Guida alla gestione dei programmi con esempi dettagliati

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Hai mai guardato il tuo elenco di cose da fare e pensato: "Potremmo accelerare il piano del programma e passare direttamente alla parte in cui festeggiamo?"

Ti capiamo perfettamente e comprendiamo perché la gestione dei programmi possa sembrare più un peso che un aiuto nel tuo lavoro. Se stai investendo tempo, denaro e risorse nel modo sbagliato, questa è una possibilità concreta. Ma non permetteremo che ciò accada.

Ti mostreremo invece come riformulare il tuo approccio per scalare e gestire i tuoi programmi.

Spesso confusa con il project management, la gestione dei programmi ha una distinzione strategica e merita la sua importanza! Quindi, come distinguiamo un programma da un progetto? Quali programmi ha senso perseguire? Qual è il valore dei programmi per un'organizzazione, il suo personale e i suoi clienti?

Tu hai delle domande e noi abbiamo le risposte! Scopriamo insieme in che modo i programmi differiscono dai progetti, qual è il ruolo di un program manager e quali sono gli elementi tecnologici essenziali per un esito positivo della gestione dei programmi!

Che cos'è la gestione dei programmi?

La gestione dei programmi consiste nell'elaborazione di strategie e nel coordinamento dei programmi per realizzare iniziative e apportare cambiamenti a un'organizzazione. Un programma è un insieme di progetti, processi e attività correlati gestiti come un gruppo per raggiungere un obiettivo comune.

Ti starai chiedendo: "Se sostituisco la parola 'programma' con 'progetto' nella tua definizione, il significato rimane lo stesso... tocca a te".

Se trattiamo i programmi alla stregua dei progetti, abbiamo già creato il nostro primo ostacolo. Ecco perché:

Tu (il project manager) sei il capitano di una nave (il progetto) che supervisiona le operazioni e raggiunge la destinazione nei tempi previsti. Intorno a te ci sono altre navi (progetti) con i loro capitani (project manager). Sarebbe fattibile per te gestire tutte le navi, le loro operazioni e i loro programmi? Probabilmente no.

Prova i nostri modelli di gestione dei programmi!

Gestione dei programmi vs. project management

Qual è la differenza tra gestione dei programmi e project management? Un progetto riguarda il percorso e le risorse necessarie per raggiungere la destinazione. Un programma va oltre le responsabilità tradizionali del project management e si concentra su ciò che accade dopo che i progetti hanno raggiunto la loro destinazione. I vantaggi, la trasformazione e il cambiamento per l'organizzazione. ✨

Il ciclo di vita di un programma

Tenendo presente questo, come si presenta il ciclo di vita di un programma? Per cominciare, ci sono tre fasi principali da considerare, tra cui:

Vediamo alcuni esempi di programmi rilevanti per qualsiasi settore:

Non è scalabile che queste iniziative aziendali esistano in un unico progetto. Ricordi la nostra analogia con la barca?

Fondamentalmente, un programma comporta più funzioni che esulano dall'ambito di un progetto una tantum, richiedendo quindi personale specializzato che si occupi dello sviluppo e della governance continua di un programma.

I responsabili dei programmi sono entrati nella chat.

Cosa fa un program manager?

Il cuore di ogni ecosistema di programmi è il program manager. Le sue priorità quotidiane includono:

Spesso, un program manager non ha autorità diretta sui project manager e sui collaboratori del programma. Se ci pensate bene, un programma include tutti i diversi tipi di team: marketing, vendite, reclutamento, assistenza clienti, IT, risorse umane, ecc. Questi team sono specializzati nel loro campo e il program manager fornisce la strategia a lungo termine per mantenere tutti i team allineati sugli obiettivi e sui risultati del programma.

Il fatto è che un program manager potrebbe non avere tutte le risposte immediate. Se stai affrontando qualcosa che non è mai stato fatto prima nel tuo settore o nella tua organizzazione, ci sono livelli straordinari di ambiguità. E i programmi sono principalmente vaghi all'inizio. Ecco un esempio reale di un programma:

Il programma SparkShorts è pensato per scoprire nuovi narratori, esplorare nuove tecniche di narrazione e sperimentare nuovi flussi di lavoro di produzione. Questi film sono diversi da qualsiasi cosa abbiamo mai realizzato alla Pixar e offrono l'opportunità di usufruire del potenziale dei singoli artisti e dei loro approcci creativi alla realizzazione di film su scala più ridotta rispetto ai nostri lavori normali.

La prima frase da sola è ricca di domande. Anzi, di tutte le domande: come scopriamo gli storyteller? Quali sono i nostri criteri per uno storyteller? Qual è la portata di questi esperimenti? Questi nuovi flussi di lavoro richiederanno l'aiuto del nostro team principale?

