Ogni project manager lo sa: tenere tutti informati sullo stato di avanzamento del progetto a volte può sembrare un po' come radunare i gatti. 🤷🏼♀️
Tra il monitoraggio delle fasi successive, il controllo dei carichi di lavoro dei membri e i resoconti agli stakeholder, ci sono molte informazioni da tenere a portata di mano. E non basta un sistema di cartelle dettagliate sul disco rigido per tenerle tutte insieme.
La soluzione inizia con un sistema standardizzato di rapporti sullo stato di avanzamento per raccogliere e distribuire facilmente e tempestivamente gli aggiornamenti chiave della gestione del progetto.
...Ma come si crea questo processo standardizzato? Con un modello di rapporto di avanzamento lavori personalizzabile, naturalmente
I modelli di rapporto sullo stato di avanzamento dei lavori forniscono la struttura adeguata e predefinita per risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori durante la preparazione dei rapporti di avanzamento, a patto di sapere quali caratteristiche cercare!
Tutto inizia con voi.
I requisiti specifici del vostro progetto, i processi attuali e le vostre preferenze software gratuito per la gestione dei progetti il modello di rapporto sullo stato di avanzamento dei lavori è più adatto al vostro team e al vostro caso d'uso. Ma non c'è bisogno di andare in giro per il web! Abbiamo tutto ciò che vi serve per trovare il miglior modello di rapporto di avanzamento in questo stesso articolo.
Seguiteci mentre vi spieghiamo tutti i dettagli dei rapporti sullo stato di avanzamento di un progetto. Troverete le definizioni chiave, le caratteristiche e l'accesso a 10 dei migliori modelli di rapporti di avanzamento per i vostri strumenti di lavoro preferiti.
Che cos'è un modello di rapporto di avanzamento?
Un modello di rapporto sullo stato di avanzamento dei lavori è un modulo, una pagina o una lista di controllo precostituiti per fornire in modo coerente informazioni dettagliate sul progetto documentazione del progetto in modo tempestivo. Queste risorse possono essere adattate alle esigenze specifiche del progetto o dei processi del team e sono generalmente conservate dai responsabili del progetto per essere condivise con i membri e gli stakeholder su base settimanale o mensile.
I modelli di rapporti di avanzamento sono facilmente condivisibili, copiabili e personalizzabili, eliminando la necessità di ripartire da zero ogni settimana. È sufficiente inserire gli aggiornamenti nel documento personalizzato del team e inviarlo ai partecipanti principali.
Raggruppate le attività sulla vostra Kanban per stato, campi personalizzati, priorità e altro ancora nella vista Board di ClickUp
Ma non tutti i rapporti di avanzamento possono essere condivisi tra i vari team e settori. Il vostro caso d'uso, il tipo di progetto e lo stack tecnologico determineranno il modello di rapporto di avanzamento del progetto più adatto a voi. E quanto più rapidamente riuscirete a individuare le differenze chiave e le caratteristiche indispensabili, tanto più rapidamente sarete sulla strada per raggiungere i vostri obiettivi e consegnare i rapporti di avanzamento dei sogni del vostro supervisore. 💜
Cosa rende un buon modello di relazione sullo stato di avanzamento del progetto?
Se non tutti i team possono usare gli stessi modelli di rapporti di avanzamento, come fate a sapere qual è il modello che fa per voi?
Per evitare la lunga e frustrante pratica dei tentativi e degli errori, cercate le seguenti caratteristiche quando utilizzate un modello per la creazione di rapporti sullo stato di avanzamento:
- Personalizzabile e facilmente modificabile per adattare il documento precostituito alle vostre esigenze
- Funzionalità di collaborazione integrate comemodifica in tempo reale e la condivisione degli URL per garantire l'accesso a tutti i membri e alle parti interessate
- Visualizzazioni multiple per supportare un elenco, una tavola Kanban, un diagramma di Gantt, una timeline e altri metodi altamente visivi per la gestione dei progressi
- **Attività attivabili per responsabilizzare i membri sulle attività da svolgere e far progredire il progetto
- Multiple integrazioni per inserire nei rapporti di avanzamento un contesto più ampio da altri strumenti di lavoro
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dal vostro spazio di lavoro ClickUp
E molto altro ancora!
