Che cos'è uno sponsor di progetto? Ruoli e responsabilità degli sponsor di progetto

Da dove inizia e dove finisce un progetto? Con uno sponsor del progetto.

Qualsiasi cosa, dalla costruzione del Golden Gate Bridge all'organizzazione di una festa di compleanno, può essere considerata un progetto. Qualunque sia la natura del progetto, esso coinvolge numerose parti interessate durante il suo ciclo di vita.

Tra tutti, il più importante è lo sponsor del progetto. Vediamo come.

Che cos'è uno sponsor di progetto?

Lo sponsor del progetto dà il via al progetto e approva il progetto stesso i materiali da consegnare . È uno stakeholder aziendale responsabile del piano e della realizzazione di un progetto di successo. Spesso appartengono al team della leadership senior, con influenza e autorevolezza significative, anche se non hanno responsabilità manageriali dirette sul progetto stesso.

Per un'organizzazione di servizi, lo sponsor del progetto potrebbe appartenere a un'entità esterna, in genere il client. Lo sponsor di un progetto è interno a un'organizzazione di prodotto, talvolta noto come titolare del progetto.

Sponsor di progetto vs Project Manager

Poiché sia lo sponsor che il project manager sono ruoli di leadership, spesso vengono confusi l'uno con l'altro. Chiariamo innanzitutto le differenze.

Differenza tra sponsor di progetto e project manager

Sebbene lo sponsor del progetto si differenzi dal project manager in modi diversi, la loro collaborazione è fondamentale per l'esito positivo del progetto.

Lo sponsor definisce gli obiettivi e l'ambito del progetto, mentre il project manager lo esegue. Monitorano le metriche del progetto come il time to market o la soddisfazione del cliente.

D'altro canto, il project manager monitora le metriche a livello di progetto, come la produttività degli sviluppatori e la qualità del codice, che contribuiscono alle metriche aziendali di alto livello.

Lo sponsor approva il budget, la Sequenza e così via, ma il project manager decide se ha bisogno di risorse aggiuntive e le richiede.

Insieme, sponsor e manager sono responsabili del project management. Per l'esito positivo di un progetto è necessario che lavorino insieme per comprendere le priorità di ciascuno.

Sponsor del progetto vs Stakeholder del progetto

stakeholder" è un termine generico usato per indicare chiunque sia coinvolto nel progetto. Può trattarsi di un membro del team, di un supervisore, di un manager, di un partner, di un venditore, di un cliente, di un autore o di qualsiasi altro intermediario.

In questo senso, lo sponsor di un progetto è anche uno stakeholder del progetto . Tuttavia, non tutti gli stakeholder sono sponsor.

Ruoli di uno sponsor di progetto

Leadership aziendale

La sponsorizzazione di un progetto va oltre il semplice pagamento. Lo sponsor del progetto funge da collegamento tra business e tecnologia. Offre spunti e indicazioni dal punto di vista aziendale. Guida il team di esecuzione in merito al cliente, all'organizzazione, alla strategia aziendale e ai piani go-to-market.

Supponiamo che un'azienda di vendita al dettaglio si rivolga a un'azienda tecnologica per sviluppare una soluzione per il punto vendita (POS). Lo sponsor del progetto, un dirigente dell'azienda di vendita al dettaglio, informerà l'azienda tecnologica sugli utenti del prodotto, sul flusso di lavoro, sui requisiti di integrazione, ecc.

Anche se non specifica i requisiti tecnici, è responsabile di garantire che il prodotto soddisfi le esigenze aziendali.

Abilitazione del flusso di informazioni

ClickUp Documenti per gestire piani di ricerca e sondaggi sugli utenti

Durante il progetto, assicurano un flusso continuo di informazioni tra le parti interessate. Mettono in connessione i membri del team con le risorse e gli esperti di cui hanno bisogno.

Ad esempio, possono mettere in contatto il team di ricerca sugli utenti con il giusto traguardo per condurre sondaggi o monitorare il comportamento.

Supervisione del progetto

Lo sponsor del progetto è responsabile dell'impostazione degli oggetti e dell'identificazione delle metriche di esito positivo. Una volta che il team del progetto torna con il piano, rivede l'ambito e approva il kick-off.

Di tanto in tanto, conduce revisioni e retrospettive con il team del progetto per assicurarsi che rimanga in linea con il monitoraggio. Inoltre, eliminano attivamente gli ostacoli lungo il percorso. Sono account delle prestazioni del progetto.

Processo decisionale di alto livello

Lavagna online per fare brainstorming sull'albero decisionale

Prendono decisioni di alto livello sui budget e sulla direzione del progetto. Sono anche responsabili dell'approvazione di richieste importanti da parte del team del progetto per risorse aggiuntive, estensioni delle scadenze, ecc.