I responsabili dei programmi partono da ciò che conoscono e man mano che procedono si fanno un'idea del resto. Poiché non sono coinvolti in ogni singolo aspetto di ogni progetto (ricordate la nostra analogia con la barca?), si affidano ai responsabili di progetto per ottenere supporto tattico. A livello generale, i responsabili dei programmi:

Che ne dici di qualche altro esempio di programma? ⬇️

Suggerimenti per una gestione dei programmi con esito positivo

Dalle start-up alle aziende consolidate, i passaggi necessari per trasformare le idee in risultati organizzativi concreti possono sembrare insormontabili. Quanto, quanto velocemente e come si fa funzionare un programma? Ecco tre consigli da applicare oggi stesso per programmi di esito positivo e di grande impatto.

Suggerimento 1: incoraggia i teams a esprimere le loro opinioni sin dall'inizio e con frequenza

La qualità delle nostre competenze umane ci rende più performanti e leader.

Rileggi questa frase.

Abbiamo stabilito in precedenza che alcuni responsabili di programma non hanno autorità diretta sui team. Tuttavia, hanno la responsabilità dei progressi e dei risultati del programma. Incoraggiare i team a esprimere la propria opinione sin dall'inizio e con frequenza porta molti vantaggi:

L'esito positivo di un programma dipende dal lavoro di squadra. È fondamentale comunicarlo fin dal primo giorno del ciclo di vita del programma, ma non è mai troppo tardi per iniziare. Quindi, se stai cercando consigli pratici per costruire un lavoro di squadra efficace, abbiamo quello che fa per te!

Suggerimento 2: valutare accuratamente l'idea del programma

Non considerare alcune parole scambiate per un'idea di programma come un via libera! La definizione del programma è la fase più critica del suo ciclo di vita, perché l'energia, il denaro e le risorse della tua organizzazione saranno spesi per questa grande impresa. Quindi, prima di redigere un'email con il tuo dream team in CC, prenditi un po' di tempo per pensare a cosa verrà fuori da questo programma.

Suggerimento 3: utilizza il miglior software di gestione dei programmi disponibile sul mercato

Come si presenta un software di prima classe? Piani tariffari competitivi e affidabilità della piattaforma? Certamente, ma per una gestione dei programmi di esito positivo, avrai anche bisogno di:

Analizziamo il punto n. 3: visione a 360 gradi di tutto il lavoro svolto in azienda. Sapete quante ore perdiamo ogni settimana passando da un contesto all'altro e passando da uno strumento all'altro? Qatalog e i ricercatori dell'Ellis Idea Lab della Cornell University hanno fatto i conti ed ecco cosa hanno scoperto nei moderni ambienti di lavoro:

Il numero di ore che perdiamo ogni settimana cercando informazioni intrappolate nelle app.

La percentuale di persone che dichiara di impiegare molto tempo per trovare le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

⅔

Il numero di persone che dichiarano di non essere certe che tutti i reparti utilizzino le stesse app online.

Ti ritrovi in questa descrizione?

Se ti senti un po' appesantito, cambiamo le cose!

Capisco se sei stanco dei software dopo aver provato Monday, Asana, Jira e altri. Le prime settimane sono fantastiche, poi improvvisamente i team si trovano ad affrontare priorità contrastanti e i progetti si bloccano.

3 funzionalità/funzioni di ClickUp necessarie per la gestione dei programmi

ClickUp è il software di gestione dei programmi che i tuoi team vorranno utilizzare ogni giorno. Con ClickUp, hanno il controllo dell'ottimizzazione della loro produttività mentre lavorano in modo collaborativo per realizzare le iniziative del programma. Ecco tre funzionalità/funzioni indispensabili di ClickUp per gestire il tuo programma:

1. Obiettivi ClickUp per collegare ogni attività ai risultati finali del programma

" Gli obiettivi di ClickUp aiutano ogni membro del reparto a concentrarsi su ciò che è veramente importante, il che è fondamentale quando viene lanciato un nuovo prodotto."

Darya HYPERVSN

2. Dashboard ClickUp per mostrare la storia dei dati

"L'uso di ClickUp ci ha aiutato moltissimo, soprattutto in termini di risparmio di tempo. In passato utilizzavamo un sistema in cui, alla fine della settimana, ogni membro del team inviava i rapporti settimanali via email, che venivano analizzati durante il fine settimana. Ma con ClickUp stiamo gradualmente eliminando i rapporti ridondanti, risparmiando così tempo che ora viene dedicato ad attività più produttive".

