"Meglio prevenire che curare" è una frase così banale, vero?
Eppure, alcuni project manager trascurano di ottenere i dati che potrebbero aiutarli a evitare che i progetti deraglino. Ma c'è un problema: anche il progetto più accuratamente elaborato piani di progetto non sono privi di problemi.
E i problemi emergono quasi inevitabilmente durante il ciclo di vita del progetto. Possono essere deviazioni dal obiettivi del progetto o il completo fallimento del progetto.
In ogni caso, evitare questi problemi in modo tempestivo è il compito del project manager e lo scopo dei KPI per il project management.
Continuate a leggere e conoscete la nostra selezione di KPI per il project management (con esempi). Vogliamo che impariate il significato di ogni indicatore e che identifichiate quelli che hanno più senso per le prestazioni del vostro progetto.
Che cosa sono i KPI del project management?
I KPI del project management, o indicatori chiave di prestazione, sono le variabili rilevanti per misurare le prestazioni del progetto o il percorso verso l'esito positivo del progetto. Le indicazioni che si ottengono misurando e talvolta combinando queste variabili hanno due scopi:
- I KPI nel project management determinano lo stato di avanzamento del progetto (o il calendario del progetto)
- I KPI nel project management svelano i punti deboli del progetto e le potenziali variabili che possono portare al fallimento
Per istanza, i vostri indicatori chiave di prestazione potrebbero rivelare i punti deboli di un processo, di un assegnatario o di un'attività. Ma spetta a voi, in qualità di gestore del progetto o di team leader, apportare le correzioni o i miglioramenti per eliminare o rafforzare questi punti prima che sia troppo tardi.
Come si usano i KPI per determinare l'esito positivo di un progetto
I KPI nel project management non dipendono dalla soggettività. Si basano invece su dati quantitativi, spesso un valore misurabile che può essere messo a confronto con gli obiettivi del progetto.
Tuttavia, non si dovrebbero usare i KPI nel project management e le metriche di performance in modo intercambiabile. Perché i KPI sono metriche: entrambi misurano l'esito positivo del progetto. Ma non tutte le metriche sono abbastanza importanti da diventare KPI.
leggete il nostro articolo su Metriche KPI per saperne di più!
Un'altra distinzione di cui dovete essere consapevoli è la differenza tra gli oggetti e i risultati chiave e gli indicatori di prestazione chiave. La maggior parte Esempi di OKR che incontrerete funzionano come quadro di riferimento per l'impostazione degli obiettivi, mentre i KPI misurano i fattori che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi stessi al raggiungimento di quegli obiettivi e i risultati desiderati.
La vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce informazioni sulle metriche del progetto per essere sempre un passo avanti
Il team del progetto nel suo complesso deve trovare un accordo sugli indicatori di prestazione chiave per valutare lo stato di salute del progetto e sapere come si presenta l'esito positivo. Ma gli oggetti non sono solo risposte alle vostre esigenze sfide del project management sono quelle che determineranno la direzione e il ragionamento di un particolare progetto.
Se avete bisogno di ulteriori informazioni per separare meglio le due cose, consultate il nostro sito_ guida agli OKR e ai KPI_ !
15 KPI necessari per il project management
Molti esempi di KPI per il project management sono là fuori in attesa che li troviate. Ma vogliamo che vi concentriate solo su alcuni di essi, fino a quando non avrete compreso il collegamento tra KPI di progetto e obiettivi.
Inoltre, imparare un numero limitato di KPI per iniziare vi aiuterà a essere selettivi. Perché la tentazione di utilizzare tutti i KPI per il project management sulla faccia della Terra è semplicemente controproducente.
Dovete scartare i KPI che non indicano effettivamente l'esito positivo del vostro progetto. E la capacità di individuare questi indicatori si svilupperà solo con l'esperienza.
Inoltre, non potete sovraccaricare i gestori del progetto e i team con troppi dati. Ogni indicatore chiave di prestazione deve essere significativo e digeribile, in modo che il team possa agire di conseguenza. Dovete affidarvi ai KPI nel project management per riallineare il team ai vostri obiettivi generali.
Abbiamo organizzato un elenco curato di KPI in base a quattro aree comuni di esito positivo dei progetti:
KPI del budget del progetto
Gestire il denaro e le risorse pagate di un progetto senza un budget sarebbe un disastro annunciato. E, francamente, sarebbe finanziariamente irresponsabile. Ecco perché i project manager impostano un budget effettivo fin dall'inizio del progetto. E monitorano costantemente la variazione dei costi rispetto al budget fino al completamento del progetto.