I project manager possono costruire alberi decisionali per aiutare gli sponsor a prendere decisioni importanti, delineandone le implicazioni.

Convalida finale

Lo sponsor di un progetto ha l'autorevolezza di approvare i risultati del progetto . Verificano se la deliverable soddisfa i requisiti tecnici e aziendali. Un progetto ha bisogno dell'approvazione dello sponsor per la chiusura del progetto e per i pagamenti.

Molti di questi ruoli e responsabilità potrebbero sovrapporsi a quelli del project manager o di qualsiasi altro stakeholder. Quindi, chiariamo innanzitutto le differenze.

Importanza di avere uno sponsor di progetto

Il ruolo di uno sponsor di progetto non è comunemente visto come quello di un project manager. Considerando la natura strategica del ruolo dello sponsor di progetto, spesso viene trascurato.

In alcuni casi, è anche poco definito. Il ruolo di sponsor del progetto viene sovrapposto a quello di un leader senior che ha già diverse altre responsabilità. Questo non fa che ostacolare l'esito positivo del progetto. Ecco come.

Allineamento aziendale: Che si tratti di costruire una tecnologia o di disegnare un nuovo logo, gli sponsor di progetto sono importanti per garantire che il progetto risponda alle esigenze aziendali.

Gestione delle relazioni: Uno sponsor di progetto mantiene relazioni sane con le principali parti interessate, come il client, i fornitori e gli autori. Consentono un'efficace collaborazione sul progetto .

Approvazioni e finanziamenti: Sono responsabili dell'approvazione dei budget, dello sblocco dei fondi e della negoziazione di eventuali richieste aggiuntive.

Risoluzione dei conflitti: Quando c'è una divergenza di opinioni di alto livello, lo sponsor del progetto costruisce il consenso e prende decisioni difficili. Ad esempio, se c'è ambiguità nella definizione di una funzionalità, con conseguente confusione tra i team tecnici, lo sponsor del progetto aiuta a fare chiarezza. Hanno un ruolo cruciale nel garantire che il progetto non si blocchi.

Promuovere la causa: Si fanno paladini del progetto e del suo scopo presso la dirigenza e il consiglio di amministrazione, garantendo visibilità e impegno da parte delle principali parti interessate. Assicurano che il progetto riceva il riconoscimento che merita.

Responsabilità di uno sponsor di progetto nelle varie fasi di un progetto

Ora che conosciamo il ruolo e lo scopo generale di uno sponsor di progetto, analizziamo le sue responsabilità nelle varie fasi del progetto: Avvio, piano, esecuzione e chiusura del progetto .

Avvio del progetto

Le responsabilità dello sponsor del progetto nell'avviare il progetto includono:

• Definiregli oggetti del progetto e l'ambito del progetto
• Firmare la carta del progetto
• Spiegare i requisiti aziendali e i risultati attesi
• Trasferire al team del progetto informazioni di alto livello sull'azienda e sul cliente

A volte, nominano il project manager e lo guidano nell'assunzione e nell'inserimento dei membri del team.

Piano del progetto

Fornisce allo sponsor del progetto una visualizzazione chiara e organizzata del piano di progetto

Una volta avviato il progetto, lo sponsor agisce come campione del progetto. Non è più coinvolto nelle attività più importanti. Guida il progetto piano del progetto fase di progettazione e guidarlo fino all'esecuzione.

• Fornire gli input necessari per pianificare il progetto
• Impostazione della linea di base per le metriche
• Assicurare che il piano del progetto sia in linea con il piano aziendale
• Esaminare le richieste e dare le approvazioni

Esecuzione del progetto

In questo caso, il ruolo dello sponsor del progetto è ancora più limitato. Tuttavia, lavora a stretto contatto con il project manager per garantire un'esecuzione regolare.

• Monitorare lo stato di avanzamento di tanto in tanto
• Monitorare le metriche del progetto e fornire un feedback
• Assicurarsi che il progetto si stia muovendo nella giusta direzione e al giusto ritmo
• Valutare e approvare le richieste del team di progetto per risorse o budget aggiuntivi
• Risolvere eventuali conflitti tra le parti interessate

Chiusura del progetto

Lo sponsor del progetto chiude il progetto. È responsabile di:

• Valutare i risultati del progetto rispetto ai requisiti aziendali
• Misurare i risultati del progetto
• Firmare la consegna
• Approvazione della chiusura formale del progetto e dei pagamenti

Modi per lavorare in modo efficace con gli sponsor del progetto

Ogni project manager lavora regolarmente con gli sponsor, almeno mensilmente, se non settimanalmente. Tuttavia, la loro relazione non è semplice.

