizzate per riflettere il proprio flusso di lavoro.
Introducendo l'automazione, è possibile ottimizzare l'intero processo. Per istanza, si può aggiornare automaticamente lo stato a "Da fare" dopo aver completato tutte le attività secondarie. Un'altra idea è quella di cambiare l'etichetta di priorità quando un'attività è in ritardo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Docs_Chat-view\_List-view\_Homepage-9-1400x1055.png Collaborazione in ClickUp /$$$img/
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp
Da ClickUp potete fare molto di più che definire le priorità. Invitate il vostro team a unirsi a voi e utilizzate la piattaforma come hub di pianificazione e collaborazione. Comunicare con i compagni di squadra tramite la chat integrata, discutere di questioni specifiche nei commenti delle attività e visualizzare la cronologia delle modifiche per ogni attività. Voi e il vostro team potete anche monitorare il tempo in app, il che aiuta enormemente l'assegnazione delle attività e la fatturazione.
FAQ sulla gestione delle priorità
Avete ancora domande sulla gestione delle priorità? Potreste trovare le risposte qui di seguito:
Qual è la differenza tra gestione delle priorità e gestione del tempo? Gestione del tempo e la gestione delle priorità sono concetti correlati con lo stesso obiettivo: rendere il lavoro più efficiente. Tuttavia, mentre la definizione delle priorità si concentra su ciò che è importante, la gestione del tempo è un termine più ampio che si riferisce al modo in cui si impiega il tempo disponibile. ⌛
Ad esempio, una persona che gestisce il proprio tempo assegnerà delle fasce orarie alle proprie attività. Ma chi stabilisce le priorità selezionerà le attività più importanti e assegnerà loro spazi di tempo più ampi.
La gestione delle priorità si basa sulla gestione del tempo. Entrambe richiedono competenze quali la risoluzione dei problemi e il pensiero strategico. La gestione del tempo comprende altre sottoabilità, come la riduzione delle distrazioni e la categorizzazione delle attività.
Entrambe le abilità sono utili e applicabili a molti ambiti della vita. La gestione del tempo potrebbe essere più comune, ma la definizione delle priorità è la scelta migliore per un lavoro basato sui risultati.
Quali sono le tecniche di prioritizzazione più diffuse?
Quando si gestiscono le priorità, si possono utilizzare diversi criteri e tecniche di valutazione per capire cosa funziona per il proprio team. Leggete qui di seguito le strategie di prioritizzazione più diffuse:
Elenco delle priorità
L'elenco principale non è tanto una tecnica di prioritizzazione indipendente, quanto piuttosto la base per tutte le altre. Prima di stabilire le priorità, create una mega lista di priorità elenco di Da fare con tutte le attività che volete realizzare. Potete poi suddividerlo e categorizzarlo a vostro piacimento.
Un metodo comune è quello di utilizzare categorie di periodo. Per istanza, si possono raggruppare le attività in base al momento in cui si desidera completarle: oggi, questa settimana, questo mese, ecc.
Matrice delle priorità di Eisenhower
Ordinate facilmente i pesanti elenchi di attività con il template Eisenhow e modello di matrice r di ClickUp Sebbene non sia stato lui a inventarlo, questo metodo prende il nome dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight E. Eisenhower, che doveva prendere quotidianamente molte decisioni ad alto impatto.
La matrice di prioritizzazione di Eisenhower confronta il costo o il lavoro richiesto per un'attività con il valore che essa apporta.
Per applicare questo metodo, disegnate un grande quadrato su carta o su un'app a vostra scelta. Dividetelo in quattro parti lungo due assi: urgenza e importanza. Alla fine si otterranno quattro categorie:
- Urgente e importante: Da fare ❗
- Urgente e non importante: Schedulalo 📅
- Non urgente ma importante: Delegato 👥
- Non urgente e non importante: Cancellalo ❌
Inserite le attività nelle categorie più appropriate e iniziate a completarle, iniziando da quelle urgenti e importanti nell'angolo in alto a destra.
Non avete voglia di disegnare? Utilizzate il colore Modello di matrice delle priorità di ClickUp e inizia a definire le priorità in pochi minuti, gratis!
Elenco delle attività più importanti (MIT)
Se state cercando un metodo semplice, pratico e facile da implementare, provate l'elenco MIT. Suggerisce di elencare ogni giorno da una a tre attività essenziali. Non ci si dovrebbe concentrare su altre attività finché non si sono completate quelle dell'elenco.
Quando vi trovate sommersi dal lavoro, questo metodo vi aiuta a tornare alle basi e a uscire dalla routine.
Metodo ABCDE
Il metodo di prioritizzazione ABCDE prevede che le attività vengano suddivise in cinque categorie:
- Attività essenziali
- Attività importanti
- Attività piacevoli da fare
- Attività da delegare
- Attività da eliminare
Valutare e classificare le attività in base a quanto gravi sarebbero le conseguenze del loro mancato completamento. Mantenere l'elenco A breve, con solo una o due attività.
Introducete un altro livello di classificazione enumerando ogni attività. Il compito più importante della giornata sarà etichettato come A1, mentre le attività da fare saranno contrassegnate come C1, C2, C3 e così via.
