State accettando più lavori a causa delle vostre risorse limitate?
Oppure vi trovate costantemente in conflitto con le risorse a causa dell'eccessiva assegnazione di attività al vostro team?
La gestione delle risorse disponibili non è solo una sfida, ma è anche una parte fondamentale del lavoro di ogni team leader. Da fare nel modo giusto, la gestione delle risorse disponibili tecnica di project management di livellamento delle risorse aiuta i Teams a lavorare in modo più efficiente, distribuendo strategicamente il lavoro in modo equo tra i membri del team.
Il più delle volte, non sono necessariamente necessarie risorse aggiuntive come personale e software. È invece necessario risolvere i conflitti di risorse nella fase di piano, in modo da evitare problemi fin dall'inizio.
Se siete curiosi di conoscere il livellamento delle risorse e vi state chiedendo Da fare, siamo qui per aiutarvi. Vi spiegheremo cos'è esattamente il livellamento delle risorse, come funziona e i consigli che potete utilizzare per padroneggiarlo.
Entriamo nel vivo.
Che cos'è il livellamento delle risorse?
Il livellamento delle risorse è una tecnica di project management utilizzata per gestire il tempo e la disponibilità dei dipendenti interni, dei collaboratori esterni come agenzie e freelance, o del software per completare un progetto entro i tempi e il budget concordati.
L'obiettivo del livellamento delle risorse è Da fare di più con meno. In genere, il livellamento delle risorse è controllato dai gestori del progetto o dai team leader che hanno bisogno di ridurre i ritardi causati da priorità contrastanti o richieste simultanee per le stesse risorse.
Potreste anche aver sentito parlare di livellamento delle risorse in vari modi, come ad esempio allocazione delle risorse gestione del carico di lavoro o gestione delle dipendenze delle risorse. Per la maggior parte, tutti questi termini sono uguali e hanno obiettivi simili: gestire le risorse disponibili, prevenire i conflitti di risorse e garantire che i membri del team non siano sottoutilizzati o sovrautilizzati.
Come si definiscono le risorse
Nel project management, le risorse rientrano generalmente in due categorie:
- Risorse immateriali: Proprietà intellettuale, processi, competenze, idee e tempo
Risorse tangibili: Risorse umane e finanziarie, software,materiali, beni immobili Non tutti i team gestiranno esattamente lo stesso tipo di risorse, ma per la maggior parte ci sono elementi comuni che si adattano a tutti. Ad esempio, la maggior parte dei project manager gestisce effettivamente risorse disponibili come:
- Ore di lavoro: Il numero di ore disponibili o utilizzate per completare un'attività e l'intero progetto
- Competenze e skillset: L'utilizzo di competenze note del team o individuali per completare più velocemente i progetti
- Potenza umana: Il numero di membri del team e le loro ore di lavoro disponibili per completare un progetto
- Budget: I fondi disponibili o spesi per completare il progetto
- Materiali: Il numero di materiali disponibili o utilizzati per la realizzazione di un progetto (spesso un aspetto cruciale del processo di valutazione)gestione della costruzione)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Money-Custom-Field-in-ClickUp-Elenco-View.gif Campo personalizzato Money nella vista Elenco di ClickUp /$$$img/
È semplice monitorare i valori delle risorse tangibili e non tangibili in campi personalizzati per tutte le attività
I vantaggi del livellamento delle risorse
I vantaggi della livellazione delle risorse dipendono dal tipo di risorse e dai vincoli dell'intero progetto. Senza un'efficace gestione delle risorse si finisce in una delle due situazioni:
- Over-allocation: Assegnare a un progetto più risorse di quelle disponibili nel proprio team
- Sottoassegnazione: Non programmare abbastanza risorse per completare il progetto
Se l'allocazione delle risorse è insufficiente o eccessiva, non si utilizzano le risorse al loro potenziale ottimale. Questo riduce naturalmente l'efficienza delle risorse e, a sua volta, aumenta i costi del progetto.
Con un corretto livellamento delle risorse, i progetti non solo vengono terminati più velocemente, ma anche in modo più efficiente. E queste efficienze hanno i loro vantaggi:
- Riduzione dello stress del team: Il livellamento delle risorse evita di sovraccaricare o sottoutilizzare il team per evitare il burnout e mantenere un senso di equilibrio ed equità. Questo aiuta a identificare i punti in cui sono necessarie risorse aggiuntive, comprendendo al tempo stesso il vostrocapacità del team di delegare le attività in modo appropriato
- **Un'allocazione efficiente delle risorse permette di sfruttare fino all'ultima goccia le risorse disponibili, evitando così di spendere tempo o denaro inutili per aumentare le risorse al fine di completare il progetto
- Rischi e sviste limitati: I membri del team sovraccarichi hanno molte più probabilità di produrre lavori con errori, il che è correlato a ritardi, colli di bottiglia e persino al completo fallimento del progetto
- Migliore comunicazione: Con gli strumenti giusti, il livellamento delle risorse stabilisce la visibilità dei carichi di lavoro, migliorando la trasparenza,la comunicazione del teame la fiducia nella leadership
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/image-1400x971.png Vista Carico di lavoro ClickUp /$$$img/
La vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce informazioni sulle metriche del progetto per essere sempre un passo avanti
Le tecniche di livellamento delle risorse e gli esempi più comuni
Sapete cos'è il livellamento delle risorse e perché è importante. Ma come viene terminato?
