Le 17 migliori metodologie di project management (+ esempi)

Non c'è dubbio: il project management a volte può essere difficile e non tutti i progetti vedono la luce.

La maggior parte dei progetti fallisce non perché i team manchino di talento, ma perché mancano di struttura. Senza una metodologia chiara, le priorità cambiano ogni giorno, le responsabilità diventano confuse e le scadenze vengono superate.

Ma non deve necessariamente essere così. Il framework giusto trasforma l'incertezza in stato. Questa guida illustra 17 metodologie con esempi reali, in modo che tu possa scegliere l'approccio più adatto al tuo progetto.

Punti chiave

Che cos'è una metodologia di project management?

Una metodologia di project management è un quadro strutturato che definisce come pianificare, eseguire e completare i progetti. Stabilisce i processi, gli strumenti e i modelli di comunicazione che il tuo team segue dall'avvio alla consegna.

Considerala come il sistema operativo del tuo progetto. Determina il modo in cui gestisci i requisiti in evoluzione, quando gli stakeholder esaminano lo stato, come allochi le risorse e gestisci i rischi e quale documentazione conservi durante tutto il ciclo della project management.

Progetti diversi richiedono approcci diversi, poiché un unico metodo non è adatto a tutti i casi d'uso.

Esempio, il settore edile utilizza tipicamente metodi sequenziali perché non è possibile installare le finestre prima di aver costruito le pareti. D'altra parte, i team di sviluppo software spesso preferiscono approcci iterativi perché il feedback degli utenti forma il prodotto.

La tua metodologia dovrebbe adattarsi ai vincoli del tuo progetto, non il contrario.

Metodologie e framework di project management più diffusi

Scegliere la metodologia giusta può fare la differenza tra un progetto che ha successo e uno che si arena.

La tabella sottostante mette a confronto gli approcci più diffusi, consentendoti di identificare rapidamente quale framework si adatta meglio al tuo tipo di progetto, alle dimensioni del tuo team e alla tua tolleranza al cambiamento.

Ora esaminiamo ogni opzione in dettaglio e discutiamo i pro, i contro e quando ciascuna dovrebbe essere utilizzata.

1. Metodologia Waterfall

Waterfall segue una sequenza lineare in cui ogni fase si completa prima che inizi la successiva. Si raccolgono i requisiti, si progetta la soluzione, la si realizza, la si testa e poi la si implementa. Una volta terminata una fase, tornare indietro richiede molto tempo e denaro.

I progetti di costruzione e produzione con risultati tangibili si adattano bene al modello Waterfall, poiché non è possibile modificare una fondazione già gettata senza sostenere spese ingenti. Anche i progetti con requisiti normativi traggono vantaggio dalla documentazione e dalle approvazioni formali richieste in ogni fase.

La metodologia offre tre vantaggi chiave:

Il modello Waterfall non si adatta facilmente ai requisiti in evoluzione. Se i clienti richiedono modifiche a metà progetto o i requisiti iniziali sono stati interpretati in modo errato, rivedere le fasi precedenti diventa costoso e richiede molto tempo.

La struttura rigida che garantisce prevedibilità rappresenta anche un limite alla flessibilità quando si scoprono nuove informazioni.

Esempio di metodologia Waterfall

Lo sviluppo del velivolo 777 da parte di Boeing è un esempio da manuale dell'applicazione della metodologia Waterfall. Il progetto, che si è svolto dal 1986 al 1995, ha seguito un approccio tradizionale e lineare, procedendo attraverso fasi ben definite con iterazioni minime.

La sua organizzazione gerarchica rispecchiava i componenti fisici dell'aeromobile, come le ali e la fusoliera, mentre i team interfunzionali di progettazione e costruzione garantivano il coordinamento tra le diverse fasi.

2. Metodologia agile

Agile suddivide il lavoro in brevi cicli chiamati sprint, che durano in genere da una a quattro settimane. Ogni sprint fornisce funzionalità operative che vengono esaminate dagli stakeholder. I team ridefiniscono le priorità e fanno un piano per lo sprint successivo sulla base del feedback, consentendo un adattamento continuo.

La metodologia trasforma la realizzazione dei progetti attraverso quattro pratiche fondamentali:

I team di sviluppo software con requisiti in continua evoluzione si adattano perfettamente all'Agile. Le startup tecnologiche traggono vantaggio dalla sua capacità di testare rapidamente le ipotesi e adeguare il percorso in base al feedback dei clienti. I progetti di ricerca e sviluppo sfruttano la sua adattabilità quando i requisiti non sono chiari fin dall'inizio.

La ricerca dimostra che i progetti Agile hanno 3,5 volte più probabilità di ottenere esito positivo rispetto agli approcci tradizionali Waterfall, con una valutazione del 39% rispetto all'11%. Questa differenza deriva dalla capacità di Agile di individuare tempestivamente i problemi attraverso frequenti cicli di consegna, consentendo ai team di correggere la rotta prima che i problemi diventino catastrofici.