Mangiare la rana
Questo metodo è stato ispirato da un'intelligente citazione di Mark Twain: "Se devi mangiare una rana viva, non ti conviene stare seduto a guardarla per molto tempo!" 🐸
Suggerisce di fare per prime le attività più temute, per rendere le altre meno intimidatorie. È utile per quelle situazioni in cui si hanno più attività di simile urgenza e importanza e non si sa da quale iniziare.
Regola 1-3-5
Secondo questo metodo, l'elenco giornaliero delle cose da fare dovrebbe contenere:
- Una grande attività 🐘
- Tre attività medie
- Cinque attività minori 🐁
Sentitevi liberi di modificare i numeri in base alle vostre capacità e preferenze attuali.
Il metodo Warren Buffet
la differenza tra le persone di esito positivo e le persone di vero successo è che le persone di vero successo dicono di no a quasi tutto"_
Queste sono le parole di Warren Buffett, un uomo di grande successo che ha ideato un modello di definizione delle priorità chiamato "Due Elenchi".
Questo metodo richiede di scrivere il proprio elenco di 25 attività e di cerchiare le 5 più importanti. Dovreste completare prima le prime 5 e, soprattutto, ignorare le altre 20 attività per non perdere la concentrazione.
Quali sono alcune sfide comuni nella gestione delle priorità e come posso superarle?
Nonostante i lavori richiesti, è probabile che l'esecuzione del progetto non vada così liscia come si vorrebbe. Tuttavia, non tutto è perduto. Con l'approccio e gli strumenti giusti, potete vincere la maggior parte delle sfide e tornare rapidamente in carreggiata.
Di seguito, potete familiarizzare con alcuni problemi comuni di definizione delle priorità e con i metodi per risolverli:
Situazioni inedite e cambiamenti di priorità
In primo luogo, dovete accettare il fatto che i piani cambieranno inevitabilmente e prepararvi ad adattarvi quando ciò accadrà.
Invece di pianificare solo per lo scenario migliore, dovreste considerare tutti i possibili risultati. Evitate di impostare scadenze rigide e fornite invece stime di durata stimata, lasciando un certo margine di manovra.
Risorse limitate e concorrenti
Alla luce dei cambiamenti di priorità, potrebbe essere necessario rivedere le vostre gestione delle risorse scelte. Se si verificano conflitti, rivalutare i criteri di prioritizzazione. Analizzare le attività in modo approfondito e introdurre fattori aggiuntivi per differenziare ulteriormente le attività con lo stesso livello di interesse.
Potrebbe anche essere necessario ripensare l'intero sistema di prioritizzazione per renderlo più flessibile. L'ideale sarebbe utilizzare un'attività di ClickUp, che aggiorna le altre attività e le scadenze quando si effettua una modifica.
I colleghi di lavoro perdono tempo con attività non essenziali
Molti problemi possono essere risolti con una comunicazione regolare e onesta. Stabilite aspettative e obiettivi chiari fin dall'inizio e assicuratevi che tutti siano sulla stessa pagina.
Supportate i vostri compagni di squadra e i vostri dipendenti quando incontrano un problema, soprattutto se non rientra nel loro campo di competenza o responsabilità.
Distrazioni, procrastinazioni e ritardi
Siamo onesti: nessuno è sempre produttivo al 100%. Tuttavia, se notate che uno dei dipendenti fatica costantemente a tenere il passo, potrebbe essere il momento di intervenire.
Invece di spingerli o punirli, offrite loro aiuto. Fornite loro risorse e formazione per incoraggiare lo sviluppo delle loro capacità individuali di gestione del tempo.
Passaggio da un'attività all'altra
Lavorare contemporaneamente a più attività con requisiti diversi può essere problematico. È stressante, estenuante e spesso risulta in errori e in una qualità del lavoro complessivamente inferiore alla media.
Invece di bombardare i dipendenti con varie attività, limitate il loro lavoro a un progetto alla volta. Impostate le dipendenze delle attività e i percorsi critici per garantire un lavoro mirato e senza intoppi. ⛵
Sovraccarico di lavoro e burnout
Se siete dipendenti e vi sentite sommersi dal lavoro, non esitate a dire di no. Ignorare gli avvisi di burnout può avere gravi conseguenze. Prima che le cose sfuggano di mano, comunicate ai superiori la vostra disponibilità e il vostro carico di lavoro massimo giornaliero in modo che possano pianificare di conseguenza.
Con un carico di lavoro più realistico, potrete concentrarvi sulla qualità piuttosto che sulla quantità. Inoltre godere di un programma di lavoro più sostenibile proteggere il vostro benessere e contribuire a una cultura del lavoro più sana. 💪
Liberate il vostro potenziale con la gestione delle priorità e ClickUp
La gestione delle priorità è tutt'altro che semplice, ma è il segreto dell'esito positivo, sia che si tratti di organizzare il lavoro personale che quello del proprio team. Può darvi la direzione quando vi sentite persi tra le tortuose strade delle attività.
Con uno strumento pratico come ClickUp, potete fare un salto verso la produttività in un batter d'occhio! ⏩