Immaginate di partire per una giornata in spiaggia e di essere sorpresi da una tempesta inaspettata.
Non sarebbe stato utile conoscere il meteo in anticipo?
Allo stesso modo, quando si intraprendono nuovi progetti, avere una previsione chiara dei potenziali risultati può fare la differenza tra l'esito positivo e quello negativo. È qui che entra in gioco la scienza della previsione dei progetti.
Proprio come i meteorologi usano dati e modelli per prevedere il tempo, i project manager usano strumenti di previsione dei progetti per anticipare il futuro delle loro attività. La comprensione dei risultati previsti non solo aiuta a pianificare in modo efficiente, ma sviluppa anche strategie proattive per affrontare le incertezze che inevitabilmente si presentano.
La previsione dei progetti non significa avere una sfera di cristallo per vedere il futuro. Si tratta invece di dotare voi stessi o il vostro team di progetto delle conoscenze e degli strumenti giusti per adattarsi e prosperare in mezzo all'ignoto.
Approfondiamo quindi questa affascinante scienza e scopriamo come potrebbe essere la vostra arma segreta per l'esito positivo dei progetti.
Che cos'è la previsione dei progetti?
Il project forecasting, o project management forecasting, è quando si fanno previsioni o ipotesi su ciò che probabilmente accadrà sulla base di dati, conoscenze e competenze. State prevedendo i potenziali risultati del vostro progetto.
Ci sono tre elementi principali da considerare nella previsione del project management:
- Durata
- Costo
- Qualità
Analizziamo queste aree di previsione del progetto in modo più dettagliato.
Durata
Il primo fattore da considerare è la durata del progetto, ovvero quanto tempo ci vorrà. Sapere quanto potrebbe durare un progetto significa poter pianificare le risorse in modo efficace. Inoltre, è possibile fornire al client o al referente interno una buona stima di quando il progetto sarà completato. ⌚
Rendete più facile la comprensione della sequenza temporale del progetto con un diagramma di rete, il grafico Gantt di ClickUp o un altro metodo
Scoprite quanto dovrebbe durare il progetto in base alle iterazioni precedenti, alle vostre conoscenze, all'esperienza condivisa o chiedendo agli altri membri del team. Da lì, suddividete il progetto in elementi più piccoli o gruppi di attività, in modo da poter monitorare e gestire il tempo in modo più efficace e creare un'accurata tabella di marcia sequenza del progetto .
Un ottimo modo per farlo è utilizzare uno strumento di project management dedicato. Questo vi aiuta a capire a che punto siete con l'esito positivo del progetto che avete implementato.
Costo del progetto
Una volta stabilita un'idea approssimativa della durata dell'attività o del progetto, è necessario pensare al costo. Essere in grado di prevedere con precisione il costo di un progetto significa poterlo preventivare in modo più efficace ed evitare di dover tornare dal vostro client per chiedere fondi extra o di subire il colpo e incidere sulla vostra redditività. 💰
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Considerate tutte le risorse di cui il progetto ha bisogno e i loro costi reali. Questo include dipendenti, appaltatori, materiali e strumenti. Utilizzate i dati storici in vostro possesso per costruire un budget accurato bilancio del progetto e poi monitorare le spese per mantenere i costi il più vicino possibile al budget previsto.
Qualità
L'ultima area da considerare è la qualità. Tutti noi vogliamo che ogni progetto che completiamo sia al meglio delle nostre capacità, ma a volte vincoli come i tempi, il budget o le risorse ci impongono di fare degli aggiustamenti.
Comprendere la probabile qualità del vostro progetto finale vi permette di essere trasparenti con i client circa le vostre priorità nell'obiettivo finale di raggiungere l'esito positivo del progetto. ✔️
I project manager devono capire se si tratta di un progetto in cui la qualità deve essere preservata a tutti i costi o se invece è necessario risparmiare sui materiali o sugli appaltatori per dare la priorità al completamento del progetto entro una scadenza rigorosa.
Da fare, è necessario avere una buona idea della varietà di materiali e risorse a cui si può accedere, del loro costo e di quando saranno disponibili.
Importanza della previsione del progetto nel project management
La previsione del progetto vi dà un'idea più chiara delle sfide che potreste incontrare lungo il percorso, in modo da poter pianificare in anticipo e rendere possibile la realizzazione di un progetto di successo nei tempi e nei costi previsti.
