Da quando inizia e da quando finisce un progetto? Chiedersi questo non è una profonda pontificazione esistenziale di un progetto, ma solo una buona pratica.
Sia che stiate organizzando la gita scolastica di vostro figlio, sia che stiate costruendo una nuova applicazione software, capire il suo ciclo di vita vi aiuterà a non farvi sfuggire nulla. Vediamo come.
Che cos'è il ciclo di vita del project management?
Il ciclo di vita del project management è costituito dalle varie fasi di un processo, dall'inizio alla fine. Si tratta di una serie di processi coinvolti nel completamento di un progetto, nel raggiungimento degli obiettivi e nell'ottenimento dei risultati.
In genere, il ciclo di vita del progetto prevede cinque fasi: Avvio, piano, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Il project manager è responsabile del completamento delle attività in ciascuna delle fasi del project management e della transizione senza soluzione di continuità alla fase successiva.
***Perché un project manager deve comprendere il ciclo di vita del progetto?
La comprensione del ciclo di vita del progetto presenta diversi vantaggi. Alcuni dei principali sono i seguenti.
Migliore piano: In qualità di project manager, quando conoscete le caratteristiche del ciclo di vita end-to-end, potete assicurarvi che ogni sua parte sia pianificata in modo completo.
Controllo della qualità: Potete impostare standard e metriche di qualità per ogni parte del progetto e assicurarvi che lavorino bene insieme.
Agilità: Per essere agili, è necessario comprendere chiaramente il quadro generale. Ad istanza, se si conosce la destinazione, si possono fare deviazioni e ottimizzare la velocità senza influire sui risultati.
Riduzione dei rischi: La comprensione del ciclo di vita del progetto end-to-end consente di fare proiezioni, identificare i rischi e pianificarli.
Comunicazione: Il project management aiuta i manager a visualizzare il futuro. Quando si sa cosa ci si aspetta, si può rimanere agili e informare in anticipo gli stakeholder del progetto delle deviazioni.
Come usare il ciclo di vita del progetto?
Il ciclo di vita del progetto è un quadro di viaggio di alto livello che delinea il percorso di un progetto. Fornisce al project manager tutti i dettagli sulla destinazione, le attività cardine, le tappe, le stazioni di rifornimento e altro ancora.
Un project manager può utilizzarlo per:
- Visualizzare il quadro generale del progetto
- Prevedere le sfide e i problemi comuni che potrebbero sorgere
- Aumentare/ridurre i lavori richiesti e i budget per adattarli alle esigenze della fase
- Effettuare aggiustamenti, in caso di deviazioni
- Ottimizzare le prestazioni del progetto
visualizzare la visione d'insieme di un progetto con ClickUp
In breve, mappare il ciclo di vita del progetto è fondamentale per il suo esito positivo. Scopriamo quindi le fasi del ciclo di vita e come lavorano insieme.
Quali sono le 5 fasi del ciclo di vita del progetto?
Le cinque fasi del ciclo di vita del project management sono:
- Avvio del progetto
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura del progetto
Avvio del progetto
Una volta che il team commerciale ha chiuso l'affare, firmato i contratti e ottenuto le approvazioni per l'avvio, è il momento per il team di progetto di avviare il progetto. Le attività critiche di questa fase sono le seguenti.
Raccolta di input: Nella fase di pianificazione del progetto, si raccolgono tutte le informazioni sul progetto, compresi i requisiti, gli obiettivi, le sequenze, l'ambito, il budget e le misure dell'esito positivo.
Inserimento: Ottenere l'accesso, le approvazioni e la comprensione del contesto necessari per iniziare il progetto.
Valutazione: Eseguire una verifica approfondita dell'input, dell'ambiente, delle risorse, ecc. per identificare lacune e rischi.
Creazione di relazioni: Il team del progetto conosce gli sponsor e le altre parti interessate, creando relazioni di fiducia reciproca necessarie per un esito positivo.
Carta del progetto: Creare un documento formale che delinei in dettaglio la condivisione degli obiettivi e dei requisiti prima di definire lo scoping e il budget.
Una volta definita l'impostazione, è il momento di fare piani dettagliati.
Fase di piano
Durante la piano del progetto nella fase di pianificazione, i team sviluppano il piano, che descrive in dettaglio l'ambito del progetto, gli obiettivi quantificabili, i prodotti da consegnare, le sequenze ragionevoli, le attività cardine, le risorse necessarie, ecc.
In questa fase, il project manager dovrà fare quanto segue.
Gestione delle attività: Suddividere il progetto in attività, sottoattività e liste di controllo per semplificare il project management.
Configurazione del progetto: Pianificazione delle attività in una Sequenza con l'aiuto di un calendario di project management per ogni fase del progetto.
Priorità: Definizione delle priorità delle attività in base a vari fattori, identificazione delle dipendenze e dei rischi e sviluppo di strategie di mitigazione.