La metodologia si è diffusa oltre il settore del software, fino a raggiungere il marketing, la produzione e i progetti governativi che richiedono adattabilità e coinvolgimento delle parti interessate.

Esempio di metodologia agile

Spotify fa sembrare Agile facile. I loro team lanciano nuove funzionalità/funzione in cicli brevi, osservano la risposta degli utenti e migliorano rapidamente.

ve. Questo approccio li ha aiutati a rimanere agili nel competitivo spazio dello streaming musicale, perfezionando costantemente il loro prodotto sulla base del comportamento reale degli utenti.

3. Metodologia Scrum

Scrum struttura i principi Agile con ruoli definiti, cerimonie e sprint di durata fissa. Il lavoro si svolge in cicli da due a quattro settimane con riunioni di coordinamento quotidiane di 15 minuti in cui i team effettuano la condivisione dello stato e individuano gli ostacoli.

Il framework si concentra su tre ruoli: il Product Owner stabilisce le priorità delle funzionalità e gestisce il backlog, lo Scrum Master rimuove gli ostacoli e facilita le riunioni, mentre il team di sviluppo realizza il lavoro.

Ogni sprint segue un ritmo prevedibile. La pianificazione dello sprint fissa gli obiettivi, le riunioni quotidiane mantengono tutti sincronizzati, le revisioni dello sprint mostrano il lavoro completato agli stakeholder e le retrospettive dello sprint identificano i miglioramenti per il ciclo successivo.

I team di sviluppo software utilizzano ampiamente Scrum per progetti complessi che richiedono una collaborazione frequente, ma qualsiasi progetto creativo o tecnico con parti in movimento può trarre vantaggio da questa struttura.

Il framework funziona al meglio con team composti da cinque a nove persone, poiché il coordinamento quotidiano diventa difficile con gruppi più numerosi e i check-in giornalieri impediscono che piccoli problemi diventino ostacoli importanti prima che possano compromettere lo stato.

Le revisioni regolari degli sprint mantengono l'attenzione su ciò che conta davvero piuttosto che su ciò che era stato nel piano iniziale, mentre il meccanismo retrospettivo integrato in ogni sprint favorisce il miglioramento continuo invece di ripetere gli stessi errori.

Esempio di metodologia Scrum

Cathay Pacific ha adottato il framework Nexus per migliorare lo sviluppo del proprio progetto Internet Booking Engine (IBE). Ha formato tre team specializzati e ha implementato revisioni periodiche. Il risultato? È passata dal rilascio di aggiornamenti ogni tre mesi a 2-3 volte al mese. I passeggeri hanno ottenuto un'esperienza migliore più rapidamente e la compagnia aerea ha acquisito un vantaggio competitivo.

4. Metodologia Kanban

Kanban visualizza le attività lavorative che passano attraverso diverse fasi su una lavagna. Le attività appaiono come schede che avanzano attraverso colonne come "Da fare", "In corso" e "Terminato".

La differenza fondamentale rispetto ad altri metodi è il limite al lavoro in corso (WIP) per evitare colli di bottiglia e mantenere la qualità.

I limiti del lavoro in corso impediscono il sovraccarico. Ogni colonna ha un numero massimo di elementi consentiti contemporaneamente. Quando una colonna raggiunge il limite, i membri del team non possono accettare nuovi lavori finché qualcosa non si sblocca.

Questo vincolo costringe i team a completare quello che hanno iniziato prima di iniziare altro, riducendo i cambi di contesto e migliorando i tassi di completamento.

I team che gestiscono flussi continui di richieste piuttosto che progetti distinti traggono il massimo vantaggio dal Kanban. I team del supporto che gestiscono i ticket, le squadre di manutenzione che gestiscono le richieste e i team di contenuto che producono materiale rientrano tutti in questo modello di flusso continuo.

La natura visiva conferisce una visibilità immediata ai colli di bottiglia, quindi quando le schede si accumulano in una colonna, sai esattamente dove si trova il vincolo.

Esempio di metodologia Kanban

Il team XIT Sustaining Engineering di Microsoft ha utilizzato Kanban per trasformare le proprie prestazioni, ottenendo un aumento del 230% dei tassi di consegna e riducendo i tempi di consegna da 5,5 mesi a soli 12 giorni.

Hanno sostituito il piano mensile con un rifornimento settimanale, hanno limitato il lavoro in corso (WIP) e semplificato la comunicazione per gestire le attività in modo efficiente.

5. Metodologia Scrumban

Scrumban combina le cerimonie strutturate di Scrum con il flusso continuo di Kanban.

I team monitorano visivamente il lavoro su una lavagna con limiti di lavoro in corso (WIP), ma invece di impegnarsi a raggiungere obiettivi sprint fissi, svolgono le attività in base alla capacità disponibile, mantenendo un coordinamento regolare attraverso riunioni quotidiane e retrospettive.

