Con un elenco infinito di cose da fare che ti aspetta, è difficile capire da dove cominciare. È qui che entrano in gioco i livelli di priorità delle attività.
Quando suddividi il tuo carico di lavoro in attività gestibili, in base a ciò che è più importante, puoi concentrare il tuo lavoro richiesto dove contano di più. Un piano con le priorità ben definite significa meno stress, maggiore produttività e un atteggiamento più positivo nei confronti del lavoro. 🧘
Scopri ulteriori informazioni sui livelli di priorità, compresi i modi migliori per impostare i livelli di priorità per te stesso e per il tuo team. Scopri poi cinque modelli di livelli di priorità che ti aiuteranno a terminare il lavoro più rapidamente.
Cosa sono i livelli di priorità?
I livelli di priorità ti aiutano a strutturare le attività in base a vari fattori, tra cui scadenze, importanza, urgenza e valore. La scala di priorità viene solitamente utilizzata per progetti specifici, obiettivi o elenchi di cose da fare individuali, ma può anche essere stabilita come struttura a livello aziendale.
L'obiettivo di uno stato di priorità è quello di facilitare ai membri del team la suddivisione del proprio tempo e la concentrazione sulle attività con la massima priorità. Inoltre, garantisce che le risorse siano allocate correttamente ai progetti e alle fasi di lavoro appropriati.
Anche i team del supporto e i reparti IT utilizzano i livelli di priorità per gestire le richieste di servizio. Questi livelli aiutano a semplificare la gestione degli incidenti, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle questioni più urgenti. È possibile suddividere il lavoro in base alla priorità dell'incidente, al suo potenziale effetto e alla soddisfazione complessiva del cliente.
Di conseguenza, i membri del team saranno più produttivi, efficienti e flessibili. Saranno in grado di lavorare sulle attività più importanti, segnalare i problemi quando si presentano e automatizzare il lavoro meno importante. 💪
Quali sono i vantaggi di impostare livelli di priorità per le attività?
L'impostazione dei livelli di priorità aumenta l'efficienza complessiva e il benessere del tuo team. Sapendo quali sono i lavori più urgenti o importanti, il tuo team può monitorare le metriche e raggiungere gli obiettivi più rapidamente che in passato.
Grazie agli strumenti di prioritizzazione, non rimarranno impantanati in lavori noiosi o si perderanno in un elenco infinito di cose da fare. Ecco i principali vantaggi di impostare livelli di priorità per le attività del tuo team. ✍️
Maggiore produttività
Una maggiore efficienza porta a un aumento della produttività. Stabilendo livelli di priorità, i processi aziendali funzionano senza intoppi e i team possono pianificare i passaggi successivi. Possono classificare il loro lavoro in base alle attività con priorità più alta e creare elenchi gestibili su base giornaliera, settimanale e mensile.
Grazie a un piano solido basato sulle priorità, i membri del team possono affrontare gli ostacoli e le sfide impreviste man mano che si presentano. Possono pianificare soluzioni alternative e adeguare i programmi per risolvere il problema, invece di rimanere bloccati.
Maggiore efficienza
Dai priorità al tuo lavoro in base alle attività che hanno il maggiore impatto o la massima urgenza. Questo porta naturalmente a una maggiore efficienza, poiché ti concentri su attività importanti invece di perderti in lavori futili.
Inoltre, i livelli di priorità e i software di gestione delle attività forniscono supporto per migliori capacità decisionali.
Migliore gestione del tempo
Con le attività ordinate in base al livello di priorità, i team possono gestire il proprio tempo in modo più efficiente. Invece di passare un'ora o due al mattino a districarsi tra una casella di posta traboccante, iniziano la giornata concentrandosi su un'attività orientata agli obiettivi.
Grazie ai livelli di priorità, le persone possono organizzare la propria giornata in base al lavoro da fare. Ciò significa meno tempo sprecato a chiedersi da dove iniziare. 🤷
Migliore allocazione delle risorse
Per i manager, esistono differenze fondamentali tra il project management e la gestione delle attività. Non è sufficiente gestire le attività assegnandole ai diversi membri del team. Quando si gestiscono progetti di grandi dimensioni, è necessario considerare anche come allocare le risorse.
Grazie ai livelli di priorità, puoi capire dove le risorse sono più preziose. Ciò include determinare quale fase del progetto necessita di maggiori finanziamenti o risorse esterne. Identificando le esigenze e le priorità, le risorse vengono allocate e utilizzate in modo più efficiente.
