Ogni progetto ha degli stakeholder, ed è il modo in cui si costruiscono le relazioni con queste persone che può fare o distruggere il progetto. Relazioni solide aiutano a creare fiducia e a mettere il team in condizione di utilizzare le proprie competenze per raggiungere gli obiettivi del progetto, mentre relazioni scadenti possono portare a conflitti e clienti insoddisfatti.
La gestione dei rapporti con gli stakeholder richiede tempo, impegno e intenzione. Rendete l'intera esperienza più fluida con l'aiuto di un piano di gestione degli stakeholder.
In questa guida, tratteremo le basi della gestione degli stakeholder, i motivi per cui è importante e come creare il vostro piano di gestione degli stakeholder.
Entriamo nel vivo.
Che cos'è la gestione degli stakeholder nel Project Management?
Utilizzate le lavagne ClickUp per assegnare compiti, etichettare le parti interessate come assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Gli stakeholder sono le persone con cui (o per cui) si lavora durante un progetto. Sono le persone che sono parte integrante del successo del progetto e che devono essere tenute aggiornate sull'andamento del progetto stesso.
La gestione degli stakeholder è l'arte e il processo di costruire e mantenere un buon rapporto con queste persone durante il progetto, in modo da ottenere il miglior risultato possibile. 🏆
La gestione degli stakeholder del progetto non consiste solo nel fare un elenco di tutti coloro che sono collegati al progetto. È un processo che prevede la categorizzazione e l'assegnazione di priorità agli stakeholder, nonché l'adattamento del modo di comunicare con ciascuno di essi.
Lo scopo è creare un'esperienza fluida, efficiente ed efficace per gli stakeholder del progetto.
Tipi di stakeholder
Che cos'è uno stakeholder nella gestione dei progetti? Quando pensiamo ai principali stakeholder, spesso pensiamo al cliente principale e a tutti gli altri beneficiari, ma in realtà l'elenco di stakeholder del progetto si estende ben oltre.
Uno stakeholder è chiunque abbia un impatto diretto o indiretto sul progetto e chiunque abbia un forte interesse nel suo successo, come un investitore o un'agenzia governativa. Ciò significa che nel vostro piano di gestione del progetto possono essere presenti stakeholder interni ed esterni.
Gli stakeholder sono spesso influenti, hanno un senso di potere decisionale o una partecipazione finanziaria nel progetto e rivestono un ruolo unico all'interno del team di progetto, come il cliente principale o un partner essenziale. 🤝
I tipi più comuni di stakeholder del progetto sono:
- Clienti
- Consulenti
- Agenzie governative
- Sponsor del progetto
- Investitori
- Rappresentanti eletti
- Membri del consiglio di amministrazione e dirigenti
- Proprietari di terreni o risorse
- Venditori e fornitori (consultare questimodelli di elenco dei fornitori)
- Appaltatori e subappaltatori
- Membri del team di progetto
- Utenti finali
- Membri della comunità
Questo elenco non è esaustivo. Potreste scoprire che nel vostro progetto ci sono stakeholder interni che occupano altri ruoli o hanno responsabilità uniche. All'inizio di un progetto, prendetevi il tempo necessario per identificare gli stakeholder da ogni punto di vista, facendo attenzione a non tralasciare nessuno.
Perché la gestione degli stakeholder è importante?
I progetti hanno spesso molti stakeholder interni ed esterni, e tenere traccia di tutti e di tutto ciò che accade nel progetto stesso diventa rapidamente una sfida senza un buon metodo per gestire il tutto.
La gestione degli stakeholder è essenziale, in quanto consente di organizzarsi, dare priorità agli stakeholder e offrire al progetto le migliori possibilità di successo. Una gestione efficace degli stakeholder vi aiuta a:
- Identificare gli stakeholder chiave e stabilire le priorità
- Costruire relazioni forti e di fiducia per un coinvolgimento efficace degli stakeholder
- Adattare l'approccio alle esigenze di ogni stakeholder
- Gestire gli ostacoli con il minor impatto potenziale
- Comunicare efficacemente con tutte le parti interessate durante il progetto
- Mantenere le parti interessate impegnate durante il ciclo di vita del progetto
- Farel'esecuzione del progetto più facile per tutti gli stakeholder coinvolti
- Lavorare meglio insieme per raggiungere gli obiettivi strategici ei risultati del progetto Per questi e altri motivi, la gestione efficace degli stakeholder è fondamentale per il successo di un progetto. Senza un processo di gestione degli stakeholder, è quasi impossibile tenere aggiornate le persone giuste, al momento giusto, sui dettagli giusti.
