15 KPI per il project management per il 2025

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"Meglio prevenire che curare" è un detto piuttosto banale, vero?

Tuttavia, alcuni project manager trascurano di raccogliere i dati che potrebbero aiutarli a evitare che i progetti falliscano. Ma il punto è questo: anche i piani di progetto elaborati con la massima cura non sono esenti da problemi.

Durante il ciclo di vita del progetto è quasi inevitabile che si verifichino dei problemi. Questi possono essere delle deviazioni dagli obiettivi del progetto o il completo fallimento del progetto stesso.

In ogni caso, evitare tempestivamente tali problemi è compito del project manager e scopo dei KPI per il project management.

Continua a leggere e scopri la nostra selezione di KPI per il project management (con esempi). Vogliamo che tu impari il significato di ciascun indicatore e identifichi quelli più significativi per le prestazioni del tuo progetto.

Cosa sono i KPI di project management?

I KPI di project management, ovvero gli indicatori chiave di prestazione, sono le variabili rilevanti per misurare le prestazioni di un progetto o il percorso verso il suo completamento con esito positivo. Le indicazioni che si ottengono dalla misurazione e, talvolta, dalla combinazione di tali variabili hanno due scopi:

Ad esempio, i tuoi indicatori chiave di prestazione potrebbero rivelare punti deboli in un processo, in un assegnatario o in un'attività. Ma spetta a te, in qualità di project manager o team leader, apportare le correzioni o i miglioramenti necessari per eliminare o rafforzare tali punti prima che sia troppo tardi.

Come vengono utilizzati i KPI per determinare l'esito positivo di un progetto

I KPI nel project management non dipendono dalla soggettività. Si basano invece su dati quantitativi, spesso valori misurabili che puoi confrontare con gli obiettivi del tuo progetto.

Tuttavia, non dovresti usare i KPI nella project management e le metriche di rendimento in modo intercambiabile. Poiché i KPI sono metriche, entrambi misurano l’esito positivo del progetto. Ma non tutte le metriche sono abbastanza importanti da diventare KPI.

Leggi il nostro articolo sulle metriche KPI per ottenere ulteriori informazioni!

Un'altra distinzione di cui devi essere consapevole è la differenza tra obiettivi e risultati chiave ( OKR ) e indicatori chiave di prestazione (KPI). La maggior parte degli esempi di OKR che incontrerai funzionano come un quadro di riferimento per la definizione degli obiettivi, mentre i KPI misurano i fattori che contribuiscono al raggiungimento di tali obiettivi e dei risultati desiderati.

Il team di progetto nel suo complesso deve concordare gli indicatori chiave di prestazione per valutare lo stato di salute del progetto e capire quali sono i criteri di esito positivo. Ma i tuoi obiettivi non sono solo le risposte alle sfide del project management, sono ciò che determinerà la direzione e il ragionamento di un particolare progetto.

Se hai bisogno di ulteriori informazioni per distinguere meglio i due concetti, consulta la nostra guida su OKR e KPI!

15 KPI indispensabili per il project management

Esistono molti esempi di KPI di project management che aspettano solo di essere scoperti. Tuttavia, ti consigliamo di concentrarti solo su alcuni di essi fino a quando non avrai compreso il legame tra i KPI di project management e gli obiettivi.

Inoltre, imparare un numero limitato di KPI all'inizio ti aiuta a essere selettivo. Perché la tentazione di utilizzare tutti i KPI per il project management è semplicemente controproducente.

Devi scartare i KPI che non indicano effettivamente l'esito positivo del tuo progetto. E solo con l'esperienza potrai sviluppare la capacità di individuare tali indicatori.

Non puoi nemmeno sovraccaricare i tuoi project manager e i tuoi team con troppi dati. Ogni indicatore chiave di prestazione deve essere significativo e in quantità digeribili, in modo che il tuo team possa agire di conseguenza. Dovresti affidarti ai KPI nel project management per riallineare il team con i tuoi obiettivi generali.