Il project manager collabora con lo sponsor del progetto per la condivisione delle informazioni, la comprensione dei requisiti aziendali e la risoluzione dei problemi. Il ruolo degli sponsor di progetto è quello di preparare il project manager all'esito positivo.

Tuttavia, gli sponsor del progetto sono leader di alto livello con maggiore autorevolezza rispetto al manager. Il project manager presenta lo stato di avanzamento, i risultati e i dati per la revisione. Il project manager riferisce allo sponsor in questa capacità, anche se non si tratta di una relazione manager-subordinato.

La navigazione in questa relazione può essere complessa. Ecco come i project manager possono lavorare efficacemente con gli sponsor del progetto.

Organizzare il progetto

Creare attività e sottoattività con ClickUp

Innanzitutto, lo sponsor del progetto ha bisogno di visibilità. Deve sapere come verrà eseguito il progetto. Utilizzate un programma completo di software per il project management come ClickUp per organizzare il progetto. Con ClickUp è possibile:

• Suddividere il progetto in attività e sottoattività
• Scrivere le descrizioni di ogni attività per chiarire i requisiti ai membri del team; lo sponsor può convalidare, se necessario
• Impostare date di inizio e di fine per ogni attività
• Includere priorità, dipendenze e tag

Se siete un'agenzia indipendente o un freelance, è probabile che il vostro client sia lo sponsor del progetto. In questi casi, provate a software di project management per piccole aziende per organizzarsi.

Presentate i vostri piani

Utilizzate ClickUp per prevedere i requisiti del progetto . Presentate quindi i piani allo sponsor del progetto e ottenete la sua approvazione. Una volta impostato il progetto su ClickUp, utilizzate la vista Gantt per visualizzarlo nel tempo.

Usate la Lavagna online di ClickUp per spiegare argomenti complessi. Utilizzate le mappe mentali di ClickUp per creare percorsi logici e dimostrare i flussi di lavoro.

Consolidare le risorse

Lo sponsor del progetto si aspetta che le conoscenze condivise con il project manager e con il team iniziale siano trasferite con cura a tutti i membri del team/stakeholder. Per garantire ciò:

• Inserite il documento del progetto su ClickUp Docs
• Impostare gli oggetti del progetto comeObiettivi di ClickUp e connettere le attività in modo che tutti vi possano accedere

Facilitare la comunicazione

Nessuno sponsor del progetto vuole che le informazioni si disperdano. Utilizzate ClickUp project management per creare trasparenza e chiarezza di comunicazione.

• Consentite allo sponsor di accedere all'area di lavoro di ClickUp per completare la visibilità
• Utilizzate i commenti sotto ogni attività per discutere i problemi in modo contestuale
• Assegnate elementi di azione allo sponsor quando avete bisogno di chiarimenti su qualcosa
• Utilizzate il fileClickUp Chattare per collaborare in tempo reale

Attivate le notifiche sull'app o via email, in modo che lo sponsor del progetto non si perda mai un aggiornamento.

Rafforzare la documentazione del project management

Ogni sponsor di progetto ama una buona documentazione. Utilizzate Documenti ClickUp per scrivere una documentazione ben formattata per ogni funzionalità/funzione. Collegatele alle attività, in modo da non perderle mai nel pagliaio.

Automazione della reportistica

ClickUp Dashboard per la reportistica

Tenete informato il vostro sponsor del progetto sullo stato di avanzamento anche prima che ve lo chieda. Utilizzate le dashboard di ClickUp per la reportistica in tempo reale con rapporti per:

• Stato del progetto rispetto agli obiettivi
• Grafici di burn up e burn down
• Durata stimata rispetto a quella prevista
• Identificazione dei colli di bottiglia nei flussi di lavoro
• Carico di lavoro e allocazione delle risorse

Se lo sponsor del progetto richiede reportistica specifica, è possibile creare grafici personalizzati per qualsiasi esigenza direttamente all'interno del proprio strumento di project management.

A seconda della dipendenza dello sponsor del progetto, è possibile che abbia bisogno di aggiornamenti regolari di vari dettagli. Con ClickUp è possibile personalizzare la granularità e la frequenza degli aggiornamenti, consentendo agli account degli ospiti di regolare da soli gli aggiornamenti.

Collaborare senza problemi con lo sponsor del progetto con ClickUp

Lo sponsor del progetto vi accompagna dall'inizio alla fine. Utilizzate ClickUp per iniziare il progetto con fiducia, eseguirlo in modo efficiente e concluderlo con orgoglio.

In genere, i project manager passano una quantità smodata di tempo a redigere reportistica per gli sponsor del progetto ogni mese. Eliminate i lavori doppi. Gestite efficacemente i progetti e collaborate con gli sponsor in un unico luogo, su ClickUp! Provate gratis ClickUp ora.