Il project manager ha la responsabilità di validare, documentare e dare priorità ai requisiti del progetto. Queste attività sono fondamentali per l'esito positivo del progetto, ma comportano una serie di sfide.
Molti progetti moderni fanno parte di ecosistemi o programmi più ampi, il cui esito positivo dipende dal coordinamento di più progetti interdipendenti. La definizione dei requisiti diventa complessa perché comporta l'allineamento degli oggetti tra le diverse iniziative, gestire le dipendenze e mantenere un'architettura del progetto ben coordinata.
In questa guida, esamineremo strategie, strumenti e tecniche per scoprire il vero obiettivo del progetto richiesto e come tradurlo al team di progetto. 🌐
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Cosa sono i requisiti del progetto?
**I requisiti del progetto sono gli standard, i fattori o le condizioni specifiche che un progetto deve soddisfare per avere un esito positivo. I requisiti aiutano il team del progetto a capire quali sono i suoi obiettivi, quali limiti ha e cosa vuole ottenere
Inoltre, assicurano che tutti i partecipanti al progetto sappiano cosa ci si aspetta e che il progetto rimanga in linea con i tempi. I requisiti riguardano aspetti quali ciò che deve essere fatto, quando deve essere terminato e quanto costerà.
Tenendo traccia dei requisiti e monitorando regolarmente che il progetto le attività cardine siano state riunite i project manager possono ridurre i rischi, fare buone scelte e rimanere concentrati sulla riunione delle scadenze!
Mostrate i requisiti del prodotto con i membri del team assegnati utilizzando una vista Elenco incorporata in ClickUp
Per saperne di più piano di gestione dei requisiti !
Perché la raccolta dei requisiti del progetto è importante?
La comprensione e la raccolta dei requisiti del progetto è un processo vitale nel project management. Assicura l'allineamento e la comprensione tra tutte le parti coinvolte nel progetto, dai membri del team alle parti interessate e agli utenti finali.
Questa visione condivisa, ottenuta attraverso un processo trasparente, stabilisce aspettative chiare e costituisce un aspetto fondamentale per un'efficace pianificazione, esecuzione e controllo del progetto. La raccolta dei requisiti aiuta a creare una visione realistica piani di progetto realistici, sequenza e budget e informa le decisioni relative all'allocazione delle risorse, all'assegnazione delle attività e alla programmazione del progetto.
Serve come punto di riferimento per misurare lo stato del progetto e stabilisce obiettivi tangibili e definibili per il team. È anche una misura proattiva che aiuta a identificare potenziali problemi e rischi e a ridurli fin dalle prime fasi del piano. Questo approccio anticipatorio riduce la probabilità di spiacevoli sorprese in seguito, ridurre i ritardi del progetto o potenziali superamenti dei costi.
I diversi tipi di documenti sui requisiti del progetto
Ogni progetto di successo si basa su una solida comprensione dei suoi requisiti. I requisiti di progetto gettano le basi per il piano, l'esecuzione e l'esito positivo del progetto. Analizzeremo i quattro tipi distinti di requisiti di progetto che i project manager e gli stakeholder devono allineare prima di iniziare il lavoro.
Requisiti delle funzioni
I requisiti funzionali descrivono funzioni, azioni e comportamenti specifici che il prodotto o il servizio finale del progetto deve presentare I requisiti funzionali sono spesso espressi in termini chiari e misurabili. Non c'è spazio per l'ambiguità! Questi requisiti sono fondamentali perché formano la base per la progettazione, lo sviluppo e il collaudo delle funzionalità/funzione principali del progetto.
Esempi di requisiti funzionali sono:
- Autenticazione dell'utente: il sistema deve consentire agli utenti di accedere in sicurezza con un nome utente e una password
- Elaborazione dei pagamenti: l'applicazione deve elaborare le transazioni con carta di credito e generare ricevute di pagamento
- Convalida della voce: il sistema deve applicare le regole di convalida dei dati per ottenere informazioni accurate e coerenti
Requisiti non funzionali
**A differenza dei requisiti funzionali, non descrivono azioni o funzioni specifiche. A differenza dei requisiti funzionali, non descrivono azioni o funzionalità specifiche, ma stabiliscono criteri per valutare le prestazioni complessive, la sicurezza, l'usabilità e la scalabilità del progetto.
Sono essenziali per la riunione dei requisiti funzionali gli stakeholder del progetto aspettative e garantire l'esito positivo del progetto al di là delle sue funzioni principali. Esempi di requisiti non funzionali sono:
- Performance: l'applicazione deve rispondere alle richieste dell'utente entro due secondi per il 90% delle interazioni
- Sicurezza: il sistema deve essere conforme agli standard industriali per la protezione e la crittografia dei dati
- Usabilità: l'interfaccia utente deve essere intuitiva e accessibile alle persone con disabilità
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Requisiti tecnici
I requisiti tecnici coprono gli aspetti tecnici del progetto, comprendendo hardware, software, piattaforme e tecnologie necessarie per l'esito positivo del progetto Questi requisiti forniscono una guida al team di sviluppo e lo stack tecnologico scelto si allinea agli oggetti del progetto.
