La chiusura del progetto è parte integrante del project management. È la fase finale in cui i prodotti vengono testati rispetto a KPI e all'ambito il progetto viene chiuso, si imparano le lezioni, si completa il passaggio di consegne e si firma il progetto.
Per molti versi, la chiusura di un progetto è importante quanto una riunione di avvio e la scopo del lavoro (SOW). È un'impostazione per la quale i manager dovrebbero dedicare del tempo, per garantire che i risultati del progetto sono stati completati come previsto e che il progetto è stato eseguito con esito positivo .
In questo post, vi illustreremo il processo di chiusura di un progetto passo dopo passo e vi forniremo cinque pratici modelli da utilizzare per semplificare il processo di chiusura del progetto per il vostro team.
Che cos'è la chiusura di un progetto?
Sia che un progetto sia interno sia che venga consegnato in collaborazione da terzi, come una società di sviluppo software o un'agenzia di marketing, dovrebbe sempre terminare con una fase di chiusura del progetto.
La chiusura del progetto è la fase finale e critica del processo di sviluppo del project management ciclo di vita. Segna la fine di un progetto, l'ultimo indicatore chiave di prestazione prima che i risultati possano iniziare ad avere un impatto sull'organizzazione.
Monitorate i vostri obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizzate automaticamente e in modo dettagliato il vostro stato
Ad esempio, se l'obiettivo è l'introduzione di un nuovo software per la gestione delle relazioni con i clienti in un'azienda, questo può richiedere tempo, soprattutto se le terze parti sono in grado di gestire le relazioni con i clienti fornitori o consulenti di terze parti sono coinvolti.
Tuttavia, vale la pena di dedicare il tempo necessario: La maggior parte dei progetti (di qualsiasi dimensione) si svolge in modo molto più fluido quando c'è una un software di project management per mantenere tutti in attività, concentrati e sulla stessa pagina.
Perché la chiusura del progetto è importante?
Una chiusura di progetto efficace può contribuire a definire la cultura di un team. Tutto ciò che un membro del team o un project lead impara dall'implementazione e dalla consegna di un progetto, sia in caso di esito positivo sia in caso di esito negativo, può essere portato avanti in progetti futuri.
È altrettanto importante assicurarsi che la documentazione, le risorse e gli altri elementi da consegnare siano trasmessi al client e firmati. In caso contrario, il cliente potrebbe dire che il progetto non è stato completato come previsto, soprattutto se queste attività erano incluse nel contratto.
La chiusura del progetto implica la risposta a una serie di domande per garantire che tutto sia concluso, tra cui:
- Gli obiettivi e gli scopi sono stati riuniti?
- Il client è soddisfatto della documentazione e dei prodotti del progetto?
- Il progetto è stato completato nei tempi e nel budget previsti?
- Ci sono lezioni da trarre da eventuali colli di bottiglia o problemi a metà processo che potrebbero essere utili per i team di progetto futuri?
- I leader e i manager senior o altri stakeholder sono soddisfatti dei risultati del progetto?
- Quale ritorno sull'investimento ci si può aspettare o quale ritorno sull'investimento sperimenterà il client dopo aver chiuso il progetto?
- Per il futuro: è valsa la pena di investire tempo, lavoro e denaro?
- Ora che è stato consegnato, gli stakeholder e il personale che utilizzeranno il prodotto (ad esempio, una nuova applicazione software) ne sono a conoscenza e sono stati formati?
La risposta a queste domande dipende dal fatto che il progetto venga realizzato internamente o per conto di un client. Ciascuna parte affronterà questo processo di project management in modo diverso.
Il Modello di retrospettiva del progetto ClickUp valuta l'esito positivo o negativo del progetto e identifica i miglioramenti per evitare errori futuri
La chiusura del progetto è importante perché determina se il progetto è stato un esito positivo o un fallimento e cosa si può imparare. Troppo spesso i progetti vengono misurati solo in base agli standard di budget e di tempo.