Gli altri vantaggi dell'uso di metodi di previsione nel project management includono:
- Maggiore chiarezza per i membri del team, gli appaltatori e i client
- Previsione di diversi risultati potenziali in base a punti decisionali chiave
- Considerare il potenzialerischi del progetto e di adottare passaggi per ridurli
- Essere in grado di costruire il miglior team possibile
- Pianificare le potenziali sfide o gli ostacoli sulla base delle esperienze passate
- Rispondere rapidamente e con fiducia a problemi inaspettati
- Chiudere i progetti più vicini a quelli inizialiprogetto iniziale* Aumentare la possibilità che il progetto rispetti le scadenze e sia considerato un esito positivo
Il modello di Scope of Work di ClickUp vi aiuta a delineare tutti i dettagli di un progetto
La previsione del project management può richiedere tempo, ma ne vale la pena. Senza una previsione del progetto (o di più previsioni) non avete idea di quanto tempo potrebbe volerci, di quali risorse avrete bisogno o di quale potrebbe essere il risultato finale.
Con una previsione accurata, il team e il cliente finale hanno una visione chiara dei requisiti e dei risultati previsti.
Esempio di previsione nel project management nella pratica
Comprendere l'importanza della previsione dei progetti e sapere come metterla in pratica sono due cose diverse. Ecco un esempio di project management forecasting in azione per farvi capire cosa comporta.
Un client si è rivolto alla vostra azienda e vi ha chiesto di lavorare a un nuovo progetto di costruzione commerciale. Avete già lavorato insieme in passato, quindi sapete che per loro la qualità di un progetto è molto importante e che sono felici di investire più budget per avere il miglior team possibile. 👷
Costruire il vostro piano di previsione
Dopo aver raccolto tutte le informazioni di base per stabilire la vostra controllo del progetto si dovrà costruire la previsione del progetto.
Da fare, considerate:
- Cosa comporta il progetto: Chiedete al vostro client un brief approfondito e lavorate a una strategia che risponda a tutte le sue esigenze, compresa l'indagine di potenziali siti, la raccomandazione di materiali ecologici e la gestione degli appaltatori in loco
- **Quali membri del team assegnerete al progetto? Cercate di assegnare il project manager e il team preferiti dal vostro cliente, se possibile, e integrateli con le vostre persone migliori per attività o ruoli specifici.
- Quanto tempo richiederà ogni passaggio del progetto: Suddividete il progetto in sezioni e utilizzate le competenze del vostro team per prevedere quanto tempo richiederà ciascuna di esse. Utilizzate questo dato per costruire unadel progetto che vi permetta di visualizzare chiaramente l'intero processo.
- Quale dovrebbe essere il vostro budget: Sulla base di quanto sopra, discutete con il client il budget del progetto e i costi probabili. Presentate al cliente le potenziali opzioni di prezzo e chiedetegli di accettare un budget prefissato, con una franchigia per eventuali spese eccessive
Impostare un chiaro ordine di operazioni aggiungendo dipendenze "di blocco" o "di attesa" tra le attività e mantenere il team in carreggiata per sapere su cosa lavorare per primo
Non si tratta di tutti i passaggi necessari per gestire con successo un progetto, ma è quello che serve per creare una previsione accurata del progetto. Una volta completata la previsione, è possibile condividerla con il client per creare un processo più trasparente.
10 dei migliori consigli per la previsione dei progetti per i team di progetto
Utilizzate questi consigli di esperti in previsioni di project management la prossima volta che avete bisogno di capire il percorso da seguire per un progetto.
1. Impostazione degli obiettivi del progetto
Nell'ambito del processo di pianificazione del progetto, stabilite obiettivi SMART. Create obiettivi di risultato del progetto che siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo. Non solo gli obiettivi saranno più mirati, ma saprete anche in base a quali metriche monitorarli.
Tracciate i vostri obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizzate automaticamente e in modo dettagliato lo stato di avanzamento
Utilizzate una app per il monitoraggio degli obiettivi come Obiettivi ClickUp per impostare, assegnare, monitorare e festeggiare il raggiungimento degli oggetti. Una volta che avete obiettivi specifici, potete usarli per guidare il processo di previsione del progetto. Sapere che si vuole realizzare X entro la data Y consente di lavorare a ritroso per costruire un calendario realistico, quindi stimare la probabile disponibilità di risorse e i costi. 🎯
2. Esaminare i dati storici
Per una previsione accurata dei progetti, l'ideale è utilizzare dati reali sui progetti. Il posto migliore per trovarli è nascosto nel vostro precedente lavoro su progetti simili o attraverso i dati che l'azienda possiede in generale su risorse, attività o costi.
