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Immagina questo: stai organizzando una festa. La tua casa è piena di ospiti festanti. Qualcuno dice: "Sto iniziando ad avere fame... Ordiniamo delle pizze!".
Stai cercando di capire quante pizze ordinare. Se ne ordini troppe, ti ritroverai a mangiare peperoni avanzati per giorni. Se ne ordini troppo poche, alcuni dei tuoi ospiti non ne avranno nemmeno una fetta.
Ma sei anche limitato dallo spazio sul bancone e dai soldi nel tuo portafoglio.
Come sfamare tutti ottenendo il massimo valore dal tuo denaro?
Come gli organizzatori di feste, ogni project manager dovrebbe sapere come allocare le risorse in modo oculato. Nessun progetto ha un budget illimitato o un numero illimitato di membri del team, ma è possibile utilizzare l'allocazione delle risorse per massimizzare la produttività e l'esito positivo del progetto.
Si tratta di una preparazione accurata e di un piano strategico per ottenere il massimo da ciò che hai a disposizione.
Scopri come allocare risorse sufficienti a tutti i tuoi progetti in modo da terminare il lavoro e garantire a tutti una fetta di pizza. Festeggiamo!
Che cos'è l'allocazione delle risorse?
L'allocazione delle risorse è il processo che consiste nell'identificare tutte le risorse disponibili, sia umane che finanziarie, per un progetto e poi assegnarle strategicamente alle attività che consentono loro di dare il meglio.
Per le agenzie che gestiscono più progetti per clienti diversi, l'allocazione delle risorse è fondamentale per dare un senso al caos creativo. Abbinare la persona o la risorsa giusta al progetto giusto rende tutti più felici alla fine. Il tuo staff può lavorare sui progetti più adatti alle proprie competenze, quindi i clienti riceveranno probabilmente risultati e prodotti finali di alta qualità.
Man mano che i progetti evolvono e le aspettative dei clienti cambiano, le risorse vengono riallocate per mantenere lo stato del progetto in linea con la Sequenza del progetto.
Cosa si intende per risorse?
Le tue risorse sono tutte le risorse aziendali necessarie per completare attività o progetti. Queste possono includere:
- Singole persone
- Team o reparti
- Budget
- Tempo
- Hardware e software
- Settore immobiliare
- Processi
- Proprietà intellettuale
- Tecniche e competenze
Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse?
Di solito, i project manager sono responsabili dell'allocazione delle risorse perché hanno la massima visibilità e controllo sui budget dei progetti, sull'ambito di lavoro e sulla gestione delle attività. Tuttavia, le grandi organizzazioni potrebbero suddividere queste responsabilità tra diversi ruoli o disporre di reparti dedicati alla gestione delle risorse.
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I vantaggi di un'allocazione efficace delle risorse
Non allocare bene le risorse è come mandare una sola persona a prendere dieci pizze mentre le altre 15 chattano a casa. Ci vorrà molto più lavoro richiesto e tempo per prendere quelle pizze, con il rischio che tutti si ritrovino a mangiare peperoni freddi.
Che peccato!
Perché non mandare tre persone ad aiutare, così tutti potranno gustarsi una fetta calda il prima possibile?
L'allocazione delle risorse ti consente di sfruttare al massimo il potenziale della tua manodopera, del tuo denaro e delle tue risorse, in modo che i clienti possano ricevere un lavoro di alta qualità. Allo stesso tempo, la tua agenzia riduce al minimo il burnout del team attraverso la distribuzione uniforme del lavoro.
Altri vantaggi dell'allocazione delle risorse includono:
- Massimizza l'efficienza. L'allocazione delle risorse aiuta l'agenzia ad accettare tutti i progetti che i tuoi team sono in grado di gestire, senza più opportunità perse a causa dell'eccesso di personale o fallimenti dei progetti dovuti alla carenza di personale.
