Che cos'è l'allocazione delle risorse? Una guida completa per la massima efficienza

Immaginate questo: State organizzando una festa. La vostra casa è piena di ospiti in festa. Qualcuno dice: "Mi sta venendo fame... Ordiniamo delle pizze!"

State cercando di capire quante pizze ordinare. Troppe pizze e sarete costretti a mangiare gli avanzi di salame piccante per giorni. Troppo poche e alcuni ospiti non riusciranno ad avere una fetta.

Ma avete anche il limite dello spazio sul bancone e dei soldi nel portafoglio.

Da fare per sfamare tutti e ottenere il massimo valore dai vostri soldi?

Come gli organizzatori di feste, ogni project manager dovrebbe sapere come allocare le risorse in modo saggio. Nessun progetto ha un budget o un numero di membri del team illimitato, ma è possibile utilizzare l'allocazione delle risorse per massimizzare la produttività e l'esito positivo del progetto.

È tutta una questione di preparazione accurata e di piano strategico di sfruttare al meglio ciò che si ha a disposizione.

Imparate ad assegnare risorse sufficienti a tutti i progetti, in modo da terminare il lavoro e far mangiare a tutti una fetta di pizza. Facciamo festa!

Che cos'è l'allocazione delle risorse?

L'allocazione delle risorse è il processo di identificazione di tutte le risorse disponibili - siano esse di lavoro o monetarie - per un progetto e quindi l'assegnazione strategica delle stesse alle attività che consentono loro di fare il loro lavoro al meglio.

Per le agenzie che si destreggiano tra più progetti per diversi client, l'allocazione delle risorse è la chiave per dare un senso al caos creativo. Abbinare la persona o la risorsa giusta al progetto giusto rende tutti più felici alla fine. Il personale lavora ai progetti per i quali è più adatto, e i client riceveranno probabilmente un lavoro di alta qualità progetti di alta qualità e risultati.

Man mano che i progetti si evolvono e le aspettative dei client cambiano, le risorse vengono riallocate per mantenere lo stato di avanzamento in linea con le aspettative dei clienti sequenza del progetto s.

Cosa conta come risorse?

Le risorse sono tutti i beni aziendali necessari per completare le attività o i progetti. Queste possono includere:

• Persone singole
• Teams o dipartimenti
• Budget
• Tempo
• Hardware e software
• Beni immobili
• Processi
• Proprietà intellettuale
• Tecniche e impostazioni di competenze

Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse?

Di solito, i project manager sono responsabili dell'allocazione delle risorse perché hanno la massima visibilità e controllo sui budget dei progetti, l'ambito di lavoro e la gestione delle attività. Tuttavia, le grandi organizzazioni potrebbero separare queste responsabilità tra diversi ruoli o avere un'organizzazione dedicata alla gestione delle risorse dipartimenti.

Relative:_ **Livellamento delle risorse

I vantaggi di un'efficace allocazione delle risorse

Non allocare bene le risorse è come mandare una sola persona a prendere dieci pizze da sola mentre le altre 15 chiacchierano a Home. Una sola persona impiegherà molto più lavoro e tempo per prendere quelle pizze, con il rischio che tutti si ritrovino a mangiare salame freddo.

Che sfiga!

Perché non mandare tre persone a dare una mano, in modo che tutti possano godersi una fetta calda il prima possibile?

Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse

L'allocazione delle risorse consente di utilizzare la manodopera, il denaro e le risorse al loro pieno potenziale, in modo che i client possano ricevere un lavoro di alta qualità. Allo stesso tempo, la vostra agenzia riduce al minimo l'esaurimento del team grazie alla distribuzione uniforme del lavoro.