L'esito positivo va oltre i numeri. abbiamo raggiunto gli obiettivi di qualità? Abbiamo raggiunto gli obiettivi aziendali? Questi fattori sono molto importanti se si vuole portare a termine un progetto con successo.
Tipi di chiusura del progetto
Esistono diversi tipi di chiusura del progetto che possono essere attuati in dipendenza delle circostanze e degli oggetti specifici del progetto. Ecco alcuni tipi comuni:
- Chiusura normale: Questo è il tipo di chiusura del progetto standard e più comune, in cui il progetto viene completato come previsto, tutti i prodotti sono stati prodotti e tutti gli obiettivi sono stati raggiunti. Il team del progetto chiude tutte le attività rimanenti, effettua le revisioni e le approvazioni finali e chiude formalmente il progetto.
- Chiusura prematura: Se si utilizza un software di project management, questo significa che si può spuntare ogni elemento di azione come completato. Purtroppo, non tutte le fasi di chiusura del progetto si chiudono in questo modo. Alcuni progetti vengono chiusi prima che possano decollare. Quando un progetto viene cancellato mentre sta per iniziare, si parla di chiusura prematura.
- **A volte, un progetto può essere parzialmente chiuso quando alcuni componenti o fasi sono stati completati con esito positivo, ma altri sono ancora in corso. Questo tipo di chiusura consente un approccio per fasi, in cui le parti completate vengono chiuse mentre il lavoro rimanente continua. Aiuta a gestire le dipendenze e a dare priorità alle risorse in modo efficace.
- Chiusura di consolidamento: Nei casi in cui vengono eseguiti contemporaneamente più progetti correlati, può essere eseguita una chiusura di consolidamento. Si tratta di consolidare i risultati, gli apprendimenti e le risorse di più progetti in un unico processo di chiusura. Ciò contribuisce a garantire la coerenza, il trasferimento delle conoscenze e l'utilizzo efficiente delle risorse tra i progetti.
- **Se un progetto deve essere temporaneamente sospeso a causa di fattori esterni o vincoli operativi, viene eseguita una chiusura di sospensione. Il progetto viene sospeso fino a quando le circostanze non ne consentono la ripresa. Durante la chiusura, il team documenta lo stato del progetto, le risorse e le azioni necessarie alla ripresa.
- Chiusura fallita: Purtroppo, non tutti i progetti hanno successo. Una chiusura fallita si verifica quando un progetto non è in grado di raggiungere gli oggetti o di fornire i risultati desiderati. In questi casi, il progetto viene chiuso senza aver raggiunto gli obiettivi prefissati. È fondamentale condurre un'analisi approfondita delle ragioni del fallimento, documentare le lezioni apprese e determinare eventuali componenti salvabili o potenziali aggiustamenti per progetti futuri.
Ora analizziamo i passaggi da seguire quando si chiude un progetto.
5 passaggi per completare il processo di chiusura del progetto
Ecco cinque passaggi per il project management teams per chiudere un progetto e ottenere l'approvazione da parte dei client e degli stakeholder.
1. Attuare le attività di completamento
Nelle fasi finali di qualsiasi progetto è sempre necessario chiudere le questioni in sospeso.
Gli elementi principali del progetto saranno stati completati, quindi assicuratevi che gli obiettivi e gli elementi d'azione minori non siano stati trascurati. Tra questi potrebbero esserci i seguenti:
- Attività e prodotti ausiliari
- Documentazione del progetto e, nel caso di prodotti software, le guide alla produttività
- Qualsiasi formazione da erogare
- Trasferimento dei file e della proprietà intellettuale di cui il cliente è proprietario al momento del completamento del progetto
- Fatture inviate e pagate
- Qualsiasi altra attività di amministratore da fare prima di poter iniziare il processo di chiusura del progetto
2. Fare riferimento all'ambito del progetto o al brief per assicurarsi che gli obiettivi siano stati raggiunti
Ora che le questioni in sospeso sono state risolte, è il momento di fare riferimento all'ambito o al brief originale per valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti.