- Promuove la collaborazione . Il client e il tuo team sanno chi sta lavorando su cosa perché hai suddiviso chiaramente le attività e le responsabilità all'interno del team.
- Aumenta i margini di profitto della tua agenzia. Ottieni il massimo dal budget di ogni progetto e controlla i costi del personale.
- Aumenta la soddisfazione dei clienti. Ottieni risultati migliori mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi e assegnando le persone giuste a ogni incarico.
Come gestire le risorse e definire le aspettative dei clienti
Poiché l'allocazione delle risorse tiene conto delle risorse disponibili per un progetto in un dato momento, si tratta di un piano a breve termine, ma con effetti a lungo termine. È uno strumento fondamentale per la pianificazione delle capacità e la gestione delle aspettative dei clienti. Con un'allocazione efficace delle risorse, il tuo progetto avrà tutto ciò che serve per avere successo, comprese le risorse giuste e un calendario realistico.
Bonus: Strumenti di pianificazione della capacità e modelli di pianificazione della capacità
Definisci l'ambito del tuo progetto
Nessuno chef inizia a cucinare senza immaginare cosa preparerà, giusto?
Allo stesso modo, il primo passaggio nel project management è definire l'ambito del progetto. Senza comprendere l'ambito del progetto, è impossibile prendere decisioni sull'allocazione delle risorse!
Nell'ambito del tuo progetto, devi definire quanto segue:
- La dichiarazione di lavoro: quali attività sono necessarie e quali lavori non rientrano nell'ambito di applicazione
- Vincoli del progetto quali budget e scadenze
- Programma e sequenza del progetto con attività cardine
- Risultati o esiti del progetto
L'ambito del progetto ti aiuta a pianificare e comprendere un nuovo progetto ad alto livello. Utilizza queste informazioni per:
- Pianifica quante risorse ti serviranno per completare il tuo progetto entro i tempi previsti.
- Suddividi il progetto in attività più piccole
- Decidi come assegnare tali attività ai membri del tuo team.
Fai un inventario delle tue risorse
Prima di scegliere i condimenti per la tua pizza, devi sapere quali condimenti sono disponibili e quali sono le preferenze di tutti. Allo stesso modo, per scegliere le risorse migliori per un lavoro, devi prima capire cosa ogni persona sa fare meglio e che tipo di lavoro preferisce fare.
Quando pianifichi un progetto, devi comprendere le capacità del tuo team e la qualità delle risorse a tua disposizione. In questo modo potrai allocare tali risorse dove saranno più efficaci.
Quali sono i loro punti di forza e le aree di competenza principali? Abbina i requisiti del tuo progetto alle risorse in grado di soddisfare tali esigenze.
Esempio di pianificazione delle risorse di un'agenzia
Supponiamo che il tuo progetto preveda la gestione di una campagna pubblicitaria pay-per-click per un cliente B2B SaaS nel settore della business intelligence. Nella tua agenzia hai due responsabili PPC: Jason, che ha già lavorato con altri clienti B2B nel settore tecnologico, e Sara, che ha lavorato principalmente con clienti B2C nel settore della vendita diretta.
Sara dice di sentirsi meno a suo agio nella gestione del PPC per questo client perché non conosce bene il software B2B, tanto meno un settore altamente tecnico come quello della BI. Jason, invece, è sicuro di essere la persona giusta per questo lavoro grazie alla sua precedente esperienza nel settore B2B.
Per questo progetto, ti conviene sicuramente affidare l'incarico all'account di Jason!
Qual è la disponibilità e la larghezza di banda delle tue risorse? I membri del team raramente lavorano su una sola cosa alla volta, ma tutti sono limitati dal numero di ore settimanali o giornaliere che possono dedicare al lavoro. Devi assicurarti che il tuo team abbia abbastanza ore di lavoro da assegnare a questo specifico progetto.
Ricorda che le assenze, pianificate o meno, influiscono sulla disponibilità, quindi assegna le attività ai dipendenti tenendo conto dei periodi di contingenza. I dipendenti possono (e devono) prendere ferie retribuite o permessi per malattia, il che significa che in quei giorni non saranno disponibili.
