Il documento sull'ambito di lavoro è un elemento semplice ma necessario del processo di gestione del progetto.
In qualità di project manager, è fondamentale che tutti i partecipanti a un'iniziativa si sentano informati, ascoltati e inclusi in ogni fase del processo. Un documento sull'ambito di lavoro (SOW) è fondamentale per raggiungere questo obiettivo prima ancora della fase di pianificazione.
Considerate l'ambito di lavoro come uno strumento: un documento che voi, il team di progetto e tutti gli attori chiave rivedrete più volte nel corso del processo di gestione del progetto e che si evolve con il progredire della tempistica.
Prima di aprire un nuovo documento per iniziare il processo di stesura dell'ambito di lavoro, consultate questa guida dettagliata per informare il vostro quadro di riferimento.
Trovate ripartizioni dettagliate, esempi e best practice per la stesura di un documento di lavoro di valore. Inoltre, è possibile accedere gratuitamente a
modello di documento di lavoro
per standardizzare il vostro processo e contribuire ad affiancare il team!
Che cos'è uno Scope of Work?
L'ambito di lavoro definisce chiaramente il controlli del progetto servizi e prodotti che fornirete in un progetto imminente. Agisce come un accordo scritto ed è uno dei documenti più importanti e dettagliati nelle prime fasi di qualsiasi progetto.
Con le giuste risorse a disposizione, la creazione di un documento di portata del lavoro può essere un processo abbastanza semplice! Ma è importante tenere a mente i suoi elementi essenziali per mantenere il vostro team sulla stessa pagina quando si tratta di:
- I deliverable del progetto
- Tutte le risorse necessarie, compresi budget, tempo e carico di lavoro
- Tempistica del progetto e le fasi
- Requisiti legali
Specificare questi fattori fin dall'inizio vi aiuterà a gestire i progetti con maggiore successo e ad evitare battute d'arresto nella pianificazione del progetto, esaurimento delle risorse o l'insorgere di problemi di portata in un secondo momento nel processo di gestione del progetto. Inoltre, un ambito di lavoro completo assicura che il team di progetto sappia esattamente cosa ci si aspetta da lui, compresi lo scopo del progetto, la spesa complessiva, le tappe del progetto e le scadenze.
Migliori pratiche per la stesura di un ambito di lavoro
Ecco il nuovo mantra dell'ambito di lavoro: in caso di dubbio, siate specifici, visivi e completamente trasparenti
- Specifico: Cosa significano i termini chiave? Chi svolge quali compiti e quando? Essere chiari sulle specifiche del progetto è un modo infallibile per evitare confusione, errori di comunicazione e disallineamento. Tutte cose che possono essere dannose per l'esecuzione di un progetto
- Visuale: Che aspetto avrà il deliverable? Le immagini aiutano gli attori chiave a evitare di leggere o interpretare male le aspettative del progetto fin dall'inizio
- Trasparenza: Assicurarsi che i principali stakeholder approvino ciò che è stato pianificato, che riconoscano le tappe fondamentali man mano che si verificano e, in generale, che rimangano informati
Queste tre strategie vi garantiranno di inviare le informazioni giuste per qualsiasi progetto, ogni volta. Ma se volete fare un ulteriore passo avanti, iniziate a investire il vostro tempo in modo più produttivo nel processo di pianificazione, utilizzando un modello di ambito di lavoro per svolgere il lavoro più pesante quando si tratta di scrivere l'ambito di lavoro.
Come scrivere un ambito di lavoro
Dopo aver discusso le best practice di un ambito di lavoro, passiamo a come scriverlo. Ecco un elenco passo per passo di come scrivere un'offerta di lavoro:
- Definire il progetto: Iniziare definendo il progetto e i suoi obiettivi. Questo dovrebbe includere ciò che si sta cercando di ottenere, il motivo per cui si sta intraprendendo il progetto e i benefici che ne deriveranno.
- Elencare i deliverable: Fare un elenco di tutti i deliverable che saranno necessari per il progetto. Questo dovrebbe includere tutti i documenti, i rapporti, il software o altri elementi che saranno necessari.
- Determinare le attività e le tempistiche: Suddividere il progetto in attività più piccole e determinare la tempistica per ciascuna di esse. Questo dovrebbe includere le date di inizio e fine di ogni attività e la tempistica complessiva del progetto.
- Identificare le risorse: Identificare le risorse necessarie per il progetto, compresi il personale, le attrezzature e il budget.
