Prepariamo la scena. 🎭
Siete un gestore del progetto il cui team è pronto a compiere il passaggio successivo in un progetto di processo di pianificazione del progetto . Avete lavorato insieme per sviluppare il concetto e creare il progetto perfetto strategia di project management per dare vita alla vostra idea.
Ora è il momento di passare all'azione. 🥳
Una volta che ogni passaggio del vostro piano del progetto mappato e davanti a voi, è pronto per entrare nella fase di esecuzione del progetto. Ma prima di raccogliere 200 dollari e passare al "via", è importante essere consapevoli delle sfide e dei cambiamenti che potrebbero ritardare il progetto o addirittura bloccarlo a tempo indeterminato.
Lasciate che questa guida faccia fluire i vostri flussi strategici in modo da poter conquistare l'esecuzione del progetto come un vero professionista. Seguiteci per scoprire tutto quello che c'è da sapere sull'esecuzione di un progetto di successo, le lacune che possono ostacolare il vostro stato e 10 strategie di esecuzione del project management per aiutare i manager a rimanere in carreggiata.
Che cos'è l'esecuzione di un progetto?
L'esecuzione di un progetto avviene dopo aver completato la fase di ideazione e di realizzazione del progetto stesso
roadmap del progetto
. È la parte migliore, quella in cui si è pronti a mettere in moto le cose e a portare a compimento il progetto. Questa può essere anche la fase più scoraggiante, perché è la più lunga, impegnativa e complessa.
I project manager devono rimanere concentrati, pronti a cambiare idea e a conoscere lo stato di avanzamento e le battute d'arresto del progetto. Mentre il team agisce in base ai passaggi che avete creato, voi, in qualità di gestore del progetto, supervisionate e supportate lo stato del team:
- Supervisionando, incoraggiando e festeggiando il team mentre porta a termine le fasi del progettol'ambito del progetto* Gestire lo stato di avanzamento man mano che si verifica
- Suggerire correzioni di rotta o cambiamenti di programma
- Gestire le relazioni e la corrispondenza con le parti interessate
- Documentare e registrare tutti i problemi, le modifiche e gli aggiornamenti più importanti
Più facile a dirsi che a farsi, vero? 😅
Ma come regola generale, se vi limitate a dare priorità alle persone, ai processi e alla comunicazione, sarete in forma! Non importa il tipo di progetto una gestione efficace di queste tre aree garantisce che il progetto sia in linea con i tempi, il budget e le principali attività cardine.
Questo aspetto è chiave perché è anche responsabilità del project manager aiutare i membri a recuperare il tempo perduto, a riorientarsi o a cambiare rotta se una parte del piano va storta, altrimenti note come lacune nell'esecuzione del progetto.
Che cosa sono le lacune nell'esecuzione del progetto?
Conosciute anche come lacune nella strategia, le lacune nell'esecuzione del progetto si verificano quando il piano creato non va come previsto.
Se il vostro progetto si è fermato per mancanza di chiarezza, per la riduzione della Sequenza, per la diminuzione delle risorse o per il cambiamento degli obiettivi, tutti questi sono considerati gap di esecuzione del progetto.
Sebbene la maggior parte delle lacune sia dovuta alla mancanza di risorse - budget, materiali e larghezza di banda inclusi - ci sono altri ostacoli chiave da tenere presenti prima della fase di esecuzione del progetto:
- Mancanza di supporto o di accettazione da parte dei superiori o degli stakeholder
- Sequenze elevate o non realistiche
- Una visione del progetto non definita
- Mancanza di priorità che porta a colli di bottiglia
E altro ancora. 🫣
In qualità di gestore del team, può essere difficile trovare l'equilibrio tra la supervisione dell'esecuzione del progetto per evitare lacune senza fare da micromanager al team o sorvegliare le loro attività flussi di lavoro . Questo è in ultima analisi improduttivo, perché trasmette il messaggio che non ci si fida dei membri per la gestione del loro lavoro e, in parole povere, non fa bene al morale.
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Siamo qui per porre rimedio a questo problema con 10 strategie che aiutano i project manager a superare le potenziali lacune di esecuzione e a consegnare i progetti senza intoppi.
Bonus:_ Pianificazione di emergenza
Cosa succede durante una fase di esecuzione positiva del progetto?
- Assegnazione dei compiti: Il project manager assegna attività specifiche ai membri del team in base alle loro capacità e competenze.
- Implementazione del lavoro: I membri del team eseguono le attività loro assegnate, seguendo il piano e la Sequenza del progetto.
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: Il project manager monitora lo stato di avanzamento di ogni attività, assicurandosi che il lavoro venga completato come previsto.