Le riunioni possono distogliere i dipendenti dalle attività di progetto anche durante i normali giorni lavorativi. Inoltre, tutti hanno bisogno di almeno 15 minuti al giorno per portare a spasso il cane o prendere un latte macchiato alla zucca!
Non assegnare mai risorse in eccesso. Un'assegnazione eccessiva può portare a esaurimento e minore produttività. L'esito positivo del tuo progetto non vale mai la pena di sacrificare la felicità e l'utilità del tuo team.
Fai riferimento a calendari e programmi quando allochi le tue risorse e modifica le sequenze di conseguenza per adattarle alla disponibilità delle risorse. Ottimizza l'utilizzo delle risorse in modo che i tuoi progetti abbiano sempre proprio ciò di cui hai bisogno.
Assegna direttamente le attività ai membri del team per una visibilità completa.
Una volta compreso cosa può realizzare il tuo team di progetto, il passaggio successivo è delegare le attività giuste a ciascuna persona in base alle sue competenze e alla sua disponibilità.
Prepara il tuo team per un esito positivo! Fornisci quante più informazioni possibili per assicurarti che tutti comprendano cosa ci si aspetta da loro. Chiarisci tutti i dettagli necessari per ogni attività: le responsabilità, i risultati attesi e le date di scadenza.
In ClickUp, è facile suddividere il tuo progetto in parti più piccole con attività, attività secondarie e liste di controllo. Puoi quindi assegnare rapidamente ogni elemento ai membri del tuo team con pochi clic!
Ecco una panoramica più dettagliata:
- Attività di ClickUp : Suddividi i tuoi progetti in attività e attività secondarie realizzabili, che potrai assegnare facilmente ai membri del tuo team. Il tuo team potrà così lavorare all'intero progetto un passaggio alla volta.
- Lista di controllo ClickUp: crea semplici elenchi di cose da fare che il tuo team può spuntare rapidamente man mano che procede con le attività. Utilizza questi elenchi per pianificare i passaggi, eseguire controlli di qualità e tenere traccia dell'andamento del tuo progetto.
Per alcune attività, una sola persona non è sufficiente, soprattutto quando le scadenze sono strette.
Fortunatamente, con più assegnatari in ClickUp, puoi assegnare rapidamente più persone a un'attività, se necessario. Quindi, la prossima volta che un'attività richiederà un paio di mani in più, potrai assegnarle in un batter d'occhio.
Pianifica tenendo conto delle dipendenze per evitare un uso eccessivo delle risorse limitate.
Il fattorino della pizza non potrà arrivare alla tua porta se prima non riesce a parcheggiare. Se il tuo vialetto è pieno, la festa con la pizza è annullata, e questa semplicemente non è un'opzione.
Allo stesso modo, i progetti hanno intrinsecamente delle dipendenze, ovvero relazioni tra attività e risorse che influenzano la disponibilità di tali risorse.
Considera le dipendenze delle risorse, ovvero quando più attività richiedono la stessa risorsa con limite. Supponiamo che tu abbia bisogno di 10 nuove grafiche entro venerdì, ma nel team hai solo un designer che è già assegnato ad altri progetti fino a mercoledì.
In questo caso, dovresti modificare il programma del progetto per adattarlo in modo realistico alla disponibilità limitata del tuo team. Oppure potresti assumere un altro grafico, a tempo pieno o freelance, per fornirti il supporto necessario a rispettare le scadenze.
Le dipendenze tra attività si verificano anche quando lo stato di un'attività dipende dallo stato di un'altra attività separata. Ad esempio, devi attendere il feedback dei clienti prima di completare le revisioni del progetto in linea con le loro richieste. È come stendere un pezzo di pasta per pizza in una torta perfetta prima di aggiungere gustosi condimenti!
