I 30 migliori strumenti organizzativi per aiutarvi immediatamente

Gli strumenti che ti aiutano a organizzarti sono un po' come le erbacce: ogni giorno ne spuntano di nuovi.

Se desideri organizzarti al meglio, potresti provare uno strumento diverso ogni giorno della settimana, dalla domenica al sabato, senza però avvicinarti al tuo obiettivo.

Parte dell'utilizzo di strumenti e tecniche è il tuo modo di pensare. Devi lavorare con lo strumento affinché lo strumento lavori per te.

Cosa intendo dire con questo?

Significa provarlo davvero, aggiungendo le tue attività, note, piani e promemoria per vedere se funziona.

Alcune persone preferiscono organizzarsi utilizzando solo app digitali, altre preferiscono strumenti analogici combinati con opzioni digitali.

Ma l'obiettivo di qualsiasi strumento, digitale o analogico, è quello di aiutarti a tenere traccia di tutto.

A volte ognuno di noi ha le proprie preferenze in merito.

La chiave è non lasciare che nulla sfugga al tuo controllo.

Personalmente, utilizzo una combinazione di strumenti digitali e analogici e ne illustrerò alcuni di seguito.

Strumenti digitali indispensabili per l'organizzazione

1) Software di project management come ClickUp

Come mai ClickUp riceve recensioni così entusiastiche?

Cosa lo distingue da tutti gli altri strumenti di produttività e sistemi di project management disponibili sul mercato?

Altri lo apprezzano come strumento di gestione delle attività personali o per la metodologia Get Things Done.

Bonus: software GTD!

L'implementazione di un sistema di project management di alto livello ti aiuterà anche nella pianificazione strategica, poiché potrai definire gli obiettivi, comprendere le risorse e interpretare le durate stimate a colpo d'occhio.

Un altro motivo per cui così tanti utenti amano ClickUp?

ClickUp ha un programma di rilascio delle funzionalità che non ha eguali nel settore. In breve periodo, ClickUp ha integrato diverse visualizzazioni nel suo prodotto, tra cui una vista Elenco, una vista Bacheca e una vista Tempi che rendono l'aggiunta di attività un gioco da ragazzi.

ClickUp aggiunge continuamente funzionalità speciali molto apprezzate dagli utenti, come ad esempio:

ClickUp continua a migliorare, mantenendo ottime offerte per i suoi piani gratuiti e premium.

Altre opzioni:

2) Archiviazione cloud di documenti come Dropbox

Report, presentazioni commerciali o nuovi materiali collaterali: tutto può essere archiviato con Dropbox. Quello che mi piace di Dropbox è che è facile passare dai file personali a quelli professionali con pochi clic.

Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata a volte significa eliminare i punti di attrito tra i due, e Dropbox lo fa sicuramente.

Un altro vantaggio? Gli utenti possono rivedere i documenti, aggiungere i propri commenti e poi scambiarsi opinioni in caso di domande. Fa parte di una gestione efficace del flusso di lavoro con esito positivo.

Dropbox si integra comodamente anche all'interno di ClickUp, consentendoti di collegare i tuoi documenti direttamente all'attività a cui si applicano.

Altre opzioni:

3) App per prendere appunti come Google Keep

La maggior parte dei post inserirà Evernote in questa categoria, ma recentemente sono passato a Google Keep e non sono più tornato indietro.

Naturalmente offre la semplicità d'uso che contraddistingue Google, oltre alla connessione con gli altri strumenti della suite G.

È molto più facile organizzare le note in cartelle e il web clipper può aiutarti a catturare URL o note dal tuo browser. Si tratta di strumenti migliori rispetto a quelli offerti da Google Keep, ma la loro usabilità quotidiana ha reso il passaggio vantaggioso per me.

Anche Evernote ha aumentato i suoi prezzi negli ultimi anni e ha spinto gli utenti verso Evernote Business. Prima di passare a Evernote Business, assicurati di dare un'occhiata alle numerose alternative e alle altre app per prendere appunti.

Altre opzioni:

4) Software di gestione dei processi aziendali come Process Street

Ecco qualcosa che può sembrare noioso ma che è estremamente utile: la gestione dei processi aziendali.