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Potrebbe essere necessario aumentare o ridurre il budget del progetto a causa di spese o progetti cancellati. Inoltre, potreste voler riassegnare l'intero budget del progetto o solo una parte di esso ad altre attività, pacchetti di lavoro o persino a più progetti.
Analizziamo alcuni KPI di progetto per gestire il budget in modo più efficace:
1. Indice di prestazione dei costi (CPI)
Formula: CPI = EV / AC, dove
- EV (o valore guadagnato, che significa il costo pianificato del lavoro effettivamente completato) = % del lavoro svolto * budget per fare il 100% del lavoro
- AC (o costo effettivo) = denaro speso per il lavoro eseguito
Risultato: Se CPI < 1, il costo del progetto è attualmente superiore a quello previsto.
Creare un budget usando_ **Modelli di proposta di budget !
2. Varianza dei costi (CV)
Formula: CV = EV - AC
Risultato: Se CV < 0, allora il costo effettivo del progetto è attualmente superiore a quello previsto.
3. Valore pianificato (PV)
Formula: PV = BAC * lavoro pianificato, dove
- BAC (budget a completamento) = budget approvato
- Lavoro programmato = lavoro che si prevede di completare in un determinato momento
Esempio: Il PV è pari a 23.000 dollari se il 100% del lavoro prevede un costo di 100.000 dollari e il 77% del lavoro è stato programmato.
DIMOSTRAZIONE DEL BUDGET PIANIFICATO Consiglio professionale: Confrontate il PV con la CA e regolate di conseguenza il budget del progetto per ottenere il miglior ritorno sull'investimento ROI . Utilizzate queste informazioni per progetti futuri e continuate a valutare per ottenere informazioni più precise.
4. Durata ciclo di creazione del budget
È il tempo dedicato alla stesura del budget del progetto. Include tutte le attività, in particolare il piano, coinvolte nell'elaborazione e nell'approvazione del budget più realistico.
QUAL È IL VALORE PIANIFICATO? Suggerimento: Correlare questo KPI con altri KPI per capire se il tempo speso per un budget pianificato è stato sufficiente a soddisfare gli obiettivi del progetto l'esito positivo del progetto o i suoi obiettivi .
5. Numero di elementi nel bilancio
In un budget a voci, le spese sono raggruppate per categorie, come le fasi o i pacchetti di lavoro. Un numero basso di elementi in questo tipo di budget indica che il monitoraggio delle spese sarà più difficile.
6. Numero di iterazioni del budget
È il numero di versioni che il budget del progetto ha avuto prima dell'approvazione finale. Un numero eccessivo di iterazioni indica che i responsabili del progetto hanno probabilmente trascorso abbastanza tempo a pianificare il budget, come previsto.
IL COSTO PREVENTIVATO PORTA AD UN ESITO POSITIVO? Suggerimento: Confrontate questo KPI con altri indicatori per capire la relazione tra il tempo di pianificazione del budget e l'esito positivo del progetto. Questo vi aiuterà a misurare lo stato di avanzamento del progetto
Tempestività
In poche parole, la gestione dei progetti riguarda due cose: denaro e tempo. E l'obiettivo è quello di raggiungere tutti gli obiettivi attività cardine nel rispetto del budget e dei tempi.
Ma se il progetto prevede molte fasi, pacchetti di lavoro e attività, si tratta di una vera e propria sfida. Stimare il numero di attività, la durata per completare tali attività, le risorse disponibili e la varianza del programma diventa complesso.
Visualizzare e gestire la roadmap dei prodotti in ClickUp Sequenza
E come risultato, esecuzione del progetto potrebbe essere in ritardo rispetto alla tabella di marcia e le aziende perderebbero denaro. Ecco alcuni esempi di kPI della Sequenza del progetto per aiutarvi a non perdere le attività cardine, in modo che tutto il team rispetti la tabella di marcia.
7. Indice di prestazione della pianificazione (SPI)
Formula: SPI = EV / PV
Esempio: Se è stato completato il 53% del lavoro pianificato e il budget per fare il 100% del lavoro è di 100.000 dollari, l'SPI è 0,53 (o 53%). Il calcolo è (53% * 100.000 $) / 100.000 $.
Risultato: Se SPI < 1, il progetto è attualmente in ritardo sulla tabella di marcia.
dA FARE: IL VALORE PIANIFICATO HA SENSO PER IL VOSTRO SPI Consiglio: Considerate la possibilità di aumentare l'efficienza delle vostre risorse se l'SPI del progetto è <1.