Scagliona e programma le attività in base a queste dipendenze. Tieni d'occhio eventuali colli di bottiglia e assicurati che nessuno debba aspettare troppo a lungo gli altri. Mantieni una comunicazione costante sulle attività in sospeso e sugli elementi da intraprendere e adegua le aspettative di conseguenza in caso di ritardi nel progetto.
Valuta l'adozione di una metodologia di project management Agile o Scrum per eliminare o aggirare le dipendenze.
Le dipendenze di ClickUp ti aiutano a mappare i collegamenti tra attività e risorse. In questo modo, potrai tenere sotto controllo tutte le dipendenze del tuo progetto prima che abbiano la possibilità di diventare ostacoli.
Ecco altri modi in cui le dipendenze aiutano il tuo team a rimanere concentrato:
- Tutti sanno sempre quali sono le priorità, cosa è necessario rimandare e quali sono i prossimi passi da compiere. Meno incomprensioni, più risultati!
- ClickUp avvisa gli assegnatari quando le loro attività vengono sbloccate o quando vengono aggiunte o rimosse delle dipendenze. Questo elimina l'attesa, consentendo ai membri del team di concentrarsi esclusivamente sulle attività da svolgere nel frattempo.
- Avvisa le persone prima di chiudere le attività che sono in attesa di altre attività, impedendo loro di saltare o dimenticare requisiti fondamentali.
Puoi aggiungere dipendenze alle singole attività manualmente o visivamente, tracciando collegamenti tra le attività su un grafico Gantt.
Monitora lo stato e riassegna le risorse di conseguenza.
Idealmente, si impostano le risorse per un progetto e questo procede secondo il piano. Tuttavia, in caso di ritardi o modifiche, potrebbe essere necessario riallocare le risorse.
Niente panico! La riallocazione è una parte normale della gestione delle risorse.
Il primo passaggio è tenere sotto controllo la capacità del team in relazione al soddisfacimento dei requisiti del progetto. Quando esamini la tua capacità attuale, poniti queste domande:
- Alcuni membri del team sono sovraccarichi di lavoro?
- Alcuni dipendenti sono improvvisamente diventati indisponibili a causa di fattori incontrollabili come interruzioni di Internet, dimissioni o riassegnazione a un altro progetto?
- Le attività cardine rischiano di non essere raggiunte?
- La portata del tuo progetto è cambiata, richiedendo un lavoro aggiuntivo e inaspettato?
Se sì, il passaggio successivo è comunicare i cambiamenti al client o alle parti interessate al progetto. Tienili informati sull'andamento del progetto il prima possibile e il più spesso possibile, compresi eventuali cambiamenti nell'ambito di applicazione o ritardi.
Questo aiuta a gestire le aspettative, in modo che le parti interessate siano meno inclini a essere colte alla sprovvista, deluse o sorprese da cambiamenti o contrattempi.
Il processo di allocazione delle risorse può comportare una ridefinizione dell'ambito del progetto e la ricerca di ulteriori membri del team che possano aiutare con il lavoro extra. Alcune aziende creano un piano di allocazione delle risorse di backup identificando i dipendenti con competenze rilevanti che possono sostituire i colleghi quando necessario o mantenendo un pool di liberi professionisti che possono fornire supporto immediato.
Potrebbe anche essere necessario modificare le sequenze e le scadenze di tutte le attività del progetto per riflettere la capacità del tuo team e tenere conto di ritardi imprevisti.
L'allocazione delle risorse di per sé, oltre alla riallocazione delle attività lungo la linea, può richiedere molto lavoro, ma non deve essere necessariamente un lavoro difficile!
Valuta l'utilizzo di strumenti di gestione delle risorse che consentono al tuo team di rimanere in linea con una visibilità centralizzata. Non è necessario cercare tra tutti i tuoi fogli di calcolo, documenti e post-it, né passare continuamente da un calendario all'altro dei membri del tuo team.
