La gestione dei programmi richiede un alto livello di competenza in materia di comunicazione, pianificazione ed esecuzione. Anche se sei un asso e riesci a fare tutto da solo, avere un supporto sotto forma di modelli ti aiuterà a risparmiare tempo e lavoro richiesto, così potrai concentrarti sul successo della tua organizzazione e meno sulle attività che possono essere automatizzate.
Qui ti mostreremo come i modelli di gestione dei programmi possono renderti più efficiente e cosa cercare in questi strumenti. Condivideremo anche alcuni dei nostri modelli preferiti di piani di gestione dei programmi per iniziare. ?
Iniziamo a semplificare il lavoro richiesto per la gestione dei progetti, che ne dici?
Che cos'è un modello di gestione dei programmi?
La gestione dei programmi è simile al project management, con alcune differenze fondamentali. Nel project management, ci si concentra sulla produzione di risultati più piccoli da un progetto specifico. Nella gestione dei programmi, si gestiscono decine di progetti interconnessi e complessi che compongono un sistema più ampio.
L'obiettivo di un piano di gestione dei programmi è fornire supporto all'organizzazione o all'azienda attraverso molteplici canali. Questi ruoli richiedono un livello più elevato di leadership, coordinamento e comunicazione.
È qui che entrano in gioco gli strumenti di project management come i modelli. Un modello di project management è uno strumento che semplifica i vari passaggi della gestione di progetti interconnessi. Può aiutarti a creare piani di progetto individuali, identificare le interdipendenze dei progetti e creare road map per la pianificazione dei progetti.
Alcuni modelli possono anche aiutarti a effettuare il monitoraggio del processo del programma, redigere proposte di programma e condurre audit delle procedure esistenti. ✅
Cosa rende efficace un modello di gestione dei programmi?
Sei pronto a utilizzare un modello di gestione dei programmi per semplificare la pianificazione dei tuoi processi?
Ecco cosa rende eccellente un modello di gestione dei programmi:
- Panoramica e visibilità dell'ambito del progetto: un aspetto fondamentale del project management è conoscere il tuo obiettivo finale. Cerca modelli in cui puoi delineare il piano del programma e gli obiettivi principali.
- Strumenti per identificare gli elementi chiave e le dipendenze: la gestione dei programmi si basa in gran parte sull'identificazione dei potenziali vincoli. Cerca modelli che offrano funzionalità/funzioni per la struttura organizzativa e road map per mantenere il programma in linea con i tempi previsti.
- Funzionalità Sequenza: i programmi sono costituiti da vari progetti con date di scadenza per la consegna dei risultati. Tieni traccia dello stato con un modello per creare una Sequenza e un calendario per gli obiettivi del programma.
- Supporto alla collaborazione: per essere un program manager di successo, devi destreggiarti tra diversi progetti, a volte anche tra diversi reparti. Un ottimo modello offrirà una collaborazione senza soluzione di continuità tra i membri del team e le parti interessate, che si tratti di software di project management o strumenti di pianificazione dei progetti.
- Dashboard personalizzabili: le visualizzazioni personalizzate offrono informazioni dettagliate sui passaggi specifici del programma, facilitano il monitoraggio dei processi e consentono di controllare le autorizzazioni nelle varie fasi del piano di gestione del programma.
10 modelli gratis per la gestione dei programmi da utilizzare
Con i modelli di project management, puoi risparmiare tempo sia che tu stia delineando l'ambito di più progetti sia che tu stia cercando modi per semplificare i tuoi processi. Ci sono tantissimi modelli tra cui scegliere, quindi puoi selezionare quello più adatto alle tue esigenze.
Dai modelli che ti aiutano a effettuare il monitoraggio dei flussi di lavoro a quelli che ti consentono di analizzare tutti i tuoi processi esistenti, c'è un modo per rendere il tuo lavoro più veloce ed efficace. E con gli strumenti di miglioramento dei processi e di mappatura dei processi, puoi creare roadmap per i programmi e monitorare lo stato dall'inizio alla fine.
