Come project manager, sapete bene quanto tempo, lavoro richiesto e sudore occorrano per gestire un progetto dalla sua ideazione al suo completamento. Non c'è nulla di male nell'adottare un approccio intuitivo al project management quando si tratta di una manciata di progetti semplici.
Ma se vi state destreggiando tra più progetti complessi, trarrete davvero beneficio da un approccio organizzato che delinei i vostri fase del progetto s. 🤹
Il Istituto di Project Management (PMI) ha creato un processo di project management in cinque passaggi per dare ai project manager una base pronta per una migliore gestione del progetto. Se lottate contro lo scope creep, le rielaborazioni o il caos generale del progetto, seguire le cinque fasi del project management permetterà al vostro team di rimanere in carreggiata.
In questa guida spiegheremo cosa sono le cinque fasi e perché sono così utili. Condivideremo anche consigli pratici e risorse per aiutarvi a padroneggiare ogni fase del ciclo di vita del project management.
Quali sono le 5 fasi del project management?
Il PMI ha creato l'approccio in cinque passaggi per fornire ai project manager un processo sistematico per portare i progetti dalla A alla Z. Queste sono le cinque fasi del ciclo di vita del project management:
1. Fase iniziale
È la fase in cui si dà il via al progetto e si ottiene l'adesione delle parti interessate definendo lo scopo del progetto e impostando gli obiettivi.
Registrate gli elementi chiave e le parti interessate del vostro progetto con il modello Modello di Carta del progetto di ClickUp La fase di avvio di solito culmina in una carta del progetto, che è un documento che delinea l'ambito del progetto, gli obiettivi, la gestione dei rischi, i materiali da consegnare e le parti interessate. Lo scopo è costruire una comprensione condivisa del progetto in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
2. Fase di piano
La fase di pianificazione diventa più piano del progetto fase di pianificazione. È qui che si creano piani dettagliati per l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo del progetto. È una delle fasi più essenziali del project management per garantire un quadro di riferimento dall'inizio alla fine.
Migliorate la produttività razionalizzando le attività e utilizzando le visualizzazioni ClickUp adattabili per organizzare e monitorare tutti i tipi di lavoro
Il team si riunisce per decidere i tempi, le risorse e il budget del progetto. È anche il momento giusto per decidere il tipo di progetto strumento di project management per aiutarvi a pianificare e gestire attività, chat, documenti, modelli e altro ancora.
3. Fase di esecuzione
Durante l'esecuzione, il team del progetto è impegnato a fare il lavoro e voi iniziate a gestire tutto.
Ma questa non è un'occasione per riposare sugli allori un buon project management controlla regolarmente il proprio team per assicurarsi che sia in regola con il monitoraggio sequenza dei progetti e la riunione degli standard di qualità. Quanto più strettamente si gestisce la fase di esecuzione, tanto meno sarà necessario modificare la fase successiva.
4. Fase di monitoraggio e controllo
Non tutti i progetti hanno una data di inizio e di fine ben precisa. Nella quarta fase, si monitora lo stato del progetto e lo si confronta con le metriche del piano originale.
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
Se il progetto è fuori strada, è l'occasione per correggere la rotta e raggiungere gli obiettivi.
5. Fase di chiusura
Una volta che il team ha completato tutte le attività, si chiude formalmente il progetto nel proprio ufficio software di project management . Ma non lasciatelo morire: programmate una riunione post-mortem per parlare di come è andato il progetto e trarre insegnamenti per i progetti futuri.
Queste fasi del ciclo di vita del progetto sono utili perché forniscono la struttura per costruire un progetto solido.
Sono abbastanza flessibili da supportare quasi tutti i progetti, le aziende o i team, quindi potete aggiungere il vostro tocco e fare vostra questa metodologia di project management. ✨
Vantaggi di seguire le fasi del progetto
I progetti senza una base solida rischiano maggiormente di avere prestazioni scadenti. Invece di approcciare i progetti con un atteggiamento di "laissez-faire", adottate un approccio per fasi per vedere differenze misurabili nelle prestazioni del progetto.