Con i dati giusti, le previsioni diventano immediatamente più accurate. Se si tratta di un progetto completamente nuovo, potreste non avere molti dati da utilizzare per le vostre previsioni. In questo caso, cercate di raccogliere informazioni da altri team o dai risultati di altri progetti nella vostra nicchia. 📈
3. Creare più previsioni
Si è tentati di fornire un'unica vera previsione che si possa sostenere con tutto il cuore. In realtà, spesso non è così, e fare previsioni multiple è un ottimo modo per dimostrare la propria competenza.
Create previsioni multiple che considerino diversi risultati possibili, con stime di costi, risultati, tempi e team di progetto leggermente diversi, in base a ciò che è disponibile. Avere più di una potenziale strada da percorrere vi offre delle opzioni quando incontrate un ostacolo e mostra ai client che credete che ci sia più di una strada per un esito positivo. 📊
4. Monitoraggio del tempo
Per poter offrire una Sequenza realistica per i vostri progetti, dovete innanzitutto capire quanto tempo richiede ogni attività. Questo è un passaggio cruciale nella previsione dei progetti.
Utilizzare Monitoraggio del tempo di ClickUp per i progetti per visualizzare con precisione la durata effettiva di ogni attività o progetto. Monitorate il vostro tempo, impostate stime e visualizzate report che evidenziano come i membri del vostro team impiegano il loro tempo.
Monitoraggio del tempo, impostazione di stime, aggiunta di note e visualizzazione di reportistica da qualsiasi luogo con il timer globale di ClickUp
Se desiderate aumentare la produttività del vostro team, affidatevi a tecniche di gestione del tempo e utilizzare il nostro modelli di gestione del tempo per ridurre le perdite di tempo e lavorare in modo più efficace. ⏰
5. Lasciare il tempo necessario per le attività in eccesso
Sebbene il monitoraggio del tempo vi permetta di visualizzare la durata effettiva di ogni attività, non potete basare ogni decisione sul fatto che ogni iterazione di quell'attività richieda lo stesso tempo. Invece, nella durata del progetto, prevedete del tempo per le attività che superano il tempo previsto.
Concedere al team un po' di spazio significa che può lavorare a un ritmo costante e fare del suo meglio, senza la pressione di dover completare ogni attività come se non ci fosse nient'altro nell'elenco delle cose da fare. Questo tempo in più significa anche che è più probabile che il team riesca a rispettare il monitoraggio del tempo previsto per il progetto e che possa riferire ai client uno stato di "puntualità". ✅
6. Diventate esperti nella gestione delle risorse
È difficile pianificare le risorse del progetto se non si ha una buona conoscenza della gestione delle persone e delle risorse. È necessario comprendere la disponibilità delle risorse, i costi, la programmazione e il project management per creare le previsioni più accurate.
L'allocazione e la previsione delle risorse è una parte chiave della gestione del progetto gestione delle risorse quindi è un'abilità che vale la pena di sviluppare. Una volta che si è in grado di considerare i punti di forza, le competenze, gli orari, le potenziali vacanze o i periodi di burnout dei membri del team, è possibile costruire previsioni che riflettano il vero impatto di ogni talento unico del team.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/clickup-calendar-view-1400x971.png Visualizzazione del Calendario di ClickUp /$$$img/
Utilizzate la visualizzazione del Calendario di ClickUp per visualizzare le vostre attività per settimana e per mese
Utilizzare Visualizzazione del Calendario di ClickUp per visualizzare a colpo d'occhio la disponibilità e il carico di lavoro del team. Costruite solide previsioni in base alla loro disponibilità e visualizzate le attività del progetto, le sequenze e i potenziali spazi inutilizzati in una settimana o in un mese. 📅
7. Rivedere le previsioni dei primi progetti
Le previsioni del progetto non sono incise nella pietra, anzi, è saggio rivederle man mano che il progetto procede oltre le fasi iniziali. Controllare le previsioni per l'intera durata del progetto significa poter agire in modo proattivo se ci si accorge che si sta andando fuori rotta.
