Con un elenco infinito di cose da fare che ci fissa, è difficile capire da dove cominciare. È qui che entrano in gioco i livelli di priorità delle attività.
Quando si suddivide il carico di lavoro in attività gestibili in base a ciò che è più importante, è possibile concentrare i lavori richiesti dove sono più importanti. Un piano di priorità significa meno stress, maggiore produttività e una mentalità di lavoro più felice. 🧘
Ulteriori informazioni sui livelli di priorità, compresi i modi migliori per impostare i livelli di priorità per voi stessi e per il vostro team. Scoprite poi cinque modelli di livelli di priorità per aiutarvi a terminare il lavoro più velocemente.
Che cosa sono i livelli di priorità?
I livelli di priorità aiutano a strutturare le attività in base a vari fattori, tra cui scadenze, importanza, urgenza e valore. La scala di priorità viene utilizzata in genere per progetti specifici, obiettivi o singoli elenchi Da fare ma può anche essere definita una struttura a livello aziendale.
L'obiettivo di uno stato di priorità è quello di facilitare ai membri del team la suddivisione del tempo e la concentrazione sulle attività a più alta priorità. Inoltre, assicura che le risorse siano assegnate correttamente ai progetti e alle fasi di lavoro corretti.
I team del supporto e i reparti IT utilizzano i livelli di priorità anche per rispondere alle richieste di assistenza. Aiutano a semplificare la gestione degli incidenti permettendo ai dipendenti di lavorare sui problemi più urgenti. Possono suddividere il lavoro in base alla priorità dell'incidente, all'effetto potenziale dell'incidente e alla soddisfazione generale del cliente.
Il risultato è che i membri del team sono più produttivi, efficienti e adattabili. Hanno la possibilità di lavorare sulle attività più importanti, di dare priorità ai problemi quando si presentano e di automatizzare il lavoro meno importante. 💪
Quali sono i vantaggi dell'impostazione dei livelli di priorità per le attività?
L'impostazione dei livelli di priorità aumenta l'efficienza e la salute generale del team. Sapendo quali sono i lavori più urgenti o importanti, il team può monitorare le metriche e raggiungere gli obiettivi più velocemente di prima.
Grazie a strumenti di prioritizzazione non si impantaneranno in lavori noiosi e non si perderanno in un elenco di cose da fare troppo lungo. Ecco i principali vantaggi dell'impostazione dei livelli di priorità per le attività del team. ✍️
Maggiore produttività
Una migliore efficienza porta a un aumento della produttività. Stabilendo i livelli di priorità, i processi aziendali si svolgono senza intoppi e i team possono pianificare i passaggi successivi. Possono classificare il loro lavoro in base alle attività a priorità più alta e creare elenchi di cose da fare giornalieri, settimanali e mensili gestibili.
Poiché esiste un piano solido basato sulle priorità, i membri del team possono gestire gli ostacoli imprevisti e le sfide che si presentano. Possono pianificare soluzioni e adattare i programmi per risolvere i problemi, invece di rimanere bloccati nel fango.
Maggiore efficienza
Date priorità al vostro lavoro in base alle attività con il maggiore impatto o la maggiore urgenza. Questo porta naturalmente a una maggiore efficienza, poiché si lavora su attività importanti invece di perdersi in lavori impegnativi.
Inoltre, i livelli di priorità e di software di gestione delle attività supporto migliore processo decisionale competenze.
Impostare le priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare
Migliore gestione del tempo
Con le attività ordinate per livello di priorità, i team possono gestire il proprio tempo in modo più efficiente. Invece di passare un'ora o due al mattino a districarsi in una finestra In arrivo straripante, iniziano la giornata con un lavoro approfondito su un'attività orientata agli obiettivi.
Grazie ai livelli di priorità, le persone possono configurare la loro giornata in base al lavoro da fare. Questo significa meno tempo sprecato a chiedersi da dove cominciare. 🤷
Allocazione delle risorse migliorata
Per i manager, ci sono differenze chiave tra project management rispetto alla gestione delle attività . Non è sufficiente gestire le attività assegnandole ai diversi membri del team. Quando si gestiscono progetti di grandi dimensioni, bisogna anche considerare come allocare le risorse.