Questo approccio ibrido funziona quando i team hanno bisogno di coordinamento senza la rigidità di impegni sprint vincolanti.

I team di sviluppo software che gestiscono carichi di lavoro imprevedibili traggono vantaggio da questo equilibrio, così come i team di manutenzione che gestiscono sia progetti pianificati che richieste di supporto reattive.

La lavagna visiva fornisce una visione immediata del flusso di lavoro e dei colli di bottiglia, mentre le retrospettive regolari preservano il meccanismo di miglioramento continuo che rende Scrum efficace. I team ottengono la struttura necessaria per rimanere organizzati e la flessibilità per adattarsi quando cambiano le priorità.

Sono in grado di adattarsi immediatamente alle mutevoli esigenze senza abbandonare le loro pratiche di coordinamento o attendere la prossima sessione di pianificazione dello sprint, il che li aiuta a fornire risultati costanti senza sentirsi vincolati da scadenze arbitrarie.

Esempio di metodologia Scrumban

Il team di House of Angular è passato da Scrum a Scrumban dopo che continui cambiamenti di priorità hanno compromesso i loro commitment di sprint.

Hanno adottato cicli di rilascio flessibili, stati delle attività più chiari e hanno limitato il lavoro in corso (WIP) a un'attività per sviluppatore, mantenendo al contempo le retrospettive tra un rilascio e l'altro per identificare i miglioramenti.

Questo approccio ibrido consente loro di adattarsi immediatamente alle richieste dei client, mantenendo i vantaggi di coordinamento offerti dai controlli regolari e migliorando sia la velocità di consegna che il morale del team.

6. Metodologia Extreme Programming (XP)

L'Extreme Programming dà priorità all'eccellenza tecnica attraverso pratiche come la programmazione in coppia, lo sviluppo basato sui test e l'integrazione continua.

Gli sviluppatori lavorano in coppia: uno scrive il codice mentre l'altro lo revisiona in tempo reale, individuando immediatamente eventuali problemi anziché durante le revisioni successive del codice.

La metodologia si concentra sulla scrittura di test automatizzati prima di scrivere il codice che supera tali test.

I team integrano le modifiche al codice più volte al giorno per individuare tempestivamente eventuali conflitti, mentre i piccoli rilasci forniscono valore con frequenza, spesso settimanalmente.

I clienti lavorano a stretto contatto con il team durante tutto lo sviluppo per chiarire i requisiti e fornire feedback sul software funzionante piuttosto che sulle specifiche.

Gli ambienti di sviluppo software frenetici, in cui i contributi dei clienti e i cambiamenti rapidi sono all'ordine del giorno, si adattano bene all'XP. I team che realizzano sistemi complessi destinati a evolversi nel corso degli anni traggono vantaggio da pratiche disciplinate, poiché un codice pulito e ben testato rende più facile l'adattamento al mutare delle esigenze.

L'approccio collaborativo allo sviluppo consente di individuare i problemi in una fase precoce, quando sono ancora economici da risolvere, piuttosto che durante i test di accettazione da parte degli utenti.

Esempio di metodologia XP

In Connextra, gli sviluppatori hanno utilizzato XP per creare ActiveAds, che mostrava le quote delle scommesse aggiornate in tempo reale in base al contenuto delle pagine web.

Hanno seguito cicli di sviluppo brevi con un input costante da parte dei client, e la programmazione in coppia ha garantito la condivisione delle responsabilità, consentendo di individuare immediatamente eventuali problemi di integrazione. Quando l'API di un bookmaker ha modificato il proprio formato di risposta senza preavviso, la coppia di sviluppatori lo ha individuato durante la revisione del codice prima che raggiungesse la produzione.

L'attenzione di XP alla collaborazione e alla rapida iterazione ha aiutato il team a visualizzare in modo dinamico le quote di scommessa rilevanti in tempo reale, riunendosi in modo efficiente per soddisfare le esigenze del client.

7. Metodologia Lean

Il Lean si concentra sulla massimizzazione del valore per il cliente eliminando gli sprechi nei processi. Gli sprechi includono passaggi superflui, tempi di attesa, eccedenze di magazzino, difetti e lavoro richiesto ridondante che non contribuisce al risultato finale.

I team iniziano mappando il loro flusso di valore per visualizzare ogni passaggio dall'inizio alla fine. Questo rivela quali attività creano valore per i clienti e quali generano sprechi.

La metodologia elimina o riduce quindi i passaggi superflui, creando al contempo un flusso continuo che risolve i colli di bottiglia. Il flusso del lavoro si basa sulla domanda dei clienti piuttosto che su programmi o quote, evitando così la sovrapproduzione.

I progetti di produzione, sviluppo dei prodotti e gestione delle operazioni traggono il massimo vantaggio dal Lean. Le organizzazioni con margini ridotti o limitazioni di capacità ottengono vantaggi significativi perché piccoli miglioramenti dell'efficienza si traducono in risparmi sostanziali nel tempo.