- Definire gli standard di qualità: Delineare gli standard di qualità che dovranno essere rispettati per il progetto. Questo dovrebbe includere i requisiti per i test, il controllo di qualità e l'assicurazione di qualità.
- Definire le procedure di comunicazione: Definire le procedure che verranno utilizzate per la comunicazione durante il progetto. Questo dovrebbe delineare la frequenza della comunicazione, chi sarà coinvolto e quali metodi saranno utilizzati.
- Identificare i rischi: Identificare tutti i rischi potenziali che potrebbero avere un impatto sul progetto. Questo dovrebbe includere i rischi legati alle tempistiche, alle risorse, alla qualità e ad altri fattori.
- Definire i criteri di accettazione: Definire i criteri di accettazione che saranno utilizzati per valutare il successo del progetto. Questo dovrebbe includere metriche o misure specifiche che saranno utilizzate per determinare se il progetto è stato completato con successo.
- Rivedere e finalizzare: Rivedere l'ambito di lavoro con tutti gli stakeholder per assicurarsi che rifletta accuratamente il progettorequisiti del progetto. Una volta finalizzato, distribuire l'ambito di lavoro a tutti gli stakeholder e utilizzarlo come riferimento per tutta la durata del progetto.
Modelli di documento di ambito di lavoro
Volete standardizzare le vostre pratiche di pianificazione? Iniziate con un modello di gestione del progetto per accelerare il processo di definizione dell'ambito di lavoro. Come regola generale, il modello dell'ambito di lavoro dovrebbe avere almeno queste cinque sezioni per inserire le informazioni sul progetto:
- Un glossario per i termini rilevanti
- La dichiarazione del problema che il progetto sta risolvendo
- Obiettivi SMART gli obiettivi del progetto, i deliverable, i KPI e simili
- Necessità amministrative e approvazioni necessarie
- Un programma o una tempistica di progetto personalizzabile
Ma queste cinque sezioni sono il minimo indispensabile.
Con il giusto editor di documenti e modello, potrete anche collaborare al vostro ambito di lavoro insieme al team, personalizzare le impostazioni di condivisione e autorizzazione, collegare il documento ai vostri flussi di lavoro e altro ancora. 👀
Tutto questo è possibile con il programma per principianti Modello di ambito di lavoro di ClickUp -senza alcun costo.
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Questo modello dettagliato di ClickUp Doc è organizzato in sezioni chiaramente formattate, tra cui:
- Background e obiettivi del progetto
- Prodotti da consegnare
- Responsabilità dell'agenzia e del cliente
- Tempistica e tappe fondamentali
- Amministrazione
- Approvazioni
Inoltre, un'accurata pianificazione della gestione delle risorse e obiettivi del progetto . 🏆
L'indice appiccicoso facilita la navigazione nelle numerose sezioni di questo documento, mentre le tabelle precostituite mantengono le informazioni concise e facili da afferrare.
Definire e condividere le tappe fondamentali del progetto utilizzando il modello di Scope of Work di ClickUp
Il vantaggio principale di questo modello è che è stato creato utilizzando ClickUp Docs. Il rilevamento collaborativo in tempo reale e la cronologia delle versioni salvate automaticamente assicurano che tutti coloro che hanno accesso visualizzino sempre la versione più recente dell'ambito di lavoro. Inoltre, dato che il testo può essere convertito direttamente in attività ClickUp, i membri del team possono agire sulla piano di progetto dall'ambito di lavoro stesso.
Con le relazioni ClickUp, è semplice collegare attività e documenti dall'area di lavoro
Inoltre, le attività di ClickUp possono essere incorporate nei documenti insieme a set di dati provenienti da altri software, in modo da non perdere mai le informazioni necessarie sul progetto. Scarica questo modello
Cosa includere in un documento di portata del lavoro?
Diamo un'occhiata più da vicino agli elementi essenziali di un documento di documento di lavoro efficace e le migliori pratiche da adottare in vista del vostro prossimo progetto.
Risultati chiave
State fornendo un prodotto o un servizio? Fatelo sapere al team di progetto! Anche se vi sembra ovvio, tenere un registro di tutti i deliverable del progetto è utile per tenerli a portata di mano e consultarli in seguito. Inoltre, questo documento non è solo per il team di progetto, ma anche per attori chiave come gli stakeholder anche altri capi dipartimento e alti dirigenti potrebbero accedere a questo documento, rendendo il processo di comprensione del l'ambito del progetto critico.