In effetti, seguire queste fasi del ciclo di vita del progetto comporta molti vantaggi. 🤩
Chiarezza e direzione
Suddividere un progetto in fasi chiare lo rende molto meno intimidatorio e più accessibile. In questo modo si definisce ogni aspetto del progetto prima di iniziare il lavoro, dando al team una chiara tabella di marcia da seguire per non trascurare nessun dettaglio importante.
Coinvolgimento degli stakeholder
Le persone si allontanano se pensano che un progetto non sia applicabile a loro o se è troppo complicato. Le fasi del ciclo di vita del progetto consentono di spiegare perché il progetto è importante prima che il team Da fare lavori. Non garantirà l'impegno, ma questo processo di project management rende molto più probabile che che le persone comprendano i loro ruoli e perché il loro lavoro è importante. 🧑🏽💼
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che è necessario per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Affrontare un progetto in fasi ben definite riduce anche il sovrappensiero e il perfezionismo. Se il vostro team ha difficoltà a rielaborare le fasi passate o a far crescere la portata, un approccio per fasi è perfetto per convincere le parti interessate a prendere una decisione e ad attenersi ad essa.
Efficienza delle risorse
Avete risorse limitate per questo progetto, quindi sfruttatele al meglio. Le fasi del project management consentono di ottenere un valore maggiore dalle risorse esistenti, che si tratti di budget, strumenti o persone.
ClickUp 3.0 offre una vista semplificata per visualizzare il carico di lavoro dell'intero team o di un singolo individuo, in modo da mantenere il lavoro in movimento
Incoraggia un piano proattivo che consente di da fare un lavoro migliore in minor tempo con le risorse di cui già disponete. ⚒️
Gestione del rischio
Identificate i potenziali rischi del progetto durante la fase di l'avvio del progetto fase di avvio del progetto. In questo modo il team, comprese le persone competenti in materia legale e di risorse umane, ha la possibilità di affrontare le potenziali responsabilità prima ancora che si verifichino.
I progetti suddivisi in fasi hanno meno probabilità di incorrere in intoppi evitabili, il che vi aiuta a evitare futuri grattacapi e a godere di progetti più fluidi. 🧘
Miglioramento della produttività del lavoro
La suddivisione di un progetto in fasi offre punti di controllo regolari per la valutazione del lavoro del team. È possibile individuare eventuali discrepanze tra il i risultati del progetto e il piano del progetto, in modo che il team abbia il tempo di risolvere i problemi in anticipo.
Migliore morale e responsabilità
Le fasi cancellate del ciclo di vita del progetto forniscono a tutti i membri del team elementi d'azione chiari. Non devono chiedersi Da fare o se l'esito è positivo o meno, perché tutto è specificato nel piano del progetto.
Man mano che si completano le attività cardine, il team del progetto ha un maggiore senso di realizzazione, con conseguente aumento del morale. 🙌
Comunicazione efficace
L'approccio per fasi richiede la creazione di un piano di comunicazione che definisca le modalità di interazione con gli stakeholder e i membri del team di progetto. In questo modo tutti vengono informati per ridurre la confusione e le incomprensioni.
Migliori prestazioni nel tempo
Un progetto positivo porta ad altri progetti di successo in futuro. Anche se il progetto non è andato come voi o il project manager vi aspettavate, l'approccio per fasi vi obbliga a riflettere su ciò che è andato bene e su ciò che cambierete la prossima volta.
Con questo piano, eviterete di ripetere gli stessi errori e progetterete progetti migliori in futuro. 🎉
5 Fasi del project management nel ciclo di vita del progetto
Siete pronti a implementare le fasi nei vostri progetti? Date un'occhiata al Modello di progetto a fasi di ClickUp per suddividere rapidamente il progetto in fasi gestibili.
Questo modello è un ottimo inizio, ma sapere come eseguirlo vi aiuterà a ottenere ancora più valore da ogni fase del ciclo di vita del progetto. Seguite questi suggerimenti per snellire i progetti dall'inizio alla chiusura.
