Dove inizia e dove finisce un progetto? Con uno sponsor di progetto.
Qualsiasi cosa, dalla costruzione del Golden Gate Bridge all'organizzazione di una festa di compleanno, può essere considerata un progetto. Qualunque sia la natura del progetto, esso coinvolge numerosi stakeholder durante tutto il suo ciclo di vita.
Tra tutti, riteniamo che il più importante sia lo sponsor del progetto. Vediamo perché.
Che cos'è uno sponsor di progetto?
Uno sponsor di progetto avvia il progetto e ne approva i risultati finali. Si tratta di uno stakeholder aziendale responsabile della pianificazione e della realizzazione di un progetto di successo. Spesso appartiene al team dirigenziale senior, con notevole influenza e autorità, anche se non ha alcuna responsabilità manageriale diretta sul progetto stesso.
Per un'organizzazione di servizi, uno sponsor di progetto può appartenere a un'entità esterna, in genere il client. Uno sponsor di progetto è interno a un'organizzazione di prodotto, talvolta noto come titolare del progetto.
Sponsor del progetto vs Project Manager
Poiché sia lo sponsor del progetto che il project manager ricoprono ruoli di leadership, spesso vengono confusi l'uno con l'altro. Chiariamo innanzitutto le differenze.
| Sponsor del progetto | Project manager |
| Dirigente senior dell'organizzazione | Responsabile del progetto, in genere con un livello gerarchico inferiore rispetto allo sponsor del progetto. |
| Può essere interno o esterno | Tipicamente interno all'organizzazione che realizza il progetto |
| Responsabile delle attività strategiche e dei risultati finali | Responsabile della gestione quotidiana del progetto |
| Avvia il progetto | Esegue il progetto |
| Approva il progetto | Approva le attività all'interno del progetto |
Sebbene lo sponsor del progetto differisca dal project manager in modo significativo, la loro collaborazione è fondamentale per l’esito positivo del progetto.
Uno sponsor definisce gli obiettivi e l'ambito del progetto, mentre un project manager lo esegue. Essi monitorano le metriche del progetto, come il time to market o la soddisfazione dei clienti.
D'altra parte, il project manager effettua il monitoraggio delle metriche a livello di progetto, come la produttività degli sviluppatori e la qualità del codice, che contribuiscono alle metriche aziendali di alto livello.
Uno sponsor approva il budget, la sequenza, ecc., ma è il project manager a decidere se sono necessarie risorse aggiuntive e a presentare le relative richieste.
Lo sponsor e il manager sono responsabili congiuntamente del project management del progetto. L'esito positivo del progetto richiede che lavorino insieme per comprendere le reciproche priorità.
Sponsor di progetto vs stakeholder di progetto
Il termine "stakeholder" è un termine generico utilizzato per indicare chiunque sia coinvolto nel progetto. Può trattarsi di un membro del team, un supervisore, un manager, un partner, un fornitore, un cliente, un'autorità governativa o qualsiasi intermediario.
In questo senso, uno sponsor di progetto è anche uno stakeholder del progetto. Tuttavia, non tutti gli stakeholder sono sponsor.
Ruoli di uno sponsor di progetto
Leadership aziendale
La sponsorizzazione di un progetto non si limita al semplice finanziamento. Lo sponsor del progetto funge da collegamento tra il mondo aziendale e quello tecnologico. Offre approfondimenti e indicazioni dal punto di vista aziendale. Guida il team esecutivo in merito al cliente, all'organizzazione, alla strategia aziendale e ai piani di commercializzazione.
Supponiamo che un'azienda di vendita al dettaglio si rivolga a un'azienda tecnologica per sviluppare una soluzione POS (point of sale). Lo sponsor del progetto, un dirigente senior dell'azienda di vendita al dettaglio, fornirà all'azienda tecnologica informazioni sugli utenti del prodotto, sul flusso di lavoro, sui requisiti di integrazione, ecc.
Sebbene non specifichino i requisiti tecnici, sono responsabili di garantire che il prodotto soddisfi le esigenze aziendali.
Facilitare il flusso di informazioni
Durante tutto il progetto, garantiscono un flusso continuo di informazioni tra le parti interessate. Mettono in contatto i membri del team con le risorse e gli esperti di cui hanno bisogno.
Ad esempio, potrebbero stabilire una connessione tra il team di ricerca sugli utenti e il pubblico di destinazione giusto per condurre sondaggi o monitorare il comportamento.
Supervisione del progetto
Uno sponsor di progetto è responsabile della definizione degli obiettivi e dell'identificazione delle metriche di successo. Una volta che il team di progetto presenta il piano, lo sponsor ne esamina l'ambito e ne approva l'avvio.
Di tanto in tanto, conducono revisioni e retrospettive con il team di progetto per assicurarsi che tutto proceda secondo i piani. Inoltre, eliminano attivamente gli ostacoli che si presentano lungo il percorso. Sono responsabili delle prestazioni del progetto.