Esempio di metodologia Lean

L'ufficio postale di Calgary L'ufficio postale di Calgary ha dovuto affrontare un calo dei volumi di posta nel 2023 e ha utilizzato il Lean per identificare gli sprechi nei processi di smistamento.

La mappatura del flusso di valore ha rivelato che i lavoratori percorrevano in media due miglia per turno per recuperare le forniture, quindi il team ha riorganizzato il reparto in modo da posizionare le forniture presso ogni postazione di lavoro. Questo cambiamento da solo ha ridotto i tempi di elaborazione del 15%.

Hanno quindi affrontato il problema dei tempi di attesa: la posta rimaneva nei contenitori tra un passaggio di elaborazione e l'altro perché le stazioni a valle avevano capacità diverse.

Bilanciando le capacità delle stazioni e implementando un sistema pull, l'impianto ha liberato 3,2 milioni di piedi quadrati di spazio per il consolidamento, ridotto i costi di locazione di 4 milioni di dollari all'anno e migliorato il flusso della posta del 30%.

8. Metodo del percorso critico (CPM)

Il CPM identifica la sequenza più lunga di attività dipendenti che determina la durata del progetto. Qualsiasi ritardo nelle attività del percorso critico posticipa l'intera data di completamento.

Inizia mappando tutte le attività, la loro durata e le dipendenze. Alcune attività possono essere eseguite in parallelo, mentre altre devono seguire una sequenza: non è possibile installare le finestre prima di aver costruito le pareti.

Il percorso critico è la catena più lunga dall'inizio alla fine e le attività su questo percorso non hanno margine di flessibilità.

I progetti complessi con molte dipendenze tra le attività traggono vantaggio dal CPM. I progetti di costruzione, ingegneria e infrastrutture utilizzano ampiamente questo metodo perché la tempistica è tutto e le attività hanno chiari predecessori.

I project managers concentrano le risorse sulle attività del percorso critico e cercano modi per comprimere il programma aggiungendo risorse o modificando le sequenze.

Esempio di metodologia CPM

In un progetto relativo al sistema informativo ospedaliero (HIS), il CPM è stato utilizzato per il monitoraggio di tutto, in particolare per il sottosistema di registrazione dei pazienti ambulatoriali.

Il team ha identificato il Percorso 3 come percorso critico, che copre tutto, dall'analisi della domanda al collaudo del sistema, aiutando a dare priorità ai passaggi più importanti.

Sono persino riusciti a risparmiare 1000 yuan comprimendo l'attività di test del sottosistema da sette settimane a sole quattro, il tutto senza sacrificare la qualità.

9. Project management con catena critica (CCPM)

Il CCPM estende il CPM tenendo conto dei vincoli di risorse e proteggendo la pianificazione con buffer anziché riempire le singole attività.

A differenza del CPM, che presuppone che le risorse siano sempre disponibili, il CCPM identifica la catena critica, ovvero il percorso più lungo considerando sia le dipendenze delle attività che la disponibilità delle risorse.

Se lo stesso esperto è necessario per due attività parallele, queste non possono essere effettivamente eseguite in parallelo.

Invece di aggiungere un margine di sicurezza alla durata di ogni attività, il CCPM elimina tale margine e lo consolida in buffer che proteggono la scadenza finale e la catena critica dai ritardi nei percorsi non critici.

I progetti di produzione, sviluppo prodotti e ricerca e sviluppo in cui i conflitti di risorse causano ritardi traggono vantaggio dal CCPM.

I team monitorano il consumo del buffer piuttosto che lo stato delle singole attività:

Questo concentra l'attenzione sui rischi reali della pianificazione prima che questi abbiano un impatto sulla Sequenza.

Esempio di metodologia CCPM

Nel pozzo n. 12 di Impala Platinum, l'applicazione del CCPM ha dato un notevole impulso alla produttività mineraria.

Il team ha affrontato il mancato rispetto delle scadenze e il superamento del budget gestendo le risorse in modo più efficace, riducendo il multitasking e utilizzando strategie di buffer.

Risultato, i team hanno lavorato meglio insieme, sono rimasti concentrati sugli obiettivi del turno e hanno gestito i rischi in modo più efficiente.

10. Metodologia PRINCE2

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) è un framework basato sui processi con ruoli, fasi e prodotti di gestione definiti. Enfatizza la giustificazione aziendale durante tutto il progetto.

La metodologia suddivide i progetti in fasi di gestione con revisioni formali ad ogni confine. Ogni progetto deve avere un business case chiaro che giustifichi il continuo investimento in ogni fase.

Sette principi guidano tutti i progetti: giustificazione aziendale continua, apprendimento dall'esperienza, ruoli definiti, gestione per fasi, gestione per eccezioni, attenzione ai prodotti e adattamento al progetto.

I progetti governativi e le grandi organizzazioni, in particolare in Europa, prediligono PRINCE2. I progetti che richiedono una governance e una documentazione solide si adattano bene a questo approccio strutturato.