1. Avvio del progetto
Avete deciso di dare il via a un progetto. Ottimo! Durante la fase di avvio del progetto, dovrete:
- Identificare il caso aziendale per il progetto
- Condurre uno studio di fattibilità per assicurarsi che il progetto sia fattibile
- Fare un elenco del team del progetto, delle parti interessate e dei membri del team che devono essere informati
Programmare una riunione di riunione di avvio per dare il via alle attività. A questa riunione dovrebbero partecipare tutti i membri del team del progetto e le parti interessate, come il vostro capo o l'amministratore delegato.
Durante la riunione, verrà creata la carta del progetto, che delinea la visione e la direzione del progetto. Non è necessario passare ore a pianificare questa riunione.
Organizzate il vostro progetto, definite le metriche di esito positivo e identificate i potenziali problemi con il modello di carta di progetto iper-organizzato di ClickUp
Il Modello di Carta del Progetto ClickUp contiene tutto ciò che serve per iniziare. Definite gli oggetti del progetto, delegate le attività e chiarite la comunicazione in questo documento prima di pianificare seriamente il progetto: vi risparmierà molto lavoro in futuro. ⏲️
**Suggerimenti rapidi
- Conducete un'analisi delle parti interessate per coinvolgere le parti interessate chiave fin dalle prime fasi del team del progetto
- Scegliere obiettivi chiari e raggiungibiliobiettivi del progetto che si allineino con gli obiettivi dell'organizzazione
- Avere una vaga idea del programma e del budget del progetto per semplificare la fase successiva
2. Pianificazione del progetto
Il piano del progetto potrebbe sembrare simile all'avvio, ma non sono la stessa cosa. Nella fase di avvio, si giustifica il progetto e si riunisce un team di esperti. Nella fase di pianificazione del progetto, si crea un piano del progetto, che comprende:
- Decidere la Sequenza del progetto
- Definire le priorità dei deliverable
- Determinare l'ambito del progetto
- ImpostazioniObiettivi SMART* Creare una struttura di ripartizione del lavoro, che suddivide le attività in componenti più piccoli e gestibili
Questa parte del processo di gestione del progetto può diventare un po' opprimente, per cui è meglio inserire tutto in un software di project management come ClickUp. Brainstorming delle vostre grandi idee in una Lavagna online di ClickUp e convertirli in Progetti e attività con un semplice clic.
Per realizzare i vostri piani, convertite le note adesive direttamente in attività con il modello di piano d'azione per le lavagne online di ClickUp
Visualizzate le roadmap dei vostri progetti in Vista Bacheca (Kanban) o Vista Gantt Chart per vedere il piano del progetto ad alto livello e modificare tutto di conseguenza.
In qualità di project manager, l'intero progetto si basa su questo piano (non c'è pressione!), quindi prendetevi il tempo necessario per creare un piano di progetto ponderato che renda l'esecuzione un gioco da ragazzi. 💃
Suggerimenti rapidi:
- Impostare attività cardine chiare con date e risultati quantificabili
- Assegnare membri del team, strumenti e budget per ogni attività
- Sviluppare un piano di comunicazione per condividere chi deve sapere cosa, quando e come riceverà le informazioni
3. Esecuzione del progetto
Con il piano del progetto in mano, il project manager deve darsi da fare per creare gli elementi da consegnare nel progetto fase di esecuzione . Se avete più di due stakeholder (e probabilmente ne avete), è meglio monitorare tutti i lavori nel vostro software di project management.
Visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti in tutto il team o il reparto con le dashboard di ClickUp 3.0
Monitoraggio dello stato del team in tempo reale ClickUp Dashboard . Costruite dashboard per ogni progetto o visualizzate tutti i vostri progetti ad alto livello. Il modello dei prodotti del progetto ClickUp è anche un enorme risparmio di tempo. Prendete questo modello, aggiungete le attività del progetto e monitorate automaticamente tutti gli stati dallo stesso posto in pochi minuti.