Per prima cosa, è meglio capire ogni tecnica di livellamento delle risorse in modo da sapere quale sia la migliore per il vostro flusso di lavoro! 💡
Monitoraggio rapido Monitoraggio rapido nel project management è quando le attività vengono completate prima del previsto. Consente di sfruttare il tempo libero nel progetto
sequenza del progetto e al tempo stesso vi permette di anticipare eventuali vincoli di risorse.
Arresto anomalo
Il crash si verifica quando si riduce la Sequenza di un'attività assegnando più risorse o aumentando le ore del team. È un ottimo modo per ridurre il tempo di un progetto in presenza di scadenze difficili.
Metodo del percorso critico/$$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/critical-path-on-the-gantt-view-in-clickup.gif vista Gantt del percorso critico di un grafico in ClickUp /$$$img/
Comprendere le dipendenze del progetto attraverso la funzionalità del percorso critico di ClickUp Il metodo del percorso critico (CPM) è una tecnica utilizzata nel project management che consente di sapere quali attività devono essere completate per prime. Conoscere il percorso critico identifica quali attività possono essere ritardate, in modo da liberare risorse per altre attività.
Inoltre, il percorso critico è essenzialmente il numero minimo di attività da portare a termine per completare un progetto.
Lisciatura delle risorse
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Guardate come il vostro team impiega il proprio tempo con la vista Carico di lavoro in ClickUp!
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Fate un passo avanti nella gestione del tempo con la vista Carico di lavoro di ClickUp e vedete come la durata stimata per ogni attività si misura con il tempo totale della vostra settimana
Il livellamento delle risorse utilizza le risorse esistenti per svolgere le attività, invece di chiedere un aiuto supplementare. Questa tecnica di livellamento delle risorse è un ottimo modo per evitare di sovraccaricare i membri del team e garantire che ogni attività sia completata in modo efficiente.
Il livellamento delle risorse è ideale anche quando tutti i membri del team hanno troppo lavoro.
5 Consigli chiave per un livellamento efficace delle risorse
A questo punto siete dei professionisti del livellamento delle risorse! Ma per i team leader è comunque estremamente utile sapere come gestire al meglio la domanda di risorse. Diamo un'occhiata alle cinque best practice per l'allocazione delle risorse!
1. Fate stime realistiche del fabbisogno di risorse per il progetto
Prima di iniziare un progetto, fate una stima realistica del numero di risorse di cui il progetto potrebbe avere bisogno. Sebbene sia possibile utilizzare tecniche di ottimizzazione delle risorse più avanti, è sempre meglio prepararsi in anticipo per il progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/05/image6-1400x788.gif stime di durata stimata /$$$img/
Visualizza e monitora facilmente le stime di durata delle attività di ClickUp per una migliore gestione delle risorse
Non tirate a indovinare sulla disponibilità delle risorse e sulla capacità del team. Dovete pianificare eventuali colli di bottiglia improvvisi o attività dell'ultimo minuto che potrebbero far deragliare il progetto. Quanto più si è realistici sulla disponibilità delle risorse, tanto meglio si può portare a termine un progetto in tempo.
Bonus:_
**Software di gestione delle risorse di marketing_
2. Identificare tutte le potenziali carenze di risorse del progetto
Le carenze di risorse si verificano quando, dopo l'avvio del progetto, sorgono problemi inaspettati che potrebbero ostacolare la pianificazione del progetto. Ad esempio, se si tratta di gestendo un team di redattori durante un mese di ferie intenso, potreste ritrovarvi con risorse disponibili limitate se più membri del team prendono giorni di ferie simili.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Work-Breakdown-Template-by-ClickUp.png Struttura di ripartizione del lavoro in ClickUp Whiteboards /$$$img/
Suddividere l'ambito di un progetto in piccole parti risultati e monitorare facilmente le consegne per ogni fase del team coinvolto in ClickUp Whiteboards
Spetta al gestore del progetto o al team lead pianificare in anticipo le potenziali carenze di risorse del progetto. Il livellamento delle risorse non si limita a distribuire i carichi di lavoro, ma dipende anche dal fatto che si sia tenuto conto o meno delle carenze di risorse durante la pianificazione iniziale del progetto.