Altri vantaggi dell'allocazione delle risorse sono:

• **L'allocazione delle risorse aiuta l'agenzia a prendere in carico il numero di progetti che i team sono in grado di gestire: niente più opportunità perse a causa di un eccesso di personale o fallimenti di progetti dovuti a una carenza di personale
• Favoriscela collaborazione**Il client e il vostro team sanno chi sta lavorando su cosa perché avete diviso chiaramente le attività e le responsabilità all'interno del team
• Aumenta i margini di profitto della vostra agenzia. Ottenete il massimo dal budget di ogni progetto e controllate i costi del personale
• Aumenta la soddisfazione del cliente. Migliora i risultati dei progetti mantenendo i progetti in linea e assegnando le persone giuste a ciascun lavoro

Come gestire le risorse e impostare le aspettative dei clienti

Poiché l'allocazione delle risorse fa il punto sulle risorse disponibili per un progetto in un determinato momento, si tratta di un piano a breve termine, ma con effetti a lungo termine. È uno strumento cruciale per piano delle capacità e la gestione delle aspettative del cliente. Con un'allocazione efficace delle risorse, il progetto ha tutto e tutti i requisiti per avere un esito positivo, comprese le risorse giuste e una tempistica realistica.

Bonus:_ **Strumenti per il piano di capacità & **Modelli per il piano di capacità

Definire l'ambito del progettoNessuno chef inizia a cucinare senza immaginare cosa sta per cucinare, giusto?

Allo stesso modo, il primo passaggio project management è definire l'ambito del progetto. Senza comprendere il vostro l'ambito del progetto prendere decisioni sull'allocazione delle risorse è impossibile!

Nell'ambito del progetto è necessario definire quanto segue:

• Illa dichiarazione di lavoro: quali attività sono necessarie e quali lavori sono fuori portata
• Vincoli del progetto quali il budget e le scadenze
• Sequenza e calendario del progetto con attività cardine
• I deliverable del progetto o risultati

Visualizzare il carico di lavoro in base alle attività lasciate in sospeso il vostro percorso critico con un semplice attivazione/disattivazione in ClickUp!

L'ambito del progetto aiuta a pianificare e comprendere un nuovo progetto ad alto livello. Utilizzate queste informazioni per:

• Pianificare il numero di risorse necessarie per completare il progetto entro i tempi previsti
• Suddividere il progetto in attività più piccole
• Decidere come assegnare le attività ai membri del team

Fate il punto sulle vostre risorse

Prima di scegliere i condimenti per la pizza, dovete sapere quali sono i condimenti disponibili e quali sono le preferenze di ognuno. Allo stesso modo, per scegliere le risorse migliori per un lavoro, dovete prima capire cosa fa meglio ogni persona e che tipo di lavoro preferisce fare.

Quando si pianifica un progetto, è necessario capire la capacità del team e la qualità delle risorse a disposizione. In questo modo potrete allocare le risorse dove saranno più efficaci.

Quali sono i loro punti di forza e le loro aree di competenza? Abbinate i vostri requisiti del progetto alle risorse in grado di soddisfare tali esigenze.

Agenzia piano delle risorse esempio

Supponiamo che il progetto preveda l'esecuzione di una campagna pubblicitaria pay-per-click per un client SaaS B2B nel settore della business intelligence. Nella vostra agenzia ci sono due responsabili PPC: Jason, che ha già lavorato con altri client B2B del settore tecnologico, e Sara, che ha lavorato principalmente con clienti B2C del settore commerciale.

Sara dice di non sentirsi a suo agio nella gestione del PPC per questo client, perché non sa molto di software B2B, tanto meno di un settore altamente tecnico come quello della BI. Jason, invece, è sicuro di essere la persona giusta per questo lavoro, grazie alla sua esperienza B2B.

Per questo progetto, è preferibile affidare l'account a Jason!

Qual è la disponibilità e la larghezza di banda delle vostre risorse? I membri del team raramente lavorano su una sola cosa alla volta, ma tutti hanno un limite al numero di ore settimanali o giornaliere in cui possono lavorare. Si vuole garantire che il team abbia abbastanza ore di lavoro da assegnare a questo progetto specifico.

Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse

Ricordate che le assenze, pianificate o non pianificate, influiscono sulla disponibilità, quindi assegnate i dipendenti alle attività tenendo conto dei periodi di emergenza. I dipendenti possono (e devono) prendere permessi retribuiti o assenze per malattia, il che significa che non sono disponibili in quei giorni.

Le riunioni possono distogliere i dipendenti dalle attività del progetto anche durante i normali giorni di lavoro. Inoltre, tutti hanno bisogno di almeno 15 minuti nella loro giornata per portare a spasso il cucciolo o per prendere un caffè macchiato alla zucca!

Non assegnare mai risorse in eccesso. L'eccessiva allocazione può portare al burnout e alla riduzione della produttività. L'esito positivo del progetto non vale mai la pena di sacrificare la felicità e l'utilità del team.

Quando assegnate le risorse, fate riferimento ai calendari e alle pianificazioni e regolate le sequenze in base alla disponibilità delle risorse. Ottimizzare l'utilizzo delle risorse in modo che i progetti abbiano sempre solo quello che serve.

Assegnate direttamente le attività ai membri del team per una visibilità completa

Una volta che sapete cosa può realizzare il vostro team di progetto, il passaggio successivo è quello di delegare le attività giuste a ciascuna persona in base alle sue impostazioni e disponibilità.

Impostare il team per un esito positivo! Fornite il maggior numero possibile di informazioni per garantire che tutti capiscano cosa ci si aspetta da loro. Chiarite tutti i dettagli necessari per ogni attività: responsabilità, risultati attesi e date di scadenza.

In ClickUp è facile tagliare la pizza di un progetto in fette più piccole con attività, sottoattività e liste di controllo. È quindi possibile assegnare rapidamente ogni elemento ai membri del team in pochi clic!

Ecco un'occhiata più da vicino:

• Attività di ClickUp : Suddivide i progetti in attività e sottoattività realizzabili, che possono essere facilmente assegnate ai membri del team. Il team può ora lavorare all'intero progetto un passaggio alla volta.
• Liste di controllo di ClickUp : Create semplici elenchi di cose da fare che il vostro team può spuntare rapidamente man mano che procede con le attività. Utilizzate questi elenchi per mappare i passaggi, eseguire controlli di qualità e tenere traccia dell'andamento del progetto.

/$$$img/ : creare semplici elenchi di cose da fare che possano essere spuntati rapidamente durante lo svolgimento delle attività https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli al team /$$$img/

Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli per trasformare istantaneamente i pensieri in elementi d'azione

Per alcune attività, una sola persona non è sufficiente, soprattutto quando le scadenze sono strette.

Fortunatamente, con assegnatari multipli in ClickUp è possibile assegnare rapidamente più persone a un'attività, se necessario. Così, la prossima volta che un'attività ha bisogno di un paio di mani in più, potrete assegnarle in un batter d'occhio.

Assegnare più persone alla stessa attività di ClickUp

Pianificare le dipendenze per evitare l'uso eccessivo di risorse al limite

La persona che consegna la pizza non raggiungerà la vostra porta di casa se prima non riesce a parcheggiare. Se il vostro vialetto è pieno, la festa della pizza è annullata, e questa è semplicemente non un'opzione.

Allo stesso modo, i progetti hanno intrinsecamente dipendenze -Relazioni tra attività e risorse che influenzano la disponibilità di tali risorse.

Consideriamo le dipendenze da risorse, quando più attività richiedono la stessa risorsa al limite. Supponiamo che abbiate bisogno di 10 nuovi progetti grafici entro venerdì, ma che nel team ci sia solo un designer che è già impegnato in altri progetti fino a mercoledì.

In questo caso, dovreste adattare il programma del progetto per rispondere in modo realistico alla disponibilità limitata del team. Oppure cercare di assumere un altro grafico, a tempo pieno o freelance, che fornisca il supporto necessario per rispettare le scadenze.