Processo decisionale di alto livello
Gli sponsor prendono decisioni di alto livello sui budget e sulla direzione dei progetti. Sono inoltre responsabili dell'approvazione delle richieste importanti del team di progetto relative a risorse aggiuntive, estensioni delle scadenze, ecc.
I project manager possono creare alberi decisionali per aiutare gli sponsor a prendere decisioni importanti, delineando le implicazioni di tali decisioni.
Convalida finale
Uno sponsor di progetto ha l'autorità di approvare i risultati finali del progetto. Verifica se i risultati finali soddisfano i requisiti tecnici e aziendali. Un progetto necessita dell'approvazione dello sponsor per la chiusura del progetto e i pagamenti.
Molti di questi ruoli e responsabilità potrebbero sovrapporsi a quelli di un project manager o di qualsiasi altro stakeholder. Quindi, chiariamo prima le differenze.
L'importanza di avere uno sponsor del progetto
Il ruolo dello sponsor di un progetto non è così comune come quello del project manager. Considerando la natura strategica del ruolo dello sponsor di un progetto, spesso viene trascurato.
In alcuni casi, inoltre, tale ruolo è definito in modo poco chiaro. Il ruolo di sponsor di progetto viene affidato a un dirigente senior che ricopre già varie altre responsabilità. Ciò non fa che ostacolare l’esito positivo del progetto. Ecco perché.
Allineamento aziendale: che si tratti di sviluppare una tecnologia o di progettare un nuovo logo, gli sponsor del progetto sono fondamentali per garantire che il progetto soddisfi le esigenze aziendali.
Gestione delle relazioni: uno sponsor di progetto mantiene relazioni sane con le principali parti interessate, quali clienti, fornitori e autorità governative. Ciò consente una collaborazione efficace nel progetto.
Approvazioni e finanziamenti: sono responsabili dell'approvazione dei budget, dello sblocco dei fondi e della negoziazione di eventuali richieste aggiuntive.
Risoluzione dei conflitti: quando vi è una forte divergenza di opinioni, lo sponsor del progetto crea consenso e prende decisioni difficili. Ad esempio, se vi è ambiguità nella definizione di una funzionalità/funzione, causando confusione tra i team tecnici, lo sponsor del progetto contribuisce a chiarire la situazione. Lo sponsor svolge un ruolo cruciale nel garantire che il progetto non subisca rallentamenti.
Sostenere la causa: sostengono il progetto e il suo scopo presso la dirigenza senior e il consiglio di amministrazione, garantendo visibilità e coinvolgimento da parte degli stakeholder chiave. Si assicurano che il progetto ottenga il riconoscimento che merita.
Responsabilità di uno sponsor di progetto durante le varie fasi di un progetto
Ora che conosciamo il ruolo e lo scopo generale di uno sponsor di progetto, esaminiamo le sue responsabilità nelle varie fasi del progetto: avvio, piano, esecuzione e chiusura del progetto.
Avvio del progetto
Le responsabilità dello sponsor del progetto nell'avvio del progetto includono:
- Definizione degli obiettivi e dell'ambito del progetto
- Approvazione dello statuto del progetto
- Spiegazione dei requisiti aziendali e dei risultati attesi
- Trasferimento di informazioni di alto livello al team di progetto relative all'azienda e al cliente
A volte, nominano il project manager e lo guidano nell'assunzione e nell'inserimento dei membri del team.
Pianificazione del progetto
Una volta avviato il progetto, lo sponsor agisce come promotore del progetto. Non è più coinvolto nelle attività concrete, ma guida la fase del piano del progetto e ne cura l'esecuzione.
- Fornire gli input necessari per pianificare il progetto
- Definisci una linea di base per le metriche
- Assicurati che il piano del progetto sia in linea con il piano Business.
- Esamina le richieste e dai le approvazioni
Esecuzione del progetto
In questo caso, il ruolo dello sponsor del progetto è ancora più limitato. Tuttavia, lavora a stretto contatto con il project manager per garantire un'esecuzione senza intoppi.
- Monitorare lo stato di avanzamento di tanto in tanto
- Monitorare le metriche del progetto e fornire feedback
- Assicurati che il progetto proceda nella giusta direzione e al ritmo giusto.
- Valutare e approvare le richieste del team del progetto relative a risorse o budget aggiuntivi.
- Risolvere eventuali conflitti tra le parti interessate
Chiusura del progetto
Uno sponsor di progetto chiude il progetto. È responsabile di:
- Valutazione dei risultati del progetto rispetto ai requisiti aziendali
- Misurazione dei risultati dei progetti
- Approvazione della consegna
- Approvazione della chiusura formale del progetto e dei pagamenti
Modi per collaborare efficacemente con gli sponsor dei progetti
Ogni project manager lavora regolarmente con gli sponsor, almeno una volta al mese, se non una volta alla settimana. Tuttavia, la loro relazione non è semplice.