Con i livelli di priorità, è possibile vedere dove le risorse sono più preziose. Ciò include la determinazione della fase del progetto che necessita di maggiori finanziamenti o risorse esterne. Identificando le esigenze e le priorità, le risorse vengono assegnate e utilizzate in modo più efficiente.
Capite a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter facilmente riallocare le risorse
Tipi di livelli di priorità
Quando si parla di livelli di priorità, ci sono piccole sfumature nel nome o nella categoria. I livelli sono generalmente suddivisi in attività ad alta priorità, a media priorità, a bassa priorità e senza priorità. Questo dipende in gran parte dalla vostra azienda e dal progetto a cui state lavorando.
Quando create i livelli di priorità delle attività, considerate il livello di impatto, l'urgenza, l'importanza e il valore di ogni attività. Le attività a bassa priorità non saranno importanti, preziose o urgenti come le altre. Un lavoro che richiede un impegno gravoso potrebbe non avere lo stesso valore di attività che possono essere terminate più rapidamente o con meno risorse.
6 modi per impostare i livelli di priorità per il team
Siete pronti a sfruttare i livelli di priorità nel vostro team? Qui vi mostriamo diversi modi per impostare i livelli di priorità per i vostri colleghi. Da fare: flussi di lavoro più fluidi, produttività migliore e dipendenti felici. ✨
1. Organizzare le attività in base a impatto e urgenza
Prima di iniziare a stabilire le priorità del lavoro, è necessario definire le attività da fare. Riunite il team e fate un brainstorming sui lavori da svolgere per raggiungere gli obiettivi. Suddivideteli in attività gestibili su base giornaliera, settimanale e mensile. 🎯
Utilizzate uno strumento software di project management come ClickUp per creare le attività. Assegnare ogni Attività di ClickUp a un membro del team e aggiungere le scadenze. Assicuratevi che le scadenze siano realistiche e raggiungibili. È anche una buona idea prevedere un tempo cuscinetto per consentire la flessibilità in caso di problemi.
Successivamente, esaminate ogni attività e determinate quelle più importanti. Dividete le attività in gruppi in base all'impatto e al livello di lavoro. Date la priorità alle attività che hanno il lavoro richiesto più basso e l'impatto più alto. Priorità delle attività di ClickUp è una funzionalità/funzione semplice e facile da usare. Ci sono quattro bandiere di colore diverso, in modo che il team sappia esattamente quali attività devono essere terminate per prime e quali vengono dopo. Le quattro bandiere sono Urgente, Alta, Normale e Bassa. 🚩
Ogni membro del team può ordinare il proprio elenco di attività in base alla priorità o rilasciare le attività urgenti nella barra di accesso rapido per vederle sempre in qualsiasi punto della propria area di lavoro. I filtri personalizzati salvati consentono di visualizzare l'elenco delle attività da fare in base alla priorità, mentre le dipendenze evidenziano le attività che bloccano altre.
2. Usate un calendario per fissare le scadenze e mantenere il team in carreggiata e adattarsi agli ostacoli
Un aspetto chiave di gestione delle priorità è l'impostazione di un programma e di scadenze. In questo modo, potete vedere quali attività influiscono direttamente sulla Sequenza del progetto, soprattutto quelle che hanno il potenziale di far deragliare l'intero progetto. Avere un calendario che elenca le attività e i loro livelli di priorità è un modo infallibile per raggiungere gli obiettivi. 🗓️
Organizzate i progetti, pianificate le sequenze e visualizzate il lavoro del vostro team in un calendario flessibile che mantiene tutti sulla stessa pagina Visualizzazione del calendario di ClickUp consente di tenere sotto controllo le attività in un'area di lavoro visivamente gradevole. È possibile gestire facilmente più progetti in un'unica visualizzazione, grazie alle opzioni di codifica personalizzata dei colori per ogni stato di attività.
Configurate il calendario come visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile e condividetelo facilmente con il vostro team. Gestite il vostro lavoro trascinando e rilasciando le attività nel vostro elenco giornaliero di cose da fare in base al livello di priorità.
La funzionalità/funzione di sincronizzazione bidirezionale consente di vedere le attività direttamente nel calendario Google Calendar . In questo modo è facile organizzare riunioni con i client per discutere problemi critici o partecipare a una chiamata del team per lavorare sugli ostacoli.