Caso di studio eHealth4Everyone

3. Oltre 15 visualizzazioni personalizzabili per visualizzare attività e flussi di lavoro

"Anche se queste funzionalità/funzioni sembrano molto piccole in superficie, svolgono un ruolo enorme nel colmare il divario per noi, dato che i nostri team lavorano da remoto. Con tre diverse visualizzazioni in ClickUp, i nostri clienti e manager hanno una visione a 360 gradi di ciò che sta accadendo sul campo, consentendo loro di concentrarsi maggiormente sulla strategia e sul pensiero creativo rispetto alla gestione delle attività e del team."

Joshua Rozario Mindshare Digital

Esempi di gestione dei programmi su ClickUp

Spesso ci viene chiesto se noi di ClickUp utilizziamo ClickUp per gestire i nostri programmi. Francamente, è una delle domande che preferiamo, perché ci ricorda quanto sia potente la piattaforma nel gestire sia le attività quotidiane che quelle più complesse, consentendoci così di assumere una posizione di crescita.

Tutto il nostro lavoro è interconnesso. Lavoriamo sugli stessi elenchi di progetti e prendiamo decisioni informate come una squadra. Tutti hanno accesso a informazioni centralizzate per svolgere il proprio lavoro.

Ecco alcuni programmi ClickUp lanciati che hanno richiesto l'impegno di molti responsabili di programma e tutto il cold brew disponibile per avere un esito positivo. Team, potete darmi una mano?

ClickUp amplia il team senior EMEA con un aumento della domanda europea del 233%

Non abbiamo perso tempo nel costituire il nostro team dirigenziale EMEA, reclutando talenti eccezionali che ottengono risultati mantenendo l'attenzione sul nostro valore fondamentale: "divertiti, trova la gioia e sii te stesso".

Abbiamo già una solida base di dipendenti nella regione, con membri del team distribuiti in tutta Europa. Assumiamo le persone migliori per il lavoro e sfruttiamo ClickUp per garantire che i nostri team siano iperproduttivi anche quando non lavorano nella stessa sede. Siamo profondamente impegnati a costruire il business ponendo al centro la collaborazione, la cultura e la comunità. ”

ClickUp University, una piattaforma di apprendimento online gratis

Il nostro obiettivo con ClickUp University (CUU) è semplice: aiutare la nostra comunità a raggiungere i propri obiettivi più rapidamente, risparmiare tempo, continuare a crescere dell'1% nel proprio campo ogni giorno ed eliminare le inutili frustrazioni causate dall'inefficienza lavorativa.

Che tu sia nuovo su ClickUp o che ci segua da anni, CUU ti aiuterà ad acquisire le conoscenze e l'esperienza pratica necessarie per creare il tuo flusso di lavoro ideale e aumentare la tua produttività.

Imparerai come utilizzare ClickUp, come personalizzarlo in base alle esigenze del tuo progetto e alle tue preferenze di flusso di lavoro e diventerai un guru di ClickUp super produttivo e in grado di risparmiare tempo.

LevelUp by ClickUp (edizione 2021)

Per LevelUp, sebbene tutto fosse stato realizzato internamente, avevamo bisogno di integrare il processo di utilizzo di terze parti esterne come società di produzione e servizi di live streaming. Abbiamo quindi creato degli elenchi dedicati, fondamentali per l'intera organizzazione di questo evento.

Abbiamo creato un elenco principale e reso pubbliche alcune attività ai nostri partner. Abbiamo invitato ospiti e consentito ai nostri partner della sede di coordinarsi nelle attività. Questo ci ha permesso di muoverci più rapidamente rispetto all'utilizzo di più strumenti, tra cui l'email. Riuscite a immaginare di dover esaminare migliaia di email? ClickUp ha risolto tutto questo per noi.

Il successo dei nostri programmi non sarebbe stato possibile senza il gruppo eterogeneo di responsabili di programma e team che comunicano le richieste e effettuano la condivisione dei feedback in modo rapido ed efficiente. E vogliamo lo stesso per te. 🤝

Affronta i tuoi obiettivi organizzativi più ambiziosi con ClickUp

ClickUp è un software potentissimo che ti permette di coordinare le tue grandi idee, vedere lo stato dei progetti in tempo reale e gestire i tuoi progetti con piena visibilità. Con ClickUp e il project management, potrai creare un team sano e altamente efficiente fin dal primo giorno!

Il nostro team è a tua disposizione se hai un caso d'uso specifico e hai bisogno di supporto. Onestamente, potremmo parlare di programmi tutto il giorno e ci piace incontrare altre persone che fanno lo stesso! 👋