Il software che svolge questa funzione ti aiuta ad automatizzare attività come l'inserimento dei dati e la reportistica, eliminando il lavoro manuale. Si tratta di un lavoro da fare, ma che alla gente non piace molto svolgere.

Se riesci a sistematizzarlo, avrai maggiori possibilità che sia accurato, puntuale e ricorrente. Inoltre, il software di gestione dei processi aziendali aiuta in qualsiasi transizione, sia che si tratti di un dipendente che lascia l'azienda o di un intero gruppo che viene riassegnato.

Se tutti i processi sono registrati e automatizzati, è molto più facile riprendere il lavoro. Consente inoltre di calcolare indicatori aziendali fondamentali come il margine e il markup.

Process Street è un'ottima opzione perché è gratis e ha una connessione con molte delle app che già utilizzi. Ti forniscono dei modelli predefiniti, che Process Street può ripetere tutte le volte che vuoi.

Forniscono anche liste di controllo che ti consentono di effettuare il monitoraggio dello stato e seguire l'andamento. Process Street dispone anche di moduli che puoi utilizzare se hai bisogno di registrare molti contatti su base ripetuta.

Process Street ha un'interfaccia molto familiare che assomiglia a un documento vuoto. Puoi aggiungere video o immagini lungo il percorso per mostrare a qualcuno i passaggi esatti necessari per completare un'attività.

Altre opzioni:

5) Gestione delle conoscenze come Notion

Se cerchi "gestione della conoscenza", ti ritroverai rapidamente in due campi diversi.

Uno di questi sarà dedicato al servizio clienti e alle informazioni dell'help desk, l'altro sarà un repository interno dei documenti, della cronologia e dei processi aziendali.

Un sistema di gestione delle conoscenze è un luogo in cui i team possono archiviare i loro appunti importanti delle riunioni, gli archivi passati o i documenti aziendali. Questi hanno un sistema più gerarchico rispetto all'archiviazione cloud dei documenti.

Quando in passato ho utilizzato la gestione delle conoscenze, spesso l'abbiamo utilizzata in combinazione con Dropbox o Google Drive. Dropbox e Google Drive erano destinati ai documenti attivi in fase di revisione, che una volta completati venivano trasferiti nel nostro sistema di gestione delle conoscenze.

Proprio come i sistemi di gestione aziendale, questi strumenti possono essere utilizzati per conservare i dati della tua azienda e consentirle di progredire.

Notion.so è uno strumento eccellente per questo scopo grazie alla sua semplicità. È facile organizzare, iniziare a scrivere o aggiungere una tabella senza doversi preoccupare di menu complicati. Puoi acquisire e archiviare le informazioni e organizzarle in un secondo momento, se necessario. Oltre alle note delle riunioni, Notion offre anche alcuni strumenti utili come calendari e elenchi di cose da fare.

Altre opzioni:

6) App per l'automazione del lavoro come Zapier

Zapier è come una lunga catena che crea una connessione tra l'intero Internet.

Forse non tutto Internet, ma sicuramente tutti gli strumenti di collaborazione sul posto di lavoro che utilizzi di più. Converte tutte quelle piccole e minuziose attività digitali (come copiare da Fogli Google) in attività automatizzate.

Hanno pensato a tutte le piccole attività da fare tra gli strumenti e hanno creato dei modi per farli funzionare insieme. Poiché il loro ecosistema comprende migliaia di strumenti, puoi combinare tra loro strumenti che non avresti mai immaginato.

Prendiamo come esempio ClickUp. Sì, ClickUp fa parte del sistema Zapier ed è stato persino nominato una delle app in più rapida crescita nel 2018!

Ad esempio, se utilizzi una pagina di landing HubSpot per il marketing, puoi impostare uno Zap per convertire automaticamente qualsiasi modulo inviato in un'attività di ClickUp.

Potrebbero esserci diversi casi d'uso, ma è fantastico sapere di averlo a disposizione! È una svolta rivoluzionaria per tutto il tuo reparto marketing.