Il modo migliore per farlo è un piano strategico di gestione degli stakeholder. 📄
Come creare un piano di gestione delle parti interessate
Un buon piano strategico di gestione degli stakeholder vi fornisce il quadro di riferimento necessario per gestire gli stakeholder nel modo più efficace. Ecco un processo in sette fasi per costruire il vostro piano strategico, in modo da poter lavorare a stretto contatto con gli stakeholder e mantenerli coinvolti in ciò che state lavorando.
1. Identificare gli stakeholder
Prima di coinvolgere i vostri stakeholder, dovete sapere chi sono. Il primo passo per un piano di successo è l'identificazione degli stakeholder esterni o interni. 🕵️
Pensate al vostro progetto e gli obiettivi del progetto, e annotate chiunque vi venga in mente come potenziale stakeholder. I project manager dovrebbero includere anche qualsiasi voce dell'elenco precedente, oltre ad altri membri del pubblico, persone o enti professionali o partner che sono coinvolti nelle metriche di successo del progetto nel suo complesso.
Nella fase di identificazione degli stakeholder, l'elenco non deve essere super dettagliato. Man mano che si procede nel processo, gli stakeholder verranno classificati e classificati in ordine di priorità. In questo momento l'obiettivo è semplicemente quello di stilare un elenco iniziale.
2. Creare un database delle parti interessate
Tenere traccia degli stakeholder interni ed esterni in un elenco ClickUp
Una volta che avete un elenco di stakeholder del progetto, potete iniziare a formarvi un quadro più dettagliato di chi sono e quali sono i loro ruoli e responsabilità. Questo è il momento ideale per iniziare a costruire un elenco di stakeholder o un registro degli stakeholder, in modo da poterlo utilizzare per comunicare con loro e coinvolgerli in seguito.
Raccogliete i dettagli sui vostri stakeholder, tra cui l'azienda o l'organizzazione per cui lavorano, la loro qualifica, il loro ruolo all'interno del progetto, come contattarli e qualsiasi nota essenziale, come un rapporto esistente o eventuali problemi noti. 📝
Utilizzate il Modello di elenco degli stakeholder di ClickUp per organizzare le informazioni sugli stakeholder in modo semplice e visivo. Il modello vi aiuta a distinguere facilmente tra stakeholder interni e stakeholder esterni, oppure a personalizzare le etichette per creare le vostre categorie. È possibile visualizzare il nome, il ruolo, i canali di comunicazione e i dettagli di contatto di uno stakeholder in un colpo d'occhio.
Questo modello è incredibilmente utile non solo per l'organizzazione dei dati, ma anche per i membri del team che devono identificare o contattare rapidamente i project manager o i project leader.
3. Categorizzare e dare priorità agli stakeholder
Utilizzate il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp per tenere traccia di tutti i vostri stakeholder
Anche se dovremmo creare la migliore esperienza possibile per ogni stakeholder, non tutti gli stakeholder sono creati allo stesso modo. Gruppi di stakeholder diversi richiedono stili di gestione e di comunicazione leggermente diversi, per cui è essenziale identificare chi sono.
Utilizzate un processo di mappatura degli stakeholder per identificare i vostri interlocutori più importanti. Il Modello di analisi degli stakeholder di ClickUp vi aiuta a realizzare questa analisi in modo collaborativo con una griglia di potere/interesse di facile utilizzo.
Collocate tutti i vostri stakeholder sulla modello di matrice in base al loro livello di potere (o di influenza) e di interesse. Questo analisi degli stakeholder la strategia vi permetterà di capire a quali gruppi dovete prestare molta attenzione e quali possono essere semplicemente tenuti al corrente dei progressi. 👀
Per gli stakeholder ad alto potere e interesse (come gli sponsor del progetto e clienti), gestirli da vicino e mantenerli soddisfatti e informati per tutta la durata del progetto. Ma l'analisi degli stakeholder può anche aiutarvi a trovare gli stakeholder di scarso interesse e potere (come i gruppi della comunità o i membri del pubblico).
Queste persone possono richiedere un livello di impegno ridotto e possono essere tenute informate occasionalmente e monitorate in modo leggero.
4. Sviluppare un piano di comunicazione con gli stakeholder
Dopo aver stabilito le priorità degli stakeholder, è necessario un piano per comunicare e impegnarsi con loro durante il processo. È il momento di creare un piano strategico di comunicazione con gli stakeholder.