Impostazione degli obiettivi: Impostazione di obiettivi, finalità e traguardi per il lavoro del team del progetto. Una buona monitoraggio degli obiettivi può aiutare a rendere visibile e interattivo anche questo aspetto.
Budgeting: Creare un budget che soddisfi le esigenze del progetto e che sia efficiente.
Fase di esecuzione
Ora che avete un piano, cosa vi impedisce di iniziare? Andate a esecuzione del progetto .
Questa fase trasforma le idee e i piani in azione, mettendo insieme persone, processi e tecnologie per risolvere i problemi. In genere è la fase più lunga del ciclo di vita di un progetto e consuma più risorse.
In qualità di project manager, in questa fase dovrete:
- Assegnare le risorse al progetto
- Assegnare le attività ai membri del team
- Assicurarsi che le attività del progetto siano in linea con il piano di project management
- Supportare i team del progetto nell'inserimento e nell'avvio del progetto stesso
- Attivare i processi di controllo della qualità
- Comunicare con le parti interessate
- Effettuare presentazioni sullo stato del progetto
- Impedire lo scope creep, adattandosi ai cambiamenti in modo agile
- Adattare i programmi e i piani in base allo stato di avanzamento del progetto
Monitoraggio e controllo
Sebbene sia considerata la quarta fase del ciclo di vita, inizia contemporaneamente all'esecuzione. I team agili monitorano il lavoro, raccolgono feedback e migliorano continuamente i risultati.
In questa fase, i project manager devono:
Monitorare le prestazioni: Misurare le prestazioni del progetto utilizzando indicatori di prestazione chiave (KPI) , criteri di accettazione e altre metriche.
Monitoraggio delle variabili: Ogni progetto può avere diverse variabili, come i membri del team che vanno in ferie, le stime sbagliate, ecc. Monitoratele regolarmente rispetto agli obiettivi e alle aspettative e identificate le variazioni più significative.
Gestire i vincoli: Nel corso del progetto è inevitabile che si verifichino vincoli di tempo, budget e risorse. Dovete gestire questi vincoli riallocando budget/risorse, richiedendo un supporto aggiuntivo, ecc.
Per istanza, se qualcuno del team si assenta per malattia, dovrete chiedere aiuto ad altri progetti o un'estensione allo sponsor del progetto.
Controllare la qualità: Il project manager deve assicurarsi che tutti i criteri di accettazione siano soddisfatti. Una vite difettosa crea un'auto difettosa: da fare in ogni passaggio dell'esecuzione per evitare che i problemi di qualità si accumulino.
Documentazione: A nessuno piace la documentazione, ma deve essere terminata. I project manager lavorano a stretto contatto con i team di progetto per creare una documentazione che faciliti i passaggi di consegne senza soluzione di continuità.
Chiusura del progetto
Il lavoro non è terminato finché non lo dice lo sponsor del progetto. Per ottenere l'approvazione, dovete assicurarvi che il progetto sia davvero completato. In questa fase, quindi, si distribuisce il progetto, si esegue un'ultima serie di controlli e si chiude quanto segue.
- Contratti: Risolvere tutti gli elementi in sospeso o le controversie con client, fornitori o appaltatori
- Finanza: Chiudere gli account, consolidare le spese, emettere fatture e riscuotere i pagamenti
- Documentazione: Rilasciare le risorse del progetto, consegnare la documentazione e archiviare i documenti del progetto per riferimenti futuri
- Retrospettiva: Condurre una valutazione post-progetto con tutte le parti interessate e raccogliere i feedback
- Accettazione del progetto: Ottenere l'approvazione finale del progetto da parte dello sponsor/cliente per considerarlo chiuso
E poi, Da fare una danza della felicità. Perché no?
Come implementare il ciclo di vita del project management?
Ora che sapete cos'è il ciclo di vita del project management, è il momento di utilizzarlo nel vostro progetto. Sebbene il ciclo di vita sia un concetto di alto livello con best practice in ogni fase, potete assicurarvi che sia implementato in modo efficace con una uno strumento di project management come ClickUp . Ecco come fare.
Iniziare il progetto in modo approfondito
Uno strumento di project management non è solo uno strumento di esecuzione, ma un ottimo modo per gestire l'intero ciclo di vita. Utilizzatelo nella fase di avvio del progetto nei seguenti modi.