Il framework comporta un notevole sovraccarico per i progetti di piccole dimensioni, ma garantisce un account completo per le iniziative complesse che richiedono il coordinamento di più reparti.

Esempio di metodologia PRINCE2

Il project management presso la Biblioteca dell'Università dell'Australia Occidentale era piuttosto caotico. Le cose sono cambiate nel 2005, quando la biblioteca ha adottato PRINCE2.

Il personale ha ricevuto una formazione e la biblioteca ha iniziato a vedere miglioramenti concreti: i progetti sono stati definiti correttamente, secondo il piano, ed eseguiti.

Quando i team provenienti da diverse parti della biblioteca hanno iniziato a lavorare insieme per la prima volta, hanno avuto inizio cambiamenti culturali inaspettati.

11. Metodologia Six Sigma

Six Sigma utilizza metodi statistici per ridurre i difetti e le variazioni nei processi, puntando a livelli di qualità pari a 3,4 difetti per milione di opportunità.

Il framework DMAIC struttura i progetti di miglioramento:

I team utilizzano strumenti statistici come l'analisi della capacità di processo, il test delle ipotesi e i grafici di controllo. Ogni decisione richiede dati piuttosto che intuizione, e i professionisti certificati chiamati Green Belt e Black Belt guidano i progetti.

I progetti di controllo qualità nella produzione si adattano perfettamente al Six Sigma, anche se anche i settori dei servizi che riducono gli errori nei processi ripetitivi traggono vantaggio dall'approccio basato sui dati.

Qualsiasi ambiente in cui i difetti sono costosi o pericolosi si adatta a questa metodologia rigorosa, ma gli strumenti statistici richiedono formazione e disciplina, mentre la raccolta e l'analisi dei dati rallentano la Sequenza dei progetti.

Esempio di metodologia Six Sigma

Il Dipartimento per le Licenze e la Regolamentazione del Texas (TDLR) doveva affrontare costi crescenti e inefficienze nella gestione dei propri archivi.

Nel 2012, l'agenzia ha lanciato un progetto Six Sigma per affrontare questi problemi. Il team ha ridotto lo spazio di archiviazione, semplificato il programma di conservazione e implementato l'automazione per distruggere i documenti scaduti.

Entro il 2017, il dipartimento ha ridotto i costi di spazio di archiviazione da 41.960 dollari all'anno a 12.220 dollari, riducendo il numero di scatole da oltre 6.000 a meno di 300.

12. Metodologia di sviluppo rapido delle applicazioni (RAD)

RAD privilegia la velocità creando rapidamente prototipi di lavoro, raccogliendo feedback e ripetendo il processo. La metodologia sacrifica la documentazione completa a favore di una consegna rapida.

Invece di lunghe fasi di raccolta dei requisiti, i team realizzano un prototipo funzionante in pochi giorni o settimane.

Gli stakeholder utilizzano il prototipo e forniscono feedback su ciò che funziona e ciò che non funziona, quindi gli sviluppatori lo perfezionano sulla base di tali feedback.

Questo ciclo si ripete fino a quando il prototipo non è pronto per la produzione, ponendo l'accento sui componenti riutilizzabili e sugli strumenti di generazione del codice per accelerare lo sviluppo.

I progetti software con scadenze strette e stakeholder coinvolti si adattano bene al RAD. Anche i progetti in cui i requisiti non sono chiari ma il time-to-market è fondamentale si adattano a questo approccio, sebbene richiedano che gli stakeholder abbiano il tempo di rivedere le frequenti iterazioni.

La documentazione ne risente perché l'attenzione è rivolta al software in lavoro piuttosto che alle specifiche scritte, e l'enfasi sulla velocità può creare un debito tecnico che rallenta lo sviluppo futuro.

Esempio di metodologia RAD

È stato creato un sistema di mappatura web utilizzando RAD per semplificare la gestione dei terreni per gli agricoltori. Aiuta al monitoraggio della titolarità dei terreni, al monitoraggio dello stato dei terreni agricoli e alla pianificazione delle esigenze di produzione, il tutto con supporto all'agricoltura di precisione.

Gli sviluppatori si sono concentrati su cicli di feedback rapidi, lavorando direttamente con gli agricoltori per perfezionare funzionalità/funzione come l'integrazione e la visualizzazione dei dati spaziali. L'approccio iterativo ha garantito che il sistema fosse pratico, intuitivo e adattato alle esigenze del mondo reale.

13. Adaptive Project Framework (APF)

APF parte dal presupposto che inizialmente i requisiti non siano chiari e considera l'incertezza un vantaggio. La metodologia si adatta continuamente sulla base dell'apprendimento piuttosto che combattere l'ambiguità.

I team hanno un piano che prevede quanto basta per avviare un ciclo breve, producono qualcosa di tangibile che gli stakeholder valutano, quindi modificano la direzione prima di iniziare il ciclo successivo sulla base di ciò che hanno imparato.