La comprensione dei requisiti tecnici è fondamentale per garantire una soluzione ben integrata e compatibile. Esempi di requisiti tecnici sono:
- Compatibilità del sistema operativo: l'applicazione deve essere compatibile con i sistemi operativi Windows, macOS e Linux
- Sistema di gestione del database: il progetto utilizzerà Oracle come sistema primario di gestione del database
- Linguaggi di programmazione: Il sistema sarà sviluppato utilizzando Python e JavaScript
Requisiti aziendali
I requisiti di business definiscono gli obiettivi e i risultati di alto livello che il progetto intende raggiungere dal punto di vista aziendale Forniscono un contesto più ampio per il progetto e lo allineano agli obiettivi organizzativi. La comprensione dei requisiti aziendali è fondamentale per i project manager per dimostrare che il progetto fornisce un valore tangibile e soddisfa le esigenze della leadership.
Esempi di requisiti aziendali sono:
- Aumento della condivisione del mercato: Il progetto deve contribuire a un aumento del 10% della quota di mercato entro sei mesi dal lancio
- Riduzione dei costi: L'applicazione deve ridurre i costi operativi attraverso l'automazione dei processi manuali
- Soddisfazione del cliente: Il prodotto finale del progetto deve migliorare la soddisfazione del cliente semplificando i servizi di supporto clienti
Aggiungete i requisiti degli stakeholder alla sezione appropriata fasi del progetto su una Bacheca ClickUp drag-and-drop
Come scrivere e documentare i requisiti del progetto
Passaggio 1: Definire l'ambito e gli oggetti del progetto
Il primo passaggio nella definizione dei requisiti è la creazione di un documento di progetto che delinei l'ambito e gli obiettivi del progetto l'ambito e gli oggetti del progetto . Questo vi aiuterà a definire i confini di ciò che il progetto deve realizzare e a fornire una tabella di marcia per arrivarci. Assicuratevi di includere i nomi degli stakeholder del progetto per ogni funzione o team, in modo che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda la titolarità.
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Passaggio 2: raccogliere i requisiti aziendali e degli stakeholder
Una volta definiti l'ambito e gli oggetti, è il momento di passare all'elicitazione dei requisiti. Questo processo prevede il coinvolgimento dei principali stakeholder per raccogliere requisiti, contesto e competenze su ciò che deve essere incluso nel progetto prodotti del progetto .
Durante queste sessioni, ponete domande che vi aiutino a determinare i requisiti funzionali e non funzionali del progetto. Assicuratevi di documentare le vostre impostazioni, perché questo vi aiuterà a creare un insieme completo di requisiti chiari!
Bonus:_
**Strumenti di gestione dei requisiti_
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Passaggio 3: Documentare i requisiti
Una volta raccolti tutti i requisiti, è importante creare un unico documento che li delinei tutti. Questo documento deve includere non solo i requisiti funzionali, non funzionali e dell'utente, ma anche tutti i vincoli o le ipotesi fatte durante il processo.
Bonus: aggiungete una stima della Sequenza e del budget del progetto in base ai requisiti raccolti. Questo vi aiuterà a creare un piano realistico per l'implementazione!
Passaggio 4: revisione e convalida dei requisiti
Una volta documentati i requisiti del progetto, è importante rivederli con i principali stakeholder e convalidarne l'accuratezza. Questo processo dovrebbe includere la revisione di tutte le ipotesi formulate durante i workshop di elicitazione dei requisiti e la convalida di eventuali vincoli identificati.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Screen-Shot-2023-02-28-at-2.26.36-PM-1400x943.png Modello di documento di Ambito di lavoro di ClickUp /$$$img/
Utilizzate i documenti di ClickUp per documentare i requisiti e l'ambito del progetto in un unico posto
Questa è anche l'occasione per discutere di come le modifiche ai requisiti potrebbero avere un impatto su altri aspetti del progetto. Una volta che tutte le parti interessate sono d'accordo sui requisiti, il documento può essere finalizzato e condiviso con il gruppo!
Passaggio 5: Monitoraggio e controllo dei requisiti
Il monitoraggio e il controllo dei requisiti del progetto faranno parte del vostro carico di lavoro quotidiano a supporto del team del progetto. Monitorando attentamente i requisiti, i project manager possono valutare l'estensione del progetto e apportare modifiche per mantenere la concentrazione sul progetto. In questo modo si riduce al minimo l'impatto sulla Sequenza del progetto, sui costi e sulla stabilità complessiva.