- **Comunicazione e collaborazione: i membri del team comunicano regolarmente per condividere gli aggiornamenti, affrontare le sfide e coordinare i lavori richiesti.
- Controllo della qualità: I processi di garanzia della qualità sono implementati per assicurare che i prodotti del progetto soddisfino gli standard desiderati.
- Gestione dei rischi: Il team del progetto identifica e affronta i potenziali rischi che possono sorgere durante l'esecuzione per minimizzarne l'impatto.
- Gestione delle risorse: Il project manager si assicura che le risorse necessarie, come attrezzature, materiali e personale, siano disponibili e utilizzate in modo efficace.
- Coinvolgimento degli stakeholder: Il team del progetto mantiene una comunicazione regolare con gli stakeholder, tenendoli informati e rispondendo a qualsiasi preoccupazione.
- Change management: Se si verificano modifiche all'ambito o ai requisiti del progetto, queste vengono documentate, valutate e gestite secondo le procedure stabilite.
- Documentazione e reportistica: Lo stato di avanzamento, le attività cardine e gli eventuali problemi incontrati vengono documentati e comunicati alle parti interessate.
- Risoluzione dei problemi: Il team di progetto identifica e risolve eventuali problemi o conflitti che si presentano durante l'esecuzione, assicurando uno stato regolare del progetto.
- **Il project manager monitora continuamente lo stato di avanzamento del progetto, apportando le modifiche necessarie per mantenerlo in linea con i tempi.
10 Strategie di esecuzione del progetto
Ci sono molti passaggi proattivi da fare prima della fase di esecuzione del progetto per colmare il divario tra obiettivi, strategie o attività non allineate. Il segreto è implementarle nel vostro processo di project management ben prima che sia il momento di agire! Ecco 10 delle nostre strategie preferite per l'esecuzione di progetti di successo, per mantenere il team motivato, in carreggiata e sempre in movimento.
1. Utilizzate un software per il project management
Se siete indecisi se utilizzare o meno un software di software per il project management è necessario per eseguire efficacemente i progetti.
Soprattutto se trascorrete una quantità significativa di tempo in connessione con le parti interessate, lavorando con con team interfunzionali o la gestione di più progetti alla volta, questi strumenti contribuiranno a portare la piena trasparenza del progetto a tutte le persone coinvolte senza dover inviare una sola email.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/Views\_Animation\_1.gif Oltre 15 visualizzazioni in ClickUp /$$$img/
Visualizzate le vostre attività da ogni angolazione con oltre 15 viste di ClickUp, tra cui Elenco, Bacheca e Calendario
I software di project management sono essenziali anche per i project manager più esperti, per controllare il tempo, i carichi di lavoro, i progetti e, a dirla tutta, la propria sanità mentale nel modo più produttivo possibile. Questi strumenti sono stati concepiti per eliminare il lavoro pesante e snellire i processi di pianificazione dei progetti grazie a automazioni del flusso di lavoro , dipendenze delle attività , interfacce drag-and-drop e altro ancora. 😍
Il migliore strumento per il project management sono scalabili, flessibili e intuitivi: a prescindere dalle dimensioni del team o dalla complessità del progetto, il software porterà sempre risultati. Le funzionalità/funzione chiave da ricercare in un software di project management di alta qualità includono:
- Molteplici visualizzazioni per supportareBacheche Kanban,grafici Gantt tradizionali, il calendario,diagrammi, elenchi di attività e altro ancora
- In-appcollaborazione funzionalità/funzione come commenti, @menzioni, chattare, attività assegnate e osservatori
- Dashboard e la reportistica istantanea per dare ai project manager una comprensione di alto livello dello stato di salute generale dei loro progetti
- Stati personalizzati delle attività per comunicare in modo chiaro e visivo lo stato di avanzamento di qualsiasi elemento di azione
- Integrazioni multiple per allinearsi con il vostro attuale stack tecnologico e portare più informazioni preziose nella vostra piattaforma di project management
Estrarre rapidamente dati importanti in un'unica schermata con le dashboard in ClickUp
Queste sono solo alcune delle funzionalità preferite per il project management, ma ce ne sono altre da tenere d'occhio in dipendenza della vostra situazione specifica. La facilità d'uso, il budget a disposizione del team e gli strumenti in cui avete già investito sono elementi fondamentali da considerare prima di scegliere la soluzione giusta. Ma in questo settore in crescita, è importante sapere che avete molte opzioni!
