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La chiusura di un progetto è parte integrante del project management. È la fase finale in cui i risultati vengono verificati rispetto agli indicatori chiave di prestazione (KPI) e all'ambito di applicazione, vengono risolti gli ultimi dettagli, vengono tratte le lezioni apprese, viene completata la consegna e il progetto viene approvato.
Per molti versi, la chiusura di un progetto è importante quanto la riunione iniziale e l'ambito di lavoro (SOW). È qualcosa a cui i manager dovrebbero dedicare del tempo, per assicurarsi che i risultati del progetto siano stati completati come previsto e che il progetto sia stato eseguito con esito positivo.
In questo post ti guideremo attraverso un processo passo-passo per la chiusura di un progetto e ti forniremo cinque pratici modelli che potrai utilizzare per semplificare il processo di chiusura dei progetti per il tuo team.
Che cos'è la chiusura di un progetto?
Che si tratti di un progetto interno o realizzato in collaborazione con terzi, come un'azienda di sviluppo software o un'agenzia di marketing, ogni progetto dovrebbe sempre concludersi con una fase di chiusura.
La chiusura di un progetto è la fase finale e cruciale del ciclo di vita del project management. Segna la fine di un progetto, l'ultimo indicatore chiave di prestazione prima che i risultati possano iniziare ad avere un impatto sull'organizzazione.
Esempio, se l'obiettivo è quello di implementare un nuovo software di gestione delle relazioni con i clienti in un'organizzazione aziendale, ciò può richiedere tempo, soprattutto se sono coinvolti fornitori o consulenti di terze parti.
Tuttavia, vale la pena dedicare il tempo necessario: la maggior parte dei progetti (di qualsiasi dimensione) procede in modo molto più fluido quando si dispone di un software di project management che consente a tutti di rimanere concentrati sulla propria attività e allineati sulla stessa pagina.
Perché la chiusura di un progetto è importante?
Una conclusione efficace del progetto può contribuire a definire la cultura di un team. Tutto ciò che un membro del team o un responsabile di progetto apprende dall'implementazione e dalla realizzazione di un progetto, sia negli esiti positivi che nei fallimenti, può essere riportato nei progetti futuri.
È altrettanto importante assicurarsi che la documentazione, le risorse e gli altri risultati finali vengano consegnati al client e approvati. In caso contrario, il client potrebbe sostenere che il progetto non è stato completato come previsto, soprattutto se tali risorse erano incluse nel contratto.
La chiusura di un progetto comporta la risposta a una serie di domande per assicurarsi che tutto sia stato completato, tra cui:
- Gli obiettivi e i traguardi sono stati raggiunti?
- Il client è soddisfatto della documentazione e dei risultati del progetto?
- Il progetto è stato completato correttamente, nei tempi e nei limiti di budget previsti?
- Ci sono lezioni da trarre da eventuali colli di bottiglia o problemi emersi durante il processo che potrebbero essere utili per i futuri team di progetto?
- I dirigenti senior, i manager e gli altri stakeholder sono soddisfatti dei risultati del progetto?
- Qual è il ritorno sull'investimento previsto o quale ritorno sull'investimento otterrà il client dopo la chiusura di un progetto?
- Per riferimento futuro: ne è valsa la pena in termini di tempo, lavoro richiesto e denaro investiti?
- Ora che è stato consegnato, gli stakeholder e il personale che utilizzeranno il prodotto (ad esempio, una nuova applicazione software) ne sono a conoscenza e sono stati formati?
Il modo in cui rispondi a queste domande dipende dal fatto che tu stia realizzando un progetto internamente o per un client. Ciascuna delle parti adotterà un approccio diverso a questo processo di project management.
La chiusura di un progetto è importante perché determina se il progetto è stato un esito positivo o un fallimento e cosa si può imparare da esso. Troppo spesso i progetti vengono valutati solo in base al budget e ai tempi previsti.
Il successo non si misura solo con i numeri. Abbiamo raggiunto gli standard di qualità? Abbiamo superato i nostri obiettivi aziendali? Questi fattori sono fondamentali se vuoi portare a termine il progetto con successo.
Tipi di chiusura di un progetto
Esistono diversi tipi di chiusura di progetto che possono essere implementati a seconda delle circostanze e degli obiettivi specifici del progetto. Ecco alcuni tipi comuni:
- chiusura normale: *Si tratta del tipo di chiusura di progetto standard e più comune, in cui il progetto viene completato come nel piano, tutti i risultati finali vengono prodotti e tutti gli obiettivi e gli obiettivi vengono raggiunti. Il team di progetto conclude tutte le attività rimanenti, conduce le revisioni e le approvazioni finali e chiude formalmente il progetto.