Per controllare efficacemente i requisiti del progetto, l'implementazione di un processo formale di controllo delle modifiche vi farà risparmiare tempo. Questo processo valuta e approva le modifiche ai requisiti per allinearli agli obiettivi del progetto.
L'utilizzo di un processo di controllo delle matrice di tracciabilità dei requisiti (RTM) collegati prodotti del progetto a requisiti specifici, cancellando la visibilità dello stato di avanzamento. (Per saperne di più, più avanti)
Inviare al team di project management un Elenco di controllo qualità in ClickUp
5 Strategie per gestire i requisiti del progetto
Un piano dettagliato e ben strutturato sarà la fonte di verità per gestire i requisiti di un progetto e raggiungere gli obiettivi desiderati. Ecco cinque strategie che vi aiuteranno a gestire i requisiti del progetto in modo efficace!
1. Ottenere informazioni dai responsabili del progetto
La definizione delle priorità dei requisiti raccolti è un'attività non negoziabile per il team del progetto. Questo processo porta all'allineamento di tutti gli stakeholder sui requisiti del progetto obiettivi e finalità del progetto e mantiene il progetto in carreggiata.
La comprensione delle relazioni tra i requisiti e l'identificazione di quelli più critici per l'esito positivo del progetto sono elementi chiave di una prioritizzazione efficace. Stabilendo priorità chiare, il team può concentrarsi sull'implementazione delle funzionalità/funzioni più essenziali, massimizzando l'impatto del progetto e fornendo valore agli stakeholder.
E, cosa ancora più importante, copre tutte le dipendenze di cui dovrete essere consapevoli. Sarete in grado di creare una sequenza logica di attività, in modo che un'attività sia completata prima che un'altra possa iniziare. In questo modo si prevengono le inefficienze e si evitano i ritardi causati da attività terminate in ordine sparso!
2. Condurre workshop di elicitazione dei requisiti
I workshop di elicitazione dei requisiti sono essenzialmente sessioni di brainstorming per discutere i requisiti di un progetto. Questi workshop coinvolgono gli stakeholder dei reparti interessati, come sviluppo, marketing, commerciale e IT, che si riuniscono per fare brainstorming e perfezionare le idee in requisiti tangibili del progetto. Durante queste sessioni, si possono utilizzare strumenti come mappe mentali o lavagne digitali per collaborare in tempo reale o in modo asincrono.
Trasformare le idee in attività di ClickUp Mappa Mentale per i membri del team di progetto
Una volta valutati e classificati tutti i requisiti, il team di progetto può passare allo sviluppo del piano dettagliato del progetto. Questo comprenderà la sequenza temporale e il budget, allocazione delle risorse e qualsiasi altra risorsa necessaria per l'esito positivo del progetto.
Fate riferimento alla vostra mappa mentale o alla lavagna online del workshop e continuate a raccogliere informazioni secondo le necessità!
3. Seguire un processo di project management agile
Nell'attuale panorama aziendale in rapida evoluzione, il project management agile è diventato un approccio fondamentale per la realizzazione di progetti di successo. Le metodologie agili sono progettate per adattarsi al cambiamento, promuovere la collaborazione e dare priorità alle esigenze dei clienti, il che le rende adatte ad affrontare le complessità dei progetti moderni.
Il project management agile eccelle nell'adattarsi al cambiamento, nel dare priorità alle esigenze dei clienti, nel promuovere la collaborazione, nell'accelerare il time to market e nel favorire la realizzazione dei progetti il miglioramento continuo .
Nell'impostazione di un sistema agile di gestione dei requisiti, è importante considerare quanto segue:
- Stabilire ruoli e responsabilità per ogni stakeholder
- Creare una serie di criteri per determinare quando le modifiche devono o non devono essere apportate ai requisiti
- Definire un processo chiaro per la gestione delle modifiche ai requisiti del progetto
- Stabilire meccanismi di reportistica che consentano agli stakeholder di monitorare lo stato di avanzamento e di affrontare potenziali problemi
- Impostare i canali di comunicazione tra gli stakeholder in modo che tutti siano informati di eventuali modifiche o aggiornamenti
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4. Applicare un processo di controllo delle modifiche
La creazione di un solido processo di controllo delle modifiche è essenziale per gestire le modifiche ai requisiti del progetto e garantire che vengano valutate, approvate e implementate correttamente.
Ecco una guida rapida, passo dopo passo, per creare un processo di controllo delle modifiche efficace!
Definire le categorie di modifiche: Identificate i diversi tipi di cambiamenti che possono verificarsi durante il progetto, come ad esempio le modifiche dell'ambito, le modifiche dei requisiti, gli aggiustamenti dei tempi o la riallocazione delle risorse. La categorizzazione delle modifiche aiuta a comprenderne l'impatto e a definire i livelli di approvazione appropriati.