- Documentate la carta del progetto suDocumenti di ClickUp e condividerlo con tutti gli stakeholder, ottenendo il loro consenso
- Riepilogare/riassumere documenti lunghi e dare a tutti una visualizzazione semplice conClickUp AI* UtilizzareClickUp Modulo per raccogliere tutte le informazioni necessarie
- Impostazione di un nuovo filecartella/elenco per la valutazione e il monitoraggio in modo granulare
- Costruire relazioni trasparenti con i team di sponsor/clienti del progetto dando loro accesso al vostro progetto ClickUp
clickUp Documenti per la documentazione collaborativa
Pianifica i tuoi progetti in modo completato
Uno strumento di project management è eccellente per la fase di pianificazione del progetto. Con ClickUp è possibile:
Fissare obiettivi: Utilizzare Obiettivi di ClickUp per impostare i traguardi del progetto. Monitorate lo stato di avanzamento in modo costante e assicuratevi che il team possa vederlo.
Pianificare gli sprint: Utilizzate Attività di ClickUp e le attività cardine per suddividere il progetto in attività gestibili. Aggiungete alla descrizione tutte le informazioni relative alla storia dell'utente. Impostare i criteri di accettazione come liste di controllo.
Impostare impostazioni e sequenze: Utilizzate il Visualizzazione del calendario di ClickUp per pianificare le attività nel tempo. Trascinate le attività tra i giorni e le settimane per ottimizzare le pianificazioni.
Priorità: Impostazione delle dipendenze e delle priorità.
Eseguire i progetti in modo collaborativo
È necessario un solido software di project management per portare l'intero team di progetto sulla stessa pagina. Aiuta la fase di esecuzione del progetto in molti modi.
Impostazione del contesto: Il software di project management di ClickUp vi permette di visualizzare il progetto per tutti gli stakeholder. È anche possibile visualizzare in modo limitato gli sponsor o i client del progetto.
Documentare lo stato di avanzamento: Utilizzate i documenti di ClickUp per le riunioni di standup - c'è persino una funzione di Modello di riunione StandUp giornaliera di ClickUp per questo.
vista Carico di lavoro ClickUp per una migliore gestione delle risorse_
Allocare le risorse: Usare il pulsante Vista Carico di lavoro di ClickUp per vedere chi è occupato e chi è disponibile. Assegnateli ai progetti di conseguenza.
Comunicare in modo chiaro: Utilizzate le attività di ClickUp e le funzionalità dei commenti per collaborare in modo contestuale. Discutete di domande e dubbi. Assegnate elementi di azione direttamente dai commenti. Visualizzate tutti i vostri messaggi in un unico posto, il Visualizzazione della chat ClickUp .
Automazioni intelligenti: Molti degli elementi Strumenti di IA per il project management oggi possono aiutare a creare contenuti, riepilogare testi, automatizzare flussi di lavoro, ecc. migliorando notevolmente l'efficienza.
Monitorare i processi e i risultati
Bilanciare il progetto o i tripli vincoli di tempo, costo e portata è una sfida perenne. Per vincere questa sfida è necessario monitorare il progetto con processi e strumenti costanti.
Utilizzate il software di project management per monitorare ogni aspetto del progetto. ClickUp Dashboard consente di visualizzare tutto ciò di cui si ha bisogno. Alcune delle reportistiche più popolari sono:
grafici di burn up e burn down su ClickUp_
- Grafici di burn up/burn down
- Stato del progetto per fase
- Monitoraggio dello stato di avanzamento in tempo reale di tutte le attività
- Obiettivi del progetto e risultati raggiunti finora
- Monitoraggio del tempo impiegato da ciascun membro del team per le varie attività
***Terminare in bellezza
Utilizzate ClickUp per concludere il vostro progetto con esito positivo.
- Hand-off: Scrivete la vostra documentazione su ClickUp Docs e condividetela con un semplice URL
- Retrospettive: Scrivete le note delle vostre retrospettive e usatele come elementi d'azione per il progetto successivo
- Archiviazione: Contrassegnate tutte le attività come completate e archiviate il progetto. È anche possibile impostare questo progetto come modello per lavori futuri
Per quanto riguarda la danza della vittoria, beh, siete soli!
Gestire l'intero ciclo di vita del progetto in un unico posto su ClickUp
Il project management non è uno scherzo. Soprattutto se si gestiscono più progetti, questi possono fluire l'uno sull'altro offuscando il punto di partenza e quello di arrivo. Questo può causare un numero di inefficienze nelle varie fasi del project management.
Potreste non aver raccolto tutte le informazioni. La fatturazione può essere ritardata. Le risorse possono essere sotto/sovrautilizzate. Potrebbero verificarsi problemi di qualità. La collaborazione con gli stakeholder potrebbe risentirne. Tutto questo può mettere a rischio l'intero progetto.
In qualità di project manager, dovete comprendere e implementare il ciclo di vita del project management. Dall'inizio alla completa chiusura, avete bisogno degli strumenti giusti per pianificare, eseguire, monitorare e documentare il progetto.
ClickUp è stato progettato per fare proprio questo. Grazie alle sue funzionalità/funzione, all'IA utilizzabile e alle dozzine di strumenti per la gestione dei progetti modelli per il project management clickUp è lo strumento per l'intero ciclo di vita del progetto.
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