- Chiusura prematura: se utilizzi un software di project management, ciò significa che potrai spuntare ogni elemento come completato. Purtroppo, non tutte le fasi di chiusura dei progetti terminano in questo modo. Alcuni progetti vengono chiusi prima ancora di essere avviati. Quando un progetto viene annullato prima dell'inizio, si parla di chiusura prematura.
- Chiusura parziale: a volte un progetto può essere chiuso parzialmente quando alcune componenti o fasi sono state completate con esito positivo, ma altre sono ancora in corso. Questo tipo di chiusura consente un approccio graduale, in cui le parti completate vengono chiuse mentre il lavoro rimanente continua. Aiuta a gestire le dipendenze e a dare priorità alle risorse in modo efficace.
- Chiusura di consolidamento: nei casi in cui più progetti correlati vengono eseguiti contemporaneamente, è possibile eseguire una chiusura di consolidamento. Ciò comporta il consolidamento dei risultati, delle conoscenze acquisite e delle risorse di più progetti in un unico processo di chiusura. Ciò contribuisce a garantire la coerenza, il trasferimento delle conoscenze e l'utilizzo efficiente delle risorse tra i vari progetti.
- Chiusura per sospensione: se un progetto deve essere temporaneamente sospeso a causa di fattori esterni o vincoli operativi, viene eseguita una chiusura per sospensione. Il progetto viene messo in attesa fino a quando le circostanze non consentono di riprenderlo. Durante la chiusura, il team documenta lo stato del progetto, le risorse e tutte le azioni necessarie richieste al momento della ripresa.
- chiusura fallita:* Purtroppo, non tutti i progetti hanno successo. Una chiusura fallita si verifica quando un progetto non è in grado di raggiungere i suoi obiettivi o di fornire i risultati desiderati. In questi casi, il progetto è chiuso senza aver raggiunto gli obiettivi prefissati. È fondamentale condurre un'analisi approfondita delle ragioni del fallimento, documentare le lezioni apprese e determinare eventuali componenti recuperabili o potenziali adeguamenti per progetti futuri.
Ora vediamo quali sono i passaggi da seguire per chiudere un progetto.
5 passaggi per completare il processo di chiusura del progetto
Ecco cinque passaggi che i team di project management devono seguire quando chiudono un progetto e ottengono l'approvazione da parte dei client e delle parti interessate.
1. Implementa le attività di completamento
Le questioni in sospeso devono sempre essere risolte durante le fasi finali di qualsiasi progetto.
I principali risultati del progetto saranno stati completati, quindi assicurati che gli elementi e gli obiettivi minori non siano stati trascurati. Ciò potrebbe includere quanto segue:
- Risorse ausiliarie e risultati finali
- Documentazione del progetto e, nel caso di prodotti software, guide ai prodotti
- Qualsiasi formazione che deve essere erogata
- I file e la proprietà intellettuale di cui il client è titolare alla data completata sono stati trasferiti
- Fatture inviate e pagate
- Qualsiasi altra attività dell'amministratore da fare prima di poter avviare il processo di chiusura del progetto
2. Fai riferimento all'ambito del progetto o alla sintesi per assicurarti che gli obiettivi siano stati raggiunti
Ora che tutti i dettagli sono stati definiti, è il momento di ricontrollare l'ambito o il brief originale per valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti.
L'esito positivo di un progetto viene misurato in base a numerosi criteri e indicatori chiave di prestazione. Ad alto livello, la maggior parte dei progetti viene valutata in base a una serie di metriche chiave:
- Abbiamo soddisfatto le aspettative del client?
- Il processo di chiusura del progetto è stato completato nei tempi e nei limiti di budget previsti?
- Il client è soddisfatto della qualità e felice di approvare i risultati finali?
- Gli obiettivi aziendali e operativi sono stati raggiunti?
Se il team dirigenziale e il team di project management coinvolti sono in grado di rispondere affermativamente alla maggior parte (idealmente a tutte) di queste domande, allora il progetto è stato un esito positivo. Il raggiungimento degli obiettivi di un progetto potrebbe essere utile se desideri lavorare nuovamente con la stessa organizzazione su un nuovo progetto. 🛠️
Ecco perché il processo di analisi post mortem delle prestazioni e di chiusura del progetto è così importante. Puoi usare questo tempo per rivedere i risultati e le lezioni apprese con il client, ma anche internamente.
Un project manager può anche utilizzare queste informazioni per una riunione interna di apprendimento a 360 gradi, in modo che le lezioni apprese possano essere applicate ai futuri documenti, flussi di lavoro e processi del progetto.
I membri del team apprezzeranno il feedback e le indicazioni sulle prestazioni del progetto per fare ancora meglio la prossima volta.