Tipi di livelli di priorità
Quando si tratta di livelli di priorità, esistono piccole sfumature nei nomi o nelle categorie. I livelli sono generalmente suddivisi in attività ad alta priorità, media priorità, bassa priorità e nessuna priorità. Ciò dipenderà in gran parte dalla tua attività e dal progetto su cui stai lavorando.
| Livello di priorità | Descrizione | Esempi |
| Priorità urgente | • Lavori da fare immediatamente • Lavori fondamentali per il raggiungimento di un obiettivo • Attività che potrebbero compromettere un progetto o causare problemi se non vengono completate | • Redigere una relazione da presentare nella riunione con il client di domani • Incontrare le parti interessate per discutere problemi critici che minacciano l’esito positivo di un progetto • Risolvere un bug del sito web che causa il crash del sito |
| Priorità alta | • Attività importanti che sono meno urgenti rispetto alle attività urgenti • Attività che spesso hanno una maggiore flessibilità in termini di scadenze • Lavori che hanno meno probabilità di compromettere un progetto, ma che comunque hanno delle conseguenze se non vengono portati a termine | • Creare materiali di marketing che saranno pubblicati tra una o due settimane • Fare ricerche per la reportistica che sarà condivisa alla riunione del mese prossimo • Creare pulsanti CTA per i blog per aumentare le conversioni |
| Priorità normale o Priorità media | • Lavori che contribuiscono al raggiungimento di un obiettivo ma non hanno un impatto diretto • Attività che possono essere delegate ad altri membri del team, esternalizzate o automatizzate | • Scrivere recensioni settimanali sul lavoro completato • Organizzare i documenti aziendali o i manuali del team |
| Bassa priorità o Nessuna priorità | • Attività non correlate all'obiettivo e di natura più procedurale • Lavori da fare durante i periodi di inattività | • Attività di gestione interna come l'aggiunta di idee di progetto al backlog • Pianificazione di momenti di socializzazione o di gioco con i membri del team |
Quando crei i livelli di priorità delle attività, considera il livello di impatto, urgenza, importanza e valore di ciascuna attività. Le attività con priorità inferiore non saranno importanti, preziose o urgenti quanto le altre. Il lavoro che richiede un impegno maggiore potrebbe non essere prezioso quanto le attività che possono essere svolte più rapidamente o con meno risorse.
6 modi per impostare livelli di priorità per il tuo team
Sei pronto a sfruttare i livelli di priorità nel tuo team? Qui ti mostreremo diversi modi per impostare i livelli di priorità per i tuoi colleghi. Una volta terminato, avrai flussi di lavoro più fluidi, una maggiore produttività e dipendenti soddisfatti. ✨
1. Organizza le attività in base all'impatto e all'urgenza
Prima di iniziare a stabilire le priorità di lavoro, definisci quali attività devono essere da fare. Riunisci il team e rifletti su quali lavori devono essere portati a termine per raggiungere i tuoi obiettivi. Suddividili in attività gestibili su base giornaliera, settimanale e mensile. 🎯
Utilizza uno strumento software di project management come ClickUp per creare le attività. Assegna ogni attività di ClickUp a un membro del team e aggiungi le scadenze. Assicurati che le scadenze siano realistiche e raggiungibili. È anche una buona idea prevedere un margine di tempo per consentire una certa flessibilità in caso di difficoltà.
Successivamente, esamina ogni attività e determina quelle più importanti. Dividi le attività in gruppi in base all'impatto e al livello di lavoro. Dai la priorità alle attività che richiedono il minimo lavoro richiesto e hanno il massimo impatto.
La funzionalità Priorità delle attività di ClickUp è semplice e facile da usare. Sono disponibili quattro bandierine di colori diversi, in modo che il tuo team sappia esattamente quali attività devono essere terminate per prime e quali dopo. Le quattro bandierine sono: Urgente, Alta, Normale e Bassa. 🚩
Ogni membro del team può ordinare il proprio elenco di attività in base alla priorità o inserire le attività urgenti nella barra di accesso rapido per visualizzarle sempre ovunque dall'area di lavoro. I filtri personalizzati salvati consentono di visualizzare l'elenco delle attività da fare in base alla priorità, mentre le dipendenze evidenziano le attività che bloccano altre attività.
2. Utilizza un calendario per fissare le scadenze, mantenere il team in linea con gli obiettivi e adattarsi agli ostacoli.