Incorporazione di immagini, diagrammi o i media per il contesto e le immagini aggiuntive sono un ottimo modo per trasmettere i dettagli dei vostri prodotti. Soprattutto se il vostro team crea wireframe usando software di lavagna digitale o utilizza documenti di reportistica specifici per suddividere la struttura del lavoro, rendete queste informazioni il più possibile accessibili.
La possibilità di incorporare informazioni da altri strumenti è uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un editor di documenti dinamico per gestire i record dell'ambito di lavoro e le approvazioni degli stakeholder, SOP e altro ancora.
ClickUp Docs consente la formattazione ricca e i comandi di comandi slash per lavorare in modo più efficiente
In Documenti ClickUp è possibile incorporare praticamente qualsiasi cosa, comprese attività, tabelle, file multimediali, risorse di altri strumenti e altro ancora. Con Comandi Slash per scorciatoie da tastiera rapide, editing collaborativo dal vivo clickUp Docs è ideale per creare con facilità un documento di lavoro completo, con una formattazione ricca e una facile condivisione tramite URL.
La timeline del progetto
Il vostro linea temporale della gestione del progetto è il percorso dall'inizio alla fine dello sviluppo di un progetto. Questa sezione delinea le fasi che il vostro progetto attraverserà e dettaglia i risultati attesi lungo il percorso.
Per definire l'ambito di un progetto è necessario tracciare una linea temporale, ma si può costruire la linea temporale in vari modi. Grafici di Gantt , tabelle e diagrammi di flusso come mappe mentali sono altamente gestione visiva del progetto per creare la vostra timeline e assicurarvi che tutti i dettagli principali siano inclusi. Queste risorse sono eccellenti anche per identificare le relazioni e le dipendenze tra le attività, che renderanno il lavoro più semplice fase di esecuzione del progetto più efficiente in generale!
Visualizzare le tappe del progetto con la vista Gantt in ClickUp Vista Gantt in ClickUp consente di raggiungere facilmente questo livello di gestione del tempo, grazie a un'interfaccia intuitiva di trascinamento e rilascio per disegnare le relazioni tra le attività, visualizzare i colli di bottiglia e stabilire le priorità degli interventi. È possibile anche calcolare il percorso critico o tracciare le percentuali di avanzamento per avere una visione d'insieme di ciò che sta accadendo e di ciò che verrà.
Pietre miliari principali
Soprattutto per i progetti complessi, la sola tempistica può essere scoraggiante. In queste situazioni, può essere utile suddividere e definire una timeline più ampia in base alle scadenze principali, quando il progetto passa da una fase all'altra. Questi momenti importanti sono noti come pietre miliari del progetto .
Il raggiungimento di una pietra miliare del progetto è un'ottima occasione per riorganizzarsi, tornare sulla stessa pagina e rivalutare la direzione del progetto. È il momento perfetto per ricontattare gli stakeholder più importanti e assicurarsi che il progetto si stia sviluppando come previsto o discutere di eventuali problemi incontrati lungo il percorso.
Utilizzate la visualizzazione del diagramma di Gantt in ClickUp per pianificare le attività, tenere il passo con le milestone del progetto, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia. Modelli di milestone aiutano a eliminare alcune delle congetture legate all'identificazione delle milestone più significative di un progetto, garantendo al contempo che il team le utilizzi al meglio. In ClickUp, Pietre miliari sono rappresentate visivamente con un'icona a forma di diamante sulla timeline o sul diagramma di Gantt. Questo aiuta a identificare rapidamente i traguardi più importanti e può essere creato da qualsiasi Attività ClickUp .
Rapporti di avanzamento
I rapporti non sono un compito da svolgere una tantum. Approfondimenti affidabili e rapporti aggiornati sono elementi chiave di ogni buon documento di portata del lavoro, poiché molti manager e stakeholder vi faranno riferimento più volte nel corso del processo di gestione del progetto, non solo nella fase di pianificazione.
Anche in questo caso è meglio puntare su risorse più visive. Nessuno vuole perdere tempo a decifrare lunghe serie di dati o a fare clic su ulteriori ricerche. Riassumete i punti più importanti e i dati più importanti in un modo che sia facile da digerire.