Queste cinque funzionalità potrebbero essere una goccia nel mare rispetto a ciò che state cercando. Ma la buona notizia è che il vostro modello è là fuori! Ci sono infinite risorse a portata di mano grazie al vostro motore di ricerca preferito, ma perché perdere un'ora (o una giornata) a scavare tra pagine di link? Invece, iniziate con i migliori. 🤓
10 Modelli gratuiti di relazioni di avanzamento
Abbiamo fatto il nostro lavoro per offrirvi i migliori modelli di rapporti di avanzamento per ClickUp, Excel e Word. Indipendentemente dal software preferito, dal caso d'uso o dallo stile di lavoro, abbiamo il modello di rapporto di avanzamento che stavate cercando. ✨
1. Modello di rapporto di avanzamento lavori di ClickUp
Modello di rapporto di avanzamento lavori di ClickUp
Il Modello di rapporto di avanzamento lavori di ClickUp è il punto di partenza ideale. Considerate questo modello come il punto di riferimento con cui confrontare tutti gli altri modelli di rapporti di avanzamento: è così versatile! Potenziato dall'editor di documenti dinamico integrato di ClickUp, Documenti ClickUp questo modello ha tutte le caratteristiche chiave di cui avete bisogno per stabilire e ottimizzare i vostri processi di reporting dei progressi.
Questo one-pager è suddiviso in sezioni chiare per stabilire chi, cosa, dove e quando del progetto di cui vi occupate. È formattato in modo da fornire una rapida panoramica dei principali aggiornamenti, per tenere informati sia il team di progetto sia gli stakeholder esterni sullo stato di avanzamento dei lavori e sulle prossime azioni da intraprendere.
Scorrendo la pagina verso il basso, vi verrà richiesto di condividere lo stato del progetto, eventuali pietre miliari e i prossimi passi necessari, tutto ciò che i vostri stakeholder vogliono sapere. Inoltre, offre la possibilità di evidenziare eventuali problemi e informazioni necessarie per chi legge il rapporto sullo stato di avanzamento del progetto per la prima volta. Scarica questo modello
2. Rapporto sullo stato del progetto Modello di ClickUp
Modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp
Siete pronti a dare un tocco di classe? 🔥
Il Modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp è il modello di lavagna digitale che i membri del vostro team di visual-learning chiedevano! Utilizzando la tecnologia collaborativa di ClickUp Lavagne bianche il team può lavorare insieme per definire le caratteristiche del progetto:
- La panoramica del progetto
- I progressi fatti dall'ultimo rapporto
- Qualsiasi supporto o risorsa aggiuntiva necessaria per andare avanti
- I risultati principali e i punti salienti del rapporto
- Le aree che sono andate bene e quelle che devono essere migliorate
Si tratta essenzialmente di un controllo del polso altamente visivo e collaborativo che potete consultare durante tutto il progetto per riferire sui suoi progressi, senza dover copiare un nuovo documento ogni settimana.
E poiché questo modello è stato progettato per le lavagne ClickUp, avrete la possibilità di completare il diagramma insieme al vostro team utilizzando l'editing collaborativo dal vivo, di vedere chi sta visualizzando la vostra lavagna, di incorporare media e schede di siti web da altri software e di convertire il testo direttamente in attività realizzabili. Le lavagne bianche sono davvero lo strumento dei sogni di ogni project manager. 🏆 Scarica questo modello
3. Modello di tracciatore di progetto di ClickUp
Modello di tracciatore di progetto di ClickUp
Il fatto è che probabilmente non state gestendo un solo progetto alla volta. La supervisione di più progetti e di un numero ancora maggiore di attività individuali può essere un'impresa scoraggiante. Senza il giusto modello di rapporto sullo stato di avanzamento, comunicare lo stato di avanzamento di ogni singolo progetto può essere quasi impossibile! Ecco cosa rende il Modello di Project Tracker di ClickUp così prezioso.
Con questo modello di elenco, è possibile raggruppare facilmente le attività in base alle loro fasi attuali utilizzando stati delle attività personalizzati come Pronto, Produzione e Viaggio, con la possibilità di aggiungere altri stati se necessario! Ma non è tutto. Questo modello è dotato di quattro Campi personalizzati per:
- Fase del progetto
- Durata del progetto (in giorni)
- RAG (per comunicare le priorità)
- Data di completamento
Inoltre, avrete accesso a quattro visualizzazioni del flusso di lavoro già pronte per gestire l'avanzamento del progetto da ogni punto di vista, tra cui un'immagine estremamente visiva Grafico di Gantt e interattivo Lavagna Kanban disposta in base ai compiti per assegnatario.
Nel frattempo, chiunque possa dare un'occhiata potrà osservare altri compiti correlati, tracciandoli ed eseguendoli in modo sensato per tutti i soggetti coinvolti. Scarica questo modello
4. Modello di rapporto sullo stato di avanzamento della campagna di ClickUp
Modello di rapporto sull'andamento della campagna di ClickUp
Ora analizziamo le specifiche per caso d'uso, iniziando con il modello Modello di rapporto sullo stato di avanzamento della campagna di ClickUp ! Ci sono molte variabili da considerare quando si gestiscono le campagne pubblicitarie. A differenza dello sviluppo di un software o dell'inserimento di un dipendente, i costi e le metriche di performance in tempo reale giocano un ruolo fondamentale durante l'intera campagna. Se un elemento non è gradito al vostro pubblico, è il momento di cambiare rotta.