Un aspetto fondamentale della gestione delle priorità è l'impostazione di un programma e di scadenze. In questo modo, potrai vedere quali attività influiscono direttamente sulla sequenza del progetto, in particolare quelle che potrebbero comprometterlo. Avere un calendario che contiene l'elenco delle attività e dei relativi livelli di priorità è un modo sicuro per raggiungere i tuoi obiettivi. 🗓️
La vista calendario di ClickUp ti consente di rimanere aggiornato in un'area di lavoro visivamente piacevole. Gestisci facilmente più progetti in un'unica vista, grazie alle opzioni di codifica a colori personalizzate per lo stato di ogni attività.
Configura il calendario con una visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile e condividilo facilmente con il tuo team. Gestisci il tuo lavoro trascinando le attività nella tua lista delle cose da fare quotidiana in base al livello di priorità.
La funzionalità di sincronizzazione bidirezionale ti consente di visualizzare le tue attività direttamente in Google Calendar. In questo modo è facile avviare riunioni con i clienti per discutere problemi critici o partecipare a una chiamata di gruppo per risolvere eventuali ostacoli.
3. Stabilisci dei blocchi di tempo per suddividere il tuo lavoro in parti facilmente gestibili
Nel mondo di oggi, le distrazioni sono sempre a portata di mano, o meglio, sulla tua scrivania. È facile perdere la concentrazione, dalla tentazione di controllare i social media ai colleghi che si fermano a chattare o ai bambini che entrano ed escono dal tuo ufficio. ⌛️
Sii proattivo ed evita queste distrazioni utilizzando il time blocking. Questa tecnica divide la tua giornata in sezioni o "blocchi" di tempo. Ogni blocco di tempo è dedicato a un elenco di attività da fare o a un gruppo di attività specifiche relative a un progetto.
In questo modo, potrai concentrarti sul lavoro approfondito e portare a termine le attività entro i tempi previsti. Qualsiasi attività rimasta incompiuta o incompleta verrà aggiunta al blocco di tempo successivo dedicato a quel tipo di lavoro.
In ClickUp, crea attività e assegna livelli di priorità a ciascuna di esse. Inserisci dettagli quali durata stimata, data di scadenza, lista di controllo delle attività e tag. ✅
Successivamente, utilizza la vista Elenco per creare un blocco di tempo giornaliero per il tuo lavoro. Aggiungi attività a diversi blocchi per il lavoro mattutino e pomeridiano. Inizia la giornata aprendo questo foglio con i blocchi di tempo e completando le attività più urgenti.
4. Crea flussi di lavoro utilizzando mappe mentali che tracciano connessioni tra le attività ed evidenziano le dipendenze
Dare priorità al lavoro non significa solo identificare ciò che è più importante o prezioso per i tuoi obiettivi. Devi pianificare e stabilire connessioni tra le varie attività dei diversi team. È qui che entrano in gioco le mappe mentali di ClickUp. 🗺️
Inizia stabilendo un progetto o un obiettivo principale e aggiungi dei rami per le attività che devono essere completate per raggiungere un esito positivo. Crea connessioni e relazioni tra le attività per evidenziare il lavoro che blocca altre attività.
Crea istantaneamente delle attività e spostale direttamente nella mappa mentale senza dover cambiare visualizzazione. Il software di automazione delle attività integrato ti consente di assegnare rapidamente le attività ai membri del team interessati e di aggiungere le date di scadenza.
5. Organizza le attività su una bacheca Kanban per visualizzare rapidamente il tuo flusso di lavoro
La gestione delle attività può essere fonte di confusione e intimidazione. Per molti di noi è difficile vedere la nostra matrice di attività come parte di un quadro più ampio. Le bacheche Kanban aiutano a visualizzare i flussi di lavoro e i processi, in modo da avere una visione più chiara della connessione tra le attività.
Le viste Bacheca ClickUp rendono facile visualizzare il flusso di lavoro, dai compiti più banali a quelli più critici. Le colonne consentono di organizzare gruppi di attività correlate, mentre le singole schede delle attività forniscono una visione più approfondita del lavoro. 🔍
Dividi le attività nelle colonne Da fare, Lavoro in corso (WIP) e Terminato per vedere facilmente a che punto è ogni membro del team. Aggiungi indicatori di priorità alle attività che devono essere completate rapidamente ed evidenzia i problemi man mano che si presentano.
6. Semplifica le comunicazioni per definire le aspettative e dedica del tempo alla revisione periodica dei processi
Che si tratti di creare accordi sul livello di servizio (SLA) per i clienti o piani di comunicazione per il tuo team interno, è importante trasmettere le informazioni essenziali. Imposta le notifiche in ClickUp per avvisare il team quando le priorità vengono modificate o aggiunte alle attività.