Abbiamo organizzato un elenco curato di KPI in base a quattro aree comuni di esito positivo del progetto:

KPI relativi al budget del progetto

Gestire il denaro e le risorse pagate di un progetto senza un budget sarebbe un disastro annunciato. E, francamente, sarebbe finanziariamente irresponsabile. Ecco perché i project manager stabiliscono un budget effettivo proprio all'inizio di un progetto. E monitorano continuamente la variazione dei costi rispetto alla variazione del budget fino alla completa realizzazione del progetto.

Potrebbe essere necessario aumentare o ridurre il budget del progetto a causa di spese o progetti annullati. Inoltre, potresti voler riassegnare l'intero budget del progetto o solo parte di esso ad altre attività, pacchetti di lavoro o anche a più progetti.

Diamo un'occhiata ad alcuni KPI del progetto per gestire il tuo budget in modo più efficace:

1. Indice di rendimento dei costi (CPI)

Formula: CPI = EV / AC, dove

Risultato: se il CPI è inferiore a 1, il costo del progetto è attualmente superiore al previsto.

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2. Variazione dei costi (CV)

Formula: CV = EV – AC

Risultato: se CV < 0, il costo effettivo del progetto è attualmente superiore a quello previsto.

3. Valore pianificato (PV)

Formula: PV = BAC * lavoro programmato, dove

Esempio: il PV è pari a 23.000 $ se il costo previsto per il 100% del lavoro è di 100.000 $ e il 77% del lavoro è stato programmato.

DEFINIZIONE DEL PIANO BUDGETARIOSuggerimento professionale: confronta il PV con l'AC e modifica il budget del tuo progetto di conseguenza per ottenere il miglior ritorno sull'investimento (ROI). Utilizza queste informazioni per i progetti futuri e continua a valutare per ottenere informazioni più precise.

4. Durata ciclo di creazione del budget

Si tratta del tempo impiegato per definire il budget del progetto. Comprende tutte le attività, in particolare il piano, necessarie per elaborare e concordare il budget più realistico.

COS'È IL VALORE PREVISTOSuggerimento: correlate questo KPI con altri KPI per capire se il tempo dedicato al budget previsto è stato sufficiente per garantire un esito positivo o il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

5. Numero di elementi nel bilancio preventivo

In un bilancio per voci di spesa, le spese sono raggruppate per categorie, come fasi o pacchetti di lavoro. Un numero ridotto di elementi in questo tipo di bilancio indicherà che il monitoraggio della spesa sarà più difficile.

6. Numero di iterazioni del budget

Questo è il numero di versioni che il budget del tuo progetto ha avuto prima della sua approvazione definitiva. Troppe iterazioni indicano che i tuoi project manager hanno probabilmente dedicato abbastanza tempo alla pianificazione del budget, come previsto.

IL COSTO PREVISTO IN BILANCIO PORTA A UN ESITO POSITIVOSuggerimento professionale: confronta questo KPI con altri indicatori per scoprire la relazione tra il tempo di pianificazione del budget e l'esito positivo del progetto. Questo ti aiuterà a misurare i progressi compiuti verso

Tempestività

In parole povere, la gestione dei progetti riguarda due aspetti: denaro e tempo. L'obiettivo è raggiungere tutte le attività cardine nel rispetto del budget e dei tempi previsti.

Ma se il tuo progetto prevede molte fasi, pacchetti di lavoro e attività, la sfida è proprio lì. Stimare il numero di attività da svolgere, la durata necessaria per completarle, le risorse disponibili e la variazione del programma diventa complesso.

Di conseguenza, l'esecuzione del progetto potrebbe subire ritardi e le aziende potrebbero subire perdite economiche. Ecco alcuni KPI relativi alla sequenza del progetto che ti aiuteranno a evitare di mancare le attività cardine, in modo che tutto il tuo team possa rispettare i tempi previsti.

7. Indice di prestazione della pianificazione (SPI)

Formula: SPI = EV / PV

Esempio: se il 53% del lavoro pianificato è stato completato e il budget da fare il 100% del lavoro è di 100.000 dollari, allora l'SPI è 0,53 (o 53%). Il calcolo è (53% * 100.000 dollari) / 100.000 dollari.