2. Utilizzare modelli per il piano e l'esecuzione del progetto
oggigiorno è possibile trovare un modello per qualsiasi cosa
Davvero! Non è un segreto che ogni potente strumento di project management sia dotato di una robusta serie di funzionalità/funzione da adottare. Alla fine, queste funzionalità/funzione saranno le vostre migliori amiche. Ma sul momento? Imparare un nuovo strumento può essere un processo a sé stante. I modelli arginano questo problema con un quadro precostituito e personalizzabile per avviare il processo di esecuzione dei progetti nel modo più produttivo possibile.
Inoltre, i modelli sono un ottimo modo per mostrare le funzionalità/funzione del vostro software di project management. Stati preconfezionati, tabelle quasi completate, elenchi di attività di pianificazione del progetto e documenti di aiuto sono alcuni dei molti modi in cui i modelli possono guidare il team verso l'esito positivo.
Il miglior consiglio sui modelli che possiamo darvi è quello di iniziare da qui, con il Modello di piano di esecuzione del progetto di ClickUp .
Definite l'ambito del progetto, i requisiti, le risorse e altro ancora utilizzando il modello di piano di esecuzione del progetto di ClickUp
Questo documento di ClickUp, facile da usare per i principianti, è composto da sette pagine di sezioni personalizzabili per definire l'ambito del progetto obiettivi, requisiti, calendario, piano di comunicazione e altro ancora. È la risorsa ideale per aiutare i project manager a standardizzare il processo di esecuzione del progetto utilizzando l'editor di documenti collaborativo e dinamico di ClickUp - e abbiamo menzionato che è gratis? 💸
Ecco alcune delle funzionalità/funzione che ci piacciono di più Documenti ClickUp :
- Il testo dell'attività di ClickUp Doc può essere trasformato direttamente in un'attività da svolgere
- I commenti possono essere delegati ad altri membri con una semplice menzione o tag
- Il team può visualizzare e modificare l'uno accanto all'altro, senza sovrapposizioni, grazie arilevamento collaborativo in tempo reale Poiché ClickUp Docs viene aggiornato automaticamente e salva la cronologia delle versioni, il modello di esecuzione del progetto sarà sempre una fonte affidabile di verità a cui il team del progetto potrà fare riferimento in qualsiasi momento. 😍
3. Allinearsi sugli obiettivi di esecuzione del progetto
Non si tratta solo di concordare gli obiettivi finali del progetto del progetto è sapere come il progetto si collega alla visione a lungo termine dell'organizzazione.
Comprendendo il "perché" del progetto, il team sarà allineato sulla strategia generale e si assicurerà di dare la giusta priorità alle attività. Una comunicazione cancellata inizia con l'essere sulla stessa pagina prima dell'inizio dell'esecuzione. Riunioni di avvio del progetto , Impostazione degli obiettivi SMART e gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento sono ottimi per promuovere la trasparenza e la fiducia del team nel raggiungimento degli obiettivi obiettivi a breve e a lungo termine . Inoltre, rafforza la collaborazione in ogni fase del progetto, assicurando che ogni membro del team non sia bloccato nei propri silos giorno dopo giorno.
4. Essere innovativi
Quando si tratta di nuove idee, non ci sono mai troppi cuochi in cucina: in qualità di project manager, è fondamentale dare ai membri la possibilità di condividere i loro pensieri.
I membri del team sono quelli che si trovano nel vivo del progetto, che navigano nella tabella di marcia, seguono la Sequenza e mantengono le promesse. Sanno di cosa parlano!
Quando si entra nella fase di esecuzione, si potrebbe esitare ad accogliere nuove idee per paura di mettere a repentaglio la strategia appena creata. ma il pivoting è una parte naturale del processo del progetto. Voi e il vostro team condividete gli stessi risultati e sarà molto utile per loro sapere che hanno il potere di esprimere i loro pensieri, suggerimenti e potenziali preoccupazioni quando sono ancora in tempo per fare qualcosa.
Brainstorming, piano, strategia e comunicazione in tempo reale per spedire i progetti più velocemente con le lavagne online di ClickUp
Moduli per le idee, sessioni di brainstorming e canali di comunicazione designati incoraggiano una discussione aperta tra il team e dimostrano che vi interessa ciò che hanno da dire facendo la prima mossa. Invece di limitarvi a dire loro che siete pronti ad ascoltare i loro pensieri, date loro l'opportunità di proporre idee o problemi che stanno affrontando in qualsiasi momento della fase di esecuzione: il progetto sarà sempre migliore nel lungo periodo.