Programma un'attività per rivedere regolarmente i livelli di priorità. Dopo tutto, scadenze, ostacoli imprevisti e modifiche ai requisiti del progetto possono influire sulla priorità delle diverse attività.
5 modelli per impostare i livelli di priorità
Ecco cinque dei nostri modelli preferiti per stabilire le priorità, che ti consentiranno di gestire meglio i tuoi programmi di lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi. 🛠️
1. Modello di matrice delle priorità ClickUp
Il modello di matrice delle priorità di ClickUp ti aiuta a identificare facilmente quali sono le attività più importanti. La matrice presenta quattro blocchi contrassegnati da colori diversi in base alla priorità e all'urgenza. Riunisci il team e discuti le attività da svolgere per il progetto.
Traccia ogni attività in base al suo livello di importanza e urgenza. Una volta terminato, assegna dei contrassegni di priorità a ciascuna attività in base alla tua discussione. Utilizza filtri e visualizzazioni per vedere rapidamente il lavoro più urgente nell’elenco delle cose da fare.
2. Modello di matrice di prioritizzazione ClickUp
Per livelli di priorità più approfonditi, utilizza il modello di matrice di prioritizzazione di ClickUp. Suddivide le attività in nove blocchi diversi. L'asse x riguarda il lavoro richiesto, dividendo il lavoro in categorie basse, medie e alte. Sull'asse y troverai una suddivisione del lavoro in base all'impatto.
Utilizzando questa matrice, il tuo team avrà una rapida panoramica delle attività che incidono maggiormente sui tuoi obiettivi e di quelle che richiedono il maggiore lavoro richiesto. In questo modo, potrai concentrarti sugli obiettivi più facili da raggiungere, affrontando prima il lavoro che richiede meno lavoro e ha un impatto maggiore. 🍇
3. Modello di matrice delle priorità 2×2 di ClickUp
Il modello di matrice delle priorità 2×2 di ClickUp è un'altra griglia a quattro blocchi che ti aiuta a vedere quali sono i lavori con la massima priorità. Suddivisi per importanza e priorità, puoi visualizzare rapidamente le attività e migliorare la comunicazione all'interno del team.
Trascinate le attività nel modello e aggiungete campi personalizzati per suddividere ulteriormente il lavoro. Utilizzate filtri e visualizzazioni per accedere alle informazioni necessarie per stabilire le priorità delle attività.
4. Modello di matrice delle priorità delle azioni ClickUp
Il modello di matrice delle priorità delle azioni di ClickUp ti consente di valutare il carico di lavoro del tuo team e di incanalarlo in un elenco di attività che affronta prima i compiti più importanti. Inizia con una chiamata collaborativa con il tuo team. Elenca tutte le tue attività e suddividile in quattro blocchi in base all'impatto e al lavoro richiesto.
Successivamente, aggiungi dei contrassegni di priorità alle attività urgenti o ad alta priorità. Aggiungili alla barra di accesso rapido per aprire e visualizzare rapidamente le attività con la priorità più alta o il valore più elevato.
5. Modello di gestione delle attività di ClickUp
Utilizza il modello di gestione delle attività di ClickUp per visualizzare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione all'interno del team. Il modello offre sei visualizzazioni, così potrai visualizzare il lavoro nel modo che ritieni più opportuno.
Aggiungi campi personalizzati per vedere chi è assegnato all'attività, la durata stimata, i budget e i file rilevanti. Assegna stati personalizzati per effettuare il monitoraggio dei progressi e vedere a che punto è ogni attività nel flusso di lavoro. I contrassegni di priorità ti consentono di suddividere il lavoro in base all'importanza, in modo che il team sappia cosa fare per primo.
Assegna le priorità alle attività in modo efficace con ClickUp
Grazie ai livelli di priorità, il tuo team saprà sempre su quale lavoro concentrarsi, potrà creare elenchi di attività più efficaci e rimanere in linea con gli obiettivi. Utilizza questi modelli e suggerimenti per assegnare livelli di priorità alle attività di progetto, in modo da raggiungere i tuoi obiettivi in modo più rapido ed efficiente che mai. 🙌
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e inizia a creare flussi di lavoro migliori. Grazie a diverse visualizzazioni, indicatori di priorità e modelli, avrai a disposizione gli strumenti necessari per semplificare i processi di lavoro e identificare dove i membri del team dovrebbero concentrare il loro lavoro richiesto.