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Prepariamo le impostazioni. 🎭
Sei un project manager il cui team è pronto a compiere il passaggio successivo nel processo di pianificazione di un progetto. Avete lavorato insieme per sviluppare il concetto e creare la strategia di project management perfetta per dare vita alla vostra idea.
Ora è il momento di agire. 🥳
Una volta che ogni fase del piano del progetto è stata mappata e ti trovi davanti, sei pronto per entrare nella fase di esecuzione del progetto. Ma prima di incassare 200 dollari e passare al "Via", è importante essere consapevoli delle sfide e dei cambiamenti che potrebbero rallentare il progetto o addirittura bloccarlo a tempo indeterminato.
Lascia che questa guida stimoli la tua creatività strategica, così potrai portare a termine il progetto come un vero professionista. Continua a leggere per scoprire tutto ciò che devi sapere sull'esecuzione di un progetto di successo, le lacune che potrebbero ostacolare i tuoi progressi e 10 strategie di project management che aiutano i manager a rimanere in carreggiata.
Che cos'è l'esecuzione di un progetto?
L'esecuzione del progetto avviene dopo aver completato la fase di ideazione attraverso la roadmap del progetto. È la parte migliore, quando si è pronti a mettere effettivamente in moto le cose e a portare a termine il progetto. Questa può anche essere la fase più scoraggiante perché è la più lunga, impegnativa e complessa.
I project manager devono rimanere concentrati, pronti a cambiare rotta e informati sullo stato e sugli ostacoli del progetto. Mentre il team agisce in base ai passaggi che avete creato tutti insieme, voi, in qualità di project manager, supervisionate e supportate lo stato del team:
- Supervisionare, incoraggiare e celebrare il team mentre porta avanti il progetto
- Gestire lo stato man mano che si verifica
- Suggerimenti per correzioni di rotta o modifiche alla pianificazione
- Gestione delle relazioni con gli stakeholder e della corrispondenza
- Documentazione e registrazione di tutti i problemi, le modifiche e gli aggiornamenti principali
Più facile a dirsi che da fare, vero? 😅
Ma come regola generale, se ti limiti a dare priorità alle persone, ai processi e alla comunicazione, sarai sulla buona strada! Indipendentemente dal tipo di progetto, una gestione efficace di queste tre aree garantisce che il progetto rimanga in linea con gli obiettivi, nel rispetto del budget e raggiunga le sue attività cardine.
Questo è fondamentale perché è anche responsabilità del project manager aiutare i membri a recuperare il tempo perso, reindirizzare o cambiare rotta se una parte del piano va storta, ovvero se si verificano lacune nell'esecuzione del progetto.
Cosa sono le lacune nell'esecuzione dei progetti
Conosciute anche come lacune strategiche, le lacune nell'esecuzione del progetto si verificano quando il piano del progetto creato non va come previsto.
Che il tuo progetto sia stato sospeso a causa di mancanza di chiarezza, tempi ridotti, risorse diminuite o obiettivi mutevoli, si tratta comunque di lacune nell'esecuzione del progetto.
Sebbene la maggior parte delle lacune sia dovuta alla mancanza di risorse (budget, materiali e larghezza di banda inclusi), esistono alcuni altri ostacoli chiave di cui tenere conto prima della fase di esecuzione del progetto:
- Mancanza di supporto o adesione da parte dei superiori o degli stakeholder
- Sequenze ambiziose o irrealistiche
- Una visione del progetto non definita
- Mancanza di definizione delle priorità che porta a colli di bottiglia
E altro ancora. 🫣
In qualità di project manager, può essere difficile trovare il giusto equilibrio tra la supervisione dell'esecuzione del progetto per evitare lacune e il micro-management del team o il controllo costante dei flussi di lavoro. Questo approccio è in definitiva controproducente perché trasmette il messaggio che i membri del team non sono considerati affidabili nella gestione del proprio lavoro e, in poche parole, non fa bene al morale.
Siamo qui per risolvere questo problema con 10 strategie che aiutano i project manager a evitare potenziali lacune nell'esecuzione e a portare a termine i progetti senza intoppi.
Bonus: Pianificazione di contingenza
Cosa succede durante una fase di esecuzione di progetto con esito positivo?
- Assegnazione delle attività: il project manager assegna attività specifiche ai membri del team in base alle loro competenze e al loro know-how.
- Attuazione del lavoro: i membri del team svolgono le attività loro assegnate, seguendo il piano del progetto e la Sequenza.
