Strategie per sviluppare un chiaro piano di gestione degli stakeholder

Ogni progetto ha dei soggetti interessati, ed è il modo in cui costruisci le relazioni con queste persone che può determinare il successo o il fallimento del tuo progetto. Relazioni solide aiutano a costruire fiducia e consentono al tuo team di utilizzare le proprie competenze per raggiungere gli obiettivi del progetto, mentre relazioni scadenti possono portare a conflitti e clienti insoddisfatti.

La gestione delle relazioni con gli stakeholder richiede tempo, lavoro richiesto e determinazione. Rendi l'intera esperienza più fluida con l'aiuto di un piano di gestione degli stakeholder.

In questa guida tratteremo le basi della gestione degli stakeholder, perché è importante e come creare il proprio piano di gestione degli stakeholder.

Entriamo nel dettaglio.

Che cos'è la gestione degli stakeholder nel project management?

Gli stakeholder sono le persone con cui (o per cui) lavori durante un progetto. Sono le persone fondamentali per l’esito positivo del progetto e quelle che devono essere tenute aggiornate sull’andamento del progetto durante tutto il suo svolgimento.

La gestione degli stakeholder è l'arte e il processo di costruire e mantenere una buona relazione con queste persone durante tutto il progetto, in modo da poter ottenere il miglior risultato possibile. 🏆

La gestione degli stakeholder di un progetto non consiste solo nel redigere un elenco di tutte le persone coinvolte nel progetto. Si tratta di un processo che prevede la classificazione e la definizione delle priorità degli stakeholder, nonché l'adattamento del modo di comunicare con ciascuno di essi.

Lo scopo è quello di creare un'esperienza fluida, efficiente ed efficace per gli stakeholder del progetto.

Tipi di stakeholder

Che cos'è uno stakeholder nel project management? Quando pensiamo agli stakeholder chiave, spesso pensiamo al client principale e ad altri beneficiari, ma in realtà l'elenco degli stakeholder di un progetto va ben oltre.

Uno stakeholder è chiunque sia direttamente o indirettamente interessato dal vostro progetto e chiunque abbia un forte interesse nel suo successo, come un investitore o un ente governativo. Ciò significa che nel vostro piano di project management potete avere stakeholder interni ed esterni.

Gli stakeholder sono spesso influenti, hanno un potere decisionale o un interesse finanziario nel progetto e ricoprono un ruolo unico all'interno del team di progetto, come il client principale o un partner essenziale. 🤝

I tipi più comuni di stakeholder di un progetto includono:

Questo elenco non è esaustivo. Potresti scoprire che nel tuo progetto ci sono stakeholder interni che ricoprono altri ruoli o hanno responsabilità specifiche. All'inizio di un progetto, dedica del tempo a identificare gli stakeholder da ogni angolazione, facendo attenzione a non tralasciare nessuno.

Perché è importante la gestione degli stakeholder?

I progetti hanno spesso molti stakeholder interni ed esterni e il monitoraggio di tutti e di tutto ciò che accade nel progetto stesso diventa rapidamente una sfida senza un buon metodo per gestire il tutto.

La gestione degli stakeholder è essenziale, poiché consente di organizzarsi, stabilire le priorità degli stakeholder e dare al proprio progetto le migliori possibilità di esito positivo. Una gestione efficace degli stakeholder aiuta a:

Per i motivi sopra indicati e altri ancora, gestire efficacemente gli stakeholder è fondamentale per l’esito positivo di un progetto. Senza un processo di gestione degli stakeholder, è quasi impossibile tenere aggiornate le persone giuste, al momento giusto, sui dettagli giusti.

Il modo migliore per farlo è con un piano strategico di gestione degli stakeholder. 📄

Come creare un piano di gestione degli stakeholder

Un buon piano strategico di gestione degli stakeholder fornisce il quadro necessario per gestire gli stakeholder nel modo più efficace possibile. Ecco un processo in sette passaggi per creare il proprio piano strategico, in modo da poter lavorare a più stretto contatto con gli stakeholder e mantenerli coinvolti nel proprio lavoro.