3. Stabilite dei blocchi di tempo per suddividere il lavoro in parti facilmente gestibili
Nel mondo di oggi, le distrazioni sono sempre alle porte o sulla scrivania. È facile uscire dal seminato, dalla voglia di controllare i social media ai colleghi che si fermano a chattare o ai bambini che entrano ed escono dall'ufficio di casa. ⌛️
Per evitare queste distrazioni, utilizzate il blocco del tempo. Questa tecnica divide la giornata in sezioni o "blocchi" di tempo. Ciascuna porzione di tempo è dedicata a uno specifico elenco di progetti da fare o a un gruppo di attività.
In questo modo, potete concentrarvi su un lavoro profondo e da fare entro un periodo di tempo stabilito. Tutte le attività lasciate in sospeso o incomplete vengono aggiunte al blocco di tempo successivo per quel tipo di lavoro.
Migliorate l'organizzazione delle attività aggiungendo tag personalizzati e utilizzando le opzioni di filtro di ClickUp
In ClickUp, create attività e assegnate livelli di priorità a ciascuna di esse. Compilate dettagli come le stime di tempo, le date di scadenza, le liste di controllo delle attività e i tag. ✅
Successivamente, utilizzare la vista Elenco per creare un blocco giornaliero per il lavoro. Aggiungere le attività a blocchi diversi per il lavoro del mattino e del pomeriggio. Iniziare la giornata aprendo questo blocco di tempo e completando le attività più urgenti.
4. Creare flussi di lavoro utilizzando mappe mentali che disegnano connessioni tra le attività ed evidenziano le dipendenze
Dare priorità al lavoro non significa solo identificare ciò che è più importante o prezioso per gli obiettivi. È necessario pianificare e tracciare connessioni tra le varie attività dei vari team. È qui che Le mappe mentali di ClickUp sono disponibili. 🗺️
Iniziate stabilendo un progetto o un obiettivo principale e aggiungete dei rami per le attività che devono essere completate per raggiungere l'esito positivo. Disegnate connessioni e relazioni tra le attività per sottolineare i lavori che bloccano altre attività.
Creare istantaneamente attività e spostarle direttamente nella finestra di dialogo mappa mentale senza dover cambiare visualizzazione. Il sistema integrato software di automazione delle attività consente di assegnare rapidamente le attività ai membri del team interessati e di aggiungere date di scadenza.
5. Organizzate le attività su una lavagna Kanban per visualizzare rapidamente il vostro flusso di lavoro Gestione delle attività può confondere e intimidire. Per molti di noi è difficile vedere la propria matrice di attività come parte di un quadro più ampio.
Bacheche Kanban aiutano a visualizzare i flussi di lavoro e i processi, in modo da comprendere meglio la connessione tra le attività. Viste Bacheca di ClickUp consentono di visualizzare facilmente il flusso di lavoro, dalle attività più banali ai lavori più critici. Le colonne consentono di organizzare gruppi di attività correlate, mentre le schede delle singole attività forniscono una visione più approfondita del lavoro. 🔍
Dividete le attività in colonne Da fare, Lavori in corso (WIP) e Terminati per vedere facilmente a che punto è il team. Aggiungete i flag di priorità ai lavori che devono essere portati avanti rapidamente ed evidenziate i problemi che si presentano.
Raggruppate le attività in base all'importanza relativa o ai livelli di gravità su una Bacheca di ClickUp
6. Semplificare le comunicazioni per definire le aspettative e dedicare del tempo alle revisioni periodiche dei processi
Sia che si tratti di creare accordi sui livelli di servizio (SLA) per i client o di creare piani di comunicazione per il team interno, è importante trasmettere informazioni vitali. Impostate notifiche in ClickUp per avvisare il team quando le priorità vengono modificate o aggiunte alle attività.
Programmate un'attività per rivedere regolarmente i livelli di priorità. Dopotutto, le scadenze, gli ostacoli imprevisti e i cambiamenti di priorità sono sempre più frequenti requisiti del progetto possono influenzare la priorità delle diverse attività.
5 Modelli per impostare i livelli di priorità
Ecco cinque dei nostri modelli preferiti modelli di prioritizzazione per iniziare a gestire meglio i programmi di lavoro e a raggiungere i vostri obiettivi. 🛠️
1. Modello di matrice delle priorità di ClickUp
Utilizzate questo modello di matrice delle priorità di ClickUp per identificare le attività critiche in base all'urgenza, all'impatto e all'importanza Modello di matrice di priorità di ClickUp consente di identificare facilmente i lavori più importanti. La matrice presenta quattro blocchi con codice a colori in base all'importanza e all'urgenza. Riunite il team e discutete le attività del progetto.