3. Completa un debriefing con il client e una riunione interna di apprendimento a 360 gradi
I debriefing sono tra le parti più utili del processo di chiusura. Un project manager dovrebbe dedicare tempo a due di essi: un debriefing interno, noto anche come riunione di apprendimento a 360 gradi, e un debriefing con il client e una riunione di consegna.
Cerca di organizzare la riunione interna o la sessione di persona prima di parlare con il client. In questo modo, tutti i membri del team di project management saranno sulla stessa pagina.
Se qualcosa è andato storto durante la fase di chiusura del progetto, è utile sapere chi assume la titolarità degli errori e come sono stati risolti i problemi.
I project manager devono sfruttare questo momento per rivedere l'intero processo con il team del progetto, dall'inizio alla fine, comprese le attività cardine.
Durante la riunione a 360 gradi, sii onesto con te stesso e con il team del progetto. Chiediti:
- Cosa è andato storto?
- Cosa ha funzionato bene?
- Le risorse del progetto sono state utilizzate in modo efficace?
- In che misura il team ha ottenuto un esito positivo nella realizzazione del piano del progetto?
- Cosa abbiamo imparato?
- Cosa possiamo fare meglio la prossima volta?
Documenta i risultati della riunione interna in modo da essere più preparato per il debriefing con il client nella fase di chiusura del progetto.
La maggior parte dei client porrà domande simili a quelle nell'elenco sopra. Inoltre, vorranno valutare i risultati e i prodotti finali rispetto all'ambito, al brief iniziale, agli obiettivi e agli scopi.
Gli stakeholder e i dirigenti senior che valutano l'esito positivo di un progetto vogliono in definitiva assicurarsi di aver ottenuto ciò per cui hanno pagato. Se vuoi essere accurato, scrivi tutto questo in un rapporto di chiusura del progetto in modo che possano confrontarlo con il piano del progetto.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTACosa succede se un progetto non è andato esattamente come previsto? È fondamentale documentare cosa è successo e perché. Durante un progetto, registra sempre tutto ciò che accade nel tuo software di project management, registra le riunioni e le chiamate e conserva anche le copie delle email nella tua piattaforma. In questo modo i client non potranno contestare le fatture durante il processo di chiusura del progetto.
4. Assicurati che la documentazione sia completata e che i passaggi di consegne siano terminati
Hai un piano per il passaggio di consegne di un progetto? Se sì, è il momento di metterlo in atto come parte del processo di chiusura. In caso contrario, il project manager dovrebbe elaborarne uno.
In questa fase della chiusura del progetto, spesso si tratta semplicemente di garantire che i documenti, i file e le altre risorse vengano consegnati al client come previsto. Per i risultati di progetto più complessi, come software e app, la fase finale del ciclo di vita del progetto potrebbe comportare test, formazione e debug.
Quando si consegna qualsiasi cosa, da un sito web a un software, il client ha bisogno di sapere come funziona. Altrimenti, è come pagare per un'auto che non si può guidare. In questo contesto, assicurati di aver fornito al client tutto ciò di cui ha bisogno:
- Accesso a livello di amministratore ai risultati finali del progetto
- Documentazione e manuali
- Formazione o materiali di formazione
- Proprietà intellettuale e altre risorse
- Accesso al supporto continuo secondo necessità
I passaggi di consegne sono utili per instaurare un rapporto di fiducia a lungo termine. Sarà più facile ottenere progetti futuri sapendo che uno è stato chiuso con esito positivo. La reportistica di chiusura del progetto può essere utile per assicurare la sicurezza del prossimo progetto dalla stessa azienda.
Un passaggio di consegne senza intoppi ha come risultato clienti più soddisfatti, meno domande dopo la chiusura e la possibilità di assicurarsi un lavoro continuativo. Spunta la tua lista di controllo per la chiusura del progetto nel tuo strumento di documentazione dei progetti, così saprai che è tutto a posto.
5. Ringrazia tutti i partecipanti e sciogli il team del progetto
Con il client soddisfatto, il progetto completato, il passaggio di consegne terminato e i documenti del progetto trasmessi, non resta che ringraziare tutti e sciogliere il team di progetto. 🙌
In qualità di project manager, assicurati che ogni membro del team sia consapevole delle proprie prestazioni. Interiorizza gli insegnamenti appresi. Ricordati di documentare le modifiche al processo e al flusso di lavoro che desideri implementare nei progetti futuri.
Lo stesso vale per qualsiasi risultato positivo, scorciatoia o nuovo strumento provato. Se hai trovato qualcosa che ti aiuterà a svolgere il lavoro futuro in modo più efficiente, puoi incorporare tutto ciò che hai imparato nei flussi di lavoro e nei processi futuri.
