In qualità di gestore del team, il vostro compito è quello di guidare i team, gestire le scadenze e tenere d'occhio il budget. La buona notizia è che una comunicazione efficace nel team può rendere il vostro lavoro molto più facile e generare un prodotto migliore.
Ma la maggior parte dei malintesi sul lavoro si verifica a causa di una cattiva comunicazione. Da qualche parte, in qualche modo, i fili si incrociano e per il team è facile perdere la palla.
Nessuno lo vuole, ecco perché è così importante che i project manager creino un piano di comunicazione documentato all'inizio di ogni progetto importante. Potrebbe sembrare un passaggio in più, ma questa strategia è indispensabile per evitare confusione, aumentare la coesione del team e migliorare la qualità del lavoro.
Se non avete mai messo a punto un piano di comunicazione efficace, non preoccupatevi. Consultate questa guida per scoprire cos'è un piano di comunicazione del progetto, perché è così importante e come crearlo.
Vi forniremo anche alcuni esempi e modelli di piani di comunicazione di progetto per accelerare la vostra strategia di comunicazione.
Cos'è un piano di comunicazione del progetto?
Un piano di comunicazione per il progetto è un documento che spiega come gli stakeholder del progetto condivideranno le informazioni tra loro. Consideratelo come il GPS del viaggio del progetto.
Si tratta di un documento strategico che funge da schema per garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste al momento giusto, mantenendo tutti informati, allineati e impegnati.
Un piano di comunicazione strutturato consente una collaborazione efficace, aiutando le parti interessate a prendere decisioni tempestive, a risolvere rapidamente i problemi e a mantenere la trasparenza. Senza questo piano, i progetti possono subire confusione, ritardi e aspettative non allineate.
La comunicazione potrebbe sembrare una questione di buon senso, ma in realtà non lo è Non lo è.
Nessuno ci insegna a comunicare, e mettere le cose per iscritto aiuta il team a evitare errori sciocchi e prevenibili.
Per esempio, se un membro del team preferisce inviare messaggi tramite Slack mentre un altro si dedica all'invio rapido di email, c'è una buona probabilità che uno dei due si perda un aggiornamento importante da parte dell'altro. Creare un piano di comunicazione del progetto prima di lavorare insieme mette tutti sulla stessa pagina e crea norme concordate per la collaborazione futura.
Benefici di un piano di comunicazione efficace per il progetto
Certo, la qualità del lavoro e la Sequenza sono importanti, ma l'esito positivo di un progetto dipende spesso da una buona comunicazione. Una cattiva comunicazione, invece, porta a rilavorazioni, frustrazioni e budget ridotti al lumicino.
Da fare: non sembra divertente, vero?
I piani di comunicazione per i progetti aiutano il team a evitare i problemi di comunicazione più comuni, ma aiutano anche a ottenere molto di più.
Semplificare i flussi di lavoro e la Sequenza
I piani di comunicazione forniscono indicazioni e aspettative chiare, in modo che tutti sappiano Da fare. In questo modo si snellisce il flusso di lavoro e il progetto viene rispettato.
Migliorare la collaborazione del team
Il rilevamento della collaborazione consente ai team di lavorare e modificare contemporaneamente nelle lavagne online di ClickUp Facilita il lavoro di squadra fornendo a tutti una chiara comprensione dei ruoli e delle responsabilità. La chiarezza aumenta anche il coinvolgimento, tenendo il team informato sullo stato del progetto e sui cambiamenti.
Stop alle comunicazioni sbagliate
Gli errori di comunicazione possono trasformare un progetto ingannevolmente semplice in un dramma shakespeariano. Ma un solido piano di comunicazione del progetto riduce significativamente le incomprensioni e la confusione, evitando che ritardi ed errori mettano in disparte il team.
Tenete insieme tutte le conversazioni all'interno dell'attività direttamente e assegnate commenti per trasformare facilmente i vostri pensieri in elementi d'azione
Creare fiducia
La comunicazione è alla base della fiducia. Trasparenza del progetto e la comunicazione aperta fanno sentire tutti parte del team. E quando il team si fida l'uno dell'altro, la comunicazione sana avviene in modo più naturale.
Ridurre al minimo i conflitti
Come project manager, sapete bene quanto possano essere stressanti i progetti. Un piano di comunicazione include una struttura integrata per la risoluzione dei conflitti, in modo da avere un manuale per risolvere i problemi che si presentano durante il progetto.
Gestire i rischi
Le responsabilità legali e finanziarie sono sempre una preoccupazione. Dopo tutto, nessuno vuole ricevere una lettera dall'ufficio legale. Fortunatamente, i piani di comunicazione lavorano fianco a fianco con la gestione dei rischi per identificare e risolvere i potenziali problemi il prima possibile.
È semplice visualizzare le dipendenze delle attività nella vista Elenco di ClickUp e sapere rapidamente quali sono le attività che richiedono la massima attenzione
In definitiva, un piano di comunicazione di progetto ben eseguito è un requisito indispensabile per l'esito positivo del progetto. Se volete che tutti remino nella stessa direzione, un piano di comunicazione allinea tutti in modo che lavorino per gli stessi obiettivi del progetto.