Ecco un elenco dei nostri 10 modelli preferiti che puoi utilizzare subito. ✨
1. Modello di gestione dei programmi ClickUp
Il modello di project management di ClickUp semplifica il monitoraggio di più progetti e la loro relazione con un obiettivo di programma più ampio. Crea rapidamente cartelle per diversi progetti e assegna attività, scadenze e attività cardine per ciascuno nella Sequenza del progetto.
Crea viste dei problemi e dei rischi per identificare potenziali ostacoli e risolvere i problemi non appena si presentano, evitando così di compromettere il programma. In questo modo potrai tenere sotto controllo i risultati finali del tuo progetto con questo modello di diagramma Gantt e ottenere una visione olistica dello stato di avanzamento del progetto.
Accedi alla vista Bacheca in questo modello di piano di progetto per avere una visione d'insieme di ciò che è stato completato, ciò che è in corso e ciò che verrà realizzato in seguito. ✍️
2. Modello di report sullo stato del programma ClickUp
Con il modello di report sullo stato del programma di ClickUp, fornire aggiornamenti sullo stato del programma e dei singoli progetti non è mai stato così facile. Crea una panoramica del programma con un layout visivamente accattivante, con grafici, diagrammi e tabelle che mettono in evidenza le informazioni più importanti.
Compila la sezione del modello relativa al grafico sullo stato di salute del programma per identificare lo stato dei singoli progetti che compongono il programma più ampio. Assegna un codice colore verde ai progetti che procedono secondo i piani, usa il giallo per identificare i progetti che presentano problemi e contrassegna in rosso quelli che richiedono un'attenzione immediata per tornare in linea con la tabella di marcia.
Crea un diagramma di Gantt per visualizzare l'intera roadmap del programma e utilizza i grafici per identificare i controlli di progetto e l'allocazione delle risorse. Un program manager può anche approfondire i rischi del progetto con una tabella che evidenzia i problemi identificati e le azioni da intraprendere.
3. Modello ClickUp Program Tracker
Uno degli aspetti più difficili del project management è mantenere una visione chiara di tutto ciò che sta accadendo. Con diversi progetti in corso e vari membri del team, è facile che qualcosa sfugga di mano. Ma ora non più, grazie al modello Program Tracker di ClickUp.
Questo modello di piano della sequenza offre visibilità su ogni progetto, identificandone al contempo la priorità.
Un responsabile di programma può utilizzare le diverse visualizzazioni per determinare le tempistiche di progetto per ciascun reparto ed evidenziare la capacità lavorativa dei singoli membri del team. Inizia definendo il programma nella vista Elenco progetti.
Crea e assegna attività ai vari membri del team di progetto e aggiungi date di scadenza che possono essere utilizzate per creare una Sequenza per ogni progetto. Nella vista Sequenza, raggruppa le attività per reparto e filtra in base alla fase del progetto per effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento del programma.
Utilizza la vista Carico di lavoro per vedere come è suddiviso il lavoro tra i dipendenti. Utilizza queste informazioni dalla struttura di suddivisione del lavoro per riassegnare le attività, riallocare i carichi di lavoro e adeguare la Sequenza per mantenere il programma sulla strada giusta verso un esito positivo. ?
4. Modello di riepilogo del programma ClickUp
Hai bisogno di un modo per fornire aggiornamenti rapidi sul programma e un riassunto conciso? Utilizza il modello di riassunto del programma di ClickUp. Usa questo modello di rapporto sullo stato di avanzamento di una pagina per fornire agli stakeholder o ai membri del team impegnati informazioni sullo stato del progetto, senza costringerli a leggere pagine infinite di un rapporto.
Includi informazioni quali una panoramica generale dello stato, una breve menzione dei problemi e delle soluzioni proposte, nonché i punti salienti dei passaggi successivi.
5. Modello di proposta di programma ClickUp
La gestione dei programmi non consiste solo nel monitoraggio e nella gestione dello stato di avanzamento dei progetti interconnessi. Un aspetto fondamentale della gestione dei programmi è l'identificazione di nuovi progetti e programmi in grado di supportare gli obiettivi principali dell'organizzazione.