L'esito positivo del progetto viene misurato in base a numerosi criteri e indicatori di prestazione chiave. Ad alto livello, la maggior parte dei progetti viene valutata in base a una manciata di metriche fondamentali:
- Da fare: abbiamo realizzato ciò che il client si aspettava?
- Il processo di chiusura del progetto è avvenuto nei tempi e nei limiti del budget?
- Il client è soddisfatto della qualità e ha firmato con piacere i risultati?
- Sono stati raggiunti gli obiettivi aziendali e operativi?
Se il gestore del team e il project management coinvolti possono rispondere affermativamente alla maggior parte⏤ idealmente, a tutte⏤ queste domande, allora è stato un esito positivo. Il raggiungimento degli oggetti in un progetto può essere utile se si vuole lavorare di nuovo con la stessa organizzazione per un nuovo progetto. 🛠️
Sfruttate la vista Bacheca del template Modello di Lezioni apprese di Project Management di ClickUp per rivedere, documentare, monitorare e organizzare le intuizioni dei progetti precedenti
Ecco perché una performance post-mortem e il processo di chiusura del progetto è così prezioso. Potete usare questo tempo per rivedere i risultati e gli insegnamenti con il client, oltre che internamente.
Un project manager può anche utilizzare queste informazioni per una riunione interna di apprendimento a 360 gradi, in modo da applicare le lezioni attuabili ai documenti, ai flussi di lavoro e ai processi del progetto futuro.
I membri del team apprezzeranno il feedback e le indicazioni sulle prestazioni del progetto da fare ancora meglio la prossima volta.
3. Completate un debrief del cliente e una riunione interna di apprendimento a 360 gradi
I debrief sono tra le parti più utili del processo di chiusura. Un project manager dovrebbe dedicare del tempo a due: un debrief interno, noto anche come riunione di apprendimento a 360 gradi, e una riunione di debrief e passaggio di consegne con il client.
Cercate di tenere la riunione interna o la sessione di persona prima di parlare con il client. In questo modo, tutti i partecipanti ai processi di project management sono sulla stessa pagina.
Se qualcosa è andato storto durante la fase di chiusura del progetto, è utile sapere chi si assume la titolarità degli errori e come sono stati risolti i problemi.
I gestori del team devono utilizzare questo momento per rivedere l'intero processo con il team del progetto, dall'inizio alla fine, comprese le attività cardine.
Durante la riunione a 360 gradi, siate onesti con voi stessi e con il team del progetto. Chiedetevi:
- Cosa è andato storto?
- Cosa è andato bene?
- Le risorse del progetto sono state utilizzate in modo efficace?
- Qual è stato l'esito positivo del team rispetto al piano del progetto?
- Che cosa abbiamo imparato?
- Da fare meglio la prossima volta?
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Documentate i risultati della riunione interna in modo da essere più preparati per il debriefing della fase di chiusura del progetto con il client.
La maggior parte dei client porrà domande simili a quelle elencate sopra. Inoltre, vorranno valutare i risultati e i deliverable rispetto all'ambito, al brief iniziale, agli obiettivi e ai target.
Gli stakeholder e i senior leader che misurano l'esito positivo del progetto vogliono in definitiva assicurarsi di aver ottenuto ciò per cui hanno pagato. Se volete essere scrupolosi, scrivete tutto questo in un report di chiusura del progetto, in modo che possano confrontarlo con il piano del progetto.
CONSIGLIO PRO Cosa succede se un progetto non è andato esattamente come previsto? Documentare cosa è successo e perché è fondamentale. Durante un progetto, registrate sempre tutto ciò che accade nel vostro software di project management, registrate riunioni e chiamate e conservate anche le copie delle email nella vostra piattaforma. In questo modo i clienti non possono contestare le fatture durante il processo di chiusura del progetto.