Riprogrammazione dipendenze per visualizzare l'impatto delle modifiche della data di scadenza sulle attività nella vista Gantt di ClickUp

Le dipendenze si verificano anche quando l'avanzamento di un'attività dipende dallo stato di un'altra attività. Ad esempio, è necessario attendere il feedback dei client prima di completare le revisioni del progetto in linea con le loro richieste. È come stendere un pezzo di pasta per pizza in una torta perfetta prima di aggiungere i condimenti!

Scaglionate e schedulate le attività in base a queste dipendenze. Tenete d'occhio i potenziali colli di bottiglia e assicuratevi che nessuno rimanga in attesa di altri per troppo tempo. Mantenere una comunicazione costante sulle attività e sugli elementi in sospeso e adattare le aspettative di conseguenza ai ritardi del progetto.

Considerate l'adozione di un Agile o Scrum project management per eliminare o aggirare le dipendenze. Le dipendenze di ClickUp aiutano a mappare i collegamenti tra attività e risorse. In questo modo, si è in grado di tenere sotto controllo tutte le dipendenze del progetto prima che abbiano la possibilità di diventare un ostacolo.

Ecco altri modi in cui le dipendenze consentono al team di concentrarsi:

• Ognuno sa sempre a cosa dare la priorità, a cosa aspettare e a cosa viene dopo nella pipeline. Meno errori di comunicazione, più cose da fare!
• ClickUp avvisa gli assegnatari quando le loro attività vengono sbloccate o le dipendenze vengono aggiunte o rimosse. Questo elimina il "gioco dell'attesa " in modo che i membri del team possano concentrarsi esclusivamente sulle attività da svolgere nel frattempo.
• Avverte le persone prima di chiudere le attività che sono in attesa di altre, impedendo loro di saltare o dimenticare i requisiti chiave

È possibile aggiungere le dipendenze alle singole attività manualmente o visivamente, disegnando i collegamenti tra le attività su un file Grafico Gantt .

Mostrare le relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp

Tracciare lo stato di avanzamento e riassegnare le risorse di conseguenza

Idealmente, si impostano le risorse per un progetto e questo procede secondo il piano. Ma se si verificano ritardi o cambiamenti, potrebbe essere necessario riassegnare le risorse.

Non fatevi prendere dal panico! La riallocazione è una parte normale della gestione delle risorse.

Il primo passaggio consiste nel tenere sotto controllo la capacità del team in relazione al soddisfacimento dei requisiti del progetto. Ponetevi queste domande quando esaminate la vostra capacità attuale:

• Alcuni membri del team sono sovraccarichi?
• Alcuni dipendenti sono diventati improvvisamente indisponibili a causa di fattori incontrollabili come interruzioni di Internet, dimissioni o riassegnazione a un altro progetto?
• Le attività cardine rischiano di essere mancate?
• La portata del progetto è cambiata, richiedendo un lavoro aggiuntivo e inaspettato?

Se è così, il passaggio successivo è la comunicazione dei cambiamenti con il vostro client o con il vostro ufficio parti interessate al progetto . Teneteli al corrente dello stato di avanzamento del progetto il più presto e il più spesso possibile, compresi eventuali spostamenti dell'ambito o ritardi.

Questo aiuta a gestire le aspettative, in modo che gli stakeholder abbiano meno probabilità di essere presi alla sprovvista, delusi o sorpresi da cambiamenti o contrattempi.

Il processo di allocazione delle risorse può comportare la ricopiatura del progetto e la ricerca di altri membri del team che aiutino a svolgere il lavoro extra. Alcuni provider creano un piano di allocazione delle risorse di backup identificando i dipendenti con competenze rilevanti che possono intervenire in caso di necessità o mantenendo un pool di freelance in grado di fornire supporto al volo.

Potrebbe anche essere necessario modificare le Sequenze e le scadenze di tutte le attività del progetto per riflettere le capacità del team e tenere conto di ritardi imprevisti.

L'allocazione delle risorse e la riallocazione delle attività può essere un lavoro impegnativo, ma non deve essere necessariamente un lavoro duro!