- Monitoraggio dei progressi: il project manager monitora lo stato di avanzamento di ciascuna attività, assicurandosi che il lavoro venga completato come previsto.
- Comunicazione e collaborazione: i membri del team comunicano regolarmente per effettuare la condivisione degli aggiornamenti, affrontare le sfide e coordinare il lavoro richiesto.
- Controllo qualità: vengono implementati processi di garanzia della qualità per assicurare che i risultati del progetto soddisfino gli standard desiderati.
- Gestione dei rischi: il team del progetto identifica e affronta i potenziali rischi che potrebbero sorgere durante l'esecuzione per ridurne al minimo l'impatto.
- Gestione delle risorse: il project manager garantisce che le risorse necessarie, quali attrezzature, materiali e personale, siano disponibili e utilizzate in modo efficace.
- Coinvolgimento degli stakeholder: il team del progetto mantiene una comunicazione regolare con gli stakeholder, tenendoli informati e affrontando eventuali preoccupazioni.
- Gestione del cambiamento: se si verificano modifiche all'ambito o ai requisiti del progetto, queste vengono documentate, valutate e gestite secondo procedure prestabilite.
- Documentazione e reportistica: lo stato, le attività cardine e qualsiasi problema riscontrato vengono documentati e comunicati alle parti interessate.
- Risoluzione dei problemi: il team di progetto identifica e risolve eventuali problemi o conflitti che sorgono durante l'esecuzione, garantendo lo stato regolare del progetto.
- Monitoraggio e adeguamento continui: il project manager monitora costantemente lo stato di avanzamento del progetto, apportando le modifiche necessarie per mantenerlo in linea con gli obiettivi.
10 strategie di esecuzione dei progetti
Esistono numerose misure proattive da adottare prima della fase di esecuzione del progetto per colmare il divario tra obiettivi, strategie o attività non allineati. Il segreto sta nell'implementarle nel processo di project management con largo anticipo rispetto al momento di agire! Ecco 10 delle nostre strategie di esecuzione dei progetti di successo preferite per mantenere il tuo team motivato, sulla strada giusta e sempre proiettato in avanti.
1. Utilizzare un software di project management
Se siete indecisi sulla necessità di un software di project management per eseguire efficacemente i progetti, la risposta è sì.
Soprattutto se dedichi molto tempo a interagire con gli stakeholder, a lavorare con team interfunzionali o a gestire più progetti contemporaneamente, questi strumenti ti aiuteranno a garantire la massima trasparenza del progetto a tutte le persone coinvolte senza dover inviare una sola email.
Il software di project management è essenziale anche per i project manager esperti per supervisionare tempi, carichi di lavoro, progetti e, ad essere sinceri, la loro sanità mentale nel modo più produttivo possibile. Questi strumenti sono progettati per eliminare il lavoro superfluo e semplificare i processi di pianificazione dei progetti attraverso l'automazione del flusso di lavoro, le dipendenze delle attività, le interfacce drag-and-drop e altro ancora. 😍
I migliori strumenti di project management sono scalabili, flessibili e intuitivi, quindi indipendentemente dalle dimensioni del team o dalla complessità del progetto, il software garantirà sempre risultati ottimali. Le funzionalità chiave specifiche da ricercare in un software di project management di alta qualità includono:
- Visualizzazioni multiple a supporto di tabelloni Kanban, diagrammi di Gantt tradizionali, Calendario, diagrammi, elenchi di attività e altro ancora.
- Funzionalità di collaborazione in-app come commenti, @menzioni, chat, attività assegnate e osservatori.
- Dashboard e reportistica istantanea per fornire ai project manager una comprensione di alto livello dello stato generale dei loro progetti.
- Stati delle attività personalizzati per comunicare in modo chiaro e visivo lo stato di avanzamento di qualsiasi elemento.
- Integrazioni multiple per allinearsi al tuo attuale stack tecnologico e portare informazioni più preziose nella tua piattaforma di project management.
Sebbene queste siano solo alcune delle nostre funzionalità/funzioni preferite per il project management, ce ne sono altre da tenere d'occhio a seconda della vostra situazione specifica. La facilità d'uso, il budget del vostro team e gli strumenti in cui avete già investito sono aspetti fondamentali da considerare prima di scegliere la soluzione giusta. Ma in questo settore in crescita, è importante sapere che avete a disposizione molte opzioni!
2. Utilizza modelli di pianificazione e di esecuzione dei progetti
Oggigiorno è possibile trovare un modello per qualsiasi cosa.
Davvero! Non è un segreto che ogni potente strumento di project management sia dotato di una solida serie di funzionalità da adottare. In definitiva, queste funzionalità saranno le vostre migliori alleate. Ma sul momento? Imparare a usare un nuovo strumento può essere un processo a sé stante. I modelli risolvono questo problema con un framework predefinito e personalizzabile per avviare il processo di esecuzione del progetto nel modo più produttivo possibile.
Inoltre, i modelli sono un ottimo modo per mostrare a cosa servono le funzionalità/funzioni del tuo software di project management. Stati predefiniti, tabelle quasi complete, elenchi di attività di pianificazione dei progetti e documenti di aiuto sono solo alcuni dei molti modi in cui i modelli possono guidare il tuo team verso il successo.
Il miglior consiglio che possiamo darti è quello di iniziare da qui, con il modello di piano di esecuzione del progetto di ClickUp.
Questo documento ClickUp, adatto ai principianti, contiene sette pagine di sezioni personalizzabili per definire in modo strategico e completo l'ambito, gli obiettivi, i requisiti, il calendario, il piano di comunicazione e altro ancora del tuo progetto. È la risorsa ideale per aiutare i project manager a standardizzare il processo di esecuzione dei progetti utilizzando l'editor di documenti collaborativo e dinamico di ClickUp. E abbiamo già detto che è gratis? 💸
Ecco alcune delle funzionalità/funzioni che apprezziamo di più di ClickUp Docs:
- Il testo del tuo documento ClickUp può essere trasformato direttamente in un'attività eseguibile.
- I commenti possono essere delegati ad altri membri con una semplice menzione o tag.
- Il team può visualizzare e effettuare modifiche ai contenuti contemporaneamente senza sovrapposizioni grazie al rilevamento collaborativo in tempo reale.
E poiché ClickUp Docs si aggiorna automaticamente e salva la cronologia delle versioni, il tuo modello di esecuzione del progetto sarà sempre una fonte affidabile di informazioni a cui il team di progetto potrà fare riferimento in qualsiasi momento. 😍
3. Allinearsi sugli obiettivi di esecuzione del progetto
Non si tratta solo di concordare i risultati finali del progetto, ma anche di capire come il progetto si inserisce nella visione a lungo termine della vostra organizzazione.
Comprendere il "perché" alla base del progetto consentirà al team di progetto di rimanere allineato sulla strategia complessiva e garantire che vengano date le giuste priorità alle attività. Una comunicazione chiara inizia con il mettersi d'accordo sulle cose prima dell'inizio dell'esecuzione.
Le riunioni di avvio del progetto, la definizione di obiettivi SMART e gli aggiornamenti sullo stato dei progressi sono ottimi per promuovere la trasparenza e la fiducia all'interno del team quando si tratta di raggiungere obiettivi a breve e lungo termine. Inoltre, rafforzano la collaborazione in ogni fase del progetto, assicurando che ogni membro del team non rimanga bloccato nel proprio silo giorno dopo giorno.
4. Siate innovativi
Quando si tratta di nuove idee, non ci sono mai troppi cuochi in cucina: è fondamentale che un project manager incoraggi i membri a effettuare la condivisione delle loro opinioni.
I membri del tuo team sono quelli che si trovano nel bel mezzo dell'azione: seguono la roadmap, rispettano le scadenze e mantengono le promesse. Sanno bene di cosa stanno parlando!
Entrando nella fase di esecuzione, potresti sentirti riluttante ad accogliere nuove idee per paura di compromettere la strategia che hai appena creato. Ma cambiare rotta è una parte naturale del processo di progetto. Tu e il tuo team condividete gli stessi obiettivi e sarà molto utile per loro sapere che hanno il potere di esprimere i propri pensieri, suggerimenti e potenziali preoccupazioni mentre c'è ancora tempo per fare qualcosa al riguardo.
Moduli per le idee, sessioni di brainstorming e canali di comunicazione dedicati incoraggiano la discussione aperta all'interno del team e dimostrano loro che avete a cuore ciò che hanno da dire, facendo la prima mossa. Invece di limitarsi a dire loro che siete ricettivi alle loro opinioni, date loro l'opportunità di sollevare idee o problemi che stanno affrontando in qualsiasi momento della fase di esecuzione: a lungo termine, il vostro progetto ne trarrà sempre beneficio.