Questo modello di ClickUp Doc semplifica la manutenzione di questi elementi, grazie a un documento formattato che vi aiuta a scegliere quali elementi progetto OKR per monitorare, tenere sotto controllo i costi, gestire le entrate e altro ancora. Per esempio, è possibile visualizzare rapidamente la quantità di budget della campagna e l'ammontare delle entrate che l'investimento ha comportato. È inoltre possibile visualizzare un grafico dei clic e delle conversioni per identificare eventuali tendenze chiave.
Utilizzate questo modello per monitorare l'efficacia degli annunci e i risultati della vostra campagna, sia per condividerli con gli altri stakeholder sia per apportare le modifiche necessarie per ottenere il massimo ROI. Scarica questo modello
5. Modello di tracciamento della produzione di ClickUp
Modello di tracciamento della produzione di ClickUp
I video sono tra i progetti più complessi che i team di marketing e comunicazione affrontano. Richiedono una stretta collaborazione tra più membri del team e, a volte, mesi di pianificazione, esecuzione e post-produzione per pubblicare il prodotto finale.
Questo processo diventa ancora più complicato quando si deve supervisionare la produzione di più video alla volta: è allora che la Modello di monitoraggio della produzione di ClickUp è utile.
Questo modello pesante applica cinque stati di attività personalizzati, 11 campi personalizzati e sei viste di progetto al vostro spazio di lavoro. Nella vista Elenco predefinita, ogni video è rappresentato come un'attività che può essere organizzata in base al suo stato corrente. Per gestire il vostro programma di produzione, passate alla vista Calendario per avere una rappresentazione visiva della vostra cadenza di pubblicazione.
Per conoscere l'avanzamento generale della produzione, utilizzate la vista Scheda precostituita per vedere i campi personalizzati in azione. Dalla lavagna Kanban, troverete informazioni chiave come le approvazioni dei clienti, i link agli storyboard, i tipi di produzione, i brief e le risorse aggiuntive, per avere un contesto più chiaro a colpo d'occhio. In questo modo si mantiene una visione d'insieme semplificata, pur fornendo i dettagli necessari per completare i video in tempo e secondo le specifiche per la pubblicazione. Scarica questo modello
6. Modello di rapporto sullo stato di avanzamento delle risorse umane di ClickUp
Modello di rapporto HR di ClickUp
Uno dei processi HR più importanti è la valutazione dei nuovi dipendenti dopo i primi 30, 60 e 90 giorni di assunzione. Il Modello di rapporto HR di ClickUp vi aiuta a fare proprio questo. Utilizzate il semplice ClickUp Doc per inserire le informazioni sui dipendenti, quindi annotate i punti in cui i nuovi assunti potrebbero richiedere una formazione o una supervisione supplementare.
Il modello di una sola pagina include sezioni per diversi periodi di revisione, consentendo di monitorare i progressi nel tempo. Il risultato è un processo più snello per garantire che nuovi dipendenti nella vostra organizzazione hanno successo nel loro onboarding. Scarica questo modello
7. Avvia Stop Continua Template di ClickUp
Template Avvio Stop Continua di ClickUp
Ogni progetto ha dei punti di decisione importanti in cui è necessario stabilire se vale la pena iniziare, continuare o interrompere le attività in corso. Il Avvio, interruzione e continuazione di ClickUp aiuta a tenere traccia proprio di queste decisioni.
Per ogni area, è possibile includere note adesive virtuali dei compiti che richiedono l'azione descritta in quella sezione. Nel corso del tempo, è possibile spostare facilmente le note adesive in base alle necessità. Infine, l'utile codifica a colori assicura che sia sempre facile vedere su cosa il vostro team deve concentrarsi o smettere di fare.
Provate questi stop_ Iniziare a continuare i modelli ! Scarica questo modello
8. Modello di rapporto mensile sullo stato dell'azienda di ClickUp
Modello di rapporto mensile sullo stato dell'azienda di ClickUp
Passiamo a una visione a 30.000 metri di altezza. Se state avviando un'attività o state lanciando un nuovo prodotto, i principali stakeholder devono conoscere le informazioni di base sull'andamento del lancio. Il Modello di rapporto mensile sullo stato dell'azienda di ClickUp aiuta a semplificare il processo.