Considerate l'utilizzo di strumenti di gestione delle risorse che mantengono il team in carreggiata con una visibilità centralizzata. Non c'è più bisogno di ripescare i vari fogli di calcolo, documenti e post-it o di passare continuamente dai calendari dei membri del team.

Forse siamo di parte, ma crediamo che ClickUp sia un ottimo (oseremmo dire il migliore?) strumento di allocazione delle risorse. Porta tutte queste informazioni in un unico posto, in modo da poter monitorare in tempo reale lo stato e la capacità del team. È possibile creare dashboard personalizzabili per vedere come sta facendo il vostro team e dove potreste rimanere indietro.

Questo è un modo Diggs utilizza il ClickUp per seguire i suoi progetti. I risultati? Maggiore trasparenza su gestione del carico di lavoro meno tempo speso per le comunicazioni e un uso più produttivo del tempo di tutti.

Per noi è una vittoria!

Ridurre al minimo l'estensione del progetto

Potete ordinare la pizza che pensate sia sufficiente per tutti i partecipanti alla vostra festa, ma non potete sempre prevedere quanto mangeranno. Cosa succede se inaspettatamente finisce la pizza?

Oltre a versare qualche lacrima (comprensibilmente), dovrete cambiare marcia per raggiungere l'obiettivo di sfamare tutti gli ospiti.

Questo è un caso di insinuazione dell'ambito -un progetto che si espande oltre il suo scopo originale e richiede risorse aggiuntive, tra cui tempo, denaro e persone. Lo scope creep minaccia l'esito positivo del progetto aggiungendo lavoro extra senza estendere la Sequenza del progetto, creando una pressione extra sui membri del team per fare di più in meno tempo.

Potete fare del vostro meglio per evitare lo scope creep, impostando confini precisi nella dichiarazione dell'ambito del progetto, ma a volte è inevitabile. In questi casi, una buona gestione del cambiamento mette in atto strutture e processi per mitigare lo scope creep.

Stabilisce l'aspettativa che i responsabili delle decisioni vi informino il prima possibile delle modifiche all'ambito e vi dano lo spazio e il tempo per riallocare o aggiungere risorse di conseguenza.

Seguire il flusso è importante, ma lo è anche evitare di sovraccaricare il team! Dopotutto, devono andare a una pizza party.

Esempi e modelli di allocazione delle risorse

Supponiamo che siate un project manager incaricato di lanciare un progetto di campagna di influencer marketing per Marinara, un'app mobile per la produttività con timer per il Pomodoro. Ecco un esempio di come potrebbe essere il vostro piano di allocazione delle risorse:

1. Definire l'ambito del progetto: Commercializzare Marinara su 10 account TikTok focalizzati sulla produttività con oltre 50k follower in Q4.
2. Comprendere le risorse: Il budget del progetto è di 10.000 dollari. Il team è composto da un influencer marketing manager, un product marketing manager, uno specialista IT e uno specialista Payroll.
3. Assegnare le attività: L'influencer marketing manager identificherà e comunicherà con gli influencer. Il responsabile marketing del prodotto si occuperà disolidificare la messaggistica del prodotto e creerà un kit del marchio per gli influencer a cui fare riferimento. Nel frattempo, il responsabile IT garantirà l'accesso alle app e risolverà i problemi tecnici. Il responsabile delle risorse umane raccoglierà le buste paga e si assicurerà che gli influencer siano pagati per il loro lavoro.
4. **Il responsabile marketing del prodotto lavora anche al lancio di una nuova funzionalità a ottobre, quindi pianificherete che completino le loro attività entro settembre. Il PM creerà un elenco di backup di influencer da contattare nel caso in cui uno si tiri indietro.
5. Monitoraggio dello stato di avanzamento: Questa campagna di marketing si estenderà da agosto a novembre con cinque attività cardine. Se una persona è in eccesso di capacità, aggiungete risorse al team o estendete la Sequenza del progetto di conseguenza. Monitorerete lo stato di avanzamento in ClickUp tramite dashboard e comunicherete se le scadenze rischiano di non essere rispettate.
6. Minimizzare l'estensione del progetto: Diciamo che Marinara vuole 15 TikToks o influencer con più di 100k follower. Dovrebbero richiedere modifiche all'ambito del progetto entro la fine di agosto per rimanere in linea con la Sequenza attuale del progetto. In caso contrario, accetterete di spostare la Sequenza del progetto per accogliere la modifica dell'ambito. Il PM identificherà e contatterà altri influencer che soddisfano questi requisiti.