L'obiettivo finale può cambiare man mano che il team scopre cosa è possibile realizzare e di cosa hanno effettivamente bisogno i clienti, quindi l'esito positivo significa raggiungere il miglior risultato possibile piuttosto che rispettare un piano originale che potrebbe essere stato basato su ipotesi errate. I progetti di ricerca e sviluppo con risultati incerti si adattano all'APF, così come le iniziative di innovazione in cui la soluzione emerge attraverso la sperimentazione.

La metodologia richiede che le parti interessate accettino che il risultato finale possa differire dalle aspettative iniziali, mentre le stime di budget e di durata stimata rimangono imprecise perché il percorso emerge nel tempo anziché essere predeterminato. Riprova

Esempio di metodologia RAF

Kamikaze Software Systems ha avuto difficoltà a mantenere monitorati i progetti più piccoli, soprattutto con il crescente numero di richieste di modifica.

Per risolvere questo problema, sono passati all'APF, utilizzando cicli iterativi e pianificando man mano. Coinvolgere direttamente i client nel processo decisionale ha fatto una grande differenza, aiutandoli a stabilire le priorità e ad affrontare i problemi in modo più efficace.

14. Metodologia per mappare i risultati

L'outcome mapping monitora i cambiamenti comportamentali dei principali stakeholder piuttosto che dei tradizionali risultati del progetto. L'esito positivo significa influenzare il modo in cui le persone agiscono, non solo completare le attività.

I team identificano i partner di confine (le persone o le organizzazioni il cui cambiamento di comportamento porterà ai risultati desiderati) e monitorano gli indicatori di stato che mostrano i cambiamenti graduali nel loro modo di agire:

Le organizzazioni che operano nei settori della sanità, dell'istruzione e dello sviluppo comunitario traggono vantaggio da questo approccio quando il cambiamento del comportamento degli stakeholder è la chiave dell'esito positivo.

La metodologia mette al primo posto l'apprendimento, aiutando i team a misurare cambiamenti complessi e a lungo termine, mantenendo al contempo il coinvolgimento degli stakeholder attraverso aggiornamenti in tempo reale.

Si adatta quando le cose cambiano in modo imprevisto, rendendola efficace per ambienti dinamici in cui le metriche tradizionali incentrate sui risultati non riescono a cogliere l'impatto effettivo.

15. Metodologia di introduzione di nuovi prodotti (NPI)

NPI guida i prodotti dall'idea iniziale al lancio sul mercato attraverso fasi sistematiche che allineano i team di ingegneria, produzione, marketing e commerciale verso obiettivi di condivisione.

La metodologia prevede il brainstorming di idee, lo sviluppo di concetti, il test di prototipi con utenti reali e il lancio sul mercato con un supporto coordinato.

Coinvolgere tutti i reparti sin dall'inizio previene il classico problema in cui la produzione scopre troppo tardi i problemi di progettazione o il marketing promette funzionalità/funzione che l'ingegneria non è in grado di fornire.

Le aziende elettroniche, automobilistiche e farmaceutiche, dove i difetti dei prodotti sono costosi e la concorrenza è agguerrita, si affidano all'NPI.

L'approccio strutturato consente di individuare tempestivamente i potenziali problemi, quando sono ancora più economici da risolvere, mentre il coinvolgimento interfunzionale impedisce ai reparti di lavorare in silos che creano costose sorprese durante l'aumento della produzione.

16. Guida PMBOK del PMI

La guida PMBOK è un quadro completo che fornisce linee guida, best practice e standard per project management, pubblicato dal Project Management Institute.

La guida organizza project management in dieci aree di conoscenza, tra cui ambito, tempo, costi e rischi, quindi mappare il modo in cui interagiscono durante il ciclo di vita del progetto.

Fornisce un kit di strumenti completo per la pianificazione, l'esecuzione e la chiusura dei progetti, con particolare attenzione alla documentazione e ai processi che creano responsabilità.

I progetti grandi e complessi nei settori dell'edilizia, dell'IT e della produzione, dove la coerenza e la completezza sono requisiti imprescindibili, traggono vantaggio dal PMBOK.

L'approccio standardizzato garantisce che nulla di importante venga trascurato, aiutando al contempo i team a parlare lo stesso linguaggio del progetto tra i vari reparti o organizzazioni.

La natura completa può sembrare pesante per iniziative più piccole, anche se aiuta i team a riprendersi rapidamente quando le cose vanno fuori strada.

Esempio di PMBOK

L'iniziativa di TLC Family Care Healthplan volta a semplificare l'invio delle richieste di rimborso dimostra come la Guida PMBOK possa determinare l'esito positivo di un progetto.

Il team ha stabilito un quadro chiaro attraverso un Project Management Office (PMO) dedicato, garantendo che le attività fossero classificate in ordine di priorità e che i rischi fossero affrontati tempestivamente. Riunioni regolari hanno permesso di rispettare le scadenze, mentre i controlli di qualità hanno migliorato l'accuratezza e l'efficienza.