4. Assicuratevi che la documentazione sia completa e che i passaggi di consegne siano terminati
Avete un piano per il passaggio di consegne di un progetto? Se sì, è il momento di mettere in atto questo piano come parte del processo di chiusura. Se così non fosse, il project manager dovrebbe predisporre un piano.
In questa fase della chiusura del progetto, spesso si tratta semplicemente di assicurarsi che documenti, file e altre risorse vengano consegnati al client come previsto. Per i progetti più complicati, come software e app, il ciclo di vita di fine progetto può comprendere test, formazione e debug.
Quando si consegna qualcosa, da un sito web a un software, il client deve sapere come funziona. Altrimenti, è come pagare per un'auto che non si sa guidare. A questo proposito, assicuratevi di aver fornito al client tutto ciò di cui ha bisogno:
- Accesso a livello di amministratore ai prodotti del progetto
- Documentazione e manuali
- Materiale di formazione o addestramento
- Proprietà intellettuale e altri beni
- Accesso al supporto continuo, se necessario
I passaggi di consegne sono utili per stabilire una fiducia a lungo termine. Sarà più facile ottenere progetti futuri sapendo di averne chiuso uno con esito positivo. Una relazione sulla chiusura del progetto può essere utile per assicurarsi il prossimo progetto dalla stessa azienda.
Inoltre, un passaggio di consegne senza intoppi risulta in clienti più soddisfatti, meno domande dopo la chiusura e la possibilità di assicurarsi lavori in corso. Spuntate la lista di controllo per la chiusura del progetto nel vostro strumento di documentazione del progetto, in modo da sapere che è stato terminato.
5. Ringraziare tutte le persone coinvolte e sciogliere il team del progetto
Con il cliente soddisfatto, il progetto completato, il passaggio di consegne terminato e i documenti del progetto consegnati, non resta che ringraziare tutti e sciogliere il team di progetto. 🙌
In qualità di gestore del progetto, assicuratevi che ogni membro del team sappia quanto ha lavorato bene. Interiorizzate le lezioni. Ricordate di documentare le modifiche al processo e al flusso di lavoro che vorrete implementare nei progetti futuri.
Lo stesso vale per qualsiasi vittoria, scorciatoia o nuovo strumento sperimentato. Se avete trovato qualcosa che vi aiuterà a consegnare i lavori futuri in modo più efficiente, potete incorporare tutto ciò che avete imparato nei flussi di lavoro e nei processi futuri.
Ora potete riassegnare i membri del team ad altri progetti, attività e client.
Per facilitare il project management, abbiamo messo insieme questo elenco di cinque modelli di chiusura del progetto che vale la pena salvare.
5 modelli utili per la chiusura dei progetti
I modelli sono utili per numerosi scenari, flussi di lavoro e processi di project management. Sono particolarmente preziosi quando si possono integrare con un software di project management, come ad esempio ClickUp .
1. Modello di visualizzazione dell'elenco delle chiusure dei progetti ClickUp
Una versione con vista Elenco del modello di chiusura del progetto ClickUp
Utilizzate questo semplice Modello di visualizzazione dell'elenco delle chiusure dei progetti ClickUp per tenere traccia di tutto.
Con una serie di campi personalizzati e di stati, potete aggiungere questo modello a ClickUp e renderlo il vostro approccio preferito per le chiusure semplici dei progetti.
È dotato di diversi tipi di visualizzazione, come Gantt, Bacheca e Sequenza. In questo modo, qualunque sia il modo in cui il team preferisce visualizzare e lavorare sulle Sequenze dei progetti, può essere facilmente configurato in base alle vostre preferenze.
2. Modello di visualizzazione dell'attività di ClickUp per la chiusura del progetto
Una visualizzazione delle attività del processo di chiusura del progetto con ClickUp
Il Modello di visualizzazione dell'attività di ClickUp per la chiusura del progetto è un semplice elenco di attività del progetto che potete utilizzare in ClickUp. Utilizzatelo come lista di controllo per la chiusura del progetto, per assicurarvi di aver preso tutte le decisioni in sospeso.