Creare Dashboard personalizzate in ClickUp per ottenere una panoramica di alto livello di tutto il lavoro svolto Cruscotti in ClickUp eccellono su questo fronte. Scegliete tra oltre 50 widget per ottenere dati aggiornati sulle attività recenti del progetto, utilizzando grafici personalizzati, tracciamento dei progressi, calcoli, tabelle e persino altre applicazioni per creare dashboard pronti per la presentazione dei vostri progetti.
Esempi di ambito di lavoro
Per capire più concretamente come scrivere uno Scope of Work efficace, vediamo alcuni esempi reali. Questi esempi illustreranno come varie organizzazioni hanno implementato con successo i loro ambiti di lavoro, fornendovi spunti pratici e ispirazione per i vostri progetti.
1. Ambito di lavoro del team di sviluppo software
Progetto: Sviluppo di un'applicazione mobile
- Obiettivo: progettare esviluppare un'applicazione mobile di facile utilizzo per la consegna di generi alimentari con caratteristiche uniche come il monitoraggio in tempo reale e le opzioni di pagamento multiple.
- Scopo: L'applicazione deve essere compatibile con le piattaforme iOS e Android. Il progetto include il design UI/UX, lo sviluppo del backend, i test, la correzione dei bug e la distribuzione sui rispettivi app store.
- Timeline: Il progetto sarà completato in sei mesi, con tappe fondamentali stabilite per ogni fase di sviluppo.
- Deliverables: Un'applicazione mobile completamente funzionale, un rapporto di test, un manuale utente e il codice sorgente.
- Dipendenze: Approvazione tempestiva da parte degli stakeholder in ogni fase di sviluppo, disponibilità di risorse e accessibilità alle API di terze parti per i gateway di pagamento.
2. Ambito di lavoro del team marketing
Progetto: Lancio di un nuovo prodotto
- Obiettivo: Progettare ed eseguire una campagna di marketing completa per il lancio di una nuova linea di prodotti biologici per la cura della pelle.
- Ambito di applicazione: Il progetto comprende ricerche di mercato,analisi dei concorrenticreazione di materiali di marketing, promozione sui social media, PR e monitoraggio del successo della campagna.
- Timeline: Il progetto si svolgerà nell'arco di quattro mesi, con scadenze specifiche per ogni compito.
- Deliverables: Astrategia di marketing dettagliata, contenuti per la promozione (blog, post sui social media, comunicati stampa, ecc.) e una relazione finale che illustri l'impatto della campagna.
- Dipendenze: Feedback tempestivo e approvazione da parte delteam di prodotto e delle parti interessatecollaborazione con gli influencer e risposta del mercato.
3. Ambito di lavoro del team HR
Progetto: Programma di inserimento dei dipendenti
- Obiettivo: Sviluppare un programma di onboarding completo che aiuti i nuovi assunti a diventare rapidamente competenti nei loro ruoli e a sentirsi accolti nell'organizzazione.
- Scopo: Il progetto prevede la creazione di una lista di controllo per l'onboarding, lo sviluppo di materiale formativo, l'organizzazione di sessioni di orientamento e la raccolta di feedback.
- Timeline: Il progetto richiederà due mesi per essere completato, compresi i periodi di valutazione e revisione.
- Deliverables: Un manuale di onboarding, materiali di formazione e un rapporto di feedback.
- Dipendenze: Input e cooperazione tempestivi da parte dei diversi dipartimenti, disponibilità dei nuovi assunti, efeedback dei nuovi dipendenti.
Esempi di ambito di lavoro per altri casi d'uso
Per rendere questo processo ancora più semplice ed efficiente, abbiamo creato una serie di modelli pronti all'uso per diversi casi d'uso. Vediamo come questi modelli possono aiutarvi a definire l'ambito dei vostri progetti.
Appaltatori: Avere un ambito di lavoro è essenziale per gli appaltatori per definire i risultati attesi e la tempistica. Questo documento permette di capire cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto e come deve essere completato.
Marketing: I team di marketing devono avere un ambito di lavoro per garantire che i loro progetti siano completati nei tempi e con la qualità prevista. Questo documento delinea le fasi necessarie per completare un progetto dall'inizio alla fine, rendendo più facile per i membri del team rimanere in carreggiata.
Impostare l'ambito di lavoro in movimento
Avete scritto il vostro documento di lavoro, e ora?
Semplice: lo collegate al vostro flusso di lavoro nel vostro software di gestione del progetto per iniziare a eseguire i piani che avete tracciato.
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