Questo modello di ClickUp Doc offre una facile panoramica delle attività necessarie modifiche all'ambito , le consegne e i problemi di capacità. Inoltre, consente di evidenziare il lavoro completato in un determinato mese, offrendo ai membri e agli stakeholder una finestra sull'andamento dell'azienda e su ciò che deve accadere in seguito. Scarica questo modello
9. Modello di rapporto di avanzamento Gantt Excel per Excel
Modello di rapporto di avanzamento per Excel tramite Gantt Excel
Per tutti i tradizionalisti dei fogli di calcolo, questo modello gratuito di rapporto di avanzamento dei lavori per Excel è per voi. 💜
Un foglio di copertina consente di ottenere informazioni di base, tra cui un sistema di codici colorati a semaforo sullo stato generale, l'ambito, il budget e la portata del progetto tempistica .
Da lì, troverete un diagramma di Gantt più dettagliato con le singole attività che hanno portato a decisioni più ampie. In questo modo, gli stakeholder e i membri del team interessati possono attenersi alla panoramica più ampia o approfondire i dettagli a seconda delle necessità. Scarica questo modello
10. Modello di relazione settimanale di Microsoft Word
Modello di rapporto di avanzamento per Word tramite Microsoft 365
Il modello di rapporto di avanzamento per Microsoft Word aiuta i project manager a consegnare lo stato di avanzamento, sintesi del progetto il modello è semplice, con sezioni facilmente modificabili che aiutano a delineare il quadro dello stato di salute del progetto nel corso del tempo. Questo modello è semplice, con sezioni facilmente modificabili per aiutarvi a dipingere il quadro della salute del vostro progetto nel tempo. Inoltre, offre la possibilità di personalizzare la tematizzazione per allinearsi al vostro marchio. Scarica questo modello
Come fornire un feedback sui rapporti di avanzamento
Ora che disponete di modelli di rapporti di avanzamento, parliamo di come dare (e ricevere) un feedback sui rapporti di avanzamento. Ecco alcuni suggerimenti per rendere il processo il più fluido e produttivo possibile:
1. Fornire prove concrete
Quando si fornisce un feedback sui rapporti di avanzamento, è essenziale fornire prove concrete a sostegno dei propri commenti. Ad esempio, invece di dire "questo rapporto non è abbastanza dettagliato", fornite esempi specifici di informazioni che potrebbero mancare o che potrebbero beneficiare di maggiori dettagli. Questo aiuta il destinatario a capire esattamente cosa deve essere affrontato e come.
2. Concentrarsi sulle soluzioni
Quando si fornisce un feedback, è importante concentrarsi sulle soluzioni anziché limitarsi a evidenziare i problemi. Offrite suggerimenti su come migliorare il rapporto sullo stato di avanzamento o su come affrontare qualsiasi problema sia stato sollevato.
3. Siate tempestivi
È fondamentale fornire feedback in modo tempestivo. Aspettare troppo a lungo per condividere i propri pensieri può far sì che gli stessi problemi si ripetano nei futuri rapporti di avanzamento, rallentando l'avanzamento del progetto.
4. Incoraggiare la comunicazione aperta
Incoraggiate la comunicazione aperta tra i membri del team quando discutete i rapporti sullo stato di avanzamento. In questo modo si garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e si possono affrontare tempestivamente eventuali domande o dubbi.
5. Riconoscere l'impegno
Assicuratevi di riconoscere l'impegno profuso per la creazione del rapporto di avanzamento, anche se ci sono aree da migliorare. Questo motiva i membri del team e mostra loro che il loro lavoro è apprezzato.
6. Siate specifici
Quando ricevete un feedback sui vostri rapporti di avanzamento, chiedete esempi specifici o suggerimenti di miglioramento. Questo aiuta a capire meglio come migliorare i rapporti futuri e assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
7. Essere aperti al cambiamento
Siate aperti al cambiamento e disposti a modificare i vostri rapporti sullo stato di avanzamento sulla base del feedback. L'apertura al cambiamento migliorerà l'efficacia complessiva del rapporto e garantirà che esso rifletta accuratamente l'avanzamento del progetto.
Tracciate il successo con un modello di rapporto di avanzamento gratuito
Conoscete il vecchio detto che dice di concentrarsi sui progressi piuttosto che sulla perfezione? Beh, noi di ClickUp crediamo nel progresso verso la perfezione e il giusto modello di rapporto di avanzamento è il primo passo per raggiungere questo obiettivo!
Investire il vostro tempo in un modello di rapporto di avanzamento è una semplice aggiunta al vostro flusso di lavoro di produzione che mantiene tutti aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto. Uno qualsiasi dei modelli qui sopra vi farà partire con il piede giusto, specialmente un modello personalizzabile di ClickUp.
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