Considerate tutti gli stakeholder del vostro progetto e pianificate un piano personalizzato di sensibilizzazione per ciascuno di essi. Il piano di comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder deve riguardare:
- Gli obiettivi di comunicazione del progetto o di coinvolgimento degli stakeholder
- Metodi o canali di comunicazione
- Frequenza della comunicazione
- Stile e tono
- Risorse necessarie per l'esecuzione del piano di comunicazione
- Membri del team responsabili per ogni fase del piano di comunicazione
- Potenziali messaggi o prodotti di comunicazione nelle varie fasi del piano
Comunicate con il vostro team direttamente in un'attività, condividete altre attività e caricate file con i commenti in ClickUp!
Nel vostro piano d'azione per la comunicazione, potreste specificare che per il vostro cliente fornirete comunicazioni settimanali tramite Slack o via e-mail o attraverso riunioni periodiche del progetto. Per i membri della comunità, potreste inviare un aggiornamento mensile o trimestrale del progetto via e-mail. 📧
Costruire un piano su misura per ogni gruppo di stakeholder può sembrare all'inizio eccessivo, ma dedicare tempo e impegno all'inizio rende più facile mantenere la responsabilità e la coerenza durante l'intero ciclo di vita del progetto.
5. Assegnare risorse al piano
Utilizzare il modello di ClickUp Allocazione delle risorse Modello per tenere traccia dei materiali dell'organizzazione, dei membri del team e di altro ancora per ogni progetto
Avere un piano è ottimo, ma servono anche le risorse giuste per poterlo realizzare. Considerate quali sono le risorse di cui avete bisogno, quindi assegnatele al vostro progetto piano di progetto e i membri del team di conseguenza.
Alcuni elementi del vostro piano di comunicazione con gli stakeholder richiederanno più risorse di altri, ma avrete sempre bisogno del tempo e dell'energia di un membro del team per realizzarlo. Altre risorse potenziali includono un budget per strumenti di comunicazione e design, materiali stampati, eventi stampa, fotografie promozionali e altro ancora. 📷
Se utilizzate già ClickUp o state pensando di cambiare, ci sono molti modelli per aiutarvi nella gestione delle risorse. Utilizzate il Modello di allocazione delle risorse di ClickUp per organizzare le richieste di risorse e avere una chiara panoramica delle risorse concordate e assegnate.
6. Condividere il piano con le parti interessate
Una volta che siete soddisfatti del vostro piano di coinvolgimento e siete sicuri che sia realistico, è il momento di condividerlo con i vostri stakeholder. Questo potrebbe non sembrare un passo ovvio, ma è un passo che può aiutare enormemente a gestire le aspettative degli stakeholder.
Condividete il vostro piano di comunicazione per migliorare il coinvolgimento degli stakeholder, aiutandoli a comprendere il processo, la tempistica delle comunicazioni e ciò che possono aspettarsi di vedere. Considerate il vostro piano come una tabella di marcia per il modo in cui i project manager rimangono in contatto tra loro durante il progetto.
Visualizzare e gestire la roadmap dei prodotti in ClickUp Timeline View
Se entrambe le parti sono a conoscenza del piano, è possibile gestire le aspettative e allo stesso tempo sentirsi motivati a rimanere responsabili e in linea con i tempi.
Condividendo il piano e i documenti di mappatura degli stakeholder, è anche più facile costruire un rapporto con loro. Coinvolgere gli stakeholder può essere difficile, soprattutto se sono impegnati, quindi essere aperti e trasparenti con loro fin dall'inizio può creare fiducia e un legame più forte che rende più facile lavorare insieme. 🤩
7. Monitorare e adattare il piano
Anche i migliori piani per gli stakeholder possono cambiare, e il vostro dovrebbe cambiare a volte se state facendo bene la gestione degli stakeholder. Man mano che si procede nel ciclo di vita del progetto, possono comparire nuove sfide e opportunità, per cui ha perfettamente senso modificare il piano per adeguarlo.
Lavorate sulla gestione degli stakeholder e delle relazioni con loro durante tutto il progetto. Controllate regolarmente che il vostro piano sia efficace. Potreste scoprire che gli aggiornamenti pianificati avvengono troppo frequentemente, causando il disimpegno degli stakeholder.
Potreste scoprire che i canali di comunicazione scelti non sono in sintonia con il vostro piano di gestione degli stakeholder. Monitorate in modo proattivo, in modo da poter apportare modifiche in meglio. ⚒️
Suggerimenti per il piano di gestione degli stakeholder
Sapere che è necessario un piano e capire il modo migliore per realizzarlo sono due cose diverse. Scoprite come rendere un piano di gestione degli stakeholder ancora più efficace e di successo con questi cinque utili suggerimenti.