Componenti di un piano di comunicazione efficace per il progetto
Prima di iniziare a creare il vostro piano di comunicazione, facciamo il punto su tutto ciò che dovreste includere nel piano. Ecco i componenti essenziali da includere in un piano di comunicazione del progetto:
- Panoramica del progetto: Gli oggetti del progetto, la portata della comunicazione e il modo in cui essa supporterà il progetto
- Identificazione degli stakeholder: Elenco di tutti gli stakeholder chiave (ad esempio, team del progetto, sponsor, client, fornitori) e delle loro esigenze e preferenze di comunicazione
- Obiettivi di comunicazione: Cosa si intende raggiungere con il piano di comunicazione
- Ruoli e responsabilità: Identificare i titolari delle diverse attività e responsabilità, come il product owner, il project manager, gli stakeholder, ecc.
- Metodi e canali di comunicazione: I canali da utilizzare per i diversi tipi di comunicazione, come riunioni, email, presentazioni e così via
- Frequenza della comunicazione: Con quale frequenza avverrà la comunicazione per ogni tipo, ad esempio settimanale, quindicinale, giornaliera, ecc.
- Contenuto dei messaggi: Schema di ciò che ogni comunicazione dovrebbe includere
- Procedure di cancellazione: Come affrontare le interruzioni della comunicazione o i problemi del progetto, chi contattare per problemi specifici e i tempi di risoluzione
- Meccanismi di feedback: Come verrà raccolto il feedback, rivisto e agito in base ad esso
- **Programma di comunicazione: gli eventi e le attività cardine della comunicazione, le relative consegne e le scadenze
- Monitoraggio e aggiustamenti: Come si terrà traccia dell'efficacia del piano di comunicazione e si apporteranno le modifiche necessarie
- Processo di approvazione: Nomi delle persone che approveranno il piano e qualsiasi modifica o aggiornamento dello stesso
- Repository dei documenti: Dove saranno archiviati tutti i documenti relativi alla comunicazione per facilitarne l'accesso (ad esempio, Google Drive, ClickUp Docs)
Come creare un piano di comunicazione del progetto
Siete alle prime armi con i piani di comunicazione del project management? Non preoccupatevi. Seguite questa guida in passaggi per creare un solido piano di comunicazione del progetto per il vostro team.
Decidete prima una strategia di comunicazione generale
Prima di tutto, decidete un approccio generale per il vostro piano di comunicazione del progetto. Prendete decisioni su:
- Ilstrategie di comunicazione che il team seguirà
- Quali membri del team lavoreranno al progetto?
- Con quale frequenza si riunirà il team e chi lo guiderà
- Come programmare le riunioni
In questo primo passaggio, dovrete decidere il tipo e la frequenza della comunicazione. Da fare, ad esempio, aggiornamenti sullo stato del progetto giornalieri o settimanali? Volete fornire aggiornamenti sul progetto verbalmente o il team si aspetta delle relazioni formali sullo stato?
Il project manager ha l'ultima parola sul piano di comunicazione, ma questo non significa che debba costruirlo da solo. Tenete una riunione riunione d'inizio progetto con il team per ottenere il consenso di tutti.
Bonus: 10 modelli per riunioni di inizio progetto in documenti e PPT Durante la riunione, impostare gli obiettivi di comunicazione e raccogliere feedback dal team. Ad esempio, potreste fissare l'obiettivo di riunirvi con il team del progetto ogni Monday mattina per esaminare le attività della settimana, più un follow-up il venerdì per verificare lo stato di avanzamento.
Pianificate i canali di comunicazione sincroni e asincroni
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-9-1400x1055.png ClickUp Documenti, vista Chat, vista Elenco e Homepage /%img/
ClickUp offre numerose opzioni di comunicazione: Parlare sul momento nella vista Team, lasciare commenti sui documenti, taggare i membri del team su attività specifiche e molto altro ancora
Quindi, decidete quali moduli di comunicazione utilizzare per questo progetto. In linea di massima, il piano deve tener conto della comunicazione sincrona (che avviene in tempo reale, come la chat) e di quella comunicazione asincrona (che è più ritardata, come l'email).
A meno che non lavoriate in un campo in cui le emergenze si verificano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il vostro team utilizzerà un mix di metodi di comunicazione immediati e ritardati.
Il piano di comunicazione del progetto deve specificare tutti i potenziali canali che il team può usare e quando è opportuno usarli. Ogni team è diverso, ma il vostro piano potrebbe includere:
- Riunioni di persona : Questo dipende dal fatto che il team lavori da remoto o in ufficio. Specificate quando è opportuno convocare una riunione di persona. Per alcuni team potrebbe essere solo per le chiamate formali ai clienti, mentre per altri potrebbe essere una pratica standard
- **Chiamate telefonicheDipartimenti: I dipartimenti di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio da un piano di comunicazione del progetto. Ciò consente ai membri del team di rimanere aggiornati sugli ultimi cambiamenti e di ricevere in tempo le informazioni pertinenti di cui hanno bisogno.
- Risorse umane
- IT
- Eventi
- PR
- Marketing
- Commerciale ## Condivisione delle informazioni sul progetto in meno tempo con i modelli
- Marketing
- PR
- Eventi
- IT
- Risorse umane
La comunicazione del team ha un impatto diretto sull'esito positivo del project management. Una comunicazione solida è indispensabile sia che si lavori all'interno del proprio dipartimento, sia che si lavori da remoto o in un team interfunzionale.
Prima di inviare anche solo un'email di progetto, create un piano di comunicazione per mettere il team sulla stessa pagina. Fortunatamente, non è necessario passare ore a creare il piano di comunicazione perfetto.
ClickUp riunisce il piano di comunicazione, le attività, le chat e i team in un'unica piattaforma intuitiva. Risparmiate tempo, velocizzate i flussi di lavoro e semplificate la comunicazione del team con una piattaforma costruita per i team più impegnati.
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