Risultato: se SPI < 1, il progetto è attualmente in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

IL VALORE PREVISTO HA SENSO PER IL TUO SPISuggerimento professionale: valuta la possibilità di aumentare l'efficienza delle tue risorse se l'SPI del tuo progetto è inferiore a 1.

8. Variazione rispetto al programma (SV)

Formula: SV = EV – PV

Risultato: se SV < 0, il progetto è attualmente in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

Avviso: SV è espresso in unità monetarie, come i dollari, e non in unità di tempo, come i giorni o i mesi.

IL VALORE PREVISTO È ADEGUATO PER IL TUO SPISuggerimento professionale: valuta la possibilità di aumentare l'efficienza delle tue risorse se l'indice di rendimento del progetto è inferiore a 1.

9. Capacità delle risorse (RC)

Formula: capacità delle risorse = ore di lavoro disponibili al giorno * numero di giorni lavorativi assegnati al progetto

MIGLIORI PRATICHE RCSuggerimento professionale: adatta la pianificazione del progetto in base alla capacità delle tue risorse o coinvolgi più membri del team per aumentare il tuo RC. Il tempo giornaliero disponibile deve escludere le pause. Poiché stai calcolando l'RC per un progetto specifico, devi escludere il tempo dedicato ad altri progetti.

10. Percentuale di completamento nei tempi previsti

Formula: (numero di progetti completati in tempo / numero totale di progetti) * 100%

Definisci i livelli di rendimento, in particolare un livello di rendimento insufficiente, ad esempio del 90%. Quindi considera qualsiasi project manager con un tasso di completamento puntuale inferiore a tale livello come un soggetto con rendimento insufficiente e segnalalo per un piano di miglioramento delle prestazioni.

11. Ore pianificate vs ore effettive

Formula: durata pianificata – durata effettiva, dove la durata pianificata è il tempo previsto per l'esecuzione del lavoro ed è una stima.

Risultato: se < 0, allora hai sottovalutato i tempi previsti per il progetto.

Qualità

I prossimi KPI valutano l'efficacia dell'esecuzione dei tuoi progetti. Ma determinano anche se i risultati ottenuti hanno soddisfatto le aspettative degli stakeholder al di là delle semplici attività completate.

Alcuni KPI di qualità indicano se la qualità del lavoro svolto nell'ambito dei tuoi progetti è stata positiva. Altri KPI di qualità indicano se l'ambiente in cui i tuoi team hanno eseguito i progetti è stato positivo. In altre parole, i KPI di qualità sono misure della soddisfazione dei clienti o dei dipendenti.

12. Tasso di turnover dei dipendenti

Formula: (numero di dipendenti che hanno lasciato la tua azienda / numero medio di dipendenti) * 100%

Risultato: un elevato tasso di turnover dei dipendenti può causare inefficienze nel progetto, come il mancato raggiungimento delle attività cardine, spese impreviste e, di conseguenza, una bassa soddisfazione dei clienti.

13. Net Promoter Score (NPS)

Questo KPI valuta la soddisfazione dei clienti e la fedeltà al marchio attraverso un sondaggio composto da una sola domanda. L'NPS è un numero compreso tra -100 e 100, che dovrete cercare di mantenere il più alto possibile.

Se possiedi o gestisci progetti per un'azienda o un marchio con un unico prodotto, la domanda del sondaggio sarebbe: "Quanto sei propenso a raccomandare il nostro prodotto ai tuoi amici e colleghi?" Se invece possiedi o gestisci progetti per un marchio con più prodotti, dovresti modificare la domanda e fare una menzione al "marchio" invece di "prodotto".

I partecipanti al sondaggio NPS effettuano una valutazione della probabilità di raccomandare il tuo prodotto o marchio su una scala da 0 a 10, dove zero indica una probabilità molto bassa e dieci una probabilità molto alta. In base alle loro risposte, i partecipanti vengono suddivisi in tre categorie.

Formula: % di promotori – % di detrattori

Trasforma i detrattori in promotori per aumentare il livello di fedeltà dei tuoi clienti. Puoi creare moduli personalizzati per ottenere feedback critici dai tuoi clienti e aiutarti ad aumentare il tuo NPS.

Efficacia

I KPI riportati di seguito misurano l'efficacia in termini di costi del tuo progetto. E questo è strettamente correlato al modo in cui utilizzi le tue risorse.