5. Incoraggiate la condivisione delle idee
Va bene in entrambi i sensi! Incoraggiare il team a condividere le proprie idee è importante quanto assicurarsi che si sentano ascoltati. In qualità di gestore del team, avete il potere di aiutarlo ad apportare cambiamenti positivi attraverso le sue idee. Siate ricettivi e flessibili con le loro idee, anche se differiscono dalla strategia originale.
Inoltre, il team si sentirà più responsabile del proprio lavoro se saprà che le sue idee vengono prese seriamente in considerazione durante il processo.
6. Delegare le attività per l'esecuzione del progetto
Contrariamente a quanto si pensa, i project manager non dovrebbero portare il peso del mondo sulle loro spalle. Hanno già abbastanza di cui preoccuparsi e, in quanto leader del progetto, delegare le attività agli altri membri favorirà la crescita e la fiducia, condividendo la titolarità all'interno del team.
Dividendo anche le piccole responsabilità, i project manager hanno più tempo per comprendere il quadro generale delle cose, compreso lo stato del progetto, i carichi di lavoro del team e lo stato.
7. Incoraggiare la collaborazione del team
È responsabilità del gestore del team tenere tutti informati, dagli altri membri del team agli stakeholder.
Personalizzazione delle impostazioni di privacy e condivisione in ClickUp Autorizzazioni
Un discorso costruttivo e aperto è un altro modo in cui il software di project management può aiutare i manager a risparmiare tempo e di essere più efficienti nelle loro giornate, ma non deve essere sempre riservato alle riunioni e alle email. Mantenete la massima trasparenza sullo stato del progetto, dando ai vostri collaboratori chiave la possibilità di visualizzare, commentare o modificare reportistica di alto livello o documenti sullo stato di avanzamento, come meglio credete.
8. Identificare le dipendenze delle attività
Sapere quali attività devono essere completate in un ordine specifico aiuta i progetti a rimanere in carreggiata e le risorse ad essere allocate correttamente. Considerando che la maggior parte delle lacune strategiche deriva da una mancanza di gestione delle risorse in un certo senso, rimanendo al di sopra delle dipendenze delle attività, attività cardine e il percorso critico può talvolta fare la differenza tra un progetto e la fase di esecuzione.
Visualizzate il carico di lavoro in base alle attività rimaste sul percorso critico con un solo attiv/disattivato in ClickUp!
9. Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
È meglio sbagliare di più soluzioni visive per il project management quando si tratta di dashboard, reportistica e approfondimenti. Con il software giusto è possibile determinare lo stato generale del progetto, anche a livello granulare.
Funzionalità/funzioni come gli stati personalizzati delle attività sono eccellenti per cogliere rapidamente gli aggiornamenti delle singole attività, ma per gli stati di alto livello, dashboard, diagrammi e lavagne online sono la scelta obbligata di ogni project manager. Un altro vantaggio dell'uso di moduli di reportistica altamente visivi è che sono più facili da leggere e più accessibili per gli stakeholder, gli alti dirigenti e i responsabili di altri reparti.
Utilizzare le lavagne online di ClickUp come strumento di collaborazione visiva per qualsiasi esigenza
10. Rivedere le consegne con le parti interessate
A seguito di uno qualsiasi di questi strategie portano ad una migliore gestione del tempo e ad un aumento della produttività evitando lacune nell'esecuzione del project management. Da fare, quindi, con il tempo risparmiato? Utilizzatelo per assicurarvi che le parti chiave siano soddisfatte in ogni passaggio del progetto!
Anche se non è sempre necessario o possibile, rivedere i deliverable del progetto con gli stakeholder durante tutta la fase di esecuzione assicura che siano soddisfatti da fare a progetto terminato. Inoltre, vi fa fare bella figura!
Soprattutto se lavorate con nuovi client, questo gesto favorisce il rafforzamento del rapporto con i clienti relazioni con gli stakeholder e rassicura il team che si sta muovendo nella giusta direzione.
Come il software di project management aiuta l'esecuzione del progetto
Se c'è qualcosa che si può trarre da questa guida, è l'importanza di un software di project management dinamico per snellire e automatizzare il processo di esecuzione dei progetti.
Investire tempo e risorse nel software giusto vi aiuterà a seguire tutte le 10 strategie di esecuzione con facilità ed efficienza, indipendentemente dal tipo o dalla complessità del progetto.
Con una vasta gamma di software per la gestione dei progetti Libreria di modelli per integrare la sua ricca funzionalità/funzione , ClickUp è il software ideale per aiutare i manager e i team a realizzare progetti, snellire i processi e allinearsi sugli obiettivi chiave. È l'unica piattaforma per la produttività sufficientemente potente da centralizzare le vostre attività lavoro in tutte le app in un unico hub collaborativo.
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