Soprattutto, questo software per il project management avvisa voi o un project manager dedicato se qualche attività o progetto sta andando fuori strada. Ciò consente un intervento tempestivo, che fa la differenza tra un fallimento e un esito positivo. 🏅
Suggerimenti rapidi:
- Favorire un ambiente in cui i membri del team collaborino tra loro e condividano liberamente le loro idee
- Programmare check-in regolari per gli aggiornamenti sullo stato dei lavori
- Ricontrollare la qualità dei prodotti da consegnare per evitare revisioni importanti in seguito
4. Monitoraggio e controllo del progetto
Una volta avviata l'esecuzione iniziale, è il momento di monitorare lo stato del progetto. In questa fase, dovrete monitorare i controlli del progetto come:
- Costi
- Rischi
- Tempo
- Ambito di applicazione
- Risorse
- Qualità
Creare dashboard KPI dettagliati in ClickUp per analizzare, visualizzare e dare priorità al lavoro
Impostazione di una dashboard di ClickUp personalizzabile per raccogliere i dati del progetto in tempo reale in un'unica visualizzazione. Potrete vedere tutte le metriche e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) in un unico posto e prendere decisioni in tempo record.
Ma le prestazioni del progetto sono solo un pezzo del puzzle. 🧩
Dovete gestire anche gli esseri umani e questo richiede che teniate d'occhio il carico di lavoro del vostro team. Il software di monitoraggio dei dipendenti ClickUp consente di visualizzare immediatamente il carico di lavoro del team, in modo da poterlo suddividere di conseguenza. Se gestite molte persone, date un'occhiata a Vista Azioni per vedere l'attività aggregata per dipendente, attività o reparto.
Suggerimenti rapidi:
- Confrontate i vostri KPI attuali con gli obiettivi impostati nel vostro piano di progetto
- Non abbiate paura di modificare il piano del progetto in base alle prestazioni e ai cambiamenti esterni
- Create un ciclo di feedback in cui raccogliete, analizzate e agite in base al feedback per realizzare un prodotto ancora migliore
5. Chiusura del progetto
Tutte le cose belle devono finire, quindi è il momento per il project manager di chiudere le questioni in sospeso nel progetto chiusura del progetto fase. Certo, chiudere i progetti nel software di project management è d'obbligo, ma prima di farlo programmate un'autopsia con il vostro team.
Le riunioni post-mortem analizzano ciò che è andato bene e ciò che avrebbe potuto essere migliore. Se avete fallito o qualcosa non è andato come avevate pianificato, prendete nota per il prossimo progetto. Se il progetto è riuscito, nelle note di post-mortem si deve specificare perché è riuscito, in modo da poterlo replicare per i progetti futuri.
Aprire una vista Bacheca per visualizzare le attività con il modello Post-Mortem del progetto ClickUp Il modello Post-Mortem di ClickUp offre un documento post-mortem già pronto per individuare le tendenze del progetto. Raccogliete i dati del progetto nel documento, esaminatelo con il team e condividetelo con tutti. Assicuratevi di rivedere i documenti post-mortem precedenti prima del vostro prossimo progetto per creare un lavoro ancora più efficace in futuro. 💪
Suggerimenti rapidi:
- Organizzare tutti i documenti post-mortem in uno spazio condiviso dovegli stakeholder del progetto possono accedervi accelerare il processo con la giustamodelli post-mortem* Rilasciate tutte le risorse, compresi il project manager, i membri del team e il software, dal progetto in modo che possano lavorare ad altri progetti
- Riconoscere il team per il suo duro lavoro
Costruire migliori flussi di lavoro per i progetti in ClickUp
Le fasi del progetto snelliscono la giornata lavorativa, migliorano la qualità del lavoro del team e portano a prestazioni complessivamente migliori. 🏆
Il software di project management è un must per la gestione dei progetti per fasi. ClickUp non solo riunisce tutte le attività di ClickUp (progetti, attività, lavagne, chat e documenti) sotto lo stesso tetto, ma supporta anche un approccio più strutturato al project management.
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