Per evitare al meglio queste carenze, assicuratevi di definire il l'ambito del progetto in modo da non ritrovarsi con due membri del team quando si era pianificato di averne sei per completare il progetto. È quasi impossibile prevenire tutti i vuoti di risorse, ma un po' di preparazione e di revisione possono essere di grande aiuto.
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{\an8}Si tratta di un'attività di ricerca e sviluppo https://clickup.com/it/blog/47200/modelli-di-analisi-delle-lacune/ modelli per l'analisi dei divari /%href/
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3. Creare un elenco di attività con priorità
Quando gestite i vostri progetti, create sempre un elenco di priorità delle attività e delle risorse. È un modo semplice ma efficace per sapere chiaramente a cosa bisogna dare priorità in caso di conflitti o vincoli. 📄
Ad esempio, supponiamo di avere due progetti di sviluppo in corso che necessitano di un membro extra del team: il primo ha un orario flessibile e l'altro ha una scadenza rigida. Il problema è che avete solo uno sviluppatore a disposizione.
A quale progetto assegnereste lo sviluppatore?
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/image10.gif Raggruppamento di attività nella vista Bacheca di ClickUp /$$$img/
Raggruppate le attività nella vista Bacheca Kanban per stato, campi personalizzati, priorità e altro ancora nella vista Bacheca di ClickUp
Si vorrebbe assegnarli al secondo progetto con una scadenza precisa. Anche se si tratta di un semplice esempio di livellamento delle risorse, la definizione delle priorità delle attività vi garantisce di sapere quali hanno bisogno di maggiore attenzione per il bene del progetto!
Imparate a gestire le risorse con_
**un calendario delle risorse_
!
4. Implementare un gestore di risorse dedicate
Se non l'avete ancora capito, la gestione delle risorse non è un'attività semplice. Richiede molto tempo e coinvolge tonnellate di variabili.
Ecco perché dovreste sempre cercare di avere un manager delle risorse dedicato che si occupi di tutte le esigenze di livellamento delle risorse. Questa persona dedica il suo tempo a padroneggiare il percorso critico e a gestire più progetti al limite delle risorse.
Quando una persona si occupa di questo processo, si accentra la responsabilità, rendendo il livellamento delle risorse molto più facile da gestire. Inoltre, non si aggiunge al team la responsabilità della gestione delle risorse, lasciandolo libero di concentrarsi sui progetti veri e propri carico di lavoro del progetto .
5. Tenere traccia di tutto ciò che viene riallocato
Potrebbe sembrare semplice spostare alcune attività, partecipare a un certo livellamento delle risorse o spostare progetti alle risorse aggiuntive. Tuttavia, tutto deve essere monitorato. È necessario sapere dove sono state assegnate le attività in origine, altrimenti si rischiano grossi problemi nel processo di allocazione delle risorse.
Perché?
Senza monitoraggio, si corre il rischio di assegnare un doppio lavoro, di saltare passaggi nella Sequenza del progetto o di perdere informazioni critiche su ciò che deve essere fatto successivamente. Se non tenete accuratamente traccia di tutte le risorse e di dove sono state riassegnate, il progetto è destinato a incorrere in problemi costosi. 📈
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/burndown-widget-in-clickup.png widget burndown in ClickUp /$$$img/
Utilizzate il widget del grafico burndown in ClickUp per misurare la produttività nell'arco del vostro sequenza del progetto per individuare eventuali problemi legati alle risorse Strumenti di allocazione delle risorse possono tenere traccia di tutte le attività e, per i team agili, è possibile eseguire grafici di burndown per misurare la produttività rispetto a quanto originariamente assegnato. Tutto questo per dire che avete bisogno di un software di project management che sia personalizzabile e che centralizzi i lavori richiesti dai vostri team.
Modelli di livellamento delle risorse per un esito positivo del project management end-to-end
Volete allocare le risorse più velocemente? Iniziate con un modello!
Abbiamo cinque dei migliori modelli di ClickUp che potete utilizzare, assolutamente gratis, per iniziare a gestire i carichi di lavoro dei vostri team in modo più efficiente.
1. Modello di allocazione delle risorse di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-resource-allocation-template.png Modello di allocazione delle risorse di ClickUp /$$$img/
Conoscere i budget, gli assegnatari, i tipi di deliverable, gli stakeholder e i team responsabili in un'unica semplice visualizzazione
Come project manager, dovete sapere dove vengono investite le vostre risorse. Modello di allocazione delle risorse di ClickUp è un ottimo strumento per il livellamento delle risorse. Infatti, fornisce una visione chiara di dove finiscono le risorse e di cosa potrebbe essere necessario rimescolare.