8. Varianza del programma (SV)
Formula: SV = EV - PV
Risultato: Se SV < 0, il progetto è attualmente in ritardo sulla tabella di marcia.
Avviso: SV è espresso in unità monetarie, come i dollari, non in unità di tempo, come i giorni o i mesi.
dA FARE: IL VALORE PIANIFICATO HA SENSO PER IL VOSTRO SPI Suggerimento: Considerate la possibilità di aumentare l'efficienza delle risorse se l'indice di performance del progetto è <1.
9. Capacità delle risorse (RC)
Formula: capacità delle risorse = ore di lavoro disponibili al giorno * numero di giorni di lavoro assegnati al progetto
BEST PRACTICE PER L'RC Regolare il programma del progetto in modo che corrisponda alla capacità delle risorse o inserire altri membri del team per aumentare la RC. La quantità di tempo giornaliero disponibile deve escludere le pause. Poiché si sta calcolando il RC per un progetto specifico, si deve escludere il tempo trascorso su altri progetti.
10. Percentuale di completamento in tempo utile
Formula: (numero di progetti completati nei tempi previsti / numero totale di progetti) * 100%
Definite dei livelli di performance, in particolare un livello di sottoperformance pari, diciamo, al 90%. Considerate qualsiasi project manager con una percentuale di completamento in tempo inferiore a quel livello come un underperformer e segnalatelo per un'ammonizione piano di miglioramento delle prestazioni .
11. Ore pianificate e ore effettive
Formula: durata pianificata - durata effettiva, dove la durata pianificata è il tempo previsto per l'esecuzione del lavoro ed è una stima
Risultato: Se < 0, si è sottovalutato il tempo previsto per il progetto.
Qualità
I prossimi KPI valutano la qualità dell'esecuzione dei progetti. Ma determinano anche se i risultati ottenuti hanno soddisfatto le aspettative degli stakeholder, al di là delle attività completate.
Alcuni KPI di qualità indicano se la qualità del lavoro svolto nell'ambito dei progetti è stata positiva. Altri KPI di qualità indicano se l'ambiente in cui i team hanno eseguito i progetti è stato positivo. In altre parole, i KPI di qualità sono misure della felicità dei clienti o dei dipendenti.
12. Valutazione del tasso di abbandono dei dipendenti
Formula: (numero di dipendenti che hanno lasciato la vostra azienda / numero medio di dipendenti) * 100%
Risultato: Un alto tasso di abbandono dei dipendenti è probabilmente all'origine dell'inefficienza del progetto, come il mancato raggiungimento delle attività cardine, le spese impreviste e, in ultima analisi, la scarsa soddisfazione dei clienti.
13. Punteggio promotore netto (NPS)
Questo KPI valuta la soddisfazione dei clienti e la fedeltà al marchio attraverso un sondaggio di una sola domanda. L'NPS è un numero compreso tra -100 e 100, con l'obiettivo di raggiungere il valore più alto.
Se siete proprietari o gestire progetti per un unico prodotto azienda o marchio, la domanda del sondaggio sarebbe: "Quanto è probabile che raccomandiate il nostro prodotto ai vostri amici e colleghi?" Se invece possedete o gestite progetti per un marchio con più prodotti, modificherete la domanda menzionando "marchio" invece di "prodotto"
I partecipanti al sondaggio NPS valutano la probabilità di raccomandare il vostro prodotto o marchio su una scala da 0 a 10, dove zero è altamente improbabile e dieci estremamente probabile. Poi, in base alle loro risposte, gli intervistati si dividono in tre categorie.
- **Con un punteggio di nove o dieci, i promotori sono clienti personalizzati entusiasti del vostro prodotto o marchio e molto probabilmente consiglieranno la vostra offerta ad altri.
- Passivi. Con un punteggio di sette o otto, i passivi sono soddisfatti del vostro prodotto o marchio. Tuttavia, non sono abbastanza soddisfatti da spargere la voce, il che li rende vulnerabili alle offerte della concorrenza.
- **Con un punteggio da 0 a 6, i detrattori sono insoddisfatti del vostro prodotto o marchio e probabilmente non acquisteranno mai più da voi. Anzi, potrebbero addirittura convincere altri a non comprare da voi.
Formula: % di promotori - % di detrattori
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Trasformate i detrattori in promotori per aumentare i livelli di fedeltà dei vostri clienti. È possibile creare moduli personalizzati moduli personalizzati per ottenere un feedback critico dai vostri clienti per aiutarvi ad aumentare il vostro NPS.