Questi lavori richiesti hanno portato a una riduzione del 40% delle richieste di rimborso cartacee, con un risparmio di oltre 15.000 dollari all'anno e un aumento della soddisfazione dei provider.

17. Metodologia Package Enabled Reengineering (PER)

PER combina la riprogettazione dei processi aziendali con l'implementazione di software aziendali per creare miglioramenti trasformativi anziché automatizzare le inefficienze esistenti.

La metodologia richiede di completare il ripensamento dei flussi di lavoro prima di implementare i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali. Ciò garantisce che la tecnologia offra supporto a processi appena ottimizzati invece di limitarsi a digitalizzare gli stessi vecchi flussi di lavoro inefficienti.

La combinazione dell'ottimizzazione dei processi con le nuove tecnologie offre miglioramenti significativamente maggiori rispetto all'utilizzo di uno dei due approcci separatamente.

Le organizzazioni che stanno attraversando una trasformazione digitale nei settori della vendita al dettaglio, della produzione e della sanità traggono vantaggio dal PER, in particolare quando i processi sono cresciuti organicamente nel tempo e necessitano di un aggiornamento che li completi.

L'esito positivo richiede la volontà di mettere in discussione i flussi di lavoro consolidati prima di investire in nuovi sistemi, piuttosto che limitarsi ad aggiornare gli strumenti software.

Come selezionare una metodologia di project management

Per selezionare la metodologia giusta è necessario abbinare le caratteristiche del tuo progetto ai punti di forza di ciascun framework. Segui questa procedura per identificare quello più adatto alle tue esigenze.

Inizia esaminando quanto sono stabili i tuoi requisiti. Se puoi documentare tutto in anticipo e le modifiche saranno costose, approcci strutturati come Waterfall, PRINCE2 o CPM offrono prevedibilità. Questi funzionano per prodotti fisici o settori regolamentati. Se i requisiti evolveranno man mano che apprendi ciò di cui gli utenti hanno bisogno, metodi iterativi come Agile, Scrum o RAD si adattano al cambiamento. Consegnate incrementi di lavoro, raccogliete feedback, quindi apportate modifiche per il ciclo successivo. Per lavori in corso senza confini di progetto chiari, metodi a flusso continuo come Kanban o Lean ottimizzano la produttività. I team del supporto, le squadre di manutenzione e i produttori di contenuto traggono vantaggio da questi approcci.

Le dimensioni del team influiscono in modo significativo sul successo di una metodologia. I team di piccole dimensioni, composti da tre a nove persone, ottengono ottimi risultati con Scrum o Kanban, che riducono al minimo i costi di coordinamento e consentono decisioni rapide. Le grandi organizzazioni con decine di collaboratori necessitano di ruoli e governance definiti. PRINCE2 o PMBOK prevengono le incomprensioni che affliggono i team di grandi dimensioni. I team interfunzionali traggono vantaggio da metodi che conferiscono visibilità alle dipendenze attraverso cerimonie regolari o bacheche visive.

La flessibilità della Sequenza e del budget determina la quantità di piano necessaria in anticipo. Scadenze e budget fissi richiedono una programmazione prevedibile attraverso Waterfall, CPM o PRINCE2, che anticipa il piano per identificare i rischi in anticipo. Sequenze flessibili e budget di apprendimento consentono ad Agile o APF di scoprire la soluzione giusta in modo iterativo. I progetti urgenti che richiedono un rapido ingresso sul mercato sono adatti a RAD, che costruisce prototipi funzionanti in pochi giorni anziché in settimane.

Allinea la tua metodologia alle preferenze di coinvolgimento degli stakeholder. I client che desiderano revisioni e input frequenti si adattano alla cadenza sprint di Agile e Scrum. Coloro che preferiscono un piano dettagliato iniziale con revisioni periodiche delle attività cardine si adattano a Waterfall e PRINCE2. I progetti interni con una supervisione minima possono utilizzare approcci auto-organizzativi come Kanban o Lean.

Prova la metodologia scelta su una piccola fase del progetto prima di implementarla completamente. Esegui il progetto pilota per uno o due cicli, quindi raccogli feedback per capire se ha aiutato o ostacolato lo stato. Utilizza questi feedback per modificare l'implementazione prima di estenderla ad altri team.

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Quindi, con i campi personalizzati di ClickUp, puoi aggiungere dati specifici come le fasi del progetto, le ore stimate o le priorità delle attività per garantire che ogni dettaglio sia in linea con i tuoi obiettivi.

Questo livello di personalizzazione significa che le tue attività non sono solo semplici elementi da fare, ma diventano ricchi punti di dati per una migliore visibilità del progetto.

⚡️ In azione: un team di marketing che si occupa del lancio di un prodotto può suddividere le attività in "Strategia dei contenuti", "Risorse di progettazione" e "Configurazione della campagna pubblicitaria". Campi personalizzati come "Tipo di contenuto" (ad es. post sul blog, pubblicità sui social media) e "Stato di approvazione" (ad es. in sospeso, approvato) aiutano a monitorare i progressi e garantiscono approvazioni senza intoppi.