Siete pronti a identificare e allocare le vostre risorse?

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Il modello di allocazione delle risorse di ClickUp

Utilizzate il modello di allocazione delle risorse per monitorare i budget o il tempo del vostro team creativo Modello di allocazione delle risorse di ClickUp aiuta a monitorare la capacità e la disponibilità di tutte le risorse dell'organizzazione in un unico posto. È dotato di queste comode visualizzazioni:

• Vista Elenco : Visualizza tutte le attività in un unico elenco. Raggruppate, ordinate e filtrate gli impegni con facilità. Organizzateli come meglio credete, sia che si tratti di client, progetti o altro!
• Vista Bacheca : Visualizza e sposta le attività in questa bacheca in stile Kanban che organizza gli elementi d'azione in base allo stato.
• Vista Carico di lavoro : Visualizza la quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team in un arco di tempo specifico, come una settimana, due settimane o un mese. Confrontate il carico di lavoro assegnato a ogni persona con la sua capacità complessiva.

Questo modello è completamente personalizzabile per adattarsi alle vostre esigenze gestione delle risorse flussi di lavoro. Sfruttate questo modello per avere una panoramica completa delle capacità del vostro team e dello stato di avanzamento verso il completamento del progetto e dei suoi risultati. Scaricate questo modello

Il modello di piano delle risorse di ClickUp

Utilizzate il modello di pianificazione delle risorse per controllare le larghezze di banda delle campagne e dei team in più visualizzazioni Modello di pianificazione delle risorse di ClickUp offre una serie di modi per visualizzare e allocare le risorse all'interno del team.

Oltre alle visualizzazioni incluse nel primo modello, questo modello offre altre due visualizzazioni:

• Sequenza visualizzata : Visualizza il programma in modo lineare su una sequenza cronologica. Perfetto per il piano delle risorse e le roadmap!
• Vista Gantt : Visualizza le attività e le loro dipendenze su un grafico di tipoSequenza del grafico Gantt. Valutare rapidamente eventuali blocchi o colli di bottiglia per far avanzare il progetto.

Questo modello vi aiuta a pianificare in modo proattivo le risorse disponibili, compresi i budget e gli orari dei membri del team. Come tutti i nostri modelli, è personalizzabile, in modo che possiate adattarlo alle vostre esigenze e renderlo vostro.

Correlato:_ **Software di pianificazione delle risorse aziendaliScarica questo modello

L'allocazione delle risorse è un costante lavoro in corso (WIP)

Non basta allocare le risorse prima dell'inizio del progetto per chiudere la questione. Dovete tenere il polso dei vostri progetti, bilanciando attentamente le capacità del team rispetto ai requisiti del progetto. Poiché i fattori che possono influire sull'esito positivo del progetto cambiano continuamente, dovete essere abbastanza flessibili da modificare la vostra strategia di allocazione delle risorse in base alle necessità.

ClickUp è il migliore software di project management per i team, con una robuste funzionalità/funzione per aiutarvi a gestire le vostre risorse, a mantenere i vostri progetti in carreggiata e a fare le cose in fretta. Aiutiamo i project manager e i decisori chiave ad allocare le risorse e a supervisionare il completo ciclo di vita del progetto come dei professionisti.

Scoprite come ClickUp può aiutare voi e il vostro team iscrivendosi gratuitamente oggi!

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