Che cos'è il Project Forecasting nel Project Management?

Immagina di partire per una giornata al mare e di essere sorpreso da un temporale inaspettato.

Non sarebbe stato utile conoscere in anticipo le condizioni meteorologiche?

Allo stesso modo, quando si intraprendono nuovi progetti, avere una previsione chiara dei potenziali risultati può fare la differenza tra un esito positivo e uno negativo. È qui che entra in gioco la scienza della previsione dei progetti.

Proprio come i meteorologi utilizzano dati e modelli per prevedere il tempo, i project manager utilizzano strumenti di previsione dei progetti per anticipare il futuro delle loro attività. Comprendere questi risultati previsti non solo aiuta a pianificare in modo efficiente, ma consente anche di sviluppare strategie proattive per affrontare le inevitabili incertezze che possono sorgere.

La previsione dei progetti non significa avere una sfera di cristallo per vedere il futuro. Significa invece dotare te stesso o il tuo team di progetto delle conoscenze e degli strumenti giusti per adattarsi e prosperare nell'incertezza.

Approfondiamo quindi questa affascinante scienza e scopriamo come potrebbe diventare la tua arma segreta per un esito positivo dei tuoi progetti.

Che cos'è la previsione di progetto?

La previsione di progetto, o previsione di project management, consiste nel formulare previsioni o ipotesi su ciò che potrebbe accadere sulla base di dati, conoscenze e competenze. Si tratta di prevedere i potenziali risultati del proprio progetto.

Ci sono tre elementi principali da considerare nelle previsioni di project management:

Esaminiamo questi aspetti della previsione dei progetti in modo più dettagliato.

Durata

Il primo fattore da considerare è la durata del progetto, ovvero quanto tempo richiederà. Sapere quanto tempo potrebbe richiedere un progetto significa poter pianificare le risorse in modo efficace. Inoltre, potrai fornire al tuo cliente o al tuo referente interno una stima attendibile della data in cui il progetto sarà completato. ⌚

Calcola la durata prevista del progetto sulla base delle iterazioni precedenti, delle tue conoscenze, delle competenze di condivisione o chiedendo agli altri membri del team. Da lì, suddividi il progetto in elementi o gruppi di attività più piccoli in modo da poter monitorare e gestire il tempo in modo più efficace e creare una sequenza accurata per il progetto.

Un ottimo modo da fare è utilizzare uno strumento dedicato al project management. Questo vi aiuterà a capire a che punto siete rispetto all'esito positivo complessivo del progetto che avete inizialmente implementato.

Costo del progetto

Una volta stabilita una stima approssimativa della durata dell'attività o del progetto, è necessario pensare ai costi. Essere in grado di effettuare una previsione precisa dei costi di un progetto significa poter pianificare il budget in modo più efficace ed evitare di dover chiedere ulteriori fondi al client o subire perdite che incidono sulla redditività. 💰

Considera tutte le risorse necessarie al tuo progetto e i loro costi reali. Ciò include dipendenti, appaltatori, materiali e strumenti. Utilizza i dati storici a tua disposizione per elaborare un budget accurato per il progetto, quindi monitora le spese per mantenere i costi il più possibile vicini al budget di previsione.

Qualità

L'ultimo aspetto da considerare è la qualità. Tutti noi desideriamo che ogni progetto che completiamo sia il migliore possibile, ma a volte vincoli quali tempistiche, budget o risorse ci costringono ad apportare modifiche.

Comprendere la qualità probabile del progetto finale ti consente di essere trasparente con i clienti riguardo alle tue priorità nell'obiettivo finale di raggiungere l'esito positivo del progetto. ✔️

I project manager devono valutare se si tratta di un progetto in cui la qualità deve essere preservata a tutti i costi o se invece è necessario risparmiare sui materiali o sugli appaltatori per dare priorità al completamento del progetto entro una scadenza rigorosa.

Da fare, dovrai avere un'idea chiara della varietà di materiali e risorse a cui puoi accedere, dei loro costi e della loro disponibilità.

L'importanza delle previsioni di progetto nel project management

Le previsioni di progetto ti offrono un'idea più chiara delle sfide che potresti dover affrontare lungo il percorso, consentendoti di pianificare in anticipo e realizzare un progetto con esito positivo nei tempi e nei limiti di budget previsti.

Altri vantaggi derivanti dall'utilizzo dei metodi di previsione nella project management includono:

Le previsioni relative al project management possono richiedere tempo prezioso, ma ne vale sicuramente la pena. Senza una previsione (o più previsioni) relative al progetto, non è possibile avere un'idea della durata, delle risorse necessarie o del risultato finale.

Grazie a previsioni accurate, il tuo team e il tuo cliente finale avranno una visione chiara dei requisiti e dei risultati attesi.