Tracciate ogni attività in base all'importanza e all'urgenza. Da fare, assegnare i flag di priorità a ogni attività in base alla discussione. Utilizzate i filtri e le viste Elenco per visualizzare rapidamente i lavori più urgenti del vostro elenco di cose da fare.
2. Modello di matrice di priorità ClickUp
Utilizzate il modello di matrice di priorità 3×3 di ClickUp per valutare le attività in base al loro impatto e al lavoro richiesto
Per livelli di priorità più approfonditi, utilizzare il modello Modello di matrice di priorità da ClickUp . Questa matrice suddivide le attività in nove blocchi diversi. L'asse x riguarda il lavoro richiesto, dividendo i lavori in categorie basse, medie e alte. Sull'asse delle ordinate si trova la suddivisione del lavoro in base all'impatto.
Utilizzando questa matrice, il team visualizza rapidamente le attività che hanno un maggiore impatto sugli obiettivi e quelle che richiedono più lavoro. In questo modo, si può puntare sui frutti più bassi, affrontando prima i lavori a basso lavoro richiesto e ad alto impatto. 🍇
3. Modello di matrice di priorità ClickUp 2×2
Utilizzate la matrice di priorità 2×2 per aiutarvi a organizzare le vostre attività in modo tempestivo
Il modello di matrice di priorità 2×2 di ClickUp è un'altra griglia a quattro blocchi che aiuta a vedere quali lavori hanno la massima priorità. Suddivisa per importanza e priorità, consente di visualizzare rapidamente le attività e di migliorare la comunicazione all'interno del team.
Trascinate le attività nel modello e aggiungete campi personalizzati per suddividere ulteriormente il lavoro. Utilizzate i filtri e le visualizzazioni per accedere alle informazioni necessarie per stabilire le priorità delle attività.
4. Modello di matrice di priorità per le azioni ClickUp
Ottenete chiarezza su ciò che ha la massima priorità da portare avanti con il modello di matrice delle priorità di azione di ClickUp Modello di matrice delle priorità d'azione di ClickUp consente di valutare il carico di lavoro del team e di incanalarlo in un elenco di attività che affronti per primo il lavoro più importante. Iniziate con una telefonata collaborativa con il vostro team. Elencate tutte le attività e disponetele nei quattro blocchi in base all'impatto e al lavoro richiesto.
Quindi, aggiungete dei flag di priorità alle attività urgenti o ad alta priorità. Aggiungeteli alla barra di accesso rapido per aprire e visualizzare rapidamente le attività a più alta priorità o ad alto valore.
5. Modello di gestione delle attività di ClickUp
Raggruppare le attività in base ai livelli di priorità degli incidenti su un Elenco ClickUp
Utilizzare Modello di gestione delle attività di ClickUp per visualizzare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione all'interno del team. Il modello presenta sei visualizzazioni che consentono di visualizzare il lavoro nel modo più sensato per l'utente.
Aggiungete campi personalizzati per vedere chi è assegnato all'attività, la durata stimata, il budget e i file rilevanti. Assegnate stati personalizzati per monitorare lo stato di avanzamento e vedere a che punto è ogni attività nel flusso di lavoro. I flag di priorità consentono di suddividere i lavori in base all'importanza, in modo che il team sappia quali sono i primi.
Dare priorità alle attività di ClickUp in modo efficace
Con i livelli di priorità, il team saprà sempre su quali lavori concentrarsi, costruirà elenchi di cose da fare migliori e resterà in carreggiata. Utilizzate questi modelli e suggerimenti per assegnare i livelli di priorità ai lavori del progetto, in modo da raggiungere gli obiettivi in modo più rapido ed efficiente di prima. 🙌 Iscrivetevi a ClickUp e iniziate a creare flussi di lavoro migliori. Grazie alle diverse visualizzazioni, ai flag di priorità e ai modelli, avrete a disposizione gli strumenti per snellire i processi di lavoro e identificare le aree in cui i membri del team devono allocare i loro sforzi.