Il tempo dedicato al lavoro sul progetto è speso in modo efficace? E stai spendendo i tuoi soldi in modo efficace per le tue risorse?

In altre parole, stai spendendo più tempo e denaro per il tuo progetto rispetto a quanto fatturerai ai tuoi clienti? I KPI di efficacia sono indicatori che ti aiutano a trarre conclusioni sulla variazione dei costi tra i diversi progetti.

14. Utilizzo fatturabile

Questo è il KPI di riferimento per valutare le prestazioni dei membri del tuo team durante l'esecuzione del lavoro di progetto. Ti fornisce informazioni dettagliate sul tempo che il tuo team ha dedicato alla generazione di ricavi e sui ricavi che otterrai effettivamente dai tuoi clienti.

Formula: (numero di ore fatturabili/numero di ore dedicate al lavoro sul progetto) * 100%

EVITA DI ESURIRE IL TUO TEAMConsiglio dell'esperto: Evita di puntare al massimo utilizzo. Ciò massimizzerebbe i tuoi ricavi, ma la tua forza lavoro rischierebbe di esaurirsi, con conseguenti costi per te.

15. Costo medio orario

Somma tutti i costi necessari per fornire ai tuoi dipendenti le condizioni per eseguire con successo il tuo progetto. Questi possono variare dagli stipendi e dai benefici per i dipendenti alle attrezzature per l'ufficio, solo per citarne alcuni.

Confronta il costo medio orario con i risultati del tuo progetto. Se questi ultimi superano il primo, significa che il tuo staff ha utilizzato in modo efficace il tempo dedicato al progetto o le ore pianificate. Di conseguenza, anche tu hai speso il tuo denaro in modo efficace!

Chi trae vantaggio dall'impostazione dei KPI?

Aziende: qualsiasi azienda che desideri migliorare continuamente le proprie operazioni, monitorare le prestazioni e garantire un esito positivo per i progetti trarrà vantaggio dall'impostazione dei KPI. Questi aggiungono una misura quantificabile agli obiettivi, rendendo più facile per le aziende monitorare i progressi e prendere decisioni basate sui dati. I KPI offrono alle aziende la possibilità di avere una visione in tempo reale delle loro operazioni e di correggere la rotta se necessario.

Project manager: per i project manager, l'impostazione dei KPI è fondamentale per il corretto svolgimento delle attività e il raggiungimento degli obiettivi del progetto. I KPI offrono una chiara tabella di marcia dei risultati attesi, suddividendo i progetti complessi in parti più gestibili. Forniscono ai project manager un modo per valutare se il team è sulla strada giusta o se sono necessari adeguamenti, riducendo così al minimo i rischi.

Come effettuare il monitoraggio dei KPI di project management

Dopo aver scelto i KPI per il project management, voi o i vostri project manager dovrete monitorarli.

Potresti iniziare creando un dashboard KPI in Excel. Ma se il tuo progetto è complesso, con budget elevati, richiede il coinvolgimento di diversi stakeholder e risorse e comporta numerose restrizioni di tempistica e dipendenze tra le attività, allora hai bisogno di un approccio al project management più solido!

È qui che entra in gioco ClickUp. Il nostro software KPI ti fornisce la reportistica KPI di cui hai bisogno, qualunque essa sia. Inoltre, la raccolta di modelli di project management di ClickUp ti offre un vantaggio iniziale. Semplifica la creazione dei progetti con le impostazioni su cui si basa la tua reportistica KPI.

Inoltre, ClickUp ti consente di associare attività di team diversi a un unico traguardo misurabile. Insieme a sequenze chiaramente definite, il nostro software ti consente di monitorare automaticamente gli obiettivi. Ma non finisce qui! Usa ClickUp per monitorare il completamento delle fasi e persino gli OKR.

Collega le attività agli obiettivi. Quindi, organizza gli obiettivi correlati in cartelle per effettuare il monitoraggio automatico dei progressi complessivi in un unico posto. Prova ClickUp Goals e scopri come funziona un monitoraggio adeguato dei KPI per la gestione dei progetti!