Esempio pratico di previsione nella gestione dei progetti di project management

Comprendere l'importanza delle previsioni di progetto e sapere come metterle in pratica sono due cose diverse. Ecco un esempio di previsioni di project management in azione, così potrai capire di cosa si tratta.

Un cliente ha contattato la tua azienda e ti ha chiesto di lavorare con lui a un nuovo progetto di edilizia commerciale. Avete già lavorato insieme in passato, quindi sai che per lui la qualità di un progetto è molto importante e che è disposto a investire un budget maggiore per avere il miglior team possibile. 👷

Creare il tuo piano di previsione

Dopo aver raccolto tutte le informazioni di base per stabilire i controlli del progetto, dovrai elaborare la previsione del progetto.

Da fare, considera quanto segue:

Non si tratta di tutti i passaggi necessari per gestire con successo un progetto, ma è ciò di cui hai bisogno per creare una previsione accurata. Una volta completata la previsione, puoi condividerla con il tuo client per creare un processo più trasparente.

I 10 migliori consigli per la previsione dei progetti per i team di progetto

Utilizza questi consigli di esperti nel project management la prossima volta che avrai bisogno di effettuare una previsione del percorso da seguire per un progetto.

1. Stabilisci gli obiettivi del progetto

Come parte del processo di pianificazione del progetto, stabilisci obiettivi SMART. Crea obiettivi di risultato specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo. Non solo i tuoi obiettivi saranno più mirati, ma saprai anche quali metriche utilizzare per monitorarli.

Utilizza un'app per il monitoraggio degli obiettivi come ClickUp Goals per impostare, assegnare, monitorare e festeggiare il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Una volta definiti gli obiettivi specifici, puoi utilizzarli per guidare il processo di previsione del progetto. Sapere che vuoi raggiungere X entro la data Y ti consente di lavorare a ritroso per costruire un calendario realistico, quindi stimare la probabile disponibilità di risorse e i costi. 🎯

2. Esamina i dati storici

Per una previsione accurata del progetto, l'ideale è utilizzare dati reali relativi al progetto. Il posto migliore dove trovarli è nascosto nei tuoi lavori precedenti su progetti simili o nei dati che l'azienda in generale detiene su risorse, attività o costi.

Con i dati giusti, le tue previsioni diventeranno immediatamente più accurate. Se si tratta di un progetto completamente nuovo, potresti non disporre di molti dati da utilizzare per le tue previsioni. In tal caso, verifica se è possibile raccogliere informazioni da altri team o dai risultati di altri progetti nel tuo settore. 📈

3. Crea più previsioni

È allettante voler fornire un'unica previsione attendibile in cui credere con tutto il cuore. In realtà, spesso non è così, e fornire più previsioni è in realtà un ottimo modo per dimostrare la tua competenza.

Crea più previsioni che tengano conto dei diversi risultati possibili con stime dei costi, risultati finali, tempistiche e team di progetto leggermente diversi in base a ciò che è disponibile. Avere più di una possibile strada da seguire ti offre diverse opzioni quando incontri un ostacolo e dimostra ai clienti che credi che ci sia più di un modo per ottenere un esito positivo. 📊

4. Tieni traccia del tempo impiegato

Per poter offrire una tempistica realistica per i tuoi progetti, devi prima capire quanto tempo richiede ogni attività. Questo è un passaggio fondamentale nella previsione dei progetti.

Utilizza la funzionalità di monitoraggio del tempo per progetto di ClickUp per ottenere una visione accurata della durata effettiva di ogni attività o attività del progetto. Tieni traccia del tempo, imposta stime e visualizza report che evidenziano come i membri del tuo team impiegano il loro tempo.

Se desideri aumentare la produttività del tuo team, sfrutta le tecniche di gestione del tempo e utilizza i nostri modelli di gestione del tempo per ridurre gli sprechi e lavorare in modo più efficace. ⏰

5. Prevedi del tempo per eventuali ritardi nelle attività

Sebbene il monitoraggio del tempo ti permetta di visualizzare la durata effettiva di ciascuna attività, non puoi basare ogni decisione sul fatto che ogni iterazione di tale attività richieda lo stesso tempo. Prevedi invece nella durata del tuo progetto un margine di tempo per le attività che potrebbero richiedere più tempo del previsto.

Dare al tuo team un po' di respiro significa consentirgli di lavorare a un ritmo costante e dare il meglio di sé, senza la pressione di dover completare ogni attività come se non ci fosse nient'altro nell'elenco delle cose da fare. Questo tempo in più significa anche che avrai maggiori possibilità di rispettare la tempistica del progetto e potrai comunicare ai tuoi clienti che sei "in linea con i tempi". ✅

6. Diventa un esperto nella gestione delle risorse

È difficile pianificare le risorse di un progetto se non si ha una buona padronanza della gestione delle persone e delle risorse. Per creare previsioni di progetto accurate è necessario comprendere la disponibilità delle risorse, i costi, la pianificazione e la gestione delle persone.