1. Identificare gli stakeholder

Prima di poter coinvolgere gli stakeholder, è necessario sapere chi sono. Il primo passaggio di qualsiasi piano con esito positivo è identificare gli stakeholder esterni o interni. 🕵️

Pensa all'ambito e agli obiettivi del tuo progetto e prendi nota di chiunque ti venga in mente come potenziale stakeholder. I project manager dovrebbero includere nell'elenco anche altre voci del pubblico, professionisti o enti, o partner coinvolti nelle metriche di successo complessive del progetto.

Nella fase di identificazione degli stakeholder, l'elenco non deve essere necessariamente molto dettagliato. Man mano che si procede con il processo, si classificheranno e si darà priorità agli stakeholder. In questa fase, l'obiettivo è semplicemente quello di creare un elenco iniziale.

2. Creare un database degli stakeholder

Una volta stilato l'elenco degli stakeholder del progetto, è possibile iniziare a delineare un quadro più dettagliato di chi sono e quali sono i loro ruoli e responsabilità. Questo è il momento ideale per iniziare a creare un elenco o un registro degli stakeholder, in modo da poterlo utilizzare in seguito per comunicare con loro e coinvolgerli.

Raccogli informazioni dettagliate sugli stakeholder, tra cui l'azienda o l'organizzazione per cui lavorano, il loro titolo, il loro ruolo all'interno del progetto, come contattarli ed eventuali note essenziali, come una relazione esistente o eventuali problemi noti. 📝

Utilizza il modello di elenco degli stakeholder di ClickUp per organizzare le informazioni sugli stakeholder in modo semplice e visivo. Il modello ti aiuta a distinguere facilmente tra stakeholder interni ed esterni, oppure a personalizzare le etichette per creare le tue categorie. Visualizza a colpo d'occhio il nome, il ruolo, i canali di comunicazione e i dettagli di contatto di uno stakeholder.

Questo modello è incredibilmente utile non solo per organizzare i dati, ma anche per i membri del team quando hanno bisogno di identificare rapidamente o contattare i project manager o i responsabili di progetto.

3. Classificate e date priorità ai vostri stakeholder

Sebbene dovremmo creare la migliore esperienza possibile per ogni stakeholder, non tutti gli stakeholder sono uguali. Gruppi di stakeholder diversi richiedono stili di gestione e comunicazione leggermente diversi, quindi è essenziale identificare chi è fondamentale.

Utilizza un processo di mappatura degli stakeholder per identificare quelli più importanti. Il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp ti aiuta a farlo in modo collaborativo con una griglia di potere/interesse di facile utilizzo.

Inserisci tutti i tuoi stakeholder nella griglia del modello di matrice in base alla loro posizione in termini di livello di potere (o livello di influenza) e livello di interesse. Questa strategia di analisi degli stakeholder ti consentirà di capire a quali gruppi devi prestare particolare attenzione e quali possono semplicemente essere tenuti informati sullo stato delle cose. 👀

Per gli stakeholder influenti e molto interessati (come gli sponsor del progetto e i clienti), gestiscili da vicino e mantienili soddisfatti e informati durante tutto il processo. Ma l'analisi degli stakeholder può anche aiutarti a individuare quelli meno interessati e meno influenti (come i gruppi comunitari o i membri del pubblico).

Queste persone potrebbero richiedere un livello di coinvolgimento ridotto e possono essere informate occasionalmente e monitorate con moderazione.

4. Sviluppare un piano di comunicazione con gli stakeholder

Dopo aver stabilito le priorità degli stakeholder, è necessario definire un piano su come comunicare e interagire con loro durante tutto il processo. È il momento di creare un piano strategico di comunicazione con gli stakeholder.

Considera tutti gli stakeholder coinvolti nel tuo progetto e pianifica un piano di comunicazione personalizzato per ciascuno di essi. Il tuo piano di comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder dovrebbe includere:

Nel tuo piano d'azione di comunicazione, potresti specificare che per il tuo client fornirai comunicazioni settimanali tramite Slack o email o tramite riunioni di progetto regolari. Per i membri della comunità, potresti inviare un aggiornamento mensile o trimestrale sul progetto tramite email. 📧

Creare un piano su misura per ogni gruppo di stakeholder può sembrare inizialmente un compito arduo, ma dedicare tempo e lavoro richiesto all'inizio rende più facile mantenere la responsabilità e la coerenza durante l'intero ciclo di vita del progetto.