Potremmo essere di parte, ma crediamo che ClickUp sia un ottimo (osiamo dire il migliore?) strumento di allocazione delle risorse. Riunisce tutte le informazioni in un unico posto, consentendoti di tenere traccia dei tuoi progressi e della capacità del tuo team in tempo reale. Puoi creare dashboard personalizzabili per vedere come sta andando il tuo team e dove potresti rimanere indietro.
Questo è uno dei modi in cui Diggs utilizza ClickUp per tenere sotto controllo i propri progetti. I risultati? Maggiore trasparenza nella gestione del carico di lavoro, meno tempo speso in comunicazioni avanti e indietro e un uso più produttivo del tempo di tutti.
Lo definiremmo un successo!
Riduci al minimo lo scope creep
Puoi fare l'ordine per la quantità di pizza che ritieni sufficiente per tutti i partecipanti alla tua festa, ma non puoi sempre prevedere quanto mangeranno. Cosa succede se finisci inaspettatamente la pizza?
Oltre a versare qualche lacrima (comprensibilmente), ora devi cambiare marcia per raggiungere il tuo obiettivo di sfamare tutti i tuoi ospiti.
Si tratta di un caso di scope creep, ovvero un progetto che si espande oltre il suo ambito originale e richiede risorse aggiuntive, tra cui tempo, denaro e personale extra. Lo scope creep minaccia l’esito positivo del tuo progetto aggiungendo lavoro extra senza estendere la tempistica del progetto, creando ulteriore pressione sui membri del tuo team affinché facciano di più in meno tempo.
Puoi fare del tuo meglio per prevenire lo scope creep stabilendo un’impostazione precisa nella dichiarazione di ambito del progetto, ma a volte è inevitabile. In questi casi, una buona gestione del cambiamento mette in atto strutture e processi per mitigare lo scope creep.
Stabilisce l'aspettativa che i responsabili delle decisioni ti informino tempestivamente delle modifiche all'ambito di applicazione e ti concedano lo spazio e il tempo necessari per riallocare o aggiungere risorse di conseguenza.
Seguire il flusso è importante, ma lo è anche evitare il sovraccarico di lavoro del tuo team! Dopotutto, hanno una festa con pizza a cui partecipare.
Esempi e modelli di allocazione delle risorse
Supponiamo che tu sia un project manager incaricato di lanciare una campagna di influencer marketing per Marinara, un'app mobile per la produttività basata sul timer Pomodoro. Ecco un esempio di come potrebbe essere il tuo piano di allocazione delle risorse:
- Definisci l'ambito del tuo progetto: commercializza Marinara su 10 account TikTok incentrati sulla produttività con oltre 50.000 follower nel quarto trimestre.
- Comprendi le tue risorse: il budget del progetto è di 10.000 $. Il tuo team è composto da un responsabile del marketing degli influencer, un responsabile del marketing di prodotto, uno specialista IT e uno specialista delle retribuzioni.
- Assegnazione delle attività: il responsabile dell'influencer marketing identificherà gli influencer e comunicherà con loro. Il responsabile del marketing di prodotto consoliderà il messaggio del prodotto e creerà un kit del marchio a cui gli influencer potranno fare riferimento. Nel frattempo, il responsabile IT garantirà l'accesso all'app e risolverà eventuali problemi tecnici. Il responsabile delle risorse umane raccoglierà i documenti relativi alle buste paga e si assicurerà che gli influencer siano retribuiti per il loro lavoro.
- Pianifica tenendo conto delle dipendenze: il responsabile marketing del prodotto sta anche lavorando al lancio di una nuova funzionalità/funzione a ottobre, quindi pianificherai che completino le loro attività entro settembre. Il responsabile marketing creerà un elenco di backup di influencer da contattare nel caso in cui uno di loro si ritiri.
- Monitorate lo stato: questa campagna di marketing si svolgerà da agosto a novembre con cinque attività cardine. Se una persona è sovraccarica di lavoro, aggiungete risorse al team o estendete la sequenza del progetto di conseguenza. Potrete monitorare lo stato in ClickUp tramite i dashboard e comunicare se ci sono scadenze che rischiano di non essere rispettate.