L'allocazione e la previsione delle risorse sono una parte fondamentale della gestione delle risorse, quindi è una competenza che vale la pena sviluppare. Una volta che sarai in grado di valutare i punti di forza, le competenze, i programmi, le potenziali ferie o i periodi di burnout dei membri del tuo team, potrai elaborare previsioni che riflettono il vero impatto di ogni singolo talento del tuo team.

Utilizza la vista Calendario di ClickUp per visualizzare a colpo d'occhio la disponibilità e il carico di lavoro del tuo team. Crea programmi di previsione affidabili in base alla loro disponibilità e visualizza le attività del progetto, le sequenze e lo spazio potenzialmente inutilizzato in una vista settimanale o mensile. 📅

7. Rivedi le tue previsioni iniziali sul progetto

Le previsioni di progetto non sono immutabili: è infatti consigliabile rivederle man mano che il progetto procede oltre le fasi iniziali. Verificare le previsioni durante l'intero progetto significa poter agire in modo proattivo se si nota che si sta deviando dalla rotta.

Inserisci delle attività cardine nel tuo processo di previsione e concorda di effettuare controlli in momenti chiave per monitorare lo stato. Decidi se il tuo percorso attuale è ancora in linea con la tua previsione più probabile o se ha iniziato a deviare verso un'altra direzione. 📝

8. Condividi le tue previsioni di progetto con gli altri

Avere una consapevolezza interna dei probabili risultati del progetto e delle strade da seguire è sempre utile, ma ciò che ha un impatto ancora maggiore è la condivisione di questa consapevolezza con gli altri. Non tenere segrete le previsioni del progetto: condividile con gli stakeholder e con il team di progetto più ampio come parte della reportistica sul progetto, in modo che tutti siano al corrente di ciò che sta accadendo.

Come in tutti gli ambiti del project management, l'apertura e la trasparenza migliorano la comunicazione e la fiducia tra il team e il client. Condividi le tue previsioni e proiezioni con le parti interessate, in modo che abbiano maggiore fiducia nella tua capacità non solo di realizzare il progetto, ma anche di monitorare i cambiamenti e intervenire quando necessario. 🙌

9. Utilizza strumenti di previsione dei progetti

Ogni team forte ha bisogno di un software di project management efficace per migliorare le proprie competenze e semplificare le attività necessarie per portare a termine con successo i progetti. Investi in un software che non solo ti consenta di gestire i progetti, ma anche di effettuare previsioni sull'andamento dei progetti, come ClickUp.

ClickUp è ricco di funzionalità progettate pensando ai team di progetto e alle previsioni. Utilizza ClickUp Tasks per gestire la tua lista di cose da fare e le attività del progetto, e gestisci l'intero progetto dall'inizio alla fine con ClickUp Project Management.

Definisci le aspettative e comprendi la durata stimata di ogni attività con le stime temporali di ClickUp. Utilizza un modello di project management o il modello di pianificazione del progetto di ClickUp per creare una timeline visiva che ti consenta di monitorare lo stato dei tuoi progressi. Rimani in contatto con i membri del team in tempo reale con ClickUp Chat e utilizza i dashboard di ClickUp per visualizzare lo stato dei tuoi progressi su più progetti contemporaneamente. ⚒️

10. Valuta l'accuratezza delle tue previsioni

Al completamento del progetto, è buona norma confrontare i risultati effettivi con le stime iniziali. Ciò fornisce al tuo team e alle parti interessate un utile punto di riferimento e di confronto e ti consente di identificare opportunità per migliorare le tue previsioni o i tuoi flussi di lavoro per il futuro.

Valuta le prestazioni del tuo progetto e confrontale con le previsioni stimate. Verifica se hai raggiunto i tuoi obiettivi, se hai rispettato le tempistiche e se hai rispettato il budget stabilito.

Utilizza questi nuovi dati per ottimizzare i flussi di lavoro, introdurre efficienze di processo e migliorare l'accuratezza delle tue previsioni future. 👀

Migliora l'esito positivo dei tuoi progetti con le tecniche di previsione nel project management

Previsioni accurate sui progetti consentono al tuo team di lavorare al meglio senza pressioni inutili e ai tuoi clienti e stakeholder di comprendere cosa potrebbe accadere durante l'intera sequenza del progetto. Utilizza i suggerimenti sopra riportati per migliorare il tuo approccio alle previsioni nella gestione dei progetti, in modo da poter fornire previsioni accurate, supportate da dati e strategiche per i progetti futuri.

Se stai cercando uno strumento che non solo semplifichi la previsione dei progetti, ma che possa anche ottimizzare l'intero processo di project management, prova ClickUp gratis. La nostra piattaforma offre ai team di progetto una combinazione imbattibile di funzionalità per la gestione di progetti, attività e risorse. ✨