Il project manager collabora con lo sponsor del progetto nella condivisione delle informazioni, nella comprensione dei requisiti aziendali e nella risoluzione dei problemi. Il ruolo degli sponsor di progetto è quello di preparare il project manager all'esito positivo.
Tuttavia, gli sponsor di progetto sono dirigenti senior con più autorità rispetto al manager. Il project manager presenta i progressi, i risultati e i dati per la revisione. Il project manager riferisce allo sponsor in questa veste, anche se non si tratta di una relazione manager-subordinato.
Gestire questa relazione può essere complesso. Ecco alcuni modi in cui i project manager possono collaborare efficacemente con gli sponsor di progetto.
Organizza il progetto
Innanzitutto, lo sponsor del progetto ha bisogno di visibilità. Deve sapere come verrà eseguito il progetto. Utilizza un software completo per il project management come ClickUp per organizzare il progetto. Con ClickUp puoi:
- Suddividi il progetto in attività e sottoattività
- Scrivi delle descrizioni per ogni attività per chiarire i requisiti ai membri del tuo team; lo sponsor può convalidarle, se necessario.
- Imposta le date di inizio e fine per ogni attività
- Includi priorità, dipendenze e tag
Se sei un'agenzia indipendente o un libero professionista, il tuo cliente sarà probabilmente lo sponsor del progetto. In questi casi, prova un software di project management per piccole imprese per organizzarti al meglio.
Presentate i vostri piani
Utilizza ClickUp per effettuare la previsione dei requisiti del progetto. Quindi, presenta i tuoi piani allo sponsor del progetto e ottieni la sua approvazione. Una volta impostato il progetto su ClickUp, utilizza la vista Gantt per visualizzarlo nel tempo.
Utilizza ClickUp Lavagna online per spiegare argomenti complessi. Utilizza ClickUp Mappe mentali per creare percorsi logici e illustrare i flussi di lavoro.
Consolidare le risorse
Uno sponsor di progetto si aspetta che le conoscenze che ha condiviso con il project manager e il team iniziale vengano trasferite con attenzione a ogni membro del team/stakeholder. Per garantire ciò:
- Pubblica la carta del progetto su ClickUp Docs.
- Imposta gli obiettivi del progetto come obiettivi ClickUp e collega le attività in modo che tutti possano accedervi.
Facilitare la comunicazione
Nessun sponsor di progetto vuole che le informazioni vadano perse. Utilizza il project management di ClickUp per creare trasparenza e chiarezza nella comunicazione.
- Consenti allo sponsor di accedere all'area di lavoro di ClickUp per una visibilità completa.
- Utilizza i commenti sotto ogni attività per discutere i problemi contestualmente.
- Assegna degli elementi da intraprendere allo sponsor quando hai bisogno di chiarimenti su qualsiasi aspetto.
- Utilizza la vista Chat di ClickUp per collaborare in tempo reale.
Attiva le notifiche sull'app o via email in modo che lo sponsor del progetto non perda mai un aggiornamento.
Rafforzare la documentazione relativa al project management
Ogni sponsor di progetto ama una buona documentazione. Utilizza ClickUp Docs per scrivere una documentazione ben formattata per ogni funzionalità/funzione. Collegala alle attività, così non la perderai mai nel mucchio.
Automatizza la reportistica
Tieni informato il tuo sponsor del progetto sullo stato del tuo progetto anche prima che te lo chieda. Utilizza i dashboard di ClickUp per la reportistica in tempo reale con report relativi a:
- Stato di avanzamento del progetto rispetto agli obiettivi
- Grafici burn up e burn down
- Monitoraggio del tempo vs. stime
- Identificazione dei colli di bottiglia nei flussi di lavoro
- Carico di lavoro e allocazione delle risorse
Se il tuo sponsor di progetto richiede report specifici, crea grafici personalizzati per qualsiasi esigenza direttamente dal tuo strumento di project management.
A seconda di quanto sia coinvolto lo sponsor del progetto, potrebbe essere necessario fornirgli aggiornamenti regolari con dettagli più o meno specifici. Personalizza la granularità e la frequenza degli aggiornamenti con ClickUp. Concedi al suo account ospite l'accesso per modificare autonomamente gli aggiornamenti.
Collabora senza intoppi con il tuo sponsor di progetto grazie a ClickUp
Uno sponsor di progetto ti accompagnerà dall'inizio alla fine. Usa ClickUp per avviare il progetto con fiducia, eseguirlo in modo efficiente e concluderlo con orgoglio.
In genere, i project manager dedicano ogni mese una quantità eccessiva di tempo alla redazione di rapporti per gli sponsor dei progetti. Elimina il lavoro duplicato. Gestisci efficacemente i progetti e collabora con lo sponsor in un unico posto, su ClickUp!
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