Il modello di proposta di programma di ClickUp semplifica il lavoro dei responsabili di programma che devono presentare le loro idee ai vertici aziendali.
Inizia inserendo i dettagli di base della tua proposta, come la descrizione del programma insieme agli obiettivi proposti, la metodologia, il layout e il budget.
Con un'interfaccia visivamente accattivante e dettagli concisi, l'ufficio di project management (PMO) darà sicuramente il suo "ok"! ?
6. Modello di carta del programma ClickUp
Un altro ottimo modo per fornire una rapida panoramica del programma è utilizzare il modello di carta del programma di ClickUp. Utilizza questo modello di carta di pianificazione del progetto per delineare il piano di project management durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Inizia definendo l'organizzazione del programma, compreso il titolo, il piano di comunicazione e il calendario del progetto, comprese le date di inizio e di fine. I project manager possono quindi utilizzarlo per approfondire il ruolo dei singoli membri del team nel programma e gli obiettivi.
Con questo modello gratuito per il project management, puoi delineare le metriche che utilizzerai per determinare l'esito positivo di un progetto, l'ambito di lavoro ed eventuali iniziative e piani d'azione.
Conserva questa cartella in una posizione facilmente accessibile all'interno dell'area di lavoro di ClickUp. In questo modo , il project manager, i tuoi dipendenti e le parti interessate potranno consultarla mentre lavorano al programma, assicurandosi di rimanere consapevoli degli obiettivi e delle attività cardine da raggiungere.
Semplifica la gestione dei tuoi programmi con il project management basato sull'IA!
7. Modello di bacheca di incremento del programma ClickUp
Gli incrementi di programma stabiliscono una tempistica e degli obiettivi per i team agili che fanno parte di un Agile Release Train più ampio. Utilizza il modello di bacheca degli incrementi di programma di ClickUp se desideri aggiungere l'automazione a questa fase critica della pianificazione.
La vista Lavagna online è pensata per la collaborazione, quindi un project manager può utilizzarla per aiutare il team a raccogliere idee e effettuare il monitoraggio dei contributi di tutte le parti interessate durante il processo.
Inizia definendo le fasi del tuo piano di programma e poi identifica i membri del team di programma. Assegna capacità e carico ai vari membri del team e reparti in base alla disponibilità per effettuare il monitoraggio dei flussi di lavoro.
Successivamente, aggiungi le attività cardine e le attività all'elenco delle attività per avere una visione d'insieme delle responsabilità di ciascuno. ?️
8. Modello di programma di audit ClickUp
Semplifica il lavoro del tuo team di revisione con un modello di piano di gestione dei programmi incentrato sulla gestione delle risorse. Con il modello di programma di revisione di ClickUp, monitora le immobilizzazioni per assicurarti di rispettare gli standard aziendali.
Utilizza la vista di riepilogo per delineare gli obiettivi principali del programma di audit nel modello di project management.
Quindi puoi utilizzare la vista Bacheca "Per procedura" per vedere a che punto del processo di audit si trova ogni elemento. Passa alla vista "Risultati dell'audit" per ordinare le attività in base al loro punteggio di audit.
Quando sei pronto per creare un elenco di cose da fare per il piano d'azione, passa alla vista Elenco delle attività che richiedono attenzione per visualizzare una rapida panoramica in tempo reale di tutti gli elementi che devono essere affrontati. La vista Bacheca semplifica il monitoraggio di tutti i progetti in un'unica vista, consentendoti di creare il piano di progetto definitivo per il tuo processo di revisione.
9. Modello ClickUp per processi efficienti
Essere un program manager significa dover essere efficienti e flessibili per soddisfare le esigenze di ambienti aziendali in continua evoluzione. Il modello di processi efficienti di ClickUp è progettato per aumentare la produttività e ottimizzare i processi di pianificazione del piano di gestione dei programmi.
Dall'analisi alla creazione di elementi concreti per la gestione del cambiamento, questo modello ti aiuterà a diventare un leader più efficace.