- Riduci al minimo lo scope creep: supponiamo che Marinara voglia 15 TikTok o influencer con oltre 100.000 follower. Dovrebbero richiedere modifiche all'ambito del progetto entro la fine di agosto per rimanere in linea con la Sequenza attuale del progetto. In caso contrario, accetterai di modificare la Sequenza del progetto per adattarla al cambiamento di ambito. Il PM identificherà quindi e contatterà altri influencer che soddisfano tali requisiti.
Sei pronto a identificare e allocare le tue risorse? ClickUp è qui per aiutarti! La registrazione è completamente gratis e puoi iniziare a utilizzarlo in pochi secondi. Inizia con questi modelli di allocazione delle risorse, progettati per dare slancio al project management dei tuoi progetti oggi stesso!
Il modello di allocazione delle risorse ClickUp
Il modello di allocazione delle risorse di ClickUp ti aiuta a tenere traccia della capacità e della disponibilità di tutte le risorse della tua organizzazione in un unico posto. È dotato di queste comode visualizzazioni:
- Vista Elenco: visualizza tutte le attività in un unico elenco. Raggruppa, ordina e filtra le cose da fare con facilità. Organizzale nel modo che preferisci, che sia per client, progetto o altro!
- Vista Bacheca: visualizza e sposta le attività su questa tabella in stile Kanban che organizza gli elementi da intraprendere in base allo stato.
- Vista Carico di lavoro: visualizza la quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team durante un determinato periodo di tempo, ad esempio una settimana, due settimane o un mese. Confronta il carico di lavoro assegnato a ciascuna persona con la sua capacità complessiva.
Questo modello è completamente personalizzabile per adattarsi ai tuoi flussi di lavoro di gestione delle risorse . Sfrutta questo modello per ottenere una panoramica completa della capacità del tuo team e dello stato dei progressi verso il completamento del progetto e i risultati finali.
Il modello di pianificazione delle risorse ClickUp
Il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp offre una varietà di modi per visualizzare e allocare le risorse all'interno del tuo team.
Oltre alle visualizzazioni incluse nel primo modello, questo modello fornisce altre due visualizzazioni:
- Sequenza: visualizza il tuo programma in modo lineare su una sequenza cronologica. Perfetto per la pianificazione delle risorse e le roadmap!
- Vista Gantt: visualizza le tue attività e le loro dipendenze su una sequenza del diagramma di Gantt. Valuta rapidamente eventuali ostacoli o colli di bottiglia per far progredire il tuo progetto.
Questo modello ti aiuta a pianificare in modo proattivo le risorse disponibili, compresi i budget e gli orari dei membri del team. Come tutti i nostri modelli, è personalizzabile, quindi puoi adattarlo alle tue esigenze e renderlo tuo.
Correlato: Software di pianificazione delle risorse aziendali
L'allocazione delle risorse è un lavoro in corso
Non basta allocare le risorse prima dell'inizio del progetto e considerare concluso il proprio lavoro. È necessario tenere sotto controllo i progetti, bilanciando attentamente la capacità del team con i requisiti del progetto. Poiché i fattori che possono influire sull'esito positivo del progetto sono in continua evoluzione, è necessario essere sufficientemente flessibili da adeguare la strategia di allocazione delle risorse in base alle necessità.
ClickUp è il miglior software di project management per team, con una serie di funzionalità avanzate che ti aiutano a gestire le risorse, mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e portare a termine il lavoro rapidamente. Aiutiamo i project manager e i principali responsabili delle decisioni ad allocare le risorse e supervisionare l'intero ciclo di vita dei progetti come veri professionisti.
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E tieni il numero della tua pizzeria preferita tra le chiamate rapide, perché con il nostro aiuto non rimarrai mai senza formaggio!