Efficacia
I KPI seguenti misurano l'efficacia del progetto in termini di costi. E questo è intimamente legato al modo in cui utilizzate le vostre risorse.
Stanno impiegando efficacemente il tempo per il lavoro del progetto? E voi state spendendo efficacemente il denaro per le vostre risorse?
In altre parole, state spendendo più tempo e denaro per il vostro progetto rispetto al denaro che fatturerete ai vostri client? I KPI di efficacia sono indicatori che vi aiutano a trarre conclusioni sulla varianza dei costi tra i progetti.
14. Utilizzo fatturabile
È il KPI ideale per valutare le prestazioni dei membri del team durante l'esecuzione dei progetti. Fornisce indicazioni sul tempo che il team ha dedicato alla generazione di ricavi e sui ricavi che effettivamente otterrete dai vostri client.
Formula: (numero di ore fatturabili/numero di ore passate a fare progetti) * 100%
EVITATE DI BRUCIARE IL VOSTRO TEAM Consiglio professionale: Astenersi dal puntare al massimo utilizzo. Questo massimizzerebbe i vostri ricavi, ma la vostra forza lavoro sarebbe a rischio di burnout, il che ha un prezzo per voi.
15. Costo medio per ora
Sommate tutti i costi per dare ai vostri dipendenti le condizioni per eseguire il progetto con esito positivo. Questi costi possono andare dagli stipendi, ai benefit per i dipendenti, alle attrezzature per l'ufficio, per citarne alcuni.
Trovate il costo di intere campagne, le ore fatturabili e molto altro ancora con le formule avanzate nei campi personalizzati di ClickUp
Confrontate il costo medio orario con i risultati del progetto. Se questi ultimi superano i primi, allora il vostro staff ha utilizzato efficacemente il tempo dedicato al progetto o le ore pianificate. Come risultato, avete speso efficacemente anche il vostro denaro!
Chi trae vantaggio dalle impostazioni KPI?
Business: Qualsiasi azienda che voglia migliorare continuamente le operazioni, monitorare le prestazioni e garantire l'esito positivo del progetto, trarrà beneficio dall'impostazione dei KPI. Essi aggiungono una misura quantificabile agli oggetti, rendendo più facile per le aziende monitorare lo stato e prendere decisioni basate sui dati. I KPI offrono alle aziende la possibilità di avere una visione in tempo reale delle loro operazioni e di correggere la rotta se necessario.
- KPI aziendali per il commercio al dettaglio
- KPI del Business manifatturiero
- KPI aziendali per l'e-commerce
- KPI aziendali basati sui servizi
**Per i project manager, l'impostazione dei KPI è cruciale per il corretto svolgimento delle attività e per il raggiungimento degli oggetti del progetto. I KPI offrono una chiara tabella di marcia dei risultati attesi, diluendo progetti complessi in parti gestibili. Forniscono ai gestori del team un modo per misurare se il team è sulla strada giusta o se sono necessari aggiustamenti, riducendo così al minimo i rischi.
- KPI per il project management delle costruzioni
- KPI delle operazioni IT
- KPI del marketing digitale
- KPI dell'organizzatore di eventi
Come monitorare i KPI del project management
Dopo aver scelto i KPI per il project management, voi o i vostri project manager dovete monitorarli.
Potreste iniziare creando un Dashboard KPI in Excel . Ma se il vostro progetto è complesso, con budget elevati, necessita di diversi stakeholder e risorse, e comporta numerose limitazioni di calendario e dipendenze da attività, allora avete bisogno di un approccio di project management più robusto!
È qui che entriamo in gioco noi con ClickUp. Il nostro software KPI vi fornisce il Reportistica KPI di cui avete bisogno, qualunque esso sia. E la collezione di ClickUp di modelli per il project management vi dà un vantaggio. Semplifica l'impostazione dei progetti con la configurazione di cui si nutrono le relazioni KPI.
Monitorate i vostri obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizzate automaticamente e in modo dettagliato il vostro stato
Inoltre, ClickUp consente di associare attività di team diversi a un unico traguardo misurabile. Insieme a sequenze di tempo chiaramente definite, il nostro software vi consente di monitorare gli obiettivi in modo automatico. Ma non si ferma qui! Utilizzate ClickUp per monitorare il completamento delle fasi e persino gli OKR.
Collegate le attività agli obiettivi. Quindi, organizzate gli obiettivi correlati in cartelle per monitorare automaticamente lo stato generale in un'unica posizione. Provate a fare un tentativo per Obiettivi di ClickUp e scoprite com'è il corretto monitoraggio dei KPI per il project management!