5. Incoraggiare la condivisione delle idee
Funziona in entrambi i sensi! Incoraggiare il team a condividere le proprie idee è importante tanto quanto assicurarsi che si sentano ascoltati. In qualità di project manager, avete il potere di aiutare il vostro team ad apportare cambiamenti positivi attraverso le loro idee. Siate ricettivi e flessibili nei confronti delle loro idee, anche se differiscono dalla strategia originale.
Inoltre, il team si sentirà più responsabile del proprio lavoro se saprà che le sue opinioni vengono prese seriamente in considerazione durante tutto il processo.
6. Delegare le attività per l'esecuzione del progetto
Contrariamente a quanto si crede comunemente, i project manager non dovrebbero portare il peso del mondo sulle loro spalle. Hanno già abbastanza di cui preoccuparsi e, in qualità di leader del progetto, delegare le attività agli altri membri favorirà la crescita e la fiducia, attraverso la condivisione della titolarità all'interno del team.
Suddividendo anche le responsabilità minori, i project manager hanno più tempo per comprendere il quadro generale della situazione, compresi lo stato di avanzamento del progetto, il carico di lavoro del team e lo stato di avanzamento.
7. Incoraggiare la collaborazione all'interno del team
È responsabilità del project manager tenere tutti informati, dagli altri membri del team agli stakeholder.
Il dialogo costruttivo e aperto è un altro modo in cui il software di project management può aiutare i manager a risparmiare tempo e ad essere più efficienti nella loro giornata lavorativa, ma non deve essere necessariamente riservato alle riunioni e alle email. Mantieni lo stato del tuo progetto completamente trasparente, consentendo ai tuoi collaboratori chiave di visualizzare, commentare o persino modificare report di alto livello o documenti sullo stato di avanzamento dei lavori, a tua discrezione.
8. Identificare le dipendenze tra le attività
Sapere quali attività devono essere completate in un ordine specifico aiuta a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e ad allocare correttamente le risorse. Considerando che la maggior parte delle lacune strategiche deriva da una mancanza di gestione delle risorse a un certo livello, tenere sotto controllo le dipendenze delle attività, le attività cardine e il percorso critico può talvolta fare la differenza tra il successo o il fallimento di un progetto nella fase di esecuzione.
9. Monitorare lo stato di avanzamento dell'esecuzione del progetto
Quando si tratta di dashboard, reportistica e approfondimenti, è meglio optare per soluzioni di project management più visive. Esistono moltissimi modi per determinare lo stato complessivo del vostro progetto, anche a livello granulare, utilizzando il software giusto.
Funzionalità come gli stati personalizzati delle attività sono eccellenti per comprendere rapidamente gli aggiornamenti delle singole attività a colpo d'occhio, ma per i progressi di alto livello, i dashboard, i diagrammi e le lavagne online sono lo strumento preferito da ogni project manager. Un altro vantaggio dell'utilizzo di forme di reportistica altamente visive è che sono più facili da leggere e più accessibili per gli stakeholder, i superiori e gli altri responsabili di reparto, che possono comprenderle in un attimo.
10. Esaminare i risultati finali con le parti interessate
Seguire una qualsiasi di queste strategie porta a una migliore gestione del tempo e a una maggiore produttività, evitando al contempo lacune nell'esecuzione del project management. Quindi, cosa dovresti fare con il tempo che hai risparmiato? Usalo per assicurarti che le parti interessate chiave siano soddisfatte in ogni passaggio del processo!
Sebbene non sia sempre necessario o possibile, rivedere i risultati del progetto con le parti interessate durante la fase di esecuzione garantisce che saranno soddisfatte quando il progetto sarà terminato. Inoltre, ti fa fare bella figura!
Soprattutto se si lavora con nuovi clienti, questo gesto favorisce relazioni più solide con gli stakeholder e rassicura il team sul fatto che si sta procedendo nella giusta direzione.
In che modo il software di project management aiuta l'esecuzione dei progetti
Se c'è una cosa da ricordare di questa guida, è l'importanza di un software dinamico di project management per semplificare e automatizzare il processo di esecuzione dei progetti.
Investire tempo e risorse nel software giusto vi aiuterà a seguire tutte e 10 queste strategie di esecuzione con facilità ed efficienza, indipendentemente dal tipo o dalla complessità del vostro progetto.
Con una vasta libreria di modelli a completamento delle sue ricche funzionalità, ClickUp è il software ideale per aiutare manager e team a realizzare progetti, semplificare i processi e allinearsi sugli obiettivi chiave. È l'unica piattaforma di produttività abbastanza potente da centralizzare il tuo lavoro su più app in un unico hub collaborativo.
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