Commenti assegnati da ClickUp

Infine, ClickUp Assign Comments assicura che le discussioni non si perdano in thread infiniti. Trasforma qualsiasi commento in un elemento concreto e assegnalo direttamente a un membro del team.

Monitora ogni secondo e migliora la produttività

Monitoraggio del tempo con ClickUp

ClickUp Monitoraggio del Tempo registra il tempo che ogni membro del team dedica a un'attività, aiutando a identificare i colli di bottiglia o le attività che richiedono più tempo del previsto.

Avvia il timer quando inizi a lavorare su un'attività, mettilo in pausa durante le pause e fermalo quando è terminato. ClickUp registra automaticamente queste informazioni, consentendoti di confrontare la durata stimata con quella effettivamente impiegata per le attività.

⚡️ In azione: un team di sviluppo software che sta creando una nuova funzionalità/funzione può utilizzare il monitoraggio del tempo per misurare la durata delle singole attività, come la codifica o i test di controllo qualità. Se le Sequenze non vengono rispettate, è possibile modificare i programmi e riassegnare le risorse in base alle necessità.

Ottieni maggiore chiarezza con i dashboard di ClickUp

Avere un'unica fonte di verità per i tuoi progetti è fondamentale, ed è qui che entrano in gioco le dashboard ClickUp di .

Un dashboard consolida tutti i dati del tuo progetto in un unico spazio interattivo e personalizzabile, in modo da poter monitorare lo stato, il carico di lavoro del team e le metriche chiave a colpo d'occhio.

Schede come "Stato di avanzamento delle attività", "Carico di lavoro del team" e "Grafici burndown" consentono di monitorare facilmente ciò che sta accadendo e individuare potenziali problemi. I dashboard si aggiornano in tempo reale, consentendo a tutti di essere sempre sulla stessa pagina.

⚡️ In azione: un responsabile marketing che supervisiona più campagne può monitorare le attività in ritardo, la larghezza di banda del team e le prestazioni delle campagne, il tutto su un'unica dashboard. Ciò elimina la necessità di scambi di e-mail o fogli di calcolo sparsi.

Visualizza il tuo flusso di lavoro

ClickUp Visualizza

Metodologie diverse richiedono spesso strumenti di visualizzazione specifici. Le visualizzazioni di ClickUp si adattano al tuo flusso di lavoro. Ad esempio:

Senza ClickUp, non saremmo in grado di individuare rapidamente le lacune nel lavoro e nei processi. La possibilità di vedere le attività senza data di scadenza, quelle scadute e quelle senza punti dello sprint o assegnatari mi aiuta a mantenere lo slancio in avanti.

La flessibilità è un vantaggio chiave di ClickUp.

Puoi passare da Kanban, vista Gantt, Calendario e altre visualizzazioni con un clic. Ogni visualizzazione si adatta perfettamente allo stile di lavoro del team o ai requisiti del progetto, eliminando la necessità di strumenti esterni.

Collabora e ottieni una connessione senza sforzo

ClickUp riunisce anche tutti i tuoi strumenti. Oltre 1.000 integrazioni ClickUp lo collegano ad app come Google Drive e Zoom, creando uno spazio unificato per la collaborazione.

Chattare ClickUp

È anche il momento di una riunione con ClickUp Chat.

Il Chattare non è solo un altro strumento di messaggistica. È progettata per semplificare la comunicazione e colmare il divario tra conversazioni e attività.

Niente più aggiornamenti sparsi o follow-up mancati: tutto rimane in un unico posto, rendendo la collaborazione fluida e senza stress.

Le notifiche personalizzate tengono lontane le distrazioni, consentendoti di concentrarti sulle conversazioni importanti senza essere sopraffatto da aggiornamenti inutili.

Ad esempio, puoi dare priorità ai thread rilevanti per il tuo ruolo e silenziare quelle meno importanti. E quando si tratta di follow-up, l'assegnazione delle responsabilità direttamente all'interno della chat garantisce che le attività procedano senza intoppi.

Trasforma la strategia in azione con ClickUp al tuo fianco

La gestione dei progetti può sembrare un compito arduo, ma scegliere la metodologia giusta fa la differenza. Che si tratti di Agile, Scrum o Waterfall, l'approccio giusto aiuta il tuo team a rimanere organizzato, in linea con gli obiettivi e pronto ad adattarsi a qualsiasi sfida.

Ma anche le migliori metodologie hanno bisogno di uno strumento potente per supportarle. ClickUp è progettato per gestire qualsiasi progetto, con funzionalità/funzione come la gestione delle attività, dashboard in tempo reale e flussi di lavoro personalizzabili che rendono il tuo lavoro più facile ed efficiente.

Perché aspettare? Iscriviti oggi stesso a ClickUp!

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