Per iniziare, delinea tutte le attività di processo che devono essere ottimizzate. Utilizza la vista Elenco panoramica dei processi per creare attività per ciascuna di esse. Compila i campi personalizzati del modello di project management, inclusi la descrizione del processo, il livello di lavoro richiesto, il ruolo e le scadenze.
Per i processi che richiedono un lavoro aggiuntivo, crea delle attività secondarie per suddividerli in attività più facili da gestire nel modello di project management.
La vista Diagramma di Gantt traccia rapidamente tutte le tue voci in un grafico per visualizzare la pianificazione del progetto. Questa vista evidenzia anche le dipendenze, in modo da poter identificare eventuali ostacoli o aree in cui il programma potrebbe bloccarsi nelle varie fasi del progetto.
Desideri un modo per collaborare durante i processi di pianificazione del brainstorming? Passa alla visualizzazione SIPOC Diagram lavagna online. Se sei una persona visiva, utilizza la visualizzazione Process Map lavagna online per avere una visione grafica della mappatura dei tuoi processi. ?️
10. Modello di audit dei processi ClickUp
Analizza e migliora i tuoi processi utilizzando il modello di audit dei processi di ClickUp. Basato sulla metodologia Soft Software, il modello si concentra sui sistemi e sul pensiero realistico durante lo svolgimento di un audit. Un campo personalizzato per i file ti consente di caricare documenti e fogli di calcolo relativi al progetto a supporto della tua ricerca e dei tuoi risultati.
Utilizza questo modello per rivedere completamente i tuoi processi o integrarlo nel tuo sistema di audit per effettuare aggiornamenti e revisioni regolari delle procedure e garantire che siano ottimizzate. Il modello di project management ha cinque schede, ciascuna delle quali è stata progettata per fornire informazioni dettagliate sui tuoi processi, su come possono essere migliorati e sulle azioni da intraprendere per apportare tali modifiche.
Nella scheda "Concezione del modello", crea un quadro di riferimento per il processo di revisione. Qui puoi aggiungere attività, tra cui quella di delineare il processo esistente, identificare le lacune, creare una proposta di modifiche e confrontare i modelli con le situazioni reali nel tuo piano del progetto.
Nella scheda Analisi dei processi, approfondisci i dettagli essenziali dei tuoi processi esistenti. Ciò può includere la visibilità dei tuoi processi per i membri del team, le risorse necessarie e le procedure di monitoraggio.
Accedi alla scheda Analisi CATWOE per utilizzare il framework di risoluzione dei problemi e identificare le aree di miglioramento nei tuoi processi. CATWOE è l'acronimo di Clients (Clienti), Actors (Attori), Worldview (Visione del mondo), Titolari (Proprietari) e Environment (Ambiente).
Valutando ciascuno di essi, potrai definire obiettivi e processi di programma più adatti alla tua organizzazione e ai tuoi clienti.
Infine, la scheda Gestione delle modifiche è ideale per evidenziare eventuali approfondimenti emersi durante la verifica del processo e definire i passaggi successivi. A seconda dell'entità delle modifiche richieste, puoi suddividere queste attività in diverse fasi o semplicemente creare una o due attività per risolvere i problemi.
Migliora la gestione dei tuoi programmi con i modelli di monitoraggio dei programmi
La gestione dei programmi è una carriera impegnativa e gratificante. Dovrai sfruttare le tue capacità comunicative e mettere in pratica il tuo acume nella pianificazione per sviluppare programmi che forniscano il supporto agli obiettivi della tua organizzazione.
Dal brainstorming al monitoraggio del tempo fino al completamento del progetto, devi essere al massimo della forma per terminare il lavoro previsto dal tuo piano di progetto.
Ottieni assistenza da strumenti come i modelli di gestione dei programmi presenti in questo elenco, che possono aiutarti in tutto, dalla creazione dei programmi alla verifica dello stato dei progressi.
Sei pronto a portare la gestione dei tuoi programmi a un livello superiore?
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