5. Assegnare risorse al proprio piano

Avere un piano è ottimo, ma occorrono anche le risorse giuste per poterlo realizzare. Valuta quali risorse ti servono, quindi assegnale al tuo piano di progetto e ai membri del team di conseguenza.

Alcuni elementi del piano di comunicazione con gli stakeholder richiederanno più risorse di altri, ma per realizzarli sarà sempre necessario il tempo e l'energia di un membro del team. Altre risorse potenziali includono un budget per gli strumenti di comunicazione e progettazione, materiali stampati, eventi stampa, fotografia promozionale e altro ancora. 📷

Se già utilizzi ClickUp o stai pensando di farlo, sono disponibili numerosi modelli che ti aiuteranno nella gestione delle risorse. Utilizza il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per organizzare le richieste di risorse e ottenere una panoramica chiara di tutte le risorse concordate e assegnate.

6. Condividi il tuo piano con gli stakeholder

Una volta che sei soddisfatto del tuo piano di coinvolgimento e sei sicuro che sia realistico, è il momento della condivisione con i tuoi stakeholder. Questo potrebbe non sembrare un passaggio ovvio, ma è uno di quelli che può aiutare enormemente a gestire le aspettative degli stakeholder.

Condividi il tuo piano di comunicazione per un migliore coinvolgimento degli stakeholder, aiutandoli a comprendere il processo, la Sequenza delle comunicazioni e cosa possono aspettarsi. Considera il tuo piano come una roadmap che indica ai project manager come rimanere in contatto tra loro durante il progetto.

Se entrambe le parti sono a conoscenza del piano, è possibile gestire le aspettative e allo stesso tempo sentirsi motivati a mantenere la responsabilità e a rimanere sulla strada giusta.

Attraverso la condivisione del tuo piano e dei documenti di mappatura degli stakeholder, rendi anche più facile instaurare una relazione con loro. Coinvolgere gli stakeholder può essere difficile, soprattutto se sono molto impegnati, quindi essere aperti e trasparenti con loro fin dall'inizio può creare fiducia e un legame più forte che rende più facile lavorare insieme. 🤩

7. Monitorare e adattare il proprio piano

Anche i migliori piani relativi agli stakeholder possono cambiare, e anche il tuo dovrebbe cambiare a volte se stai gestendo correttamente gli stakeholder. Man mano che avanzi nel ciclo di vita del progetto, possono presentarsi nuove sfide e opportunità, quindi è perfettamente logico modificare il tuo piano per adattarlo alla situazione.

Lavora sulla gestione degli stakeholder e sulle relazioni con loro durante tutto il progetto. Verifica regolarmente che il tuo piano sia efficace. Potresti scoprire che gli aggiornamenti pianificati sono troppo frequenti e che questo sta causando il disimpegno degli stakeholder.

Potresti scoprire che i canali di comunicazione che hai scelto non sono in linea con il tuo piano di gestione degli stakeholder. Monitora in modo proattivo, in modo da poter apportare modifiche per migliorare. ⚒️

Suggerimenti per il piano di gestione degli stakeholder

Sapere di aver bisogno di un piano e capire il modo migliore per realizzarlo sono due cose diverse. Scopri come rendere ancora più efficace e con esito positivo il tuo piano di gestione degli stakeholder con questi cinque utili consigli.

1. Rendi il tuo piano più intuitivo per gli utenti

Il piano di gestione degli stakeholder non è solo un documento interno che funge da guida, ma anche uno strumento da condividere con l'intero team di progetto e, eventualmente, con gli stakeholder. Ciò significa che deve essere facile da comprendere, con un linguaggio chiaro e conciso.