Aggiungete il modello e visualizzate l'intero progetto (o una serie di attività secondarie) un elemento dell'elenco delle cose da fare alla volta. Spuntatele man mano, in modo semplice, a parte il lavoro da fare, ovviamente! 👀
3. Modello ClickUp 4Ls Retro
Con questo modello per le 4L, adottate un approccio retrò alle retrospettive
Per coloro che vogliono essere un po' più espressivi con le attività di chiusura del progetto, ecco il modello Modello di ClickUp 4Ls Retro .
Il team può dire cosa ha amato, desiderato, detestato e imparato da un progetto. Questo modello completa lo spazio per approfondire le lezioni apprese dal team.
Vale la pena di compilare le quattro "L", soprattutto quando i progetti sono più impegnativi, in modo che il team si senta compreso, il feedback venga recepito dal gestore del progetto e le lezioni preziose possano essere messe in pratica per i lavori futuri.
4. Modello di modulo di feedback ClickUp
Raccogliete e migliorate il feedback dei clienti con il nostro modello personalizzato di modulo di feedback per organizzare il feedback in un unico posto e ottenere migliori informazioni
Il Modello di modulo di feedback ClickUp è utile per raccogliere le visualizzazioni dei client quando un progetto è completato e firmato. Si può usare per il feedback interno e anche per le testimonianze dei client.
I clienti di solito forniscono un feedback durante le chiamate di debriefing. Anche se è negativo, vale la pena di registrarlo in modo che possa essere integrato negli insegnamenti per il futuro.
I feedback positivi e le testimonianze sono ancora più preziosi. Pubblicateli online con l'autorizzazione del vostro client. Raccogliete questi feedback con il modello di feedback digitale di ClickUp e inserite questi insegnamenti nel vostro strumento di project management di fiducia.
5. Modello di consegna del progetto ClickUp
Un modello di passaggio di consegne è essenziale per la chiusura di qualsiasi progetto
Da fare per implementare un modello di passaggio di consegne del progetto ma non sapete da dove cominciare?
Non preoccupatevi se non ne avete una nelle vostre procedure operative standard. Abbiamo pensato a voi con il Modello per il passaggio di consegne del progetto ClickUp .
Inserite in questo documento tutti i dettagli importanti per un passaggio di consegne di esito positivo. Includete elementi essenziali come login e collegamenti a cartelle, documentazione, manuali di formazione e qualsiasi altra cosa di cui il client avrà bisogno dopo il passaggio.
In questo modo i progetti si muovono ed evitano costosi ritardi o errori di comunicazione. Con il modello per il passaggio di consegne dei progetti di ClickUp, avete una soluzione all-in-one per processi senza soluzione di continuità per tutti i membri del team coinvolti.
Semplificare le chiusure dei progetti con il software di project management
Modelli e processi sono preziosi per risparmiare tempo strumenti organizzativi quando si esegue una lista di controllo per la chiusura del progetto e gli elementi d'azione, come ad esempio:
- Tutte le attività sono state completate?
- Tutti i risultati e i deliverable sono stati approvati internamente e dal client?
- Da fare il passaggio di consegne e la relativa formazione per il client?
- Il progetto è stato chiuso?
- Tutte le attività di chiusura del progetto sono state terminate e firmate dal project management?
Ma per rendere questo processo più fluido per tutti, è necessario un software di produttività per gestire l'intero ciclo di vita del progetto. Con il software di produttività, l'intero team del progetto è tenuto all'attività e all'account.
Se si concede loro l'accesso, anche i client possono fornire il loro contributo, le loro idee, il loro feedback e le loro risorse per garantire che il progetto venga consegnato e chiuso con successo. Registratevi oggi stesso per ottenere il vostro account gratuito su ClickUp per occuparsi dell'intero ciclo di vita del progetto con un'unica potente suite software, rendendo la chiusura del progetto un processo più semplice per tutti.