Questo modello è ottimo per monitorare tutti i materiali, la manodopera, il budget e le ore di lavoro in un unico spazio. Usate la vista Elenco per avere una visione d'insieme di ciò che è stato assegnato al vostro team e di come si inserisce nel programma del progetto. Scaricate questo modello
2. Modello di piano delle risorse ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/CleanShot-2022-12-05-at-12.41.58.png Modello di pianificazione delle risorse di ClickUp /$$$img/
Distribuite le risorse con facilità grazie al modello di pianificazione delle risorse di ClickUp Modello di pianificazione delle risorse di ClickUp è un ottimo strumento per il livellamento e l'uniformazione delle risorse, utilizzando una visualizzazione Kanban con funzioni di trascinamento per la riallocazione.
Questo modello aiuta anche a identificare le risorse disponibili, chi le ha e quando sono disponibili. Con questo modello è possibile garantire una distribuzione efficace delle risorse e consentire ai manager di identificare e affrontare potenziali vincoli di risorse prima che si presentino.
È inoltre possibile dare priorità alle attività e assicurarsi che le risorse giuste siano presenti quando servono. Scarica questo modello
3. Modello di grafico Gantt semplice di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Simple-Gantt-Chart-Template.png Modello di grafico ClickUp Simple Gantt Chart /$$$img/
Utilizzate le funzionalità di drag-and-drop del modello ClickUp Simple Gantt Chart per riassegnare le attività e comprenderne le dipendenze I grafici di Gantt sono una rappresentazione visiva di attività, risorse e sequenze del progetto. Modelli di diagrammi di Gantt aiutano i project manager a individuare l'allocazione delle risorse, a monitorare lo stato di avanzamento e a identificare i potenziali colli di bottiglia.
E con Semplice modello di grafico Gantt di ClickUp è possibile ottimizzare l'uso delle risorse e garantire che le attività siano completate in tempo e nel rispetto del budget attraverso una sequenza temporale visiva. Con questo modello è possibile:
- Visualizzare lo stato di avanzamento delle attività dei team inLa vista Gantt di ClickUp e sapere a colpo d'occhio chi sta lavorando su che cosa
- Disporre e apprendere come le attività sono connesse agli obiettivi generali e alle dipendenze per completare il progetto Scaricare questo modello ### 4. Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Resource-Matrix-Template.png Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp /$$$img/
Visualizzate lo stato delle vostre risorse per conoscere la fase, il reparto, il tipo, il budget, la data di scadenza e molto altro ancora
Qual è il costo totale previsto per le risorse? Modello di matrice delle risorse del progetto di ClickUp è un ottimo strumento per scoprirlo.
Inoltre, aiuta a garantire che le risorse siano distribuite in modo efficiente, consentendo ai team di progetto di concentrarsi sulle attività che devono essere completate in tempo e nei tempi previsti budget proposto. Il modello è completato da cinque stati, sei campi personalizzati e sette tipi di visualizzazione. Scarica questo modello
5. Modello di Carico di lavoro per dipendenti ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Employee-Carico di lavoro-Template-by-ClickUp.png Gestione del carico di lavoro e della capacità nella vista Carico di lavoro /$$$img/
Visualizzate la quantità di lavoro assegnata ai singoli collaboratori e ai singoli team con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Per una ripartizione più dettagliata e visiva del carico di lavoro di ciascun membro del team, il menu Modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp è essenziale. Questo modello può anche esaminare il carico di lavoro complessivo del team, ideale per i leader che gestiscono pod o team multipli.
Utilizzate questo modello per sapere chi può occuparsi di più lavoro o di nuovi progetti. È possibile vedere visivamente la quantità di lavoro attualmente assegnata a ciascun individuo o al team nel suo complesso. E se dovete usare stime di durata stimata, volume delle attività, punti dello sprint o campi personalizzati per monitorare il carico di lavoro, questo modello può fare tutto. Scarica questo modello
Iniziare il processo di livellamento delle risorse con ClickUp
Il livellamento delle risorse non deve essere un'attività terribile. È sufficiente avere lo strumento giusto per monitorare, misurare, fare benchmark e organizzare il lavoro in un dashboard visivo.
Fortunatamente, potete organizzare il vostro processo di livellamento delle risorse end-to-end con gli strumenti di project management personalizzabili di ClickUp. ClickUp è lo strumento di gestione del progetto più leader a livello mondiale nel project management .
Che abbiate bisogno di aiuto per l'assegnazione delle risorse, la pianificazione dei progetti, il livellamento automatico o la pianificazione a risorse limitate, ClickUp vi copre! E a differenza di altri strumenti di project management clickUp si adatta alle esigenze di livellamento delle risorse del team e non viceversa.
È altamente flessibile e non vi costringe a campi predeterminati e dashboard limitati. Utilizzate uno dei modelli gratuiti di ClickUp per implementare la vostra strategia di livellamento delle risorse!