Individuate facilmente i punti critici del progetto con le attività cardine di ClickUp e utilizzate le icone a forma di diamante in grassetto per tenere tutti concentrati sui traguardi chiave
Inserite le attività cardine nel vostro processo di previsione e concordate di controllare i punti chiave per monitorare lo stato di avanzamento. Decidete se il vostro percorso attuale è ancora in linea con la vostra previsione più probabile o se ha iniziato a virare verso un altro. 📝
8. Condividere la previsione del progetto con altri
Avere una consapevolezza interna dei probabili risultati del progetto e dei percorsi da seguire è sempre utile, ma l'impatto ancora maggiore è la condivisione con gli altri. Non tenete segrete le vostre previsioni di progetto; condividetele con i vostri stakeholder e con il team di progetto in generale come parte del vostro progetto reportistica del progetto in modo che sappiano cosa sta succedendo.
Creare in modo collaborativo le relazioni sui progetti in ClickUp Docs e condividerle con gli stakeholder interni ed esterni
Come in tutte le aree del project management, l'apertura e la trasparenza migliorano il team e la collaborazione la comunicazione con il cliente e fiducia. Condividete le vostre previsioni e i vostri pronostici con gli stakeholder, in modo che si sentano più sicuri della vostra capacità non solo di fornire risultati, ma anche di monitorare i cambiamenti e di intervenire quando necessario. 🙌
9. Usare gli strumenti di previsione dei progetti
Ogni team forte ha bisogno di un'efficace software per il project management per migliorare le loro capacità e semplificare le attività legate alla gestione di progetti dall'esito positivo. Investite in un software che non solo vi permetta di project management, ma anche di previsione, come ClickUp.
ClickUp è ricco di funzionalità/funzioni pensate per i team di progetto e per le previsioni. Utilizzo Le attività di ClickUp per gestire l'elenco delle cose da fare e le attività del progetto, e per seguire l'intero progetto dall'inizio alla fine con ClickUp Project Management .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/Time-Estimate\\_Adding-time-estimates-in-a-task.gif Previsione del progetto: monitoraggio delle stime di durata nelle attività di ClickUp /$$$img/
Visualizzate e monitorate facilmente le stime della durata stimata nelle attività di ClickUp per una migliore gestione delle risorse
Impostazione delle aspettative e comprensione del tempo necessario per ogni attività con Stime della durata stimata con ClickUp . Utilizzate una modello di gestione del programma o il Modello di pianificazione del progetto di ClickUp per costruire una sequenza temporale visiva per monitorare lo stato di avanzamento. Rimanete in contatto con i membri del team in tempo reale con ClickUp Chat e utilizzare ClickUp Dashboard per visualizzare lo stato di avanzamento di più progetti contemporaneamente. ⚒️
10. Valutare l'accuratezza delle previsioni
Al completamento del progetto, è buona norma confrontare i risultati effettivi con le stime iniziali. Questo fornisce al team e agli stakeholder un utile punto di riferimento e di confronto e consente di identificare le opportunità di miglioramento delle previsioni o dei flussi di lavoro per il futuro.
Valutare le prestazioni del progetto e confrontarle con le previsioni. Stabilite se avete raggiunto gli obiettivi, se la Sequenza è slittata e se avete rispettato il budget stabilito.
Utilizzate questi nuovi dati per snellire i flussi di lavoro, introducendo efficienza dei processi e migliorare l'accuratezza delle vostre previsioni future. 👀
Migliorare l'esito positivo del progetto con le tecniche di previsione del Project Management
Previsioni di progetto accurate consentono al vostro team di lavorare al meglio senza inutili pressioni e ai vostri client e stakeholder di capire cosa succederà durante la Sequenza del progetto. Utilizzate i suggerimenti di cui sopra per migliorare il vostro approccio alle previsioni del project management, in modo da poter fornire previsioni per i progetti futuri che siano accurate, basate sui dati e strategiche.
Se siete alla ricerca di uno strumento che non solo faciliti la previsione dei progetti, ma che sia anche in grado di ottimizzare l'intero processo di project management, vi invitiamo a consultare il nostro sito web, provate gratuitamente ClickUp . La nostra piattaforma offre ai team di progetto una combinazione imbattibile di funzionalità/funzione per la gestione di progetti, attività e risorse. ✨