Evita di usare un linguaggio troppo tecnico e ricorri a diagrammi, Sequenze, tabelle e immagini pertinenti per spezzare il testo e fornire elementi visivi utili, rendendo l'esperienza più intuitiva per gli utenti. ✨

2. Piano per gli imprevisti

Non è possibile pianificare ogni eventualità, ma è possibile anticipare alcuni dei problemi più probabili. Assicuratevi che il vostro piano includa una funzionalità di gestione dei rischi che tenga conto dei potenziali ostacoli e complicazioni, insieme a idee su come affrontarli. ⚒️

Potresti pianificare di pubblicare aggiornamenti secondo un calendario specifico, ma ritardi e ostacoli nel progetto possono causarne il rinvio. Considera i momenti in cui ciò potrebbe accadere e prevedi un margine di tempo nel tuo programma, in modo da non trovarti sempre un passo indietro se dovessi incontrare un problema.

3. Siate aperti e trasparenti

La trasparenza crea fiducia, ed è qualcosa che volete che i vostri stakeholder abbiano in voi in abbondanza. Siate aperti e trasparenti durante l'intero progetto, in modo da ottenere il sostegno dei principali stakeholder e la loro fiducia nel fatto che farete del vostro meglio.

Siate onesti riguardo a scadenze, tempistiche e attività cardine, in modo da poter gestire le aspettative. Ammettete i vostri errori e scusatevi per l'impatto che questi potrebbero aver avuto sugli altri. Assumetevi le vostre responsabilità e chiedete agli altri di fare lo stesso, e gestite il vostro progetto con trasparenza e fiducia per un piano di gestione degli stakeholder davvero efficace. 🤝

4. Siate disponibili nei confronti dei vostri stakeholder

Sebbene non sia necessario essere a disposizione degli stakeholder ogni minuto della giornata, è importante che questi ultimi sentano di avere una buona relazione con voi e che possano contattarvi in caso di domande. Stabilite fin dall'inizio chi sarà disponibile a discutere del progetto e quando, in modo da mantenere aperte e adeguate le linee di comunicazione. 📞

Assegnate a un membro del team il ruolo di referente per ciascuno dei vostri stakeholder chiave o, se state gestendo un progetto su larga scala, a una persona per ciascun gruppo di stakeholder. Fornite agli stakeholder i recapiti del membro del team responsabile e comunicate loro il modo migliore per rimanere in contatto tra un aggiornamento ufficiale e l'altro.

Costruire una comunicazione rassicurante offre loro un ulteriore modo per mantenerli coinvolti attraverso un piano di gestione degli stakeholder efficace.

5. Utilizzare strumenti che facilitino la gestione degli stakeholder

Gestire gli stakeholder e il resto del processo di progetto senza gli strumenti giusti può essere una sfida. Fortunatamente, abbiamo creato il miglior software di project management disponibile sul mercato: ClickUp.

ClickUp è il hub ideale per tutte le tue esigenze di project management. Organizza persone, risorse, budget e attività. Crea e monitora grafici di project management, sequenze, elenchi di cose da fare e dipendenze.

Riunitevi per un brainstorming o per risolvere problemi con le lavagne online e collaborate su Docs per creare la documentazione del progetto per l'intero team. Personalizzate la vostra dashboard e visualizzate lo stato del vostro progetto in un istante, consentendovi di lavorare in modo proattivo e strategico. ✨

Creare un approccio vincente alla gestione degli stakeholder

La gestione degli stakeholder è fondamentale per il processo di pianificazione del progetto, soprattutto se si lavora a un progetto grande o importante, che si protrae per un lungo periodo di tempo, o se il progetto coinvolge clienti con una grande priorità. Utilizzate questi suggerimenti per comprendere il processo e creare un piano di gestione degli stakeholder che mantenga tutti informati dall'inizio alla fine.

Se la realizzazione di progetti di successo è nell'elenco delle cose da fare, prendi in considerazione l'utilizzo di ClickUp come piattaforma di project management di riferimento. ClickUp non solo dispone di modelli specifici per aiutarti a semplificare il processo di gestione degli stakeholder, ma offre anche numerose funzionalità e modelli integrati per aiutarti in tutti gli aspetti della gestione dei progetti e della produttività.

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