1. Rendere il piano più facile da usare
Il vostro piano di gestione degli stakeholder non è solo un documento interno che vi guida, ma che condividerete con l'intero team di progetto e forse anche con i vostri stakeholder. Ciò significa che deve essere facile da capire, con un linguaggio chiaro e conciso.
Evitate di essere troppo tecnici con le parole che usate e utilizzate diagrammi, linee temporali, tabelle e immagini pertinenti per spezzare il testo e fornire immagini utili, rendendo l'esperienza più facile da usare. ✨
2. Pianificare gli imprevisti
Non possiamo pianificare ogni eventualità, ma possiamo anticipare alcuni dei problemi più probabili. Assicuratevi che il vostro piano preveda un elemento di gestione del rischio che tenga conto di potenziali ostacoli e complicazioni, insieme a idee su come affrontarli. ⚒️
Potreste pianificare di rilasciare gli aggiornamenti secondo un calendario specifico, ma i ritardi del progetto e i blocchi stradali significano che questi possono essere ritardati. Considerate i momenti in cui questo potrebbe accadere e prevedete un po' di margine nel vostro programma, in modo da non essere sempre un passo indietro se incontrate un problema.
3. Siate aperti e trasparenti
La trasparenza crea fiducia, e questa è una cosa che volete che i vostri interlocutori abbiano in voi con abbondanza. Siate aperti e trasparenti durante l'intero progetto, in modo da ottenere il consenso dei principali stakeholder del progetto e la loro fiducia nel vostro lavoro.
Siate onesti riguardo alle scadenze, alle tempistiche e alle tappe fondamentali, in modo da poter gestire le aspettative. Ammettete di aver commesso un errore e scusatevi per l'eventuale impatto sugli altri. Rendere conto a se stessi e agli altri e gestite il vostro progetto con trasparenza e fiducia per un piano di gestione degli stakeholder davvero efficace. 🤝
4. Siate disponibili con i vostri stakeholder
Anche se non è necessario essere a disposizione dei vostri stakeholder ogni minuto della giornata, essi devono avere la sensazione di avere un buon rapporto con voi e di potervi contattare in caso di domande. Stabilite per tempo le aspettative su chi sarà disponibile per discutere del progetto e quando, in modo da mantenere le linee di comunicazione aperte e appropriate. 📞
Assegnate a un membro del team il ruolo di persona di riferimento per ciascuno dei principali stakeholder, o a qualcuno per ciascun gruppo di stakeholder se state gestendo un progetto su larga scala. Fornite agli stakeholder i dettagli di contatto del membro del team responsabile e comunicate loro il modo migliore per rimanere in contatto tra un aggiornamento ufficiale e l'altro.
Costruire la comunicazione rassicura gli stakeholder e vi dà un altro modo per tenerli impegnati attraverso un piano di gestione degli stakeholder efficace.
5. Utilizzare strumenti per facilitare la gestione degli stakeholder
La vista Timeline di ClickUp offre una visione a volo d'uccello delle risorse e delle attività
Gestire gli stakeholder e il resto del processo di progetto senza gli strumenti giusti può essere una sfida. Fortunatamente, abbiamo costruito il miglior software di gestione del progetto là fuori-ClickUp.
ClickUp è l'hub ideale per tutti i vostri gestione del progetto esigenze. Organizzare persone, risorse, budget e compiti. Creare e monitorare grafici di gestione del progetto , le tempistiche, gli elenchi di cose da fare e le dipendenze.
Riunitevi per un brainstorming o per la risoluzione di problemi con le lavagne e collaborate su Docs per creare documentazione di progetto per l'intero team. Personalizzate la vostra dashboard e visualizzate lo stato del progetto in un istante, consentendovi di lavorare in modo proattivo e strategico. ✨
Creare un approccio vincente alla gestione degli stakeholder
La gestione degli stakeholder è fondamentale per il processo di pianificazione del progetto, soprattutto se state lavorando a un progetto grande o importante, se si estende su un lungo periodo di tempo o se il vostro progetto coinvolge alcuni clienti ad alta priorità. Utilizzate questi suggerimenti per comprendere il processo e costruire un piano di gestione degli stakeholder che tenga tutti informati dall'inizio alla fine.
Se la gestione di progetti di successo è sulla vostra lista di cose da fare, prendete in considerazione l'utilizzo di ClickUp come piattaforma di gestione dei progetti. ClickUp non solo dispone di modelli specifici per aiutarvi a semplificare il processo di gestione degli stakeholder, ma offre anche numerose funzioni e modelli integrati per aiutarvi in tutte le aree della gestione dei progetti e della produttività.
Salite a bordo e provate ClickUp oggi stesso gratuitamente per vedere come potrebbe essere il vostro nuovo centro di produttività. 🤩