Ora puoi riassegnare i membri del team ad altri progetti, attività e client.
Per semplificare la project management, abbiamo creato questo elenco di cinque modelli per la chiusura dei progetti che vale la pena salvare.
5 modelli utili per la chiusura di un progetto
I modelli sono utili per numerosi scenari, flussi di lavoro e processi di project management. Sono particolarmente preziosi quando è possibile integrarli con software di project management, come ClickUp.
1. Modello di visualizzazione Elenco Chiusura Progetto ClickUp
Utilizza questo semplice modello ClickUp per la visualizzazione dell'elenco di chiusura del progetto per tenere traccia di tutto.
Grazie a un intervallo di campi personalizzati e stati, puoi aggiungere questo modello a ClickUp e renderlo il tuo approccio di riferimento per chiudere i progetti in modo semplice.
È dotato di diversi tipi di visualizzazione, come Gantt, Bacheca e Sequenza. Quindi, qualunque sia il modo in cui il tuo team preferisce visualizzare e lavorare sulle tempistiche del progetto, può essere facilmente configurato in base alle tue preferenze.
2. Modello di visualizzare le attività di chiusura del progetto ClickUp
Il modello di visualizzare le attività di chiusura del progetto ClickUp è simile a una semplice lista da fare che puoi utilizzare in ClickUp. Usalo come lista di controllo di chiusura del progetto per assicurarti di non tralasciare nulla.
Aggiungi il modello e visualizza l'intero progetto (o una serie di attività secondarie) un elemento alla volta nell'elenco delle cose da fare. Spuntali man mano che procedi, è semplicissimo, a parte svolgere il lavoro, ovviamente! 👀
3. Modello ClickUp 4Ls Retro
Per chi desidera essere un po' più espressivo nelle attività di chiusura del progetto, ecco il modello ClickUp 4Ls Retro.
Il tuo team potrà esprimere ciò che ha apprezzato, desiderato, detestato e imparato da un progetto. Questo modello include uno spazio per completare l'approfondimento delle lezioni apprese dal team.
Vale la pena compilare le quattro "L", soprattutto quando i progetti sono più impegnativi, in modo che il team si senta compreso, il project manager riceva un feedback e si possano mettere in pratica lezioni preziose per il lavoro futuro.
4. Modello di modulo di feedback ClickUp
Il modello di modulo di feedback ClickUp è utile per raccogliere le visualizzazioni dei client quando un progetto è completato e approvato. Puoi utilizzarlo per feedback interni e persino per testimonianze dei client.
I client di solito forniscono un feedback durante le chiamate di debriefing. Anche se è negativo, vale la pena registrarlo in modo che possa essere integrato negli insegnamenti per il futuro.
I feedback positivi e le testimonianze sono ancora più preziosi. Pubblicateli online con l'autorizzazione del vostro client. Raccogliete questi feedback con il modello digitale di ClickUp e integrate queste lezioni nel vostro strumento di project management di fiducia.
5. Modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp
Devi implementare il passaggio di consegne di un progetto ma non sai da dove iniziare?
Non preoccuparti se non ne hai uno nelle tue procedure operative standard. Abbiamo quello che fa per te con il modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp.
Inserisci tutti i dettagli importanti in questo documento per un passaggio di consegne con esito positivo. Includi elementi essenziali come login e link a cartelle, documentazione, manuali di formazione e qualsiasi altra cosa di cui il client avrà bisogno dopo il passaggio di consegne.
Mantieni tutti i tuoi progetti in movimento ed evita costosi ritardi o incomprensioni. Con il modello di passaggio di consegne del progetto di ClickUp, hai una soluzione all-in-one per processi senza intoppi per ogni membro del team coinvolto.
Semplifica la chiusura dei progetti con il software di project management
I modelli e i processi sono strumenti organizzativi preziosi che consentono di risparmiare tempo quando si esegue una lista di controllo di chiusura del progetto e si definiscono le azioni da intraprendere, ad esempio:
- Tutte le attività sono state completate?
- Tutti i risultati e i prodotti finali sono stati approvati internamente e dal client?
- Abbiamo terminato il passaggio di consegne e fornito la formazione necessaria al client?
- Il progetto è stato chiuso?
- Tutte le attività di chiusura del progetto sono state terminate e approvate dalla direzione?
Ma per rendere questo processo più agevole per tutti, è necessario un software di produttività che gestisca l'intero ciclo del progetto. Con un software di produttività, l'intero team di progetto rimane concentrato sulle proprie attività e responsabile.
Se gli dai accesso, anche i client possono fornire i loro contributi, idee, feedback e risorse per garantire che un progetto venga consegnato e chiuso con esito positivo.
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