Formulare le procedure di richiesta di modifica: Stabilire procedure chiare per la presentazione delle richieste di modifica. Definite il formato, la documentazione e le informazioni necessarie che le parti interessate devono includere nelle loro richieste di modifica. In questo modo si verifica che le richieste di modifica siano ben strutturate e includano tutti i dettagli necessari per la valutazione.
Condurre una valutazione delle modifiche e un'analisi dell'impatto: Sviluppare i criteri di valutazione delle richieste di modifica. Stabilite chi sarà responsabile della valutazione delle modifiche proposte e dell'analisi dell'impatto. L'analisi deve considerare fattori quali sequenza del progetto budget, disponibilità di risorse e rischi potenziali.
Progettare un processo di approvazione e revisione: Designare un autore o un comitato di controllo delle modifiche responsabile della revisione e dell'approvazione o del rifiuto delle richieste di modifica. Impostare un programma di revisione regolare per valutare prontamente le richieste di modifica, evitando ritardi nell'esecuzione del progetto.
Implementare un piano di comunicazione: Informare tutte le parti interessate sulle richieste di modifica, sulle valutazioni e sulle decisioni. Mantenere una documentazione dettagliata di ogni richiesta di modifica, del processo di valutazione e della decisione finale per garantire piena trasparenza e responsabilità.
Aggiungere le modifiche approvate: Una volta approvata una richiesta di modifica, incorporare le modifiche nel piano del progetto e comunicare gli aggiornamenti al team del progetto e agli altri stakeholder. Monitorare lo stato di attuazione per verificare se le modifiche sono state eseguite in modo appropriato.
Monitorare e misurare l'impatto: Monitorare costantemente l'impatto delle modifiche approvate sullo stato del progetto, sul budget e sull'ambito. Esaminare regolarmente l'efficacia del processo di controllo delle modifiche per identificare le aree di miglioramento.
5. Utilizzare una matrice di tracciabilità dei requisiti (RTM)
Una matrice di tracciabilità dei requisiti (RTM) riunisce tutte le strategie che abbiamo trattato sotto un unico tetto digitale. Il suo scopo è stabilire e mantenere un collegamento chiaro tra i requisiti e i risultati del progetto. Ecco come utilizzare una RTM:
- Identificazione dei requisiti: Iniziare a elencare tutti i requisiti del progetto nella prima colonna della matrice
- Mappatura dei risultati: Nelle colonne successive, mappare ogni requisito con i corrispondenti deliverable del progetto, come documenti di progettazione, moduli di codice, casi di test e manuali per l'utente. In questo modo si stabilisce una relazione diretta tra ciò che deve essere consegnato e i requisiti che guidano tali deliverable
- Verifica e convalida: Durante l'esecuzione del progetto, l'RTM aiuta a garantire che ogni requisito sia soddisfatto. Man mano che ogni deliverable viene completato, si verifica e si convalida che soddisfi i requisiti associati elencati nell'RTM
- Analisi dell'impatto: In caso di modifiche ai requisiti o all'ambito del progetto, utilizzare l'RTM per condurre l'analisi d'impatto. Determinare quali deliverable sono interessati dalle modifiche e valutarne le implicazioni sulla Sequenza e sulle risorse del progetto
- Controllo dell'ambito: L'RTM aiuta a controllare l'ambito fornendo una chiara comprensione della copertura dei requisiti. Ogni nuovo requisito deve essere aggiunto alla matrice e il team deve verificare che tutte le deliverable pertinenti siano identificate e trattate
- Canale di comunicazione: L'RTM favoriscela trasparenza tra gli stakeholder del progetto. Fornisce una visualizzazione completa di come ogni requisito contribuisce ai deliverable del progetto, rendendo più facile la comunicazione dello stato di avanzamento agli stakeholder
- Documentazione del progetto: L'RTM è una parte fondamentale della documentazione del progetto. Contribuisce alla conformità e agli audit normativi, dimostrando l'allineamento tra i requisiti e il prodotto consegnato
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Gestire i requisiti del progetto nell'era digitale
La stesura dei requisiti di progetto è un pilastro fondamentale per l'impostazione dell'intero project management per l'esito positivo di qualsiasi progetto. Requisiti ben definiti e strutturati fungono da schema che guida l'intero ciclo di vita del progetto, dal piano all'esecuzione, fino al monitoraggio e al controllo.
Investendo tempo e lavoro richiesto nel processo di raccolta dei requisiti, i gestori del progetto e gli stakeholder possono impostare aspettative chiare, mitigare i rischi e allineare tutti i membri del team verso un obiettivo comune!