Altre opzioni:

7) Strumenti di mappatura mentale come Bubbl.us

Gli strumenti di mappatura mentale sono ottimi per mettere le tue idee su carta (o sullo schermo, per così dire). Uno dei migliori è Bubbl.us. Puoi creare forme, scrivere le tue idee e poi stringerle insieme, riempiendo ogni cerchio man mano che procedi.

Il mind mapping è una delle migliori tecniche di brainstorming e Bubbl.us è un modo veloce da fare.

Altre opzioni:

Bonus: dai un'occhiata alla nostra guida sul decluttering digitale!

Strumenti organizzativi analogici indispensabili

A mio parere, una delle cose che si è persa nella nostra cultura attuale è la raccomandazione di prodotti analogici o fisici insieme a quelli digitali.

È molto più facile rendere "virali" gli strumenti digitali, ma i due sono stati ingiustamente messi in contrapposizione. Molte persone utilizzano agende, quaderni e diari insieme ai loro strumenti digitali per svolgere il proprio lavoro.

Le persone collaborano utilizzando una combinazione di strumenti e opzioni diversi, compresi quelli tangibili. In questa sezione vedremo alcuni strumenti analogici per la produttività che ti aiuteranno a organizzarti.

8) Agenda giornaliera come Ink + Volt

L'agenda Ink + Volt è una delle mie preferite. È robusta, ha un bell'aspetto (ma non troppo formale) ed è chiaramente incentrata sugli obiettivi, inclusi quelli mensili, settimanali e giornalieri.

Mi offre una visione d'insieme della mia vita, dalle riunioni di lavoro agli appuntamenti personali, e mi aiuta a fissare obiettivi personali e lavorativi. È una combinazione perfetta per raggiungere il successo in entrambi i campi.

L'agenda Ink + Volt propone anche sfide mensili per aiutarti a migliorare la qualità della tua vita.

Altre opzioni consigliate:

9) Diario come Leuchtturm1917

Cosa, niente Moleskine? No, le pagine bianche sono fuori moda e i puntini sono di tendenza. Gli appassionati di appunti stanno passando a questo perché è letteralmente molto più facile collegare i puntini.

I punti consentono agli scrittori di separare in modo naturale le righe e le idee. È anche molto più facile creare colonne.

Questi puntini sono perfetti anche per il bullet journaling, che sta spopolando.

Altre opzioni:

10) Schede e post-it

Se vuoi puntare tutto sul sistema organizzativo analogico, allora avrai bisogno di schede e post-it. Ti saranno utili per scrivere note veloci e promemoria, e persino per fissare degli obiettivi.

Le schede non sono molto spesse, quindi puoi tenerle nell'orlo del tuo diario e portarle con te. I post-it possono rimanere vicino al tuo computer e aiutarti a lasciare promemoria per gli altri.

Alcune persone utilizzano persino delle schede per creare il proprio sistema GTD, cosa che, ancora una volta, non consigliamo necessariamente.

Le schede e i post-it sono ottimi per il brainstorming e l'ideazione, ma non mi fiderei di loro per gestire davvero tutti i dettagli dei tuoi progetti. In definitiva, non è sicuro per le tue idee.

Potrebbero essere spazzati via, finire nel cestino della spazzatura e poi essere svuotati dal personale delle pulizie durante la notte. Non ha proprio senso.

Ma se devo comprare schede e post-it, preferisco quelli grandi, così posso scriverci sopra molte cose.

Opzioni:

Conclusione: quali strumenti organizzativi sono più adatti a te?

Quando cerchi strumenti organizzativi, dovrai trovare il giusto equilibrio tra ciò che è più adatto a te personalmente e ciò che potresti utilizzare per la tua azienda o il tuo posto di lavoro.

Questi strumenti organizzativi possono aiutarti in entrambe le circostanze, dipende solo dalla loro scalabilità. Un diario ti aiuterà a organizzarti a livello personale, ma sarà difficile effettuare la condivisione con i tuoi colleghi (a meno che non scatti delle foto!).

Gli strumenti più collaborativi come ClickUp possono aiutarti a tenere traccia dei tuoi compiti personali, delle note e degli elenchi di attività da fare, con una condivisione di compiti e idee con gli altri membri del team.

Non puoi farlo così facilmente con post-it e schede.

Altre risorse per la collaborazione: